Кацерикова Н.В. Методический комплекс. Делопроизводство и корреспонденция

Подождите немного. Документ загружается.

подписывающим телеграмму. Адрес и наименование предприятия

печатают строчными буквами через 1 интервал.

Если телеграмма направляется в несколько адресов, то соответ-

ственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров

телеграммы. Текста служебной телеграммы заверяется печатью.

Например:

СРОЧНАЯ

ТЕЛЕГРАММА

ВОЛОГДА 2 ПРОМТОРГ СЕЛИВЕРСТОВУ

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ТОРГОВОГО ОБОРУДОВАНИЯ

КЕМЕРОВСКОЙ ФИРМЕ КОНТАКТ НАЧОТДЕЛА КОНТАКТА

ЧЕРНОВА

__________________________________________________________

650010, г. Кемерово, Кузнецкий проспект, 69. Зам.начальника

Карпова В.А.

07.07.2003

Печать

Поздравительные телеграммы – это особый вид срочной телег-

рафной связи. На них распространяется требование лаконизма изло-

жения, слова и союзы сокращать не обязательно. Можно отметить

трудовые достижения адресата, его положительные качества.

Реквизиты телеграммы: название вида документа; категория

телеграммы; вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен и др.); телег-

рафный адрес получателя, условный или полный; номер ответной

телеграммы; текст; исходящий номер телеграммы; сокращенные

обозначения предприятия; фамилия должностного лица, подписав-

шего ее; наименование и адрес предприятия-отправителя телеграм-

мы; подпись должностного лица; дата телеграммы; печать предприя-

тия, отправившего телеграмму.

2. Одним из разновидностей письма являются факсы. Для

внешних документов факсы составляют на бланках предприятия.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению

делового письма. Название вида документа в факсах не указывается

(Пример 5).

Наименование предприятия

Адрес предприятия

Факс

12.5.2003 № 72

О ЗАДЕРЖКЕ ОПЛАТЫ ПО СЧЕТУ №

Директору

ресторана «Томь

Иванову И.И.

Факс (8432-25-72-16)

Уважаемый Иван Иванович!

Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету № 25762317 от

17.01.2003 за поставку комплекса оборудования «Продмаш-12».

Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу.

В соответствии с пунктом 7.2 контракта № 175/12 через 5

банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа.

Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.

Директор П.П. Степанов

P.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произ-

вели оплату, примите нашу благодарность.

3. Доверенность – «документ, который организация или пред-

приятие выдает должностным лицам на получение от поставщиков

товароматериальных ценностей». Доверенность относится к

трафаретизированным бланкам. Трафаретизация текстов – процесс

подразделения всей информации, содержащейся в группе документов

по данному вопросу, на постоянную (повторяющуюся в каждом

документе) и переменную (индивидуальную для каждого текста) с

последующим вынесением постоянной информации на бланке

документа. Трафаретные тексты – это дословное воспроизведение

постоянной информации, содержащейся в группе документов, с

пропусками для последующего заполнения переменной

информацией. В зависимости от того, кем оформляются полномочия

(предприятием или отдельным лицом), доверенности подразделяются

на официальные и личные.

Доверенность как вид документа на листе бумаги пишут

прописными буквами с 3-го положения. Текст пишут через 1,5

интервала. Абзацы отделяют красными строками. Реквизиты друг от

друга отделяют 1,5-3 интервала.

Реквизиты официальной доверенности: название вида докумен-

та (ДОВЕРЕННОСТЬ); полное наименование организации, выдавшей

доверенность и ее адрес; дата выдачи доверенности; номер; срок

действия доверенности; должность, фамилия, имя и отчество лица,

которому доверяется получить доверенность; наименование органи-

зации, в которой должны быть получены товароматериальные цен-

ности и документ, являющийся основанием; перечень и количество

товароматериальных ценностей; образцы подписи получателя дове-

ренности; подписи главного руководителя организации и главного

(старшего ) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном

экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение

ценностей.

Реквизиты личной доверенности: название вида документа

(ДОВЕРЕННОСТЬ); фамилия, имя, отчество лица, выдавшего дове-

ренность; фамилия, имя, отчество лица, которому выдана дове-

ренность; содержание доверенности; наименование организации, в

которой должны быть произведены операции по доверенности;

подпись лица, выдавшего доверенность; дата выдачи доверенности;

должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

дата удостоверения подписи; печать.

В результате общественно-трудовых отношений, возникающих

между двумя сторонами – учреждениями (предприятиями) и граж-

данами, создаются документы по личному составу. К числу таких

документов относится заявление.

4. Заявление – «документ, адресованный должностному лицу

учреждения (предприятия), содержащий просьбу». Заявления могут

быть 2-х видов: внешними и внутренними. Внешние заявления

заявитель подает в организацию (учреждение), с которым он не имеет

непосредственной деловой связи, например, заявление о приеме на

работу или с просьбой о приеме ребенка в детский сад и т.п. В этом

случае после наименования адресата (кому предназначено заявление)

обязательно надо указывать фамилию, имя, отчество (или инициалы)

заявителя, его точный домашний адрес, номер телефона, номер

паспорта, кем и когда он выдан, где и кем работает заявитель. Слово

ЗАЯВЛЕНИЕ пишут прописными буквами в красную строку, затем

строчными буквами кратко излагают существо просьбы или

сведения, которое заявитель намерен сообщить. Заявление подписы-

вает заявитель, проставляя дату его подачи в соответствующее

учреждение. Администрация учреждения пишет на заявлении граж-

данина резолюцию. Затем издает приказ (если есть необходимость).

Заявление является личным документом, оформляется рукописно на

специальном бланке заявления.

Внутреннее заявление, например, заявление на имя руково-

дителя предприятия, в котором работает заявитель, о предоставлении

очередного отпуска оформляют несколько иначе, чем внешнее. Так,

после наименования адресата можно не указывать от кого подается

заявление; и так предполагается, что руководителю предприятия,

начальнику отдела или цеха заявитель хорошо известен. Поэтому

после слова ЗАЯВЛЕНИЕ можно сразу же приступить к изложению

сути дела. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ также можно опустить. Заявление

подписывает заявитель (лучше разборчиво), обязательно указывая

свою должность и проставляя дату его подачи. Внутреннее заявление

предпочтительнее писать чернилами от руки (Пример 6).

Отдел 1

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.04.2003

г. Кемерово

Директору ресторана «Томь»

г-ну Иванову А.С.

секретаря-референта

Степановой О.Л.

Прошу уволить меня с должности секретаря-референта по

собственному желанию.

Подпись О.Л. Степанова

В процессе работы предприятия общественного питания обра-

зуется значительное количество документации, в которой отражаются

различные стороны деятельности предприятия.

Для осуществления специального документирования в крупных

предприятиях функционируют структурные подразделения, секре-

тари-референты, делопроизводители. В средних и малых предприя-

тиях эту работу выполняет руководитель или его заместитель.

МЕДОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ

ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

В условиях развития рыночных отношений и создания сети

негосударственных структур руководители коммерческих органи-

заций зачастую недооценивают роль документационного обеспечения

деятельности предприятия. Они несут персональную ответственность

за документальный фонд предприятия. Сотрудники подразделений

(секретари-референты, работники кадровых служб) также несут

ответственность за организацию документирования и работу с

документами в пределах своей компетенции в соответствии с

обязанностями.

Для проведения практических занятий и организации самостоя-

тельной работы подготовлены данные методические указания.

Пользуясь ими, можно грамотно и оперативно на современном

уровне составлять любые документы. Необходимо учитывать, что

документы являются визитной карточкой, дополнительной рекламой,

составной частью имиджа предприятия.

Практические занятия по курсу «Делопроизводство и коррес-

понденция» ставят своей целью закрепление лекционного материала,

выработку у студентов навыков и умений документирования управ-

ленческих ситуаций, оценки правильности подготовки документов

другими работниками.

При создании, деятельности, реорганизации или ликвидации

организации любой формы собственности непрерывно оформляются

организационно-распорядительные документы (ОРД), документы по

личному составу, финансово-расчетные документы, документы по

снабжению и сбыту т.д. Если отдельные виды документов оформ-

ляются и ведутся с грубыми нарушениями требований законо-

дательства или не ведутся вообще, это отражается в акте при

проведении ревизий. Оформление и ведение ОРД и других видов

документации рассматриваются и налоговой службой. В частности,

устанавливается правильность оформления обязательных реквизитов,

обеспечивающих их юридическую силу.

При выявлении в организации нарушений налогового законо-

дательства составляется протокол, на основании которого виновные

лица несут административную ответственность.

Действующие общегосударственные нормативно-методические

материалы, регламентирующие документационное обеспечение

управленческой деятельности, носят универсальных характер, т.е.

должны применяться на любом предприятии вне зависимости от его

профиля, вида собственности, штатной численности.

