Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство

Подождите немного. Документ загружается.

Äî ñïðàâè ¹ 04/24

Ïèòàííÿ âèð³øåíî ïîçèòèâíî

ó òåëåôîíí³é ðîçìîâ³ 10.06.02

(ïîñàäà, ³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Â³äì³òêà Äî ñïðàâè ñâ³ä÷èòü:

• ïðî òå, ùî ðîáîòà íàä äîêóìåíòîì çàâåðøåíà;

• ïðî ïåðåíåñåííÿ äàíèõ íà ìàøèííèé íîñ³é  íà íèæíüîìó ïðà-

âîìó ïîë³ ïåðøîãî àðêóøà äîêóìåíòà ñëîâà Ïåðåíåñåíèé íà

ìàøèííèé íîñ³é, äàòà ïåðåíåñåííÿ, íîìåð ìàñèâó, ï³äïèñ îñî-

áè, â³äïîâ³äàëüíî¿ çà ïåðåíåñåííÿ äàíèõ.

Â³äì³òêà ïðî âèêîíàâöÿ. Êîæíèé äîêóìåíò ïîâèíåí ìàòè â³äì³òêó

ïðî ïð³çâèùå òà íîìåð ñëóæáîâîãî òåëåôîíó âèêîíàâöÿ, ÿê³ çàçíà÷à-

þòüñÿ íà ëèöüîâîìó àáî çâîðîòíîìó áîö³ îñòàííüîãî àðêóøà äîêó-

ìåíòà, íàïðèêëàä:

Ïåòðåíêî 224 50 70

Ó ðàç³ ïîòðåáè ï³ä ïð³çâèùåì âèêîíàâöÿ äîêóìåíòà é íîìåðîì éîãî

òåëåôîíó çàçíà÷àºòüñÿ ³íäåêñ äðóêàðêè (ïåðø³ ë³òåðè é ïð³çâèùå,

ê³ëüê³ñòü íàäðóêîâàíèõ ïðèì³ðíèê³â ³ äàòà äðóêóâàííÿ), íàïðèêëàä:

Õîìåíêî 444 18 61

ÂÏ 5 12.01.02

Îôîðìëåííÿ äîäàòê³â äî äîêóìåíò³â. Äîäàòêè äîïîâíþþòü, ïîÿñ-

íþþòü îêðåì³ ÷àñòèíè äîêóìåíòà àáî äîêóìåíò ó ö³ëîìó. Ïðî ¿õ íà-

ÿâí³ñòü çàçíà÷àºòüñÿ â òåêñò³ àáî ï³ñëÿ òåêñòó äîêóìåíòà ïåðåä ï³äïè-

ñîì. Íàçâà äîäàòêà â òåêñò³ äîêóìåíòà ïîâèííà â³äïîâ³äàòè íàçâ³ ñà-

ìîãî äîäàòêà.

Äîäàòêè äî äîêóìåíò³â áóâàþòü òðüîõ âèä³â:

1) ùî çàòâåðäæóþòüñÿ àáî ââîäÿòüñÿ â ä³þ ðîçïîðÿä÷èìè äîêóìåí-

òàìè (äîäàòêè äî ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â);

2) ùî ïîÿñíþþòü àáî äîïîâíþþòü çì³ñò îñíîâíîãî äîêóìåíòà;

3) ùî º ñàìîñò³éíèìè äîêóìåíòàìè é íàäñèëàþòüñÿ ³ç ñóïðîâ³äíèì

ëèñòîì.

Äîäàòêè îôîðìëþþòüñÿ íà ñòàíäàðòíèõ àðêóøàõ ³ ìàþòü óñ³ íå-

îáõ³äí³ äëÿ êîíêðåòíîãî âèäó äîêóìåíòà ðåêâ³çèòè.

Ó ðîçïîðÿä÷îìó äîêóìåíò³ â³äîìîñò³ ïðî íàÿâí³ñòü äîäàòê³â çàç-

íà÷àþòüñÿ â òåêñò³, íàïðèêëàä:

Ðîçðîáèòè é ïîäàòè íà çàòâåðäæåííÿ ãðàô³ê êîìïëåêñíîãî ïëàíó

íàóêîâî¿ îðãàí³çàö³¿ ïðàö³ çà ôîðìîþ, çàçíà÷åíîþ â Äîäàòêó 1.

Äîäàòêè äî ðîçïîðÿä÷îãî äîêóìåíòà ïîâèíí³ ìàòè â³äì³òêó ç ïî-

ñèëàííÿì íà öåé ðîçïîðÿä÷èé äîêóìåíò, éîãî äàòó é íîìåð, ÿêà ðî-

áèòüñÿ íà âåðõíüîìó ïðàâîìó ïîë³ ïåðøîãî éîãî àðêóøà, íàïðèêëàä:

Äîäàòîê

äî íàêàçó Ì³í³ñòåðñòâà

îñâ³òè ³ íàóêè Óêðà¿íè

30.05.02 ¹ 17

Çà íàÿâíîñò³ ê³ëüêîõ äîäàòê³â íà íèõ çàçíà÷àþòüñÿ íîìåðè, íà-

ïðèêëàä: Äîäàòîê 1, Äîäàòîê 2 òîùî. Çíàê ¹ ïåðåä öèôðîâèì ïîçíà-

÷åííÿì íå ñòàâèòüñÿ. Äîäàòêè äî ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â ïîâèíí³

ï³äïèñóâàòè êåð³âíèêè ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ë³â óñòàíîâè íà ëèöüîâ³é

ñòîðîí³ îñòàííüîãî àðêóøà äîäàòêà. Â³äîìîñò³ ïðî íàÿâí³ñòü äîäàòê³â

äî ïëàí³â, çâ³ò³â, ïðîòîêîë³â, ïîâ³äîìëåíü, ëèñò³â òîùî îôîðìëþþòüñÿ

â òàêîìó ïîðÿäêó:

• ÿêùî äîêóìåíò ìàº äîäàòêè, ïîâíà íàçâà ÿêèõ íå íàâîäèòüñÿ â

òåêñò³, òî ¿õ íåîáõ³äíî ïåðåë³÷èòè ï³ñëÿ òåêñòó ³ç çàçíà÷åííÿì,

íàïðèêëàä:

Äîäàòîê: 1. ²íñòðóêö³ÿ ç ä³ëîâîäñòâà íà 10 àðê., ó 3 ïðèì.

2. Â³äãóê íà ïðîåêò ³íñòðóêö³¿ íà 4 àðê., ó 2 ïðèì.;

• ÿêùî äîäàòêè çáðîøóðîâàí³, òî ê³ëüê³ñòü àðêóø³â íå âêàçóþòü.

Íà ñàìèõ äîäàòêàõ ó ïðàâîìó âåðõíüîìó êóò³ ïèøåòüñÿ ñëîâî

Äîäàòêè, íîìåð äîäàòêà (ÿêùî ¿õ ê³ëüêà), íàçâà, äàòà é íîìåð

îñíîâíîãî äîêóìåíòà.

Òåêñò  ãîëîâíèé åëåìåíò äîêóìåíòà. Ï³äãîòîâêà òåêñòîâî¿ ÷àñòè-

íè  îäíà ç íàéâàæëèâ³øèõ îïåðàö³é ó äîêóìåíòóâàíí³. Òåêñò äîêó-

ìåíòà ïîâèíåí ì³ñòèòè ïåâíó àðãóìåíòîâàíó ³íôîðìàö³þ, âèêëàäåíó

ñòèñëî, ãðàìîòíî, çðîçóì³ëî òà îáºêòèâíî, áåç ïîâòîð³â òà âæèâàí-

íÿ ñë³â ³ çâîðîò³â, ÿê³ íå íåñóòü çì³ñòîâîãî íàâàíòàæåííÿ. Â³í ñêëàäà-

ºòüñÿ ç ëîã³÷íèõ åëåìåíò³â: âñòóïó, äîêàçó, çàê³í÷åííÿ.

Çì³ñò äîêóìåíòà ìàº áóòè ïîâÿçàíèé ç³ çì³ñòîì ðàí³øå âèäàíèõ ç

ïåâíîãî ïèòàííÿ äîêóìåíò³â. Éîãî òåêñò ìîæå áóòè îôîðìëåíèé ó

âèãëÿä³ ñóö³ëüíîãî ñêëàäíîãî òåêñòó, àíêåòè, òàáëèö³ àáî ïîºäíàííÿ

öèõ ôîðì.

Ñóö³ëüíèé ñêëàäíèé òåêñò ì³ñòèòü ãðàìàòè÷íî é ëîã³÷íî óçãîäæå-

íó ³íôîðìàö³þ ïðî óïðàâë³íñüê³ ä³¿ òà âèêîðèñòîâóºòüñÿ ï³ä ÷àñ ñêëà-

äàííÿ ïðàâèë, ïîëîæåíü, ëèñò³â, ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â. Òåêñòè

ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â ³ ëèñò³â ñêëàäàþòüñÿ, ÿê ïðàâèëî, ç äâîõ ÷àñ-

òèí. Ó ïåðø³é çàçíà÷àºòüñÿ ï³äñòàâà àáî îá´ðóíòóâàííÿ äëÿ ñêëàäàí-

íÿ äîêóìåíòà, ó äðóã³é  âèñíîâêè, ïðîïîçèö³¿, ð³øåííÿ, ðîçïîðÿä-

æåííÿ àáî ïðîõàííÿ. Â îêðåìèõ âèïàäêàõ òåêñò äîêóìåíòà ìîæå

ì³ñòèòè ëèøå îäíó ðåçîëþòèâíó ÷àñòèíó, íàïðèêëàä: íàêàç  ðîçïî-

ðÿä÷ó ÷àñòèíó áåç êîíñòàòóþ÷î¿, ëèñò  ïðîõàííÿ áåç ïîÿñíåííÿ.

Ôîðìà àíêåòè âèêîðèñòîâóºòüñÿ â ðàç³ âèêëàäåííÿ öèôðîâî¿ àáî ñëî-

âåñíî¿ ³íôîðìàö³¿ ïðî îäèí îáºêò çà ïåâíèì îáñÿãîì îçíàê. Àíêåòí³

òåêñòè âèêîðèñòîâóþòüñÿ â îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷èõ, ô³íàíñîâèõ,

äîêóìåíòàõ ç ìàòåð³àëüíî-òåõí³÷íîãî ïîñòà÷àííÿ é çáóòó òîùî.

Ôîðìà òàáëèö³ âèêîðèñòîâóºòüñÿ â ðàç³ âèêëàäåííÿ öèôðîâî¿ àáî

ñëîâåñíî¿ ³íôîðìàö³¿ ïðî ê³ëüêà îáºêò³â çà ðÿäîì îçíàê. Òàáëè÷í³ òåê-

ñòè âèêîðèñòîâóþòüñÿ ó ïëàíîâèõ, çâ³òíî-ñòàòèñòè÷íèõ, ô³íàíñîâèõ,

áóõãàëòåðñüêèõ, îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷èõ òà ³íøèõ äîêóìåíòàõ.

