Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство
Подождите немного. Документ загружается.
51
Êîíòðîëüí³ ïèòàííÿ
1. ßê³ âèäè äîêóìåíò³â â³äíîñÿòüñÿ äî îðãàí³çàö³éíî-ïðàâîâèõ?
2. ßê³ ôóíêö³¿ âèêîíóº íàêàç ³ õòî éîãî ï³äïèñóº?
3. Ó ÷îìó ïîëÿãàþòü îñîáëèâîñò³ ñêëàäàííÿ ïðîòîêîë³â?
4. Îñîáëèâîñò³ ñêëàäàííÿ é îôîðìëåííÿ àêò³â, äîïîâ³äíèõ çàïèñîê,
äîâ³äîê.
5. ßê îôîðìëÿºòüñÿ ñëóæáîâèé ëèñò?
52
Ðîçä³ë 3
ÎÐÃÀͲÇÀÖ²ß ÐÎÁÎÒÈ Ç ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
1.3.1. Ïðèéíÿòòÿ òà ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä
âõ³äíèõ äîêóìåíò³â
Ïðàâèëüíà îðãàí³çàö³ÿ ðîáîòè ç äîêóìåíòàìè íà ï³äïðèºìñòâàõ
ïîëÿãຠó ñòâîðåíí³ óìîâ, ùî çàáåçïå÷óþòü çáåð³ãàííÿ íåîáõ³äíî¿
äîêóìåíòàëüíî¿ ³íôîðìàö³¿, ¿¿ øâèäêèé ïîøóê, îïåðàòèâí³ñòü ïåðå-
ì³ùåííÿ é âèêîíàííÿ, à òàêîæ çàáåçïå÷åííÿ óìîâ äëÿ âñ³õ âèä³â ðîá³ò
ç äîêóìåíòàìè ç ìîìåíòó ñêëàäàííÿ ÷è îòðèìàííÿ äî çíèùåííÿ ÷è
ïåðåäà÷³ â àðõ³â.
Óñ³ äîêóìåíòè, ùî íàäõîäÿòü äî óñòàíîâè, ó òîìó ÷èñë³ ñòâîðåí³
çà äîïîìîãîþ ÏÊ, ïðèéìàþòüñÿ öåíòðàë³çîâàíî â êàíöåëÿ𳿠àáî
ñåêðåòàðåì. ßê ïðàâèëî, ó êàíöåëÿ𳿠ðîçêðèâàþòüñÿ âñ³ êîíâåðòè çà
âèíÿòêîì òèõ, ùî ìàþòü íàïèñ îñîáèñòî. Ó ðàç³ ïîøêîäæåííÿ êîí-
âåðòà ðîáèòüñÿ â³äì³òêà â ïîøòîâîìó ðåºñòð³. Êîíâåðòè çáåð³ãàþòü-
ñÿ é äîäàþòüñÿ äî äîêóìåíò³â ó ðàç³, êîëè ëèøå çà êîíâåðòîì ìîæíà
âñòàíîâèòè àäðåñó â³äïðàâíèêà, ÷àñ â³äïðàâëåííÿ òà îäåðæàííÿ äî-
êóìåíòà àáî êîëè â êîíâåðò³ â³äñóòí³ êîíêðåòí³ äîêóìåíòè ÷è âñòà-
íîâëåíî íåâ³äïîâ³äí³ñòü íîìåð³â äîêóìåíò³â íîìåðàì íà êîíâåðò³.
Íåïðàâèëüíî îôîðìëåí³ (íå ï³äïèñàí³, íå çàñâ³ä÷åí³), ïîøêîäæåí³
àáî íàä³ñëàí³ íå çà àäðåñîþ äîêóìåíòè ïîâåðòàþòüñÿ â³äïðàâíèêó
àáî ïåðåñèëàþòüñÿ àäðåñàòó.
Äîêóìåíòè, ùî íàä³éøëè äî óñòàíîâè ó âèãëÿä³ ñëóæáîâèõ ëèñò³â,
ï³äëÿãàþòü ïîïåðåäíüîìó ðîçãëÿäó, ÿêèé çä³éñíþºòüñÿ êåð³âíèêîì
êàíöåëÿ𳿠àáî ñåêðåòàðåì. Âõ³äí³ äîêóìåíòè ìîæóòü áóòè äîñòàâëåí³
ïîøòîþ, ç êóðºðîì, ó âèãëÿä³ ôàêñèì³ëüíîãî àáî åëåêòðîííîãî ïî-
â³äîìëåííÿ.
Ìåòîþ ïîïåðåäíüîãî ðîçãëÿäó äîêóìåíò³â º ïîä³ë ¿õ íà ò³, ùî ïî-
òðåáóþòü îáîâÿçêîâîãî ðîçãëÿäó êåð³âíèöòâîì óñòàíîâè àáî âèêî-
íàâöÿìè, âèçíà÷åííÿ íåîáõ³äíîñò³ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â, à òàêîæ
âñòàíîâëåííÿ òåðì³í³â âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â, ÿê³ ïåðåäàþòüñÿ ñòðóê-
òóðíèì ï³äðîçä³ëàì ÷è áåçïîñåðåäí³ì âèêîíàâöÿì.
Ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä äîêóìåíò³â ïîâèíåí çä³éñíþâàòèñÿ â äåíü
îäåðæàííÿ àáî â ïåðøèé ðîáî÷èé äåíü ó ðàç³ íàäõîäæåííÿ ¿õ ó íåðî-
áî÷èé ÷àñ. Äîðó÷åííÿ îðãàí³â âèùîãî ð³âíÿ, òåëåãðàìè, òåëåôîíî-
ãðàìè, ôàêñè ðîçãëÿäàþòüñÿ íåãàéíî.
53
Êåð³âíèöòâó óñòàíîâè â ïåðøó ÷åðãó ïåðåäàþòüñÿ çàêîíè Óêðà¿-
íè, àêòè òà êîðåñïîíäåíö³ÿ Âåðõîâíî¿ Ðàäè, Ïðåçèäåíòà, Êàá³íåòó
̳í³ñòð³â, îðãàí³â âèêîíàâ÷î¿ âëàäè, à òàêîæ íàéâàæëèâ³ø³ äîêóìåí-
òè, ÿê³ ì³ñòÿòü ³íôîðìàö³þ ç ïðèíöèïîâèõ ïèòàíü ä³ÿëüíîñò³ óñòàíî-
âè é ïîòðåáóþòü âèð³øåííÿ êåð³âíèöòâîì. ²íø³ äîêóìåíòè ïåðåäà-
þòüñÿ ó ñòðóêòóðí³ ï³äðîçä³ëè é âèêîíàâöÿì.
Äîêóìåíòè, ùî íàä³éøëè äî óñòàíîâè, ïðîõîäÿòü òàê³ åòàïè:
• ïåðâèííà îáðîáêà;
• ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä;
• ðåºñòðàö³ÿ;
• ðîçãëÿä äîêóìåíò³â êåð³âíèöòâîì;
• íàïðàâëåííÿ äëÿ âèêîíàííÿ;
• êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì;
• âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â;
• ï³äøèâêà äîêóìåíò³â äî ñïðàâ.
Ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä äîêóìåíò³â çä³éñíþºòüñÿ ç ìåòîþ ðîçïîä³ëó ¿õ íà
òàê³, ùî ïîâèíí³ áóòè çàðåºñòðîâàí³, ³ òàê³, ùî íå ï³äëÿãàþòü ðåºñòðàö³¿.
1.3.2. Ïîðÿäîê îáðîáëåííÿ òà íàäñèëàííÿ
âèõ³äíèõ äîêóìåíò³â
³äïðàâëåí³ îðãàí³çàö³ºþ äîêóìåíòè íàçèâàþòüñÿ âèõ³äíèìè.
Âèõ³äí³ äîêóìåíòè, ó òîìó ÷èñë³ âèãîòîâëåí³ íà ÏÊ, îáðîáëÿþòüñÿ é
íàäñèëàþòüñÿ â äåíü ¿õ îäåðæàííÿ â³ä âèêîíàâö³â àáî íå ï³çí³øå íà-
ñòóïíîãî äíÿ. Íå äîïóñêàºòüñÿ íàäñèëàííÿ àáî ïåðåäà÷à äîêóìåíò³â
áåç ¿õ ðåºñòðàö³¿.
ϳä ÷àñ ïðèéîìó â³ä âèêîíàâö³â âèõ³äíèõ äîêóìåíò³â ñåêðåòàð
îáîâÿçêîâî ïåðåâ³ðÿº:
• ïðàâèëüí³ñòü îôîðìëåííÿ äîêóìåíòà é ðîçì³ùåííÿ íà íüîìó
âñ³õ ðåêâ³çèò³â;
• ïðàâèëüí³ñòü çàçíà÷åííÿ àäðåñè;
• íàÿâí³ñòü óñ³õ íåîáõ³äíèõ ï³äïèñ³â íà äîêóìåíò³ òà äîäàòêàõ äî
íüîãî;
• íàÿâí³ñòü â³ç íà êîﳿ äîêóìåíòà, ùî çàëèøàºòüñÿ ó ñïðàâàõ óñ-
òàíîâè;
• íàÿâí³ñòü íà äîêóìåíò³ â³äì³òêè ïðî äîäàòêè;
• â³äïîâ³äí³ñòü ê³ëüêîñò³ ïðèì³ðíèê³â ê³ëüêîñò³ àäðåñàò³â.
Íà îðèã³íàëàõ äîêóìåíò³â, ÿê³ ï³äëÿãàþòü ïîâåðíåííþ, ó âåðõí³é
÷àñòèí³ ïðàâîãî ïîëÿ ïåðøî¿ ñòîð³íêè ñòàâèòüñÿ øòàìï ϳäëÿãàº
ïîâåðíåííþ.
54
Äîêóìåíòè, ùî íàäñèëàþòüñÿ îäíî÷àñíî îäíîìó é òîìó æ àäðåñà-
òó, âêëàäàþòüñÿ â îäèí êîíâåðò. Íà êîíâåðò³ â òàêîìó ðàç³ ïðîñòàâëÿ-
þòüñÿ ðåºñòðàö³éí³ íîìåðè âñ³õ äîêóìåíò³â, ÿê³ çíàõîäÿòüñÿ â íüîìó.
