Качалов В.А. ISO 9001. Практикум для аудиторов

Подождите немного. Документ загружается.

Раздел 1.2. Анализ ситуаций

1.2.1. Подготовка и планирование аудита

1 -1. Проведение аудита третьей стороны предусматривает анализ

соответствия СМК аудитируемой компании требованиям ИСО

9001:2000. Исходя из этого и должен готовиться план: аудиторы «бе-

рут» друг за другом разделы и подразделы стандарта, а затем, опира-

ясь на описание СМК, выбирают подразделения, где можно проана-

лизировать данную деятельность. Например, если это раздел 8.2.4

«Мониторинг и измерение продукции», то аудиторам для анализа

целесообразно взять примеры из деятельности отдела технического

контроля или производственного подразделения и бессмысленно

искать примеры для анализа выполнения требований этого раздела в

службе маркетинга. Иначе говоря, при планировании аудита пер-

вичным являются требования ИСО 9001:2000, а не посещаемые под-

разделения или должностные лица. Последние являются лишь мес-

том, где можно получить информацию и проанализировать примеры

той или иной деятельности с точки зрения соответствия ее требова-

ниям ИСО 9001:2000. В этом смысле процессы СМК сами по себе

эквивалентны подразделению. Они также являются лишь «полем»,

на котором можно найти и проанализировать примеры того, насколь-

ко соблюдаются требования ИСО 9001:2000.

С учетом этого проанализируем ситуацию с двух точек зрения.

Во-первых, с точки зрения возможности установления того, на-

сколько выбранные процессы СМК соответствуют требованиям к ним.

Последние, как известно, содержатся в разделах 4.1 и 8.2.3. Однако

в указанном плане эти разделы отсутствуют, и непонятно, на соответ-

ствие чему аудиторы будут проводить анализ этих процессов. Аргу-

мент, что проверку функционирования процессов СМК аудиторы

могут провести на соответствие описаниям этих процессов или тре-

бованиям к ним, установленным самой организацией, не обоснован.

Это может (и должно) входить в обязанность внутренних аудито-

ров, но не является задачей внешнего аудитора, которого орган по

сертификации направляет для анализа СМК именно с точки зрения

соответствия ее требованиям ИСО 9001:2000, не включая дополни-

тельные требования, установленные самой организацией. Таким об-

разом, с этой точки зрения вопрос о том, что аудиторы будут делать с

выбранными процессами, повисает в воздухе.

Во-вторых, указанные процессы, конечно же, связаны с теми

видами деятельности, требования к которым содержатся в ИСО

9001:2000 (в нашем случае, это, очевидно, разделы 7.1 и 7.5.1).

И если бы они были в плане аудита, то можно было бы использовать

выбранные процессы в качестве примеров для анализа выполнения

отдельных требований, содержащихся в 7.1 и 7.5.1. Но в приведен-

ном плане данных разделов нет. Поэтому, и с этой точки зрения пла-

нирование не обосновано.

Заключение. В данном месте план аудита не вполне обоснован.

Рекомендация. При выборе для анализа процесса СМК в плане ауди-

та точно указывать, в качестве какого примера это сделано. Напри-

мер, в плане аудита в разделе «Анализируемые разделы ИСО 9001:2000»

писать так:

«Разделы ИСО 9001:2000: 4.1 (на примере процесса «Планирова-

ние создания продукции»), 5.6 и т.д.»

или

«Разделы ИСО 9001:2000: 7.5.1 (на примере процесса «Выпуск про-

дукции»), ...».

1-2. Здесь следует учесть два обстоятельства. Опыт показывает, что

для проведения анализа одного процесса СМК с точки зрения соответ-

ствия его требованиям разделов 4.1 и/или 8.2.3 необходимо 30-45 ми-

нут. Таким образом, анализ указанных 12 процессов займет 6-9 часог,

тогда как общее время, отводимое на аудит такой организации, состав-

ляет приблизительно 25-30 аудито-часов. Получается, что для анализа

остальных требований ИСО 9001:2000 остается непропорционально

мало времени. Кроме того, механизм аудитов СМК - это выборочная

проверка, и для получения аргументированного заключения по лю-

бому разделу стандарта совсем нет нужды проводить 100-процентную

проверку всех объектов одного типа, в частности процессов СМК.

Заключение. Данный план аудита не вполне обоснован.

Рекомендация. При наличии значительного количества иденти-

фицированных процессов СМК выбирать для анализа:

• один процесс из категории управляющих (например, процесс «Ком

муникация»),

• один процесс из категории поддерживающих (например, процесс

«Подготовка персонала» или «Поддержание в работоспособном со

стоянии оборудования») и

• один — два процесса из числа основных бизнес-процессов (например,

процессы «Закупки» или «Проектирование» и «Выпуск продукции»

или «Подготовка производства»).

1-3. Проектно-изыскательские работы в данном случае заяв-

лены организацией как самостоятельный вид бизнеса. Для анали-

за соответствия этого вида деятельности требованиям ИСО

9001:2000 необходимо удостовериться, что все требования стандар-

та выполняются на всех этапах осуществления этой деятельности,

2 1

в т.ч. при проведении работ непосредственно на месте. К вопросам,

которые можно проанализировать только на месте, относятся: соблю-

дение установленного объема и порядка проведения геодезических и

других измерений, применение при этом установленных средств из-

мерения, участие в работах соответствующих квалифицированных ис-

полнителей и т.д. Проанализировать это только на основе записей,

находящихся в головном офисе организации, нельзя. Единственным

аргументом, который можно принять во внимание применительно к

этому конкретному аудиту (да и то лишь частично), являются затраты

на поездку аудиторов к месту проведения работ, поскольку они могут

быть значительными. И то в этом случае целесообразно согласовать

данное решение с органом по сертификации, предусмотрев возмож-

ность такой поездки во время будущих наблюдательных (инспекци-

онных) аудитов.

