Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство

Подождите немного. Документ загружается.

• ïåðåâ³ðêó ñâîº÷àñíîãî äîâåäåííÿ äîêóìåíò³â äî âèêîíàâö³â;

• ïîïåðåäí³ ïåðåâ³ðêè ³ ðåãóëþâàííÿ õîäó âèêîíàííÿ;

• îáë³ê ³ óçàãàëüíåííÿ ðåçóëüòàò³â êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì äî-

êóìåíò³â (äîðó÷åíü);

• ³íôîðìóâàííÿ êåð³âíèêà ïðî ï³äñóìêè òà õ³ä âèêîíàííÿ äîêó-

ìåíò³â íà îïåðàòèâíèõ çáîðàõ, çàñ³äàíí³ êîëåã³àëüíèõ îðãàí³â;

• çíÿòòÿ äîêóìåíò³â ç êîíòðîëþ;

• ôîðìóâàííÿ êàðòîòåêè âèêîíàíèõ äîêóìåíò³â.

Íà äåðæàâíèõ ï³äïðèºìñòâàõ, à òàêîæ ó ô³ðìàõ, ÿê³ ìàþòü âåëè-

êèé îáñÿã äîêóìåíòîîá³ãó, êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â çä³é-

ñíþºòüñÿ íà ðåºñòðàö³éíî-êîíòðîëüíèõ êàðòêàõ. Ï³ä ÷àñ âçÿòòÿ

äîêóìåíò³â íà êîíòðîëü íà ë³âîìó ïîë³ ïðîñòàâëÿºòüñÿ øòàìï Êîí-

òðîëü àáî ë³òåðà Ê, ï³ñëÿ ÷îãî äîêóìåíò ïåðåäàºòüñÿ âèêîíàâöåâ³,

à äîäàòêîâèé ïðèì³ðíèê ÐÊÊ ñòàâèòüñÿ äî êîíòðîëüíî¿ êàðòîòåêè.

ÐÊÊ äîêóìåíò³â, ùî çíàõîäÿòüñÿ íà êîíòðîë³, ãðóïóþòüñÿ ó ñïå-

ö³àëüí³é êîíòðîëüí³é êàðòîòåö³ àáî ó â³äïîâ³äíîìó ðîçä³ë³ äîâ³äêî-

âî¿ êàðòîòåêè çà ñòðîêàìè âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â, çà âèêîíàâöÿìè,

ãðóïàìè äîêóìåíò³â (ïîñòàíîâè, ðîçïîðÿäæåííÿ, íàêàçè, ð³øåííÿ

òîùî). Äàí³ ïðî õ³ä âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â, îäåðæàí³ øëÿõîì òåëå-

ôîííîãî çàïèòó àáî ï³ä ÷àñ ïðîâåäåííÿ ïåðåâ³ðêè ñòðóêòóðíîãî

ï³äðîçä³ëó-âèêîíàâöÿ, âíîñÿòüñÿ äî ÐÊÊ ó ãðàôó Êîíòðîëüí³ â³ä-

ì³òêè. Ïðè öüîìó ïîïåðåäí³ çàïèñè íå çàêðåñëþþòüñÿ.

Â óñòàíîâ³ ç îáñÿãîì äîêóìåíòîîá³ãó ïîíàä 25 òèñÿ÷ äîêóìåíò³â

íà ð³ê ïåð³îäè÷íî ñêëàäàþòüñÿ é íàäñèëàþòüñÿ äî ñòðóêòóðíèõ

ï³äðîçä³ë³â-âèêîíàâö³â ïåðåë³êè íå âèêîíàíèõ ó âñòàíîâëåíèé òåðì³í

äîêóìåíò³â. Ï³ñëÿ çàïîâíåííÿ â³äïîâ³äíèõ ãðàô ïåðåë³êè ïîâåðòà-

þòüñÿ äî êîíòðîëüíî¿ ñëóæáè. Â óñòàíîâ³ ç âåëèêèì îáñÿãîì äîêó-

ìåíòîîá³ãó êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì ìîæå çä³éñíþâàòèñÿ çà äîïîìî-

ãîþ ÏÊ. Ïðè àâòîìàòèçîâàí³é ôîðì³ êîíòðîëþ ïîøóêè íåîáõ³äíî¿

³íôîðìàö³¿ çä³éñíþþòüñÿ çà âèäîì äîêóìåíòà, äàòîþ, âèêîíàâöåì,

êîðåñïîíäåíòîì, ñòðîêîì âèêîíàííÿ é çì³ñòîì.

Äîêóìåíò ââàæàºòüñÿ âèêîíàíèì ëèøå òîä³, êîëè ïîñòàâëåí³ ïè-

òàííÿ âèð³øåí³ é êîðåñïîíäåíòó äàíî â³äïîâ³äü ïî ñóò³. Ï³ñëÿ âèêî-

íàííÿ äîêóìåíò çí³ìàºòüñÿ ç êîíòðîëþ. Çíÿòè äîêóìåíò ç êîíòðîëþ

ìîæå ò³ëüêè òà îñîáà, ÿêà ïîñòàâèëà éîãî íà êîíòðîëü, ïðè öüîìó íà

äîêóìåíò³ é ÐÊÊ ðîáèòüñÿ ïîì³òêà ïðî çíÿòòÿ ç êîíòðîëþ. Äàí³ ïðî

âèêîíàííÿ äîêóìåíòà é çíÿòòÿ éîãî ç êîíòðîëþ âíîñÿòüñÿ äî ÐÊÊ.

Ç Â Å Ä Å Í Í ß

ïðî âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â, ùî ï³äëÿãàþòü

³íäèâ³äóàëüíîìó êîíòðîëþ çà ñòàíîì

íà _________________________200_ ð.