Âèõ³äí³ äîêóìåíòè, ÿê ³ âõ³äí³, ï³äëÿãàþòü ðåºñòðàö³¿. Ó ðåºñòðàö³éí³é
êàðòö³ àáî â æóðíàë³ çàçíà÷àþòüñÿ íîìåð âèõ³äíîãî äîêóìåíòà, äàòà
ðåºñòðàö³¿, çàãîëîâîê (êîðîòêèé çì³ñò) äîêóìåíòà é íîìåð ñïðàâè, ó
ÿê³é áóäå çáåð³ãàòèñÿ éîãî êîï³ÿ. Äîêóìåíòè, ÿê³ äîñòàâëÿþòüñÿ íà
ï³äïðèºìñòâà êóðºðîì, ïåðåäàþòüñÿ àäðåñàòàì ï³ä ðîçïèñêó â ðîç-
íîñí³é êíèç³.
Îðèã³íàëè òàêèõ äîêóìåíò³â, ÿê íàêàçè, ïëàíè, çâ³òè, ïðîòîêîëè
òîùî, çàëèøàþòüñÿ â óñòàíîâàõ, ÿê³ º àâòîðàìè öèõ äîêóìåíò³â, â
³íø³ óñòàíîâè íàäñèëàþòüñÿ ¿õ çàâ³ðåí³ êîﳿ.
Äîêóìåíòè, âèãîòîâëåí³ íà ÏÊ, íàäñèëàþòüñÿ ³ç ñóïðîâ³äíèì ëèñ-
òîì â óïàêîâö³, ùî â³äïîâ³äຠòåõí³÷íèì âèìîãàì çáåðåæåííÿ íîñ³¿â
çáåðåæåíîþ íà íèõ ³íôîðìàö³ºþ. Êîï³ÿ ñóïðîâ³äíîãî ëèñòà îáîâÿç-
êîâî ï³äøèâàºòüñÿ äî ñïðàâè íà çàãàëüíèõ óìîâàõ.
1.3.3. Ðåºñòðàö³ÿ äîêóìåíò³â
Ðåºñòðàö³ÿ äîêóìåíòà öå ô³êñóâàííÿ ôàêòó ñòâîðåííÿ àáî íàä-
õîäæåííÿ äîêóìåíòà øëÿõîì ïîñòàâëåííÿ íà íüîìó óìîâíîãî ïîçíà-
÷åííÿ ðåºñòðàö³éíîãî ³íäåêñó ç ïîäàëüøèì çàïèñîì ó ðåºñòðàö³éíèõ
ôîðìàõ íåîáõ³äíèõ â³äîìîñòåé ïðî äîêóìåíò. Âîíà ïðîâîäèòüñÿ ç
ìåòîþ çàáåçïå÷åííÿ ¿õ îáë³êó, êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì ³ îïåðàòèâ-
íèì âèêîðèñòàííÿì íàÿâíî¿ â äîêóìåíòàõ ³íôîðìàö³¿. Ðåºñòðàö³ÿ äî-
êóìåíò³â ïîâèííà çä³éñíþâàòèñÿ öåíòðàë³çîâàíî â êàíöåëÿ𳿠àáî
ñåêðåòàðåì. ßê ïðàâèëî, ì³ñöå ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â âèçíà÷àºòüñÿ â
³íñòðóêö³¿ ç ä³ëîâîäñòâà óñòàíîâè.
Íà ï³äïðèºìñòâ³ ðåºñòðàö³¿ ï³äëÿãàþòü äîêóìåíòè, ÿê³ ïîòðåáóþòü
îáë³êó, âèêîíàííÿ é âèêîðèñòàííÿ ç äîäàòêîâîþ ìåòîþ (ðîçïîðÿä÷³,
ïëàíîâ³, çâ³òí³, îáë³êîâî-ñòàòèñòè÷í³, áóõãàëòåðñüê³, ô³íàíñîâ³ òîùî),
ÿê ò³, ùî ñòâîðþþòüñÿ é âèêîðèñòîâóþòüñÿ â óñòàíîâ³, òàê ³ ò³, ùî íàä-
õîäÿòü â³ä ³íøèõ óñòàíîâ ³ ãðîìàäÿí, à òàêîæ ÿê òðàäèö³éí³ ìàøèíî-
ïèñí³ äîêóìåíòè, òàê ³ ñòâîðåí³ çà äîïîìîãîþ ÏÊ.
Îñíîâíèì ïðèíöèïîì ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â º îäíîêðàòí³ñòü.
Êîæíèé äîêóìåíò ðåºñòðóºòüñÿ â óñòàíîâ³ ëèøå îäèí ðàç: âõ³äí³ ó
äåíü íàäõîäæåííÿ àáî íå ï³çí³øå íàñòóïíîãî äíÿ, ÿêùî äîêóìåíò
íàä³éøîâ ó íåðîáî÷èé ÷àñ; ñòâîðþâàí³ â óñòàíîâ³ ó äåíü ï³äïèñàí-
55
íÿ àáî çàòâåðäæåííÿ. Ó ðàç³ ïåðåäà÷³ çàðåºñòðîâàíîãî äîêóìåíòà ç
îäíîãî ï³äðîçä³ëó â ³íøèé â³í ïîâòîðíî íå ðåºñòðóºòüñÿ.
Äîêóìåíòè ðåºñòðóþòüñÿ â ìåæàõ ãðóï çàëåæíî â³ä íàçâè âèäó, àâ-
òîðà é çì³ñòó. Íàïðèêëàä, îêðåìî ðåºñòðóþòüñÿ çàêîíè Óêðà¿íè, àêòè
³ êîðåñïîíäåíö³ÿ Âåðõîâíî¿ Ðàäè, Ïðåçèäåíòà òà Êàá³íåòó ̳í³ñòð³â;
íàêàçè óñòàíîâè ç îñíîâíî¿ ä³ÿëüíîñò³: ïðî ïðèéíÿòòÿ, ïåðåâåäåííÿ,
çâ³ëüíåííÿ, ñóì³ñíèöòâî ïðàö³âíèê³â, ïðî íàäàííÿ â³äïóñòîê, â³äðÿä-
æåííÿ; ç àäì³í³ñòðàòèâíî-ãîñïîäàðñüêèõ ïèòàíü; ð³øåííÿ êîëå㳿 óñòà-
íîâè, àêòè ðåâ³ç³¿ ô³íàíñîâî-ãîñïîäàðñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³, áóõãàëòåðñüê³
äîêóìåíòè, çàÿâêè íà ìàòåð³àëüíî-òåõí³÷íå ïîñòà÷àííÿ òîùî.
ϳä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòà íàäàºòüñÿ óìîâíå ïîçíà÷åííÿ ðå-
ºñòðàö³éíèé ³íäåêñ, ÿêèé ñêëàäàºòüñÿ ç ïîðÿäêîâîãî íîìåðà â ìåæàõ
ãðóïè äîêóìåíò³â, ùî ðåºñòðóþòüñÿ, ³ äîïîâíþºòüñÿ ³íäåêñàìè çà íî-
ìåíêëàòóðîþ ñïðàâ, ïèòàííÿìè ä³ÿëüíîñò³, êîðåñïîíäåíòàìè òîùî.
Äëÿ ðåºñòðàö³¿ âñ³õ äîêóìåíò³â âèêîðèñòîâóºòüñÿ ºäèíà ðåºñòðà-
ö³éíî-êîíòðîëüíà êàðòêà, ïðèäàòíà äëÿ îáðîáëåííÿ ÏÊ.
Æóðíàëüíà ôîðìà ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â äîïóñêàºòüñÿ â óñòàíî-
âàõ ç îáñÿãîì äîêóìåíòîîá³ãó äî 500600 äîêóìåíò³â íà ð³ê.
 óñòàíîâàõ, äå äîâ³äêîâ³ êàðòîòåêè âåäóòüñÿ ó ñòðóêòóðíèõ
ï³äðîçä³ëàõ, ðåºñòðàö³éí³ êàðòêè ñêëàäàþòüñÿ ó äâîõ ïðèì³ðíèêàõ
(äëÿ êàíöåëÿ𳿠ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó, â ÿêèé êàðòêà ïåðåäàºòü-
ñÿ ðàçîì ç äîêóìåíòîì). Ó ðàç³ ïîñòàíîâêè äîêóìåíòà íà êîíòðîëü
âèãîòîâëÿþòüñÿ òðè ïðèì³ðíèêè êàðòêè. Ðåºñòðàö³éí³ êàðòêè ãðó-
ïóþòüñÿ â äîâ³äêîâ³ êàðòîòåêè, ÿê³ ñòâîðþþòüñÿ îêðåìî íà êîæíèé
êàëåíäàðíèé ð³ê. ßê ïðàâèëî, êàðòîòåêà ñêëàäàºòüñÿ ç äâîõ ÷àñòèí:
íåâèêîíàíèõ ³ âèêîíàíèõ äîêóìåíò³â. Ïåðøà ÷àñòèíà êàðòîòåêè âè-
êîðèñòîâóºòüñÿ äëÿ ïîøóê³â äîêóìåíòà ó ïðîöåñ³ éîãî âèêîíàííÿ çà
âèêîíàâöÿìè, êîðåñïîíäåíòàìè àáî òåðì³íàìè âèêîíàííÿ. Äðóãà
äëÿ ïîøóê³â âèêîíàíèõ äîêóìåíò³â ç ïåâíîãî ïèòàííÿ.
Àâòîìàòèçîâàíà ðåºñòðàö³ÿ äîêóìåíò³â ïðîâîäèòüñÿ öåíòðàë³çî-
âàíî â ì³ñöÿõ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â, îáëàäíàíèõ ÏÊ. Çàïèñ çä³éñíþ-
ºòüñÿ ç ðåºñòðàö³éíî-êîíòðîëüíî¿ êàðòêè (ÐÊÊ), ïîáóäîâàíî¿ íà áàç³
îáîâÿçêîâèõ ðåêâ³çèò³â, ÿê³ çàáåçïå÷óþòü ñóì³ñí³ñòü ïðîãðàìíèõ ³
òåõí³÷íèõ çàñîá³â, àáî øëÿõîì ïðÿìîãî ââåäåííÿ ç äîêóìåíòà âñòà-
íîâëåíîãî îáîâÿçêîâîãî ñêëàäó ðåêâ³çèò³â: íàçâà âèäó äîêóìåíòà,
àâòîð-êîðåíñïîíäåíò; äàòà òà ³íäåêñ äîêóìåíòà; çàãîëîâîê äîêóìåí-
òà àáî éîãî êîðîòêèé çì³ñò; ðåçîëþö³ÿ; â³äïîâ³äàëüíèé âèêîíàâåöü;
òåðì³í âèêîíàííÿ; ïîçíà÷êà ïðî âèêîíàííÿ. Ñêëàä îáîâÿçêîâèõ ðåê-
â³çèò³â ó ðàç³ ïîòðåáè äîïîâíþþòü òàêèìè â³äîìîñòÿìè: âèêîíàâåöü,
56
ðîçïèñêà âèêîíàâöÿ ïðî îäåðæàííÿ äîêóìåíòà, õ³ä âèêîíàííÿ, äî-
äàòêè òîùî. Ïîðÿäîê ðîçì³ùåííÿ ðåêâ³çèò³â ìîæå âèçíà÷àòèñÿ ñà-
ìîþ óñòàíîâîþ.
Ó ðàç³ àâòîìàòèçîâàíî¿ ðåºñòðàö³¿ ôîðìóºòüñÿ áàíê ðåºñòðàö³é-
íèõ äàíèõ, à çà íàÿâíîñò³ ìåðåæ³ öåíòðàëüíèé áàíê ðåºñòðàö³é-
íèõ äàíèõ.
Àâòîìàòèçîâàí³ ðåºñòðàö³éí³ áàíêè äàíèõ çàáåçïå÷óþòü ïðàö³â-
íèê³â ³íôîðìàö³ºþ ïðî âñ³ äîêóìåíòè é ì³ñöå ¿õ çíàõîäæåííÿ çà äîïî-
ìîãîþ âèâåäåííÿ ³íôîðìàö³¿ íà äèñïëåé ³ âèãîòîâëåííÿ ìàøèíîãðàì.
Ó ðàç³ ÷àñòêîâî¿ àâòîìàòèçàö³¿ ïîøóêîâèõ îïåðàö³é ïîâèííà äîòðè-
ìóâàòèñÿ ñóì³ñí³ñòü òðàäèö³éíî¿ é àâòîìàòèçîâàíî¿ ñèñòåì ðåºñòðàö³¿
òà ïîøóê³â. ßê ïðàâèëî, ïîøóê ³íôîðìàö³¿ ïðîâîäèòüñÿ öåíòðàë³çî-
âàíî íà àâòîìàòèçîâàíèõ ì³ñöÿõ ðåºñòðàö³¿ òà îáðîáêè ³íôîðìàö³¿.
Êîðèñòóâà÷ ïîâèíåí ìàòè ìîæëèâ³ñòü îäåðæàòè ³íôîðìàö³þ çà âñ³ìà
àáî ê³ëüêîìà ðåêâ³çèòàìè ðåºñòðàö³¿ é òî÷íå ì³ñöåçíàõîäæåííÿ äîêó-
ìåíòà â ïåâíèé ÷àñ.
Ïðè ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòè ïîä³ëÿþòüñÿ íà ê³ëüêà ãðóï, êîæíà ç
ÿêèõ ðåºñòðóºòüñÿ îêðåìî. Öå âèõ³äí³ äîêóìåíòè, âõ³äí³ äîêóìåíòè,
âíóòð³øí³ äîêóìåíòè.
Ïðè ðåºñòðàö³¿ êîæíî¿ ãðóïè äîêóìåíò³â ïîâèíí³ çàñòîñîâóâàòèñÿ
ºäèí³ óí³ô³êîâàí³ ñïîñîáè ïðèñâîºííÿ íîìåð³â.
Âíóòð³øí³ äîêóìåíòè ³ êîìåðö³éí³ êîíòðàêòè çà óìîâè íåâåëèêèõ
îáñÿã³â ³ çàáåçïå÷åííÿ ¿õ ïîâíîãî çáåðåæåííÿ ð³øåííÿì êåð³âíèöòâà
ï³äïðèºìñòâà ìîæóòü íå ðåºñòðóâàòèñÿ. Ó òàêîìó âèïàäêó äîêóìåí-
òó ïðèñâîþºòüñÿ ïîðÿäêîâèé íîìåð, íàñòóïíèé çà íîìåðîì îñòàí-
íüîãî, ï³äøèòîãî ó â³äïîâ³äíó ñïðàâó. Çðàçêè ðåºñòðàö³éíèõ äîêó-
ìåíò³â äîäàþòüñÿ.
57
ÆÓÐÍÀË
ÐŪÑÒÐÀÖ²¯ ÂÕ²ÄÍÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒ²Â
Äàòà
íàäõîäæåííÿ
òà ³íäåêñ
äîêó ìåíòà
Êîðåñïîíäåíò,
äàòà òà ³íäåêñ
îäåðæàíîãî
äîêó ìåíòà
Êîðîòêèé
çì³ñò
Ðåçîëþö³ÿ
àáî êîìó
íàïðàâëåíèé
äîêó ìåíò
Ïîçíà÷êà ïðî
âèêîíàííÿ
äîêó ìåíòà
12345
Ôîðìàò À4 (210 × 297)
ÆÓÐÍÀË
ÐŪÑÒÐÀÖ²¯ ÂÈÕ²ÄÍÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒ²Â
Äàòà òà ³íäåêñ
äîêó ìåíòà
Êîðåñïîíäåíò Êîðîòêèé çì³ñò
Ïîçíà÷êà ïðî
âèêîíàííÿ
äîêó ìåíòà
12 34
ÐŪÑÒÐÀÖ²ÉÍÎ-ÊÎÍÒÐÎËÜÍÀ ÊÀÐÒÊÀ
Àâòîð äîêóìåíòà
àáî êîðåñïîíäåíò
Òåðì³í âèêîíàííÿ
70 70
Ðîçïèñêà â îäåðæàíí³ äîêóìåíòà
Çàãîëîâîê äîêóìåíòà àáî éîãî êîðîòêèé çì³ñò
210
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Íàçâà âèäó
äîêó ìåíòà
Äàòà òà ³íäåêñ äîêóìåíòà
Äàòà òà ³íäåêñ
íàäõîäæåííÿ
150
Ðåçîëþö³ÿ àáî êîìó íàïðàâëåíî, â³äïîâ³äàëüíèé âèêîíàâåöü
Ïîçíà÷êà ïðî âèêîíàííÿ
Ëèöüîâèé á³ê
Ôîíä ¹ Îïèñ ¹ Ñïðàâà ¹
70 70
210
Êîíòðîëüí³ â³äì³òêè
Çâîðîòíèé á³ê
58
Ï Å Ð Å Ë ² Ê
îáîâÿçêîâèõ ðåêâ³çèò³â äëÿ çàïîâíåííÿ
ðåºñòðàö³éíî-êîíòðîëüíî¿ êàðòêè
Ðåêâ³çèòè Ïîÿñíåííÿ äî çàïîâíåííÿ
Çàïîâíþºòüñÿ â³äïîâ³äíî äî íàçâè äîêóìåíòà, ùî ðåºñò-
ðóºòüñÿ. ϳä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ ëèñò³â ãðàôà íå çàïîâíþºòüñÿ
Íàçâà âèäó
äîêóìåíòà
Àâòîð
(êîðåñïîíäåíò)
ϳä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòà, ùî íàä³éøîâ, çàïèñóºòüñÿ
íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè (îñîáè) àâòîðà äîêóìåíòà. ϳä
÷àñ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòà, ùî ³äïðàâëÿºòüñÿ, çàïèñóºòüñÿ
íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè (îñîáè) êîðåñïîíäåíòà. Äîïóñ-
êàºòüñÿ çàñòîñóâàííÿ ñêîðî÷åíîãî íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè
Äàòà äîêóìåíòà
Äàòà, íàäàíà äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-àâòîðîì, ïåðåíîñèòüñÿ
íà ÐÊÊ òðüîìà ïàðàìè àðàáñüêèõ öèôð (÷èñëî, ì³ñÿöü, ð³ê)
²íäåêñ äîêóìåíòà
²íäåêñ, íàäàíèé äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-îäåðæóâà÷åì, ïåðå-
íîñèòüñÿ ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ íàäõîäæåííÿ íà ÐÊÊ ç ðåºñò-
ðàö³éíîãî øòàìïà. ϳñëÿ âèêîíàííÿ äîêóìåíòà äîïîâ-
íþºòüñÿ íîìåðîì ñïðàâè çà íîìåíêëàòóðîþ ñïðàâ àáî
³íøèìè ³íäåêñàìè
²íäåêñ, íàäàíèé äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-àâòîðîì, ïåðåíîñèòü-
ñÿ íà ÐÊÊ ç äîêóìåíòà, ùî íàä³éøîâ àáî â³äïðàâëÿºòüñÿ
²íäåêñ äîêóìåíòà
Äàòà íàäõîäæåííÿ
Äàòà íàäõîäæåííÿ äîêóìåíòà â óñòàíîâó ïåðåíîñèòüñÿ íà
ÐÊÊ ç ðåºñòðàö³éíîãî øòàìïà òðüîìà ïàðàìè àðàáñüêèõ
öèôð
²íäåêñ íàäõîäæåííÿ ²íäåêñ, íàäàíèé äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-îäåðæóâà÷åì, ïåðå-
íîñèòüñÿ ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ íàäõîäæåííÿ íà ÐÊÊ ç ðåºñòðà-
ö³éíîãî øòàìïà. ϳñëÿ âèêîíàííÿ äîêóìåíòà äîïîâíþºòü-
ñÿ íîìåðîì ñïðàâè çà íîìåíêëàòóðîþ ñïðàâ àáî ³íøèìè
³íäåêñàìè
Çàãîëîâîê äîêóìåí-
òà àáî êîðîòêèé
çì³ñò
Ïåðåíîñèòüñÿ çàãîëîâîê, ñôîðìóëüîâàíèé íà äîêóìåíò³. Ó
ðàç³ â³äñóòíîñò³ çàãîëîâêà â³í ôîðìóëþºòüñÿ â³äïîâ³äíî äî
ïðàâèë
Ðåçîëþö³ÿ Ïåðåíîñèòüñÿ íà ÐÊÊ ç äîêóìåíòà îñíîâíèé çì³ñò äîðó÷åí-
íÿ, ïð³çâèùå àâòîðà é äàòà ðåçîëþö³¿
³äïîâ³äàëüíèé
âèêîíàâåöü
Ïð³çâèùå, ³í³ö³àëè â³äïîâ³äàëüíîãî âèêîíàâöÿ ïåðåíîñÿòü-
ñÿ ç ðåçîëþö³¿, ìîæëèâå çàçíà÷åííÿ íîìåðà òåëåôîíó
Òåðì³í âèêîíàííÿ Ïðîñòàâëÿºòüñÿ ÷èñëî, ì³ñÿöü, ð³ê òðüîìà ïàðàìè
àðàáñüêèõ öèôð. ϳä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ ³í³ö³àòèâíîãî äîêóìåí-
òà, ùî â³äïðàâëÿºòüñÿ, çàïèñóºòüñÿ î÷³êóâàíà äàòà îòðè-
ìàííÿ â³äïîâ³ä³
³äì³òêà
ïðî âèêîíàííÿ
Êîðîòêèé çàïèñ âèð³øåííÿ ïèòàííÿ ïî ñóò³ àáî äàòà
òà ³íäåêñ äîêóìåíòà-â³äïîâ³ä³
59
Ïðèì³ðíèé ïåðåë³ê äîêóìåíò³â,
ùî íå ï³äëÿãàþòü ðåºñòðàö³¿ ä³ëîâîäíîþ ñëóæáîþ
1. Ëèñòè, ùî íàä³éøëè â êîﳿ äî â³äîìà.
2. Òåëåãðàìè é ëèñòè ïðî äîçâ³ë íà â³äðÿäæåííÿ é â³äïóñòêè.
3. Ïîâ³äîìëåííÿ ïðî çàñ³äàííÿ, íàðàäè, çáîðè é ïîðÿäîê äåííèé.
4. Ãðàô³êè, íàðàäè, çàÿâêè, ðîçíàðÿäêè.
5. Çâåäåííÿ òà ³íôîðìàö³ÿ, íàä³ñëàí³ äî â³äîìà.
6. Íàâ÷àëüí³ ïëàíè, ïðîãðàìè (êîﳿ).
7. Ðåêëàìí³ ïîâ³äîìëåííÿ, ïëàêàòè, ïðîãðàìè íàðàä, êîíôåðåíö³é
òîùî.
8. Ïðåéñêóðàíòè (êîﳿ).
9. Íîðìè âèòðàòè ìàòåð³àë³â.
10. ³òàëüí³ ëèñòè é çàïðîøåííÿ.
11. Äðóêîâàí³ âèäàííÿ (êíèãè, æóðíàëè, áþëåòåí³).
12. Íàóêîâ³ çâ³òè çà òåìàìè.
13. ̳ñÿ÷í³, êâàðòàëüí³, ï³âð³÷í³ çâ³òè.
14. Ôîðìè ñòàòèñòè÷íî¿ çâ³òíîñò³.
1.3.4. Îðãàí³çàö³ÿ êîíòðîëþ
çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â
Ðåºñòðàö³þ äîêóìåíò³â ìîæíà ðîçãëÿíóòè ÿê ïî÷àòêîâèé åòàï
êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì.
Ìåòîþ êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â íà ï³äïðèºìñòâ³ º
çàáåçïå÷åííÿ ñâîº÷àñíîãî òà ÿê³ñíîãî ¿õ âèêîíàííÿ. Êîíòðîëþ ï³äëÿ-
ãàþòü çàðåºñòðîâàí³ äîêóìåíòè, â ÿêèõ âèçíà÷åíå çàâäàííÿ.
Îáîâÿçêîâîìó êîíòðîëþ âèêîíàííÿ ï³äëÿãàþòü òàê³ äîêóìåíòè:
çàêîíè Óêðà¿íè; ïîñòàíîâè Âåðõîâíî¿ Ðàäè; óêàçè, ðîçïîðÿäæåííÿ òà
äîðó÷åííÿ Ïðåçèäåíòà; ïîñòàíîâè òà ðîçïîðÿäæåííÿ Êàá³íåòó ̳í³-
ñòð³â; çàïèòè òà çâåðíåííÿ íàðîäíèõ äåïóòàò³â Óêðà¿íè.