Если бы организация осуществляла только проектирование (в

которое в качестве исходного этапа работ обычно входит самостоя-

тельное проведение изысканий на месте), то включение в план ауди-

та посещения мест проведения изыскательских работ было бы це-

лесообразным, но не обязательным. В данном случае организация

несет ответственность за конечные результаты проектирования, и

в случае недостатка информации по изысканиям или ошибочной

информации сама вправе исправить положение. Когда же резуль-

таты изысканий уходят «на сторону» в качестве конечной «продук-

ции», последствия ошибок в передаваемой информации ощущает

потребитель. По этой причине при сертификации СМК, охватыва-

ющей проектно-изыскательские работы как самостоятельный вид

бизнеса, внимание к этим работам должно быть более серьезным,

чем к комплексу работ по проектированию в целом.

Заключение. В общем случае данный план аудита не вполне обо-

снован.

Рекомендация. Предупреждать в таких случаях организацию

а) о необходимости включения в будущие планируемые расходы на

аудит затрат на поездку к одному из мест проведения изыска

тельских работ;

б) о проведении аудита в такое время, когда организация прово

дит изыскательские работы, чтобы иметь возможность посе

тить одно из таких мест.

1-4. Здесь для оценки ситуации необходимо учесть два обстоя-

тельства. Первое. Опыт показывает, что для детального анализа дея-

тельности крупных подразделений по такому большому количеству

требований (включая время, необходимое для посещения рабочих

мест) необходимо не менее 4 часов. С этой точки зрения план не

вполне обоснован.

Второе. Что касается посещения всех цехов и анализа в них од-

них и тех же требований стандарта, то здесь задача имеет неопреде-

ленность. Если это цеха, осуществляющие разные технологические

этапы одного и того же производства или специализирующиеся на

выпуске разных модификаций одной и той же продукции, то для

получения свидетельств в ходе сертификационного аудита достаточ-

но посетить 2-3 цеха (остальные можно будет проверить во время

последующих аудитов). Кроме того, в таких однотипных подразде-

лениях нет необходимости проверять одно и то же. Более целесооб-

разно разделить проверяемые требования стандарта между цехами,

что позволит набрать в интеграле информацию по всем включен-

ным в план разделам ИСО 9001:2000 и провести анализ более глубо-

ко. В этом смысле данный план аудита не вполне обоснован.

Если же каждый цех занят выпуском продукции разных катего-

рий, заявленных в области действия СМК (например, производство

металла и изделий из него, химическое производство, электротех-

ника, выпуск комплектующих, изделия из пластмассы), то в выбор-

ке должны присутствовать примеры таких цехов, которые охваты-

вают все заявленные для сертификации области бизнес-деятельности.

В этом случае, возможно, придется запланировать посещение дей-

ствительно всех цехов. Но тогда вполне обосновано, что при этом во

всех цехах будут проверены одни и те же разделы ИСО 9001:2000,

ибо они будут относиться к разным областям бизнеса.

Рекомендация. Посещение основных производственных подразде-

лений на крупных предприятиях планировать двумя аудиторами в те-

чение половины рабочего дня. При этом вначале аудиторы совместно

проводят интервью с руководителем подразделения, а затем один из

аудиторов (имеющий соответствующую компетентность) проводит

анализ выбранных видов деятельности непосредственно на месте про-

изводства работ, а второй — продолжает анализ соответствующих

записей в помещениях администрации подразделения.

1-5. В общем случае такая ситуация может иметь место, особенно

когда и сама компания, и ее производственные подразделения не-

большие. Тогда для анализа ситуации вполне достаточно 1,5-2 часов

в любом подразделении, в т.ч. и в производственном.

Вместе с тем, по косвенным признакам (наличие большого количе-

ства вспомогательных служб) можно предположить, что эта компания

относится к большим, в которых производственные подразделения име-

ют значительную численность работников (до нескольких сот человек).

В этом случае 1,5-2 часа для вспомогательных подразделений будут впол-

не достаточны, а вот для анализа основных производственных подраз-

делений этого, как показывает опыт, мало (см. анализ ситуации 1.4).

Заключение. Данный план аудита в общем случае не вполне обо-

снован.

1-6. Несмотря на то, что в команде аудита один из аудиторов яв-

ляется руководителем (или ведущим аудитором), по своему статусу

все они по отношению к самому аудиту на месте являются равноцен-

ными. Поэтому совместная работа обоснована лишь когда:

(а) этого требуют правила проведения сертификации, установ

ленные органом по сертификации;

(б) это целесообразно из-за большого количества рабочих мест

или мест возможной проверки (например, в складском хозяйстве

имеется несколько далеко стоящих друг от друга складов).

Что касается рассматриваемых в задаче случаев, то опыт показы-

вает, что в крупных компаниях основным обстоятельством является

случай (б), но при этом на аудит собственно производственных под-

разделений вполне достаточно 20-25% общего времени, отведенного

на аудит в целом. Таким образом, для крупной компании планиро-

вание совместной работы аудиторов в течение половины времени

аудита, скорее всего, недостаточно обосновано.

В небольших компаниях основным обстоятельством является

случай (а), при этом очень часто на долю совместной работы аудито-

ров действительно приходится около 50% общего объема времени,

отведенного на аудит.

Рекомендация. Для крупных компаний так планировать работу

аудиторов, чтобы кроме случаев, указанных в правилах проведения сер-

тификации, аудиторы работали совместно только при аудите руко-

водства и крупных подразделений. Во всех других случаях аудиторам

следует работать самостоятельно.

1-7. Стандарт ИСО 19011:2002 в разделе 6.5.1 «Проведение

вступительного совещания» указывает, что в его цели, кроме

«подтверждения целей аудита» и «предоставления краткого обзора

того, как будет осуществляться деятельность по аудиту», входит

также и «подтверждение плана аудита». В этом смысле «уточнение

плана аудита» необоснованно запланировано провести за

рамками вступительного совещания. Но кроме этой формальной

причины, есть и более важная причина: уточнение плана аудита

нет смысла проводить в отсутствие тех, кого это касается напря-

мую, а именно, руководителей проверяемых подразделений. Та-

ким образом, уточнение плана аудита следовало бы запланиро-

вать во время вступительного совещания.

Заключение. Данная часть плана аудита не вполне обоснована.

1-8. Во-первых, следует иметь в виду, что, когда аудиторы пла-

нируют провести проверку соответствия деятельности требованиям

какого-то раздела/подраздела стандарта в каком-то подразделении,

и указывают это в плане аудита, подразделение ожидает (и вполне

резонно!), что будут проверены ВСЕ требования данного раздела/

подраздела. Именно так и должна планировать свою работу команда

по аудиту: включая в план аудита какой-то раздел или подраздел

ИСО 9001:2000, команда должна планировать проведение проверки

по ВСЕМ его требованиям. Возможные ссылки на то, что в каждом

из запланированных подразделений будет проверяться лишь неболь-

шая часть требований из 4.2.3 или 4.2.4, необоснованны, ибо в таком

случае план будет некорректным. Такие случаи, безусловно, возмож-

ны, но тогда в плане надо точно указывать, о каких частях раздела/

подраздела или о каких конкретно требованиях будет идти речь в

каждом конкретном подразделении.

Во вторых, любой аудит — это выборочная проверка. В этом зак-

лючается специфика аудита систем менеджмента, в отличие от, ска-

жем, бухгалтерского аудита или экологического аудита (не путать с

аудитом системы экологического менеджмента). По этой причине

выборка, включающая в себя 3-5 примеров, является вполне репре-

зентативной. Это значит, что при проверке той части СМК, которая

отвечает за управление документами и записями, вполне достаточно

провести анализ степени соответствия требованиям ИСО 9001:2000

в 3-5 подразделениях.

Опыт показывает, что на проверку выполнения всех требований

раздела 4.2.3 или 4.2.4 необходимо около 30 минут. А поскольку в

анализируемом примере эти проверки запланированы в полутора

десятках подразделений, то в сумме получается, что на эти разделы

аудиторы отвели около 15 (!) часов времени. А это, конечно, не раци-

онально, поскольку необоснованно уменьшается время на анализ

функционирования СМК в других направлениях.

Заключение. Данная часть плана аудита не вполне обоснована.

1-9. Во-первых, следует иметь в виду, что включение указанной в

примере деятельности команды по аудиту в планы всех аудитов после

сертификационного является обязательным. Это объясняется тем, что

целями аудита третьей стороны является получение заключения о сте-

пени соответствия СМК требованиям ИСО 9001:2000. И если в ходе

предыдущего аудита были выявлены несоответствия (пусть даже при-

знанные аудиторами несущественными), они должны быть устране-

ны. Проверка этого является одним из обязательных пунктов плана

последующего аудита. С этой точки зрения само по себе включение в

план аудита указанной деятельности обосновано.

Во-вторых, когда именно проводить тот или иной анализ, в том

числе анализ деятельности по устранению несоответствий, выяв-

ленных в прошлом аудите, и результативности корректирующих

действий, вроде бы должна решать сама команда аудиторов. Аргу-

ментом в пользу этого суждения является то, что окончательное зак-

лючение по аудиту команда дает по совокупности всех результатов

аудита, вне зависимости от последовательности сбора и анализа сви-

детельств аудита. В общем случае это действительно так, но в данном

случае речь идет о необходимости получить необычные свидетель-

ства аудита. Опыт показывает, что в большинстве случаев для того,

чтобы оценить результативность предпринятых корректирующих

действий по несоответствиям предыдущего аудита, необходима но-

вая проверка «деятельности на месте». А поскольку сами несоответ-

ствия прошлого аудита аудиторам известны, то они должны учесть

их при планировании аудита. Иначе говоря, при планировании по-

сещения различных подразделений они должны запланировать про-

верку того, насколько результативными оказались соответствующие

корректирующие действия. И только по совокупности собранных

свидетельств можно получить соответствующий результат и сделать

заключение по аудиту в целом. Таким образом, и с этой точки при-

веденный подход к планированию обоснован.

Заключение. Данная часть плана аудита вполне обоснована.

Рекомендация. При планировании аудитов анализ деятельности

по устранению выявленных ранее несоответствий в СМК и результа-

тивности предпринятых по ним корректирующих действий целесооб-

разно «включать» в соответствующие части плана по ходу аудита, а

окончательный итог этой деятельности планировать отдельным пун-

ктом в конце аудита.

1-10. При интервью генерального директора команда по ауди-

ту обязана получить свидетельства по целому кругу вопросов,

ответственность за которые ИСО 9001:2000 возлагает на «высшее

руководство организации»:

• получить убедительное (окончательное) подтверждение обосно

ванности изъятия из ИСО 9001:2000 тех или иных требований

(раздел 1.2);

• провести анализ обязательств и деятельности высшего руководства:

— по разработке и внедрению СМК (раздел 5.1),

— по обеспечению определения и выполнения требований по

требителей (раздел 5.2),

— по установлению политики и целей в области качества (разде

лы 5.3 и 5.4.1),

— по осуществлению планирования СМК (раздел 5.4.2),

— по определению и доведению до сведения персонала его от

ветственности и полномочий (раздел 5.5.1),

по назначению представителя по СМК (раздел 5.5.2),

по созданию процессов коммуникации (раздел 5.5.3), - по

проведению анализа СМК (раздел 5.6.1). Целесообразно также во

время этой встречи обсудить с генеральным директором, как с

главным «конструктором» сети процессов СМК, структуру

идентифицированных процессов СМК и механизмы управления

ими. Кроме этого, обычно на таких встречах аудиторы просят

провести краткую презентацию предприятия (если это не было

выделено в отдельный пункт плана), на что обычно уходит около

получаса. Опыт показывает, что для всего этого в совокупности не-

обходимо 2,5-3 часа.

Заключение. Данная часть плана аудита не вполне обоснована.

1-11. При сертификации действительно проводится анализ толь-

ко той бизнес-деятельности, на которую распространяется сертифи-

цируемая СМК. Но при этом подразумевается, что в понятие «биз-

нес-деятельность» входит деятельность ВСЕХ ТЕХ подразделений,

которые в ЭТОЙ деятельности принимают непосредственное учас-

тие. При этом, естественно, в ходе аудита проверка может касаться

только ТОЙ ЧАСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ или ТОЙ ЧАСТИ ДЕЯ-

ТЕЛЬНОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, в которой они УЧАСТВУЮТ в

анализируемой бизнес-деятельности. Скажем, если ремонтно-меха-

нический цех наряду с выполнением заявок на ремонт от подразде-

лений, не охваченных СМК, обслуживает и подразделения, охва-

ченные СМК, то в организационную структуру СМК данный цех

попасть должен. Но если при этом выполнением заявок подразделе-

ний, охваченных СМК, занимается только какой-то специализиро-

ванный участок, то в план аудита, кроме руководства цеха, должен

будет, строго говоря, попасть только этот участок.

