Жигарь О.В. Разработка управленческого решения. Часть 2. Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

151

6.2.3. Типовая организационно-технологическая схема

подготовки распорядительного документа

Типовая организационно-технологическая схема подготовки

распорядительных документов носит обобщенный характер, по-

скольку организационная сторона закреплена в принятой в каждой

организации системе документирования.

Служба документированного обеспечения любой организации

заинтересована в том, чтобы все процедуры принятия решений были

формализованы. Безусловно, принятие управленческого решения –

это творческий

процесс, но в то же время это не бесконечная им-

провизация, а упорядоченный цикл последовательных, сменяющих

друг друга действий.

Применительно к одной управленческой задаче цикл начинает-

ся с ее выявления и заканчивается выполнением решения – дости-

жением намеченного результата. Стадии управленческого цикла

применительно к одной задаче:

1) выявление задачи и оценка

ее актуальности;

2) анализ сущности задачи и выработка проекта решения;

3) рассмотрение проекта решения, его согласование, обсужде-

ние, экспертная оценка;

4) утверждение проекта решения, т. е. собственно принятие УР;

5) доведение решения до исполнителей;

6) организация исполнения принятого решения, его отмена или

корректировка.

Безусловно, не любой управленческий цикл, связанный с при

нятием решения, включает все перечисленные стадии, но служба

документального обеспечения управления (ДОУ) в организации

должна уметь их реализовать.

Управленческие решения, как мы знаем, фиксируются в распо-

рядительных документах. Основанием для издания распорядитель-

ного документа может быть:

− необходимость исполнения принятых законодательных,

нормативных актов и иных решений вышестоящих органов.

− необходимость

проведения собственной исполнительно-рас-

порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач ор-

ганизации.

152

Рассмотрим типовую схему подготовки распорядительного до-

кумента (постановления, решения, приказа).

А – информационный блок.

Б – составление проекта документа.

В – согласование документа.

Г – оформление проекта документа.

Д – подписание и выпуск документа.

Информационный блок А включает работу по осуществлению

сбора и представления информации для принятия объективного и

обоснованного по содержанию

проекта документа. Для этого в ор-

ганизации должны быть определены минимально необходимые ис-

точники информации – две группы документов:

1) документы, содержащие сведения о состоянии решаемого

вопроса, в том числе документы вышестоящих и нижестоящих ор-

ганизаций, изданные ранее по данному вопросу (назовем их «ретро-

спективной базой») – А

;

2) документы юридического характера, т. е. законодательные и

нормативные документы, необходимые для принятия точного реше-

ния с правовой точки зрения (назовем их «юридической базой») – А

В задачу службы документационного обеспечения управления

на этой стадии входит организация соответствующих информаци-

онных баз и способов доступа к ним, а именно: непосредственное

предоставление документа, указание адреса его нахождения, фор-

мирование комплекта документов, организация доступа к компью-

терной базе данных.

Следующая стадия Б заключается в оформлении выработанного

решения в виде

проекта распорядительного документа на стандарт-

В2

А2

В1

А1

153

ном листе бумаги со всеми реквизитами. Его готовят те, кому это

поручено. Служба ДОУ осуществляет при этом технический сервис,

организуя технологию изготовления текста.

Согласование документа В включает в себя редактирование по-

сле получения визы руководителя организации. В

– это внутреннее,

– внешнее согласование.

Внутреннее согласование (визирование), проводится с руково-

дителями заинтересованных организаций, специалистами, бухгал-

тером, юристом и т. д., если этого требует документ. В нормативной

части документа надо закрепить круг лиц, внешних и внутренних

для организации, с кем данное решение надо согласовывать. Возни-

кающие замечания могут быть учтены непосредственно или полу

чены отдельно (устно или письменно).

Окончательное оформление документа Г оформляется службой

документационного обеспечения управления на бланке организации

по стандарту Р 6.30-97 «Унифицированные системы документа-

ции». Подпись руководителя Д превращает документ в юридически

полноправный.

Практика показывает, что хорошо организованная система до-

кументационного обеспечения управления способствует улучше-

нию стиля работы организации.

6.2.4. Основные требования

к тексту распорядительных документов

Как говорилось выше, органы государственного и муниципаль-

ного управления разрабатывают распорядительные документы, на-

зываемые постановлениями, распоряжениями или приказами. Под-

готовка распорядительных документов организуется: а) во исполне-

ние распорядительных документов вышестоящих органов власти;

б) в соответствии с планом работы администрации; в) по инициати-

ве руководителей администраций, отделов,

управлений, комитетов

и т. д.; г) по предложениям органов общественного территориаль-

ного самоуправления, общественных организаций и др.

Необходимо отметить, что распорядительные документы, при-

нимаемые органом управления, не должны подменять руководство

154

и включать ограничения, сдерживающие инициативу руководите-

лей низшего звена. Основные требования к тексту распорядитель-

ных документов следующие:

1. В проект распорядительного документа должны включаться

предписания только по тем вопросам, которые соответствуют ком-

петенции органа управления.

2. Не допускается издавать распоряжения, утверждения кото-

рых содержат лишь формальное значение.

3. Распорядительный документ должен

соответствовать дейст-

вующему законодательству.

4. Если при подготовке проекта распорядительного документа

предусматривается внесение существенных изменений в ранее при-

нятые документы, целесообразно подготовить новый документ,

объединяющий это решение.

5. В распорядительных документах не должно содержаться ин-

структивных или методических материалов, технических условий

или прейскурантов – все это должно быть в отдельных методиках,

технических условиях, прейскурантах и т. д.

6. При подготовке проекта распорядительного документа руко-

водителем определяется круг должностных лиц, на которых возла-

гается ответственность за содержание и сроки его подготовки.

7. Для подготовки важных и сложных проектов распорядитель-

ных документов рекомендуется создавать специальные комиссии из

работников органа управления, также могут привлекаться специа

листы и ученые.

Работа по составлению проекта распорядительного документа

начинается с четкого формулирования цели, которая должна быть

достигнута в результате реализации УР, и задач, которые при этом

должны решаться. Цели и задачи либо должны включаться в конста-

тирующую часть документа, либо с них должен начинаться текст.

В проект распорядительного

документа включаются предписа-

ния, относящиеся к одному вопросу; должно быть отмечено, кому

адресуется документ, на кого распространяется его предписание.

Помните: исполнители должны быть конкретны, ресурсы реальны,

сроки обоснованы.

155

В каждом пункте распорядительной части документа должно

указываться на конкретное реальное действие по выполнению зада-

ния с однозначным определением результата выполнения и даты

исполнения.

В конце каждого пункта распорядительной части документа

(при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание

о периодичности промежуточного контроля, по которому исполни-

тель дает информацию о ходе

выполнения распоряжения. Указыва-

ется, кто отвечает за исполнение документа в целом. Исполнителя-

ми являются должностные лица, управления и отделы, нижестоя-

щие органы, специалисты. Подготовленный проект распорядитель-

ного документа согласовывается с заинтересованными лицами. По-

следним должен ставить подпись руководитель органа государст-

венного или муниципального управления, в сфере деятельности ко-

торого принимается решение

. Своими подписями должностные ли-

ца заверяют свое согласие с проектом.

При разработке управленческого решения можно эффективно

использовать метод «дерева решений», который позволяет руково-

дителю визуально оценить результаты действий различных реше-

ний и выбрать наилучший. Модель представляет графическое изо-

бражение связей основных и последующих вариантов управленче-

ского решения (рис. 96). Данный метод

хорошо сочетается с экс-

пертными методами, т. к. ряд этапов требует оценки результатов

специалистами. Реализация этого метода эффективна для типовых

управленческих процессов, по которым накоплен значительный

опыт и имеется обширная документация о решениях, условиях их

реализации и о самих результатах.

Основные результаты разработки или выбора управленческих

решений по методу «дерева

решений»:

1) составление новой цели развития или совершенствования

организации;

2) сбор материалов о реальном состоянии дел в компании отно-

сительно новой цели;

3) формулирование проблем как разность между новой целью и

обобщенной ситуацией в организации;

156

4) выбор или разработка критериев оценки проблемы;

5) декомпозиция проблемы на самостоятельные составные части;

6) поиск ресурсов и исполнителей решения проблем;

7) разработка вариантов основных решений и их предполагае-

мая эффективность;

8) разработка вариантов детализируемых решений для каждого

варианта основных решений;

9) разработка вариантов очередного набора детализируемых ре-

шений для каждого

варианта предыдущих детализирующих реше-

ний и т. д.;

10) оценка каждой ветви следующих друг за другом решений

на эффективность действий и возможность достижения цели;

11) выбор наиболее приемлемых сочетаний вариантов решений;

12) практическая реализация выбранного варианта сочетания

решений.

Рис. 96. Метод «дерева решений»

да

нет

да

нет

да

нет

да

нет

да

нет

да

Варианты

дальней-

ших

решений

Устраива-

ет ли

результат

Варианты

дальней-

ших

решений

Устраива-

ет ли

результат

Варианты

последних

решений

Устраива-

ет ли ре-

зультат

Варианты

дальней-

ших

решений

Устраива-

ет ли

результат

Обобщенная проблема

157

Метод «дерева решений» не гарантирует высокой эффективно-

сти управленческих решений и используется при предварительной

проработке вариантов решений.

ВЫВОДЫ

Процесс подготовки решений состоит в следующем: выявление

и формулирование проблемы, формирование группы по его подго-

товке, сбор информации и анализ проблемы, подготовка и обосно-

вание вариантов решения, выбор и принятие решения, организация

исполнения

решения и, наконец, контроль и оценка результатов ис-

полнения решения.

Наиболее распространенным методом принятия управленче-

ских решений является аналоговый метод, реже пользуются экспе-

риментальным методом. Большинство решений принимается в ус-

ловиях многовариантности и неопределенности, поэтому здесь ра-

ботают не методы линейного программирования, а методы имита-

ционного моделирования.

Служба документированного обеспечения

любой организации

заинтересована в том, чтобы все процедуры принятия решений бы-

ли формализованы. Стадиями управленческого цикла применитель-

но к одной задаче являются: а) выявление задачи и оценка ее акту-

альности; б) анализ сущности задачи и выработка проекта решения;

в) рассмотрение проекта решения, его согласование, обсуждение,

экспертная оценка; г) утверждение проекта решения

(собственно

принятие решения); д) доведение решения до исполнителей; е) ор-

ганизация исполнения принятого решения, его отмена или коррек-

тировка.

Подготовка распорядительных документов организуется во ис-

полнение распорядительных документов вышестоящих органов

власти или в соответствии с планом работы администраций, по

инициативе руководителей администраций, отделов, управлений,

комитетов или по предложениям органов общественного

террито-

риального самоуправления, общественных организаций и др.

Метод «дерева решений» при процессе разработки управленче-

ского решения позволяет руководителю визуально оценить резуль-

158

таты действий различных решений и выбрать наилучший. Модель

представляет графическое изображение связей основных и после-

дующих вариантов управленческого решения.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Из чего состоит процесс подготовки решений?

2. Какие научные методы подготовки управленческих решений

вы знаете?

3. Перечислите стадии управленческого цикла применительно

к одной задаче.

4. Как организуется подготовка

распорядительных документов?

5. Какие основные результаты разработки или выбора управ-

ленческих решений по методу «дерева решений» вы знаете?

ТЕСТЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Вторым этапом подготовки и реализации управленче-

ского решения в органах ГМУ является:

а) формирование группы по подготовке решения;

б) подготовка и обоснование вариантов решения;

в) контроль и

оценка результатов исполнения решения;

г) сбор информации и анализ проблемы.

2. Этап подготовки и обоснования вариантов решения

предполагает:

а) формирование группы квалифицированных специалистов;

б) реализацию организационно-психологических предпосылок,

доведение решений до исполнителей, которые составляют план его

реализации и предоставляют первому руководителю;

в) определение основных направлений достижения цели, кон-

кретных

исполнителей решения, необходимых ресурсов каждого

варианта решения;

г) представление руководителю найденных вариантов решения.

3. Этап подготовки и реализации управленческого решения

органами ГМУ, в результате которого даются ответы на сле-

дующие вопросы: какие изменения произошли в объекте

управления, в чем суть проблемы, какие причины вызвали об-

разование проблемной ситуации, – это:

159

а) подготовка и обоснование вариантов решения;

б) сбор информации и анализ проблемы;

в) организация исполнения решения;

г) выявление и формулирование проблемы.

4. Аналоговый метод – это:

а) метод имитирования ситуации на модели;

б) метод математического моделирования;

в) метод использования прошлого опыта;

г) метод системного анализа.

5. Принятие решения

в органах государственного и муни-

ципального управления – это:

а) упорядоченный цикл последовательно сменяющих друг дру-

га действий;

б) сознательный выбор из имеющихся вариантов или альтер-

натив;

в) управление риском в неопределенной хозяйственной ситуации;

г) система множественного подчинения или поглощения пол-

номочий.

6. Анализ сущности задачи и выработка проекта

решения

является:

а) первой стадией управленческого цикла в ОГМУ;

б) второй стадией управленческого цикла в ОГМУ;

в) третьей стадией управленческого цикла в ОГМУ;

г) четвертой стадией управленческого цикла в ОГМУ.

7. Основанием для издания распорядительного документа

может быть:

а) необходимость исполнения принятых законодательных актов

и иных решений вышестоящих

органов;

б) личная инициатива руководителя;

в) давление со стороны заинтересованных лиц;

г) все варианты ответов верны.

8. Согласование документа – это:

а) оформление выработанного решения в виде проекта распо-

рядительного документа на стандартном листе бумаги со всеми ре-

квизитами;

160

б) работа по осуществлению сбора и представления информа-

ции для принятия объективного и обоснованного по содержанию

проекта документа;

в) редактирование после получения визы руководителя органи-

зации;

г) завершающий этап подготовки распорядительного докумен-

та, в результате которого документ становится юридически полно-

правным.

9. Оформление выработанного решения в виде проекта

распорядительного

документа на стандартном листе бумаги со

всеми реквизитами – это:

а) информационный блок при подготовке распорядительных

документов;

б) составление проекта документа;

в) согласование документа;

г) оформление проекта документа.

10. Одним из основных требований к тексту распоряди-

тельного документа является то, что:

а) распорядительный документ должен соответствовать дейст-

вующему законодательству;

б) в проект распорядительного документа должны включаться

предписания только по тем вопросам, которые соответствуют ком-

петенции органа управления;

в) при подготовке проекта распорядительного документа руково-

дителем определяется круг должностных лиц, на которых возлагается

ответственность за содержание документа и сроки его подготовки;

г) все варианты ответов верны.