Лекции - Портфель директора. Структура организации, анализ и оптимизация бизнес процессов, оптимизация деятельности организации

Подождите немного. Документ загружается.

- 231 -

1.10. Внедрение информационной системы

1.10.1. Технология выбора и внедрения информационных

систем

В прошлых разделах нашего учебного курса мы рассмотрели основные

методы оптимизации бизнес-процессов и организационной структуры. Еще

одним из мощных методов оптимизации деятельности является ее

автоматизация на основе внедрения информационной системы.

Когда говорят о методах оптимизации и реинжиниринге бизнес-

процессов, метод автоматизации всегда стоит рядом. Считается, что

автоматизация и реинжиниринг - это одно и то же, потому что больших

улучшений в показателях деятельности без автоматизации достичь трудно.

В этом разделе мы рассмотрим правильные методы автоматизации

деятельности. Несмотря на то, что в автоматизации кроются большие

резервы, многие компании их полностью не используют. Почему? Потому

что неправильно подходят к автоматизации и внедрению информационных

систем. В этом разделе мы рассмотрим, как правильно выбрать

информационную систему, как правильно ее внедрить, и как с помощью

нее осуществит дополнительную мощную до-оптимизацию бизнес-

процессов и организационной структуры.

Согласно классическому подходу проектирования организации к

построению эффективной информационной системы можно приступить

только на четвертом этапе, после разработки стратегии, оптимизации

бизнес-процессов и разработки эффективной организационной структуры.

Еще одно заблуждение, которое существует на практике - многие

считают, что основная цель автоматизации связана с сокращением

издержек и повышением оперативности процессов за счет автоматизации

рутинных операций.

На самом деле основная цель внедрения информационных систем - это

повышение управляемости и, как следствие, конкурентоспособности

компании за счет повышения качества и оперативности принятия

управленческих решений, что в свою очередь возможно за счет повышения

качества, оперативности и достоверности управленческой информации.

Именно автоматизированная информационная система позволяет повысить

качество, аналитику, оперативность и достоверность управленческой

информации.

Вторая цель, которую позволяет достичь информационная система -

это снижение издержек, потерь, увеличение производительности и

оборачиваемости средств за счет того, что информационная система

автоматизирует рутинные операции, включая процедуры планирования,

учета и контроля.

Многие российские компании зачастую не достигают возможных

улучшений, которые может им дать информационная система, потому что

они нарушают классические правила внедрения информационных систем.

Давайте данные правила рассмотрим.

Правильный процесс внедрения информационной системы, имеет

следующую последовательность шагов:

• Оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры;

- 232 -

• Разработка технических требований к информационной системе;

• Анализ соответствия вариантов информационных систем

техническим требованиям;

• Выбор варианта информационной системы – покупного либо

собственной разработки;

• Построение / внедрение информационной системы, и

одновременная до-оптимизация бизнес-процессов и организационной

структуры;

• Осуществление опытной эксплуатации информационной системы.

Оказывается, что перед тем, как внедрить информационную систему,

необходимо провести оптимизацию ее бизнес-процессов и

организационной структуры, это первый этап. И мы рассматривали

соответствующие методы в прошлых разделах. Только после того, как

бизнес-процессы и организационная структура оптимизированы,

специалисты начинают заниматься разработкой технических требований к

информационной системе. На следующем этапе происходит анализ

соответствия различных вариантов информационных систем,

существующих на рынке, разработанным техническим требованиям. После

этого происходит выбор информационной системы. Выбирается та

информационная система, которая лучше всего соответствует техническим

требованиям. Результатом выбора может явиться решение о приобретении

покупной, либо разработки собственной информационной системы.

В случае выбора варианта покупной информационной системы

начинается ее внедрение. В случае принятия решения о разработке

собственной информационной системы начинается ее построение. Когда

внедряется информационная система, то появляются новые возможности

для улучшения бизнес-процессов и организационной структуры, поэтому

во время внедрения одновременно происходит до-оптимизация

деятельности компании. После внедрения информационной системы

начинается этап опытной эксплуатации, в рамках которого внимательно

наблюдают за работой системы, и в случае обнаружения недоработок

происходит ее отладка.

Итак, эта схема является правильным классическим подходом

внедрения информационной системы, согласно которому сначала

разрабатывается стратегия, потом оптимизируются бизнес-процессы и

организационная структура, и только потом внедряется информационная

система.

Давайте рассмотрим, что представляют собой технические требования

к информационной системе. После описания и оптимизации бизнес-

процессов нужно провести дальнейший анализ процессов и принять

решение о том, какие функции целесообразно автоматизировать. Как

только этот шаг проделан, на выходе получается перечень функций

бизнес-процесса, подлежащих автоматизации, который называется

функциональными требованиями к информационной системе.