Ðàçîì

Íàä³éøëî

ó ïîïåðåä-

íüîìó ì³ñÿö³

âèêî-

íàíî

âèêîíó-

þòüñÿ

ç ïðîäîâæå-

íèì

òåðì³íîì

ïðîñòðî-

÷åí³

Äîêóìåíòè íà êîíòðîë³

Ç íèõ

ï/ï

Íàéìåíó-

âàííÿ

òà ³íäåêñ

ï³äðîçä³ë³â

Êåð³âíèê êàíöåëÿð³¿ (ï³äïèñ) Ðîçøèôðóâàííÿ ï³äïèñó

Äàòà _________________

Ïðèì³òêà. Äëÿ îðãàí³çàö³¿ ç äîêóìåíòîîá³ãîì ïîíàä 25 òèñÿ÷ çâåäåí-

íÿ ìîæå áóòè äîïîâíåíå ãðàôàìè çà âèäàìè äîêóìåíò³â

(íàêàçè, ð³øåííÿ êîëåã³¿ òîùî).

Ï Å Ð Å Ë ² Ê

äîêóìåíò³â, íå âèêîíàíèõ ______________________________________

(íàéìåíóâàííÿ òà ³íäåêñ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó)

_____________________________________________________________

ó âñòàíîâëåíèé òåðì³í, çà ñòàíîì íà ______________________200_ ð.

ï/ï

Çâ³äêè

íàä³éøîâ

äîêóìåíò,

íîìåð ³ äàòà

Êîðîòêèé

çì³ñò

Òåðì³í

âèêîíàííÿ

Ïð³çâèùå

³ ïîñàäà

âèêîíàâöÿ

Ïðè÷èíè

íåâèêîíàííÿ

ó ñòðîê

Ñòàí

âèêîíàííÿ

Êîëè

áóäå

âèêîíàíî

12 3 4 5 6 7 8

Êåð³âíèê êàíöåëÿð³¿ (ï³äïèñ) Ðîçøèôðóâàííÿ ï³äïèñó

Äàòà _________________

Ïðèì³òêà. Ãðàôè 6, 7 ³ 8 çàïîâíþþòüñÿ ó ñòðóêòóðíîìó ï³äðîçä³ë³.

Êîíòðîëüí³ ïèòàííÿ

1. Íàçâ³òü îñíîâí³ ö³ë³ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â.

2. ßêå ïðèçíà÷åííÿ ìàº êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â?

3. ßê³ îïåðàö³¿ â³äíîñÿòüñÿ äî ïîïåðåäíüî¿ îáðîáêè äîêóìåíò³â?

Ðîçä³ë 4

ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖ²ß ÄÎÊÓÌÅÍÒ²Â,

Ï²ÄÃÎÒÎÂÊÀ ² ÏÅÐÅÄÀ×À ¯Õ ÄÎ ÀÐÕ²ÂÓ

1.4.1. Íîìåíêëàòóðà ñïðàâ

Íîìåíêëàòóðà ñïðàâ  öå ñèñòåìàòèçîâàíèé ïåðåë³ê íàéìåíóâàíü

ñïðàâ, ñòâîðþâàíèé ó ä³ëîâîäñòâ³ óñòàíîâè, îôîðìëåíèé ó â³äïîâ³ä-

íîìó ïîðÿäêó ³ç çàçíà÷åííÿì ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ ñïðàâ. Íîìåíêëàòó-

ðà ñïðàâ º îáîâÿçêîâèì äëÿ êîæíî¿ óñòàíîâè äîêóìåíòîì, ÿêèé ñêëà-

äàºòüñÿ äëÿ ñòâîðåííÿ â óñòàíîâ³ ºäèíî¿ ñèñòåìè ôîðìóâàííÿ ñïðàâ,

çàáåçïå÷åííÿ ¿õ îáë³êó, øâèäêîãî ïîøóêó äîêóìåíòà çà çì³ñòîì òà

âèäîì, â³äáîðó äîêóìåíò³â íà äåðæàâíå çáåð³ãàííÿ ó ïðîöåñ³ ä³ëîâîä-

ñòâà. Ó ä³ëîâîäñòâ³ º òðè âèäè íîìåíêëàòóðè ñïðàâ: òèïîâà, ïðèì³ðíà

òà ³íäèâ³äóàëüíà. Òèïîâà âñòàíîâëþº òèïîâèé ñêëàä ñïðàâ äëÿ óñòà-

íîâ, îäíîð³äíèõ çà õàðàêòåðîì ä³ÿëüíîñò³, ç ºäèíîþ ñèñòåìîþ ³íäåê-

ñàö³¿, ³ º íîðìàòèâíèì àêòîì. Ïðèì³ðíà âñòàíîâëþº ïðèì³ðíèé ñêëàä

ñïðàâ, îäíîð³äíèõ çà õàðàêòåðîì ä³ÿëüíîñò³, àëå ð³çíèõ çà ñòðóêòó-

ðîþ, ³ ìàº ðåêîìåíäàö³éíèé õàðàêòåð.

Òèïîâ³ é ïðèì³ðí³ íîìåíêëàòóðè ñïðàâ ðîçðîáëÿþòüñÿ îðãàíàìè

âèùîãî ð³âíÿ äëÿ îðãàí³çàö³é, ùî íàëåæàòü äî ñôåðè óïðàâë³ííÿ óñ-

òàíîâè, ³ âèêîðèñòîâóþòüñÿ íèìè ÿê ìåòîäè÷í³ ïîñ³áíèêè ï³ä ÷àñ

ñêëàäàííÿ ³íäèâ³äóàëüíî¿ íîìåíêëàòóðè ñïðàâ.

Íåçàëåæíî â³ä íàÿâíîñò³ òèïîâî¿ ÷è ïðèì³ðíî¿ íîìåíêëàòóðè

êîæíà óñòàíîâà ïîâèííà ìàòè ³íäèâ³äóàëüíó íîìåíêëàòóðó ñïðàâ.

ßê ïðàâèëî, ³íäèâ³äóàëüíà íîìåíêëàòóðà ñïðàâ óñòàíîâè ñêëà-

äàºòüñÿ ç íîìåíêëàòóðè ñïðàâ îêðåìèõ ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ë³â, ùî

ðîçðîáëÿþòüñÿ ïîñàäîâîþ îñîáîþ, â³äïîâ³äàëüíîþ çà ä³ëîâîäñòâî ó

ñòðóêòóðíîìó ï³äðîçä³ë³, ³ç çàëó÷åííÿì ôàõ³âö³â, ï³äïèñóþòüñÿ êå-

ð³âíèêîì àðõ³âíîãî ï³äðîçä³ëó óñòàíîâè.

Íîìåíêëàòóðà ñïðàâ ñêëàäàºòüñÿ íà ï³äñòàâ³ âèâ÷åííÿ äîêóìåíò³â

ç óñ³õ ïèòàíü éîãî ä³ÿëüíîñò³. Ï³ñëÿ âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â âîíè ãðó-

ïóþòüñÿ ó ñïðàâè, ÿêèì íàäàþòüñÿ íàéìåíóâàííÿ (çàãîëîâêè), ùî â

ñòèñë³é óçàãàëüíåí³é ôîðì³ â³äòâîðþþòü ñêëàä ³ çì³ñò äîêóìåíò³â ó

ñïðàâàõ. Îñíîâíîþ ÷àñòèíîþ çàãîëîâêà ñïðàâè º âèêëàä ïèòàííÿ

(ïðåäìåò), ç ÿêîãî âîíà çàâîäèòüñÿ.

Ðîçì³ùåííÿ ñïðàâ ó íîìåíêëàòóð³ ïîâèííî â³äïîâ³äàòè ñòóïåíþ

âàæëèâîñò³ ïèòàíü, ùî âèð³øóþòüñÿ ç óðàõóâàííÿì âçàºìîçâÿçêó

äîêóìåíò³â, âêëþ÷åíèõ äî êîíêðåòíèõ ñïðàâ. ßê ïðàâèëî, ïåðøîþ

ðîçì³ùóºòüñÿ ãðóïà ñïðàâ, ùî âêëþ÷àº äîêóìåíòè îðãàí³â âèùîãî

ð³âíÿ, äàë³ ãðóïà îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷î¿ äîêóìåíòàö³¿ ñàìî¿ óñòà-

íîâè (íàêàçè, ðîçïîðÿäæåííÿ, ð³øåííÿ òîùî), ïëàíîâî-çâ³òíà äîêó-

ìåíòàö³ÿ ³ ëèñòóâàííÿ. Ó ãðóï³ ëèñòóâàííÿ ïåðøèìè ðîçì³ùóþòü

ñïðàâè, ùî ì³ñòÿòü ëèñòóâàííÿ ç îðãàíàìè âèùîãî ð³âíÿ. Êîæíà

ñïðàâà, âêëþ÷åíà äî íîìåíêëàòóðè ñïðàâ, ïîâèííà ìàòè óìîâíå ïî-

çíà÷åííÿ (àðàáñüêèìè öèôðàìè)  ³íäåêñ, ÿêèé ñêëàäàºòüñÿ ç ³íäåê-

ñó ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó òà ïîðÿäêîâîãî íîìåðà â ìåæàõ ï³äðîç-

ä³ëó. Çà â³äñóòíîñò³ ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ë³â ÿê ðîçä³ëè íîìåíêëàòó-

ðè ìîæóòü áóòè âèêîðèñòàí³ íàïðÿìè ä³ÿëüíîñò³ ï³äïðèºìñòâà ÷è

ïîñàäè êåð³âíèê³â. Íàïðèêëàä, ãåíåðàëüíèé äèðåêòîð, çàñòóïíèê äè-

ðåêòîðà, êîìåðö³éíèé äèðåêòîð.

Ó ðàç³ íàÿâíîñò³ ó ñïðàâ³ òîì³â (÷àñòèí) ³íäåêñ ñòàâèòüñÿ íà êîíê-

ðåòíîìó òîì³ ³ç çàçíà÷åííÿì: ò. 1, ò. 2 òîùî.

Íàïðèê³íö³ ä³ëîâîäíîãî ðîêó íîìåíêëàòóðà ñïðàâ îáîâÿçêîâî

çàêðèâàºòüñÿ ï³äñóìêîâèì çàïèñîì, ó ÿêîìó çàçíà÷àºòüñÿ ê³ëüê³ñòü ³

êàòåãîð³¿ ôàêòè÷íî çàâåäåíèõ çà ð³ê ñïðàâ. Ï³äñóìêîâèé çàïèñ

ñêð³ïëþº ñâî¿ì ï³äïèñîì îñîáà, â³äïîâ³äàëüíà çà ä³ëîâîäñòâî.

Íîìåíêëàòóðà ñïðàâ óñòàíîâè ñêëàäàºòüñÿ ó òðüîõ ïðèì³ðíèêàõ,

íà êîæíîìó ç ÿêèõ îáîâÿçêîâî çàïîâíþþòüñÿ ãðèôè ïîãîäæåííÿ ç

åêñïåðòíîþ êîì³ñ³ºþ é ïîñàäîâîþ îñîáîþ, â³äïîâ³äàëüíîþ çà àðõ³â-

íèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè. Ïåðøèé ïðèì³ðíèê  íåäîòîðêàííèé, çáå-

ð³ãàºòüñÿ ó ñòðóêòóðíîìó ï³äðîçä³ë³. Äðóãèé ïåðåäàºòüñÿ â êàíöåëÿ-

ð³þ óñòàíîâè, à òðåò³é âèêîðèñòîâóºòüñÿ äëÿ ôîðìóâàííÿ ñïðàâ ³ ïî-

øóê³â ïîòð³áíîãî äîêóìåíòà.

Íîìåíêëàòóðà ñïðàâ ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ë³â ï³ñëÿ ¿õ ðîçãëÿäó é

àíàë³ç çâîäÿòüñÿ êàíöåëÿð³ºþ â ºäèíó (çâåäåíó) íîìåíêëàòóðó ñïðàâ

óñòàíîâè.

Îðãàí³çàö³¿, ÿê³ íàëåæàòü äî ñôåðè óïðàâë³ííÿ óñòàíîâè, ñêëàäà-

þòü îêðåì³ íîìåíêëàòóðè ñïðàâ, ÿê³ íå âêëþ÷àþòüñÿ ó çâåäåíó íî-

ìåíêëàòóðó ñïðàâ óñòàíîâè.

Ï³ä ÷àñ ðîçðîáëåííÿ ºäèíî¿ íîìåíêëàòóðè ñïðàâ óñòàíîâè, êð³ì

çâåäåííÿ íîìåíêëàòóðè ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ë³â, âèâ÷àºòüñÿ é àíàë³-

çóºòüñÿ ä³ÿëüí³ñòü óñòàíîâè â ö³ëîìó. Ïðè öüîìó âèêîðèñòîâóþòüñÿ

ïîëîæåííÿ (ñòàòóòè) ïðî óñòàíîâè òà ¿õ ñòðóêòóðí³ ï³äðîçä³ëè:

øòàòí³ ðîçïèñè, òèïîâ³ ÷è ïðèì³ðí³ íîìåíêëàòóðè, íîìåíêëàòóðè òà

îïèñè ñïðàâ çà ìèíóë³ ðîêè, êëàñèô³êàòîðè äîêóìåíò³â ³ êîðåñïîí-

äåíò³â ³ç çàçíà÷åííÿì ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â, à òàêîæ âðàõî-

âóþòüñÿ çàâäàííÿ óñòàíîâè íà íàñòóïíèé ð³ê.

Ñòðóêòóðíèé ïðèíöèï íîìåíêëàòóðè ñïðàâ âèêîðèñòîâóºòüñÿ â

ðàç³ ÷³òêî âñòàíîâëåíî¿ â óñòàíîâ³ ñòðóêòóðè. Ï³äçàãîëîâêîì ó òàê³é

íîìåíêëàòóð³ º íàéìåíóâàííÿ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó. Ïðè öüîìó

ïåðøèì ðîçä³ëîì íîìåíêëàòóðè áàæàíî çàçíà÷àòè êàíöåëÿð³þ. Íà-

ïðèêëàä, êàíöåëÿð³ÿ, îðãàí³çàö³éíèé â³ää³ë, ïëàíîâèé â³ää³ë, â³ää³ë

ðåàë³çàö³¿ òà çáóòó òîùî.

Ôóíêö³îíàëüíèé ïðèíöèï, òîáòî çà íàïðÿìàìè ä³ÿëüíîñò³, âèêî-

ðèñòîâóºòüñÿ ó ðàç³ ðîçïîä³ëó îñíîâíèõ íàïðÿì³â ä³ÿëüíîñò³ ì³æ

ñòðóêòóðíèìè ï³äðîçä³ëàìè, ñëóæáàìè, òâîð÷èìè êîëåêòèâàìè òà

îêðåìèìè âèêîíàâöÿìè. Ðîçä³ëè é ï³äðîçä³ëè íîìåíêëàòóðè ñïðàâ

óñòàíîâè, ïîáóäîâàíî¿ çà òàêèì ïðèíöèïîì, â³äîáðàæàþòü óï-

ðàâë³íñüê³ ôóíêö³¿ òà ãàëóç³ é ðîçì³ùóþòüñÿ â í³é çà ñòóïåíåì âàæëè-

âîñò³. Íàïðèêëàä, ïëàíóâàííÿ, ô³íàíñóâàííÿ, ïðîãíîçóâàííÿ òîùî.

ßê äî íîìåíêëàòóðè ñïðàâ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó, òàê ³ äî çâå-

äåíî¿ íîìåíêëàòóðè ñïðàâ óñòàíîâè âêëþ÷àþòüñÿ íàéìåíóâàííÿ

ñïðàâ, ùî â³äîáðàæàþòü óñ³ äîêóìåíòîâàí³ ä³ëÿíêè ðîáîòè óñòàíîâè.

Äî íîìåíêëàòóðè ñïðàâ âêëþ÷àþòüñÿ íåçàê³í÷åí³ ä³ëîâîäñòâîì

ñïðàâè, ùî íàä³éøëè ç ³íøèõ óñòàíîâ äëÿ ¿õ ïðîäîâæåííÿ, ó òîìó

÷èñë³ äîâ³äêîâ³ é êîíòðîëüí³ êàðòîòåêè, íîìåíêëàòóðè ñïðàâ, äîêó-

ìåíòè, ñòâîðåí³ çà äîïîìîãîþ ÏÊ. Ñïðàâè ç ïèòàíü, âèð³øåííÿ ÿêèõ

òðèâàº á³ëüøå îäíîãî ðîêó (ïåðåõ³äí³ ñïðàâè), âíîñÿòüñÿ äî íîìåíê-

ëàòóðè ñïðàâ êîæíîãî ðîêó ïðîòÿãîì âñüîãî ñòðîêó ¿õ âèð³øåííÿ. Äî

íîìåíêëàòóðè ñïðàâ íå âêëþ÷àþòüñÿ äðóêîâàí³ âèäàííÿ, áðîøóðè,

äîâ³äíèêè, áþëåòåí³, ðåôåðàòèâí³ æóðíàëè, åêñïðåñ-³íôîðìàö³ÿ

òîùî.

Çâåäåíà íîìåíêëàòóðà ñïðàâ óñòàíîâè ï³ñëÿ ¿¿ îñòàòî÷íîãî äî-

îïðàöþâàííÿ ïîãîäæóºòüñÿ ç åêñïåðòíîþ êîì³ñ³ºþ (ÅÊ) óñòàíîâè é

åêñïåðòíî-ïåðåâ³ðÿþ÷îþ êîì³ñ³ºþ (ÅÏÊ) â³äïîâ³äíî äî äåðæàâíîãî

àðõ³âó, ï³ñëÿ ÷îãî çàòâåðäæóºòüñÿ êåð³âíèêîì óñòàíîâè. Óñòàíîâè,

ùî íå ïåðåäàþòü äîêóìåíòè íà äåðæàâíå çáåð³ãàííÿ, ïîãîäæóþòü

íîìåíêëàòóðó ñïðàâ ç ÅÊ îðãàí³â âèùîãî ð³âíÿ.

Ïðîòÿãîì ä³ëîâîäíîãî ðîêó â íîìåíêëàòóð³ ñïðàâ ñòðóêòóðíîãî

ï³äðîçä³ëó é ó çâåäåí³é íîìåíêëàòóð³ ñïðàâ ó ãðàô³ Ïðèì³òêà ðîá-

ëÿòüñÿ â³äì³òêè ïðî çàâåäåííÿ é âêëþ÷åííÿ íîâèõ ñïðàâ, ïðî ïå-

ðåõ³äí³ ñïðàâè, ïðî ïîñàäîâèõ îñ³á, â³äïîâ³äàëüíèõ çà ôîðìóâàííÿ

ñïðàâ, ïðî ïåðåäà÷ó ñïðàâ ó àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè òà ³íø³ óñ-

òàíîâè äëÿ ¿õ ïðîäîâæåííÿ òîùî.

Íàïðèê³íö³ ä³ëîâîäíîãî ðîêó íîìåíêëàòóðà ñïðàâ óñòàíîâè îáî-

âÿçêîâî çàêðèâàºòüñÿ ï³äñóìêîâèì çàïèñîì, ÿêèé ñêð³ïëþº ñâî¿ì

ï³äïèñîì êåð³âíèê ä³ëîâîäíî¿ ñëóæáè. Ïðî íàÿâí³ñòü çàâåäåíèõ çà ð³ê

ñïðàâ ïîâ³äîìëÿþòü àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè.

Çâåäåíà íîìåíêëàòóðà ñïðàâ ñêëàäàºòüñÿ â ÷îòèðüîõ ïðèì³ðíè-

êàõ, íà êîæíîìó ç ÿêèõ ïîâèíåí áóòè çàïîâíåíèé ãðèô ïîãîäæåííÿ ç

àðõ³âíèìè óñòàíîâàìè. Ïðèì³ðíèêè çâåäåíî¿ íîìåíêëàòóðè ñïðàâ

ðîçïîä³ëÿþòüñÿ â òàêîìó ïîðÿäêó: çáåð³ãàþòüñÿ ó ñïðàâ³ êàíöåëÿð³¿;

ïåðåäàþòüñÿ äî àðõ³âíîãî ï³äðîçä³ëó óñòàíîâè äëÿ çä³éñíåííÿ êîíò-

ðîëþ çà ôîðìóâàííÿì ñïðàâ ó ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ëàõ.

Çðàçîê íîìåíêëàòóðè ñïðàâ äîäàºòüñÿ

Íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè Íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè

ÇÀÒÂÅÐÄÆÓÞ êåð³âíèêà óñòàíîâè

(ï³äïèñ) Ðîçøèôðóâàííÿ ï³äïèñó

ÍÎÌÅÍÊËÀÒÓÐÀ ÑÏÐÀÂ

__________¹__________

__________________________________________

Íàéìåíóâàííÿ ðîçä³ëó

²íäåêñ

ñïðàâè

Çàãîëîâîê ñïðàâè

(òîìó, ÷àñòèíè)

Ê³ëüê³ñòü ñïðàâ

(òîì³â, ÷àñòèí)

Ñòðîê çáåð³ãàííÿ ñïðàâè

(òîìó, ÷àñòèíè) ³ íîìåðè

ñòàòåé çà ïåðåë³êîì

Ïðèì³òêè

Íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè êåð³âíèêà

ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó (ï³äïèñ) Ðîçøèôðóâàííÿ ï³äïèñó

Â³çà êåð³âíèêà àðõ³âíîãî ï³äðîçä³ëó óñòàíîâè

ÏÎÃÎÄÆÅÍÎ ÏÎÃÎÄÆÅÍÎ

Ïðîòîêîë ÅÊ Ïðîòîêîë ÅÏÊ

____________¹________ ____________¹________

Íàéìåíóâàííÿ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó (äëÿ óñòàíîâ, ùî íå ìàþòü ñòðóêòóðíîãî

ïîä³ëó  íàïðÿìó ä³ÿëüíîñò³).

Íàçâà ïåðåë³êó ³ç çàçíà÷åííÿì ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â òà éîãî âõ³äí³ äàí³.

1.4.2. Ôîðìóâàííÿ òà îôîðìëåííÿ ñïðàâ

Ôîðìóâàííÿ òà îôîðìëåííÿ ñïðàâ  öå ãðóïóâàííÿ äîêóìåíò³â ó

ñïðàâè â³äïîâ³äíî äî íîìåíêëàòóðè ñïðàâ.

Ñïðàâà  öå ïåðåë³ê äîêóìåíò³â, ñôîðìîâàíèõ çà áóäü-ÿêîþ îçíà-

êîþ çà â³äïîâ³äíèìè ïðàâèëàìè. Ïðàâèëüíå ôîðìóâàííÿ ñïðàâ äîïî-

ìàãàº îïåðàòèâíîìó ïîøóêó äîêóìåíò³â, çàáåçïå÷óº ¿õ çáåðåæåííÿ,

âñòàíîâëþº ïîðÿäîê â îðãàí³çàö³¿ ä³ëîâîäñòâà.

Ôîðìóâàííÿ ñïðàâ â óñòàíîâ³, ÿê ïðàâèëî, ïðîâîäèòü êàíöåëÿð³ÿ

àáî ñåêðåòàð.

Ï³ä ÷àñ ôîðìóâàííÿ ñïðàâ ñë³ä äîòðèìóâàòèñü òàêèõ ïðàâèë:

• ãðóïóâàòè ó ñïðàâè ò³ëüêè îðèã³íàëè (çà ¿õ â³äñóòíîñò³  çàñâ³-

ä÷åí³ â óñòàíîâëåíîìó ïîðÿäêó êîï³¿) ïðàâèëüíî îôîðìëåíèõ ³

âèêîíàíèõ äîêóìåíò³â, íå äîïóñêàòè âêëþ÷åííÿ äî ñïðàâè ÷îð-

íîâèõ, îñîáèñòèõ, äóáëåòíèõ äîêóìåíò³â, ùî ï³äëÿãàþòü ïîâåð-

íåííþ, òà ðîçìíîæåíèõ êîï³é;

• ãðóïóâàòè ó ñïðàâè äîêóìåíòè îäíîãî ä³ëîâîäíîãî ðîêó (çà âè-

íÿòêîì îñîáîâèõ, ñóäîâèõ, ïåðåõ³äíèõ ñïðàâ). Îñîáîâ³ ñïðàâè

ôîðìóþòüñÿ ïðîòÿãîì óñüîãî ÷àñó ðîáîòè â óñòàíîâ³;

• ãðóïóâàòè ó ñïðàâè îêðåìî äîêóìåíòè ïîñò³éíîãî é òèì÷àñîâî-

ãî ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ.

ßê âèíÿòîê, êîëè öüîãî âèìàãàº ñïåöèô³êà ðîáîòè óñòàíîâè, äî-

êóìåíòè ïîñò³éíîãî é òèì÷àñîâîãî ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ, ïîâÿçàí³ ç

âèð³øåííÿì îäíîãî ïèòàííÿ, ìîæóòü ãðóïóâàòèñÿ ïðîòÿãîì ä³ëîâîãî

ðîêó â îäíó ñïðàâó. Ï³ñëÿ çàê³í÷åííÿ ä³ëîâîãî ðîêó àáî ïåðåä ïåðå-

äà÷åþ ñïðàâè â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè äîêóìåíòè ïîâèíí³ áóòè

ðîçêëàäåí³ çà îêðåìèìè ñïðàâàìè çã³äíî ç íîìåíêëàòóðîþ: â îäí³é 

ñïðàâè ïîñò³éíîãî, â ³íø³é  òèì÷àñîâîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ:

• âêëþ÷àòè äî ñïðàâè äîêóìåíòè ò³ëüêè ç îäíîãî ïèòàííÿ àáî

ãðóïè ñïîð³äíåíèõ ïèòàíü, ùî ñòàíîâëÿòü ºäèíèé òåìàòè÷íèé

êîìïëåêñ, ñïî÷àòêó ³í³ö³àòèâíèé, à ïîò³ì ³íø³ äîêóìåíòè â

ëîã³÷í³é ïîñë³äîâíîñò³;

• ÿêùî äîêóìåíòè çà ñâî¿ì çì³ñòîì ³ ñòðîêîì çáåð³ãàííÿ íå ìî-

æóòü áóòè çãðóïîâàí³ ó ñïðàâè, ïåðåäáà÷åí³ íîìåíêëàòóðîþ, çà-

âîäèòüñÿ íîâà ñïðàâà ç îáîâÿçêîâèì âíåñåííÿì ¿¿ íàéìåíóâàí-

íÿ òà ñòðîêó çáåð³ãàííÿ â ä³þ÷ó íîìåíêëàòóðó ñïðàâ;

• äîêóìåíòè, ñòâîðåí³ çà äîïîìîãîþ ÏÊ, ãðóïóþòüñÿ ó ñïðàâè íà

çàãàëüíèõ ï³äñòàâàõ.

Ñïðàâà íå ïîâèííà ïåðåâèùóâàòè 250 àðêóø³â (3040 ìì çàâ-

òîâøêè).

Äîêóìåíòè âñåðåäèí³ ñïðàâè ãðóïóþòüñÿ ó õðîíîëîã³÷íîìó ÷è ëî-

ã³÷íîìó ïîðÿäêó àáî ó ¿õ ïîºäíàíí³.

Äîêóìåíòè ðîçïîðÿä÷î¿ ãðóïè ãðóïóþòüñÿ ó ñïðàâ³ ðàçîì ç äîäàò-

êàìè çà õàðàêòåðîì òà õðîíîëîã³ºþ.

Ñòàòóòè, ïîëîæåííÿ, ³íñòðóêö³¿ òà ³íø³ äîêóìåíòè, çàòâåðäæåí³

ðîçïîðÿä÷èìè äîêóìåíòàìè, º äîäàòêàìè äî íèõ ³ ðîçì³ùóþòüñÿ ðà-

çîì ³ç çàçíà÷åíèìè äîêóìåíòàìè. ßêùî âîíè çàòâåðäæåí³ ÿê ñà-

ìîñò³éí³ äîêóìåíòè, ¿õ ãðóïóþòü â îêðåì³ ñïðàâè.

Íàêàçè ç îñíîâíî¿ ä³ÿëüíîñò³ òà ç àäì³í³ñòðàòèâíî-ãîñïîäàðñüêèõ

ïèòàíü ãðóïóþòüñÿ â ð³çí³ ñïðàâè.

Äîêóìåíòè çàñ³äàíü êîëåã³àëüíèõ îðãàí³â ãðóïóþòüñÿ ó äâ³

ñïðàâè:

à) ïðîòîêîëè é äîêóìåíòè äî íèõ (äîïîâ³ä³, äîâ³äêè òîùî);

á) äîêóìåíòè ç îðãàí³çàö³¿ çàñ³äàíü (ïîðÿäîê äåííèé, ïðîåêòè òà

êîï³¿ òîùî).

Ïðîòîêîëè ãðóïóþòüñÿ ó õðîíîëîã³÷íîìó ïîðÿäêó é çà íîìåðàìè.

Äîêóìåíòè äî çàñ³äàíü ñèñòåìàòèçóþòüñÿ çà äàòàìè òà íîìåðàìè

ïðîòîêîë³â: âñåðåäèí³ ãðóïè äîêóìåíò³â, ùî ñòîñóþòüñÿ îäíîãî ïðî-

òîêîëó,  çà ïîðÿäêîì äåííèì.

Äîðó÷åííÿ îðãàí³â âèùîãî ð³âíÿ é äîêóìåíòè, ïîâÿçàí³ ç ¿õ âèêî-

íàííÿì, ãðóïóþòüñÿ ó ñïðàâè çà íàïðÿìàìè ä³ÿëüíîñò³ óñòàíîâè.

ßêùî òàêèõ äîêóìåíò³â áàãàòî, âîíè ôîðìóþòüñÿ â îäíó ñïðàâó. Âñå-

ðåäèí³ ñïðàâè äîêóìåíòè ñèñòåìàòèçóþòüñÿ çà äàòàìè äîðó÷åíü.

