Лекции - Портфель директора. Структура организации, анализ и оптимизация бизнес процессов, оптимизация деятельности организации
Подождите немного. Документ загружается.
- 11 -
требует дальнейшего повышения эффективности организации, наступает
очередь применения сложных инструментов.
В рамках учебного курса мы будем говорить, какие инструменты
относятся к простым, какие к сложным. И соответственно
первоочередными инструментами являются те, которые дают наибольший
эффект. Пример простых инструментов: вертикальное описание функций и
бизнес-процессов, его нужно использовать в первую очередь. И только
тогда, когда вы исчерпали возможности этого инструмента, вы должны
перейти к более сложному. Примером сложного инструмента является
горизонтальное описание функций и бизнес-процессов.
1.7.2. Структуризация и описание организационной структуры
В предыдущем разделе мы рассмотрели главную формулу оптимизации
организационной структуры:
• Этап 1. Разработка модели структуры "как есть".
• Этап 2. Анализа модели структуры "как есть".
• Этап 3. Разработка модели структуры "как надо".
• Этап 4. Разработка плана перехода от состояния "как есть" к
состоянию "как надо".
В этом разделе мы разберем подробно первый этап "Описание
структуры "как есть".
Описание структуры "как есть" происходит в четыре шага:
На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует
компания. Откуда взять эту информацию? Эту информацию нужно взять из
разработанной продуктово - рыночной стратегии. На втором шаге
описываются работы, процессы и функции, которые выполняются в
компании для того, чтобы эти бизнес-направления реализовать. На третьем
шаге описываются структурные звенья компании. И на четвертом шаге
описывается распределение ответственности структурных звеньев за
работы, функции и бизнес-процессы, тем самым показывая, кто за что
отвечает в организации.
Хочу обратить ваше внимание, что при реализации второго шага
можно использовать два разных инструмента. Первый инструмент является
простым и называется "вертикальное описание деятельности", в рамках
которого описываются работы, выполняемые в организации и их иерархия.
В случае если этой информации недостаточно для проведения анализа мы
вынуждены использовать сложный инструмент, который называется
"горизонтальное описание деятельности". При горизонтальном описании
описываются не только работы, выполняемые в компании, но и
указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие
информационные и материальные потоки являются входом и выходом
каждой из работ.
- 12 -
Шаг 1. Описание бизнес-направлений деятельности
Итак, давайте разберем шаг номер один "описание бизнес-
направлений деятельности".
Казалось бы, что это простая работа, но на практике при ее
проведении возникают большие трудности. И для того, чтобы эти
трудности преодолеть, необходимо рассмотреть понятия "декомпозиция" и
"критерии декомпозиции".
Что такое декомпозиция? - Декомпозиция - это разбиение объекта на
составные части.
Что такое критерий декомпозиции? - Это критерий, на основе которого
производится декомпозиция.
Давайте рассмотрим эти понятия на примере структуризации шаров.
Исходная ситуация: имеются шары двух цветов, белые и черные, и при
этом эти шары сделаны из различных материалов, дерева и железа.
Задача: структурировать и построить классификатор или дерево шаров.
Чтобы было более интересно эту задачу решать, представьте, что вы
решили открыть бизнес по производству шаров, и у вас встает задача, как
правильно распределить ответственность за производство шаров.
Первый подход: можно взять и разделить все шары на белые, черные,
деревянные и железные. Полученный результат называют "деревом
шаров" при построении, которого была произведена декомпозиция.
Второй подход: вначале шары делятся по цвету на белые и черные, а
только потом делятся по материалу на деревянные и железные.
Возможен и третий подход. Шары сначала делятся по материалу, а
потом по цвету. В данном случае материал и цвет являются критериями
декомпозиции.
Оказывается, что первый подход декомпозиции шаров является
неправильным, так как в нем были применены два критерия декомпозиции
одновременно. Второй и третий подходы являются правильными, так как в
них критерии декомпозиции были применены последовательно. Различие
между ними связано с различием в последовательности их применения.
Отсюда вытекают два важных правила, которые нужно применять при
структуризации деятельности.
Правило 1. На одном уровне нужно применять только один критерий
декомпозиции.
Правило 2. Для одной системы можно построить несколько вариантов
"деревьев" в зависимости от последовательности применения критериев
декомпозиции. При этом на верхнем уровне должны использоваться более
важные критерии декомпозиции.
В нашем курсе мы будем также использовать понятие
"классификатор", которое является синонимом понятия "дерево".
Давайте рассмотрим, как понятие декомпозиции и критерии
декомпозиции применяется при разработке дерева бизнес-направлений,
которое часто называют "дерево продуктов и услуг".
- 13 -
Для компании "Эврика", которую мы рассмотрели в прошлом разделе
дерево продуктов и услуг выглядит следующим образом:
• торговля чаем
• торговля одеждой
• и торговля мебелью
Критерий декомпозиции, который здесь использовался, это продукт.
Шаг 1. Описание бизнес - направлений деятельности
Рисунок 9. Шаг 1. Описание бизнес - направлений деятельности
Давайте рассмотрим пример другой компании - дистрибьютора
фармацевтических препаратов. Эта компания торгует большим
ассортиментом, и для данного типа бизнеса такой критерий, как продукт,
не подошел.
Компания сформулировала, что важным критерием разбиения ее
бизнес-направлений являются рынки или клиенты. Согласно этому она для
себя построила следующий классификатор:
• оптовая торговля лекарствами,
• торговля лекарствами на аптечном рынке Москвы и Московской
области
• и торговля лекарствами через филиалы.
В данном примере дерево бизнес-направления выглядит совершенно
другим образом, потому что использовался другой критерий декомпозиции
- рынок.
Давайте рассмотрим еще примеры. Следующий пример - компания,
занимающаяся производством и реализацией одежды и обуви. При
проектировании своей деятельности, компания сформулировала два
- 14 -
важных объекта относительно, которых нужно строить бизнес: продукт и
клиентский рынок. Для продающих подразделений был важен объект
"рынок", так как каждый из них требовал своей технологии работы. В свою
очередь производящие подразделения важным объектом считали
"продукт", так как технологически производство было завязано на них.
Описание бизнес - направлений в нескольких разрезах
Рисунок 10. Описание бизнес - направлений в нескольких разрезах
Для данной компании были построены два варианта дерева бизнес-
направлений. Первое дерево бизнес-напрвлений было построено с
использованием критерия декомпозиции продукт, и имело следующий вид:
• Производство и продажа одежды,
• Производство и продажа обуви,
• Нанесение на одежду рисунков.
Во втором дереве использовался рыночный критерий:
• Производство и продажа продукции обычным клиентам,
• Производство и продажа продукции VIP - клиентам,
• Производство и продажа продукции диллерам
При построении дерева бизнес-направлений всегда встает вопрос, до
какого уровня нужно опуститься при его декомпозиции. Особенно он
актуален для предприятий имеющих большую номенклатуру.
В данном случае существует простое правило. Опускаться при
разбиении дерева бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые
бизнес-направления становятся технологически неразличимыми. Что такое
технологически различимы?
Для каждого бизнес-направления в дальнейшем возможно будет
описываться технология их реализации: последовательность работ,
ответственные, информационные и материальные потоки – или другими
- 15 -
словами бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления
технологически различимы, если бизнес-процессы их реализации имеют
различную технологию.
Давайте рассмотрим пример компании, осуществляющей производство
и продажу аудио - и видеопродукции, и книг. Для сокращенного названия
аудио- и видеопродукции и книг компания ввела термин "ОИС - объекты
интеллектуальной собственности".
Уровень описания бизнес – направлений
Рисунок 11. Уровень описания бизнес - направлений
Дерево бизнес-направлений этой компании выглядит следующим
образом:
• Розничная торговля ОИС
o VHS (видеокассеты)
o CD (компакт диски для CD-проигрывателей)
o CD-ROM (компакт диски для компьютеров)
o DVD (компакт диски с записью в формате DVD)
o MC (аудио - кассеты)
o Книги
o Прочее.
• Производство и продажа ОИС
o CD (компакт диски для CD-проигрывателей)
o MC (аудио - кассеты)
• Производство и продажа торгового оборудования
o Торговое оборудование типа "А"
o Торговое оборудование типа "В"
o и т. д
- 16 -
На верхнем уровне при построении данного дерева был применен
критерий декомпозиции: продукт. При осуществлении продуктовой
декомпозиции второго уровня оказалось, что все выделенные на втором
уровне продукты технологически одинаковы.
В данном случае при розничной торговле объектами интеллектуальной
собственности продавцу было абсолютно все равно, что продавать: книгу,
видеокассету или компакт диск. Складу было абсолютно все равно, что
отгружать. Для отдела доставки технология доставки продукции от
поставщика и на торговые точки тоже была одинаковой. Другими словами,
технология работы с продуктами второго уровня была одинаковой и при
описании бизнес-направлений ее описывать не нужно, и, следовательно,
остановиться нужно на первом уровне.
Другой пример – банковская деятельность. Современные банки
предлагают большой спектр продуктов и услуг. Например, в крупных
банках их перечень составляет несколько десятков тысяч. Но
технологически различимых намного меньше, где то на порядок.
Например, такое банковское бизнес-направление как "Депозиты"
подразделяется на более мелкие подпродукты: депозит трехмесячный,
шестимесячный, девятимесячный и т.д. Эти подпродукты имеют
одинаковую технологию реализации и отличаются только некоторым
числовыми параметрами. (Смотрите рис. 12)
Уровень описания бизнес – направлений
Рисунок 12. Уровень описания бизнес - направлений
Для того, чтобы правильно построить дерево бизнес-направлений для
Вашей организации, я рекомендую Вам использовать типовые образцы
описания бизнес-направлений компаний, которые приведены в
приложениях. (Смотрите Приложения 10, 11, 15)
- 17 -
Сейчас прошу Вас построить дерево бизнес-направлений для своей
организации, используя для этих целей анкету "Бизнес-направления",
которая приведена в Рабочей тетради (Задание 1).
Шаг 2. Описание работ, функций, бизнес-процессов
Согласно формуле оптимизации оргструктуры мы сейчас находимся на
этапе описания "как есть", который делится на четыре шага, первый из
которых "Описание бизнес-направлений" мы рассмотрели и заполнили
соответсвующую анкету. Сейчас мы приступаем к рассмотрению второго
шага "Описание работ, функций и бизнес-процессов".
На втором шаге необходимо описать работы, которые происходят в
организации и которые прямым и косвенным образом поддерживают
бизнес-направления. На данном шаге строится дерево работ. Что бы его
построить на начальном этапе нужно взять каждое направление и
расписать работы, в рамках функционирования данного бизнес-
направления.
Дерево работ
Рисунок 13. Дерево работ
Дерево работ представляет собой иерархически упорядоченный
перечень работ, в котором выделяют работы верхнего и работы нижнего
уровня. В учебном курсе мы также будем использовать понятия:
родительская и дочерняя работы. Эти понятия являются относительными и
определяются следующим образом. Работа, которая декомпозирована на
работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам,
из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в
результате декомпозиции работы верхнего уровня, являются дочерними по
отношению к работе, которую они составляют.
- 18 -
В учебном курсе мы будем использовать понятия: дерево функций и
дерево бизнес-процессов.
В прошлом разделе мы рассмотрели, что такое функция и бизнес-
процесс, а также различие между ними. И функция и бизнес-процесс
состоят из работ, только функция состоит из работ однородных, а процесс
– разнородных и на выходе имеет результат. По своей сути функция и
бизнес-процесс – это различные варианты группировки работ и более того
это вещи также относительные. Функция является частью процесса, а
процесс состоит из функций. При этом процесс является функцией для
более глобального бизнес-процесса.
