Кацерикова Н.В. Методический комплекс. Делопроизводство и корреспонденция

Подождите немного. Документ загружается.

начинает текст акта и печатают его от левого поля через 2-3

интервала. Акт может быть составлен по указанию руководителя или

вышестоящей организации, на основании распорядительного

документа (чаще всего приказа в именительном падеже, его даты, №

и заголовка). Например:

Основание: приказ директора ресторана «Томь» от 11.03.2003 №

27 «О проведении инвентаризации на складе» или указание

директора ресторана. Далее указывается состав комиссии: должность,

фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы

членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей

названиями учреждений (если члены комиссии из других

учреждений). После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, напечатанного с

новой строки от нуля, перечисляются также в алфавитном порядке

должности, инициалы, фамилии присутствующих. В констатирующей

части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и

существо проведенной работы, ее результаты. Это часть текста акта

может быть оформлена в виде таблицы, позволяющей при небольшом

объеме обеспечить высокую степень информативности текста. В

некоторых актах текст может иметь 3-ю часть – выводы, заключения

комиссии, предложения. В конце текста, при необходимости, дают

сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

(Пример 4).

Ресторан «Томь»

А К Т

13.4.2003 № 3

г. Кемерово

О РЕВИЗИИ КАССЫ

УТВЕРЖДАЮ

Директор ресторана

«Томь»

подпись А.И. Иванов

14.04.2003

Основание: Приказ от 13.04.2003 № 4

Составлен комиссией

Председатель: зам.директора О.Л. Симонова

Члены комиссии: 1. Гл.бухгалтер Т.С. Попова

2. Начальник отдела маркетинга А.Г. Иванчук

3. Секретарь-референт Н.В. Краснова

Присутствовали: кассир Г.П. Крылова

13.04.2003 года комиссия провела ревизию кассы по состоянию

на 13.04.2003.

В результате проведенной ревизии установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе согласно кассовой книги и

данным бухгалтерского учета должен составлять 1 348600 (один

миллион триста сорок восемь тысяч шестьсот) рублей.

2. Фактический остаток наличных денег составил 1 348140

(один миллион триста сорок восемь тысяч сто сорок) рублей.

Недостача наличных денег в кассе 460 (четыреста шестьдесят)

рублей.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине

кассира Г.П. Крыловой.

Председатель комиссии подпись О.Л. Симонова

Члены комиссии подпись А.Г. Иванчук

подпись Т.С. Потапова

Экз. 1 – в Минобразования РФ;

Экз. 2 – в дело 05-24

Эта часть акта необязательна.

Акт подписывают председатель и все члены комиссии,

должности перед подписями не указывают. Перед текстом акт имеет

заголовок. Некоторые разновидности актов требуют утверждения.

После утверждения рекомендательная часть акта приобретает

распорядительную силу и обязательна к исполнению (Пример 4).

Реквизиты акта: название ведомства, учреждения, структурного

подразделения, вид документа, дата, номер, место составления, гриф

утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи.

4. Служебные письма – наиболее массовый вид управленческих

документов, служащий средством общения и обмена информацией

между учреждениями и частными лицами. Они составляют до 80%

входящей и исходящей документации. Письма составляют по самым

различным видам деятельности, их содержанием могут быть запросы,

уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения,

замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания и т.д.

Составляются письма на спецбланках для писем, в которых в

отличие от общего бланка есть адрес учреждения-автора и место для

ссылки на инициативный документ, на который дается ответ. Текст

служебного документа должен быть посвящен одному вопросу. Как

правило, текст состоит из 2-х частей. В первой, вводной приводятся

мотивы подготовки документа, ссылки на обстоятельства, факты,

события, побудившие написать письмо, или указание на решение

вышестоящего органа, явившееся основанием составления письма; во

второй части излагаются выводы, просьбы, предложения. Для более

активного восприятия текста, выявления сути вопроса целесообразно

в письме начинать изложение текста о существе вопроса, поместив

доказательства и доводы во вторую часть.

Если письмо идет от имени 2-х предприятий, его пишут на

бланке головного предприятия или на бланке предприятия, проявив-

шего инициативу составления данного письма. Начинают письмо с

упоминания предприятий, отправляющих его. Подписи руководи-

телей этих предприятий ставят под текстом на одном уровне,

например:

Начальник технического

управления госкомиздата РФ

(подпись) М.Н. Климов

Директор ВНИИ полиграфии

госкомиздата РФ

(подпись) В.Г. Панов

Различные разновидности писем имеют свои особенности, свою

структуру в изложении текста.

Письмо-приглашение адресуется, как конкретному лицу, так и

учреждению, содержит пожелание участия адресата в каком-либо

мероприятии, сообщает сроки, место, условия участия.

Близки к этой разновидности по структуре и характеру текста

письма-предложения.

Письма-извещения сообщают о факте или событии, информация

о которых может быть полезна адресату, и начинается словами:

сообщаем, извещаем, ставим Вас в известность. Составляется для

конкретного адресата, является ответом на запрос. Например:

«Сообщаем, что для выполнения научно-исследовательских работ

Вам выделено 200 тысяч рублей, в том числе 20 тысяч на

командировочные расходы. План командировок должен быть

представлен не позднее 10 января 2004 года».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение

изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно

гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы,

проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную

правовую функцию, поэтому изложение должно быть четким и

ясным. Например: «Просим Вас оказать помощь в установке и

наладке машин вычислительного центра института. Оплата

гарантируется со счета № 072365 в Центральном отделении Госбанка

г. Кемерово».

Письмо-напоминание, как правило, напоминает о приближении

сроков проведения мероприятия, выполнения каких-либо работ,

возвращения взятых предметов (книг в библиотеке). Чаще всего такое

письмо состоит из одной фразы. Например: «Напоминаем, что срок

ликвидации задолженности по курсовым работам истекает 1 мая».

В ряде случаев в письмах-напоминаниях во 2-й части указывают

меры, предполагаемые при невыполнении работ (действий) в

указанный срок.

Сопроводительное письмо направляют адресату вместе с прила-

гаемым к нему документом и содержит разъяснения или задание к

нему. Начинается такое письмо словами: посылаем, направляем,

возвращаем, представляем, прилагаем и т.д. В нем указывают вид,

заголовок, дату и номер основного документа; указывается срок

исполнения, объясняется причина задержки, разъясняются сложные

моменты и т.д. Обычно текст сопроводительного письма короток,

умещается на формате А 5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Например: «Направляем Вам на рецензирование конспект лекций по

курсу «Делопроизводство и корреспонденция». Отзыв просим

прислать до 15 июня 2003 года. Приложение: на 69л. в 1 экземпляре».

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не

несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно

составляться.

Служебные письма делят на 2 группы: требующие и не

требующие ответа. В ответных письмах в бланке перед заголовком

дается ссылка на дату и номер инициативного письма, что помогает

найти его копию при получении ответа и правильно сформировать

дело. Главная цель служебного письма – побудить к действию,

убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью

и краткостью текста. Тон письма – нейтральный. Рекомендуется

избегать в письме категорических выражений, что достигается

вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как

известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные

обороты типа: «Тщательно изучив Ваши замечания…», «Вниматель-

но рассмотрев Ваши предложения…». Несмотря на многообразие

вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий

используется ограничительный набор начальных и заключительных

словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке

исключения…», «В связи …», «В соответствии…» и т.д. Причины

принятия решений также формулируются с помощью деепричастных

оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание»,

«рассматривая», «руководствуясь» и т.д. Так как письмо оформляется

на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования

учреждения автора. ГОСТ Р 6.30-97 унифицирует оформление

писем. Их составляют на специальном бланке для писем. Составитель

документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма

(для формата А 4), указать адреса, должность, фамилию и инициалы

подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит

составителя), оформить реквизит, проверить наличие приложений

(если они есть).

По характеру информации письма можно разделить на большое

количество разновидностей.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте

или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных

писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, вы-

пускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:

«Издательство «Кузбасс» предлагает Вашему вниманию книги,

выпускаемые в 2003г.:

В. Комин «Анархизм в России»

Н. Громов «Экология современной кухни»

К. Петров «Сибирские частушки»

Книги можно приобрести в издательстве «Кузбасс» (пр.

Октябрьский, 27, комната 305), либо заказать, прислав открытку по

адресу: 650023, г. Кемерово, пр. Октябрьский, 27, Издательство

«Кузбасс», отдел реализации. Заказанные книги высылаются

наложенным платежом после их выхода в свет. Телефоны для

справок: 51-12-72. Отдел реализации. Ждем Ваших заказов».

Рекламное письмо – разновидность информационного письма,

направляется конкретному адресату и содержит подробное описание

рекламируемых услуг или товаров. Этот вид писем получил в

последнее время распространение. Его цель – побудить адресата

воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается

конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах

адрес организации-автора указывается отдельно.

В последнее время получили распространение письма-рекла-

мации и письма, связанные с форс-мажорными обстоятельствами

(обстоятельствами непреодолимой силы). Например:

«Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего письма от 5 сентября с.г., из

которого мы узнали, что Вы предъявляете нам претензию на сумму

… долларов за задержку в передаче технической документации по

контракту №…

Мы тщательно рассмотрели Вашу претензию и должны

сообщить, что задержка в передаче техдокументации произошла не

по нашей вине. Мы хотели бы напомнить Вам, что Пункт 6

вышеуказанного контракта предусматривает передачу техдокумен-

тации в течение 3 месяцев после открытия Вами в нашу пользу

безотзывного аккредитива во Внешэкономбанке России на сумму …

долларов. Вы обязались открыть аккредитив до 5 июня с.г.,

фактически же он был открыт Вами 25 июля, т.е. с опозданием более

чем на один месяц.

Таким образом, Вы нарушили контракт в отношении условий

платежа, что и вызвало задержку в передаче техдокументации и,

следовательно, Вы не может возлагать на нас ответственность и

требовать уплаты неустойки.

С уважением…»

«Уважаемые господа!

Настоящим сообщаем, что ввиду обстоятельств непреодолимой

силы (из-за сильного шторма), порт Дудинка временно закрыт, и мы

не сможем поставить Ваше судно под разгрузку.

Мы будет Вам очень признательны, если Вы задержите отгрузку

оборудования до нашего уведомления о прекращении форсмажорных

обстоятельств.

Надеемся, что эта кратковременная задержка не скажется

отрицательно на графике поставок».

Электронная почта в настоящее время является одним из

основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она

позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них

вложенные файлы, отвечать на приглашения и т.д.

Электронная переписка ничем не отличается от обычной

бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено,

перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Письмо

должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления

жаргона и нестандартных сокращений.

Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный

адрес могут и не проставляться, т.к. они указываются в заголовке

письма. Как на обычные письма на электронные письма желательно

отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению.

Тема 7. Отдельные виды служебных документов и их

оформление

Оформление:

1. Телеграмм;

2. Факсов;

3. Доверенностей;

4. Заявлений по личному составу

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные

положения). – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению

документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997. – 18с.

Дополнительная:

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М.:

Экономика, 1988. – 108с.

Загорская А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. –

М.: Экономика, 1992. – 222с.

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая

школа, 1991. – 172с.

1. Телеграмма – «Обобщенное название различных по содер-

жанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи

текста (по телеграфу)». Своевременность передачи и получения

информации во многом предопределяют своевременность и

правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное

получение информации, она передается по телеграфу.

В зависимости от фактической потребности быстроты передачи

информации составитель телеграммы указывает ее срочность

(категорию): «срочная, международная, правительственная, внео-

чередная». Категория телеграммы указывается перед адресатом. В

телеграмме дается точный адрес индекс: город, номер, отделения,

улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для

удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки

правительственные учреждения и другие организации имеют

зарегистрированный на телеграмме условный или сокращенный

адрес. Например: «Томск 7 Кристалл Директору».

Телеграммы бывают различных видов (телеграмма с несколь-

кими текстами в один пункт, телеграмма с аналогичным текстом в

разные пункты, телеграмма-схема, фототелеграмма, телеграмма-

доверенность и т.д.).

Телеграмму пишут на чистом листе бумаги или на бланке.

Если телеграмму пишут на чистом листе бумаги, то адреса от текста

отде-ляют четырьмя интервалами. Название вида документа (ТЕЛЕГ-

РАММА) печатают от третьего положения прописными буквами.

Текст телеграммы печатают через 2 интервала в 3-х экземплярах

прописными буквами без предлогов, союзов и местоимений на одной

стороне листа или телеграфного бланка без абзацев. В телеграммах

запрещается дословно повторять текст действующих приказов,

директивных писем и инструкций. При необходимости дается ссылка

на соответствующие пункты этих документов с указанием их даты и

номера. Исправления, внесенные при подписании телеграммы,

должны быть оговорены под чертой надписью «исправленному

верить» и заверены лицом, заверяющим телеграмму.

В телеграммах, адресованных в города, после пункта назначения

указывается номер отделения связи, доставляющего телеграммы.

Например: Москва К-3 Минсвязи России.

Знаки препинания сокращают следующими буквами: тчк-точка,

зпт-запятая, двт-двоеточие, квч-кавычки, скб-скобки. Числа и цифры

рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать

цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не

допускаются.

Текст телеграммы печатают на одной стороне листа. Адрес,

содержание телеграммы и подпись печатают с новой строки. Между

словами в телеграммах делается пробел. Излагается текст предельно

сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заклю-

чения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое

доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует при-

давать подбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телег-

рамма особым телеграфским языком. Смысловые оттенки слов и их

связь передаются порядком расположения слов в предложении и их

окончаниями.

Словами в телеграмме всегда пишут такие знаки, как №-номер;

«-« - минус; «+» - плюс; !- восклицательный знак; ? – вопросительный

знак; % - проценты; «:» - деление и др. Даты обозначают арабскими

цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки

не ставят. Например, 17082003. Заканчивается телеграмма указанием

ее направления. Ответную телеграмму печатают с указанием номера

инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Вам»,

«На Ваш». Текст телеграммы не следует начинать и заканчивать

цифрами. После текста указывают должность и фамилию лица,

подписавшего телеграмму.

Также после текста проставляется разграничительная черта, под

которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче:

адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка

подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется