Кацерикова Н.В. Методический комплекс. Делопроизводство и корреспонденция

Подождите немного. Документ загружается.

Председатель подпись И.О. Фамилия

Секретарь подпись И.О. Фамилия

В дело № _______

подпись исполнителя

00.00.2003

2.2 Письма

Письма оформляются на бланках для писем и содержат

следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о

наличии приложения (если они имеются), подпись руководителя,

фамилию исполнителя, его телефон.

Название вида документа в письмах не указывается. За исклю-

чением гарантийного письма. Письма составляются в 2-х экзем-

плярах, один из которых после регистрации в журнале исходящих

документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.

Наименование предприятия

Адрес предприятия

Тел.

Факс

0.0.2003 № 21/1-3

на № ______ от 00.00.2003

О задержке поставки мебели:

Директору предприятия

Соколову А.Н.

121105, Москва,

Нагибинская, 9

Уважаемый Алексей Николаевич!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 00.00.98 №

888 о поставке трех комплектов мебели для ресторана , к сожалению,

не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок

отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению

совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и

сообщите нам о результатах.

Директор подпись А.А. Иванов

Рудницкая 234 5192

2.3 Гарантийное письмо

Гарантийное письма содержат те или иные обязательства

(гарантии) предприятия по отношению к адресату. Они

подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще

всего оплату. Этот документ должен иметь название «Гарантийное

письмо», подписи руководителя и главного бухгалтера, печать.

Наименование предприятия

Адрес предприятия

Тел.факс

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

00.00.2003 № 3/28

на № 2-5/114 от 00.00.2003

Генеральному директору

ЗАО «ПРЕЗЕНТ»

г-ну Симонову А.А.

117232, Москва

Судостроительная, 23

Уважаемый Александр Александрович!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух

контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Предоплату гарантируем.

Наш расчетный счет ___________________ банк _____________.

Директор подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

М.П.

2.4 Доверенность

Доверенность относится к трафаретизированным бланкам. В

зависимости от того, как оформляются полномочия (предприятием

или отдельным лицом) доверенности подразделяются на официаль-

ные и личные. Доверенность на получение материальных ценностей

ведется бухгалтерией предприятия, подписывается руководителем

предприятия и главным бухгалтером с простановкой печати.

Доверенность должна быть зарегистрирована, иметь номер и дату.

Доверенности выдаются либо для совершения однократного дейст-

вия, либо на определенный срок. В любом случае указывается срок

действия доверенности. Бухгалтерия ведет учет выданных

доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей,

остающихся в бухгалтерии.

Реквизиты официальной доверенности: название вида доку-

мента (Доверенность) полное наименование организации, выдавшей

доверенность, и ее адрес; дата выдачи доверенности; номер; срок

действия доверенности; должность, Ф.И.О. лица, которому

доверяется получить ценности; серия, номер и дата выдачи паспорта

получателя доверенности; наименование организации; в которой

должны быть получены товароматериальные ценности и документ,

являющийся основанием; перечень и количество товароматериаль-

ных ценностей; образцы подписи получателя доверенности; подписи

руководителя организации и главного бухгалтера; печать органи-

зации.

Реквизиты личной доверенности: название вида документа

(Доверенность); Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность; наимено-

вание организации, в которой должна быть произведена операция по

доверенности; подпись лица, выдавшего доверенность; дата выдачи

доверенности; должность и подпись лица, удостоверяющего подпись

доверителя; дата удостоверения подписи, печать.

Доверенность действительна по «____» ____________ 200__г.

____________________________________________________________

наименование потребителя и его адрес

____________________________________________________________

наименование плательщика и его адрес

счет № _______ в ____________________________________________

наименование банка

ДОВЕРЕННОСТЬ № ________

Дата выдачи «_____» _______________ 200___г.

Выдана _____________________________________________________

должность, фамилия, имя, отчество

паспорт: серия ________ № __________ выдан «____» _____________

____________________________________________________________

кем выдан паспорт

на получение от _____________________________________________

наименование поставщика

материальных ценностей ______________________________________

номер и дата наряда и т.д.

Перечень материальных ценностей,

подлежащих получению

№

п.п.

