Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство

Подождите немного. Документ загружается.

ñåêðåòàðåì ãîñïîäàðñüê³é ñëóæá³ óñòàíîâè àáî ï³äïðèºìñòâà ³ç çà-

ãîò³âë³ âòîðèííî¿ ñèðîâèíè.

Äîêóìåíòè óñòàíîâè ãðóïóþòüñÿ ó ñïðàâè ï³ñëÿ çàê³í÷åííÿ ä³ëî-

âîäíîãî ðîêó. Ñïðàâè ïîñò³éíîãî òà òðèâàëîãî çáåð³ãàííÿ ï³äëÿãà-

þòü òàêîìó îôîðìëåííþ: ï³äøèâàííÿ â îáêëàäèíêó ç êàðòîíó, íóìå-

ðàö³ÿ àðêóø³â ó ñïðàâ³, ñêëàäàííÿ ï³äñóìêîâîãî íàïèñó, ñêëàäàííÿ (ó

ðàç³ ïîòðåáè) âíóòð³øíüîãî îïèñó äîêóìåíò³â, îôîðìëåííÿ îáêëà-

äèíêè ñïðàâè. Äîêóìåíòè òèì÷àñîâîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ, ñôîðìî-

âàí³ ó ñïðàâè, íå ï³äøèâàþòüñÿ, àðêóø³ íå íóìåðóþòüñÿ, óòî÷íåííÿ

åëåìåíò³â îôîðìëåííÿ îáêëàäèíêè íå ïðîâîäèòüñÿ. Îêðåì³ ãðóïè

ñïðàâ ïîñò³éíîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ, íàéìåíóâàííÿ ÿêèõ íå ïîâí³ñòþ

ðîçêðèâàþòü çì³ñò (ñïðàâè ç ïîñòàíîâàìè, ðîçïîðÿäæåííÿìè, íàêà-

çàìè, ð³øåííÿìè òîùî), ïîâèíí³ ìàòè âíóòð³øí³é îïèñ äîêóìåíò³â ó

ñïðàâ³, ¿õí³é êîðîòêèé çì³ñò, äàòó é íîìåðè àðêóø³â.

Ï³ñëÿ çàê³í÷åííÿ ä³ëîâîäíîãî ðîêó äî íàïèñ³â íà îáêëàäèíêàõ

ñïðàâ ïîñò³éíîãî òà òðèâàëîãî ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ âíîñÿòüñÿ íå-

îáõ³äí³ óòî÷íåííÿ, ïåðåâ³ðÿºòüñÿ â³äïîâ³äí³ñòü çàãîëîâê³â ñïðàâ íà

îáêëàäèíö³ çì³ñòó ï³äøèòèõ äîêóìåíò³â, ó ðàç³ ïîòðåáè äî çàãîëîâêà

ñïðàâè âíîñÿòüñÿ äîäàòêîâ³ â³äîìîñò³ (ïðîñòàâëÿþòüñÿ íîìåðè íà-

êàç³â, ïðîòîêîë³â, âèäè é ôîðìè çâ³òíîñò³ òîùî).

Äàòà íà îáêëàäèíö³ ñïðàâè ïîâèííà â³äïîâ³äàòè ðîêó ïî÷àòêó é

çàê³í÷åííÿ ñïðàâè: ó ñïðàâ³, ùî ìàº äîêóìåíòè çà á³ëüø ðàíí³ ðîêè,

í³æ ð³ê óòâîðåííÿ ñïðàâè, ï³ä äàòîþ ðîáèòüñÿ íàïèñ: º äîêóìåíòè

çà ðîêè.

Íà îáêëàäèíêàõ ñïðàâ, ùî ñêëàäàþòüñÿ ç ê³ëüêîõ òîì³â (÷àñòèí),

ïðîñòàâëÿþòüñÿ äàòè ïåðøîãî é îñòàííüîãî äîêóìåíò³â êîæíîãî

òîìó (÷àñòèíè). Ó ðàç³ çàçíà÷åííÿ òî÷íî¿ êàëåíäàðíî¿ äàòè âêàçóºòü-

ñÿ ÷èñëî, ì³ñÿöü, ð³ê. ×èñëî é ð³ê ïîçíà÷àþòüñÿ àðàáñüêèìè öèôðàìè.

Íàçâà ì³ñÿöÿ ïèøåòüñÿ ñëîâîì.

Íà îáêëàäèíö³ ñïðàâè ïðîñòàâëÿºòüñÿ íîìåð ñïðàâè çà îïèñîì ³ çà

ïîãîäæåííÿì ç àðõ³âíèì ï³äðîçä³ëîì óñòàíîâè, íîìåð îïèñó é ôîíäó.

