Жигарь О.В. Разработка управленческого решения. Часть 2. Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

191

ганизационные мероприятия – это лишь намерения достичь такого

состояния, какое хотелось бы видеть руководству в будущем, но

множество разнообразных обстоятельств, как мы знаем, может это-

му воспрепятствовать, неопределенность внешней среды и поведе-

ния человека велика. Вовремя не устраненные ошибки и проблемы,

возникающие при анализе ситуации внутри администрации, пере-

плетаются с ошибками в

оценке будущих условий окружающей

среды и поведения людей.

Функции контроля – это такая характеристика управления, кото-

рая позволяет выявить проблемы и, соответственно, скорректировать

деятельность администрации до того, как эти проблемы перерастут в

кризис. Одна из важнейших задач контроля в связи с этим состоит в

обеспечении действенности принимаемых решений и способствова-

нии

выполнению распорядительных документов. Значит, основной

аспект контроля есть определение того, какие именно направления

деятельности администрации наиболее эффективно способствовали

достижению ее общих целей. Это важная и сложная функция управ-

ления, фундаментальный элемент управленческого процесса.

6.5.2. Задачи и принципы организации контроля

Сущность контроля заключается в том, что уполномоченный на

то государственный орган (законодательной,

исполнительной, су-

дебной власти) и общественные организации, используя организа-

ционно-правовые способы и средства, выявляют, не допущены ли в

деятельности подконтрольных органов власти и их должностных

лиц какие-либо отклонения от законности, и если таковые имеются,

то своевременно их устраняют.

Контроль в системе государственной службы РФ решает три

важнейшие задачи:

соблюдение законов и нормативно-правовых актов, позво-

ляющих поддерживать стабильность государства и общественного

устройства;

2) повышение персональной ответственности должностных лиц

за исполнение решений;

3) эффективное использование системы делопроизводства.

192

Без контроля трудно обеспечить компетентность и конкрет-

ность руководства. Создание действенной контрольной системы

предполагает учет ряда требований. К ним относятся:

− качество принимаемых документов, прежде всего решений и

постановлений;

− точное определение круга лиц, отвечающих за проверку;

− планомерность и последовательность проверок;

− объективность и принципиальность выводов по ним;

− отлаженная

обратная связь.

Структура внутреннего контроля выглядит следующим образом:

внутренний контроль

контроль

со стороны

руководителя

контроль

со стороны

сотрудников

самоконтроль

Сейчас понятие, механизмы, принципы и методы самоконтроля

практически не разработаны, а ведь это главное звено, на базе кото-

рого должна строиться система эффективного контроля исполнения

решений. Решение как документ считается исполненным, когда

имеется полная и достоверная информация о том, что изложенный в

нем вопрос решен полностью: на обороте документа должна

быть

поставлена отметка, когда и кем он исполнен, или отметка в журна-

ле и на карточке контроля. В основу организации контроля испол-

нения решений положены следующие принципы:

1) заблаговременность: нужно действовать в определенных

временных рамках;

2) объективность: нужно опираться на объективные нормативы;

3) оптимальность: контроль не должны быть ни тотальным, ни

мелочным;

4) экономичность: затраты времени и средств должны себя оп-

равдывать;

5) открытость: подчиненные должны знать результаты контро-

ля, что и как контролируется;

6) системность: контроль должен касаться каждого участка ра-

боты, без предпочтений руководства;

193

7) гуманизм: контроль это не средство личного карательного

отношения руководителя к подчиненному.

Отсутствие эффективного контроля за исполнением решений –

источник дестабилизации государства. Однако всегда следует пом-

нить: если принимаются неверные решения и пишутся безграмот-

ные документы – контроль не обеспечит управленческого успеха.

6.5.3. Виды и методы контроля

В органах государственного и муниципального управления

осу-

ществляется общий и специальный контроль. Общий контроль охва-

тывает все стороны деятельности контролируемого объекта, специ-

альный направлен на проверку отдельных направлений и вопросов.

Также контроль в ОГМУ может быть постоянным и периодиче-

ским. Постоянный, или систематический, контроль – это непрерыв-

ное отслеживание работы подконтрольных объектов, данный вид

контроля также называют мониторингом

. Периодический контроль –

это эпизодическая деятельность по наблюдению за отдельными на-

правлениями и решениями.

Еще контроль в органах государственного и муниципального

управления может быть предварительный (превентивный), текущий

(оперативный) и последующий (постконтроль). Предварительный

контроль направлен на объект, составляющий проект управленческо-

го решения, он координирует усилия, но в то же время значительно

увеличивает

затраты времени на принятие решений и потому не по-

лучил распространения. Текущий контроль – прерогатива любого ру-

ководителя, осуществляется им лично либо через специально создан-

ный аппарат. Данный вид контроля призван отслеживать исполнение

решения, упреждать его возможное невыполнение и выяснять причи-

ны этого. Постконтроль – самый распространенный вид контроля,

осуществляемый по окончании

исполнения управленческого реше-

ния. Он уже не оказывает влияния на ход выполнения управленческих

документов, но используется для выяснения ситуации.

В практической деятельности государственного аппарата при-

меняются два метода контроля – внутренний и внешний. Внутрен-

ний контроль – это синхронный контроль деятельности органов го-

сударственного и муниципального управления. Он оперативен и не

194

требует больших усилий. Качественно проведенный внутренний

контроль делает излишним внешний, однако его преимущества мо-

гут перейти в недостатки из-за заведомого искажения фактов.

Внешний контроль осуществляется жестко и является средством ут-

верждения авторитета власти.

Организация эффективного внешнего и внутреннего контроля –

обязательный элемент государственного управления, при этом очень

важны психологические аспекты: у

проверяющего есть все права,

проверяемый изначально поставлен в бесправное положение. Кон-

троль должен концентрироваться на принципиальных вопросах и не

подменяться вмешательством в дела органов государственного и му-

ниципального управления: именно такой контроль будет формиро-

вать чувство личной ответственности за результаты, а не за работу.

Основные методы контроля исполнения документов включают

методы сбора контрольной информации и методы ее анализа и

обобщения. В первую группу методов контроля входит:

1) наблюдение как метод прямой фиксации фактов, событий и

действий, отражающих процесс исполнения решений;

2) изучение документов, характеризующих деятельность про-

веряемого органа;

3) проведение опросов, бесед и экспериментов как искусствен-

ных условий.

Ко второй группе

относятся методы обработки первичной кон-

трольной информации: анализ, синтез, индукция, дедукция, описа-

ние, классификация и т. д.

6.5.4. Организация контроля исполнения решений

в администрации субъекта РФ и муниципального образования

Существует нормативный акт по приему, регистрации и достав-

ке входящей корреспонденции в администрации области, испол-

няемый канцелярией администрации.

Укрупненный цикл для входящих

документов: обработка доку-

ментов в канцелярии → распределение по службам, включая служ-

бу губернатора → передача помощникам губернатора, которые го-

товят проекты резолюций на документы → рассмотрение губернато-

ром в двухдневный срок → возврат в канцелярию для обработки →

195

передача назначенным исполнителям (срок исполнения не более

30 дней) → передача ответственному исполнителю для отчета.

Исходящая документация направляется в различные органы и

гражданам также согласно принятому регламенту. Существует и

определенный порядок работы с обращениями граждан.

Важным вопросом является порядок прохождения нормативных

документов вышестоящих органов власти и управления. Федераль-

ные законы, постановления

Государственной думы и Совета Феде-

рации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и рас-

поряжения Правительства РФ, законы и постановления законода-

тельного собрания области передаются канцелярией для регистра-

ции в государственно-правовое управление. Это управление готовит

проект резолюции и передает на подпись губернатору. Потом про-

ект возвращается в государственно-правовое управление

, а оттуда

передается на исполнение, контроль за которым также осуществля-

ет государственно-правовое управление. Каждый понедельник уп-

равление представляет губернатору сведения о нарушении сроков

прохождения нормативных актов.

Администрация города осуществляет контрольную деятель-

ность в соответствии с действующим законодательством, уставом

города, регламентом работы администрации. Контролю подлежит

исполнение:

1. Документов вышестоящих органов

и должностных лиц госу-

дарственной власти.

2. Постановлений и распоряжений главы города, решений город-

ской думы, коллегий, поручений главы города и его заместителей.

3. Писем и обращений главы города в органы госвласти.

4. Служебных писем, обращений граждан.

Организация контрольной работы предполагает наличие в тек-

стах распорядительных документов пунктов, предусматривающих

поручения о

контроле и сроке исполнения. На контроль ставятся

документы, которые связаны с решением вопросов социально-

экономического развития и жизнедеятельности города. Непосредст-

венный контроль возложен на референтов и заместителя главы го-

рода, а также на контрольно-аналитический отдел.

196

ВЫВОДЫ

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей

администрации, обнаружение и разрешение возникающих проблем.

Контроль в органах государственного и муниципального управле-

ния может быть общим и специальным, предварительным, текущим

и последующим.

Контроль исполнения УР включает учет контролируемых до-

кументов, проверку и регулирование хода их исполнения, а также

анализ результатов исполнения. Объектами контроля

являются ука-

зы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства

РФ, постановления и распоряжения глав администраций и прави-

тельств субъектов РФ.

Также контролю подлежит исполнение документов вышестоя-

щих органов и должностных лиц государственной власти, поста-

новлений и распоряжений главы города, решений городской думы,

коллегий, поручений главы города и его заместителей, писем

и об-

ращений главы в органы государственной власти, служебных писем

и обращений граждан.

* * *

В заключении приведем принцип принятия решений великого

итальянца Николо Макиавелли, одного из создателей теории управ-

ления. Считается, что его труды – это пример самого высокого ли-

дерского стиля, образец консультанта по управлению.

«Круговорот событий создает единую цепь взаимосвязи

явле-

ний в природе и в обществе. Рассматривая человеческие дела, мы

все больше убеждаемся в непререкаемости закона – никогда нельзя

устранить одно неудобство, чтобы из него не возникло другое

Если хочешь сделать народ сильным и великим, то придется вос-

питать в нем такие качества, как, например, свободолюбие и независи-

мость, благодаря

которым уже нельзя будет управлять им по желанию.

Если народ оставить слабым и малочисленным, дабы иметь

возможность удобно править им, то он сделается столь ничтожным,

что не сумеет сохранить свое благосостояние и власть.

Принимая управленческое решение, лидер должен тщательно

взвешивать, на стороне какого из них меньше неудобств, и брать

197

его за основу, ибо совершенно безупречных решений не бывает»

(Виллари П. Н. Макиавелли и его время. М : Дело, 1964).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Дайте определение понятию «администрация».

2. Какие системы контроля вы знаете?

3. Какие решения в органах государственного и муниципально-

го управления являются объектами контроля?

4. В чем заключается сущность контроля?

5. Какие принципы положены в основу организации контроля

исполнения решений?

ТЕСТЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Посредством чего администрация города осуществляет

управление?

а) издания правовых актов;

б) «управления из кабинета»;

в) указаний вышестоящих органов;

г) правильного ответа нет.

2. Процесс, обеспечивающий достижение целей админист-

рации, – это:

а) организация;

б)

планирование;

в) координация;

г) контроль.

3. Какой контроль охватывает администрацию в целом?

а) функциональный;

б) линейный;

в) операционный;

г) линейно-функциональный.

4. Процедуры какого контроля ограничены рамками одно-

го конкретного задания?

а) функционального;

б) линейного;

в) операционного;

г) линейно-функционального.

198

5. Что не является объектом контроля?

а) указы и распоряжения Президента РФ;

б) постановление Правительства РФ;

в) постановления и распоряжения глав администраций муни-

ципальных образований и субъектов РФ;

г) правильного ответа нет.

6. Качество каких принимаемых документов проверяется

контрольной системой прежде всего?

а) постановлений;

б) распоряжений;

в)

указов;

г) приказов.

7. Какой принцип гласит, что контроль не должен быть ни

тотальным, ни мелочным?

а) принцип заблаговременности;

б) принцип экономичности;

в) принцип оптимальности;

г) принцип открытости.

8. Превентивный контроль – это:

а) оперативный контроль;

б) предварительный контроль;

в) текущий контроль;

г) последующий контроль.

9. Что

не входит в метод сбора контрольной информации?

а) наблюдение;

б) изучение документов;

в) описание;

г) проведение опросов.

10. Какой срок дается назначенным исполнителям для ис-

полнения решения в ГМУ?

а) 2 дня;

б) 10 дней;

в) 15 дней;

г) 30 дней.

199

КЛЮЧИ К ТЕСТАМ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Раздел 4. Выбор управленческого решения

Тема 4.1. Эффективность решений

1) а; 2) в; 3) б; 4) а; 5) а; 6) г; 7) а; 8) б; 9) г; 10) в.

Тема 4.2. Обоснование управленческих решений

1) в; 2) в; 3) а; 4) б; 5) а; 6) в; 7) г; 8) б; 9) а; 10) в.

Тема 4.3. Стимулирование, мотивация и организационная куль-

тура при выработке управленческого решения

1) б; 2) а; 3) б; 4) а; 5) б; 6) а; 7) г; 8) в; 9) а; 10) в.

Тема 4.4. Характер взаимодействия участников выбора управ-

ленческого решения

1) г; 2) б; 3) а; 4) г; 5) а; 6) а; 7) а; 8) а; 9) а; 10) б.

Тема 4.5. Фундаменты построения и осуществления волевого

акта выбора оптимального управленческого решения

1) в; 2) б; 3) а; 4) в; 5) б; 6) в; 7) в; 8) в; 9) б; 10) г.

Раздел 5. Власть и организационная иерархия при разработке

и принятии управленческого решения

Тема 5.1. Власть, влияние, сила и источники их формирования

1) г; 2) б; 3) в; 4) б; 5) а; 6) б; 7) г; 8) б; 9) г; 10) а.

Тема 5.2. Делегирование управленческих полномочий

1) в; 2) в; 3) а; 4) а; 5) б; 6) б; 7) в; 8) г; 9) г; 10) г.

Тема 5.3. Централизация и децентрализация процесса разра-

ботки решений

1) в; 2) а; 3) б; 4) г; 5) а; 6) б; 7) а; 8) г; 9) а; 10) б.

Тема 5.4. Власть и организационная иерархия в качестве вне-

рыночных средств принятия управленческих решений

1) а; 2) г; 3) в; 4) а; 5) г; 6) б; 7) а; 8) а; 9) г; 10) а.

200

Тема 5.5. Процедурный характер принятия управленческого

решения и его коллективистское измерение

1) а; 2) в; 3) в; 4) б; 5) б; 6) в; 7) а; 8) б; 9) г; 10) б.

Тема 5.6. Информация в процессе принятия управленческих ре-

шений

1) а; 2) в; 3) б; 4) а; 5) в; 6) в; 7) в; 8) а; 9) г; 10) а.

Раздел 6. Управленческие решения органов государственного

и муниципального управления

Тема 6.1. Особенности принятия решений органами государст-

венного и муниципального управления

1) г; 2) в; 3) в; 4) г; 5) в; 6) а; 7) а; 8) г; 9) в; 10) б.

Тема 6.2. Процесс подготовки управленческих решений в орга-

нах государственного и муниципального управления

1) а; 2) в; 3) б; 4) в; 5) а; 6) б; 7) а; 8) в; 9) б; 10) г.

Тема 6.3. Информационно-аналитическая поддержка решений,

принимаемых в органах государственной власти и местного само-

управления

1) г; 2) а; 3) б; 4) б; 5) а; 6) г; 7) б; 8) г; 9) г; 10) в.

Тема 6.4. Подготовка сложных единоличных решений

1) а; 2) г; 3) б; 4) а; 5) б; 6) в; 7) г; 8) г; 9) г; 10) б.

Тема 6.5. Организация и проблемы контроля за исполнением

управленческих решений, принимаемых в органах государственного

и муниципального управления

1) а; 2) г; 3) б; 4) в; 5) г; 6) а; 7) в; 8) б; 9) в; 10) г.