Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство

Подождите немного. Документ загружается.

Êîíòðîëüí³ ïèòàííÿ

1. ßê³ âèäè äîêóìåíò³â â³äíîñÿòüñÿ äî îðãàí³çàö³éíî-ïðàâîâèõ?

2. ßê³ ôóíêö³¿ âèêîíóº íàêàç ³ õòî éîãî ï³äïèñóº?

3. Ó ÷îìó ïîëÿãàþòü îñîáëèâîñò³ ñêëàäàííÿ ïðîòîêîë³â?

4. Îñîáëèâîñò³ ñêëàäàííÿ é îôîðìëåííÿ àêò³â, äîïîâ³äíèõ çàïèñîê,

äîâ³äîê.

5. ßê îôîðìëÿºòüñÿ ñëóæáîâèé ëèñò?

Ðîçä³ë 3

ÎÐÃÀÍ²ÇÀÖ²ß ÐÎÁÎÒÈ Ç ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ

1.3.1. Ïðèéíÿòòÿ òà ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä

âõ³äíèõ äîêóìåíò³â

Ïðàâèëüíà îðãàí³çàö³ÿ ðîáîòè ç äîêóìåíòàìè íà ï³äïðèºìñòâàõ

ïîëÿãàº ó ñòâîðåíí³ óìîâ, ùî çàáåçïå÷óþòü çáåð³ãàííÿ íåîáõ³äíî¿

äîêóìåíòàëüíî¿ ³íôîðìàö³¿, ¿¿ øâèäêèé ïîøóê, îïåðàòèâí³ñòü ïåðå-

ì³ùåííÿ é âèêîíàííÿ, à òàêîæ çàáåçïå÷åííÿ óìîâ äëÿ âñ³õ âèä³â ðîá³ò

ç äîêóìåíòàìè ç ìîìåíòó ñêëàäàííÿ ÷è îòðèìàííÿ äî çíèùåííÿ ÷è

ïåðåäà÷³ â àðõ³â.

Óñ³ äîêóìåíòè, ùî íàäõîäÿòü äî óñòàíîâè, ó òîìó ÷èñë³ ñòâîðåí³

çà äîïîìîãîþ ÏÊ, ïðèéìàþòüñÿ öåíòðàë³çîâàíî â êàíöåëÿð³¿ àáî

ñåêðåòàðåì. ßê ïðàâèëî, ó êàíöåëÿð³¿ ðîçêðèâàþòüñÿ âñ³ êîíâåðòè çà

âèíÿòêîì òèõ, ùî ìàþòü íàïèñ îñîáèñòî. Ó ðàç³ ïîøêîäæåííÿ êîí-

âåðòà ðîáèòüñÿ â³äì³òêà â ïîøòîâîìó ðåºñòð³. Êîíâåðòè çáåð³ãàþòü-

ñÿ é äîäàþòüñÿ äî äîêóìåíò³â ó ðàç³, êîëè ëèøå çà êîíâåðòîì ìîæíà

âñòàíîâèòè àäðåñó â³äïðàâíèêà, ÷àñ â³äïðàâëåííÿ òà îäåðæàííÿ äî-

êóìåíòà àáî êîëè â êîíâåðò³ â³äñóòí³ êîíêðåòí³ äîêóìåíòè ÷è âñòà-

íîâëåíî íåâ³äïîâ³äí³ñòü íîìåð³â äîêóìåíò³â íîìåðàì íà êîíâåðò³.

Íåïðàâèëüíî îôîðìëåí³ (íå ï³äïèñàí³, íå çàñâ³ä÷åí³), ïîøêîäæåí³

àáî íàä³ñëàí³ íå çà àäðåñîþ äîêóìåíòè ïîâåðòàþòüñÿ â³äïðàâíèêó

àáî ïåðåñèëàþòüñÿ àäðåñàòó.

Äîêóìåíòè, ùî íàä³éøëè äî óñòàíîâè ó âèãëÿä³ ñëóæáîâèõ ëèñò³â,

ï³äëÿãàþòü ïîïåðåäíüîìó ðîçãëÿäó, ÿêèé çä³éñíþºòüñÿ êåð³âíèêîì

êàíöåëÿð³¿ àáî ñåêðåòàðåì. Âõ³äí³ äîêóìåíòè ìîæóòü áóòè äîñòàâëåí³

ïîøòîþ, ç êóðºðîì, ó âèãëÿä³ ôàêñèì³ëüíîãî àáî åëåêòðîííîãî ïî-

â³äîìëåííÿ.

Ìåòîþ ïîïåðåäíüîãî ðîçãëÿäó äîêóìåíò³â º ïîä³ë ¿õ íà ò³, ùî ïî-

òðåáóþòü îáîâÿçêîâîãî ðîçãëÿäó êåð³âíèöòâîì óñòàíîâè àáî âèêî-

íàâöÿìè, âèçíà÷åííÿ íåîáõ³äíîñò³ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â, à òàêîæ

âñòàíîâëåííÿ òåðì³í³â âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â, ÿê³ ïåðåäàþòüñÿ ñòðóê-

òóðíèì ï³äðîçä³ëàì ÷è áåçïîñåðåäí³ì âèêîíàâöÿì.

Ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä äîêóìåíò³â ïîâèíåí çä³éñíþâàòèñÿ â äåíü

îäåðæàííÿ àáî â ïåðøèé ðîáî÷èé äåíü ó ðàç³ íàäõîäæåííÿ ¿õ ó íåðî-

áî÷èé ÷àñ. Äîðó÷åííÿ îðãàí³â âèùîãî ð³âíÿ, òåëåãðàìè, òåëåôîíî-

ãðàìè, ôàêñè ðîçãëÿäàþòüñÿ íåãàéíî.

Êåð³âíèöòâó óñòàíîâè â ïåðøó ÷åðãó ïåðåäàþòüñÿ çàêîíè Óêðà¿-

íè, àêòè òà êîðåñïîíäåíö³ÿ Âåðõîâíî¿ Ðàäè, Ïðåçèäåíòà, Êàá³íåòó

Ì³í³ñòð³â, îðãàí³â âèêîíàâ÷î¿ âëàäè, à òàêîæ íàéâàæëèâ³ø³ äîêóìåí-

òè, ÿê³ ì³ñòÿòü ³íôîðìàö³þ ç ïðèíöèïîâèõ ïèòàíü ä³ÿëüíîñò³ óñòàíî-

âè é ïîòðåáóþòü âèð³øåííÿ êåð³âíèöòâîì. ²íø³ äîêóìåíòè ïåðåäà-

þòüñÿ ó ñòðóêòóðí³ ï³äðîçä³ëè é âèêîíàâöÿì.

Äîêóìåíòè, ùî íàä³éøëè äî óñòàíîâè, ïðîõîäÿòü òàê³ åòàïè:

• ïåðâèííà îáðîáêà;

• ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä;

• ðåºñòðàö³ÿ;

• ðîçãëÿä äîêóìåíò³â êåð³âíèöòâîì;

• íàïðàâëåííÿ äëÿ âèêîíàííÿ;

• êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì;

• âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â;

• ï³äøèâêà äîêóìåíò³â äî ñïðàâ.

Ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä äîêóìåíò³â çä³éñíþºòüñÿ ç ìåòîþ ðîçïîä³ëó ¿õ íà

òàê³, ùî ïîâèíí³ áóòè çàðåºñòðîâàí³, ³ òàê³, ùî íå ï³äëÿãàþòü ðåºñòðàö³¿.

1.3.2. Ïîðÿäîê îáðîáëåííÿ òà íàäñèëàííÿ

âèõ³äíèõ äîêóìåíò³â

Â³äïðàâëåí³ îðãàí³çàö³ºþ äîêóìåíòè íàçèâàþòüñÿ âèõ³äíèìè.

Âèõ³äí³ äîêóìåíòè, ó òîìó ÷èñë³ âèãîòîâëåí³ íà ÏÊ, îáðîáëÿþòüñÿ é

íàäñèëàþòüñÿ â äåíü ¿õ îäåðæàííÿ â³ä âèêîíàâö³â àáî íå ï³çí³øå íà-

ñòóïíîãî äíÿ. Íå äîïóñêàºòüñÿ íàäñèëàííÿ àáî ïåðåäà÷à äîêóìåíò³â

áåç ¿õ ðåºñòðàö³¿.

Ï³ä ÷àñ ïðèéîìó â³ä âèêîíàâö³â âèõ³äíèõ äîêóìåíò³â ñåêðåòàð

îáîâÿçêîâî ïåðåâ³ðÿº:

• ïðàâèëüí³ñòü îôîðìëåííÿ äîêóìåíòà é ðîçì³ùåííÿ íà íüîìó

âñ³õ ðåêâ³çèò³â;

• ïðàâèëüí³ñòü çàçíà÷åííÿ àäðåñè;

• íàÿâí³ñòü óñ³õ íåîáõ³äíèõ ï³äïèñ³â íà äîêóìåíò³ òà äîäàòêàõ äî

íüîãî;

• íàÿâí³ñòü â³ç íà êîï³¿ äîêóìåíòà, ùî çàëèøàºòüñÿ ó ñïðàâàõ óñ-

òàíîâè;

• íàÿâí³ñòü íà äîêóìåíò³ â³äì³òêè ïðî äîäàòêè;

• â³äïîâ³äí³ñòü ê³ëüêîñò³ ïðèì³ðíèê³â ê³ëüêîñò³ àäðåñàò³â.

Íà îðèã³íàëàõ äîêóìåíò³â, ÿê³ ï³äëÿãàþòü ïîâåðíåííþ, ó âåðõí³é

÷àñòèí³ ïðàâîãî ïîëÿ ïåðøî¿ ñòîð³íêè ñòàâèòüñÿ øòàìï Ï³äëÿãàº

ïîâåðíåííþ.

Äîêóìåíòè, ùî íàäñèëàþòüñÿ îäíî÷àñíî îäíîìó é òîìó æ àäðåñà-

òó, âêëàäàþòüñÿ â îäèí êîíâåðò. Íà êîíâåðò³ â òàêîìó ðàç³ ïðîñòàâëÿ-

þòüñÿ ðåºñòðàö³éí³ íîìåðè âñ³õ äîêóìåíò³â, ÿê³ çíàõîäÿòüñÿ â íüîìó.