Далее, описав и оптимизировав организационную структуру, нужно

принять решение о том, какие автоматизированные рабочие места создать.

Перечень автоматизированных рабочих мест с указанием функций,

которые они должны выполнять представляют требования к рабочим

- 233 -

местам. Все вместе - функциональные требования и требования к рабочим

местам составляют технические требования к информационной системе.

В Приложении 1 учебного курса представлен пример технических

требований к информационной системе.

Типы классификации информационных систем

Ввиду того, что информационных систем на рынке существует много, и

они относятся к различным типам, то для того чтобы упростить задачу

выбора предварительно нужно сузить перечень рассматриваемых систем.

Для этого давайте рассмотрим, какие системы существуют на рынке, их

основные характеристики и области применения. Для этого удобно

классифицировать и рассматривать информационные системы в виде

четырех типов.

• Первый тип классификации информационных систем - это

классификация по вариантам создания. Часто встает вопрос, какую

систему внедрять? Покупную или разработать собственную?

• Второй способ классификации информационных систем - это

классификация по производителям. Часто встает вопрос, какую систему

внедрить - зарубежную или российскую? В данном случае мы тоже

рассмотрим преимущества и недостатки этих вариантов.

• Третий тип классификации информационных систем – классификация

по используемой концепции управления. MRP, MRP-II и ERP.

• Четвертый тип классификации информационных систем - по степени

и областям автоматизации бизнес-процессов. В данном случае

информационные системы делятся на локальные, интегрированные,

специализированные.

Итак, первый вопрос: какую систему внедрять - покупную или

разработать собственную? Для ответа на этот вопрос нужно рассмотреть

преимущества и недостатки двух основных вариантов создания

информационных систем:

• Разработка информационной системы силами предприятия;

• Разработка информационной системы на базе покупной системы.

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки первого варианта -

разработка собственной информационной системы силами предприятия.

Преимущества:

Первое – оказывается, что собственную информационную систему

можно более точно настроить на специфику деятельности организации, на

ее бизнес-процессы, и на ее организационную структуру. Потому и

разработчики и внедренцы системы - это внутренние сотрудники.

Второе - в краткосрочной перспективе разработка собственной

информационной системы не потребует больших финансовых затрат по

сравнению с покупной.

Третье - проект по разработке собственной информационной системы

автономен, компания не зависит от внешних разработчиков, при этом

компания имеет возможность быстро вносить изменения. Разработчики и

внедренцы – это внутренние сотрудники компании, если они где то,

недопоняли структуру бизнес-процессов и автоматизировали процесс не

- 234 -

так как нужно, то всегда можно быстро внести корректировки без долгих

разговоров.

Недостатки:

Первое – внутренние разработчики и внедренцы, которые

разрабатывают информационную систему собственными силами, заново

изобретают велосипед, который был изобретен давно, и в его изобретение

было вложено много успешного мирового опыта, времени и сил. Поэтому,

внедряя собственную информационную систему, компания теряет

возможность использовать мировые наработки, мировой успешный опыт и

теряет возможность большего повышения своей эффективности.

Второе – разработанная собственными силами информационная

система получается негибкой. Такую информационную систему тяжело

менять под изменения целей и задач компании ввиду изменения внешних

условий. Это в свою очередь приводит к ограниченной возможности

достижения стратегических целей компании.

Третье – в информационной системе, разработанной собственными

силами, будут постоянно возникать издержки в будущем. Ввиду того, что

система получается жесткой, а в будущем обязательно появятся новые

функции, которые нужно автоматизировать, будут возникать новые задачи

на до-автоматизацию, для решения которых опять будут привлекаются

люди. Как только они начнут ее дописывать, окажется, что, чтобы это

сделать, нужно обязательно поменять общую концепцию системы, в

результате чего возникнут большие издержки, и потеряется время.

Четвертое - компания приобретает большую зависимость от создателя

информационной системы. Существует много примеров, когда в компании

были разработчики, разработавшие информационную систему с нуля,

потом эти люди по каким-то причинам уходили из компании, и компания

оставалась с той конфигурацией системы, которая была на момент ухода

сотрудников. Никто другой не смог в ней разобраться и ее доработать. В

данном случае компания приняла решение внедрять покупную систему, но

при этом было потеряно много времени и финансовых средств.

При внедрении покупной информационной системы вероятность

подобной ситуации намного меньше, так как компания-разработчик

системы более стабильна и устойчива, чем внутренние сотрудники

организации и вероятность того, что она тоже может уйти с рынка намного

меньше.

