Долятовский В.А., Долятовская В.Н. Исследование систем управления

Подождите немного. Документ загружается.

Рис.

57 График «БГ»

100

Knurr пиеппеделспи* pjfiiir

Нч.ии^кленне бюро pae'iera

иртпыш

к. 'iiUdMd

01!

Д<и,..пнет,.

Фамилии Hnaiion

Должно, п.

ФаНЛИЧИЯ.

(СТРОК

03l

Фамилии (Д'дорон

Oil

начавши,

.n.ipi,

Фамилия llcnxoi.

ГГЦ

НСД/.

Дин*но1-"Т'">и

i'KJI'jji

600 DM/мсс

•ел/час

Должпистнчп оклад 490

DM/мм

iie,l/-idc

u й

Должной по" оивд ЙОО РМ/нл

пе.т/ч

6 J(<IJ(«IKILll|uti ОКДЗДпОО

1)М/мее

над/-

МнДШШВ

IpinMiiip, pjipafwuicj документ» it

определение и» между обоими

"iyxiy.'111'риями

Но.кчфка и проверка

документин

llu.iniipnj н проверка

Л0К>'М1Д|)1'"

Прием локумето*.

необходимых дли расчеи

ирнлаш.

передачи их

начальнику Гниро

IpompKJ U >1«срждепне iumkaiin*

Put'icr HN'itioii Hi lapividiu.

*У

1'лчст

чистой суммы tapiuiai i.i

Начисление iupii.'iaii.i.

Расчет ничешп п< lapiuiuiLi.

Чакнч,

яу'еюч н кшму tn.ui

им

1ирку

Cae'iei '«негой еуммы idpiiiiuiu

окаыпне iiucmoHih при

pjt'K'liiX

IjpiUiJII.I

ipi'HCpk.l ip^o

tyUMIJ

ДС11С1

[piiHtpkj iiiuiyi

('vmmi.i,iciii;i

'juipiueiieime еуммы депи между

iCuhmii

6yxi -ми;

IptmepKa раекладки денег no

Зручепне конвертов мастерам

I'.IV'ICI

HOUTJH.-flllili.nl

KVlllopuH

pa ijiii'rmiiLi дпеюинеша и н

ОтСЧСГДСПе! H pdlKJIaj, ||X 111)

конвертам ,

Передача конвертов напильнику

Глсчс! цтрсбщи-ш и кушорих

Отсчет денег и расклад ми ни

концертам..

Передача конверт

ив

начальнику

бюро

Bi.umct..! ipefioiWHii* tu

Передача ipenoKdi'Hn щ

иодипеь ничалышку oiopo.

Получении и досыпка

суммы псиби для Hi.iiin,in.i

1 /пл,

1омощн при раеклул

Внутренние

Определение суммi,i зарплатu no

еПсфиНПЫС И yCTHUC pUJI OHOI'IJ.

IpoBv'pnj и дальнейшая ш иранка

Веление пйрчнилыюп

Оф^рМЛСНИС уШ>Ч1.1>НД(ЦЫН4*

доку Mini

rod.

ТеЛефоПНЫе pull OHUplil. HM.'IU'M

Ведение iicpiuMdiiMioii

Оформление унк^ьпигепмтых

Телефонные patruBopu. выдача

«.правок

lid'IJ.41,пиком tilopo екодки

pjt"(".делении ирцялч т*

про» толе iненнспн

учеiл\

HbUd'ld

I'tlOKItMIl'il

lll>

боле шиит п

пер^диижени

счефонные piJil опоры L

)фнтш.ш,1|ыми учрелдепиями:

Под| uiuHku отслои ил ыпросы

официальных учреждении

Ведение нереиианмши

кир1ч1теьн.

Оформление уволит lOJii.ni.ix

Ликум«дцон.

Гелсф^пцые ран

опоры,

выдача

Перепечатка

НродиктнашК'Й По'пы,

CueiatujeiiiK' еженедельны»

Ир.,чее

Ьесипня дирекции:

Урс1улир »1ЧИ|Ш. СИЯ

енынл

i.lpH/IJIU

Vpei удир конфи . vjiiid.u с

hi.inii шршшы.

Уход ia L-'imiiMMit машшимм

Vpei-viiiip киифя . сии vaiuiTJi. е

имп.1.

"Japiwidiu.

У код ia ^пешими машинами

Уход ia ечешими и

НШ11У1Ш1М!) MUnillll.JHII.

Ilceeiireiiiie

Рис.

58. Описание технологии решения задач в подразделении системы управления

Графические методы исследования систем управления

Образование - замечательная вешь,

о,

но хорошо время от времени вспоми-

нать, что

ничему,

что стоит знать, на

учить невозможно.

>* О. Уайльл

О)

ЭКСПЕРТНЫЙ анализ,

о АНКЕТИРОВАНИЕ,

1 Ъ ИНТЕРВЬЮ РАБОТНИКОВ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

7.1.

Панорама методов обследования систем управления

7.2. Метод экспертизы

7.3. Организация интервью

7.4. Произведение анкетных опросов

7.1.

ПАНОРАМА МЕТОДОВ ОБСЛЕДОВАНИЯ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Система управления

—

это коллектив людей, от сла-

женной работы которых зависит эффективность работы

организации. Методы обследования ориентированы на вы-

яснение мнений людей.

Существует четыре основных метода, которые позволя-

ют дать оценку СУ (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Методы

Преимущества

Недостатки

Экспертиза. Экс-

перт оценивает СУ

по набору критериев,

затем опенки обоб-

щаются

Номинальные груп-

пы - разные сферы

деятельности, но

общее соприкосно-

вение и выделение

корневых проблем

Зависимость от

уровня квалифика-

ции эксперта и со-

става группы

102

Окончание табл. 7.1

Методы

Преимущества

Недостатки

Прямого наблюде-

ния.

Работа наблю-

дается менеджером

или аналитиком сис-

тем:

выполнение

управленческих

функций

Статистически

обоснованные

измерения оценки,

выполнение

управленческих

функций, получение

объективных данных

Работник должен

быть обучен процес-

су наблюдения,

процесс наблюдения

может быть сплош-

ным или выбороч-

ным,

но не должен

вносить помех в ра-

боту людей

Собеседования или

интервью. Аналитик

проводит опрос по

стандартному плану

и выясняет особен-

ности работы СУ

Получение информа-

ции от работников,

оценка мнений, ана-

лиз недостатков

Информация может

быть неточной, не-

обходим психологи-

ческий контакт, воз-

можное искажение

результатов

Анкетирование.

Получение соответ-

ствующих ответов на

заранее подготов-

ленные вопросы в

стандартной форме

Минимальные де-

нежные затраты,

максимальный охват,

высокая достовер-

ность результатов,

отработанная

техника

Качество подготовки

анкет определяет

правильность ин-

формации

7.2. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ

Экспертиза проводится по следующей схеме:

Цель и необ- Определение состава Критерии Процедуры

ходимые экспертов оценки * экспертизы

результаты

оценки качественных характеристик СУ, выявление узких мест.

анализ документации

Процедура'

экспертизы"

наблюдение и общая

характеристика за

работой организации

Отчет

экспертизы

беседы и встречи

(ст. руководители)

103

Оценка состояния фирмы с точки зрения соотношения

движущих и сдерживающих сил:

Движущие силы —» Равновесие

состояния

фирмы

Сдерживающие силы

—

ситуация на рынке

—

несоответствие структуры

стратегии

—

несоответствие возможности

сбыта производительности

—

ухудшение финансового

состояния

—

узкособственные интересы

—

низкое доверие к руководству

—

недостаточная компетентность

—

конкретные интересы руко-

водства

На основе анализа движущих и сдерживающих сил,

строится диаграмма равновесия (К. Левина) и выявляют-

ся причины неравновесного состояния. На этой основе ве-

дется поиск механизмов адаптации фирмы к изменениям

внешней и внутренней среды:

- сегментирование рынка;

- изменение ассортимента товаров и услуг;

—

стимулирование сбыта продукции;

—

гибкое ценообразование, изменение системы мотива-

ции, создание команды, регистрации, реинжиниринг биз-

нес-процессов.

7.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНТЕРВЬЮ

Структура интервью представлена в виде схемы (рис. 59).

Структура диагностического интервью (цель - диагнос-

тика проблем организации осваивающее):

1) знакомство с интервьюируемым работником;

2) общие данные, цели беседы;

3) оценка внутренней ситуации;

4) оценка рыночной ситуации;

5) препятствия для эффективной деятельности;

Развивающее интервью имеет план:

1) введение, определение целей, возбуждение интереса;

2) создание доверительной обстановки;

104

Изложение цели

внутренняя среда внешняя среда источники информации

план исследования

состав выборки метод коммуникации план бесед!

интервью

анкета

прямой опрос развивающее проективное

интервью

проективное

интервью

база данных результатов интервью

— статистический

— выводы

— оценки достоверности

выводов

оценки потенциаль-

ного эффекта

рекомендации

изменения в системе

управления

результаты: оценки

ситуации и недостатков

(диагностика организации

оценка эффективности

интервью

Рис.

59. Структура процесса интервью

3) вовлечение в беседу;

4) доверительная беседа, которая направлена на выяв-

ление проблемы, трудностей, что необходимо сделать,

какие получить результаты, перспективы;

5) анализ проблем на уровне организации, подразделе-

ния, личности.

7.4. ПРОВЕДЕНИЕ АНКЕТНЫХ ОПРОСОВ

План и содержание анкет зависит от цели, которую

хочет достичь менеджер.

Советы по составлению анкеты

1) она должна быть короткой;

2) как будут использоваться результаты - необходимо

объяснить опрашиваемым;

3) простой и понятной для создания позитивной моти-

вации, ясный язык для составления вопросов;

4) перед запуском анкеты необходимо ее апробировать.

Вопросы анкеты могут быть:

1) открытые - анкетируемый высказывает свое мнение,

2) типа да - нет - бинарные,

3) многоответные (выбор из множества ситуаций)

4) выборочные

5) шкалированные, нужно указать градации, уровни

оценок.

Обычно для получения количественных оценок исполь-

зуется двухуровневая система (рис. 60)

Оценка уровня

признака

Низкий

Средний

Высокий

0 12

4 5 6

7 8 9

Рис.

60. Двухуровневая шкала оценок

106

Сначала выбирается одна из трех градаций оценки, затем

она уточняется и переводится в десятибалльную шкалу.

Анкета обычно состоит из трех частей: заголовка (пояс-

нение цели и правил заполнения анкеты), основной части

(последовательность вопросов) и заключения (благодарно-

сти за участие, ответы).

Резюме.

Для исследования мотивации, организации управле-

ния целесообразно использовать анкетные, эксперт-

ные опросы и интервью работников.

Экспертный опрос основан на технологии, включаю-

щий отбор экспертов, оценку их компетентности, раз-

работку процедуры экспертного опроса (индивидуаль-

ная,

групповая), получение, обработка данных, оцен-

ка степени согласия мнений экспертов.

Интервью проводится по определенному плану, его

достоверность оценивается степенью разброса оценок

интересующих величин.

Анкетный опрос ведется в соответствии с целью об-

следования, результаты опросов обрабатываются ста-

тистически. Для оценки достоверности результатов

анкетирования п работников при дисперсии их оце-

нок показателя о

и допустимой ошибке выборке А

можно рассчитать значение t-критерия:

пА

/а

и найти соответствующее t

значение ошибки оценки

а по таблице t Стьюдента.

107

Алаптивные системы сложны по сво-

5 ему характеру, так как они состоят из

множества относительно независимых

частей, которые тесно связаны и взаи-

>- молействуют лруг с лругом.

Л. Коэн

О)

ва

О)

ИНФОРМАЦИОННЫЕ

§ МЕТОДЫ АНАЛИЗА

8.1.

Декомпозиция систем на подсистемы

8.2. Функциональный анализ обработки информации

8.3. Диаграммы распределения полномочий

8.4. Количественные оценки потоков информации

8.1 ДЕКОМПОЗИЦИЯ СИСТЕМ НА ПОДСИСТЕМЫ

Задачи управления имеют структуру из последователь-

ности вида:

Источник инф —> Вход —> Процессор —> Выход

—>

Пользователь

На входе могут быть:

• деньги;

• оборудование;

• материалы;

• информация;

• нормативные документы.

На выходе:

• продукция;

• услуги;

• выходная информация.

Процессор выполняет функции менеджмента и специ-

фические функции:

• регистрацию информации;

• запись;

108

• обработку, анализ;

• расчеты;

• прогнозирование.

Систему можно разложить

до

уровня терминальных эле-

ментов

помощью цепочек.

Система С:

Источник —> Вход —> Процессор —> Выход —> Пользователь

Подсистема

ПС1:

Подсистема

ПС2:

Источник —> Вход —> Процессор —> Выход—>П-ль

Источник—>Вход—Процессор

Такое разложение позволяет установить информацион-

ную структуру системы управления

выделить центры

принятия решений.

8.2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ

ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

Анализ обработки информации проводится

таблич-

ной, графической

аналитической формах. Например, гра-

фик решения задач управления фиксируется

форме таб-

лицы.

Описание инф. работ

График работ

Задача Док-

ты

Оп-ции Объем

работ

1 2

3 4 5

8 9 10

Коорд

инация

д1

набл.за

сроками

выпол

проекте

в в год

Коорд

инация

д1

набл.за

сроками

выпол

проекте

в в год

Ч г

проек-

тов

д2

набл.

за

потр-ем

рес-сов

10%

го-

дового

роста

проек-

тов

д2

набл.

за

потр-ем

рес-сов

10%

го-

дового

роста

дЗ

выявле-

ние от-

клонений

•

подгот.

реш.

-•

Можно установить функциональные связи между произ-

водством

информационной деятельностью. Например,

при

увеличении спроса изменяются решения

разных подсис-

темах управления (рис.

61).

109