Âèõ³äí³ äîêóìåíòè, ÿê ³ âõ³äí³, ï³äëÿãàþòü ðåºñòðàö³¿. Ó ðåºñòðàö³éí³é

êàðòö³ àáî â æóðíàë³ çàçíà÷àþòüñÿ íîìåð âèõ³äíîãî äîêóìåíòà, äàòà

ðåºñòðàö³¿, çàãîëîâîê (êîðîòêèé çì³ñò) äîêóìåíòà é íîìåð ñïðàâè, ó

ÿê³é áóäå çáåð³ãàòèñÿ éîãî êîï³ÿ. Äîêóìåíòè, ÿê³ äîñòàâëÿþòüñÿ íà

ï³äïðèºìñòâà êóðºðîì, ïåðåäàþòüñÿ àäðåñàòàì ï³ä ðîçïèñêó â ðîç-

íîñí³é êíèç³.

Îðèã³íàëè òàêèõ äîêóìåíò³â, ÿê íàêàçè, ïëàíè, çâ³òè, ïðîòîêîëè

òîùî, çàëèøàþòüñÿ â óñòàíîâàõ, ÿê³ º àâòîðàìè öèõ äîêóìåíò³â, â

³íø³ óñòàíîâè íàäñèëàþòüñÿ ¿õ çàâ³ðåí³ êîï³¿.

Äîêóìåíòè, âèãîòîâëåí³ íà ÏÊ, íàäñèëàþòüñÿ ³ç ñóïðîâ³äíèì ëèñ-

òîì â óïàêîâö³, ùî â³äïîâ³äàº òåõí³÷íèì âèìîãàì çáåðåæåííÿ íîñ³¿â 

çáåðåæåíîþ íà íèõ ³íôîðìàö³ºþ. Êîï³ÿ ñóïðîâ³äíîãî ëèñòà îáîâÿç-

êîâî ï³äøèâàºòüñÿ äî ñïðàâè íà çàãàëüíèõ óìîâàõ.

1.3.3. Ðåºñòðàö³ÿ äîêóìåíò³â

Ðåºñòðàö³ÿ äîêóìåíòà  öå ô³êñóâàííÿ ôàêòó ñòâîðåííÿ àáî íàä-

õîäæåííÿ äîêóìåíòà øëÿõîì ïîñòàâëåííÿ íà íüîìó óìîâíîãî ïîçíà-

÷åííÿ  ðåºñòðàö³éíîãî ³íäåêñó ç ïîäàëüøèì çàïèñîì ó ðåºñòðàö³éíèõ

ôîðìàõ íåîáõ³äíèõ â³äîìîñòåé ïðî äîêóìåíò. Âîíà ïðîâîäèòüñÿ ç

ìåòîþ çàáåçïå÷åííÿ ¿õ îáë³êó, êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì ³ îïåðàòèâ-

íèì âèêîðèñòàííÿì íàÿâíî¿ â äîêóìåíòàõ ³íôîðìàö³¿. Ðåºñòðàö³ÿ äî-

êóìåíò³â ïîâèííà çä³éñíþâàòèñÿ öåíòðàë³çîâàíî â êàíöåëÿð³¿ àáî

ñåêðåòàðåì. ßê ïðàâèëî, ì³ñöå ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â âèçíà÷àºòüñÿ â

³íñòðóêö³¿ ç ä³ëîâîäñòâà óñòàíîâè.

Íà ï³äïðèºìñòâ³ ðåºñòðàö³¿ ï³äëÿãàþòü äîêóìåíòè, ÿê³ ïîòðåáóþòü

îáë³êó, âèêîíàííÿ é âèêîðèñòàííÿ ç äîäàòêîâîþ ìåòîþ (ðîçïîðÿä÷³,

ïëàíîâ³, çâ³òí³, îáë³êîâî-ñòàòèñòè÷í³, áóõãàëòåðñüê³, ô³íàíñîâ³ òîùî),

ÿê ò³, ùî ñòâîðþþòüñÿ é âèêîðèñòîâóþòüñÿ â óñòàíîâ³, òàê ³ ò³, ùî íàä-

õîäÿòü â³ä ³íøèõ óñòàíîâ ³ ãðîìàäÿí, à òàêîæ ÿê òðàäèö³éí³ ìàøèíî-

ïèñí³ äîêóìåíòè, òàê ³ ñòâîðåí³ çà äîïîìîãîþ ÏÊ.

Îñíîâíèì ïðèíöèïîì ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â º îäíîêðàòí³ñòü.

Êîæíèé äîêóìåíò ðåºñòðóºòüñÿ â óñòàíîâ³ ëèøå îäèí ðàç: âõ³äí³  ó

äåíü íàäõîäæåííÿ àáî íå ï³çí³øå íàñòóïíîãî äíÿ, ÿêùî äîêóìåíò

íàä³éøîâ ó íåðîáî÷èé ÷àñ; ñòâîðþâàí³ â óñòàíîâ³  ó äåíü ï³äïèñàí-

íÿ àáî çàòâåðäæåííÿ. Ó ðàç³ ïåðåäà÷³ çàðåºñòðîâàíîãî äîêóìåíòà ç

îäíîãî ï³äðîçä³ëó â ³íøèé â³í ïîâòîðíî íå ðåºñòðóºòüñÿ.

