Кацерикова Н.В. Методический комплекс. Делопроизводство и корреспонденция

Подождите немного. Документ загружается.

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова,

повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, то это слово

заменяют кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Распределение товаров в зависимости от доходов в семье

Группировка семей

рабочих и служащих

по доходам на одно-

го члена семьи в год

Продовольственные

товары, %

Непродовольственные

товары, %

От 601 до 900 руб.

“ 901 “ 1200 “

“ 1200 “ 1500 “

57,1

53,5

51,7

42,9

46,5

48,3

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения

марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при

первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки.

Также поступают при повторении части фразы, добавляя

дополнительные индивидуальные сведения (Таблица 8).

Таблица 8

Квалификационные требования к специалистам

Наименование должности Квалификационные требования

Товаровед ведущий

Торговый инспектор ведущий

Зав.санитарно-технологической

пищевой лаборатории

Высшее образование, стаж ра-

боты по специальности не менее

5 лет

То же

“

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, то

текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

Реализация товаров в кафе-автомате

Назначение автомата Производительность,

отпуски в минуту

Коэффициент

частоты пользования

автоматом

Реализация

охлажденных

штучных товаров 8 0,25

Реализация

осветленных соков 3 0,10

Реализация кофе или

какао из сгущенных

продуктов 3 0,23

Числа в таблицах, имеющие более 4-х знаков, должны делиться

на классы по 3 цифры в каждом с промежутком в 1 пробел за

исключением цифр, обозначающих № и дату. Например, 3 254 182,

но 1725 (без пробелов).

Если в таблице есть дробные числа, то они тоже делятся на

классы влево от запятой: 17 456,654987.

При наличии небольшого по объему цифрового материала,

который нецелесообразно оформлять в таблицу, его дают в виде

выводов, где в отличие от таблицы колонки разделены не линиями, а

отточиями (………..) без интервала. Выводы не нумеруются.

Реквизит 20. Отметка о наличии приложения. Отметку о

наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим

образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то

указывают его наименование, количество листов и количество

экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

например,

Приложение: 1 Положение об Управлении регионального кредито-

вания на 5 л. в 1 экз.

2 Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2

экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не

указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его

листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием

наименования распорядительного документа, его даты и регистра-

ционного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора

Института

от 15.06.2003 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий

приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим

образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2003 № 02-4/156 и

приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе

адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Реквизит 21. Подпись. Подпись - это реквизит любого докумен-

та. Должностные лица имеют право подписывать документы в преде-

лах своей компетенции, что обычно определено в положениях об

учреждении и структурном подразделении и должностных инст-

рукциях. Руководители и их замы подписывают распорядительные

документы по учреждениям, а также докладные записки, направ-

ляемые в вышестоящие инстанции, справки и письма, предназ-

наченные для других организаций.

Документы, подаваемые от имени структурного подразделения,

подписывает их руководитель. Непосредственные исполнители

подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки

и т.д. На документах, принимаемых коллегиальными органами,

проставляется 2 подписи: председателя и секретаря. Документы,

связанные с получением товарно-материальных ценностей и

денежных средств, обязательно имеют 2 подписи: первую и вторую.

Первую подпись проставляет первый руководитель или его зам,

вторую – гл.бухгалтер или лицо, уполномоченное на это.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся

сторон. Документы, составляемые от имени нескольких учреждений,

должны иметь подписи руководителей этих учреждений. В состав

реквизита «подпись» входят: наименование должностного лица,

подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка

подписи. При оформлении документа на бланке в указание долж-

ности не входит название учреждения, т.к. оно на бланке уже

имеется. При оформлении документа на чистом листе бумаги дается

полное название должности с включением наименования учреж-

дения. Реквизит «подпись» оформляют через 2 интервала после

текста прямо от полей. Если наименование должности длинное и

занимает несколько строк, то его печатают через 1,5 межстрочных

интервала, и расшифровка подписи помещается на уровне последней

строки наименования должности. Например,

Декан экономического

факультета КемГУ

Член-корреспондент РА ВШ И.П. Поварич

В научных и учебных заведениях в подписи могут указываться

звания и степени. Если документ составлен комиссией, то

указывается лишь распределение обязанностей (председатель, члены

комиссии). Должности членов комиссии при подписании такого

документа не указываются.

Например,

Председатель А.А. Иванов

Члены комиссии В.Г. Петров

М.Н. Квасов

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы

проставляются перед фамилией без пробелов. Подписывается, как

привило, первый экземпляр документов. При направлении

документов в несколько адресов подпись проставляется на всех

отправляемых экземплярах. Если документ отправляется в

подведомственное учреждение, то подписывается первый экземпляр,

который остается в делах учреждения – отправителя, а отсылаются

заверенные копии.

Реквизит 22. Гриф согласования документов.

Реквизит 23. Визы согласования документов.

Это предварительная оценка существа проекта документа, его

обоснованности, целесообразности и своевременности, а также

соответствия действующему законодательству. Многие документы до

подписания согласовываются заинтересованными лицами, структур-

ными подразделениями, учреждениями. Согласования внутри учреж-

дения проводятся с функциональными, отраслевыми и территориаль-

ными подразделениями, финансовыми подразделениями, гл.бухгал-

тером, юридической службой, заместителями руководителя учреж-

дения, занимающимися вопросами, затронутыми в согласованном

документе. Внутреннее согласование, как правило, оформляется

визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При

необходимости виза может быть оформлена более полно, т.е.

указывается должность визирующего, его подпись с расшифровкой и

дата. Проставляется виза ниже подписи или на левом поле документа

в том экземпляре, который остается в учреждении. Для внутренних

документов – это первый экземпляр, для исходящих – второй или

третий.

Внешнее согласование в зависимости от содержания

документов может проводиться с подчиненными и неподчиненными

органами, если содержание документов затрагивает их интересы, с

научно-исследовательскими институтами и общественными органи-

зациями, органами контроля, вышестоящими органами. Внешнее

согласование может быть оформлено протоколом обсуждения

документа, справкой или чаще всего с грифом «согласование». Гриф

«согласование» состоит из следующих частей: слово

СОГЛАСОВАНО (пишется с заглавной буквы без кавычек),

наименование должности, включая наименование организации,

личной подписи, расшифровки подписи, даты. Например,

СОГЛАСОВАНО

Директор комбината питания а/о «Азот»

подпись С.З. Мизгирева

17.05.2000

Если визируется документ, то слово ВИЗЫ пишем от полей:

Например,

ВИЗЫ:

Главный бухгалтер

подпись М.Н. Крайнов

18.04.2000

Руководитель подразделения

подпись А.Б. Шпак

18.04.2000

Гриф «согласование» проставляется после подписи. Если

грифов согласования несколько, то они могут быть оформлены на

одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных

согласованиях они оформляются на отдельном листе.

Реквизит 24. Печать. Печать свидетельствует о подлинности

документов. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать

– круглая. В центре – изображение герба РФ, а по окружности дается

полное наименование учреждения. Такая печать в учреждении – одна.

Ее оттиск проставляется на подлинниках документов, удостоверяю-

щих личность, трудовой стаж, квалификацию. Также на договорах,

документах для получения денег и товарно-материальных ценностей,

на актах выполнения работ, списания оборудования, приема –

передачи дел, оборудования и т.д. Проставление такой печати часто

оговаривается в специальных нормативных актах. Помимо гербовой

печати в учреждении обычно бывает несколько печатей, имеющих

различную форму: квадратные, прямоугольные, треугольные и т.д. В

оттиск их изображения герб не входит, на его месте помещается

название учреждения или структурного подразделения. Простыми

печатями удостоверяют размноженные экземпляры распорядитель-

ных документов: копии документов, отсылаемые из учреждения,

пропуски, справки и т.д. Оттиски печатей проставляют при опечаты-

вании пакетов, сейфов и т.д. Для этого используют простые печати,

изготовленные из металла. Оттиск печати должен проставляться

таким образом, чтобы он затрагивал часть наименования должности и

личную подпись, подписывающую документ. Например,

Директор А.В. Азаров

Реквизит 25. Отметка о заверении копии. В ходе осуществления

документационных операций секретарь с разрешения руководителя

организации изготавливает копии документов и выдает их

заинтересованным лицам. Копия документа изготавливается

машинописным, электронным способом на чистом листе бумаге, а не

на бланке. Текст перепечатывается полностью, включая реквизиты

бланка. На первом месте копии в правом верхнем углу ставится

отметка Копия без кавычек. Для заверения копий ниже реквизита

«подпись» от левого поля проставляется заверительная надпись

«Верно» без кавычек строчными буквами (первая буква прописная),

ниже – наименование должности, заверяющего копию, его личная

подпись с расшифровкой и дата. Например,

Верно

Секретарь подпись А.М.Коралева

18.07.2003

Реквизит 26. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и

его телефон указываются только на исходящих документах (письма,

справки и т.д.) или ФИО и телефон. Эта отметка предполагает

возможность обращения к непосредственному составителю доку-

мента для конкретизации или уточнения каких-либо данных, или

положений документа. Отметка состоит из фамилии или ФИО и №

служебного телефона. Располагается в левом нижнем углу как на

лицевой, так и на оборотной стороне документа. Например,

Белова 331-25

или

Белова Нина Ивановна

33125

Реквизиты 27. Отметка об исполнении документа и направления

его в дело. После решения вопроса, поставленного в документе, или

отправленного ответа, на нем делается отметка, свидетельствующая,

что работа с данным документом закончена. Эта отметка состоит из

элементов: слов «В дело»; указания № дела, в которое должен быть

подшит документ; кратких сведений о порядке решения вопроса;

подписи исполнителя документа или руководителя структурного

подразделения; даты направления документа в дело. Например,

1) В дело 15/07. Ответ.

24-07/123 от 15.03.2003

У. Сидорова. 15.03.2003

2) В дело 15/07. Вопросы сняты по телефону.

У. Сидорова. 15.03.2003

3) В дело 15/07. Утверждено собранием трудового коллектива.

У. Сидорова. 14.03.2003

Место этого реквизита – на нижнем поле документа.

Реквизит 28. Отметка о поступлении документа в организацию.

При поступлении документов проставляется первая отметка,

фиксирующая факт и время приема в данное учреждение специаль-

ным штемпелем или вручную. Она состоит из даты получения

документа и входящего регистрационного номера (индекса). Дата

получения документа является важным поисковым признаком, и,

кроме того, началом отсчета срока исполнения поступившего

документа. Входящий регистрационный номер также служит для

поиска документов в делопроизводстве и используется для учета

количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Проставляется отметка в правом углу, на нижнем поле документа.

КемТИПП

22.02.2003

05-40/42

Реквизит 29. Отметка для автоматического поиска документа.

Может включать имя файла, код оператора, а также другие

поисковые данные. Проставляется в нижнем правом углу.

Тема 4. Требования к изготовлению документов

1. Правила оформления заголовков и подзаголовков

2. Правила оформления примечаний, приложений, оснований к тексту

3. Требования к оформлению документов, выполняемых с помощью

печатающих устройств

4. Требования к печатному тексту

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные

положения). – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ 1.5-85. Государственная система стандартизации. Построение,

изложение, оформление и содержание стандартов. П.1.4.11.

Сокращения. М.: Экономика, 1985. – 96с.

ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов. – М.: Из-во

стандартов, 1990. – 16с.

Дополнительная:

Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Советская энциклопедия,

1996. – 846с.

Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке.

– М.: Книга, 1985. – 333с.

Кузнецова А.Н. Машинопись. – М.: Высшая школа, 1992. – 275с.

Заголовки

1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий

краткое содержание документа. Его печатают прописными буквами.

В конце заголовка точку не ставят. Переносы слов не допускают.

Короткие заголовки, в которых не более 15 знаков и пробелов,

набирают вразбивку, т.е. после каждой буквы делают 1 или 2

пробела.

Большие заголовки, где более 40 знаков и пробелов, печатают в

несколько строк через 1 межстрочный интервал. При этом каждая

строка должна иметь смысловое значение. При выполнении текста

через 1,5 интервала от заголовка до текста отступают 3 интервала.

При выполнении текста через 2 интервала от заголовка до текста

отступают 4 интервала, т.е. интервал удваивают.

Нельзя печатать заголовок в конце страницы, если на этой

странице не умещаются как минимум три строки текста. Не

рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки.

Например,

УСТРОЙСТВО КЛАВИАТУРЫ

И МЕТОДЫ РАБОТЫ НА НЕЙ

Если заголовки пишут в красную строку, то они должны

находиться симметрично посередине строки (поля в расчет не

принимаются). Если на одной странице печатают несколько коротких

текстов с заголовком, то от последней строки текста до нового

заголовка делают удвоенный интервал.

Заголовки в текстовых работах могут располагаться 2-мя

способами:

центровой – заголовок посередине рабочей строки

флаговый – от левого поля без отступа.

Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания.

Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков.

Расстояние между заголовками и подзаголовками – 2 интервала. От

заголовка до текста 3-4 интервала. Если в подзаголовке несколько