Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство

Подождите немного. Документ загружается.

Ì²ÆÐÅÃ²ÎÍÀËÜÍÀ

ÀÊÀÄÅÌ²ß ÓÏÐÀÂË²ÍÍß ÏÅÐÑÎÍÀËÎÌ

Êè¿â 2002

Â. Ï. Êîçîð³ç, Í. ². Ëàïèöüêà

ÇÀÃÀËÜÍÅ ² ÊÀÄÐÎÂÅ

Ä²ËÎÂÎÄÑÒÂÎ

Íàâ÷àëüíèé ïîñ³áíèê

ÁÁÊ 65.050.2ÿ73

Ê59

óïðàâë³ííÿ ïåðñîíàëîì (ÌÀÓÏ), 2002

ISBN 966-608-231-4

Ðåöåíçåíòè: Í. Ï. Ìàð÷åíêî, êàíä. ³ñò. íàóê

Ì. Â. Òóëåíêîâ, êàíä. ñîö³îë. íàóê

Ñõâàëåíî Â÷åíîþ ðàäîþ Ì³æðåã³îíàëüíî¿ Àêàäåì³¿ óïðàâë³ííÿ

ïåðñîíàëîì (ïðîòîêîë ¹ 3 â³ä 30.04.02)

Êîçîð³ç Â. Ï., Ëàïèöüêà Í. ².

Ê59 Çàãàëüíå ³ êàäðîâå ä³ëîâîäñòâî: Íàâ÷. ïîñ³á.  Ê.: ÌÀÓÏ,

2002.  168ñ.: ³ë.  Á³áë³îãð.: ñ. 162.

ISBN 966-608-231-4

Ó íàâ÷àëüíîìó ïîñ³áíèêó âèñâ³òëåíî ïèòàííÿ äîêóìåíòóâàííÿ, îðãàí³çàö³¿

ðîáîòè ç äîêóìåíòàìè ó ïðîöåñ³ óïðàâë³ííÿ ïåðñîíàëîì çã³äíî ç Ïðèì³ðíîþ

³íñòðóêö³ºþ ç ä³ëîâîäñòâà ¹1153 â³ä 17.10.97, à òàêîæ ïðàêòè÷í³ ïèòàííÿ

êàäðîâîãî (ñïåö³àëüíîãî) ä³ëîâîäñòâà. Íàâåäåíî ñó÷àñí³ òèïîâ³ äîêóìåíòè,

òåõíîëîã³þ ¿õ îôîðìëåííÿ ³ ïðàêòè÷í³ ðåêîìåíäàö³¿ ùîäî îáë³êó êàäð³â,

ï³äãîòîâêè ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â ç êàäðîâèõ ïèòàíü.

Ïîñ³áíèê ï³äãîòîâëåíî ç óðàõóâàííÿì ñó÷àñíèõ äèðåêòèâíèõ, ìåòîäè÷íèõ

òà ³íñòðóêòèâíèõ ìàòåð³àë³â, ïðàêòèêè îðãàí³çàö³¿ ä³ëîâîäñòâà é äîêóìåíòó-

âàííÿ.

Äëÿ ñëóõà÷³â ³ âèêëàäà÷³â ñèñòåìè ï³äãîòîâêè, ïåðåï³äãîòîâêè é ï³äâè-

ùåííÿ êâàë³ô³êàö³¿ êàäð³â, ñïåö³àë³ñò³â, êåð³âíèê³â îðãàí³çàö³é, ïðàö³âíèê³â

êàíöåëÿð³é, â³ää³ë³â êàäð³â.

ÁÁÊ 65.050.2ÿ73

ÂÑÒÓÏ

Äîêóìåíòàö³éíå çàáåçïå÷åííÿ óïðàâë³ííÿ  âàæëèâà ñêëàäîâà

ä³ÿëüíîñò³ áóäü-ÿêî¿ óñòàíîâè, ï³äïðèºìñòâà, îðãàí³çàö³¿. Âåäåííÿ

ä³ëîâîäñòâà é îðãàí³çàö³ÿ äîêóìåíòîîá³ãó â³ä³ãðàþòü âàæëèâó ðîëü ó

êîíêóðåíòîñïðîìîæíîñò³ ñó÷àñíèõ ï³äïðèºìñòâ, ÿêà çàëåæèòü íå

ëèøå â³ä ¿õ òåõí³÷íî¿ îñíàùåíîñò³, à é â³ä äîêóìåíòàö³éíîãî ôàêòîðà.

Òîìó íèí³ íàäçâè÷àéíî âàæëèâèì º óäîñêîíàëåííÿ ñèñòåìè ä³ëîâîä-

ñòâà.