Ó ðàç³ çì³íè íàçâè óñòàíîâè (¿¿ ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó) ïðîòÿãîì

ïåð³îäó, ÿêèé îõîïëþº äîêóìåíòè ñïðàâè, àáî ï³ä ÷àñ ïåðåäà÷³ ñïðà-

âè äî ³íøî¿ óñòàíîâè (ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó) íà îáêëàäèíö³ çàçíà-

÷àºòüñÿ íîâà íàçâà óñòàíîâè (ñòðóêòóðíîãî ï³äðîçä³ëó). Íàïèñè íà

îáêëàäèíêàõ ñïðàâ ïîñò³éíîãî é òðèâàëîãî ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ ðîá-

ëÿòüñÿ ÷³òêî, ÷îðíèì ñâ³òëîñò³éêèì ÷îðíèëîì àáî òóøøþ. Çà ðåçóëü-

òàòàìè åêñïåðòèçè ö³ííîñò³ äîêóìåíò³â ñêëàäàþòüñÿ îïèñè ñïðàâ ïî-

ñò³éíîãî, òðèâàëîãî ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ é ç îñîáîâîãî ñêëàäó.

Îïèñ ñïðàâ ñêëàäàºòüñÿ ç äîòðèìàííÿì òàêèõ ïðàâèë: íîìåð îïè-

ñó ïîâèíåí ñêëàäàòèñÿ ç öèôðîâîãî ïîçíà÷åííÿ â³ää³ëó çà íîìåíêëà-

òóðîþ ñïðàâ ç äîäàâàííÿì ïî÷àòêîâî¿ ë³òåðè íàéìåíóâàííÿ êàòåãîð³¿

äîêóìåíò³â, ùî âõîäÿòü äî îïèñó, òà öèôð ðîêó, â ÿêîìó çàâåäåí³

âêëþ÷åí³ äî îïèñó ñïðàâè.

Ãðàôè îïèñó çàïîâíþþòüñÿ â³äïîâ³äíî äî â³äîìîñòåé, âèíåñåíèõ

íà îáêëàäèíêó ñïðàâè. Îïèñ íà ñïðàâè òðèâàëîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ

ïîâèíåí ìàòè äîäàòêîâó ãðàôó Ñòðîê çáåð³ãàííÿ, ñòàòòÿ çà ïåðå-

ë³êîì.

Ãðàôà îïèñó Ïðèì³òêà âèêîðèñòîâóºòüñÿ äëÿ ïîçíà÷îê ïðî

îñîáëèâîñò³ ô³çè÷íîãî ñòàíó ñïðàâ, ïðî ïåðåäà÷ó ñïðàâ ³íøèì óñòà-

íîâàì, ïðî íàÿâí³ñòü êîï³é òîùî.

Êîæíà ñïðàâà âíîñèòüñÿ äî îïèñó ï³ä ñàìîñò³éíèì ïîðÿäêîâèì

íîìåðîì. ßêùî ñïðàâà ñêëàäàºòüñÿ ç ê³ëüêîõ òîì³â (÷àñòèí), òî êîæ-

íèé òîì (÷àñòèíà) âíîñèòüñÿ äî îïèñó ï³ä îêðåìèì íîìåðîì.

Ó ðàç³ âíåñåííÿ äî îïèñó ê³ëüêîõ ñïðàâ ï³äðÿä ç îäíàêîâèì çàãî-

ëîâêîì ïîâí³ñòþ çàçíà÷àºòüñÿ ëèøå çàãîëîâîê ïåðøî¿ ñïðàâè, ³íø³

â³äîìîñò³ ïðî ñïðàâè âíîñÿòü äî îïèñó ïîâí³ñòþ (íà êîæíîìó íîâîìó

àðêóø³ îïèñó çàãîëîâîê â³äòâîðþºòüñÿ ïîâí³ñòþ).

Ñïðàâè ç îñîáîâîãî ñêëàäó âíîñÿòüñÿ äî îïèñó çà àëôàâ³òîì, òå-

ìàòèêîþ, õðîíîëîã³ºþ. Îïèñè ñïðàâ âåäóòüñÿ ïðîòÿãîì ê³ëüêîõ

ðîê³â ç ºäèíîþ ñóö³ëüíîþ íóìåðàö³ºþ ñïðàâ. Ñïðàâè êîæíîãî ðîêó

ñòàíîâëÿòü ð³÷íèé ðîçä³ë îïèñó.