Поэтому в данном разделе в первом приближении будем считать
понятия "работа", "функция" и "бизнес-процесс" идентичными и
использовать преимущественно слово бизнес-процесс. Тонкие различия
между ними мы рассмотрим в следующих разделах. Аналогично понятия
"дерево работ", "дерево функций" и "дерево бизнес-процессов" также
будем считать синонимами, и использовать преимущественно выражение
"дерево бизнес-процессов".
Итак, как правильно построить дерево бизнес-процессов? Для решения
этой задачи существует следующий подход. Все бизнес-процессы делят на
четыре группы (типа), каждый из которых обладает своими
отличительными особенностями:
• Основные бизнес-процессы
• Обеспечивающие бизнес-процессы
• Бизнес-процессы управления
• и Бизнес-процессы развития
Давайте рассмотрим, что представляет собой каждая группа.
Основные бизнес-процессы
Одной из сложностей современного менеджмента является наличие
"аморфных" объектов, которыми необходимо эффективно управлять. Для
того что бы, точнее определить "аморфные" объекты приводят несколько
определений, которые с разных точек зрения описывают рассматриваемый
объект. Аналогичным образом мы поступим при рассмотрении четырех
групп бизнес-процессов.
Основными являются следующие бизнес-процессы:
• Процессы, которые создают добавленную стоимость продукту,
который производит компания
• Процессы, которые создают продукт, представляющий ценность
для внешнего клиента
• Процессы, прямой целью которых является получение прибыли
• Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги
Последнее определение предложили классики реинжиниринга М.
Хаммер и Д. Чампи. Они также предложили использовать его как основной
метод определения того, является ли процесс основным или нет. Согласно
этому методу необходимо спросить у внешнего клиента готов ли он платить
деньги заданный бизнес-процесс или нет. Если клиент скажет: "Да", значит
данный процесс является основным, если "Нет", то процесс относится к
одной из трех оставшихся групп.
- 19 -
Какова отличительная особенность основных бизнес-процессов,
какова их роль, какова их перспектива? Отличительной особенностью
данных процессов является то, что они прямым образом участвуют в
реализации бизнес-направлений организации, описанных на первом шаге.
В некоторых случаях они даже представляют собой зеркальное отражение
бизнес-направлений компании. Это будет рассмотрено дальше на
практических примерах.
Роль основных бизнес - процессов: эти процессы определяют доходы
компании, именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют
стратегическое значение. Их ни в коем случае нельзя отдать на
аутсорсинг. Если их отдать на аутсорсинг, организация потеряет свою
конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная
компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли.
Перспективы этих процессов: эти процессы развиваются или умирают
в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.
o Давайте рассмотрим пример построения дерева основных
бизнес-процессов на примере компании "Эврика".
Дерево основных бизнес-процессов компании "Эврика"
Рисунок 19. Дерево основных бизнес-процессов компании "Эврика"
Первый вариант дерева бизнес-процессов выглядит следующим
образом:
• Закупка
o Закупка чая
o Закупка одежды
o Закупка мебели
• Хранение
o Хранение чая
o Хранение одежды
- 20 -
o Хранение мебели
• Продажа
o Продажа чая
o Продажа одежды
Продажа мебели
При построении данного варианта на первом уровне был применен
критерий декомпозиции "Функция", а на втором "Продукт".
Оказывается, построение дерева бизнес-процессов не является
однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же
компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй
вариант дерева основных бизнес-процессов получается, если поменять
последовательность применения критериев декомпозиции.
• Торговля чаем
o Закупка чая
o Хранение чая
o Продажа чая
• Торговля одеждой
o Закупка одежды
o Хранение одежды
o Продажа одежды
• Торговля мебелью
o Закупка мебели
o Хранение мебели
o Продажа мебели
Дерево основных бизнес-процессов компании "Эврика"
Рисунок 20. Дерево основных бизнес-процессов компании "Эврика"