Äîêóìåíòàö³éíà ä³ÿëüí³ñòü îðãàí³çàö³¿ îõîïëþº âñ³ îïåðàö³¿ ç

ï³äãîòîâêè, ñêëàäàííÿ, ïîãîäæåííÿ òà îôîðìëåííÿ äîêóìåíò³â.

Çàô³êñîâàíà â äîêóìåíòàõ ³íôîðìàö³ÿ ñòàíîâèòü îñíîâó áóäü-ÿêîãî

á³çíåñó.

Äóæå âàæëèâèì äëÿ óïðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³ º þðèäè÷íå çíà÷åí-

íÿ äîêóìåíò³â, òîìó ùî âîíè º ôîðìîþ âèðàæåííÿ ïðàâ.

Îäí³ äîêóìåíòè, íàïðèêëàä ïðàâîâ³ àêòè ïðåäñòàâíèöüêèõ òà ðîç-

ïîðÿä÷èõ îðãàí³â, ñóäîâ³, ïðîêóðîðñüê³, íîòàð³àëüí³ é àðá³òðàæí³

àêòè, äîãîâ³ðíà äîêóìåíòàö³ÿ, âèêîíóþòü þðèäè÷í³ ôóíêö³¿, çàêð³ï-

ëþþ÷è é çì³íþþ÷è ïðàâîâ³ íîðìè ó ïðàâîâ³äíîñèíàõ ÷è çàâåðøóþ-

÷è ¿õ ä³þ, à ³íø³ äîêóìåíòè âèêîðèñòîâóþòü ÿê äîêàçè ó ñóä³, îðãàíàõ

ñë³äñòâà é ïðîêóðàòóðè, íîòàð³àò³, àðá³òðàæ³ òîùî.

Ïîðÿäîê âåäåííÿ ä³ëîâîäñòâà íà ï³äïðèºìñòâàõ âèçíà÷àºòüñÿ

ñïåö³àëüíèìè íîðìàòèâíî-ïðàâîâèìè àêòàìè, çîêðåìà ïîñòàíîâîþ

Êàá³íåòó Ì³í³ñòð³â Óêðà¿íè Ïðî çàòâåðäæåííÿ Ïðèì³ðíî¿ ³íñòðóê-

ö³¿ ç ä³ëîâîäñòâà â³ä 17 æîâòíÿ 1997 ð. ¹1153, äå îáóìîâëþºòüñÿ

ïîðÿäîê ñêëàäàííÿ äîêóìåíò³â, âåäåííÿ ñïðàâ, ñòâîðåííÿ àðõ³âó äëÿ

çàáåçïå÷åííÿ çáåð³ãàííÿ íàéö³íí³øèõ äîêóìåíò³â.

Ïðîïîíîâàíèé íàâ÷àëüíèé ïîñ³áíèê ñêëàäàºòüñÿ ç äâîõ ÷àñòèí:

Çàãàëüíå ä³ëîâîäñòâî ³ Êàäðîâå ä³ëîâîäñòâî. Ó ïåðø³é ÷àñòèí³

íàâåäåíî ðîçãîðíóò³ õàðàêòåðèñòèêè îñíîâíèõ íîðìàòèâíèõ ïî-

ëîæåíü ùîäî ñòâîðåííÿ äîêóìåíò³â, ÿê³ ïîâèíåí çíàòè óïðàâë³íñü-

êèé ïåðñîíàë äëÿ îïåðàòèâíî¿ îð³ºíòàö³¿ ó âèáîð³ ð³øåíü. Øèðî-

êî âèñâ³òëåíî ïèòàííÿ ï³äãîòîâêè òà îôîðìëåííÿ äîêóìåíò³â, ÿê³

ñòâîðþþòüñÿ ó ïðîöåñ³ ä³ÿëüíîñò³ ï³äïðèºìñòâ. Ðîçãëÿíóòî ïîðÿäîê

âåäåííÿ çàãàëüíî¿ äîêóìåíòàö³¿, íàâåäåíî ðåêâ³çèòè, ùî ñïðèÿþòü

îïåðàòèâí³é ï³äãîòîâö³ äîêóìåíò³â. Äåòàëüíî îïèñàíî òåõíîëîã³þ,

ïîðÿäîê êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì äîêóìåíò³â ó ñòðîê ³ ïî ñóò³ ïèòàí-

íÿ, îðãàí³çàö³þ ðîáîòè àïàðàòó óïðàâë³ííÿ ç îïåðàòèâíîãî ïîøóêó

òà ç íåîáõ³äíîþ ³íôîðìàö³ºþ, ïåðåäà÷³ ¿¿ â àðõ³â.