Ó òàáëèöÿõ ³ àíêåòàõ, ïðèçíà÷åíèõ äëÿ îáðîáëåííÿ ÏÊ, îáºêòè îç-

íàêè òà ¿õ ïîêàçíèêè ó ðàç³ ïîòðåáè êîäóþòüñÿ. Â³äïîâ³äàëüí³ñòü çà

çì³ñò, ïðàâèëüíó ï³äãîòîâêó òà îôîðìëåííÿ ñëóæáîâèõ äîêóìåíò³â ïî-

êëàäàºòüñÿ íà êåð³âíèê³â óñòàíîâ. Çà çì³ñò äîêóìåíòà, ÿêèé â³çóºòüñÿ

ê³ëüêîìà îñîáàìè, â³äïîâ³äàëüí³ñòü íåñóòü îäíàêîâîþ ì³ðîþ âñ³ ö³

îñîáè.

Ó òåêñò³ äîêóìåíòà, ï³äãîòîâëåíîãî ³íøèìè îðãàí³çàö³ÿìè ÷è íà

îñíîâ³ âèäàíèõ ðàí³øå äîêóìåíò³â, âêàçóþòü ¿õ ðåêâ³çèòè:

• íàçâó äîêóìåíòà;

• íàçâó îðãàí³çàö³¿  àâòîðà äîêóìåíòà;

• äàòó;

• ðåºñòðàö³éíèé íîìåð;

• çàãîëîâîê äî òåêñòó.

ßêùî â òåêñò³ ì³ñòèòüñÿ ê³ëüêà ð³øåíü, âèñíîâê³â òîùî, òî éîãî

ïîòð³áíî ðîçáèòè íà ðîçä³ëè, ïóíêòè ³ ïðîíóìåðóâàòè àðàáñüêèìè

öèôðàìè.

Ó ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíòàõ êîëåã³àëüíèõ îðãàí³â òåêñò ïîäàþòü

â³ä òðåòüî¿ îñîáè (ïîñòàíîâëÿº, âèð³øèâ).

Òåêñò ïðîòîêîëó ïîäàºòüñÿ â³ä òðåòüî¿ îñîáè ìíîæèíè (ñëóõàëè,

âèñòóïèëè, óõâàëèëè).

Ó äîêóìåíòàõ, ùî âñòàíîâëþþòü ïðàâà òà îáîâÿçêè îðãàí³çàö³é,

¿õí³õ ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ë³â (ïîëîæåííÿ, ³íñòðóêö³¿), à òàêîæ òèõ,

ùî âì³ùóþòü îïèñ, îö³íêó ôàêò³â ÷è âèñíîâêè (àêò, äîâ³äêà), âèêîðè-

ñòîâóþòü ôîðìó âèêëàäó â³ä òðåòüî¿ îñîáè îäíèíè ÷è ìíîæèíè

(â³ää³ë âèêîíóº ôóíêö³¿, êîì³ñ³ÿ ïîñòàíîâèëà).

Ó ëèñòàõ âèêîðèñòîâóþòüñÿ òàê³ ôîðìè âèêëàäó:

• â³ä ïåðøî¿ îñîáè ìíîæèíè (Ïðîñèìî íàïðàâèòè, Íàïðàâëÿº-

ìî íà ðîçãëÿä);

• â³ä ïåðøî¿ îñîáè îäíèíè (Ââàæàþ çà íåîáõ³äíå, Ïðîøó âè-

ä³ëèòè);

• â³ä òðåòüî¿ îñîáè îäíèíè (Ì³í³ñòåðñòâî íå çàïåðå÷óº, Àêàäå-

ì³ÿ óïðàâë³ííÿ ââàæàº ìîæëèâèì).

Ïîñò³éíà ³íôîðìàö³ÿ ìîæå áóòè îôîðìëåíà ó âèãëÿä³ òðàôàðåòíî-

ãî òåêñòó, íàïðèêëàä òåêñòó äîâ³äêè ïðî çàðîá³òíó ïëàòó ðîá³òíèêà.

Ï³äïèñ  îáîâÿçêîâèé ðåêâ³çèò ñëóæáîâîãî äîêóìåíòà. Â³í ñêëà-

äàºòüñÿ ç íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè îñîáè, ÿêà ï³äïèñóº äîêóìåíò (ïîâíå,

ÿêùî äîêóìåíò íàäðóêîâàíèé íå íà áëàíêó), îñîáèñòîãî ï³äïèñó,

³í³ö³àë³â ³ ïð³çâèùà.

Äîêóìåíòè ï³äïèñóþòü ïîñàäîâ³ îñîáè óñòàíîâè â³äïîâ³äíî äî ¿õ-

íüî¿ êîìïåòåíö³¿, âñòàíîâëåíî¿ ÷èííèìè íîðìàòèâíî-ïðàâîâèìè àê-

òàìè.

Íà÷àëüíèê Ãîëîâíîãî àðõ³âíîãî

óïðàâë³ííÿ ïðè Êàá³íåò³ Ì³í³ñòð³â

Óêðà¿íè (ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Â óñòàíîâàõ, ùî ä³þòü íà îñíîâ³ ºäèíîíà÷àëüíîñò³, äîêóìåíòè

ï³äïèñóþòüñÿ ëèøå êåð³âíèêîì óñòàíîâè àáî éîãî çàñòóïíèêîì

â³äïîâ³äíî äî ¿õí³õ ïîâíîâàæåíü.

Ó ðàç³ íàäñèëàííÿ äîêóìåíòà îäíî÷àñíî ê³ëüêîì óñòàíîâàì âèùî-

ãî ð³âíÿ êåð³âíèê ï³äïèñóº âñ³ ïðèì³ðíèêè. Êîëè äîêóìåíò íàäñèëàºòü-

ñÿ îäíî÷àñíî ê³ëüêîì îðãàí³çàö³ÿì, ùî íàëåæàòü äî ñôåðè óïðàâë³ííÿ

óñòàíîâè, ï³äïèñóºòüñÿ ò³ëüêè îðèã³íàë, ÿêèé çàëèøàºòüñÿ ó ñïðàâ³ óñ-

òàíîâè  àâòîðà, à íà ì³ñöÿ ðîçñèëàþòüñÿ çàñâ³ä÷åí³ êîï³¿.