Подобное правило распространяется и на другие подразделения

компании общего характера, если они действуют по заявкам под-

разделений, охваченных СМК: на метрологическую и транспорт-

ную службы, отдел подготовки персонала и т.д. В этом ряду должно

быть и складское хозяйство, если его деятельность является частью

сертифицируемой бизнес-деятельности. Даже если оно является

частью другой структуры, административно относящейся к друго-

му направлению бизнес-деятельности. В противном случае у ауди-

торов исчезает возможность получить необходимый объем свиде-

тельств выполнения соответствующих требований ИСО 9001:2000

(в отношении метрологической службы это раздел 7.6, транспорт-

ной службы - раздел 6.3, для отдела кадров - раздел 6.2.2., а для

складского хозяйства — раздел 7.5.5).

Заключение. Исключение не обосновано. Область действия СМК

не адекватна заявленной области бизнес-деятельности. В этой части

документация СМК не соответствует требованиям раздела 4.2.2.а

ИСО 9001:2000. Данное несоответствие (а именно, отсутствие в со-

ставе подразделений, охваченных СМК, той части складского хо-

зяйства, которое задействовано в реализации сертифицируемой биз-

нес-деятельности) должно быть устранено до начала аудита.

Естественно, что после этого должны быть внесены соответствую-

щие изменения в Руководство по качеству.

1-12. Стандарт ИСО 9001:2000 требует, чтобы процедуры управ-

ления корректирующими и предупреждающими действиями были

документированы. При этом не указано, в каких именно докумен-

тах СМК должны содержаться данные процедуры. Если указанные в

примере процедуры охватывают все требования разделов 8.5.2 и 8.5.3

ИСО 9001:2000, то во всех указанных случаях (а — d) требования к

документации, касающиеся процедур управления корректирующи-

ми и предупреждающими действиями, выполнены.

Заключение. Указанные в примере обстоятельства регулируются

требованиями разделов 4.2.1.С, 8.5.2 и 8.5.3 ИСО 9001:2000, и если

требования последних двух разделов выполнены, то и требования

раздела 4.2.1.с выполнены тоже.

1-13. Если организация берет на себя ответственность за проек-

тирование и разработку продукции, она не может исключить требо-

вания раздела 7.3 из своей СМК. При этом не важно, выполняет ли

организация проектирование и разработку самостоятельно, или при-

влекает для этого сторонние организации. В первом случае органи-

зация отвечает за выполнение требований раздела 7.3 самостоятель-

но, во втором — привлекает для этого другие специализированные

организации, организовав соответствующий контроль их деятель-

ности, как этого требует раздел 4.1 ИСО 9001:2000.

Заключение. Привлечение аутсорсинговых организаций регули-

руется в ИСО 9001:2000 в разделе 4.1. Если организация проводит

соответствующий (в данном случае охватывающий требования раз-

дела 7.3 ИСО 9001:2000) контроль деятельности этих организаций,

никаких нарушений ИСО 9001:2000 нет.

1-14. Во-первых, сертификация СМК проводится на соответ-

ствие требованиям всего одного стандарта, а именно, ИСО 9001:2000.

С учетом этого ответы с) и d) являются неправильными во всех слу-

чаях. Другое дело, что сама СМК может быть построена и на положе-

ниях стандарта ИСО 9004:2000.

Во-вторых, являясь аудитором какого-либо органа по серти-

фикации, аудитор может проводить сертификацию ТОЛЬКО в той

области, в какой аккредитован он сам. Конечно, может быть так,

что конкретный орган по сертификации имеет аккредитацию в не-

скольких Системах сертификации (вначале, безусловно, в своей

Системе сертификации, затем - и в других Системах сертифика-

ции, в т.ч. в других национальных, например, в Системе сертифи-

кации ГОСТ Р). Но при этом сертификация от имени другой сис-

темы возможна лишь тогда, когда в ней принимают участие

аудиторы, аккредитованные именно в этой системе.

В анализируемом случае обращение поступило на сертификацию

именно в системе TUV CERT, и аудитор аккредитован только в этой

системе. Поэтому, вне зависимости от ВСЕХ других обстоятельств,

аудит может проводиться на соответствие только тому стандарту, кото-

рый был указан Системой сертификации TUV CERT при своей аккре-

дитации именно как Системы сертификации TUV CERT. Данная

Система сертификации аккредитована в Национальной системе акк-

редитации Германии (TGA), при этом применяемым стандартом явля-

ется германский национальный стандарт DIN EN ISO 9001:2000,

который получен методом «смены обложки» с Европейского стандарта

EN ISO 9001:2000 и издан одной брошюрой сразу на трех языках (ан-

глийском, французском и немецком). Эти два стандарта абсолютно

идентичны/тождественны. Это означает, что в Системе сертификации

TUV CERT работы по сертификации СМК проводятся на их соответ-

ствие требованиям DIN EN ISO 9001:2000/EN ISO 9001:2000. Поэтому,

в данном случае правильным ответом как для случая 1), так и для случая

2) будет только один — ответ g). Проводить сертификацию на соответ-

ствие каким-либо другим стандартам аудитор просто не имеет права.

ПРИМЕЧАНИЯ.

1. Вопрос о выборе стандарта для сертификации не вставал бы

вообще, если бы ВСЕ переводы оригинальной версии ИСО

9001:2000 на другие языки были бы ДЕЙСТВИТЕЛЬНО аутен

тичными. К сожалению, это не так, ибо у этих переводов имеется

«национальный» оттенок (во всяком случае, у тех, которые сдела

ны на русском и украинском языках). Другими словами, «нацио

нальные» модели СМК отличаются друг от друга (и, что самое не

приятное - от оригинала ИСО 9001:2000).

2. Организация действительно может ДЛЯ СЕБЯ выбрать ЛЮ

БУЮ модель СМК, т.е. использовать для этого ВСЕ приведенные

примеры, включая ИСО 9004:2000. Но, когда она обращается за

СЕРТИФИКАЦИЕЙ своей СМК, то должна СНАЧАЛА выбрать,

на соответствие какой модели она будет проводить сертификацию

(поскольку, как указано в примечании 1, эти модели не идентичны!),

а уж ПОТОМ выбирать орган по сертификации, который аккредито

ван на право проводить сертификацию на основе этой модели.

1-15. Привлечение сторонних организаций как для создания их

силами отдельных материальных частей, входящих затем в состав

окончательного изделия, так и для выполнения отдельных работ, ре-

зультаты которых также являются частью конечной продукции, с точ-

ки зрения ИСО 9001:2000 являются одинаковыми действиями, попа-

дающими в категорию «Закупки». В данном случае организация несет

ответственность за проект в целом, в т.ч. за все его части. Поэтому то

обстоятельство, что часть проектных работ выполняется привлекае-

мыми сторонними организациями, не имеет никакого значения. Ис-

ключение требований раздела 7.4 из СМК — не обосновано.

Заключение. К рассматриваемой ситуации относятся разделы 1.2,

4.1 и 7.4. Изъятие требований 7.4 из СМК необоснованно. Данное

несоответствие (исключение из СМК требований раздела 7.4 ИСО

9001:2000) должно быть устранено до начала аудита.

1-16. В ИСО 9001:2000 (раздел 8.2.2) установлено, что «крите-

рии аудита... должны быть определены», и что это должно найти свое

отражение в документированной процедуре по внутреннему аудиту.

Заключение. К рассматриваемой ситуации относятся разделы

4.2.1.с и 8.2.2, требования которых не выполнены. Данное несоот-

ветствие (отсутствие установленных критериев внутренних аудитов)

должно быть устранено до начала аудита.

1-17. С одной стороны, в функции организации, взявшей на себя

функции заказчика, входит обеспечение качества при выполнении

всех работ по строительству объекта — от выбора площадки и закреп-

ления в установленном порядке землеотвода, выбора проектных и

строительных организаций и контроля хода их работы до организа-

ции приемки объекта в эксплуатацию и обеспечения наличия всех

необходимых записей по строительству (если иное не указано в до-

говоре на выполнение функций заказчика). При этом большинство

видов контроля хода строительно-монтажных работ может быть осу-

ществлено заочно путем анализа соответствующих записей. Вместе с

тем, в полном объеме такой контроль невозможно осуществить без

проведения непосредственно на месте выборочной проверки соблю-

дения технологии строительства, применения соответствующего обо-

рудования и приспособлений, квалификации исполнителей, при-

менения соответствующих средств измерения и т.д. Поэтому

получается, что посещать стройплощадки при аудите необходимо.

С другой стороны, организация, взявшая на себя обязательство

по выполнению функций заказчика, должна вести собственные

записи по разделам 8.2.3 и 8.2.4, подтверждающие проведение

мониторинга и измерений собственных бизнес-процессов и резуль-

татов мониторинга и измерений оказываемой услуги. Тогда, вроде

бы, можно было при проведении аудита ограничиться анализом

именно этих записей.

Правильным решением является следующее: выборочные посе-

щения во время аудита строительных площадок необходимы. Их

целью должно быть:

• Подтверждение того, что установленные механизмы контроля хода

строительства со стороны аудитируемой организации результатив

ны, в частности, что объем и частота проводимого с ее стороны кон

троля обеспечивают необходимое качество строительно-монтажных

работ и соблюдение строительных норм и правил (т.е. получение

свидетельств, относящихся к разделам 5.2 и 8.2.4 ИСО 9001:2000).

• Подтверждение того, что выполняются процедуры и методы кон

троля, установленные организацией и/или Заказчиком и/или

нормативными документами по строительству (т.е. получение сви

детельств, относящихся к разделу 7.5.1 ИСО 9001:2000).

Заключение. Данный план аудита не вполне обоснован.

1-18. Требования к управлению деятельностью по идентифика-

ции и обеспечению прослеживаемости содержатся в разделе 7.5.3

ИСО 9001:2000. При решении вопроса о том, что является достаточ-

ным основанием для исключения этих требований из применения в

СМК, надо иметь в виду два обстоятельства.

Во-первых, среди требований раздела 7.5.3 есть те, которые

относятся к «идентификации статуса продукции по отношению

к требованиям, касающимся мониторинга и измерений». Эти требо-

вания не могут быть исключены НИКОГДА, поскольку подтверж-

дение соответствия установленным требованиям, по крайней мере,

конечного изделия должно проводиться ВСЕГДА. Таким образом,

если из требований раздела 7.5.3 что-то можно исключать, то лишь

требования, относящиеся к идентификации и прослеживаемости

ПРОДУКЦИИ.

Во-вторых, говоря о требованиях, относящихся к прослеживае-

мости, стандарт четко определяет, что эти требования работают лишь

тогда, когда они «являются установленным требованием». В этом

смысле заявление об изъятии требований относительно прослежи-

ваемости из СМК можно было бы и НЕ ДЕЛАТЬ, т.к. из текста при-

мера следует, что потребители никаких требований о прослеживае-

мости не выставляют, т.е. оснований для применения этих требований

ИСО 9001:2000 просто нет.

Заключение. Исключение из СМК требований всего раздела 7.5.3

не обосновано.

3 1

1-19. Сертифицируемая организация в случае передачи части ра-

бот, за которые она несет ответственность перед потребителем, на

сторону, должна в соответствии с требованиями раздела 4.1 ИСО

9001:2000 обеспечить со своей стороны контроль этих работ. Имен-

но с этой точки зрения и должен быть проведен анализ указанных

случаев.

С одной стороны, как указано в комментариях к задаче 1.15, при-

влечение сторонних организаций или частных лиц как для создания

их силами отдельных материальных частей, входящих затем в состав

окончательного изделия, так и для выполнения отдельных работ,

результаты которых также являются частью конечной продукции, с

точки зрения ИСО 9001:2000 являются одинаковыми действиями,

попадающими в категорию «Закупки». В этом смысле привлечение

сторонних переводчиков является «закупкой» их услуг. Тогда долж-

ны применяться требования раздела 7.4 ИСО 9001:2000, что органи-

зация и сделала в случае а).

С другой стороны, работа сторонних переводчиков обычно офор-

мляется не договорами между юридическими лицами, а ПЕРСО-

НАЛЬНЫМИ трудовыми соглашениями на выполнение конкрет-

ных разовых работ. В этих случаях такое лицо фактически становится

временно нанятым СОТРУДНИКОМ организации, который дол-

жен выполнять работу в соответствии с установленными организа-

цией процедурами и правилами (которые указываются в тексте со-

глашения). Такие сотрудники, несмотря на «временный» характер

их деятельности, при подборе должны соответствовать установлен-

ным требованиям к их квалификации (раздел 6.2.1 ИСО 9001:2000),

а сами требования к ним также должны быть установлены (раздел

6.2.2 ИСО 9001:2000). В ходе выполнения задания и по его оконча-

нии такие «временные» сотрудники должны проходить процедуру

«сдачи» выполненной работы на предмет соответствия требованиям

(например, по оформлению перевода) подобно тому, как это делают

штатные сотрудники. Таким образом, их деятельность регулируется

самим статусом «временных» сотрудников и не требует использова-

ния требований раздела 7.4. Как видно из описания случая Ь), все

указанные обстоятельства в организации были учтены.

Заключение. В обоих случаях организация обеспечила контроль,

достаточный для гарантирования того, что выполненная привлекае-

мыми переводчиками работа будет соответствовать предъявляемым

к ней требованиям.

1-20. В соответствии с требованиями раздела 4.2.2 Руководство по

качеству должно содержать «документированные процедуры, создан-

ные для системы менеджмента качества, или ссылки на них». Если

методика оценки поставщиков документирована, что имеет место в

случаях Ь) и с), то в случае Ь) указанное требование не выполнено,

поскольку ссылки на документированную методику отсутствуют. Это

должно быть отмечено в отчете о проверке документации как несоот-

ветствие, которое должно быть устранено до начала аудита.

Возможно, что методика оценки поставщиков не документиро-

вана, что допустимо, поскольку прямого требования на этот счет раз-

дел 7.4.1 не содержит. Потенциально это может иметь место в при-

мере а). В этом случае аудиторам следует в отчете о проверке

документации СМК высказать рекомендацию о том, чтобы Руко-

водство по качеству было дополнено точной информацией о том,

документирована ли методика и если да, то сделать на нее полную и

точную ссылку, а также включить перечень документации СМК.

Если же методика не документирована, то следует рекомендовать

указать в Руководстве по качеству, какое должностное лицо несет

ответственность за установление и применение данной методики.

Заключение. Если методика документирована, то в случаях а) и

Ь) аудиторы должны зафиксировать несоответствие документации

СМК требованиям раздела 4.2.2.Ь и потребовать устранения этого

несоответствия до начала аудита. Если методика является недоку-

ментированной, аудиторам следует рекомендовать отразить это об-

стоятельство в Руководстве по качеству более точно с указанием дол-

жностного лица, ответственного за установление и правильное

применение данной методики. В случае с) никаких отклонений от

требований 4.2.2.Ь нет.

1-21. Область распространения СМК должна точно отражать на-

правления бизнес-деятельности, охваченные системой менеджмен-

та качества. Эта информация позволяет потенциальным потребите-

лям точно определить для себя наличие или отсутствие преимущества

(в виде сертифицированной СМК) у данной организации перед дру-

гими, осуществляющими аналогичную деятельность. При этом фик-

сируемая в сертификате область распространения СМК не должна

содержать неопределенность, допускающую необоснованное расши-

рение фактической области распространения СМК в представлении

потребителей.

Формулировка «продажа автомобильных шин» невольно вызы-

вает у потребителей ассоциацию с тем, что одним из САМОСТОЯ-

ТЕЛЬНЫХ видов бизнес-деятельности этой организации (наряду с

самостоятельными видами бизнес-деятельности по проектирова-

нию, разработке и изготовлению автомобильных шин) является

ТОРГОВЛЯ различными шинами. Последнее действительно имеет

место, но только в примере d), когда «Торговый дом» приобретает

2 - 1 0756

шины других производителей ОПТОМ, а затем продает их в РОЗ-

НИЦУ. Но и в этом случае целесообразно в области распростра-

нения СМК использовать более точное слово «торговля», а не

«продажа».

Во всех других примерах никакой «торговли» шинами нет. Есть

обычная реализация своей собственной продукции. Другое дело, что

сама реализация осуществляется не только по безналичному расчету,

но и за наличный расчет в специально организованных точках. Но

это реализация ТОЛЬКО СОБСТВЕННЫХ шин. Именно это про-

исходит с ЛЮБОЙ продукцией у ЛЮБОГО изготовителя, ибо лю-

бой производитель свою продукцию ПРОДАЕТ. По этой причине

применение термина «продажа» в области распространения СМК

может ввести потенциальных потребителей в заблуждение, вызвав

ассоциацию того, что в этой организации занимаются продажей и

ДРУГИХ шин, что не соответствует действительности.

Заключение. В примерах а) — с) включение в область распростране-

ния СМК деятельности по продажам не обосновано. В случае d) такое

включение обосновано, но в области бизнес-деятельности это обстоя-

тельство целесообразно указать более точно, а именно — «торговля».

1-22. По определению, приведенному в ИСО 9000:2000, проек-

тирование и разработка — это совокупность процессов, преобра-

зующих требования в заданные характеристики или в технические

условия (спецификацию) на продукцию, процесс или систему.

В случае а) компания ПРОВОДИТ разработку технических ус-

ловий и несет за них ответственность. Эта деятельность, конечно же,

попадает под указанное определение проектирования и разработки.

По этой причине исключение требований раздела 7.3 из СМК не

обосновано.

В случае Ь) компания не осуществляет самостоятельно разра-

ботку технических условий, но выходит на рынок с технически-

ми условиями официально под своим именем, тем самым БЕРЕТ

НА СЕБЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за их содержание. По этой при-

чине исключение из СМК требований раздела 7.3 также не обо-

сновано.

Заключение. Ни в первом, ни во втором случае исключение раз-

дела 7.3 не обосновано.

1-23. Во-первых, следует иметь в виду, что во время наблюда-

тельных аудитов допускается проведение анализа не всех требова-

ний ИСО 9001:2000. Важно, чтобы за время проведения всех наблю-

дательных аудитов в совокупности были проверены все требования

стандарта.

Во-вторых, идентифицированные процессы СМК подвергают-

ся анализу не сами по себе, а лишь в качестве примеров для анализа

выполнения требований разделов 4.1 и/или 8.2.3 ИСО 9001:2000.

Поэтому планирование, указанное в примере, в принципе допу-

стимо при условии, что в плане этого наблюдательного аудита не

предусматривается проведение анализа соответствия СМК требова-

ниям разделов 4.1 и/или 8.2.3 ИСО 9001:2000.

Заключение. Указанное планирование обосновано, если в целом

план такого наблюдательного аудита не предусматривает анализа

требований 4.1 или 8.2.3 ИСО 9001:2000.

ПРИМЕЧАНИЯ. 1. В данном примере в вопросе не содержит-

ся требование об оценке целесообразности такого планирования.

Но если задаться целью такую оценку сделать, то данное плани-

рование вряд ли можно признать целесообразным. Мы исходим

из того, что основой СМК, построенной по версии ИСО 9001:2000,

является процессный подход. Поэтому представляется целесооб-

разным анализ того, как функционировали отдельные процессы

СМК за время после предыдущего анализа, проводить во время

каждого аудита.

2. В некоторых системах сертификации существует правило, в

соответствии с которым определенные разделы ИСО 9001:2000 дол-

жны подвергаться анализу и при сертификационных, и при наблю-

дательных аудитах. Например, в Системе сертификации TÜV CERT в

число таких всегда проверяемых требований входит и раздел 8.2.3. В

таких случаях указанное в примере планирование нельзя признать

обоснованным, поскольку без примеров процессов СМК проанали-

зировать соблюдение требований раздела 8.2.3 не представляется

возможным.

1 -24. Опыт показывает, что для постановки вопроса, сбора, уточ-

нения, перепроверки и анализа информации по ЛЮБОМУ конк-

ретному требованию ИСО 9001:2000 необходимо, как минимум,

10 минут. В связи с этим приведенный пример планирования нельзя

назвать обоснованным.

Заключение. Данная часть плана аудита не обоснована.

1-25. Во всех указанных примерах обоснованность такого пла-

нирования вызывает сомнения, поскольку все выбранные для ауди-

та подразделения вряд ли относятся к ОСНОВНЫМ исполнителям

работ по указанным направлениям. Это говорит о том, что выборка

должностных лиц и подразделений могла быть более представитель-

ной, что позволило бы сделать заключение по аудиту более обосно-

ванным.

Более того, если анализ указанных разделов предусмотрен

ТОЛЬКО в приведенных подразделениях, то такое планирование

• в случае а) не совсем целесообразно, поскольку, скорее всего, от

ветственность за реализацию требований раздела 6.2 возложена

на отдел подготовки персонала, где содержится полная информа

ция по данному направлению работ, и где можно проанализиро

вать деятельность на многих примерах. Конечно, в информаци

онном отделе тоже можно найти примеры, связанные с этой

деятельностью, но только если за период после прошлого аудита

они действительно были, т.е. была выявлена и реализовывалась

потребность в подготовке персонала.

• в случае b) явно недостаточно, поскольку в отделе кадров, скорее

всего, к инфраструктуре можно отнести лишь компьютерную тех

нику, которая вряд ли оказывает существенное влияние на обес

печение соответствия выпускаемой продукции установленным

требованиям. При этом вне зоны внимания аудиторов осталось

основное оборудование, связанное с производством продукции.

• в случае с) явно недостаточно, поскольку общая ответствен

ность за планирование и осуществление процессов мониторин

га, измерения, анализа и улучшения возложена, скорее всего,

на конкретных руководителей высшего уровня. Конечно, кое-

что можно, наверное, проверить и в информационном отделе,

например, деятельность по применению статистических мето

дов. Но это будут только частные примеры, не позволяющие

получить информацию по всем требованиям данного раздела

ИСО 9001:2000.

• в случае d) совсем не обосновано, поскольку в отделе маркетинга

никак нельзя получить ПОЛНУЮ информацию по всем требо

ваниям разделов 7.5.1, 7.5.2 и 7.5.3.

• в случае е) явно недостаточно, поскольку у директора можно про

верить лишь часть коммуникационной деятельности, не получив

необходимой для объективного заключения информации о дей

ствии этого механизма в подразделениях.

• в случае f) явно недостаточно, поскольку выбранные для ана

лиза должностные лица и подразделения хотя и дадут примеры

для проверки, но они не относятся к основным подразделени

ям (за исключением сборочного участка), тогда как из набора

должностных лиц и подразделений видно, что это крупное пред

приятие с несколькими производственными цехами. Иначе

говоря, сделанная выборка не включила в себя многие ключе

вые подразделения.

Заключение. Во всех случаях планирование аудита не является

оптимальным.

1-26. В случае а) у аудиторов нет никакой возможности в пла-

новом порядке обменяться окончательными суждениями об ито-

гах аудита, выявленных отклонениях и рекомендациях по улуч-

шению, что, конечно же, неправильно. Более того, в стандарте

ИСО 19011:2002 в разделе 6.5.6 особо отмечено: «Перед тем, как

проводить заключительное совещание, команде по аудиту следует

собраться...».

Что касается времени для подготовки к заключительному сове-

щанию, то здесь следует иметь в виду, что аудиторы должньг соби-

раться и обсуждать ход аудита и полученные свидетельства аудита

еще по ходу аудита. Обычно это происходит в конце рабочего дня

совместно с уполномоченным по аудиту. Таким образом, в конце

последнего дня работы в общем случае должны оставаться не об-

сужденными лишь свидетельства, собранные в этот день, и, воз-

можно, некоторые вопросы, окончательное решение которых от-

ложено на последний день аудита. Но таких вопросов, за редким

исключением, немного, и для дискуссии по ним и оформления со-

ответствующих отчетов (протоколов) о несоответствиях достаточ-

но от одного до полутора часов. Следует также иметь в: виду, что

обсуждение итогов аудита с уполномоченным по аудиту не должно

превращаться в консультирование.

Заключение. В обоих случаях данные части плана аудита не обо-

снованы.

1-27. Все зависит от масштабов аудитируемой организации. Если

организация маленькая и аудит проводится одним аудитором, кото-

рого ВСЕГДА сопровождает уполномоченный по аудиту, то такие

совещания не нужны (т.е. пример b) обоснован).

Если организация крупная и команда по аудиту состоит из 2 и

более аудиторов, каждый из которых в течение дня работает по сво-

ей программе (иногда не встречаясь даже за обедом), совместное

обсуждение итогов необходимо. Такую же рекомендацию дает и стан-

дарт ИСО 19011:2002: «Команде по аудиту на соответствующих ста-

диях по ходу аудита следует, при необходимости, встречаться для

анализа результатов аудита». Другое дело, что для информирования

об итогах аудиторского дня каждому из аудиторов достаточно 5 ми-

нут, или в общем — 15-20 минут.

Заключение. Если аудит проводит один аудитор, планирование

ежедневного обсуждения итогов дня не обосновано. Если аудит

проводят два и более аудиторов, работающих большую часть дня

раздельно, планировать обсуждение целесообразно, но в течение

15-20 минут.

1-28. Если за время между аудитами в СМК произошло измене-

ние (а изменение перечня требований ИСО 9001:2000, изъятых и не

применяемых в СМК - это одно из таких изменений), сертифици-

рованная организация обязана известить орган по сертификации об

этом. Поскольку в приведенном примере информация об этом от-

сутствует, то правильное решение будет следующим:

• Если организация информировала орган по сертификации, что за

период после последнего аудита у нее появились процессы, тре

бующие предварительной валидации, и в связи с этим она вклю

чила требования раздела 7.5.2 ИСО 9001:2000 в состав требова

ний к СМК, то указанное в примере планирование обосновано.

• Если такой информации не поступило, то изначально планиро

вать проверку этих требований при посещении подразделений

необоснованно. Взамен этого необходимо при первой встрече с

руководством предприятия или его уполномоченным по СМК зап

ланировать время на анализ области распространения СМК, вклю

чая подтверждение исключений соответствующих требований

ИСО 9001:2000. Если при этом выяснится, что состав исключе

ний изменился (в нашем примере, в частности, это означает вклю

чение требований раздела 7.5.2 в число применяемых требований

ИСО 9001:2000), то тогда следует внести соответствующие кор

рективы в план, позволяющие провести анализ выполнения этих

новых требований.

Рекомендации. При планировании наблюдательных и последующих

аудитов включать в круг вопросов, обсуждаемых в самом начале ауди-

та с руководством организации или с уполномоченным по СМК, анализ

(подтверждение или уточнение) области распространения СМК, вклю-

чая обоснованность неприменяемых требований ИСО 9001:2000.

1-29. Из всех трех исключений изначально обоснованным явля-

ется только исключение раздела 7.3, поскольку из текста следует,

что организация действительно не проводит проектирования и раз-

работки продукции. Что касается двух других исключений, то здесь

необходимо учитывать следующие обстоятельства:

• Требования раздела 7.1 ИСО 9001:2000 касаются не только пла

нирования и разработки «процессов, необходимых для создания

продукции». Они касаются также многого другого, например, ус

тановления целей в области качества, установления потребности

в обеспечении ресурсами, установления деятельности по верифи

кации, валидации, мониторингу, контролю и испытаниям, уста

новления необходимых записей. Всё последнее вряд ли является

содержанием собственно технологии производства продукции,

предоставляемой заказчиками. Таким образом, исключение из

СМК ВСЕХ требований раздела 7.1 является необоснованным. В

данном случае следовало бы уточнить, что изъятие касается лишь

тех требований раздела 7.1, которые относятся к планированию и

разработке процессов создания продукции.

• Собственностью потребителя может быть не только материальная

продукция (материалы, комплектующие, оборудование), но и ин-

теллектуальная собственность, включая технологические «ноу-

хау». В приведенном же примере точной информации на этот счет

не содержится. Поэтому правильный ответ такой: если получае-

мые от заказчиков технологии и технические условия не являются

объектами интеллектуальной собственности, подлежащими защи-

те (и об этом заказчики официально не извещают организацию,

требуя соответствующей защиты этой собственности), то указан-

ное исключение обосновано. Если имели место случаи, когда за-

казчик требовал надлежащим образом сохранять передаваемые им

технологии и/или технические условия от попадания в третьи руки,

указанное исключение раздела 7.5.4 не обосновано.

1.2.2. Проверка документации

1-30. Фактически аудиторы сформулировали здесь три несоот-

ветствия, каждое из которых требует своего анализа.

Что касается претензий аудиторов относительно целей процесса

или, как они называют, его целевых показателей, то в разделе 4.1

ИСО 9001:2000 требуется, чтобы организация «установила критерии,

.. .необходимые для обеспечения результативности... процессов». В число

этих критериев в первую очередь входят цели процесса, которые долж-

ны быть измеримыми. Процесс будет результативным, если он обеспе-

чивает достижение поставленных перед ним целей. В этой связи отсут-

ствие четкости в постановке целей (целевых показателей) процессов

фактически означает отсутствие таковых или наличие несоответствия

указанному требованию раздела 4.1. В этом месте аудиторы правы.

Второе несоответствие аудиторы связали с отсутствием в докумен-

тации информации о том, как цели (целевые показатели) процесса

связаны с целями предприятия. Но такого требования ИСО 9001:2000

не содержит. Поэтому данная претензия аудиторов не обоснована.

Третье несоответствие похоже на второе, только речь в данном

случае идет о том, что аудиторы не нашли информации о том, как

критерии измерения процесса (кроме всего прочего, непонятно, что

это такое — «критерии измерения процесса»?) связаны с целями

предприятия в области качества. Но и такого прямого требования

ИСО 9001:2000 не содержит. Таким образом, и эта претензия ауди-

торов не обоснована.

3 8