Ó ê³íö³ îïèñó ðîáèòüñÿ ï³äñóìêîâèé çàïèñ ³ç çàçíà÷åííÿì (öèôðà-

ìè é ë³òåðàìè) ê³ëüêîñò³ ñïðàâ çà îïèñîì, ïåðøèé ³ îñòàíí³é íîìåðè

ñïðàâ çà îïèñîì, à òàêîæ îáóìîâëþþòüñÿ îñîáëèâîñò³ íóìåðàö³¿

ñïðàâ â îïèñ³ (ë³òåðí³ òà ïðîïóùåí³ íîìåðè ñïðàâ). Ó ð³÷íèé ðîçä³ë

îïèñó âíîñÿòüñÿ òàêîæ ñïðàâè, íå çàâåðøåí³ ä³ëîâîäñòâîì ðîêó. Ó

òàêèõ âèïàäêàõ ó ê³íö³ ð³÷íèõ ðîçä³ë³â îïèñó êîæíîãî íàñòóïíîãî

ðîêó, ïðîòÿãîì ÿêîãî ñïðàâè ïðîäîâæóâàëèñÿ ä³ëîâîäñòâîì, çàçíà-

÷àºòüñÿ: Äîêóìåíòè ç öüîãî ïèòàííÿ äèâ. òàêîæ ó ðîçä³ë³ çà

__________ ð³ê ¹ __________.

Îïèñ ñïðàâ ï³äïèñóºòüñÿ óêëàäà÷åì ³ç çàçíà÷åííÿì éîãî ïîñàäè,

óõâàëþºòüñÿ êåð³âíèêîì. Çà íàÿâíîñò³ â óñòàíîâ³ ÅÊ îïèñ äî éîãî

çàòâåðäæåííÿ ðîçãëÿäàºòüñÿ òà óõâàëþºòüñÿ ÅÊ.

Îïèñ ñïðàâ ñêëàäàºòüñÿ ó äâîõ ïðèì³ðíèêàõ, îäèí ç ÿêèõ ïåðå-

äàºòüñÿ ðàçîì ³ç ñïðàâàìè â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè, à äðóãèé

çàëèøàºòüñÿ ÿê êîíòðîëüíèé ïðèì³ðíèê ó â³ää³ë³. Çà íàÿâíîñò³ ÅÊ

îïèñ ñêëàäàºòüñÿ ó òðüîõ ïðèì³ðíèêàõ, îñê³ëüêè îäèí ïðèì³ðíèê

îïèñó äîäàºòüñÿ ÿê ï³äñòàâà äî ïðîòîêîëó ÅÊ. Îïèñè ñïðàâ â³ää³ëó º

ï³äñòàâîþ äëÿ ñêëàäàííÿ ð³÷íîãî ðîçä³ëó çâåäåíîãî îïèñó ñïðàâ óñòà-

íîâè, çà ÿêèì ñïðàâè ïåðåäàþòüñÿ íà çáåð³ãàííÿ äî äåðæàâíèõ àð-

õ³â³â.

Çâåäåíèé îïèñ ñïðàâ ïîñò³éíîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ óñòàíîâè ñêëà-

äàºòüñÿ â ÷îòèðüîõ ïðèì³ðíèêàõ ³ ï³äëÿãàº îáîâÿçêîâîìó çàòâåð-

äæåííþ ÅÏÊ â³äïîâ³äíîãî äåðæàâíîãî àðõ³âó ÷åðåç äâà ðîêè ï³ñëÿ

çàâåðøåííÿ ñïðàâ ó ä³ëîâîäñòâ³. Äëÿ çàòâåðäæåííÿ äî äåðæàâíîãî àð-

õ³âó íàäñèëàþòüñÿ âñ³ ÷îòèðè ïðèì³ðíèêè îïèñ³â, îäèí ç ÿêèõ ï³ñëÿ

çàòâåðäæåííÿ çàëèøàºòüñÿ â äåðæàâíîìó àðõ³â³, à ðåøòà ïîâåðòàºòü-

ñÿ óñòàíîâ³. Â³äïîâ³äíî äî çàòâåðäæåíèõ îïèñ³â óñòàíîâà çîáîâÿçàíà

ïåðåäàâàòè ñïðàâè äî äåðæàâíîãî àðõ³âó â óñòàíîâëåí³ ñòðîêè. Çâå-

äåí³ îïèñè ñïðàâ òðèâàëîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ ñêëàäàþòüñÿ ó äâîõ

ïðèì³ðíèêàõ ³ îôîðìëÿþòüñÿ, ÿê ³ îïèñè íà ñïðàâè ïîñò³éíîãî çáåð³-

ãàííÿ. Îïèñè ñïðàâ òðèâàëîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ äåðæàâíèì àðõ³âîì

íå çàòâåðäæóþòüñÿ. Çàê³í÷åí³ ä³ëîâîäñòâîì ñïðàâè ïîñò³éíîãî òà

òðèâàëîãî ñòðîê³â çáåð³ãàííÿ ðàçîì ç ðåºñòðàö³éíèìè æóðíàëàìè,

êîíòðîëüíî-îáë³êîâèìè êàðòêàìè íà äîêóìåíòè ïåðåäàþòüñÿ â àð-

õ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè ÷åðåç äâà ðîêè ï³ñëÿ çàâåðøåííÿ ¿õ ó ä³ëî-

âîäñòâ³ (íàïðèêëàä, ñïðàâè çà 1995 ð. ïåðåäàþòüñÿ â àðõ³âíèé ï³ä-

ðîçä³ë â 1998 ð.). Ñïðàâè òèì÷àñîâîãî ñòðîêó çáåð³ãàííÿ ïåðåäàþòü-

ñÿ â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè íà ðîçñóä êåð³âíèêà óñòàíîâè. ßêùî

îêðåì³ ñïðàâè íåîáõ³äíî çàëèøèòè â ä³ëîâîäñòâ³ äëÿ ïîòî÷íî¿ ðîáî-

òè, àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòàíîâè îôîðìëÿº âèäà÷ó ñïðàâ ó òèì÷àñîâå

êîðèñòóâàííÿ.

Ïåðåäà÷à êîæíî¿ ñïðàâè çä³éñíþºòüñÿ ïðàö³âíèêîì àðõ³âíîãî

ï³äðîçä³ëó ó ïðèñóòíîñò³ ïðàö³âíèêà ä³ëîâîäíî¿ ñëóæáè ëèøå ï³ñëÿ

ïðîâåäåííÿ åêñïåðòèçè ¿¿ íàóêîâî-³ñòîðè÷íî¿ ö³ííîñò³, ïîâíîãî óïî-

ðÿäêóâàííÿ òà îôîðìëåííÿ. Ñïðàâè ïîñò³éíîãî òà òðèâàëîãî ñòðî-

êó çáåð³ãàííÿ ïåðåäàþòüñÿ â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë. Ó ê³íö³ êîæíîãî

ïðèì³ðíèêà îïèñó êåð³âíèê àðõ³âíîãî ï³äðîçä³ëó óñòàíîâè ðîçïè-

ñóºòüñÿ ó ïðèéíÿòò³ ñïðàâ ç îáîâÿçêîâèì çàçíà÷åííÿì öèôðàìè é

ë³òåðàìè ê³ëüêîñò³ ïåðåäàíèõ äî àðõ³âíîãî ï³äðîçä³ëó ñïðàâ, ïðî-

ñòàâëÿº äàòó. Îäèí ïðèì³ðíèê îïèñó ïîâåðòàºòüñÿ ó â³ää³ë, óñ³ ³íø³

çàëèøàþòüñÿ â àðõ³âíîìó ï³äðîçä³ë³ óñòàíîâè. Ñïðàâè òèì÷àñîâîãî

ñòðîêó çáåð³ãàííÿ ìîæóòü ïåðåäàâàòèñÿ â àðõ³âíèé ï³äðîçä³ë óñòà-

íîâè çà íîìåíêëàòóðîþ ñïðàâ. Çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â â óñòàíîâ³

çàáåçïå÷óºòüñÿ íàÿâí³ñòþ àðõ³âíîãî ï³äðîçä³ëó óñòàíîâè çã³äíî ³ç

Çàêîíîì Óêðà¿íè Ïðî Íàö³îíàëüíèé àðõ³âíèé ôîíä ³ àðõ³âí³ óñòà-

íîâè (3814-12).

Àðõ³âí³ óñòàíîâè íàäàþòü óñòàíîâàì îðãàí³çàö³éíî-ìåòîäè÷íó

äîïîìîãó ó âäîñêîíàëåíí³ òà îðãàí³çàö³¿ ä³ëîâîäñòâà, ðîçðîáëÿþòü ³

çàòâåðäæóþòü îáîâÿçêîâ³ äëÿ âèêîíàííÿ âñ³ìà óñòàíîâàìè íîðìà-

òèâíî-ïðàâîâ³ àêòè ç ïèòàíü îðãàí³çàö³¿ äîêóìåíò³â ó ä³ëîâîäñòâ³,

ìàþòü ïðàâî ïåðåâ³ðÿòè âåäåííÿ ä³ëîâîäñòâà â óñòàíîâàõ ³ âèìàãàòè

â³ä êåð³âíèê³â óñòàíîâè óñóíåííÿ âèÿâëåíèõ âíàñë³äîê ïåðåâ³ðîê íå-

äîë³ê³â.

Çðàçîê àêòà äîäàºòüñÿ.

Íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè ÇÀÒÂÅÐÄÆÓÞ

ÀÊÒ Íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè

êåð³âíèêà óñòàíîâè

(ï³äïèñ) Ðîçøèôðóâàííÿ ï³äïèñó

__________¹________________

____________________________

(ì³ñöå ñêëàäàííÿ)

Ïðî âèä³ëåííÿ äëÿ çíèùåííÿ äîêóìåíò³â,

ùî íå ï³äëÿãàþòü çáåð³ãàííþ

Íà ï³äñòàâ³ ___________________________________________________

(íàçâà ³ âõ³äí³ äàí³ ïåðåë³êó äîêóìåíò³â

_____________________________________________________________

³ç çàçíà÷åííÿì ñòðîê³â ¿õ çáåð³ãàííÿ)

â³ä³áðàí³ äî çíèùåííÿ ÿê òàê³, ùî íå ìàþòü íàóêîâî-³ñòîðè÷íî¿ ö³í-

íîñò³ òà âòðàòèëè ïðàêòè÷íå çíà÷åííÿ, äîêóìåíòè ôîíäó ¹ _______

_____________________________________________________________

(íàéìåíóâàííÿ ôîíäó)

ï/ï

Çàãîëîâîê

ñïðàâè àáî

ãðóïîâèé

çàãîëîâîê

ñïðàâ

Äàòà

ñïðàâè

àáî

êðàéí³

äàòè

ñïðàâ

Íîìåðè

îïèñ³â

(íîìåíêëàòóð)

çà ð³ê (ðîêè)

²íäåêñ ñïðàâè

(òîìó, ÷àñòèíè)

çà

íîìåíêëàòóðîþ

àáî íîìåð

ñïðàâè çà

îïèñîì

Ê³ëüê³ñòü

ñïðàâ

(òîì³â,

÷àñòèí)

Ñòðîê

çáåð³ãàííÿ

ñïðàâè

(òîìó,

÷àñòèíè)

³ íîìåðè

ñòàòåé

çà ïåðåë³êîì

Ïðèì³òêè

12 3 4 5 6 7 8

Ðàçîì __________________ ñïðàâ çà _________ ðîêè

(öèôðàìè ³ ë³òåðàìè)

Îïèñè ñïðàâ ïîñò³éíîãî çáåð³ãàííÿ çà _____________________ ðîêè

çàòâåðäæåí³, à ç îñîáîâîãî ñêëàäó ïîãîäæåí³ ç ÅÏÊ________________

_____________________________________________________________

(íàéìåíóâàííÿ àðõ³âíî¿ óñòàíîâè)

(ïðîòîêîë â³ä ___________________¹___________ )

Íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè îñîáè,

ÿêà ïðîâîäèëà åêñïåðòèçó

ö³ííîñò³ äîêóìåíò³â (ï³äïèñ) Ðîçøèôðóâàííÿ ï³äïèñó

Äàòà

ÑÕÂÀËÅÍÎ

Ïðîòîêîë ÅÊ

â³ä ____________¹ _________

Äîêóìåíòè ó ê³ëüêîñò³ ______________________________ñïðàâ

(öèôðàìè ³ ë³òåðàìè)

âàãîþ__________êã çäàíî â ____________________________________

(íàéìåíóâàííÿ óñòàíîâè)

_______________________________íà ïåðåðîáêó çà ïðèéìàëüíî-çäà-

âàëüíîþ íàêëàäíîþ â³ä _________________¹___________

Íàéìåíóâàííÿ ïîñàäè îñîáè,

ÿêà çäàëà äîêóìåíòè (ï³äïèñ) Ðîçøèôðóâàííÿ ï³äïèñó

Äàòà

Êîíòðîëüí³ ïèòàííÿ

1. Íàçâ³òü âèìîãè, ÿêèõ íåîáõ³äíî äîòðèìóâàòèñü, ôîðìóþ÷è ñïðàâè?

2. ßê ñèñòåìàòèçóþòüñÿ ó ñïðàâè äîêóìåíòè ðîçïîðÿä÷îãî õàðàêòåðó?

3. Ç ÿêèõ åëåìåíò³â ñêëàäàþòüñÿ îïèñè ñïðàâ äëÿ ïåðåäà÷³ â àðõ³â?

4. Íà ÿê³é ï³äñòàâ³ ïðîâîäèòüñÿ åêñïåðòèçà ö³ííîñò³ äîêóìåíò³â?

Ðîçä³ë 5

ÐÎÁÎÒÀ Ç ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ,

ÙÎ Ì²ÑÒßÒÜ ÊÎÌÅÐÖ²ÉÍÓ ÒÀªÌÍÈÖÞ

Êîìåðö³éíà òàºìíèöÿ (ÊÒ)  öå âèðîáíè÷à, íàóêîâî-òåõí³÷íà, óï-

ðàâë³íñüêà, ô³íàíñîâà òà ³íøà äîêóìåíòîâàíà ³íôîðìàö³ÿ, ùî âèêîðèñ-

òîâóºòüñÿ äëÿ äîñÿãíåííÿ êîìåðö³éíî¿ ìåòè (îòðèìàííÿ ïðèáóòêó, ïîïå-

ðåäæåííÿ çáèòêó, îòðèìàííÿ ïåðåâàãè íàä êîíêóðåíòàìè), ÿêó ï³äïðèº-

ìåöü ââàæàº êîíô³äåíö³éíîþ. Äî êîíô³äåíö³éíèõ â³äíîñÿòüñÿ â³äîìîñò³

ïðî ïðèáóòîê ô³ðìè, ³äå¿, â³äêðèòòÿ, âèíàõîäè, òåõíîëîã³¿ òîùî.

Â³äîìîñò³ ïðî êîìåðö³éíó òàºìíèöþ ï³äïðèºìñòâà óìîâíî ìîæíà

ïîä³ëèòè íà äâ³ ãðóïè: íàóêîâî-òåõí³÷íó (òåõíîëîã³÷íó) ³ ä³ëîâó.

Äî íàóêîâî-òåõí³÷íî¿ â³äíîñÿòüñÿ äàí³ ïðî êîíñòðóêö³þ ìàøèí ³

óñòàòêóâàííÿ: êðåñëåííÿ, ñõåìè, ðåöåïòóðè, ìåòîäè é ñïîñîáè âèðîá-

íèöòâà, íîâ³ òåõíîëîã³¿, íàïðÿìè ìîäåðí³çàö³¿ â³äîìèõ òåõíîëîã³é,

ïðîãðåñèâíå çàáåçïå÷åííÿ ÏÅÎÌ.

Ä³ëîâà ì³ñòèòü:

• äàí³ ïðî ô³íàíñîâó ä³ÿëüí³ñòü ï³äïðèºìñòâà, çà âèíÿòêîì çâ³ò³â

(ñòàí ðîçðàõóíê³â ç êë³ºíòàìè, çàáîðãîâàí³ñòü, êðåäèòè òîùî);

• ïëàíè ðîçâèòêó ï³äïðèºìñòâà (òàêòè÷í³ é ñòðàòåã³÷í³);

• ïëàíè é îáñÿãè ðåàë³çàö³¿ ïðîäóêö³¿ (ïëàíè ìàðêåòèíãó, äàí³ ïðî

õàðàêòåð ³ îáñÿãè òîðãîâèõ îïåðàö³é, íàÿâí³ñòü çàïàñ³â òîâàð³â);

• àíàë³ç êîíêóðåíòîñïðîìîæíîñò³ ïðîäóêö³¿, ùî âèïóñêàºòüñÿ,

åôåêòèâí³ñòü åêñïîðòó òà ³ìïîðòó;

• ïëàí ðåêëàìíî¿ ä³ÿëüíîñò³;

• ñïèñîê òîðãîâèõ òà ³íøèõ êë³ºíò³â, ïîñåðåäíèê³â, êîíêóðåíò³â,

â³äîìîñò³ ïðî âçàºìîâ³äíîñèíè.

Ñêëàä ³ îáñÿã â³äîìîñòåé, ùî ñòàíîâëÿòü êîìåðö³éíó òàºìíèöþ

ï³äïðèºìñòâà, ñòðîêè êîíô³äåíö³éíîñò³, ïîðÿäîê çàõèñòó é äîïóñ-

êó äî êîíô³äåíö³éíî¿ ³íôîðìàö³¿, à òàêîæ ïðàâèëà ¿¿ âèêîðèñòàííÿ

âèçíà÷àþòüñÿ êåð³âíèêîì.

Îñíîâíà ìåòà îõîðîíè êîíô³äåíö³éíî¿ ³íôîðìàö³¿ ó òîìó, ùîá

âîíà íå ïîòðàïèëà äî êîíêóðåíò³â.

Çàáåçïå÷åííÿ çàõèñòó êîìåðö³éíî¿ òàºìíèö³ ïåðåäáà÷àº:

• âèçíà÷åííÿ ïðàâèë âíåñåííÿ ³íôîðìàö³¿ äî ÊÒ;

• ðîçðîáêó é äîâåäåííÿ äî â³äîìà îñ³á, äîïóùåíèõ äî ³íôîðìàö³¿,

ùî ñòàíîâèòü êîìåðö³éíó òàºìíèöþ, ³íñòðóêö³é çà äîòðèìàííÿì

ðåæèìó êîíô³äåíö³éíîñò³;

• îáìåæåííÿ äîñòóïó äî íîñ³¿â ³íôîðìàö³¿ ç ÊÒ;

• òàêå âåäåííÿ ä³ëîâîäñòâà, ÿêå çàáåçïå÷óº âèä³ëåííÿ, îáë³ê ³ çáå-

ð³ãàííÿ äîêóìåíò³â ç ÊÒ;

• âèêîðèñòàííÿ îðãàí³çàö³éíèõ, òåõí³÷íèõ òà ³íøèõ çàñîá³â çàõè-

ñòó êîíô³äåíö³éíîñò³ äîêóìåíò³â;

• çä³éñíåííÿ êîíòðîëþ çà äîòðèìàííÿì ðåæèìó îõîðîíè ÊÒ.