Äîêóìåíòè ðåºñòðóþòüñÿ â ìåæàõ ãðóï çàëåæíî â³ä íàçâè âèäó, àâ-

òîðà é çì³ñòó. Íàïðèêëàä, îêðåìî ðåºñòðóþòüñÿ çàêîíè Óêðà¿íè, àêòè

³ êîðåñïîíäåíö³ÿ Âåðõîâíî¿ Ðàäè, Ïðåçèäåíòà òà Êàá³íåòó Ì³í³ñòð³â;

íàêàçè óñòàíîâè ç îñíîâíî¿ ä³ÿëüíîñò³: ïðî ïðèéíÿòòÿ, ïåðåâåäåííÿ,

çâ³ëüíåííÿ, ñóì³ñíèöòâî ïðàö³âíèê³â, ïðî íàäàííÿ â³äïóñòîê, â³äðÿä-

æåííÿ; ç àäì³í³ñòðàòèâíî-ãîñïîäàðñüêèõ ïèòàíü; ð³øåííÿ êîëåã³¿ óñòà-

íîâè, àêòè ðåâ³ç³¿ ô³íàíñîâî-ãîñïîäàðñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³, áóõãàëòåðñüê³

äîêóìåíòè, çàÿâêè íà ìàòåð³àëüíî-òåõí³÷íå ïîñòà÷àííÿ òîùî.

Ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòà íàäàºòüñÿ óìîâíå ïîçíà÷åííÿ  ðå-

ºñòðàö³éíèé ³íäåêñ, ÿêèé ñêëàäàºòüñÿ ç ïîðÿäêîâîãî íîìåðà â ìåæàõ

ãðóïè äîêóìåíò³â, ùî ðåºñòðóþòüñÿ, ³ äîïîâíþºòüñÿ ³íäåêñàìè çà íî-

ìåíêëàòóðîþ ñïðàâ, ïèòàííÿìè ä³ÿëüíîñò³, êîðåñïîíäåíòàìè òîùî.

Äëÿ ðåºñòðàö³¿ âñ³õ äîêóìåíò³â âèêîðèñòîâóºòüñÿ ºäèíà ðåºñòðà-

ö³éíî-êîíòðîëüíà êàðòêà, ïðèäàòíà äëÿ îáðîáëåííÿ ÏÊ.

Æóðíàëüíà ôîðìà ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â äîïóñêàºòüñÿ â óñòàíî-

âàõ ç îáñÿãîì äîêóìåíòîîá³ãó äî 500600 äîêóìåíò³â íà ð³ê.

Â óñòàíîâàõ, äå äîâ³äêîâ³ êàðòîòåêè âåäóòüñÿ ó ñòðóêòóðíèõ

ï³äðîçä³ëàõ, ðåºñòðàö³éí³ êàðòêè ñêëàäàþòüñÿ ó äâîõ ïðèì³ðíèêàõ

(äëÿ êàíöåëÿð³¿ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó, â ÿêèé êàðòêà ïåðåäàºòü-

ñÿ ðàçîì ç äîêóìåíòîì). Ó ðàç³ ïîñòàíîâêè äîêóìåíòà íà êîíòðîëü

âèãîòîâëÿþòüñÿ òðè ïðèì³ðíèêè êàðòêè. Ðåºñòðàö³éí³ êàðòêè ãðó-

ïóþòüñÿ â äîâ³äêîâ³ êàðòîòåêè, ÿê³ ñòâîðþþòüñÿ îêðåìî íà êîæíèé

êàëåíäàðíèé ð³ê. ßê ïðàâèëî, êàðòîòåêà ñêëàäàºòüñÿ ç äâîõ ÷àñòèí:

íåâèêîíàíèõ ³ âèêîíàíèõ äîêóìåíò³â. Ïåðøà ÷àñòèíà êàðòîòåêè âè-

êîðèñòîâóºòüñÿ äëÿ ïîøóê³â äîêóìåíòà ó ïðîöåñ³ éîãî âèêîíàííÿ çà

âèêîíàâöÿìè, êîðåñïîíäåíòàìè àáî òåðì³íàìè âèêîíàííÿ. Äðóãà 

äëÿ ïîøóê³â âèêîíàíèõ äîêóìåíò³â ç ïåâíîãî ïèòàííÿ.

Àâòîìàòèçîâàíà ðåºñòðàö³ÿ äîêóìåíò³â ïðîâîäèòüñÿ öåíòðàë³çî-

âàíî â ì³ñöÿõ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â, îáëàäíàíèõ ÏÊ. Çàïèñ çä³éñíþ-

ºòüñÿ ç ðåºñòðàö³éíî-êîíòðîëüíî¿ êàðòêè (ÐÊÊ), ïîáóäîâàíî¿ íà áàç³

îáîâÿçêîâèõ ðåêâ³çèò³â, ÿê³ çàáåçïå÷óþòü ñóì³ñí³ñòü ïðîãðàìíèõ ³

òåõí³÷íèõ çàñîá³â, àáî øëÿõîì ïðÿìîãî ââåäåííÿ ç äîêóìåíòà âñòà-

íîâëåíîãî îáîâÿçêîâîãî ñêëàäó ðåêâ³çèò³â: íàçâà âèäó äîêóìåíòà,

àâòîð-êîðåíñïîíäåíò; äàòà òà ³íäåêñ äîêóìåíòà; çàãîëîâîê äîêóìåí-

òà àáî éîãî êîðîòêèé çì³ñò; ðåçîëþö³ÿ; â³äïîâ³äàëüíèé âèêîíàâåöü;

òåðì³í âèêîíàííÿ; ïîçíà÷êà ïðî âèêîíàííÿ. Ñêëàä îáîâÿçêîâèõ ðåê-

â³çèò³â ó ðàç³ ïîòðåáè äîïîâíþþòü òàêèìè â³äîìîñòÿìè: âèêîíàâåöü,

ðîçïèñêà âèêîíàâöÿ ïðî îäåðæàííÿ äîêóìåíòà, õ³ä âèêîíàííÿ, äî-

äàòêè òîùî. Ïîðÿäîê ðîçì³ùåííÿ ðåêâ³çèò³â ìîæå âèçíà÷àòèñÿ ñà-

ìîþ óñòàíîâîþ.

Ó ðàç³ àâòîìàòèçîâàíî¿ ðåºñòðàö³¿ ôîðìóºòüñÿ áàíê ðåºñòðàö³é-

íèõ äàíèõ, à çà íàÿâíîñò³ ìåðåæ³  öåíòðàëüíèé áàíê ðåºñòðàö³é-

íèõ äàíèõ.

Àâòîìàòèçîâàí³ ðåºñòðàö³éí³ áàíêè äàíèõ çàáåçïå÷óþòü ïðàö³â-

íèê³â ³íôîðìàö³ºþ ïðî âñ³ äîêóìåíòè é ì³ñöå ¿õ çíàõîäæåííÿ çà äîïî-

ìîãîþ âèâåäåííÿ ³íôîðìàö³¿ íà äèñïëåé ³ âèãîòîâëåííÿ ìàøèíîãðàì.

Ó ðàç³ ÷àñòêîâî¿ àâòîìàòèçàö³¿ ïîøóêîâèõ îïåðàö³é ïîâèííà äîòðè-

ìóâàòèñÿ ñóì³ñí³ñòü òðàäèö³éíî¿ é àâòîìàòèçîâàíî¿ ñèñòåì ðåºñòðàö³¿

òà ïîøóê³â. ßê ïðàâèëî, ïîøóê ³íôîðìàö³¿ ïðîâîäèòüñÿ öåíòðàë³çî-

âàíî íà àâòîìàòèçîâàíèõ ì³ñöÿõ ðåºñòðàö³¿ òà îáðîáêè ³íôîðìàö³¿.

Êîðèñòóâà÷ ïîâèíåí ìàòè ìîæëèâ³ñòü îäåðæàòè ³íôîðìàö³þ çà âñ³ìà

àáî ê³ëüêîìà ðåêâ³çèòàìè ðåºñòðàö³¿ é òî÷íå ì³ñöåçíàõîäæåííÿ äîêó-

ìåíòà â ïåâíèé ÷àñ.

Ïðè ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòè ïîä³ëÿþòüñÿ íà ê³ëüêà ãðóï, êîæíà ç

ÿêèõ ðåºñòðóºòüñÿ îêðåìî. Öå âèõ³äí³ äîêóìåíòè, âõ³äí³ äîêóìåíòè,

âíóòð³øí³ äîêóìåíòè.

Ïðè ðåºñòðàö³¿ êîæíî¿ ãðóïè äîêóìåíò³â ïîâèíí³ çàñòîñîâóâàòèñÿ

ºäèí³ óí³ô³êîâàí³ ñïîñîáè ïðèñâîºííÿ íîìåð³â.

Âíóòð³øí³ äîêóìåíòè ³ êîìåðö³éí³ êîíòðàêòè çà óìîâè íåâåëèêèõ

îáñÿã³â ³ çàáåçïå÷åííÿ ¿õ ïîâíîãî çáåðåæåííÿ ð³øåííÿì êåð³âíèöòâà

ï³äïðèºìñòâà ìîæóòü íå ðåºñòðóâàòèñÿ. Ó òàêîìó âèïàäêó äîêóìåí-

òó ïðèñâîþºòüñÿ ïîðÿäêîâèé íîìåð, íàñòóïíèé çà íîìåðîì îñòàí-

íüîãî, ï³äøèòîãî ó â³äïîâ³äíó ñïðàâó. Çðàçêè ðåºñòðàö³éíèõ äîêó-

ìåíò³â äîäàþòüñÿ.

ÆÓÐÍÀË

ÐÅªÑÒÐÀÖ²¯ ÂÕ²ÄÍÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒ²Â

Äàòà

íàäõîäæåííÿ

òà ³íäåêñ

äîêó ìåíòà

Êîðåñïîíäåíò,

äàòà òà ³íäåêñ

îäåðæàíîãî

äîêó ìåíòà

Êîðîòêèé

çì³ñò

Ðåçîëþö³ÿ

àáî êîìó

íàïðàâëåíèé

äîêó ìåíò

Ïîçíà÷êà ïðî

âèêîíàííÿ

äîêó ìåíòà

12345

Ôîðìàò À4 (210 × 297)

ÆÓÐÍÀË

ÐÅªÑÒÐÀÖ²¯ ÂÈÕ²ÄÍÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒ²Â

Äàòà òà ³íäåêñ

äîêó ìåíòà

Êîðåñïîíäåíò Êîðîòêèé çì³ñò

Ïîçíà÷êà ïðî

âèêîíàííÿ

äîêó ìåíòà

12 34

ÐÅªÑÒÐÀÖ²ÉÍÎ-ÊÎÍÒÐÎËÜÍÀ ÊÀÐÒÊÀ

Àâòîð äîêóìåíòà

àáî êîðåñïîíäåíò

Òåðì³í âèêîíàííÿ

70 70

Ðîçïèñêà â îäåðæàíí³ äîêóìåíòà

Çàãîëîâîê äîêóìåíòà àáî éîãî êîðîòêèé çì³ñò

210

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Íàçâà âèäó

äîêó ìåíòà

Äàòà òà ³íäåêñ äîêóìåíòà

Äàòà òà ³íäåêñ

íàäõîäæåííÿ

150

Ðåçîëþö³ÿ àáî êîìó íàïðàâëåíî, â³äïîâ³äàëüíèé âèêîíàâåöü

Ïîçíà÷êà ïðî âèêîíàííÿ

Ëèöüîâèé á³ê

Ôîíä ¹ Îïèñ ¹ Ñïðàâà ¹

70 70

210

Êîíòðîëüí³ â³äì³òêè

Çâîðîòíèé á³ê

Ï Å Ð Å Ë ² Ê

îáîâÿçêîâèõ ðåêâ³çèò³â äëÿ çàïîâíåííÿ

ðåºñòðàö³éíî-êîíòðîëüíî¿ êàðòêè

Ðåêâ³çèòè Ïîÿñíåííÿ äî çàïîâíåííÿ

Çàïîâíþºòüñÿ â³äïîâ³äíî äî íàçâè äîêóìåíòà, ùî ðåºñò-

ðóºòüñÿ. Ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ ëèñò³â ãðàôà íå çàïîâíþºòüñÿ

Íàçâà âèäó

äîêóìåíòà

Àâòîð

(êîðåñïîíäåíò)

Ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòà, ùî íàä³éøîâ, çàïèñóºòüñÿ

íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè (îñîáè)  àâòîðà äîêóìåíòà. Ï³ä

÷àñ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíòà, ùî Â³äïðàâëÿºòüñÿ, çàïèñóºòüñÿ

íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè (îñîáè)  êîðåñïîíäåíòà. Äîïóñ-

êàºòüñÿ çàñòîñóâàííÿ ñêîðî÷åíîãî íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè

Äàòà äîêóìåíòà

Äàòà, íàäàíà äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-àâòîðîì, ïåðåíîñèòüñÿ

íà ÐÊÊ òðüîìà ïàðàìè àðàáñüêèõ öèôð (÷èñëî, ì³ñÿöü, ð³ê)

²íäåêñ äîêóìåíòà

²íäåêñ, íàäàíèé äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-îäåðæóâà÷åì, ïåðå-

íîñèòüñÿ ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ íàäõîäæåííÿ íà ÐÊÊ ç ðåºñò-

ðàö³éíîãî øòàìïà. Ï³ñëÿ âèêîíàííÿ äîêóìåíòà äîïîâ-

íþºòüñÿ íîìåðîì ñïðàâè çà íîìåíêëàòóðîþ ñïðàâ àáî

³íøèìè ³íäåêñàìè

²íäåêñ, íàäàíèé äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-àâòîðîì, ïåðåíîñèòü-

ñÿ íà ÐÊÊ ç äîêóìåíòà, ùî íàä³éøîâ àáî â³äïðàâëÿºòüñÿ

²íäåêñ äîêóìåíòà

Äàòà íàäõîäæåííÿ

Äàòà íàäõîäæåííÿ äîêóìåíòà â óñòàíîâó ïåðåíîñèòüñÿ íà

ÐÊÊ ç ðåºñòðàö³éíîãî øòàìïà òðüîìà ïàðàìè àðàáñüêèõ

öèôð

²íäåêñ íàäõîäæåííÿ ²íäåêñ, íàäàíèé äîêóìåíòó óñòàíîâîþ-îäåðæóâà÷åì, ïåðå-

íîñèòüñÿ ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ íàäõîäæåííÿ íà ÐÊÊ ç ðåºñòðà-

ö³éíîãî øòàìïà. Ï³ñëÿ âèêîíàííÿ äîêóìåíòà äîïîâíþºòü-

ñÿ íîìåðîì ñïðàâè çà íîìåíêëàòóðîþ ñïðàâ àáî ³íøèìè

³íäåêñàìè

Çàãîëîâîê äîêóìåí-

òà àáî êîðîòêèé

çì³ñò

Ïåðåíîñèòüñÿ çàãîëîâîê, ñôîðìóëüîâàíèé íà äîêóìåíò³. Ó

ðàç³ â³äñóòíîñò³ çàãîëîâêà â³í ôîðìóëþºòüñÿ â³äïîâ³äíî äî

ïðàâèë

Ðåçîëþö³ÿ Ïåðåíîñèòüñÿ íà ÐÊÊ ç äîêóìåíòà îñíîâíèé çì³ñò äîðó÷åí-

íÿ, ïð³çâèùå àâòîðà é äàòà ðåçîëþö³¿

Â³äïîâ³äàëüíèé

âèêîíàâåöü

Ïð³çâèùå, ³í³ö³àëè â³äïîâ³äàëüíîãî âèêîíàâöÿ ïåðåíîñÿòü-

ñÿ ç ðåçîëþö³¿, ìîæëèâå çàçíà÷åííÿ íîìåðà òåëåôîíó

Òåðì³í âèêîíàííÿ Ïðîñòàâëÿºòüñÿ ÷èñëî, ì³ñÿöü, ð³ê  òðüîìà ïàðàìè

àðàáñüêèõ öèôð. Ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ ³í³ö³àòèâíîãî äîêóìåí-

òà, ùî â³äïðàâëÿºòüñÿ, çàïèñóºòüñÿ î÷³êóâàíà äàòà îòðè-

ìàííÿ â³äïîâ³ä³

Â³äì³òêà

ïðî âèêîíàííÿ

Êîðîòêèé çàïèñ âèð³øåííÿ ïèòàííÿ ïî ñóò³ àáî äàòà

òà ³íäåêñ äîêóìåíòà-â³äïîâ³ä³

Ïðèì³ðíèé ïåðåë³ê äîêóìåíò³â,

ùî íå ï³äëÿãàþòü ðåºñòðàö³¿ ä³ëîâîäíîþ ñëóæáîþ

1. Ëèñòè, ùî íàä³éøëè â êîï³¿ äî â³äîìà.

2. Òåëåãðàìè é ëèñòè ïðî äîçâ³ë íà â³äðÿäæåííÿ é â³äïóñòêè.

3. Ïîâ³äîìëåííÿ ïðî çàñ³äàííÿ, íàðàäè, çáîðè é ïîðÿäîê äåííèé.

4. Ãðàô³êè, íàðàäè, çàÿâêè, ðîçíàðÿäêè.

5. Çâåäåííÿ òà ³íôîðìàö³ÿ, íàä³ñëàí³ äî â³äîìà.

6. Íàâ÷àëüí³ ïëàíè, ïðîãðàìè (êîï³¿).

7. Ðåêëàìí³ ïîâ³äîìëåííÿ, ïëàêàòè, ïðîãðàìè íàðàä, êîíôåðåíö³é

òîùî.

8. Ïðåéñêóðàíòè (êîï³¿).

9. Íîðìè âèòðàòè ìàòåð³àë³â.

10. Â³òàëüí³ ëèñòè é çàïðîøåííÿ.

11. Äðóêîâàí³ âèäàííÿ (êíèãè, æóðíàëè, áþëåòåí³).

12. Íàóêîâ³ çâ³òè çà òåìàìè.

13. Ì³ñÿ÷í³, êâàðòàëüí³, ï³âð³÷í³ çâ³òè.

14. Ôîðìè ñòàòèñòè÷íî¿ çâ³òíîñò³.

1.3.4. Îðãàí³çàö³ÿ êîíòðîëþ

çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â

Ðåºñòðàö³þ äîêóìåíò³â ìîæíà ðîçãëÿíóòè ÿê ïî÷àòêîâèé åòàï

êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì.

Ìåòîþ êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â íà ï³äïðèºìñòâ³ º

çàáåçïå÷åííÿ ñâîº÷àñíîãî òà ÿê³ñíîãî ¿õ âèêîíàííÿ. Êîíòðîëþ ï³äëÿ-

ãàþòü çàðåºñòðîâàí³ äîêóìåíòè, â ÿêèõ âèçíà÷åíå çàâäàííÿ.

Îáîâÿçêîâîìó êîíòðîëþ âèêîíàííÿ ï³äëÿãàþòü òàê³ äîêóìåíòè:

çàêîíè Óêðà¿íè; ïîñòàíîâè Âåðõîâíî¿ Ðàäè; óêàçè, ðîçïîðÿäæåííÿ òà

äîðó÷åííÿ Ïðåçèäåíòà; ïîñòàíîâè òà ðîçïîðÿäæåííÿ Êàá³íåòó Ì³í³-

ñòð³â; çàïèòè òà çâåðíåííÿ íàðîäíèõ äåïóòàò³â Óêðà¿íè.

Â³äïîâ³äàëüí³ñòü çà âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â íåñóòü îñîáè, çàçíà÷åí³

â ðîçïîðÿä÷îìó äîêóìåíò³ (íàêàç³, ðîçïîðÿäæåíí³, ð³øåíí³ òîùî),

ðåçîëþö³¿ êåð³âíèêà òà áåçïîñåðåäí³ âèêîíàâö³. ßêùî äîêóìåíò âè-

êîíóºòüñÿ ê³ëüêîìà ïðàö³âíèêàìè, â³äïîâ³äàëüíèì çà îðãàí³çàö³þ

âèêîíàííÿ (ñêëèêàííÿ) º ïðàö³âíèê, ÿêèé ó ðåçîëþö³¿ çàçíà÷åíèé ïåð-

øèì. Êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â íà ï³äïðèºìñòâàõ ïîêëà-

äàºòüñÿ íà êàíöåëÿð³þ, ñåêðåòàðÿ àáî íà ñïåö³àëüíî ñòâîðåíó êîíò-

ðîëüíó ñëóæáó. Çà âêàç³âêîþ êåð³âíèöòâà êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì

ìîæå áóòè ïîêëàäåíèé íà ïðàö³âíèêà ï³äïðèºìñòâà, ÿêèé íå ìàº

â³äíîøåííÿ äî ä³ëîâîäñòâà.

1.3.5. Ñòðîêè âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â

Ó ä³ëîâîäñòâ³ äîêóìåíòè ìîæóòü ïîä³ëÿòèñÿ íà äâ³ ãðóïè:

• ³ç çàçíà÷åíèì ñòðîêîì âèêîíàííÿ;

• áåç çàçíà÷åíîãî ñòðîêó âèêîíàííÿ.

Ñòðîêè âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â ìîæóòü áóòè âêàçàí³ ó ñàìîìó äî-

êóìåíò³ àáî âñòàíîâëåí³ àêòàìè çàêîíîäàâñòâà. Äîêóìåíòè áåç çàçíà-

÷åííÿ ñòðîê³â âèêîíàííÿ ïîâèíí³ áóòè âèêîíàí³ íå ï³çí³øå ÿê çà

30 êàëåíäàðíèõ äí³â, à ç ïîçíà÷êîþ òåðì³íîâî  ïðîòÿãîì 7 ðîáî-

÷èõ äí³â â³ä äàòè ï³äïèñàííÿ äîêóìåíòà. Ñòðîê âèêîíàííÿ ìîæå áóòè

çàì³íåíî ëèøå çà âêàç³âêîþ ïîñàäîâî¿ îñîáè, ÿêà ¿¿ âñòàíîâèëà, à â

ðàç³ ¿¿ â³äñóòíîñò³  ïîñàäîâî¿ îñîáè, ÿêà ¿¿ çàì³ùàº. Ïðè ïîòðåá³

ñòðîê ìîæå áóòè ïðîäîâæåíèé íà îá´ðóíòîâàíå ïðîõàííÿ âèêîíàâöÿ,

ÿêå ïîäàºòüñÿ íå ï³çí³ø ÿê çà òðè ðîáî÷³ äí³ äî çàê³í÷åííÿ âñòàíîâ-

ëåíîãî ñòðîêó, à ùîäî äîêóìåíòà áåç çàçíà÷åíîãî ñòðîêó  äî çàê³í-

÷åííÿ 30-äåííîãî ñòðîêó â³ä äàòè éîãî îäåðæàííÿ.

Ïåðåë³ê äîêóìåíò³â

³ç çàçíà÷åííÿì ñòðîê³â âèêîíàííÿ

Äåïóòàòñüêèé çàïèò  íå ï³çí³ø ÿê ó 15-äåííèé ñòðîê ç äíÿ éîãî

îäåðæàííÿ àáî ³íøèé ñòðîê, óñòàíîâëåíèé Âåðõîâíîþ Ðàäîþ Óê-

ðà¿íè.

Çâåðíåííÿ íàðîäíîãî äåïóòàòà Óêðà¿íè òà äåïóòàòà ì³ñöåâî¿ ðàäè

íàðîäíèõ äåïóòàò³â  ïðîòÿãîì íå á³ëüø ÿê 10 äí³â ç äíÿ îäåðæàííÿ.

Ëèñòè-äîðó÷åííÿ òà ëèñòè-çàïèòè óñòàíîâ âèùîãî ð³âíÿ  äî çà-

çíà÷åíîãî â íèõ ñòðîêó àáî ïðîòÿãîì 30 äí³â.

Çâ³ò áóõãàëòåðñüêèé ³ áàëàíñ ð³÷íèé: ðîçãëÿä, çàòâåðäæåííÿ é ïî-

â³äîìëåííÿ ð³øåíü çà íèìè ó 15-äåííèé ñòðîê ç äíÿ îäåðæàííÿ.

Òåëåãðàìè, ó ÿêèõ ïîðóøóþòüñÿ ïèòàííÿ, ùî ïîòðåáóþòü òåðì³íî-

âîãî âèð³øåííÿ,  äî 2 äí³â, ðåøòà  ïðîòÿãîì 10 äí³â.

1.3.6. Çä³éñíåííÿ êîíòðîëþ

çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â

Êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â âêëþ÷àº òàê³ âèäè ðîá³ò:

• ïîñòàíîâêó äîêóìåíò³â (äîðó÷åíü) íà êîíòðîëü, íà ôîðìóâàííÿ

êàðòîòåêè êîíòðîëüîâàíèõ äîêóìåíò³â;