Вариант разработки информационной системы на базе покупной

системы тоже имеет преимущества и недостатки.

Преимущества:

Первое – большинство покупных информационных систем

представляют собой конструкторы, которые можно настраивать на бизнес-

процессы и организационную структуру компании. Поэтому такую систему

можно быстро подстраивать под изменяющиеся цели и задачи предприятия

и более эффективно поддержать их реализацию.

Второе - в покупных информационных системах используются

технологии, которые позволяют привести бизнес-процессы к мировым

стандартам.

- 235 -

Третье – покупные информационные системы воплощают в себе

мировой успешный опыт, и поэтому внедрение такой системы позволяет

данный опыт использовать для повышения эффективности предприятия.

Четвертое - в покупных информационных системах используются

решения, которые позволяют решать задачи по оптимизации бизнес-

процессов и организационной структуры.

Недостатки:

Первое – при внедрении покупных информационных систем компания

платит не только за программное обеспечение, предлагаемое фирмой-

разработчиком, не только за работу внедренцев, она платит еще за так

называемое "brand name" информационной системы.

Второе – покупная информационная система может не учитывать

определенные специфические аспекты деятельности конкретного

предприятия, конкретной отрасли.

Третье – покупные информационные системы заставляют бизнес-

процессы и организационную структуру предприятия подстроиться под

технологии, зашитые в информационной системе. Поэтому при внедрении,

в особенности крупных интегрированных информационных систем,

компании приходится сильно изменяться.

Четвертое – при внедрении покупной информационной системы

компания ставится в зависимость от разработчика и поставщика

информационной системы.

Следующий подход к классификации информационных систем - это

классификация систем на зарубежные и российские. Часто встает вопрос,

какую систему выбрать зарубежную или отечественную? Давайте

рассмотрим основные характеристики зарубежных и российских систем.

Характеристики зарубежных информационных систем:

Первое - зарубежные информационные системы ориентированы на

хорошо структурируемую иерархическую систему процессов, выполняемых

на предприятии.

Второе - зарубежные информационные системы опираются на ряд

мировых стандартов, которым процессы должны удовлетворять.

Третье - зарубежные информационные системы развивались от

бизнеса и управления им. Первоначально, когда шло развитие систем,

информационная система автоматизировала основные бизнес-процессы:

закупки, производство, продажи и управленческие процессы, которые

управляли вышеописанными процессами. И только потом системы стали

развиваться в области автоматизации обеспечивающих процессов.

Четвертое - зарубежные информационные системы управления

поддерживают полный управленческий цикл: планирование, организация,

учет, контроль, регулирование.

Пятое - зарубежные информационные системы содержат приложения,

которые используют достаточно тонкие методы, например, экономико-

математические, которые позволяют оптимизировать и решить частные

управленческие задачи. Например, оптимизация маршрутов доставки,

оптимизация складского запаса и т.д.

- 236 -

Характеристики российских информационных систем:

Первое - в отличие от зарубежных информационных систем

российские системы более полно учитывают специфику деятельности

российских предприятий. С чем связана эта специфика? В первую очередь

с бухгалтерским учетом, потом с законодательством и т.д.

Второе - логика работы российских информационных систем близка

российским управленцам.

Третье – недостатком российских информационных систем является

то, что они развивались от бухгалтерского учета. Большинство систем

раньше представляли собой модули по автоматизации бухгалтерского

учета. И только по мере своего развития они стали автоматизировать

логистику: закупку, производство, продажи.

Четвертое - информационные системы российского производства

более удобны в случае работы с неполными, недостоверными или

конфиденциальными данными.

Пятое – российские информационные системы поддерживают

управленческий цикл: планирование, организация, учет, контроль,

регулирование в меньшем объеме, чем зарубежные системы.

Следующий подход к классификации информационных систем – это

классификация по используемой информационной системой концепции

управления: MRP, MRP-II и ERP. Ниже приведены описания данных

концепций управления и построенных на их базе информационных систем.

Концепция MRP (MRP-I) - Material Requirements Planning –

Планирование потребностей в материалах. Методология планирования

потребности в материалах, согласно которой на основе плана выпуска

продукции, спецификации изделия и учета особенностей технологической

цепочки, осуществляется расчет потребностей производства в материалах.

Информационная система класса MRP (MRP-I) - информационная

система, в которой заложена методология MRP (MRP I).

Концепция MRP-II - Manufacturing Resource Planning – Планирование

производственных ресурсов. Методология планирования производственных

ресурсов, согласно которой прогнозирование, планирование и контроль

производства осуществляется по всему жизненному циклу продукции,

начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой продукции потребителю.