Ó äðóã³é ÷àñòèí³ ïîñ³áíèêà âèñâ³òëþþòüñÿ ïèòàííÿ äîêóìåíòó-

âàííÿ òà îðãàí³çàö³¿ ðîáîòè ç äîêóìåíòàìè ó ïðîöåñ³ óïðàâë³ííÿ ïåð-

ñîíàëîì, ïðàêòè÷í³ ïèòàííÿ êàäðîâîãî (ñïåö³àëüíîãî) ä³ëîâîäñòâà,

çîêðåìà, ïîäàþòüñÿ çðàçêè ñó÷àñíèõ òèïîâèõ äîêóìåíò³â ç êàäðîâîãî

ä³ëîâîäñòâà, îïèñóºòüñÿ òåõíîëîã³ÿ ¿õ îôîðìëåííÿ, íàâîäÿòüñÿ ïðàê-

òè÷í³ ðåêîìåíäàö³¿ ùîäî îáë³êó êàäð³â, ï³äãîòîâêè ðîçïîðÿä÷èõ äîêó-

ìåíò³â ç ïèòàíü êàäð³â (ïðèéíÿòòÿ íà ðîáîòó, ïåðåâåäåííÿ ³ çâ³ëüíåííÿ,

íàäàííÿ â³äïóñòîê, çàîõî÷åííÿ é ñòÿãíåííÿ, âåäåííÿ îáë³êó é çáåð³ãàí-

íÿ òðóäîâèõ êíèæîê, îôîðìëåííÿ òà ïîäàííÿ äîêóìåíò³â äëÿ ïðèçíà-

÷åííÿ ïåíñ³é, ï³äãîòîâêà â³äïîâ³äíî¿ ñòàòèñòè÷íî¿ çâ³òíîñò³).

×àñòèíà 1

ÇÀÃÀËÜÍÅ Ä²ËÎÂÎÄÑÒÂÎ

Ðîçä³ë 1

ÏÐÀÂÈËÀ ÑÊËÀÄÀÍÍß

ÒÀ ÎÔÎÐÌËÅÍÍß ÄÎÊÓÌÅÍÒ²Â

Äîêóìåíòàö³éíà ä³ÿëüí³ñòü êîæíî¿ îðãàí³çàö³¿ ´ðóíòóºòüñÿ íà òà-

êèõ çàñàäàõ:

• äîêóìåíòè, ùî ñòàíîâëÿòü ïðàâîâó áàçó ä³ÿëüíîñò³ îðãàí³çàö³¿,

íîðìàòèâíî-ïðàâîâ³ àêòè îðãàí³â âèêîíàâ÷î¿ âëàäè, îðãàí³â

âëàäè òà êåð³âíèöòâà, ùî ñòîñóþòüñÿ ä³ÿëüíîñò³ îðãàí³çàö³¿;

• îðãàí³çàö³éíî-ïðàâîâà äîêóìåíòàö³ÿ  ñòàòóò, ïðàâèëà âíóò-

ð³øíüîãî ðîçïîðÿäêó, ïîñàäîâ³ ³íñòðóêö³¿ òîùî;

• ðîçïîðÿä÷à äîêóìåíòàö³ÿ  íàêàçè, âêàç³âêè, ðîçïîðÿäæåííÿ

êåð³âíèöòâà, ð³øåííÿ êîëåã³àëüíèõ îðãàí³â òîùî;

• ñëóæáîâ³ ëèñòè, ôàêñè, òåëåãðàìè;

• äîêóìåíòè, ùî ñòîñóþòüñÿ îñîáîâîãî ñêëàäó;

• äîêóìåíòàö³ÿ çà ìèíóëèé ä³ëîâîäíèé ð³ê.

Äëÿ òîãî ùîá äîêóìåíò ìàâ þðèäè÷íó ñèëó, íåîáõ³äíî ó ïðîöåñ³

ñòâîðåííÿ âðàõîâóâàòè éîãî ñïåöèô³÷í³ îñîáëèâîñò³. Çàëåæíî â³ä

ôóíêö³¿ äîêóìåíòà âñòàíîâëþºòüñÿ íàá³ð ðåêâ³çèò³â, òîáòî åëåìåíò³â,

ðîçòàøîâàíèõ ó ïåâí³é ïîñë³äîâíîñò³. Âèìîãè äî îôîðìëåííÿ äîêó-

ìåíò³â â³äîáðàæåí³ â ïîñòàíîâ³ Êàá³íåòó Ì³í³ñòð³â Óêðà¿íè Ïðî çàò-

âåðäæåííÿ Ïðèì³ðíî¿ ³íñòðóêö³¿ ç ä³ëîâîäñòâà â³ä 17 æîâòíÿ 1997 ð.