Äîêóìåíòè ï³äïèñóþòüñÿ, ÿê ïðàâèëî, îäí³ºþ îñîáîþ, ÿêùî çà

çì³ñò äîêóìåíòà â³äïîâ³äàþòü ê³ëüêà îñ³á (àêòè, ô³íàíñîâ³ äîêóìåíòè

òîùî)  äâîìà àáî á³ëüøå îñîáàìè. Ïðè öüîìó ¿õí³ ï³äïèñè ðîçì³-

ùóþòüñÿ îäèí ï³ä îäíèì â³äïîâ³äíî äî ïîñàäè. Íàïðèêëàä:

Äèðåêòîð ³íñòèòóòó (ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Ãîëîâíèé áóõãàëòåð (ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

ßêùî ïîñàäîâà îñîáà, ï³äïèñ ÿêî¿ çàçíà÷åíèé íà ïðîåêò³ äîêóìåí-

òà, â³äñóòíÿ, òî äîêóìåíò ï³äïèñóº îñîáà, ÿêà âèêîíóº ¿¿ îáîâÿçêè,

àáî ¿¿ çàñòóïíèê. Ó öüîìó ðàç³ îáîâÿçêîâî çàçíà÷àºòüñÿ ïîñàäà îñî-

áè, ÿêà ï³äïèñàëà äîêóìåíò, ³ ¿¿ ïð³çâèùå (âèïðàâëåííÿ âíîñÿòüñÿ ìà-

øèíîïèñíèì ñïîñîáîì àáî íà ÏÊ, íàïðèêëàä, â. î., çàñò.).

Íå äîïóñêàºòüñÿ ï³äïèñàííÿ äîêóìåíòà ç ïðèéìåííèêîì çà àáî

ïîñòàâëåííÿ ñê³ñíî¿ ðèñêè ïåðåä íàéìåíóâàííÿì ïîñàäè.

Ïå÷àòêà. Íà äîêóìåíòàõ, ùî çàñâ³ä÷óþòü ïðàâà ãðîìàäÿí ³ þðè-

äè÷íèõ îñ³á, ô³êñóþòü ôàêò âèòðàòè ãðîøîâèõ êîøò³â ³ ìàòåð³àëüíèõ

ö³ííîñòåé, ï³äïèñ â³äïîâ³äàëüíî¿ îñîáè ïîâèíåí çàâ³ðÿòèñÿ ãåðáîâîþ

ïå÷àòêîþ.

Ãåðáîâà ïå÷àòêà ñòàâèòüñÿ òàêîæ íà ïîëîæåííÿõ (ñòàòóòàõ) óñòà-

íîâ, äîãîâîðàõ, ïîñâ³ä÷åííÿõ, äîðó÷åííÿõ.

Ïåðåë³ê ³íøèõ äîêóìåíò³â, ÿê³ íåîáõ³äíî ñêð³ïëþâàòè ãåðáîâîþ

ïå÷àòêîþ, âèçíà÷àºòüñÿ óñòàíîâîþ íà ï³äñòàâ³ ÷èííèõ íîðìàòèâíî-

ïðàâîâèõ àêò³â (äèâ. çðàçîê 1).

Ïå÷àòêà (íåãåðáîâà), ÿêà â³äòâîðþº íàéìåíóâàííÿ â³äïîâ³äíî¿ óñ-

òàíîâè, ¿¿ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó, ñòàâèòüñÿ íà êîï³ÿõ äîêóìåíò³â,

ùî íàäñèëàþòüñÿ â ³íø³ óñòàíîâè, òà íà ðîçìíîæåíèõ ïðèì³ðíèêàõ

ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â ó ðàç³ ðîçñèëàííÿ.

Ïå÷àòêó òðåáà ïðîñòàâëÿòè òàêèì ÷èíîì, ùîá âîíà çàõîïëþâà-

ëà îñòàíí³ ê³ëüêà ë³òåð íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè îñîáè, ÿêà ï³äïèñàëà

äîêóìåíò.

Ïîãîäæåííÿ äîêóìåíò³â. Â³çè. Ó ðàç³ ïîòðåáè â îö³íö³ äîö³ëüíîñò³

äîêóìåíòà, éîãî îá´ðóíòîâàíîñò³ òà âñòàíîâëåííÿ â³äïîâ³äíîñò³ çà-

êîíîäàâñòâó çä³éñíþºòüñÿ ïîãîäæåííÿ ïðîåêòó äîêóìåíòà.

Ïîãîäæåííÿ ìîæå çä³éñíþâàòèñü ÿê â óñòàíîâ³ (ç³ ñòðóêòóðíèìè

ï³äðîçä³ëàìè) ïîñàäîâèìè îñîáàìè, ÿê³ â³äïîâ³äíî äî ¿¿ êîìïåòåíö³¿

çàéìàþòüñÿ ïèòàííÿìè, ïîðóøåíèìè ó ïðîåêò³ äîêóìåíòà, 

âíóòð³øíº, òàê ³ çà ¿¿ ìåæàìè  çîâí³øíº.