Информационная система класса MRP-II - информационная

система, в которой заложена методология MRP II.

Концепция ERP - Enterprise Resource Planning – планирование

ресурсов предприятия. Методология эффективного планирования и

управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для

осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе

исполнения заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и

оказания услуг.

Информационная система класса ERP - информационная система,

в которой заложена методология ERP. Данный класс информационных

систем позволяет вести управление всеми ресурсами предприятия, которые

необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в

процессе выполнения клиентских заказов.

- 237 -

Первыми системами были системы класса MRP (MRP-I), потом,

появились системы класса MRP-II, и в настоящее время активно

применяются системы класса ERP. В чем их отличие? Системы класса MRP в

основном автоматизируют планирование потребности в материалах на

основе плана выпуска продукции. Системы класса MRP-II пошли дальше и

стали автоматизировать сбыт, производство, закупки. А вот системы класса

ERP в отличие от предыдущих типов информационных систем, позволяют

автоматизировать не только основные бизнес-процессы, но и бизнес-

процессы управления всеми ресурсами предприятия: управление

персоналом, управление качеством, управление проектами и т.д. Поэтому

система класса ERP автоматизирует наибольшее количество бизнес-

процессов компании.

Ниже в таблице приведены бизнес-процессы, которые автоматизируют

информационные системы класса MRP (MRP-I), MRP-II и ERP.

MRP (MRP I)

Material

Requirements Planning

MRP II

Manufacturing

Resource Planning

ERP

Enterprise

Resource Planning

• Единый

производственный

график;

• Расчет потребности

в ресурсах;

• Расчет потребности

в мощностях.

• Бизнес-

планирование;

• Планирование

продаж и

поставок;

• Моделирование

бизнес-процессов.

• Управление сбытом;

• Управление поставками;

• Управление

производством;

• Управление выполнением

заказа;

• Управление проектами;

• Управление запасами;

• Управление финансами;

• Управление

инвестициями;

• Управление

обслуживанием

оборудования;

• Управление качеством;

• Управление персоналом;

• пр.

Следующий подход к классификации информационных систем - это

подход разделения информационных систем по степени и областям

автоматизации бизнес-процессов. Есть системы, которые автоматизируют

узкие области и их называют "локальными". Есть системы, которые

автоматизируют более широкие области и их уже называют

"интегрированными". В свою очередь интегрированные информационные

системы делятся на три категории: малые, средние и крупные. В

следующей таблице приведена классификация основных современных

информационных систем, существующих на рынке по этим четырем типам.

- 238 -

Локальные

системы

Интегрированные системы

малые средние крупные

• 1 С

• БЭСТ

• Инотек

• ИНФИН

• Инфософт

• Супер-

менеджер

• Турбо-

Бухгалтер

• Инфо-

Бухгалтер

• + более

100 систем

• Concorde XAL

• Exact

• NS-2000

• Platinum

• PRO/MIS

• Scala

• SunSustems

• Axapta

• Босс-

Корпорация

• Галактика

• Парус

• Ресурс

• Эталон

• JD Edwards

(Robertson &

Blums)

• MFG-Pro

(QAD/BMS)

• SyteLine

(СОКАП/SYMIX)

• SAP/R3 (SAP AG)

• BAAN (BAAN)

• Oracle

Applications

• iRenaissance

• BPCS (ITS/SSA)

Представленное разделение информационных систем по четырем

группам является условным. Дело в том, что системы постоянно

развиваются, и не удивительно, что завтра какая-нибудь система из

категории малой интегрированной перечет в категорию средней

интегрированной.

Давайте рассмотрим характеристики и различия локальных и

интегрированных информационных систем. Локальные информационные

системы отличаются от интегрированных тем, что они частично

автоматизируют деятельность предприятия, частично автоматизируют

материально-финансовые потоки компании. Что касается интегрированных

информационных систем, то они позволяют вести полный учет

материально-финансовых потоков, кадровых ресурсов, они позволяют

оперативно получать консолидированную информацию по всем важным

аспектам деятельности предприятия.

В следующей таблице приведены основные различия между

локальными и интегрированными информационными системами.

Системно-

аппаратное

обеспечение

Программное

обеспечение

Степень

автоматизации

Что

достигается

Локальные

системы

Отдельно

стоящие

компьютеры.

Одноранг

овые сетевые

сегменты по

отделам.

Несколько

узкоспециали-

зированных и

узкофункци-

ональных

программ.

Файл-

серверная

архитектура.

Частичная

автоматизация

материально-

финансовых

потоков.

Невозможн

ость получения

реальных

финансовых

результатов.