¹1153. Çàçíà÷åíà ²íñòðóêö³ÿ ðåãëàìåíòóº íå ò³ëüêè ñêëàä ðåêâ³çèò³â,

à é ïîñë³äîâí³ñòü ¿õ ðîçì³ùåííÿ ó äîêóìåíò³.

Ç îãëÿäó íà ïðèçíà÷åííÿ äîêóìåíòà äî îáîâÿçêîâèõ ðåêâ³çèò³â

ìîæóòü äîäàâàòèñÿ é ³íø³ ðåêâ³çèòè.

Îôîðìëþþòü ðåêâ³çèòè â³äïîâ³äíî äî ôîðìóëÿðà-çðàçêà.

Ôîðìóëÿð-çðàçîê  öå ñóêóïí³ñòü ðåêâ³çèò³â, ðîçòàøîâàíèõ ó ïåâ-

í³é ïîñë³äîâíîñò³.

Ôîðìóëÿð-çðàçîê äîêóìåíòà âñòàíîâëþº òàê³ ðåêâ³çèòè:

• Äåðæàâíèé Ãåðá Óêðà¿íè (ïîðÿäîê éîãî âèêîðèñòàííÿ âèçíà-

÷àºòüñÿ çàêîíîì);

• åìáëåìà ï³äïðèºìñòâà, óñòàíîâè, îðãàí³çàö³¿;

• çîáðàæåííÿ íàãîðîä;

• êîä ï³äïðèºìñòâà, óñòàíîâè, îðãàí³çàö³¿ çà Óêðà¿íñüêèì êëàñè-

ô³êàòîðîì ï³äïðèºìñòâ ³ îðãàí³çàö³¿ (ÓÊÏÎ);

• êîä ôîðìè äîêóìåíòà çà Óêðà¿íñüêèì êëàñèô³êàòîðîì

óïðàâë³íñüêî¿ äîêóìåíòàö³¿ (ÓÊÓÄ);

• íàéìåíóâàííÿ ì³í³ñòåðñòâà, ³íøîãî öåíòðàëüíîãî îðãàíó âèêî-

íàâ÷î¿ âëàäè;

• íàéìåíóâàííÿ ï³äïðèºìñòâà, óñòàíîâè, îðãàí³çàö³¿;

• íàéìåíóâàííÿ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó;

• ³íäåêñ ï³äïðèºìñòâà çâÿçêó, ïîøòîâà é òåëåãðàôíà àäðåñà, íî-

ìåð òåëåôîíó, íîìåð òåëåòàéïà (àáîíåíòñüêîãî òåëåãðàôó);

• íàçâà äîêóìåíòà;

• äàòà;

• ³íäåêñ;

• ïîñèëàííÿ íà äàòó é ³íäåêñ âõ³äíîãî äîêóìåíòà;

• ì³ñöå ñêëàäàííÿ àáî âèäàííÿ;

• ãðèô îáìåæåííÿ äîñòóïó äî äîêóìåíò³â;

• àäðåñàò;

• ãðèô çàòâåðäæåííÿ;

• ðåçîëþö³ÿ;

• çàãîëîâîê äî òåêñòó;

• â³äì³òêà ïðî êîíòðîëü;

• òåêñò;

• â³äì³òêà ïðî íàÿâí³ñòü äîäàòê³â;

• ï³äïèñ;

• ãðèô ïîãîäæåííÿ;

• â³çè;

• ïå÷àòêà;

• â³äì³òêà ïðî çàñâ³ä÷åííÿ êîï³é;

• ïð³çâèùå âèêîíàâöÿ é íîìåð éîãî òåëåôîíó;

• â³äì³òêà ïðî âèêîíàííÿ äîêóìåíòà é íàïðàâëåííÿ éîãî äî

ñïðàâè;

• â³äì³òêà ïðî íàäõîäæåííÿ äîêóìåíòà.

1.1.1. Çàãàëüí³ âèìîãè

äî îôîðìëåííÿ ðåêâ³çèò³â äîêóìåíò³â

Ðåêâ³çèò 07  íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè ïîâèííî â³äïîâ³äàòè íàé-

ìåíóâàííþ, çàçíà÷åíîìó â ïîëîæåíí³ (ñòàòóò³) ïðî íå¿. Ñêîðî÷åíå

íàéìåíóâàííÿ âæèâàºòüñÿ ò³ëüêè â ðàç³, êîëè âîíî îô³ö³éíî çàô³êñî-

âàíå ó ïîëîæåíí³ ïðî óñòàíîâó. Íà áëàíêó ñêîðî÷åíå íàéìåíóâàííÿ

ðîçì³ùóºòüñÿ çà ïîâíèì.

