Лекции - Портфель директора. Структура организации, анализ и оптимизация бизнес процессов, оптимизация деятельности организации

Подождите немного. Документ загружается.

- 41 -

описания процессов. В данном случае этот язык или методология

называются классическими.

В настоящее время в мире появилось много других языков или

методологий описания бизнес-процессов, содержащих несколько иные

обозначения. Причем каждая методология содержит свой язык и имеет

свое название. На данный момент это приводит к некоторому

замешательству среди конечных пользователей, которые данные

технологии применяют на практике в своей организации. Отсюда

возникает кажущаяся сложность применения процессных технологий.

На самом деле, несмотря на свое различие, как правило, связанное с

названием диаграмм и видов используемых объектов, они практически

идентичны и представляют из себя небольшие видоизменения двух

классических схем - Схемы DFD – Data Flow Diagram и WFD – Work Flow

Diagram, которые мы с Вами уже рассмотрели.

Давайте рассмотрим современные языки описания бизнес-процессов,

один из которых вам придется выбрать и использовать при оптимизации

деятельности организации.

Первый наиболее распространенный язык – IDEF0. Этот язык

придумали в свое время американские военные с целью, успешного

тиражирования бизнес-процессов предприятий аэрокосмической

промышленности. В свое время американцы столкнулись с такой

проблемой: они проектировали заводы, и потом заметили, что каждый раз

им приходится все заново и заново проделывать один и тот же шаг -

проектировать одинаковые подсистемы управления, проектировать

организационные структуры. И они сказали: "Давайте придумаем такой

язык, чертеж, с помощью которого мы опишем типовые подсистемы

управления, и в следующий раз не будем проектировать, а уже будем

использовать то, что было наработано раньше". Таким образом родилась

методология IDEF0.

Данная методология мало чем отличается от классической схемы

описания бизнес-процесса DFD – Data Flow Diagram, которую мы

рассмотрели в прошлом разделе. Единственным, его отличием является

наличие в нем дополнительной аналитики. При его разработке было

предложено показывать не просто входы и выходы, как это делается в DFD

– формате, было решено ввести три типа входов.

Первый вход назвали так же, входом, а два других входа назвали

управлением и механизмами.

С помощью входа в стандарте IDEF0 стали показывать те объекты –

информационные и материальные потоки, которые преобразуются в

бизнес-процессе.

С помощью управления стали показывать именно те объекты –

материальные и информационные потоки, которые не преобразуются в

процессе, но нужны для его выполнения.

И с помощью механизмов стали показывать механизмы, при помощи

которых бизнес-процесс реализуется: технические средства, люди,

информационные системы.

Давайте рассмотрим пример бизнес-процесса "Выточить деталь",

который выполняет токарь. Входом процесса является заготовка, из

которой вытачивается деталь, – она физически преобразуется в процессе.

- 42 -

Для того, что бы токарь начал точить деталь ему нужно дать задание или

план. Также ему понадобится чертеж с размерами детали. Так вот,

задание, план и чертеж нужны для реализации процесса и процесс без них

не начнется. Но по ходу выполнения процесса они не перерабатываются.

Поэтому их относят к управлению.

И последнее, для того, чтобы выточить деталь нужен токарь, нужен

станок – их относят к механизмам.

Трансформация классической модели DFD в IDEF0 – стандарт

Рисунок 33. Трансформация классической модели DFD в IDEF0 - стандарт

Стандарт IDEF0 имеет большое распространение в Америке и активно

используется у нас в России. По сравнению с классическим подходом он

отличается некоторым усложнением.

Оценка этого стандарта следующая. Ввиду того, что в нем появилась

дополнительная аналитика по сравнению со стандартом DFD, схемы

бизнес-процессов получаемые при описании выглядят более сложно.

Данная сложность часто приводит к тому, что менеджеры, в особенности

топ-уровня, которые должны принимать активное участие в проекте по

описанию и оптимизации деятельности, "отказываются" от работы с IDEF0.