Неконтроли

руемые бизнес-

процессы.

Бумажный,

двойной учет.

- 239 -

Интегрированные системы

Много-

сегментые

сети.

Средства

удаленных

коммуникаций

(Интранет,

Интернет).

Повышен

ные

требования к

производитель

-ности и

надежности.

Минималь

ное

количество

отдельных

систем с

устойчивыми

взаимными

связями или

единая

интегрирован-

ная система.

Полный учет

материально-

финансовых

потоков и

кадровых

ресурсов.

Автоматизаци

производственны

х процессов.

Простейший

контур

планирования.

Оперативн

ое получение

финансовых

результатов.

Полный

мониторинг

бизнес-

процессов.

Безбумажн

ый учет.

Объемно-

календарный

план

производства.

Потребност

и производства.

Локальные информационные системы

Локальные системы позволяют, вести учет по одному или нескольким

направлениям: бухгалтерия, либо сбыт, либо склады, либо кадры и т.д.

Они универсальны и подходят практически для любой компании.

Локальные системы представляют собой коробочное решение. Это

означает, что купленную систему можно быстро и самостоятельно

настроить собственными силами. На рынке данный тип систем представлен

более чем ста информационными продуктами, в основном российских

производителей.

Малые интегрированные информационные системы

Что касается малых интегрированных систем, эти системы уже могут

более тонко подстраиваться под нужды компании, эти системы обладают

более богатой функциональностью и данный тип систем на рынке

представлен как российскими, так и зарубежными производителями.

Средние интегрированные информационные системы

Ядро средних интегрированных систем позволяет автоматизировать

сбыт, производство, закупки, и построено на основе концепции MRP-II.

Учетные функции играют вспомогательную роль, эти системы более

жесткие, чем малые системы. Они поддерживают интегрированное

планирование производственного процесса, и на рынке представлены

только зарубежными производителями.

Крупные интегрированные информационные системы

Крупные информационные системы, представляют собой

полнофункциональные системы управления, которые позволяют

автоматизировать все финансовые потоки, ввести консолидированный

полный учет. Отличаются от средних глубиной поддержки процессов

управления большими многофункциональными предприятиями, такими как

холдинги, группы компаний, позволяют управлять трансфертными ценами,

- 240 -

вести долгосрочное планирование. На рынке данный тип систем

представлен только зарубежными производителями.

Давайте рассмотрим области применения рассмотренных четырех

типов информационных систем. Где эти системы целесообразно применять?

Локальные информационные системы

Локальные информационные системы целесообразно применять для

небольших предприятий, которые обладают ограниченным бюджетом, либо

предприятий, которые желают автоматизировать только какой-то

определенный участок своей деятельности. Что касается времени

внедрения, то цикл внедрения короткий – до 1-3 месяцев. Стоимость

внедрения таких систем составляет от 5 до 50 тысяч долларов. Под

стоимостью внедрения в данном случае понимается суммарная стоимость

программного обеспечения и стоимость работы специалистов по

внедрению.

Малые интегрированные информационные системы

Малые интегрированные системы предназначены, прежде всего, для

компаний непроизводственной сферы - это торговые компании,

дистрибьюторы, предприятия сферы услуг, а также для небольших

производственных предприятий, которые имеют не очень сложный процесс

производства. Время внедрения таких систем составляет четыре -

двенадцать месяцев. Стоимость внедрения в среднем лежит в диапазоне от

50 тысяч до 200 тысяч долларов и в некоторых случаях может

превосходить этот диапазон.

Средние интегрированные информационные системы

Средние интегрированные системы предназначены для управления

малыми и средними производственными предприятиями с небольшим

числом юридических лиц и взаимосвязей между ними. Срок внедрения

здесь уже составляет от шести до восемнадцати месяцев. Стоимость

внедрения таких систем колеблется от 100 до 500 тысяч долларов. В

некоторых случаях стоимость внедрения составляет величину большую,

чем 500 тысяч.

Крупные интегрированные информационные системы

С помощью крупных интегрированных информационных систем

целесообразно автоматизировать большие холдинговые структуры и

группы компаний. Возможно использование на отдельных предприятиях

систем среднего и малого уровня интеграции. Для того, чтобы сэкономить

ресурсы, при внедрении крупные интегрированные системы могут

интегрироваться с другими типами систем. Срок внедрения здесь уже

большой и составляет до трех лет. На практике бывают случаи, когда

внедрение крупных интегрированных информационных систем

превосходит эту цифру.

Отличие крупных и средних интегрированных информационных систем

от малых и локальных, заключается в том, что для их внедрения

недостаточно только усилий внутренних внедренцев. В данном случае