Кацерикова Н.В. Методический комплекс. Делопроизводство и корреспонденция

Подождите немного. Документ загружается.

перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они

закрепляются (рисунок 1).

Рис. 1 Расположение реквизитов на границы зон на формате А 4

углового бланка

Все операции, осуществляемые секретарем, разделяют на 2

группы: документационные и организационные.

В состав документационных операций входят:

1.Прием и регистрация документов. Передача документов на

рассмотрение руководству и получение от него с указанием и

резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2.Прием и отправка исходящих документов.

3.Прием документов от работников организации:

- для передачи и рассмотрения руководству;

- для изготовления документов по установленной форме (на

бланках, компьютерным способом и т.п.).

4.Передача работникам организации документов:

- поступивших от руководства с резолюциями;

- направляемых в соответствии с имеющимся в организации

указателем распределения поступающих документов;

- поступивших после изготовления, копирования, размножения.

5.Контроль за исполнением документов и поручений

руководства.

6.Оформление и хранение документов, а также печатей,

штампов, бланков.

7.Составление и изготовление документов в соответствии с

поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача

копий.

8.Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников органи-

зации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по

телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства.

Тема 2. Оформление реквизитов документов

Требования к оформлению и расположению реквизитов

рассматриваются на примере УСОРД (унифицированная система

организационно-распорядительной документации). ГОСТ Р 6.30-97

установил требования к оформлению и месторасположению 29

реквизитов. В отдельном конкретном документе часть указанных

реквизитов будет отсутствовать. Стандарт перечисляет максималь-

ный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении,

оформлении и обработке ОРД (организационно-распорядительные

документы).

Для унифицированных форм документов применяют бумагу

форматов, установленных ГОСТ 9327.

А 3 297 · 420 мм

А 4 210 · 297 мм

А 5 148 · 210 мм

А 6 150 · 148 мм

ОРД оформляется на бумаге формата А 4 и А 5. ГОСТ Р 6.30-97

установил для ОРД следующие размеры полей: левое – 35 мм, правое

– 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 10 мм.

Служебные документы часто оформляются на бланках –

стандартных листах бумаги, на которых воспроизводится постоянная

информация документа и отводится место для переменной

информации. Тираж бланков чаще всего печатают в типографии, но

реквизиты бланка могут быть оттиснуты и штемпелем. В бланк

входит ряд реквизитов, которые печатают типографским способом, и

они постоянно присутствуют в служебных документах.

ГОСТы предполагают 2 вида бланков:

1. Бланк письма включает типографским способом нанесенные

реквизиты: Государственный герб, герб субъекта Федерации, эмбле-

ма организации, наименование учреждения, код организации, индекс

предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона,

часто – указание банка и номер счета в нем.

На бланк письма также наносят в виде черточек-уголков

ограничительные отметки для реквизитов: дата, номер, ссылка на

номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о

контроле. Аналогичным образом отмечают место адресата и поля

документов (рисунок 2).

Рис. 2 Образец углового бланка письма организации

2. Общий бланк включает типографским способом нанесенные

реквизиты: Государственный герб, герб субъекта РФ, эмблему

организации, наименование учреждения, вид документа (либо место

остается свободным для последующего дополнения), место состав-

ления или издания. Ограничительными линиями отмечаются места

для таких реквизитов как дата, номер, заголовок к тексту, отметка о

контроле выполнения, гриф утверждения, поле документа (рисунок

3).

Рис. 3 Образец общего бланка организации

При внедрении в учреждении автоматизированной системы

обработки ОРД на бланке ставятся на верхнем поле ограничительные

отметки для размещения кодов по Общероссийскому классификатору

предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классифи-

катору управленческой документации (ОКУД).

Для каждого из этих бланков допускаются два варианта

расположения реквизитов: угловой и продольный. Для документов

постоянного применения (договоров, актов, справок с места работы)

бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом с пропусками

для переменной информации.

Реквизит 01. Государственный герб РФ. Государственный герб

РФ изображается на бланке документов Государственной Думы

Российской Федерации, Совета Федерации, Администрации прези-

дента. Круг подведомственных организаций, которые имеют право

изображать герб на своем бланке, определяет каждое министерство

(ведомство).

Воспроизведение изображения герба должно всегда точно

соответствовать утвержденному черно-белому изображения. Изобра-

жение Государственного герба РФ помещается на верхнем поле

документа. Диаметр изображения – не более 20мм.

Реквизит 02. Герб субъекта РФ. Герб субъекта РФ имеет те же

размеры, что и герб РФ. Герб субъекта РФ помещают на бланках

документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит 03. Эмблема организации. Эмблема организации –

условное или символическое изображение, отражающее основное

направление ее деятельности. Согласно ГОСТу, в качестве эмблемы

организации должен использоваться товарный знак (знак обслужи-

вания), зарегистрированный в установленном порядке.

Изображение эмблемы располагается на верхнем поле доку-

мента на том же месте, где дается изображение герба. Однако

изображение герба не заменяет название организации.

Реквизит 04 – код организации и реквизит 05 – код формы

документа. Внедрение ЭВМ в сферу управления позволило

автоматизировать обработку документов. Госстандарты на унифи-

цированные системы документации учитывают как ручную, так и

машинную обработку документов. Поэтому УСОРД предлагает при

проектировании бланков документов проставлять код организации по

ОКПО и код формы документа по ОКУД. Для общего бланка место

кодов определено в правой части верхнего поля документа. Код по

ОКПО может быть напечатан вместе с бланком, а код по ОКУД будет

впечатываться при оформлении конкретного вида документа. В

бланке письма эти коды помещаются между адресом автора, датой и

номером документа.

Реквизит 06. Наименование организации. Название организации

указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наимено-

вание вышестоящей организации.

Реквизит 07. Справочные данные об организации. Этот реквизит

предполагает переписку. Он включает: индекс предприятия связи,

почтовый и телеграфный адрес, номер факса, номер телефона, также

часто указывается номер счета в банке, адрес электронной почты.

Почтовый и телеграфный адреса указываются следующим

образом: почтовый индекс, край (область), город, улица, номер дома.

Например, адрес социального центра молодежи Кузбасса будет

указан так: 650099, г. Кемерово, ул. Ноградская, 3, офис 22. Далее в

этом реквизите дается номер телефона технического секретаря,

коммутатора или справочной службы. В нашем случае это 25-66-77.

Реквизит 08. Наименование вида документа. Вид документа

означает совокупность документов, выполняющих однородные

функции. Он дает первое общее представление о назначении доку-

мента, его форме, характере информации. Все служебные документы,

кроме письма, имеют название и поэтому включают этот обязатель-

ный реквизит.

В общем бланке на том же месте, где в бланке для письма

располагается адрес учреждения, остается свободное место для

указания этого реквизита. Вид документа может впечатываться в

общий бланк. Если бланк какого-либо документа требуется

достаточно часто, и годовая потребность в нем приблизительно

известна, то наименование вида документа изготавливается

типографским способом. Например, бланк приказа, акта, договора.

Реквизит 09. Дата документа. Это обязательный реквизит. Его

место указано ограничительными черточками. Дата ставится при

завершении оформления документа. Она должна одновременно

являться датой подписания и отправки документа. Дата – составная

часть поискового признака документа. Оформляется она арабскими

цифрами. На нее отводится 8 знаков: 6 цифр – по паре на число,

месяц, год – и две разграничительные точки. Например, 01.12.03.

Таким образом, если цифра одна, то перед ней обязательно ставится

ноль. Слово «год» или сокращенно «г.» не ставится. Помимо даты,

проставляемой на бланке, датируются также все стадии оформления и

обработки документа: согласования, утверждения, получения,

исполнения. Допускается следующее оформление: год, месяц, день

месяца (2003.02.01), а также словесно-цифровой способ (1 марта

2002г.) (в финансовых и нормативных документах).

Реквизит 10. Регистрационный номер документа. Это условное,

цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа,

проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Например:

Штамп предприятия

Приказ

30.08.2003 № 8

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоря-

жений) это обычный порядковой номер с начала года. В учебных

заведениях нумерацию таких документов можно вести также с начала

учебного года. Для исходящих документов, гл.образом, писем номер

складывается из нескольких частей: номера структурного подразде-

ления, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправлен-

ного документа), порядковый номер отправляемого документа.

Например: 05-40/32, где

05 – индекс структурного подразделения (кулинарный цех)

40 – номер дела

32 – номер письма

Реквизит 11. Ссылка на регистрационный номер и дату доку-

мента. Место для данного реквизита отводится только на бланке

письма, т.к. этот реквизит предполагает переписку, ответ на инициа-

тивное письмо.

Инициативное письмо – это документ, который требует ответа,

содержит просьбу, предложение или запрос. Тематика таких писем не

ограничена. Однако характер письма предполагает вариантность

положительного или отрицательного документа – важнейший поис-

ковый признак, позволяющий при получении ответного документа

сразу же определить в какое структурное подразделение он должен

быть направлен, а в структурном подразделении он должен быть

направлен «найти копию инициативного документа, на который

пришел ответ». Этот реквизит полностью переписывается из

инициативного документа цифровым способом. Например, на № 05-

40/32 от 30.08.2003.

Тема 3. Подготовка и оформление документов

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства / Основные

положения /. – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ 6.10.5 – 87 УСД. Требования к построению формуляра-

образца. М.: Экономика, 1987. – 125с.

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция делопроизводство. – М..:

Экономика, 1988. – 108с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. М.: Высшая школа,

1991. – 172с.

Лившиц Я.З. История делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.

Реквизит 12. Место составления или издания документа. Заранее

в общем бланке указывается место составления документа. Этот

реквизит оформляется в соответствии с административно-

территориальным делением Российской Федерации. Перед указанием

городов: Москва и Санкт-Петербург буква «г» не ставится. Перед

остальными населенными пунктами проставляется сокращенное

обозначение города, поселка и т.д. Например, г. Кемерово, пос.

Первомайский. Если обозначение населенного пункта встречается в

нескольких областях, то область указывается обязательно. Например,

пос. Ленино, Ульяновской обл. В остальных случаях край, область не

указываем.

Реквизит 13. Гриф ограничения доступа к документу. Например:

Совершенно секретно. Конфиденциально. Для служебного пользова-

ния.

Его проставляют без кавычек на первом листе документа и его

можно дополнять документами, предусматривающими законодатель-

ством об информации, отнесенной к государственной тайне и

конфиденциальной информации.

Реквизит 14. Адресат. Указание кому предназначается информа-

ция производится на документах, отправляемых в другие организа-

ции или частным лицам, а также представляется руководству

(заявление, докладные записки, объяснительные записки) и переда-

ваемые в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Адресат – сложный реквизит. В него могут входить следующие

данные:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности получателя в дательном падеже;

- фамилия и инициалы в дательном падеже (получателя);

- почтовый адрес.

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида

составляемого документа. Для внутренних документов указывается

только название структурного подразделения или руководитель,

которому подается документ. В этом случае в название структурного