Äëÿ çáåðåæåííÿ äîñòóïó äî ³íôîðìàö³¿ ÊÒ êåð³âíèê âèäàº ñïå-

ö³àëüíèé íàêàç ïðî ââåäåííÿ Ïåðåë³êó â³äîìîñòåé, ùî ì³ñòÿòü ÊÒ

ï³äïðèºìñòâà, çàõîä³â ç îõîðîíè öèõ â³äîìîñòåé, âñòàíîâëåííÿ êîëà

îñ³á, ÿê³ ìàþòü äîñòóï äî òàêî¿ ³íôîðìàö³¿, ïðàâèë ðîáîòè ç äîêóìåí-

òàìè, ïîçíà÷åíèìè ãðèôîì ÊÒ. Ñï³âðîá³òíèêè ï³äïðèºìñòâà ïî-

âèíí³ ï³ä ðîçïèñêó îçíàéîìèòèñÿ ç íàêàçîì ³ äîäàòêàìè äî íüîãî.

Âåäåííÿ ä³ëîâîäñòâà, ùî çàáåçïå÷óº îáë³ê ³ çáåð³ãàííÿ äîêóìåíò³â

ÊÒ, ïåðåäáà÷àº âèêîíàííÿ ðÿäó ðåêîìåíäàö³é.

Íàêàçîì êåð³âíèêà ï³äïðèºìñòâà âèçíà÷àºòüñÿ ïîñàäîâà îñîáà,

â³äïîâ³äàëüíà çà îáë³ê òà çáåð³ãàííÿ òàêèõ äîêóìåíò³â. Íà öèõ äîêó-

ìåíòàõ ïðîñòàâëÿºòüñÿ ãðèô êîíô³äåíö³éíîñò³ ó ïðàâîìó êóò³ ïåðøî-

ãî àðêóøà é âêàçóºòüñÿ íîìåð ïðèì³ðíèêà.

Íàïðèêëàä,

ÊÒ

Ïðèì. ¹ 1

Êîíô³äåíö³éíî

Ïðèì. ¹ 2

Òàê³ ãðèôè ëèøå âêàçóþòü, ùî ïðàâî âëàñíîñò³ íà ³íôîðìàö³þ,

ÿêà º â äîêóìåíò³, íàëåæèòü ï³äïðèºìñòâó é îõîðîíÿºòüñÿ çàêîíîì.

Íà äîêóìåíò³ ç ãðèôîì ÊÒ âêàçóºòüñÿ ê³ëüê³ñòü ïðèì³ðíèê³â ³

ì³ñöåçíàõîäæåííÿ êîæíîãî ç íèõ. Íàïðèêëàä:

Ñêëàäåíèé ó äâîõ ïðèì³ðíèêàõ:

Ïðèì. ¹ 1  íà àäðåñó;

Ïðèì. ¹ 2  äî ñïðàâè ¹ 3.

Óñ³ äîêóìåíòè ç êîíô³äåíö³éíîþ ³íôîðìàö³ºþ ïîâèíí³ ðåºñòðóâà-

òèñÿ ó æóðíàë³ ðåºñòðàö³¿ äîêóìåíò³â ç ãðèôîì ÊÒ.

Äîêóìåíòè ç ãðèôîì ÊÒ ïðèéìàþòüñÿ é â³äñèëàþòüñÿ ñïåö³àëü-

íî ïðèçíà÷åíîþ ïîñàäîâîþ îñîáîþ àáî ñåêðåòàðåì-ðåôåðåíòîì. Ó

ðàç³ â³äñóòíîñò³ ÷è íåïîâíî¿ êîìïëåêòíîñò³ â êîíâåðòàõ äîêóìåíò³â ç

ãðèôîì ÊÒ ñêëàäàºòüñÿ àêò ó äâîõ ïðèì³ðíèêàõ, îäèí ç ÿêèõ íàä-

ñèëàºòüñÿ â³äïðàâíèêó. Äîêóìåíòè ç ãðèôîì ÊÒ ôîðìóþòüñÿ â îê-

ðåìó ñïðàâó. Âèäà÷à é ïîâåðíåííÿ äîêóìåíò³â ç ãðèôîì ÊÒ â³äîá-

ðàæàºòüñÿ â æóðíàë³ îáë³êó âèäà÷³ äîêóìåíò³â ç ãðèôîì ÊÒ. Äîêó-

ìåíòè ç ãðèôîì ÊÒ çàáîðîíÿºòüñÿ âèíîñèòè ç îô³ñó. Óñ³ ñïðàâè ç

ãðèôîì ÊÒ îáîâÿçêîâî âíîñÿòüñÿ äî íîìåíêëàòóðè ñïðàâ ï³äïðè-

ºìñòâà.