Ðåêâ³çèò 10  íàçâà âèäó äîêóìåíòà (íàêàç, ðîçïîðÿäæåííÿ,

ð³øåííÿ òîùî) çàçíà÷àºòüñÿ íà áëàíêó ³ ìàº â³äïîâ³äàòè êîìïåòåíö³¿

óñòàíîâè, çì³ñòó óïðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³.

Äàòóâàííÿ äîêóìåíò³â  îäèí ç îñíîâíèõ ðåêâ³çèò³â äîêóìåíòà,

ÿêèé çàáåçïå÷óº éîìó þðèäè÷íó ñèëó. Äàòîþ äîêóìåíòà º äàòà éîãî

ï³äïèñàííÿ; äëÿ äîêóìåíòà, ùî ïðèéìàºòüñÿ êîëåã³àëüíèì îðãàíîì, 

äàòà éîãî ïðèéíÿòòÿ; äëÿ äîêóìåíòà, ùî çàòâåðäæóºòüñÿ,  äàòà

éîãî çàòâåðäæåííÿ. Äàòè ï³äïèñàííÿ é çàòâåðäæåííÿ äîêóìåíòà, à

òàêîæ ò³, ùî º â òåêñò³, ïîâèíí³ îôîðìëÿòèñÿ öèôðàìè. Åëåìåíòè

äàòè íàâîäÿòüñÿ àðàáñüêèìè öèôðàìè â îäèí ðÿäîê ó òàê³é ïîñë³äîâ-

íîñò³: ÷èñëî, ì³ñÿöü, ð³ê. ßêùî ïîðÿäêîâèé íîìåð ì³ñÿöÿ àáî ÷èñëà

ñêëàäàºòüñÿ ç îäí³º¿ öèôðè, òî ïåðåä íåþ ñòàâèòüñÿ 0.

Ó òåêñòàõ íîðìàòèâíî-ïðàâîâèõ àêò³â ³ äîêóìåíò³â, ùî ì³ñòÿòü

äàí³ ô³íàíñîâîãî õàðàêòåðó, çàñòîñîâóþòü ñëîâåñíî-öèôðîâèé ñïîñ³á

îôîðìëåííÿ äàò: 30 òðàâíÿ 2000 ð.

Äàòó íà äîêóìåíò³ ïðîñòàâëÿº îñîáà, ÿêà éîãî ï³äïèñóº àáî çà-

òâåðäæóº, ó ìîìåíò ï³äïèñàííÿ àáî çàòâåðäæåííÿ.

Îáîâÿçêîâîìó äàòóâàííþ é ï³äïèñàííþ ï³äëÿãàþòü óñ³ ñëóæáîâ³

â³äì³òêè íà äîêóìåíòàõ, ïîâÿçàí³ ç ¿õí³ì ïðîõîäæåííÿì òà âèêîíàí-

íÿì (ðåçîëþö³¿, ïîãîäæåííÿ, â³çè, â³äì³òêè ïðî âèêîíàííÿ äîêóìåíòà

é íàïðàâëåííÿ éîãî äî ñïðàâè).

Äàòà ï³äïèñàííÿ ðàçîì ç ³íäåêñîì ïðîñòàâëÿºòüñÿ â ë³â³é âåðõí³é

÷àñòèí³ äîêóìåíòà íà ñïåö³àëüíî â³äâåäåíîìó äëÿ öüîãî ì³ñö³ íà

áëàíêó.

Äàòà çàòâåðäæåííÿ äîêóìåíòà çàçíà÷àºòüñÿ ó â³äïîâ³äí³é ãðàô³. Ó

ôàêñàõ, òåëåãðàìàõ, òåëåôîíîãðàìàõ, êð³ì äàòè, ïðîñòàâëÿþòüñÿ ãî-

äèíè é õâèëèíè.

²íäåêñàö³ÿ äîêóìåíò³â ïîëÿãàº ó ïðèñâîºíí³ ¿ì óìîâíèõ ïîçíà-

÷åíü  ³íäåêñ³â, ÿê³ íàäàþòüñÿ äîêóìåíòàì ï³ä ÷àñ ðåºñòðàö³¿ òà âêàçó-

þòü íà ì³ñöå ñêëàäàííÿ, âèêîíàííÿ ³ çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â. ²íäåêñè

âõ³äíèõ ³ ñòâîðþâàíèõ óñòàíîâîþ äîêóìåíò³â ñêëàäàþòüñÿ ç ïîðÿäêî-

âèõ íîìåð³â ó ìåæàõ ãðóïè äîêóìåíò³â, ùî ðåºñòðóþòüñÿ, ÿê³, â³äïîâ³ä-

íî äî çàâäàíü ïîøóêó, ìîæóòü äîïîâíþâàòèñü ³íäåêñàìè çà íîìåíêëà-

òóðîþ ñïðàâ, ïèòàíü ä³ÿëüíîñò³, êîðåñïîíäåíò³â, âèêîíàâö³â òîùî.