Материальные ценности Единица

измерения

Количество

(прописью)

1 2 3 4

Подпись лица, получившего

доверенность № _____ _________________ удостоверяем

М.П.

Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

Линия отреза

------------------------------------------------------------------------------------------

Учетные данные доверенности, остающиеся в бухгалтерии

Номер

доверен-

ности

Дата

выдачи

Срок

действия

Должность и фамилия

лица, которому выда-

на доверенность

Расписка в

получении

доверенности

1 2 3 4 5

Поставщик Номер и дата наряда

(заменяющего наряд

документа) или изве-

щения

Номер, дата

документа,

подтвер-

ждающего

выполнение

поручения

6_______________________ 7 8

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Петрова Анна Ивановна, доверяю Соколовой Валентине

Ивановне, получить в ресторане «Томь» мою заработную плату за

апрель 2003г.

00.00.2003

Подпись Петровой А.Н. удостоверяют

делопроизводитель ресторана

«Томь»

00.00.2003

Печать

А.И. Петрова

М.Н. Комарова

2.5 Претензия

Претензия – требование кредитора к должнику о добровольном

урегулировании спора, связанного с нарушением его имущественных

прав и интересов. Существует несколько форм претензий: об уплате

неустойки за недопоставку (просрочку поставки) продукции; об

уплате стоимости недостачи (частичной утраты); об уплате

стоимости недостающей продукции (товаров); о возмещении убытков

и уплате штрафа за поставку недоброкачественной продукции

(товаров); об уплате стоимости забракованной продукции (товаров),

убытков и штрафе; об уплате штрафа за просрочку возврата

(невозврата) тары.

Претензии содержат: основание для предъявления претензий;

доказательство (ссылки на документы, например, сертификат

качества, коммерческий акт); конкретные требования о возмещении

убытков. Документы – доказательство оформляются как приложения

к претензии. Претензия подписывается руководителем предприятия,

главным бухгалтером и заверяется печатью.

Наименование предприятия

Адрес

Тел.

Факс

ПРЕТЕНЗИЯ

00.00.2003

О взыскании неустойки за

недопоставку и убытки

Сумма претензии

_________ руб.

ЗАКАЗНОЕ

Кому ______________________

(наименование поставщика)

Согласно договору (контракту) от 00.00.2003г. № _______ Ваша

организация должна была поставить ____________________________

(период поставки, сроков)

продукцию _______________ в количестве _______________________

(наименование) (штук, тонн, метров)

на сумму _________ руб. ______________, а также восполнить

недопоставку предыдущего периода в количестве _________________

Продукция фактически не поступила (либо поступила в

меньшем объеме)___________________________, что подтверждается

____________________________________________________________

(указать транспортный документ, дату и №)

Недопоставка составила ________по цене на сумму _______руб.

(количество)

В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя,

замены материалов, уменьшения объема производства, изменения

ассортимента и т.д.) согласно прилагаемому расчету.

Нами были приняты следующие меры по предотвращению

(уменьшению) размера убытков ________________________________

В соответствии с договором (контрактом, заказом) Вам

надлежит уплатить неустойку в размере _________% стоимости

недопоставленной продукции в сумме _________ руб. и возместить

убытки в сумме _________ руб., а всего ____________руб.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет

№ ____________ в ___________________________________________

(наименование банка)

Приложение: 1. Расчет неустойки

2. Копия договора (контракта, заказа)

3. Расчет убытков

4. Документы, подтверждающие причинение убытков

5. Накладная от __________ № __________

6. Счет от «___» ______________ № ___________

Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

2.6 Ответ на претензию

При составлении ответа на претензию должны быть

представлены необходимые документы, оформленные в виде

приложения. Ответ на претензию может содержать следующие

варианты:

- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по

ней не принято;

- об удовлетворении претензии полностью или частично с

указание даты и номера платежного поручения при оплате;

- об отклонении претензии полностью или частично.

Наименование предприятия

Адрес

Тел.

Факс

00.00.2003 №______

на № ________ от 00.00.2003

ЗАКАЗНОЕ

Кому ______________________

(наименование получателя)

Куда ______________________

(его адрес)

Ваша претензия о взыскании ___________руб. за ____________

нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по

следующим причинам: ________________________________________

Приложение: 1.Перечень документов, обосновывающих отказ в

удовлетворении претензии.

2.Перечень подлинных документов, возвращаемых

заявителю претензии.

Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия

2.7 Основы работы на компьютере

Внедрение компьютерных технологий открывает новые пер-

спективы для высокопроизводительного документационного обеспе-

чения в сфере управления общественным питанием. С помощью

компьютера можно создать документ, передать его на расстояние,

зарегистрировать и проконтролировать исполнение, а также

сохранить его с помощью электронного архива. Внедрение персо-

нальных компьютеров (ПК) не меняет задачи и принципы делопроиз-

водства, а только снижает трудоемкость и повышает эффективность.

Поэтому секретари смогут перейти от традиционных методов работы

к компьютерным, что находится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, в

котором указано, что документы допускаются изготавливать на

пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств

вычислительной техники.

Порядок выполнения:

1. Ознакомьтесь с программами-редакторами (лексикон, меню

лексикона, работа с окнами и карманом памяти, изменение

параметров конфигурации).

2. Выясните роль редактора текстов Win Word (система помощи и

обучения, практические работы с текстом).

3. Применение табличного редактора Excel и его использование

(система помощи и обучения, табличный редактор Excel,

процедура обращения к рабочим документам, переименование

рабочих листов, коррекция высоты строк и ширины столбцов,

построение таблиц, маркирование ячеек, обмена операций,

копирование и удаление данных, форматирование чисел,

выравнивание данных, табличные вычисления, ввод формул,

включение таблицы в текст).

С помощью компьютера оформите:

1. Бланк письма и общий бланк КемТИПП.

2. Установите поля на документе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

3. Проведите систематизацию известных Вам документов.

4. Перед распечатыванием документа произведите автомати-

ческую подгонку строк, если есть в этом необходимость.

5. Выведите документ на принтер.

6. Зарегистрируйте документ на персональном компьютере.

7. Сделайте механический набор текста с помощью клавиатуры на

компьютере.

8. Сформируйте номенклатуру дел на основе табличного

редактора Excel.

Если Вы не успели выполнить задание на занятии, то

постарайтесь закончить его на персональном компьютере дома.

Желаем успехов!

ВОПРОСЫ К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с учебным планом студенты заочного

факультета V курса специальности 271200 «Технология продуктов

общественного питания» по дисциплине «Делопроизводство и

корреспонденция» выполняют контрольную работу по одному из 30

вариантов, соответствующих последним двум цифрам шифра

студента. Студенты должны быть внимательными при выборе

варианта, т.к. работа, выполненная не по своему варианту,

возвращается студенту без проверки и зачета.

Ответы должны быть составлены с учетом требований ГОСТ Р

6.30-97, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и

ведомствах РФ от 06.07.92, Гражданского кодекса РФ, других

кодексов, федеральных законов, нормативно-методических докумен-

тов и включать документы по наиболее важным вопросам

деятельности предприятия: организационные и распорядительные,

документы по персоналу (кадрам) предприятия, информационно-

справочные документы, личные документы и различные регист-

рационные формы. Желательно в своих ответах привести документы,

активно используемые в современной практике.

Все формы управленческой деятельности отражаются в доку-

ментах, выступающих способом и средством реализации,

возложенных на аппарат управления функций. К таким функциям

относятся: планирование, организационно-распорядительная деятель-

ность, учет, отчетность, финансирование и т.п. Эти функции

отражаются в документах, общих для всех организаций и предп-

риятий.

Основные требования к оформлению документов базируются на

требованиях государственных стандартов на унифицирование

системы документации.

Следует отдавать предпочтение учебным, справочным и

практическим пособиям с более поздними датами их издания, т.к. в

них отражены требования нормативных актов, действующих в

настоящее время. Кроме того, только в них обобщен опыт работы

негосударственных структур в сферах документирования и

организации работы с документами.

План работы с подобранной литературой:

- отметить материал, необходимый для изучения;

- изучить материал;

- составить конспект, отметив недостаточно понятые и требующие

доработки вопросы;

- подобрать дополнительную литературу для полного ответа на

вопрос;

100