Организации нового типа при хозяйственной самостоятельности

не имеют полной свободы творчества в области документационного

обеспечения своей деятельности. Невыполнение действующих

нормативных требований может полностью или частично лишить

документ юридической силы.

Для самостоятельной работы студентов также приводятся

формы документов, с которыми они должны ознакомиться. По

окончании изучения курса студенты должны уметь оформлять любые

виды документации.

В рекомендуемой учебной и справочной литературе, практичес-

ких пособиях можно найти рекомендации по документированию и

организации работы с документами для любой организации или

предприятия вне зависимости от профиля и специфики деятельности.

Данная литература может быть использована руководителями и

работниками акционерных обществ, коммерческих банков, обществ с

ограниченной ответственностью и т.д.

ЗАНЯТИЕ 1

Подготовка и оформление организационно-распорядительных доку-

ментов, документов по персоналу предприятия.

Цель: развить навыки, умения правильного оформления документов.

Порядок выполнения:

1. Уясните название и цель работы.

2. Ознакомьтесь с ГОСТ Р 6.30-97, ГОСТ 9327-60, Типовой Инструк-

цией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ,

Инструкцией по документационному обеспечению деятельности

фирмы (для негосударственных структур), Гражданским Кодексом,

а также с другими нормативно-методическими документами,

перечисленными в списке литературы.

Следует отдавать предпочтение учебным, справочным и

практическим пособиям с более поздними датами их издания, так

как в них отражены требования нормативных актов, действующих

в настоящее время.

3. Пользуясь справочным пособием, постройте:

формуляры-образцы организационно-распорядительных докумен-

тов с угловым и продольным расположением реквизитов.

Перед тем, как заполнять (оформлять) документы, ответьте на

следующие вопросы:

1. Что такое реквизит документа?

2. В чем преимущество бланков с угловым расположением

реквизитов?

3. Каков порядок адресования документов?

4. Что включает в себя заголовок к тексту?

5. Кто подписывает наиболее важные документы?

6. Когда ставят две и более подписи?

7. Как оформляются приложения к документу?

8. Какие формы согласования Вы знаете?

9. Из каких элементов состоит гриф согласования?

10. Расскажите о служебной отметке «Об исполнении и направ-

лении в дело».

11. Назовите реквизиты служебного письма.

1.1 Штатное расписание

В штатном расписании закрепляется должностной и численный

состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное

расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень

должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных

окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное

расписание подписывает заместитель руководителя предприятия,

визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель предприятия.

В грифе утверждения указывается общая штатная численность

предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения

заверяют печатью.

Ресторан «Томь»

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

УТВЕРЖДАЮ

Штат в количестве ________

единиц с месячным фондом

00.00.2003

Кемерово

На 2004 год

заработной платы_________

рублей

Руководитель предприятия

подпись И.О. Фамилия

00.00.2003

печать

Наименование

должности

Количество

штатных

единиц

Должностные

оклады

Надбавки Месячный фонд

заработной

платы

Примечание

персо-

наль-

ные

про-

чие

Заместитель руководителя

предприятия

Главный бухгалтер

подпись И.О. Фамилия

00.00.2003

подпись И.О. Фамилия

1.2 Типовой трудовой договор (контракт)

Трудовой контракт заключают в письменной форме. При

заключении контракта рекомендуется указывать следующие

основные условия:

- место работы (наименование предприятия, куда принимается

работник, его адрес);

- конкретную работу по определенной специальности или

должности;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный

трудовой контракт;

- оплату труда;

- обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия,

конкретизирующие обязательства сторон (дополнительный отпуск,

повышение квалификации и др.).

Контракт составляется в двух экземплярах. Его подписывают

руководитель и работник, заверяют печатью. Один экземпляр

контракта хранится на предприятии, второй – у работника.

ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ

00.00.2003 Кемерово

Акционерное общество (организация ___________________________

(наименование)

в лице _____________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)

именуемое в дальнейшем АО, и ________________________________

(Ф.И.О.)

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий

контракт о нижеследующем:

1. Работник _____________________________________________

(Ф.И.О.)

принимается на работу _______________________________________

(наименование структурного подразделения)

по профессии, должности _____________________________________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации _______________________________________________

(разряд, квалификационная категория)

2. Контракт является: договором по основной работе

договором по совместительству

3. Вид контракта:

- на неопределенный срок (бессрочный)

- на определенный срок_______________________________

(указать причину заключения срочного контракта)

- на время выполнения определенной работы ______________

(указать какой)

4. Срок действия контракта. Начало работы _________________

Окончание работы_______________