Ñêëàäîâ³ ³íäåêñó ðîçì³ùóþòüñÿ â òàê³é ïîñë³äîâíîñò³: ïîðÿäêîâèé ðåº-

ñòðàö³éíèé íîìåð ó ìåæàõ ãðóïè äîêóìåíò³â, ùî ðåºñòðóþòüñÿ, ³íäåê-

ñè çà íîìåíêëàòóðîþ ñïðàâ, ïèòàíü ä³ÿëüíîñò³, êîðåñïîíäåíò³â, âèêî-

íàâö³â òîùî. ²íäåêñ ñï³ëüíîãî íîðìàòèâíî-ïðàâîâîãî àêòà ïîâèíåí

ñêëàäàòèñÿ ç ³íäåêñ³â óñòàíîâ, ùî âèäàëè éîãî, ÿê³ ïðîñòàâëÿþòüñÿ ÷å-

ðåç äð³á. Ñêëàäîâ³ ³íäåêñó â³äîêðåìëþþòüñÿ îäíà â³ä îäíî¿ ñê³ñíîþ

ðèñêîþ, íàïðèêëàä: 415/02-15/55 àáî 21/77/59.

Àäðåñóâàííÿ äîêóìåíò³â. Ðåêâ³çèò àäðåñàòà ïðîñòàâëÿºòüñÿ, ÿê

ïðàâèëî, íà âèõ³äíèõ äîêóìåíòàõ. Íà âíóòð³øí³õ äîêóìåíòàõ öåé

ðåêâ³çèò ïðîñòàâëÿºòüñÿ, ÿêùî äîêóìåíò ïðèçíà÷åíèé äëÿ ïåðåäà÷³ êå-

ð³âíèöòâó (çàÿâà, äîïîâ³äíà çàïèñêà).

Äîêóìåíòè àäðåñóþòüñÿ óñòàíîâ³, ¿¿ ñòðóêòóðíèì ï³äðîçä³ëàì àáî

êîíêðåòí³é ïîñàäîâ³é îñîá³. ßêùî äîêóìåíò àäðåñóºòüñÿ óñòàíîâ³ àáî

¿¿ ñòðóêòóðíîìó ï³äðîçä³ëó áåç çàçíà÷åííÿ ïîñàäîâî¿ îñîáè, ¿õ íàé-

ìåíóâàííÿ ïîäàþòüñÿ â íàçèâíîìó â³äì³íêó, íàïðèêëàä:

Ì³í³ñòåðñòâî þñòèö³¿

Óêðà¿íè

ßêùî äîêóìåíò íàäñèëàºòüñÿ ïîñàäîâ³é îñîá³, òî íàéìåíóâàííÿ

óñòàíîâè çàçíà÷àºòüñÿ â íàçèâíîìó â³äì³íêó, à ïîñàäà é ïð³çâèùå àä-

ðåñàòà  ó äàâàëüíîìó, íàïðèêëàä:

Ì³í³ñòåðñòâî ïðîìèñëîâî¿

ïîë³òèêè Óêðà¿íè

Óïðàâë³ííÿ ñïðàâàìè

Ãîëîâíîìó ñïåö³àë³ñòó

(ïð³çâèùå, ³í³ö³àëè)

Ó ðàç³ àäðåñóâàííÿ äîêóìåíòà êåð³âíèêó óñòàíîâè àáî éîãî çàñ-

òóïíèêó íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè âõîäèòü äî ñêëàäó íàçâè ïîñàäè àä-

ðåñàòà, íàïðèêëàä:

Íà÷àëüíèêó Ãîëîâíîãî

àðõ³âíîãî óïðàâë³ííÿ

ïðè Êàá³íåò³ Ì³í³ñòð³â

Óêðà¿íè

(ïð³çâèùå, ³í³ö³àëè)

Ó ðåêâ³çèò³ Àäðåñàò ìîæóòü çàçíà÷àòèñÿ ïî÷åñíå çâàííÿ òà â÷å-

íèé ñòóï³íü. ßêùî äîêóìåíò àäðåñóºòüñÿ áàãàòüîì îäíîð³äíèì

îðãàí³çàö³ÿì, àäðåñàò âêàçóºòüñÿ óçàãàëüíåíî, íàïðèêëàä:

Ãåíåðàëüíèì äèðåêòîðàì

âèðîáíè÷èõ îáºäíàíü,

äèðåêòîðàì ï³äïðèºìñòâ

³ êåð³âíèêàì îðãàí³çàö³é

Äîêóìåíò íå ïîâèíåí ìàòè á³ëüøå ÷îòèðüîõ àäðåñàò³â. Ñëîâî êî-

ï³ÿ ïåðåä çàçíà÷åííÿì äðóãîãî, òðåòüîãî, ÷åòâåðòîãî àäðåñàò³â íå

ñòàâèòüñÿ. ßêùî äîêóìåíò íàäñèëàºòüñÿ á³ëüø ÿê ÷îòèðüîì àäðåñà-

òàì, ñêëàäàºòüñÿ ñïèñîê íà ðîçñèëêó é íà êîæíîìó äîêóìåíò³ çàçíà-

÷àºòüñÿ ëèøå îäèí àäðåñàò. Äî ðåêâ³çèòó Àäðåñàò ìîæå âõîäèòè

àäðåñà. Ïîðÿäîê ³ ôîðìà çàïèñó äàíèõ ïðî àäðåñó çàçíà÷àºòüñÿ â ðàç³

íàäñèëàííÿ äîêóìåíòà ðàçîâèì êîðåñïîíäåíòîì. ßêùî äîêóìåíò

íàäñèëàºòüñÿ ãðîìàäÿíèíó, òî ñïî÷àòêó âêàçóºòüñÿ ïîøòîâà àäðåñà,

à ïîò³ì ïð³çâèùå òà ³í³ö³àëè îäåðæóâà÷à.

Ãðèô çàòâåðäæåííÿ. Îñîáëèâèì ñïîñîáîì çàñâ³ä÷åííÿ äîêóìåíòà

ï³ñëÿ éîãî ï³äïèñàííÿ º çàòâåðäæåííÿ. Äîêóìåíò çàòâåðäæóºòüñÿ

â³äïîâ³äíèìè îðãàíàìè àáî ïîñàäîâèìè îñîáàìè, äî êîìïåòåíö³¿

ÿêèõ íàëåæèòü âèð³øåííÿ ïèòàíü, âèêëàäåíèõ ó öèõ äîêóìåíòàõ, çà

äîïîìîãîþ ãðèôà çàòâåðäæåííÿ àáî âèäàííÿì ðîçïîðÿä÷îãî äîêó-

ìåíòà. Íîðìàòèâíî-ïðàâîâ³ àêòè (ïîëîæåííÿ, ³íñòðóêö³¿, ïðàâèëà

òîùî) ïîâèíí³ çàòâåðäæóâàòèñÿ â³äïîâ³äíèì ðîçïîðÿä÷èì äîêóìåí-

òîì óñòàíîâè, ùî âèäàëà àêò. ßêùî äîêóìåíò çàòâåðäæóºòüñÿ êîíêðåò-

íîþ ïîñàäîâîþ îñîáîþ, òî ãðèô çàòâåðäæåííÿ ñêëàäàºòüñÿ ç òàêèõ

åëåìåíò³â: ñëîâî Çàòâåðäæóþ, ïîñàäà, ï³äïèñ, ³í³ö³àëè é ïð³çâèùå

îñîáè, ÿêà çàòâåðäèëà öåé äîêóìåíò, äàòà çàòâåðäæåííÿ, íàïðèêëàä:

Ç À Ò Â Å Ð Ä Æ Ó Þ

Ì³í³ñòð ô³íàíñ³â Óêðà¿íè

____________³í³ö³àëè, ïð³çâèùå

(ï³äïèñ)

Äàòà

ßêùî äîêóìåíò çàòâåðäæóºòüñÿ ðîçïîðÿä÷èì àêòîì, òî íà íüîìó

çàçíà÷àºòüñÿ ãðèô çà òàêîþ ôîðìîþ:

Çàòâåðäæåíî

Íàêàç Ì³í³ñòåðñòâà

ô³íàíñ³â Óêðà¿íè

20.05.02 ¹ 15

Ãðèô çàòâåðäæåííÿ ðîçì³ùóºòüñÿ ó ïðàâîìó âåðõíüîìó êóò³ ïåð-

øîãî àðêóøà äîêóìåíòà.

Ïåðåë³ê äîêóìåíò³â, ÿê³ ïîòðåáóþòü ãðèôà Çàòâåðäæóþ, âèçíà-

÷àºòüñÿ îðãàí³çàö³ºþ íà ï³äñòàâ³ ÷èííèõ íîðìàòèâíî-ïðàâîâèõ àêò³â

(äèâ. çðàçîê 2).