Çàòâåðäæåí³ ïëàíè, çâ³òè, êîøòîðèñè ãðóïóþòüñÿ ó ñïðàâàõ îêðå-

ìî â³ä ïðîåêò³â öèõ äîêóìåíò³â.

Ëèñòóâàííÿ ãðóïóºòüñÿ çà çì³ñòîì òà êîðåñïîíäåíòñüêèì ïðèíöè-

ïîì ³ ñèñòåìàòèçóºòüñÿ ó õðîíîëîã³÷í³é ïîñë³äîâíîñò³: äîêóìåíò-

â³äïîâ³äü ³äå çà äîêóìåíòîì-çàïèòîì.

Äîêóìåíòè â îñîáîâèõ ñïðàâàõ ãðóïóþòüñÿ ó õðîíîëîã³÷íîìó ïî-

ðÿäêó â ì³ðó ¿õ íàäõîäæåííÿ â òàê³é ïîñë³äîâíîñò³:

• âíóòð³øí³é îïèñ äîêóìåíò³â, âêëþ÷åíèõ äî ñïðàâè;

• çàÿâà ïðî ïðèéíÿòòÿ íà ðîáîòó;

• íàïðàâëåííÿ àáî ïîäàííÿ;

• îñîáîâèé ëèñòîê îáë³êó êàäð³â;

• àâòîá³îãðàô³ÿ, äîêóìåíòè ïðî îñâ³òó, âèòÿãè ç íàêàç³â ïðî ïðè-

çíà÷åííÿ, ïåðåâåäåííÿ, çâ³ëüíåííÿ;

• äîïîâíåííÿ äî îñîáîâîãî ëèñòêà îáë³êó êàäð³â;

• äîïîâíåííÿ äî îñîáîâîãî ëèñòêà ïðî çàîõî÷åííÿ;

• äîâ³äêè òà ³íø³ äîêóìåíòè.

Äîêóìåíòè ç ì³ñöÿ ïðîæèâàííÿ, äîâ³äêè ïðî ñòàí çäîðîâÿ òà ³íø³

àíàëîã³÷í³ äîêóìåíòè ãðóïóþòüñÿ â îêðåì³ ñïðàâè òèì÷àñîâîãî çáå-

ð³ãàííÿ ³ äî îñîáîâèõ ñïðàâ íå âêëþ÷àþòüñÿ.

Êîï³¿ íàêàç³â ïðî ñòÿãíåííÿ, çàîõî÷åííÿ, çì³íó ïð³çâèùà òîùî äî

îñîáîâî¿ ñïðàâè íå âêëþ÷àþòüñÿ ó çâÿçêó ³ç âíåñåííÿì â³äîìîñòåé

ïðî öå â äîïîâíåííÿ äî îñîáîâîãî ëèñòêà îáë³êó êàäð³â.

Îñîáèñò³ ðàõóíêè ïðàö³âíèê³â òà ³íø³ ïîä³áí³ äîêóìåíòè ñèñòåìà-

òèçóþòüñÿ â ìåæàõ ðîêó çà ïð³çâèùàìè â àëôàâ³òíîìó ïîðÿäêó. Êîí-

òðîëü çà ôîðìóâàííÿì ñïðàâ â óñòàíîâ³ òà ¿¿ ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ëàõ

çä³éñíþºòüñÿ êàíöåëÿð³ºþ àáî ñåêðåòàðåì.

1.4.3. Çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â

Äîêóìåíòè ç ÷àñó ñòâîðåííÿ (íàäõîäæåííÿ) ³ äî ïåðåäà÷³ ¿õ â àð-

õ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè çáåð³ãàþòüñÿ çà ì³ñöåì ¿õ ôîðìóâàííÿ ó

ñïðàâàõ. Ó íåâåëèêèõ óñòàíîâàõ äîö³ëüíî çáåð³ãàòè ñïðàâè â êàíöå-

ëÿð³¿ àáî â ñåêðåòàðÿ. Ç ìåòîþ ï³äâèùåííÿ îïåðàòèâíîñò³ ðîçøóêó

äîêóìåíò³â ñïðàâè ðîçì³ùóþòü â³äïîâ³äíî äî íîìåíêëàòóðè. Íà êî-

ð³íöÿõ îáêëàäèíîê ñïðàâ çàçíà÷àþòüñÿ ³íäåêñè çà íîìåíêëàòóðîþ.

Ñïðàâè ïîâèíí³ çáåð³ãàòèñÿ â ðîáî÷èõ ê³ìíàòàõ àáî ñïåö³àëüíî â³ä-

âåäåíèõ äëÿ öüîãî ïðèì³ùåííÿõ, ó øàôàõ, ùî çà÷èíÿþòüñÿ.

Ìàãí³òí³ ñòð³÷êè ç ôîíîãðàìàìè çàñ³äàíü êîëåã³àëüíîãî îðãàíó

çáåð³ãàþòüñÿ ó â³äïîâ³äàëüíîãî ñåêðåòàðÿ. Íà êîðîáö³ ðîáèòüñÿ â³ä-

ì³òêà ïðî äàòó çàñ³äàííÿ é ÷àñ çàïèñó. Ñåêðåòàð êîëåã³àëüíîãî îðãàíó

íåñå â³äïîâ³äàëüí³ñòü çà ¿õ çáåðåæåííÿ.

Äîêóìåíòè, ñòâîðåí³ çà äîïîìîãîþ ÏÊ, çáåð³ãàþòüñÿ íà çàãàëü-

íèõ ï³äñòàâàõ.

Âèäà÷à ñïðàâ ó òèì÷àñîâå êîðèñòóâàííÿ ³íøèì óñòàíîâàì çä³é-

ñíþºòüñÿ ç äîçâîëó êåð³âíèêà óñòàíîâè. Íà âèäàíó ñïðàâó çàâî-

äèòüñÿ êàðòêà  çàì³ííèê ñïðàâè, ó ÿê³é çàçíà÷àºòüñÿ ñòðóêòóð-

íèé ï³äðîçä³ë, íîìåð ñïðàâè, äàòà ¿¿ âèäà÷³, êîìó ñïðàâà âèäàíà,

äàòà ¿¿ ïîâåðíåííÿ. Ïåðåäáà÷àþòüñÿ ãðàôè äëÿ ï³äïèñ³â é îäåð-

æàííÿ ñïðàâè.

Âèëó÷åííÿ äîêóìåíò³â ³ç ñïðàâè ïîñò³éíîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ çà-

áîðîíÿºòüñÿ. Ó âèíÿòêîâèõ âèïàäêàõ âèëó÷åííÿ äîêóìåíòà äîïóñ-

êàºòüñÿ ç äîçâîëó êåð³âíèêà óñòàíîâè ç îáîâÿçêîâèì çàëèøåííÿì ó

ñïðàâ³ çàâ³ðåíî¿ êîï³¿ äîêóìåíòà.

1.4.4. Ï³äãîòîâêà ñïðàâ äî çáåð³ãàííÿ

òà âèêîðèñòàííÿ

Çíà÷åííÿ òà ïðàêòè÷íà ö³íí³ñòü äîêóìåíò³â ï³äïðèºìñòâà ð³çí³.

Îäí³ äîêóìåíòè âèêîðèñòîâóþòüñÿ òðèâàëèé ÷àñ äëÿ ñïðàâ ó íàî÷íî-

³íôîðìàö³éí³é ðîáîò³, ³íø³ äóæå øâèäêî âòðà÷àþòü ñâîþ çíà÷óù³ñòü.

Äëÿ äîâãîñòðîêîâîãî çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â ñòâîðþºòüñÿ àðõ³â ï³ä-

ïðèºìñòâà.

Çàê³í÷åí³ ä³ëîâîäñòâîì ñïðàâè ïîñò³éíîãî é òðèâàëîãî (ïîíàä

10 ðîê³â) ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ ïîâèíí³ çäàâàòèñÿ â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë

óñòàíîâè äëÿ ïîäàëüøîãî âèêîðèñòàííÿ. Ñïðàâè ñòðîêîì çáåð³ãàííÿ

äî 10 ðîê³â ìîæóòü ïåðåäàâàòèñÿ â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè çà

ïîãîäæåííÿì ç ¿¿ êåð³âíèêîì.

Ï³äãîòîâêà äîêóìåíò³â äî ïåðåäà÷³ â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè

âêëþ÷àº: åêñïåðòèçó ö³ííîñò³ äîêóìåíò³â, îôîðìëåííÿ ñïðàâ, ñêëà-

äàííÿ îïèñ³â ñïðàâ, ïåðåäà÷ó ñïðàâ äî àðõ³âíîãî ï³äðîçä³ëó óñòàíîâè

é çàáåçïå÷åííÿ çáåðåæåííÿ äîêóìåíò³â.

Åêñïåðòèçà ö³ííîñò³ äîêóìåíò³â ïîëÿãàº ó âèçíà÷åíí³ ¿õ ö³ííîñò³ ç

ìåòîþ âñòàíîâëåííÿ ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â ³ â³äáîðó ¿õ íà

äåðæàâíå çáåð³ãàííÿ. Äëÿ îðãàí³çàö³¿ òà ïðîâåäåííÿ åêñïåðòèçè

ö³ííîñò³ äîêóìåíò³â â óñòàíîâàõ òà ¿õ ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ëàõ ñòâî-

ðþþòüñÿ ïîñò³éíîä³þ÷³ åêñïåðòí³ êîì³ñ³¿.

Åêñïåðòèçà ö³ííîñò³ äîêóìåíò³â ïðîâîäèòüñÿ íà ï³äñòàâ³ íîìåí-

êëàòóðè ñïðàâ ³ ïåðåë³ê³â (òèïîâèõ, â³äîì÷èõ) äîêóìåíò³â ³ç çàçíà÷åí-

íÿì ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ. Çà ðåçóëüòàòàìè åêñïåðòèçè ö³ííîñò³ äîêó-

ìåíò³â ñêëàäàþòüñÿ îïèñè äîêóìåíò³â ïîñò³éíîãî é òðèâàëîãî ñòðî-

ê³â çáåð³ãàííÿ òà àêò ïðî âèä³ëåííÿ äëÿ çíèùåííÿ äîêóìåíò³â, ùî íå

ï³äëÿãàþòü çáåð³ãàííþ. Âèä³ëåííÿ äîêóìåíò³â äëÿ çíèùåííÿ é ñêëà-

äàííÿ ïðî öå àêòà ïðîâîäèòüñÿ ï³ñëÿ ï³äãîòîâêè îïèñ³â ñïðàâ ïîñ-

ò³éíîãî é òðèâàëîãî ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ çà öåé æå ïåð³îä: àêòè ïðî âè-

ä³ëåííÿ äëÿ çíèùåííÿ äîêóìåíò³â, ùî íå ï³äëÿãàþòü çáåð³ãàííþ, ðîç-

ãëÿäàþòüñÿ íà çàñ³äàííÿõ ÅÊ îäíî÷àñíî ç îïèñàìè ñïðàâ. Äëÿ

óñòàíîâ, ùî ïåðåäàþòü äîêóìåíòè íà äåðæàâíå çáåð³ãàííÿ, àêòè çà-

òâåðäæóþòüñÿ êåð³âíèêîì óñòàíîâè ï³ñëÿ çàòâåðäæåííÿ îïèñ³â ñïðàâ

ïîñò³éíîãî çáåð³ãàííÿ åêñïåðòíî-ïåðåâ³ðÿþ÷îþ êîì³ñ³ºþ (ÅÏÊ)

â³äïîâ³äíîãî äåðæàâíîãî àðõ³âó.

Ï³ñëÿ çàòâåðäæåííÿ àêòà ïðî âèä³ëåííÿ äîêóìåíò³â äëÿ çíèùåííÿ

çàçíà÷åí³ äîêóìåíòè çäàþòüñÿ ïðàö³âíèêàìè ä³ëîâîäíî¿ ñëóæáè àáî