В данном случае IDEF0 - является излишне информационно насыщенным и

сложным стандартом.

Второй недостаток стандарта IDEF0 – он дает больше поводов и

возможностей сторонникам сопротивлений изменениям притормозить

проект и дискредитировать его идею. Это опять связано с его усложненной

аналитикой, которая часто дает повод задуматься: "А правильно ли, что

это мы отнесли ко входу? А может все таки нам это отнести к управлению?"

Тем не менее, данный стандарт имеет большое распространение у нас

в стране, по нему существует много книг, существует много программных

продуктов и им овладеть несложно.

- 43 -

Как показала практика, стандарт IDEF0 целесообразно использовать в

проекте по описанию локальных бизнес-процессов, в котором участвуют в

основном специалисты предметных областей, а руководители высшего

уровня привлекаются для принятия решений по минимуму.

Методология SADT/IDEF0.

Бизнес-процесс "Увольнение сотрудника"

Рисунок 34. Методология SADT/IDEF0. Бизнес-процесс "Увольнение сотрудника"

В Приложении 17 приведен пример описания бизнес-процесса по

стандарту IDEF0 + DFD.

Следующий подход, который существует и получил распространение, -

это развитие методологии DFD. Она представлена в двух немного

различающихся вариантах, которые называют нотациями. Первая из них

называется нотацией Гейна Сарсона.

Гейн Сарсон, предложил классическую DFD - схему немного

усложнить. Он предложил ввести дополнительный объект, с помощью

которого можно показать места, где хранится информация, либо

материальные ресурсы. Примерами таких мест являются: архив, в котором

хранятся документы, база данных, в которой хранится информация, либо

склад, в котором хранятся материальные ресурсы.

- 44 -

Методология DFD. Нотация Гейна-Сарсона

Рисунок 35. Методология DFD. Нотация Гейна-Сарсона

Следующий подход развитие методологии DFD создание нотации

Йордана - Де Марко, которая была названа именем придумавшего ее

специалиста Йордана – Де Марко. В первом приближении эта нотация

аналогична нотации Гейна Саросна, за исключением форм объектов: для

описаний операций бизнес-процесса вместо квадратиков стали

использоваться круги, немного видоизменились и другие объекты.

Методология DFD. Нотация Йордана-Де Марко

Рисунок 36. Методология DFD. Нотация Йордана-Де Марко

- 45 -

Стандарт IDEF0, который мы разработали ранее является развитием

DFD – подхода и следовательно предназначен для описания бизнес-

процессов верхнего уровня. Для описания бизнес-процессов нижнего

уровня был разработан новый стандарт IDEF3, который входит в семейство

стандартов IDEF.

IDEF3 содержит объекты, с помощью которых показывают блоки

принятия альтернативы и блоки принятия решений.

В примере приведенном на рисунке 45 в стандарте IDEF3 описан

бизнес-процесс состоящий из следующих работ:

• Окраска детали

• Сушка детали

• Тестирование детали

Кстати, на этой диаграмме есть небольшая ошибка. При прохождении

тестов Вам будет предложено найти эту ошибку.

Методология IDEF3

Рисунок 37. Методология IDEF3

Следующие подходы описания бизнес-процессов разработали

компании, занимающиеся разработкой и внедрением интегрированных

информационных систем. Сделано это было по следующей причине.

Оказывается, для того, чтобы эффективно автоматизировать компанию,

чтобы правильно настроить информационную систему на деятельность

компании, необходимо вначале описать ее бизнес-процессы, описать ее

организационную структуру и только после этого приступить к внедрению

информационной системы.

Три наиболее крупных разработчика информационных систем:

ORACLE, BAAN и SAP(R3) - разработали для эффективного внедрения своих

информационных систем свои стандарты и программные продукты, с

помощью которых они описывают деятельность. Каждый из этих

стандартов содержит несколько бизнес-моделей, с помощью которых

описываются не только бизнес-процессы, но и организационная структура,

строятся информационные модели.

- 46 -

Давайте рассмотрим стандарт, который использует ORACLE.