³äïîâ³äàëüí³ñòü çà âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â íåñóòü îñîáè, çàçíà÷åí³
â ðîçïîðÿä÷îìó äîêóìåíò³ (íàêàç³, ðîçïîðÿäæåíí³, ð³øåíí³ òîùî),
ðåçîëþö³¿ êåð³âíèêà òà áåçïîñåðåäí³ âèêîíàâö³. ßêùî äîêóìåíò âè-
êîíóºòüñÿ ê³ëüêîìà ïðàö³âíèêàìè, â³äïîâ³äàëüíèì çà îðãàí³çàö³þ
âèêîíàííÿ (ñêëèêàííÿ) º ïðàö³âíèê, ÿêèé ó ðåçîëþö³¿ çàçíà÷åíèé ïåð-
øèì. Êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â íà ï³äïðèºìñòâàõ ïîêëà-
äàºòüñÿ íà êàíöåëÿð³þ, ñåêðåòàðÿ àáî íà ñïåö³àëüíî ñòâîðåíó êîíò-
ðîëüíó ñëóæáó. Çà âêàç³âêîþ êåð³âíèöòâà êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì
60
ìîæå áóòè ïîêëàäåíèé íà ïðàö³âíèêà ï³äïðèºìñòâà, ÿêèé íå ìàº
â³äíîøåííÿ äî ä³ëîâîäñòâà.
1.3.5. Ñòðîêè âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â
Ó ä³ëîâîäñòâ³ äîêóìåíòè ìîæóòü ïîä³ëÿòèñÿ íà äâ³ ãðóïè:
• ³ç çàçíà÷åíèì ñòðîêîì âèêîíàííÿ;
• áåç çàçíà÷åíîãî ñòðîêó âèêîíàííÿ.
Ñòðîêè âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â ìîæóòü áóòè âêàçàí³ ó ñàìîìó äî-
êóìåíò³ àáî âñòàíîâëåí³ àêòàìè çàêîíîäàâñòâà. Äîêóìåíòè áåç çàçíà-
÷åííÿ ñòðîê³â âèêîíàííÿ ïîâèíí³ áóòè âèêîíàí³ íå ï³çí³øå ÿê çà
30 êàëåíäàðíèõ äí³â, à ç ïîçíà÷êîþ òåðì³íîâî ïðîòÿãîì 7 ðîáî-
÷èõ äí³â â³ä äàòè ï³äïèñàííÿ äîêóìåíòà. Ñòðîê âèêîíàííÿ ìîæå áóòè
çàì³íåíî ëèøå çà âêàç³âêîþ ïîñàäîâî¿ îñîáè, ÿêà ¿¿ âñòàíîâèëà, à â
ðàç³ ¿¿ â³äñóòíîñò³ ïîñàäîâî¿ îñîáè, ÿêà ¿¿ çàì³ùàº. Ïðè ïîòðåá³
ñòðîê ìîæå áóòè ïðîäîâæåíèé íà îá´ðóíòîâàíå ïðîõàííÿ âèêîíàâöÿ,
ÿêå ïîäàºòüñÿ íå ï³çí³ø ÿê çà òðè ðîáî÷³ äí³ äî çàê³í÷åííÿ âñòàíîâ-
ëåíîãî ñòðîêó, à ùîäî äîêóìåíòà áåç çàçíà÷åíîãî ñòðîêó äî çàê³í-
÷åííÿ 30-äåííîãî ñòðîêó â³ä äàòè éîãî îäåðæàííÿ.
Ïåðåë³ê äîêóìåíò³â
³ç çàçíà÷åííÿì ñòðîê³â âèêîíàííÿ
Äåïóòàòñüêèé çàïèò íå ï³çí³ø ÿê ó 15-äåííèé ñòðîê ç äíÿ éîãî
îäåðæàííÿ àáî ³íøèé ñòðîê, óñòàíîâëåíèé Âåðõîâíîþ Ðàäîþ Óê-
ðà¿íè.
Çâåðíåííÿ íàðîäíîãî äåïóòàòà Óêðà¿íè òà äåïóòàòà ì³ñöåâî¿ ðàäè
íàðîäíèõ äåïóòàò³â ïðîòÿãîì íå á³ëüø ÿê 10 äí³â ç äíÿ îäåðæàííÿ.
Ëèñòè-äîðó÷åííÿ òà ëèñòè-çàïèòè óñòàíîâ âèùîãî ð³âíÿ äî çà-
çíà÷åíîãî â íèõ ñòðîêó àáî ïðîòÿãîì 30 äí³â.
Çâ³ò áóõãàëòåðñüêèé ³ áàëàíñ ð³÷íèé: ðîçãëÿä, çàòâåðäæåííÿ é ïî-
â³äîìëåííÿ ð³øåíü çà íèìè ó 15-äåííèé ñòðîê ç äíÿ îäåðæàííÿ.
Òåëåãðàìè, ó ÿêèõ ïîðóøóþòüñÿ ïèòàííÿ, ùî ïîòðåáóþòü òåðì³íî-
âîãî âèð³øåííÿ, äî 2 äí³â, ðåøòà ïðîòÿãîì 10 äí³â.
1.3.6. Çä³éñíåííÿ êîíòðîëþ
çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â
Êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â âêëþ÷ຠòàê³ âèäè ðîá³ò:
• ïîñòàíîâêó äîêóìåíò³â (äîðó÷åíü) íà êîíòðîëü, íà ôîðìóâàííÿ
êàðòîòåêè êîíòðîëüîâàíèõ äîêóìåíò³â;