Кацерикова Н.В. Методический комплекс. Делопроизводство и корреспонденция

Подождите немного. Документ загружается.

организации, вышестоящих органов управления». Указание как

распорядительный документ называется в УСОРД. Издают указания

руководители при решении текущих организационных вопросов. Ими

также доводятся до исполнителей нормативные акты. Текст делится

на две части: констатирующую, в которой излагаются причины и

цели издания указания, и распорядительную с конкретными

предписаниями и заданиями, перечислением исполнителей и сроков

исполнения. Указание отличает от приказа лишь слово

«ПРЕДЛАГАЮ», которым начинается распорядительная часть. Его

печатают с отступом в 2 интервала от констатирующей части,

прописными буквами от нулевого положения табулятора. Печатают

на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ.

Устав – это «свод правил, регулирующих деятельность органи-

заций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с

другими организациями и гражданами, права и обязанности в

определенной сфере гос.управления или хозяйственной деятельнос-

ти». Например, Устав акционерного общества, Устав железных дорог

РФ, Ветеринарный Устав, Устав кулинарной ассоциации, и т.д.

Общие уставы утверждают высшими органами государственной

власти и управления, а уставы общественных организаций

принимают и утверждают на их съездах, собраниях. Уставы

предприятий, учреждений, организаций утверждают вышестоящие

органы (министерства, ведомства, местная администрация).

Положения – «нормативные акты, определяющие порядок,

образование, структуру, функции, компетенцию, обязанности и

организацию работы системы органов государства» (Положение о

государственной автомобильной системе). Положения могут регла-

ментировать деятельность должностных лиц (Положение об откры-

тиях, изобретениях и рационализаторских предложениях; Типовое

положение о ведении делопроизводства по предложениям,

заявлениям и жалобам граждан; Положения о конкурсах, смотрах) и

т.д. Их утверждают в установленном порядке.

Инструкция – «правовой акт, издаваемый органом государствен-

ного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях

установления правил, регулирующих организационные, научно-

технические, технологические, финансовые и иные специальные

стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их

подразделений и служб), должностных лиц и граждан». Например,

инструкция по ТБ, по делопроизводству, инструкция о порядке

проверки наличия документов в архиве и т.д. Разновидностью

инструкций являются должностные инструкции, определяющие права

и обязанности должностных лиц. Инструкция – документ длитель-

ного действия. Это определяет особенности текста инструкции. В ней

нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения,

т.к. инструкция содержит много указывающих методических

моментов, ее текст должен быть точным и понятным.

В инструкции используют слова: следует, необходимо, не

допускается, должен, рекомендуется, запрещается и т.п. Текст

инструкций, как привило, разбивается на разделы, пункты, под-

пункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в

котором излагаются цели, область применения и порядок пользо-

вания инструкцией. Изложение текста должно вестись или от 3 лица,

или в безличной форме. Например, «Инспектор по контролю,

заполнив контрольную карточку, помещает ее в страховую карто-

теку» или «При вскрытии конверта следует проверить целостность

вложения» и т.д. Заголовок инструкций должен четко отражать круг

вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распростра-

няется. Например, Инструкция по делопроизводству; дополнительная

инструкция инспектора отдела кадров. Многие инструкции разраба-

тывают на базе типовых. Поэтому, получив задание на составление

инструкции, выясняют есть ли типовые инструкции по данному

вопросу. Оформляется инструкция на общем бланке и имеет гриф

утверждения или отметку, что она является приложением к

распорядительному документу. Инструкция подлежит утверждению.

Это может быть подпись руководителя или специальный

распорядительный акт. Наибольшее распространение получило

введение инструкции в действие изданием приказа. В приказе дается

указание на срок введения инструкции, называются ответственные

исполнители, перечисляются организационные мероприятия,

необходимые для ведения инструкции. Инструкция оформляется на

общем бланке. На инструкции может быть сделана отметка о том, что

она является приложением к распорядительному документу.

Протокол – «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов

и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях,

заседаниях коллегиальных органов». Ведется протокол во время

заседания специально назначенным лицом. Обычно им является

секретарь. Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Его

печатают на чистом листе бумаги, где воспроизводятся реквизиты

общего бланка – наименование ведомства, наименование учреж-

дения, наименование структурного подразделения. Далее указывается

вид документа – протокол, дата, номер, место издания. Датой

протокола является дата заседания, а номером протокола –

порядковый номер заседания этого коллегиального органа. В

заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в

результате которой он создается – заседание, совещание, собрание – и

название самого коллегиального органа. В тексте протокола

выделяют две части: 1-ая содержит строго определенную инфор-

мацию, располагаемую всегда в определенном порядке:

Председатель – фамилия и инициалы – печатают через 2 интервала

после заголовка.

Секретарь – фамилия и инициалы.

Присутствовали – перечисляют состав присутствующих постоянно

действующего коллегиального органа. Фамилии располагают в

алфавитном порядке. Затем указывают должности (и названия

учреждений), а также фамилии приглашенных. На крупных и

расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются

только количественно, а пофамильный список прилагается к

протоколу. Например: Присутствовали 28 человек (список

прилагается). На коллегиальных заседаниях, требующих наличия

кворума для правомочности принятого решения, указывается какое

количество человек должно присутствовать в разделе

«Присутствовали» и какое количество пришло на заседание.

Например, «На учете в профсоюзной организации 200 человек,

присутствует 127». Также в повестке дня указывают вопросы,

прелагаемые на обсуждение. Каждый вопрос начинается с предлога о

(об) и помещается с новой строки. Например:

1. О подготовке проведения конкурса «Студенческая весна».

Доклад председателя студсовета Сидорова А.Б.

2. О проведении производственной практики студентами

старших курсов. Сообщение зав. практикой Богдановой К.Я.

Вторая часть протокола является основной. В ней записывают

все выступления, т.е. отражается работа коллегиального органа.

Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения

вопросов повестки дня. Каждый раздел имеет 3 части – СЛУШАЛИ,

ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые и начинаются

с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов

ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца пишут фамилию

и инициалы докладчика. Если текст или тезисы подготовлены

заранее, выступление основного докладчика не записывается, а

прилагается к протоколу, о чем в протоколе указывается. Например,

1. СЛУШАЛИ:

Иванова И.И. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Сидоров А.Б. – (краткая запись сути выступления).

Петрова М.Д. – (краткая запись сути выступления).

ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Провести конкурс в течение недели с

9.04.2003 по 15.04.2003.

1.2. Коменданту корпуса Сизовой Н.К.

подготовить к смотру актовый зал.

1.3. Гл.бухгалтеру Санжаровской Т.М. для

проведения конкурса выделить

Председатель

Секретарь

финансовые средства.

А.С. Иванов

Н.Г. Краснова

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения

будут заданы вопросы, то они должны быть зафиксированы вместе с

ответами. Слово СЛУШАЛИ, которое начинает каждый раздел,

пишется после цифры, обозначающей № вопроса в повестке дня.

Протокол подписывают председатель и секретарь. На протоколе

проставляется дата заседания. Если заседание продолжается

несколько дней, указывается дата начала заседания. Через тире –

окончания. Например, 15-16.03.2003.

По полноте освещения работы коллегиального органа прото-

колы делят на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны

только фамилия докладчика и тема доклада, фамилия выступивших

при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает

представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести

в том случае, когда заседание стенографируется или указываются

результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Краткими

протоколами оформляют совещания оперативного характера, когда

тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Если к

протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись

после 1 части протокола: «Заседание собрания учредителей стеногра-

фировалось. Стенограмма прилагается».

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола,

который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если

секретарь не успел что-либо записать; отредактирован и оформлен в

соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и

полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются

или ведется фонозапись. Стенограмма и фонограмма не исключают

протокола.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе,

доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в

учреждениях, действующих на принципах единоначалия, - в

приказах. Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде

выписки из протокола. При выборах должностных лиц в протоколе

указываются результаты голосования по каждой кандидатуре

отдельно.

Тема 6. Информационно-справочные документы

1. Справки

2. Докладные и служебные записки

3. Акты

4. Служебные письма

Литература

Основная:

ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения. М.: Из-во стандартов. 1984. – 38с.

Веселов П.В. Вы – секретарь. – М.: Недра, 1993. – 121с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа,

1991. – 172с.

Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и

техническая документация. – М.: Высшая школа, 1981. – 158с.

Информационно-справочные документы – это наиболее

многочисленные группы документов, они содержат информацию о

фактическом положении дел, которая принимается к сведению и

может являться основанием для принятия решения.

1. Справка – «документ, содержащий описание и подтверждение

тех или иных фактов и событий». Справки бывают 2-х разновид-

ностей: справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые

гражданам и учреждениям (чаще всего личного характера), и справки

информационного характера, содержащие описание фактов и

событий и составляемые по запросу или указанию вышестоящих

должностных лиц и организаций.

Наиболее часто выдают справки гражданам с подтверждением

места учебы и работы, проживания, зарплаты и т.д. Их составляют на

общем бланке, а т.к. их текст, как правило, носит типовой характер,

применяют заранее отпечатанные типографские трафаретные тексты.

Такие справки начинаются с указания в именительном падеже

фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, а в конце

указывают место представления справки.

Справки информационного характера можно разделить на 2

группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за

пределы учреждения. Внутренние справки оформляют на чистых

листах бумаги, но они содержат напечатанные основные реквизиты

бланка с указанием наименования структурного подразделения

(Пример 2, 3).

Угловой штамп

СПРАВКА

12.03.2003 № 32

г. Кемерово

О НАЛИЧИИ СТРОЙМАТЕРИАЛОВ

НА СКЛАДЕ № 3

Начальнику Кировского

Райжилуправления

г. Кемерово

Игнатову М.Н.

На складе № 3 имеются следующие строительные материалы:

1. Доски половые – 150 куб.м

2. Паркет – 300 кв.м

3. Линолеум – 250м

4. Краска масляная – 1200 кг

Зав.складом А.Б. Петров

Угловой штамп

СПРАВКА

15.03.2003 № 1-10/12

г. Кемерово

О МЕСТЕ УЧЕБЫ

Кемеровский Государственный

Университет

Вечерние подготовительные

курсы

Шерина Юлия Валентиновна учится в школе № 28 Ленинского

района г. Кемерово в 11 «в» классе.

Дана для предъявления на подготовительные курсы.

Директор Т.П. Васильцова

Справка, направляемая в другие организации, оформляется на

общем бланке. Текст справки может делиться на разделы, содержать

таблицы, иметь приложения. Справка обязательно имеет заголовок. В

него может включаться дата или период, за который даются сведения.

Например: СПРАВКА О ПОДВЕДЕНИИ ИТОГОВ работы ресторана

«Томь» за III квартал 2003 года.

Справка, характеризующая фактическое состояние какого-либо

объекта, процесса, выполнения плана и т.д. дается в виде приложения

к деловому письму, докладной записке и т.д. Справка содержит

точные и проверенные сведения по необходимому вопросу. Ее

составляют по возможности кратко, точно, избегая каких-либо

рассуждений, доказательств и пояснений. Справку подписывают

ответственные должностные лица.

Реквизиты справки: название вида документа (СПРАВКА), дата,

номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат,

текст, приложения, подпись. Не употребляют выражения «настоящая

справка», «действительно учится».

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам,

то текст разделяют на разделы, число которых определяется

количеством рассматриваемых вопросов.

2. Докладная (служебная) записка – «документ, адресованный

руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий

обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и пред-

ложениями составителя». Докладная записка составляется в целях

информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших

место фактах и т.п., чтобы побудить к принятию определенного

решения. Поэтому в тексте докладной записки выделяют 2 части.

Первая – констатирующая (описательная), в которой сообщаются

факты, и вторая, - где идет изложение конкретных выводов, просьб и

предложений. Кроме того, докладными записками информируют

руководство о ходе работ. Докладные записки могут быть внутрен-

ними (т.е. направляемыми руководителю структурного подразделе-

ния или (учреждения) и внешними – адресуемыми в вышестоящие

инстанции. Внутренние докладные записки составляют на простом

листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование

структурного подразделения, вид документа, дату, номер, место

издания, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием

должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем

бланке и подписывается руководителем учреждения.

Объяснительная записка – «документ, поясняющий содержание

отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта

или объясняющий причины какого-либо события)». Объяснительная

записка начинается со слов «Довожу до вашего сведения». По

содержанию объяснительные записки делят на 2 группы. К первой

группе относят записки, являющиеся приложением к основному

документу и дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они

сопровождают планы и отчеты. Оформляют их на общих бланках,

подписывают руководителями. Вторая группа объяснительных

записок составляется отдельными работниками для объяснения их

поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние

докладные записки, их составляют на простых листах бумаги и

подписывают составители. Текст таких записок должен быть

убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

3. Акт – «документ, составленный несколькими лицами и подт-

верждающий установленные факты и события». Акты имеют

большое количество разновидностей в зависимости от назначения:

акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт

проверки, акт приема-передачи (при смене руководства, передаче

материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения

испытаний, акт дегустации, акт приема законченных объектов, акт

уничтожения (например, дел) и другие. Акт, как правило, составляет

комиссия. Это может быть постоянно действующая комиссия или

назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены

комиссии изучают существо вопроса, законодательно-нормативные

акты, его регулирующие, и затем приступают к установлению

фактического положения дел для отражения его в акте. В процессе

проверки обычно ведут черновые записи, отражающие количествен-

ные данные. Акт оформляется на общем бланке. По ряду типовых

ситуаций есть унифицированные трафаретные формы, в которых дан

состав и порядок размещения информации в данной разновидности

акта. Например, начинается с предлога «о» («об), Акт о выделении

дел к уничтожению. Текст акта распадается на 2 части. Вводная часть

для всех актов одинаковая. В ней указываются: основание для

составления акта; лица, его составившие, и, при необходимости,

лица, присутствовавшие при его составлении. Слово Основание