Ðåçîëþö³ÿ  öå íàïèñ íà äîêóìåíò³, çðîáëåíèé êåð³âíèêîì óñòà-

íîâè, ùî ì³ñòèòü âêàç³âêè ùîäî âèêîíàííÿ äîêóìåíòà. Ðåçîëþö³ÿ

ñêëàäàºòüñÿ ç òàêèõ åëåìåíò³â: ïð³çâèùå âèêîíàâöÿ (âèêîíàâö³â),

çì³ñò äîðó÷åííÿ, òåðì³í âèêîíàííÿ, îñîáèñòèé ï³äïèñ êåð³âíèêà,

äàòà. ßêùî äîðó÷åííÿ äàíî ê³ëüêîì ïîñàäîâèì îñîáàì, ãîëîâíèì âè-

êîíàâöåì º îñîáà, çàçíà÷åíà â äîðó÷åíí³ ïåðøîþ, àëå çà óìîâè, ùî â

äîêóìåíò³ íå îáóìîâëåíî ³íøå. Äëÿ âèêîíàííÿ äîðó÷åííÿ ¿é íàäàºòü-

ñÿ ïðàâî ñêëèêàòè ³íøèõ âèêîíàâö³â ³ êîîðäèíóâàòè ¿õíþ ðîáîòó. Íà

äîêóìåíòàõ ç òåðì³íàìè âèêîíàííÿ, ÿê³ íå ïîòðåáóþòü äîäàòêîâèõ

âêàç³âîê, ó ðåçîëþö³¿ çàçíà÷àºòüñÿ: âèêîíàâåöü, ï³äïèñ àâòîðà ðåçî-

ëþö³¿, äàòà. Àëå íà äîêóìåíò³ ïîâèííî áóòè íå á³ëüøå îäí³º¿ ðåçî-

ëþö³¿, êð³ì âèïàäê³â, êîëè íåîáõ³äíî äåòàë³çóâàòè ïîðÿäîê âèêîíàííÿ

äîêóìåíòà.

Ðåçîëþö³ÿ ïðîñòàâëÿºòüñÿ áåçïîñåðåäíüî íà äîêóìåíò³, íèæ÷å ðåê-

â³çèòó Àäðåñàò, ïàðàëåëüíî äî îñíîâíîãî òåêñòó. ßêùî ì³ñöÿ íåäî-

ñòàòíüî, ¿¿ ìîæíà ïðîñòàâëÿòè ó âåðõí³é ÷àñòèí³ ëèöüîâîãî áîêó ïåð-

øîãî àðêóøà, àëå íå íà ïîë³ äîêóìåíòà, ïðèçíà÷åíîìó äëÿ ï³äøèâêè.

Íàïèñàííÿ ðåçîëþö³¿ íà îêðåìèõ àðêóøàõ àáî ñïåö³àëüíèõ áëàíêàõ

äîïóñêàºòüñÿ, ÿêùî äîêóìåíò ï³äëÿãàº ïîâåðíåííþ àáî äåòàë³çóºòüñÿ

ïîðÿäîê âèêîíàííÿ äîêóìåíòà òà óòî÷íþþòüñÿ âèêîíàâö³.

Â³äì³òêè ïðî ïðîõîäæåííÿ òà âèêîíàííÿ äîêóìåíò³â. Ï³ä ÷àñ ïðî-

õîäæåííÿ äîêóìåíòà â óñòàíîâ³ îáîâÿçêîâî ðîáëÿòü òàê³ ïîì³òêè:

• ïðî íàäõîäæåííÿ (ðåºñòðàö³þ) äîêóìåíòà  íà íèæíüîìó ïðà-

âîìó ïîë³ ïåðøîãî àðêóøà äîêóìåíòà (ñêîðî÷åíå íàéìåíóâàí-

íÿ óñòàíîâè, äàòà íàäõîäæåííÿ äîêóìåíòà, ³íäåêñ äîêóìåíòà);

• ïðî âçÿòòÿ äîêóìåíòà íà êîíòðîëü  íà ë³âîìó ïîë³ ïåðøîãî

àðêóøà äîêóìåíòà (íà ð³âí³ çàãîëîâêà äî òåêñòó) ïèøåòüñÿ ñëî-

âî Êîíòðîëü àáî ë³òåðà Ê;

• ïðî âèêîíàííÿ äîêóìåíòà é íàïðàâëåííÿ éîãî äî ñïðàâè  íà

íèæíüîìó ë³âîìó ïîë³ ïåðøîãî àðêóøà äîêóìåíòà (êîðîòêà äî-

â³äêà ïðî âèêîíàííÿ), ÿêùî íåìàº äîêóìåíòà ïðî âèêîíàííÿ,

ñëîâà Äî ñïðàâè é íîìåð ñïðàâè, ó ÿê³é äîêóìåíò çáåð³ãàòè-

ìåòüñÿ, äàòà íàïðàâëåííÿ äîêóìåíòà äî ñïðàâè, íàéìåíóâàííÿ

é ï³äïèñ âèêîíàâöÿ, íàïðèêëàä: