Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

413

на українських підприємствах. На Заході з автоматизацією й дещо краще,

та й законодавчі вимоги чіткіше сформульовані і не так часто змінюються.

Тому західні HR-менеджери мають значно більше можливостей для

управління персоналом: планування потреб у персоналі, аналізу тенденцій,

навчання працівників тощо. А, отже, і функціональність користується

попитом відповідно. Можливо, через декілька років в

Україні законодавство

в цій галузі стабілізується, і українські HR-менеджери зможуть приділяти

більше уваги проблемам своєї компанії, а не держави.

Нині проблеми автоматизації управлінських функцій у кадровій

сфері на вітчизняних підприємствах вирішують, в основному, через

придбання готових програмних продуктів у формі пакетів прикладних

програм (ППП). Нині всі програмні продукти управління кадрами

можна підрозділити на

такі групи:

1) любительські програми;

2) самостійні (автономні програми);

3) програми, виконані за замовленням;

4) модуль до бухгалтерії;

5) модуль у системі управління підприємством (західний ППП);

6) модуль у системі управління підприємством (ППП, розроб-

лений в СНД ).

Проаналізуємо кожну з цих груп з погляду реалізованої в них

концепції автоматизації. Навряд чи любительські програми варто

серйозно

розглядати як повноправний учасник відповідного програм-

ного ринку. Проте, оскільки вони все-таки є, то скористатися ними

можуть невеликі фірми, для яких комплексна автоматизація управ-

лінської діяльності принципового значення не має, а придбані програми

(які можуть бути з числа автономних) покликані спростити виконання

рутинних процедур за умов окремих автоматизованих робочих місць.

Друга група програм також не задовольняє принцип корпора-

тивності. Але, порівняно з першою групою, самостійні ППП з управ-

ління персоналом зроблені на професійнішому рівні, оскільки їх

розроблення проводять не програмісти-самітники, а спеціалізовані

колективи, які можуть у разі потреби організувати доопрацювання

продукту з урахуванням побажань клієнта, модернізацію при зміні

системних програм і супровід

(консультації) у процесі експлуатації.

414

Третя група програм, хоча і виділена окремо, але, по-суті, може

належати до другої групи з тією лише різницею, що кількість

реалізовуваних завдань і алгоритми їх розв’язування заздалегідь

узгоджують із конкретним замовником. Тоді як програми другої групи

орієнтовані спочатку на типові постановки традиційних завдань без

урахування яких-небудь вимог з боку потенційних

покупців.

Четверта група програм має в Україні досить широке розповсюд-

ження. Пакети цього типу орієнтовані передусім на автоматизацію

бухгалтерської діяльності, а звертання до кадрових завдань розглядають

як додаткову і неминучу функцію, але лише з позицій задоволення ними

завдань бухгалтерського обліку. Купуючи такий пакет, підприємство

“прив’язує” себе до певної системи управління кадрами.

Її розширення в

рамках існуючого пакету концептуально не передбачене. Хоча, можливо,

деякі доповнення за окрему оплату – не виняток. За таких умов доводиться

задовольнятися тими завданнями і якістю їх розв’язування, які вже

реалізовані, або купувати (чи замовляти) інший модуль управління кадрами,

розрахований на більший обсяг завдань. Останнє вимагає фінансових

витрат і керівництво навряд

чи зважиться на такий крок, знаючи, що

управління кадрами вже автоматизоване (хоча б частково). Проте,

більшість підприємств, які досить успішно користуються програмами, що

належать до четвертої групи, ситуація з автоматизацією кадрової діяльності

цілком влаштовує і на більше вони не претендують.

Більшість корпоративних інформаційних систем (КІТ) західного

розроблення (втім, як і майже всі

вітчизняні КІТ) побудовані за

модульним принципом і мають у своєму складі модуль управління

персоналом, що реалізовує автоматизоване управління кадрами (нерідко

управління кадрами з’єднане також з розрахунком зарплатні). Можна

назвати такі відомі у світі системи, які мають у своєму складі Human

Resources (HR) модулі, як SAP R/3, Baan, Oracle Applіcatіons тощо.

Існують і автономні програмні пакети управління персоналом,

одним

із прикладів яких є ПЗ Renaіssance CS Human Resources.

П’ята група програм, незважаючи на дорогі рекламні кампанії,

так і не зуміла скласти суттєвої конкуренції вітчизняним продуктам

аналогічного класу. Це пояснюється такими причинами:

1) особливостями української економіки;

2) недосконалістю законодавства;

415

3) складністю адаптації систем до умов українських підприємств

(системи можуть мати до 40 000 параметрів, які потрібно налашту-

вати, зокрема, R/3);

4) високою ціною.

Впровадження пакетів такого роду іноді здійснюється за наявності

особливих умов.

Безумовно, західні розробники вклали у створення НR-модулів

величезні людські і матеріальні ресурси, а також накопичили досвід їх

упровадження на сотнях і

тисячах зарубіжних підприємств. У той же

час, існують певні обмеження для розповсюдження цих модулів на

українських підприємствах (не беручи до уваги такі чинники, коли

власниками підприємства є західні інвестори, а впроваджувану систему

прийнято як корпоративний стандарт). Основними з цих обмежень є:

— висока ціна впровадження і підтримки (наприклад, вартість

розрахунку зарплатні для одного співпрацівника

підприємства може

сягати декількох тисяч доларів);

— функціональна надмірність (наприклад, HR-модулі вміщують

такі незатребувані поки що на українських підприємствах функції, як

індивідуальне планування службового зростання співпрацівника

підприємства; відображення довгострокових тенденцій у потенціалі

співпрацівника; облік зниження кваліфікації співпрацівника (залежно від

тривалості його перерв у роботі за фахом), що впливає на розмір його

зарплатні; планування заходів

щодо підвищення кваліфікації персоналу

із завчасним резервуванням приміщень тощо);

— недостатня швидкість адаптації до українського законо-

давства, що динамічно змінюється (особливо, податкового);

— у деяких випадках, недостатня повнота локалізації інтерфейсів.

Проте, нині зареєстровано чималу кількість впроваджень HR-

систем західного розроблення на великих українських підприємствах.

І нарешті, підхід, реалізований у шостій групі пакет програм

управління персоналом, є найраціональнішим і перспективним, оскільки

задовольняє всі принципи корпоративності в управлінні підприємством,

враховує особливості української економіки та законодавства і полегшує

взаємодію між всіма управлінськими структурами, включаючи інфор-

маційні обміни між підприємством й організаціями загальнодержавного

416

рівня, а також передбачає можливість поетапного вдосконалення будь-

якого з модулів, що входить до складу корпоративної системи. Розроб-

ники цього класу систем уже досить добре зарекомендували себе на

вітчизняному програмному ринку і мають серед своїх клієнтів великі

українські структури (компанії, фірми, банки, організації, державні

установи (найрізноманітнішого призначення і форм власності). Більше

того, пакети

такого рівня завжди випускають у декількох варіантах,

що розрізняють за ціною і призначені, відповідно, задовольняти потреби

не лише великих організаційних структур, й дрібних та середніх.

Проте, варто зазначити, що всі представлені на ринку вітчизняні готові

корпоративні системи, які обов’язково вміщують модуль управління

персоналом (або управління кадрами, хоча незалежно від назви комплекс

розв’язуваних завдань завжди відповідає тим, які традиційно закріплені

за кадровою службою), далеко не завжди впроваджують у первинному

варіанті. Для кожного підприємства вони проходять процес адаптації, але

трудові і тимчасові витрати тут неспіврозмірно менші порівняно з діями

щодо аналогічного роду продуктів західного походження.

Є дві основні причини, які призводять до того, що готовий

продукт

необхідно пристосовувати до умов конкретного підприємства. Суть першої

полягає в тому, що будь-який готовий пакет такого класу орієнтований на

певну абстрактну систему управління, що в реальних умовах навряд чи

має місце. Система управління кожного підприємства відрізняється специ-

фікою. Друга причина полягає в тому, що якісну програму може бути створено

лише на

основі якісної постановки завдання. А остання, у свою чергу, може

бути зроблена тільки фахівцем, що працює в тій предметній сфері, до якої це

завдання належить. Але оскільки розробники ППП практично ніколи повною

мірою не володіють знаннями у сфері управління кадрами, то і відповідні

постановки завдань не завжди відображають усі особливості цієї предмет-

ної сфери. Крім того, для кожного підприємства характерні деякі інші

специфічні особливості (крім системи управління), які, в міру можливості,

також повинні бути врахованими у відповідному пакеті програм.

Однак, у будь-якому функціональному пакеті програм управ-

лінського класу реалізовано відповідні постановки завдань, зроблені

фахівцями в галузі комп’ютерних технологій, що неминуче може

призвести

і фактично призводить до деяких витрат у процесі впро-

вадження таких програмних продуктів.

417

Отримуємо замкнуте коло, вихід з якого може бути лише один:

розробник повинен мати у своєму штаті або активно залучати фахівців, що

мають професійну підготовку системного характеру, тобто тих, що знають

не лише особливості функціонування своєї предметної сфери, а й особливості

автоматизації (технологію проектування, характер і зміст окремих видів

робіт, сучасний стан технічного і

програмного забезпечення тощо).

Практичне вирішення завдань управління кадрами є основою для

реалізації кадрової політики підприємства, як складові елементи якої

розуміються: політика зайнятості, політика навчання, політика трудових

відносин, політика оплати праці, політика добробуту. Залежність цих

елементів від використовування нових інформаційних технологій (НІТ)

для основних завдань управління кадрами узагальнено у табл. 3.1.

Таблиця 3.1. Здатність складових елементів від використовування нових

інформаційних технологій для основних завдань управління кадрами

418

Розширення меж застосування сучасних інформаційних техно-

логій, включаючи ресурси Інтернет, дає змогу формувати повнішу

інформаційну базу про кадри підприємства зі всіх аспектів порівняно з

тією, яку представлено нині в більшості вітчизняних пакетів з управлін-

ня персоналом і що обмежується, в основному, винятково первинною

обліковою інформацією. Отже, створюються умови для розв’язування

принципово нових

завдань, до яких можна віднести, наприклад, завдання

Закінчення табл 3.1

419

планування і розподіл робіт у рамках проектів і формування робочих

груп на їх виконання. Залучення повної бази даних про кадри дає

можливість підбирати персонал відповідно до специфіки майбутніх робіт,

виходячи з об’єктивних професійних і соціально-психологічних

характеристик персоналу.

Іншим є завдання створення платформи для отримання інфор-

мації про відхилення в розвитку

кадрових процесів, що вимагають

тактичної або стратегічної управлінської дії. За такі комплексні

індикатори відхилень можуть бути запропоновані, наприклад, плинність

кадрів, застій у русі кадрів, старіння кадрів, зниження освітнього рівня

кадрів, зниження дисципліни і правопорядку, рівень динаміки поповнення

кадрового резерву, зміна якісного рівня контингенту кадрів, штатний

некомплект (якісний і кількісний).

Розширення можливостей впровадження НІТ у

процеси управління

кадрами покликані вдосконалювати їх у напрямі оптимізації витрат на

персонал і підвищення ефективності управління підприємством загалом

за рахунок раціонального використовування його кадрового потенціалу.

У разі впровадження автоматизованої інформаційної системи

стане можливою реорганізація роботи відділу управління кадрами. Суть

такої реорганізації зводиться до виділення функцій організації навчання

та відбору персоналу.

Реорганізація роботи відділу

управління кадрів заощадила би час

під час виділення функцій організації навчання і підбору персоналу. Час,

що вивільниться, фахівці використовуватимуть для виконання нових

функцій. Адміністрації вдасться уникнути збільшення штату відділу

управління кадрами. Для здійснення реорганізації і перерозподілу

обов’язків необхідне впровадження автоматизованої системи управлін-

ня персоналом, яка скоротить трудовитрати і дасть змогу вивільнити

робочий

час фахівців відділу.

Сучасні автоматизовані системи обліку персоналу з’явилися не

так давно. Фактично, вони тільки-но починають займати своє місце

на ринку. Це нові продукти, які ґрунтуються на принципово іншому,

порівняно зі “жорсткими системами”, підході. Принципова відмінність

між жорсткими системами і системами-конструкторами полягає в тому,

що жорстка система “налаштовує” підприємство,

яке підлягає автома-

тизації, під себе. Під час впровадження жорсткої системи доводиться

420

іноді досить серйозно змінювати роботу співпрацівників, існуючі бізнес-

процеси і навіть адміністративну структуру організації.

Система-конструктор “налаштовується” під організацію і не

потребує проведення реінжинирингу бізнес-процесів для свого

впровадження. До переваг систем типу конструктор можна віднести

також налаштування екранних форм оптимальним для користувача

шляхом; створення нових екранних форм без програмування, а

налаштуванням; розвиток

системи без порушення цілісності; нарощу-

вання системи; захист інвестицій в автоматизацію – система не заста-

ріє, оскільки може продовжувати використовуватися навіть у разі

радикальних змін у законодавстві або діяльності організації; низька

вартість підтримки і розвитку системи; можливість автоматизації

середніх і великих організацій.

Під час проектування інформаційної системи вважають, що ця

система в перспективі буде

частиною єдиної інформаційної інфраструк-

тури підприємства.

Система захисту інформації є комплексом організаційних, техніч-

них, технологічних та інших засобів, методів і заходів, які знижують

вразливість інформації і перешкоджають несанкціонованому (незакон-

ному) доступу до інформації, її витоку або втрати.

Метою захисту є:

— запобігання витоку, розкрадання, втрати, спотворення та

підроблення інформації;

— запобігання загроз

безпеки особи, суспільства, держави;

— запобігання несанкціонованих дій зі знищення, модифікації, спотво-

рення, копіювання, блокування інформації; запобігання інших форм незакон-

ного втручання до інформаційних ресурсів та інформаційні системи, забезпе-

чення правового режиму документованої інформації як об’єкта власності;

— захист конституційних прав громадян на збереження особис-

тої таємниці та конфіденційності персональних даних

, що є в інфор-

маційній системі;

— збереження державної таємниці, конфіденційності докумен-

тованої інформації відповідно до законодавства;

— забезпечення прав суб’єктів в інформаційних процесах при роз-

робленні, виробництві і застосуванні інформаційних систем, технологій

і засобів їх забезпечення.

421

Система захисту має бути: неперервною, плановою, централі-

зованою, цілеспрямованою, конкретною, активною, надійною,

комплексною, легко вдосконалюваною і швидко видозмінюваною, а

також ефективною як у звичайних умовах, так і в екстремальних

ситуаціях.

У загальному випадку прийнято вважати, що відчутний ефект

від впровадження корпоративних HR-систем помітний, коли чисельність

персоналу підприємства перевищує 1000 осіб. Західними розробниками

КІТ стверджується,

що впровадження HR-модулів дає змогу підприєм-

ству отримати організаційні, економічні та соціальні ефекти (треба

зазначити, що ці ефекти властиві всім сучасним системам управління

персоналом, у тому числі й найпросунутішим вітчизняним HR-

системам). Організаційні ефекти полягають у:

— скороченні часу прийняття рішень на всіх рівнях управління

підприємством;

— підвищенні якості кадрових рішень;

— оперативності підготовки звітності

для органів державного

управління відповідно до українських законодавчих і нормативних вимог.

У свою чергу, вплив економічних ефектів від впровадження HR-

модулів дає змогу:

— понизити витрати на управління персоналом;

— підвищити продуктивність праці персоналу;

— оптимально використовувати професійні якості конкретного

співпрацівника підприємства.

Соціальний ефект від впровадження HR-модулів полягає у:

— персональному обліку пенсійних накопичень

співпрацівників

підприємства;

— веденні повної індивідуальної трудової історії персоналу

підприємства;

— підготовці керівного резерву і просуванні по службі найперс-

пективніших працівників підприємства.

422

3.3. ЕЛЕКТРОННЕ НАВЧАННЯ ПЕРСОНАЛУ

3.3.1. Місце електронного навчання у стратегії

розвитку персоналу

Особливістю сучасної економіки стали швидкість і частота змін

зовнішніх та внутрішніх умов і правил ведення бізнесу. Враховуючи

постійно змінюваний ринок і високі темпи розвитку й упровадження

нових технологій, корінним чином змінюються ті умови, задовольняючи

які компанія може залишатися конкурентноздатною і розраховувати

на успіх.

Ключовою умовою успіху є фаховість персоналу компанії, рівень

його підготовленості, здатність

до постійного навчання і набування

нових знань. Здатність менеджменту компанії ефективно розвивати,

управляти і контролювати весь процес навчання, планувати розвиток

персоналу, координуючи цей процес із стратегією розвитку компанії, є

основою досягнення кінцевої мети компанії. Одним із найоптималь-

ніших і найдоступніших шляхів реалізації процесу навчання і тренінгу є

електронне навчання (e-learning).

Рано чи пізно,

але будь-яка компанія, що розширює свою діяль-

ність, зіштовхується з необхідністю навчання персоналу. До певного

рівня це завдання може розв’язуватися винятково залученням зовніш-

ніх фахівців, але вже при чисельності персоналу, що регулярно навчаєть-

ся, близько 100–250 чоловік доцільним стає наймання власного тренінг-

менеджера для створення і забезпечення структури корпоративного

навчання співпрацівників

. Здебільшого, цей фахівець забезпечує:

підготовку плану розвитку персоналу, самостійне проведення навчання,

застосування зовнішніх тренінгових послуг і облік ефективності прове-

дених заходів. Таке широке коло обов’язків вимагає не лише високого

рівня фундаментальної підготовки, а й солідного досвіду роботи у цій

сфері. Проте, навіть ідеально підготовлений тренінг-менеджер може

відчувати труднощі під час

роботи з великою кількістю персоналу, що

регулярно навчаються, особливо коли вони розташовані в різних регіо-

нах країни і взаємодію з ними ускладнено. У такій ситуації електронне

навчання (e-Learning) є одним з найраціональніших підходів до вирішення

проблем навчання і розвитку персоналу.