Âíóòð³øíº ïîãîäæåííÿ îôîðìëÿºòüñÿ â³çóâàííÿì ïðîåêòó äîêó-

ìåíòà ïîñàäîâîþ îñîáîþ. Â³çà âêëþ÷àº: îñîáèñòèé ï³äïèñ, ³í³ö³àëè é

ïð³çâèùå îñîáè, ÿêà â³çóº äîêóìåíò, òà äàòó â³çóâàííÿ. Ó ðàç³ ïîòðå-

áè çàçíà÷àºòüñÿ íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè ö³º¿ îñîáè, íàïðèêëàä:

Íà÷àëüíèê â³ää³ëó ïîñòà÷àííÿ

(ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Äàòà

Çàóâàæåííÿ îáîâÿçêîâî äîïîâ³äàþòüñÿ îñîá³, ÿêà ï³äïèñóº äîêó-

ìåíò. Ïðîåêòè íîðìàòèâíî-ïðàâîâèõ àêò³â óñòàíîâè ïåðåâ³ðÿþòü

ïðàö³âíèêè þðèäè÷íî¿ ñëóæáè óñòàíîâè íà â³äïîâ³äí³ñòü ¿õ çàêîíî-

äàâñòâó é â³çóþòü íà ïåðøîìó ïðèì³ðíèêó íà çâîðîòíîìó áîö³ îñòàí-

íüîãî àðêóøà ïðîåêòó àêòà.

Çîâí³øíº ïîãîäæåííÿ ïðîåêò³â äîêóìåíò³â îôîðìëÿºòüñÿ â³äïî-

â³äíèì ãðèôîì. Ãðèô ïîãîäæåííÿ ñòàâèòüñÿ íèæ÷å ï³äïèñó íà ëèöü-

îâîìó áîö³ îñòàííüîãî àðêóøà ïðîåêòó äîêóìåíòà é âêëþ÷àº â ñåáå

ñëîâî Ïîãîäæåíî, íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè îñîáè, ç ÿêîþ ïîãîä-

æóºòüñÿ ïðîåêò äîêóìåíòà (âêëþ÷àþ÷è íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè),

îñîáèñòèé ï³äïèñ, ³í³ö³àëè, ïð³çâèùå òà äàòó ïîãîäæåííÿ, íàïðèêëàä:

ÏÎÃÎÄÆÅÍÎ

Çàñòóïíèê ì³í³ñòðà

åêîíîì³êè Óêðà¿íè

(ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Äàòà

ßêùî çîâí³øíº ïîãîäæåííÿ ïðîåêòó äîêóìåíòà çä³éñíþºòüñÿ ç êî-

ëåã³àëüíèì îðãàíîì, òî ãðèô ïîãîäæåííÿ îôîðìëÿºòüñÿ òàêèì ÷èíîì:

ÏÎÃÎÄÆÅÍÎ

Ïðîòîêîë çàñ³äàííÿ

Âèùî¿ àòåñòàö³éíî¿ êîì³ñ³¿

Äàòà ¹____

Ó ðàç³ êîëè çì³ñò äîêóìåíòà ñòîñóºòüñÿ á³ëüø í³æ òðüîõ óñòàíîâ,

ñêëàäàºòüñÿ Àðêóø ïîãîäæåííÿ, ïðî ùî ðîáèòüñÿ â³äì³òêà â ñàìî-

ìó äîêóìåíò³ íà ì³ñö³ ãðèôà ïîãîäæåííÿ, íàïðèêëàä:

ÀÐÊÓØ ÏÎÃÎÄÆÅÍÍß

Íàçâà äîêóìåíòà

Íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè Íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè

(ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå) (ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Äàòà Äàòà

Â³äì³òêà ïðî çàñâ³ä÷åííÿ êîï³¿. Çàñâ³ä÷óþòü êîï³þ äîêóìåíòà äëÿ

íàäàííÿ ¿é þðèäè÷íî¿ ñèëè. Â³äì³òêà Êîï³ÿ çàçíà÷àºòüñÿ ó âåðõí³é

ïðàâ³é ÷àñòèí³ ëèöüîâîãî áîêó ïåðøîãî àðêóøà äîêóìåíòà.

Êîï³ÿ äîêóìåíòà âèãîòîâëÿºòüñÿ é âèäàºòüñÿ ò³ëüêè ç äîçâîëó êå-

ð³âíèêà óñòàíîâè àáî â³äïîâ³äíîãî ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó. Óñòàíî-

âà ìîæå çàñâ³ä÷óâàòè êîï³¿ ëèøå òèõ äîêóìåíò³â, ùî ñòâîðþþòüñÿ â

í³é (öå ïðàâèëî íå ïîøèðþºòüñÿ íà àðõ³âí³ óñòàíîâè, äåðæàâí³ íîòà-

ð³àëüí³ êîíòîðè é ïðèâàòíèõ íîòàð³óñ³â). Ï³ä ÷àñ âèð³øåííÿ ïèòàííÿ

ïðî ïðèéíÿòòÿ ãðîìàäÿí íà ðîáîòó, íàâ÷àííÿ, çàñâ³ä÷åííÿ ¿õí³õ òðó-

äîâèõ, æèòëîâèõ òà ³íøèõ ïðàâ, à òàêîæ ôîðìóâàííÿ îñîáîâèõ ñïðàâ

ïðàö³âíèê³â óñòàíîâà ìîæå âèãîòîâëÿòè êîï³¿ äîêóìåíò³â, âèäàíèõ

³íøèìè óñòàíîâàìè (êîï³¿ äèïëîì³â, ñâ³äîöòâ ïðî îäåðæàííÿ îñâ³òè

òîùî). Êîï³ÿ äîêóìåíòà âèãîòîâëÿºòüñÿ ðóêîïèñíèì ³ ìàøèíîïèñ-

íèì ñïîñîáàìè, òåêñò äîêóìåíòà â³äòâîðþºòüñÿ ïîâí³ñòþ, âêëþ÷àþ-

÷è åëåìåíòè áëàíêà, ³ çàñâ³ä÷óºòüñÿ ï³äïèñîì ïîñàäîâî¿ îñîáè, ÿêà

ï³äòâåðäæóº â³äïîâ³äí³ñòü êîï³¿ îðèã³íàëó.

Çàñâ³ä÷åííÿ äîêóìåíòà ñêëàäàºòüñÿ ç³ ñëîâà Çã³äíî, íàéìåíó-

âàííÿ ïîñàäè, îñîáèñòîãî ï³äïèñó îñîáè, ÿêà çàñâ³ä÷óº êîï³þ, ¿¿

³í³ö³àë³â ³ ïð³çâèùà, äàòè çàñâ³ä÷åííÿ êîï³¿ é ïðîñòàâëÿºòüñÿ íèæ÷å

ðåêâ³çèòó Ï³äïèñ, íàïðèêëàä:

Çã³äíî

²íñïåêòîð â³ää³ëó êàäð³â (ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Äàòà

Íà êîï³ÿõ âèäàíèõ äîêóìåíò³â, ùî çàëèøàþòüñÿ ó ñïðàâàõ, òåêñò

áëàíê³â íå â³äòâîðþºòüñÿ, çàçíà÷àºòüñÿ ëèøå äàòà ï³äïèñàííÿ äîêó-

ìåíòà òà éîãî ðåºñòðàö³éíèé ³íäåêñ, ïîñàäà îñîáè, ÿêà çàñâ³ä÷èëà

êîï³þ, ¿¿ ï³äïèñ ³ äàòà çàñâ³ä÷åííÿ, íàïðèêëàä:

Äàòà, ³íäåêñ

__________________________________________________________

_________________________________________________________

Íà÷àëüíèê â³ää³ëó (ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Çã³äíî

²íñïåêòîð â³ää³ëó êàäð³â (ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Äàòà

Òàêîæ íà êîï³ÿõ âèõ³äíèõ äîêóìåíò³â ìàþòü áóòè â³çè ïîñàäîâèõ

îñ³á, ç ÿêèìè âîíè ïîãîäæåí³, òà â³çè âèêîíàâö³â: íàïèñ ïðî çàñâ³ä-

÷åííÿ äîêóìåíòà, çàâ³ðåíèé ïå÷àòêîþ (íåãåðáîâîþ) ç íàéìåíóâàííÿì

â³äïîâ³äíî¿ óñòàíîâè àáî ¿¿ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó. Êîï³ÿ äîêóìåí-

òà ïîâèííà ìàòè âñ³ âèïðàâëåííÿ, çðîáëåí³ â îðèã³íàë³.

Çðàçîê 1

Ïðèì³ðíèé ïåðåë³ê äîêóìåíò³â,

íà ÿê³ ñòàâèòüñÿ ãåðáîâà ïå÷àòêà

1. Àêòè (ïðèéîìó, çàê³í÷åíèõ îáºêò³â áóä³âíèöòâà, îáëàäíàííÿ, âè-

êîíàííÿ ðîá³ò: ñïèñàííÿ, åêñïåðòèçà òîùî).

2. Àðêóø³ ïîãîäæåííÿ íîðìàòèâíî-ïðàâîâèõ àêò³â.

3. Âèñíîâêè é â³äãóêè óñòàíîâ íà äèñåðòàö³¿ é àâòîðåôåðàòè, ùî íà-

ïðàâëÿþòüñÿ äî Âèùî¿ àòåñòàö³éíî¿ êîì³ñ³¿ Óêðà¿íè.

4. Äîâ³äêè (ë³ì³òí³: ïðî âèïëàòó ñòðàõîâèõ ñóì; âèêîðèñòàííÿ áþä-

æåòíèõ àñèãíóâàíü íà çàðïëàòó; íàðàõîâàíó é íàëåæíó çàðïëàòó

òîùî).

5. Äîðó÷åííÿ íà îäåðæàííÿ òîâàðíî-ìàòåð³àëüíèõ ö³ííîñòåé, áþä-

æåòí³, áàíê³âñüê³, ïåíñ³éí³, ïëàò³æí³ äîðó÷åííÿ.

6. Äîãîâîðè (ïðî ìàòåð³àëüíó â³äïîâ³äàëüí³ñòü, íàóêîâî-òåõí³÷íå

ñï³âðîá³òíèöòâî, ï³äðÿäè, îðåíäó ïðèì³ùåíü, ïðî çä³éñíåííÿ

ðîá³ò òîùî).

7. Çàâäàííÿ (íà ïðîåêòóâàííÿ îáºêò³â, òåõí³÷íèõ ñïîðóä, êàï³òàëü-

íå áóä³âíèöòâî; òåõí³÷í³ òîùî).

8. Çàÿâè (íà àêðåäèòèâ, ïðî â³äìîâó â³ä àêöåïòó òîùî).

9. Çàÿâêè (íà îáëàäíàííÿ, âèíàõîäè òîùî).

10. Çðàçêè é â³äáèòêè ïå÷àòîê ³ ï³äïèñ³â ïðàö³âíèê³â, ÿê³ ìàþòü ïðà-

âî çä³éñíþâàòè ô³íàíñîâî-ãîñïîäàðñüê³ îïåðàö³¿.

11. Ïîñâ³ä÷åííÿ ïðî â³äðÿäæåííÿ.

12. Êîøòîðèñ âèòðàò (íà óòðèìàííÿ àïàðàòó óïðàâë³ííÿ; íà ï³äãî-

òîâêó òà îñâîºííÿ âèðîáíèöòâ íîâèõ âèðîá³â; íà êàëüêóëÿö³þ çà

äîãîâîðîì; íà êàï³òàëüíå áóä³âíèöòâî òîùî).

13. Ëèñòè ãàðàíò³éí³ (íà âèêîíàííÿ ðîá³ò, ïîñëóã òîùî).

14. Ïîäàííÿ é êëîïîòàííÿ (ïðî íàãîðîäæåííÿ îðäåíàìè é ìåäàëÿìè,

ïðåì³ÿìè).

15. Ïðîòîêîëè (ïîãîäæåííÿ ïëàí³â ïîñòàâîê).

16. Ðåºñòðè (÷åê³â, áþäæåòíèõ äîðó÷åíü).

17. Ñïåöèô³êàö³¿ (âèðîá³â, ïðîäóêö³¿ òîùî).

18. Ñòàòóòè äåðæàâíèõ ï³äïðèºìñòâ (îáºäíàíü).

19. Òèòóëüí³ ñïèñêè.

20. Øòàòí³ ðîçïèñè.

Çðàçîê 2

Ïðèì³ðíèé ïåðåë³ê äîêóìåíò³â,

ùî ï³äëÿãàþòü çàòâåðäæåííþ

1. Àêòè (ïåðåâ³ðîê, ðåâ³ç³é, ïðèéîìó çàê³í÷åíèõ îáºêò³â áóä³âíèöòâà,

ñïèñàííÿ, åêñïåðòèçè, ïåðåäà÷³ ñïðàâ, ë³êâ³äàö³¿ óñòàíîâ).

2. Çâ³òè (ïðî âèáîð÷ó ä³ÿëüí³ñòü, â³äðÿäæåííÿ, íàóêîâî-äîñë³äí³ ðî-

áîòè òîùî).

3. Çàâäàííÿ (íà ïðîåêòóâàííÿ îáºêò³â, òåõí³÷íèõ ñïîðóä, êàï³òàëü-

íå áóä³âíèöòâî, ïðîâåäåííÿ íàóêîâî-äîñë³äíèõ, ïðîåêòíî-êîíñò-

ðóêòîðñüêèõ ³ òåõíîëîã³÷íèõ ðîá³ò, òåõí³÷í³ òîùî).

4. Êîøòîðèñè âèòðàò (íà óòðèìàííÿ àïàðàòó óïðàâë³ííÿ, áóäèíê³â,

ïðèì³ùåíü, ñïîðóä, íà ï³äãîòîâêó òà îñâîºííÿ âèðîáíèöòâà íîâî¿

ïðîäóêö³¿, íà êàï³òàëüíå áóä³âíèöòâî òîùî).

5. Íîðìàòèâè (âèòðàòè ñèðîâèíè, ìàòåð³àë³â, åëåêòðîåíåðã³¿, òåõíî-

ëîã³÷íîãî ïðîåêòóâàííÿ, ÷èñåëüíîñò³ ïðàö³âíèê³â òîùî).

6. Ïåðåë³êè (ïîñàä ïðàö³âíèê³â ç íîðìîâàíèì ðîáî÷èì äíåì, òèïî-

âèõ äîêóìåíòàëüíèõ ìàòåð³àë³â, ùî ñòâîðþþòüñÿ â óñòàíîâàõ ³ç

çàçíà÷åííÿì ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â òîùî).

7. Ïëàíè (âèðîáíè÷³; áóä³âåëüíî-ìîíòàæíèõ, ïðîåêòíî-ðîçâ³äóâàëü-

íèõ ðîá³ò; óïðîâàäæåííÿ íîâî¿ òåõí³êè, êîîïåðàòèâíèõ ïîñòàâîê

ïðîäóêö³¿ çà âñòàíîâëåíîþ íîìåíêëàòóðîþ; îòðèìàííÿ ïðèáóòê³â

æèòëîâî-êîìóíàëüíèì ãîñïîäàðñòâîì â³ä êàï³òàëüíîãî ðåìîíòó;

ðîáîòè êîëåã³¿, íàóêîâî-òåõí³÷íî¿ ðàäè, â÷åíî¿ ðàäè òîùî).

8. Ïðîãðàìè (ïðîâåäåííÿ ðîá³ò ³ çàõîä³â, â³äðÿäæåíü òîùî).

9. Ðîçö³íêè íà çä³éñíåííÿ ðîá³ò.

10. Ñòàòóòè äåðæàâíèõ ï³äïðèºìñòâ (îáºäíàíü).

11. Ñòðóêòóðà é øòàòíà ÷èñåëüí³ñòü.

12. Ôîðìè óí³ô³êîâàíèõ äîêóìåíò³â.

13. Øòàòí³ ðîçïèñè.

Êîíòðîëüí³ ïèòàííÿ

1. Íàçâ³òü îñíîâí³ ðåêâ³çèòè äîêóìåíòà.

2. Îïèø³òü îñíîâí³ âèïàäêè àäðåñóâàííÿ äîêóìåíòà.

3. Âêàæ³òü, ÿê çä³éñíþºòüñÿ âíóòð³øíº òà çîâí³øíº ïîãîäæåííÿ äî-

êóìåíòà.

4. Ïåðåë³÷³òü îñíîâí³ âèìîãè äî òåêñòó äîêóìåíò³â.

5. Ïåðåë³÷³òü îñíîâí³ ïîçíà÷êè íà äîêóìåíòàõ.

1.1.2. Âèìîãè äî äîêóìåíò³â,

ï³äãîòîâëåíèõ äî äðóêóâàííÿ

Òåêñò äîêóìåíò³â íà ïàïåð³ ôîðìàòó À4 äðóêóþòü ÷åðåç 1,5 ì³æ-

ðÿäêîâèõ ³íòåðâàëó, à ôîðìàòó À5  ÷åðåç 1 ì³æðÿäêîâèé ³íòåðâàë.

Òåêñòè äîêóìåíò³â, ùî ãîòóþòüñÿ äî äðóêó, äðóêóþòüñÿ ÷åðåç 2 ì³æ-

ðÿäêîâèõ ³íòåðâàëè.

Ðåêâ³çèòè (êð³ì òåêñòó), ÿê³ ñêëàäàþòüñÿ ç ê³ëüêîõ ðÿäê³â, äðóêó-

þòüñÿ ÷åðåç 1 ì³æðÿäêîâèé ³íòåðâàë. Ñêëàäîâ³ ðåêâ³çèò³â Àäðåñàò,

Ãðèô çàòâåðäæåííÿ, Â³äì³òêà ïðî íàÿâí³ñòü äîäàòêà, Ãðèô ïî-

ãîäæåííÿ â³äîêðåìëþþòüñÿ îäèí â³ä îäíîãî 1,52 ì³æðÿäêîâèìè

³íòåðâàëàìè, íàïðèêëàä:

Ïîãîäæåíî

Çàñòóïíèê ì³í³ñòðà

1,5

(ï³äïèñ) (³í³ö³àëè, ïð³çâèùå)

Äàòà

Ðåêâ³çèòè äîêóìåíòà â³äîêðåìëþþòüñÿ îäèí â³ä îäíîãî 1,52 ì³æ-

ðÿäêîâèìè ³íòåðâàëàìè. Íàçâó âèäó äîêóìåíòà äðóêóþòü âåëèêèìè

ë³òåðàìè.

Ðîçøèôðîâêó ðåêâ³çèòó Ï³äïèñ äðóêóþòü íà ð³âí³ îñòàííüîãî

ðÿäêà íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè áåç ³íòåðâàë³â ì³æ ³í³ö³àëàìè é ïð³çâèùåì.

Ìàêñèìàëüíà äîâæèíà ðÿäêà áàãàòîðÿäêîâèõ ðåêâ³çèò³â 

28 çíàê³â.

ßêùî çàãîëîâîê äî òåêñòó ïåðåâèùóº 150 çíàê³â (5 ðÿäê³â), éîãî

ìîæíà ïðîäîâæóâàòè äî ìåæ³ ïðàâîãî ïîëÿ. Êðàïêà â ê³íö³ çàãîëîâêà

íå ñòàâèòüñÿ.

Ï³ä ÷àñ äðóêóâàííÿ äîêóìåíò³â âèêîðèñòîâóþòü â³ñ³ì ñòàíäàðò-

íèõ ïîëîæåíü òàáóëÿòîðà:

0  â³ä ìåæ³ ë³âîãî ïîëÿ  äëÿ ðåêâ³çèò³â Çàãîëîâîê äî òåêñòó,

Òåêñò (áåç àáçàö³â), Â³äì³òêà ïðî íàÿâí³ñòü äîäàòêà,

Ïð³çâèùå âèêîíàâöÿ òà íîìåð éîãî òåëåôîíó, Â³äì³òêà ïðî

âèêîíàííÿ äîêóìåíòà é íàïðàâëåííÿ éîãî äî ñïðàâè, íàéìåíó-

âàííÿ ïîñàäè â ðåêâ³çèò³ Ï³äïèñ òà Ãðèô ïîãîäæåííÿ, çà-

ñâ³ä÷óâàëüíîãî íàïèñó Çã³äíî, à òàêîæ ñë³â Ñëóõàëè, Âè-

ñòóïèëè, Âèð³øèëè, Ïîñòàíîâèëè, Íàêàçóþ, Ïðîïî-

íóþ;

1  ï³ñëÿ 5 äðóêàðñüêèõ çíàê³â  äëÿ ñêëàäàííÿ òàáëèöü ³ òðà-

ôàðåòíèõ òåêñò³â;

2  ï³ñëÿ 24 äðóêàðñüêèõ çíàê³â  äëÿ ñêëàäàííÿ òàáëèöü ³ òðà-

ôàðåòíèõ òåêñò³â;

3  ï³ñëÿ 24 äðóêàðñüêèõ çíàê³â  äëÿ ñêëàäàííÿ òàáëèöü ³ òðà-

ôàðåòíèõ òåêñò³â;

4  ï³ñëÿ 32 äðóêàðñüêèõ çíàê³â  äëÿ ðåêâ³çèòó Àäðåñàò;

5  ï³ñëÿ 40 äðóêàðñüêèõ çíàê³â  äëÿ ðåêâ³çèò³â Ãðèô çàòâåð-

äæåííÿ òà Ãðèô îáìåæåííÿ äîñòóïó äî äîêóìåíòà;

6  ï³ñëÿ 48 äðóêàðñüêèõ çíàê³â  äëÿ ðîçøèôðîâêè ï³äïèñó â

ðåêâ³çèò³ Ï³äïèñ;

7  ï³ñëÿ 56 äðóêàðñüêèõ çíàê³â  äëÿ ñêëàäàííÿ òàáëèöü ³ òðà-

ôàðåòíèõ òåêñò³â, à òàêîæ äëÿ êîä³â çà Óêðà¿íñüêèì êëàñèô³êàòî-

ðîì ï³äïðèºìñòâ ³ îðãàí³çàö³é (ÓÊÏÎ) òà Óêðà¿íñüêèì êëàñè-

ô³êàòîðîì óïðàâë³íñüêî¿ äîêóìåíòàö³¿ (ÓÊÓÄ).

Çà íàÿâíîñò³ ê³ëüêîõ ãðèô³â çàòâåðäæåííÿ é ïîãîäæåííÿ ¿õ ðîçì³-

ùóþòü íà îäíîìó ð³âí³ âåðòèêàëüíèìè ðÿäêàìè, ïî÷èíàþ÷è â³ä ïî-

ëîæåíü òàáóëÿòîðà 0, 1, 5.

ßêùî â òåêñò³ äîêóìåíòà éäåòüñÿ ïðî äîäàòêè àáî âèä³ëåíå â ñà-

ìîñò³éíèé àáçàö ïîñèëàííÿ íà äîêóìåíò, ùî ñòàâ ï³äñòàâîþ äëÿ éîãî