Ïðè ïåðåäà÷³ ñïðàâ äî àðõ³âó íà äîêóìåíòè ç ãðèôîì ÊÒ ñêëà-

äàºòüñÿ îêðåìèé îïèñ. Íà äîêóìåíòè ç ãðèôîì ÊÒ, ùî â³ä³áðàí³

äëÿ çíèùåííÿ, ñêëàäàºòüñÿ àêò. Çíèùóþòüñÿ âîíè â ïðèñóòíîñò³ êî-

ì³ñ³¿.

×àñòèíà 2

ÊÀÄÐÎÂÅ Ä²ËÎÂÎÄÑÒÂÎ

Ðîçä³ë 1

ÏÎÐßÄÎÊ ÑÊËÀÄÀÍÍß ² ÂÅÄÅÍÍß

ÐÎÇÏÎÐßÄ×ÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒ²Â

ÏÎ ÎÑÎÁÎÂÎÌÓ ÑÊËÀÄÓ

2.1.1. Çàãàëüí³ ïîëîæåííÿ

Äî ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â ïî îñîáîâîìó ñêëàäó (ïî êàäðàõ) íà-

ëåæàòü íàêàçè. Íàêàçè ïî îñîáîâîìó ñêëàäó ðåãëàìåíòóþòü ïðèé-

íÿòòÿ ãðîìàäÿí íà ðîáîòó, ïåðåâåäåííÿ ³ ïåðåì³ùåííÿ ïðàö³âíèê³â íà

³íø³ ïîñàäè òà çâ³ëüíåííÿ. Äî ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â òàêîæ íàëå-

æàòü íàêàçè ïðî çàîõî÷åííÿ, ñòÿãíåííÿ, ïðèñâîºííÿ ðîçðÿä³â ³ êàòå-

ãîð³é, íàäàííÿ â³äïóñòîê. Íà âåëèêèõ ï³äïðèºìñòâàõ âèêîðèñòîâó-

þòü óí³ô³êîâàí³ ôîðìè íàêàç³â ïî îñîáîâîìó ñêëàäó.

Óí³ô³êîâàí³ ôîðìè çàòâåðäæåí³ íàêàçîì Ì³í³ñòåðñòâà ñòàòèñòèêè

Óêðà¿íè â³ä 09.10.95 ¹ 253:

• ¹ Ï-1 (íàêàç ïðî ïðèéîì íà ðîáîòó);

• ¹ Ï-5 (íàêàç ïðî ïåðåâåäåííÿ íà ³íøó ðîáîòó);

• ¹ Ï-6 (íàêàç ïðî íàäàííÿ â³äïóñòêè);

• ¹ Ï-7 (ñïèñîê ¹__ ïðî íàäàííÿ â³äïóñòêè);

• ¹ Ï-8 (íàêàç ïðî ïðèïèíåííÿ òðóäîâîãî äîãîâîðó).

Òèïîâ³ ôîðìè áóäóòü äîäàâàòèñÿ ïðè ðîçãëÿä³ êîíêðåòíèõ íàêàç³â

ïî âèäàõ.

Íà ï³äïðèºìñòâàõ, â óñòàíîâàõ, îðãàí³çàö³ÿõ ³ ô³ðìàõ (íåâåëèêèõ)

ç íåâåëèêèì îáñÿãîì äîêóìåíòîîá³ãó çàçíà÷åí³ íàêàçè îôîðìëþþòü-

ñÿ íà ñïåö³àëüíèõ ÷è çàãàëüíèõ áëàíêàõ àáî ÷èñòèõ àðêóøàõ ïàïåðó

(ôîðìàòó À4). Ôîðìà äîäàºòüñÿ. Íàêàçè ãîòóþòüñÿ íà ï³äñòàâ³

ðîçïîðÿäæåíü êåð³âíèêà ï³äïðèºìñòâà, óñòàíîâè, îðãàí³çàö³¿, çàÿâ

ïðàö³âíèê³â, ï³äïèñàíîãî êîíòðàêòó, ð³øåíü êîíêóðñíî¿ êîì³ñ³¿,

ð³øåíü êâàë³ô³êàö³éíèõ ³ àòåñòàö³éíèõ êîì³ñ³é òîùî.