Методология ORACLE содержит 5 бизнес-моделей.

• Модель иерархии функций (функциональная модель)

• Модель бизнес-процессов (функциональная модель)

• Модель потоков данных (информационная модель)

• ER (Entity-Relation) – модель (информационная модель типа

"Сущность-связь")

• Модель Чена (информационная модель типа "Сущность-связь" в

нотации Чена)

Одна из этих моделей – модель бизнес-процессов описывает процессы

в формате, который называется "Swimmer lanes".

Данный формат представляет собой смесь классических DFD и WFD

стандартов и имеет одну отличительную особенность. Диаграмма, на

которой рисуется схема бизнес-процесса, разделена по горизонтали на

дорожки. Каждая дорожка принадлежит определенному структурному

подразделению или должности. Те операции бизнес-процесса, которые

выполняются этим структурным подразделением, размещаются в зоне

соответствующей дорожки. Такой подход позволяет наглядно показать

распределение ответственности в бизнес-процессе и качественно

продемонстрировать степень его организационной фрагментарности, о

которой речь пойдет в следующих разделах учебного курса.

Методология ORACLE. Модель бизнес-процессов

Рисунок 38. Методология ORACLE. Модель бизнес-процессов

Методология описания деятельности, разработанная BAAN содержит 6

моделей:

• ESM – Enterprise Structure Model (Модель метаструктуры

предприятия)

• BCM - Business Control Model (Модель управления)

- 47 -

• BFM - Business Function Model (Функциональная модель)

• BPM - Business Process Model (Процессная модель)

• BOM - Business Organization Model (Организационная модель)

• ERM – Entity-Relationship Model (Информационная модель

"Сущность-связь")

С помощью данных моделей последовательно описываются бизнес-

процессы, функции, организационная структура и информация

предприятия, в котором будет внедряться информационная система BAAN.

Для описания бизнес-процессов BAAN применяет два типа моделей

BCM и BPM.

BCM - Business Control Model (Модель управления) применяется для

описания бизнес-процессов верхнего уровня и аналогична классической

схеме DFD.

BPM - Business Process Model (Процессная модель) применяется для

описания бизнес-процессов нижнего уровня и аналогична классической

схеме WFD.

Разработчики информационной системы R3 применяют для внедрения

своей системы методологию ARIS, которая содержит около 100 различных

бизнес-моделей.

Методология ARIS. Основные модели

Рисунок 39. Методология ARIS. Основные модели

В виду большого количества бизнес-моделей методология ARIS их

структурирует и делит на четыре типа:

- 48 -

• 1-ый тип "Оргструктура" - составляют модели, с помощью которых

описывается как организационная структура компании, так и другие

элементы внутренней инфраструктуры организации.

• 2-ой тип "Функции" - составляют модели, с помощью которых

описываются функции, стратегические цели и прочие элементы

функциональной деятельности организации.

• 3-ий тип. "Информация" - составляют модели, используемые для

описания информации, ее структуры и т.д.

• 4-ый тип "Процессы" - составляют модели, используемые для

описания бизнес-процессов и взаимосвязей между структурой, функциями

и информацией.

Все процессные модели методологии ARIS представляют собой разные

видоизменения классических схем DFD и WFD.

Давайте рассмотрим две наиболее часто используемые процессные

модели VACD и eEPC.

VACD - Value Added Chain Diagram (Диаграмма цепочки добавленной

стоимости) является прототипом классической DFD – модели и

используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В

методологии ARIS смысловое значение имеет цвет объектов, что повышает

читабельность и восприимчивость моделей. Например, структурные

подразделения обозначаются желтым цветом, а операции зеленым.

Дополнительным отличием является, что информационные и материальные

потоки на процессных схемах ARIS изображаются не линиями, а

объектами.

Методология ARIS.

Прототип DFD модели Value Added Chain Diagram

Рисунок 40. Методология ARIS. Прототип DFD модели Value Added Chain Diagram

Для описания бизнес-процессов нижнего уровня в методологии ARIS

используется модель eEPC – Extended Event driven Process Chain –

- 49 -

расширенная цепочка событий, управляемая событиями. Схема eEPC

представляет прототип классической модели WFD и отличается наличием

объекта, который называется событием. С помощью событий изображается

временной факт начала и завершения операций процесса.

Методология ARIS.

Прототип WFD модели – eEPC

Рисунок 41. Методология ARIS. Прототип WFD модели - eEPC

Итак, все современные методологии горизонтального описания бизнес-

процессов "вертятся" относительно тех технологий, которые были

рассмотрены в этом разделе. Согласно этим технологиям для описания

процессов верхнего уровня используется схема "Data Flow Diagram", а на

нижнем уровне используется схема "Work Flow Diagram".

Инструмент горизонтального описания бизнес-процессов является

более сложным по сравнению с вертикальным описанием, но если все

резервы оптимизации деятельности с помощью простых инструментов

исчерпаны, то компания будет вынуждена использовать и сложные

инструменты для того, чтобы дальше повышать свою эффективность.

В Приложении 15 показана модель описания бизнес-процессов по

методологии ARIS

- 50 -

1.7.5. Рекомендации по описанию бизнес-процессов и оргструктур

Итак, мы рассмотрели основные подходы к описанию деятельности

компании "как есть" и я предложил Вам использовать технологию,

состоящую из четырех шагов. В рамках данной технологии вы делаете

фотографию Вашей компании. Как профессиональный врач строит модели

человека и принимает по ним решения, так и профессиональный менеджер

должен уметь строить модели бизнеса и проводить по ним анализ,

находить проблемы и решения.

Согласно данной технологии на первом шаге мы описали ваши бизнес-

направления, на втором шаге мы описали операции, работы, функции и

бизнес-процессы осуществляемые в организации. На третьем шаге описали

организационную структуру и на четвертом распределение

ответственности или кто за что отвечает.

Теоретически эта технология достаточно простая, а практически

достаточно сложная. При ее применении возникают подводные камни. И

подводные камни прежде все связаны с человеческим фактором. Дело в

том, что сотрудники компании, как правило, не заинтересованы в

проведении подобных работ в организации. Когда вы описываете, кто за

что отвечает, вы делаете компанию прозрачной. Прозрачность в первую

очередь выгодна руководителям организации, при этом она заставляет

всех сотрудников работать на цели организации в ущерб их личным

интересам. Более того, прозрачность выявляет излишки ресурсов, которые

"припасли сотрудники" на крайний случай. Поэтому основная часть

сотрудников не заинтересована в этой работе и при описании деятельности

постоянно будут возникать проблемы, связанные с получением реальной

информации по одному простому вопросу – Кто, чем занимается на самом

деле?

Чтобы уменьшить негативное влияние описанной

незаинтересованности, существуют следующие золотые правила,

которые нужно использовать в проекте по описанию бизнес-процессов:

1. Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с "ответственными"/

"участниками" деятельности

Комментарий: При описании бизнес-процессов, привлекайте к

описанию специалистов, которые участвуют в этом процессе. Во-первых,

это ускорит работу и повысит качество результатов, так как кроме

участников процесса никто лучше не знает, как процесс происходит на

самом деле. Во-вторых, на основании этих описаний будет проводиться

оптимизация и внедрение изменений. Одним из главных правил

эффективного внедрения изменений является вовлечение на ранних

стадиях в данные работы сотрудников, участвующих в процессе.

2. Используйте подручные средства при составлении схем бизнес-

процессов, способствующие повышению эффективности работы в группе

(подвесной блокнот, самоклеющаяся бумага для записей)

Комментарий: Это правило рекомендует оперативно визуализировать

и фиксировать информацию при групповом методе описания бизнес-

процессов. Работая в группах, можно использовать флипчарт, на котором

рисуют схему описываемого процесса. Большой эффективностью обладает

применение мультимедийного проектора, который выводит изображение

схемы бизнес-процесса разрабатываемого с помощью