Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

1.1.2. Інформація в управлінні економічними об’єктами

Для виробничих і господарських об’єктів характерна велика

кількість елементів, складна структура будови і взаємодії, а також

наявність обширних внутрішніх та зовнішніх взаємозв’язків. Щоб забез-

печити нормальне функціонування будь-якого економічного об’єкта,

потрібно керувати процесами управління, окремими його елементами

і об’єктом загалом. Очевидно, що різноманітність об’єктів управління

породжує і

різноманітність цілей, форм та засобів управління.

Як відзначалося попередньо, у кожній системі управління

виділяють керуючу та керовану підсистеми. Функціонує система

управління завдяки взаємодії цих двох підсистем та зовнішнього

середовища. Зобразимо це у вигляді схеми (див. рис. 1.1).

Керуюча підсистема, яка об’єднує в собі працівників апарату

управління, отримує та опрацьовує інформацію про стан

об’єкта

управління і, володіючи інформацією про зовнішнє середовище та

правилами прийняття рішень, визначає тенденції його розвитку, формує

цілі господарської діяльності, розробляє плани з вимогами до прийнятих

рішень, а також контролює їхнє виконання.

Завдання керованої підсистеми (об’єкта управління) полягає у

виконанні планів та рішень керуючої підсистеми. Внаслідок дії керуючої

підсистеми керована підсистема змінює

свій стан. Окрім того, на об’єкт

управління щомиті впливає також зовнішнє середовище і його

попередній стан.

Обидві компоненти системи управління пов’язані прямим (П) і

зворотнім (З) зв’язками. Прямий зв’язок – це, в основному, потік дирек-

Рис. 1.1. Функціональна схема об’єкта управління

тивної інформації, а зворотній – потік звітної інформації про виконання

рішень. Взаємозв’язок інформаційних потоків П і З, засобів сприйняття,

фіксування, передачі, перетворення, оброблення та збереження даних,

а також працівників, які виконують ці операції, і складає

автоматизовану інформаційну систему економічного об’єкта

(АІС).

Зростання обсягів інформації у схемі управління економічним

об’єктом,

ускладнення її опрацювання призвело до масового впровад-

ження на різних ділянках його роботи комп’ютерної техніки. Отже,

схема функціонування системи управління матиме вигляд, який

зображено на рис. 1.2.

За допомогою автоматизованої інформаційної системи (АІС) не-

можливо опрацювати всю інформацію, яка циркулює на об’єкті управ-

ління, з огляду на складність структуризації та

формалізації процесів її

опрацювання. Тому інформацію П і З поділяють відповідно на

, а також на

(1)

(2)

(1)

(2)

, де:

– пряма та зворотна інформація, яка не піддається систе-

матизації та алгоритмізації, і її неможливо опрацювати за допомогою

комп’ютера;

Рис. 1.2. Функціональна схема об’єкта управління спільно з АІС

(1)

– пряма та зворотна інформація, яка піддається

систематизації та алгоритмізації, тобто структуризації та формалізації,

і її можна обробляти за допомогою комп’ютера (за даними дослід-

жень, кількість такої інформації щодо всієї інформації становить

приблизно 20 %);

(2)

– опрацьована за допомогою автоматизованої інфор-

маційної системи пряма та зворотна інформація, яка надходить до

керованої чи керуючої підсистем.

Розглянемо деякі загальні закономірності та особливості процесів

управління складними, зокрема, економічними системами:

1. Управління будь-яким економічним об’єктом виконується через

збирання, передавання, опрацювання та аналізування інформації.

Оскільки в цьому випадку необхідний певний матеріальний

носій, на

якому інформація фіксується, зберігається і передається, то потрібні

дії конкретних працівників і технічні засоби для її сприйняття, фіксування,

передавання, перетворення, опрацювання і збереження.

2. Управління економічним об’єктом здійснюється за принципом

зворотного зв’язку, тобто дія П формується на основі З. Таке управ-

ління часто дає змогу досягнути поставленої мети,

здебільшого, не

вимірюючи зовнішні впливи, а лише аналізуючи зміни стану керованої

підсистеми в часі.

3. Управління може бути реалізовано лише тоді, коли система володіє

метою діяльності та правилами прийняття рішень у різних ситуаціях. Мета

діяльності задає поведінку системи управління і може бути різною, залежно

від критерію оптимального розв’язування поставленого завдання.

4. Кожна дія

в системі управління допускає зменшення різно-

манітності керованої підсистеми, необхідної для її ефективного

функціонування. Так, закон необхідного різноманіття, сформульований

У. Р. Ешбі, стверджує, що зведення множини станів керованої

підсистеми до підмножини, яка містить лише оптимальні підмножини

щодо мети діяльності, визначається вибірковою здатністю керуючої

підсистеми, зумовленої величиною зменшення різноманіття об’єкта

управління, яке має бути

досягнуто.

У процесі управління економічним об’єктом, здебільшого,

приймаються рішення трьох категорій: стратегічні, тактичні та опе-

ративні. Відповідно до цього, адміністративний апарат будь-якої

розвиненої фірми мусить мати трирівневу ієрархію: вищий, середній і

оперативний рівні.

На вищому рівні визначаються цілі діяльності, зовнішня політика,

матеріальні, фінансові і трудові ресурси об’єкта управління,

розробляються довгострокові

(індикативні) плани і стратегія їхнього

виконання. До компетенції цього рівня входять аналіз ринку, конкуренції,

кон’юнктури і пошук альтернативних стратегій розвитку об’єкта

управління (підприємства, фірми тощо) на випадок виявлення загро-

жуючих тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні основна увага зосереджується на складанні

тактичних планів, контролі за їхнім виконанням, відстеженні

за

ресурсами та розробленні управлінських рішень для виведення об’єкта

управління на потрібний плановий рівень.

На оперативному рівні (керівництво цехами, відділами, лабо-

раторіями, дільницями та іншими службами) узгоджуються всі

елементи виробничого процесу у часі та просторі, реалізуються ви-

робничі плани і складаються звіти про хід їхнього виконання.

Зазначений поділ дещо умовний, бо

не можна визначити чіткої

межі між рівнями поділу адміністративного апарату. Однак, завдяки

такому поділу виникає можливість виділення окремих складових

керуючої підсистеми об’єкта управління.

На кожному з цих рівнів виконуються певні роботи, які в комплексі

забезпечують процес управління економічним об’єктом. Загалом ці

роботи, здебільшого, прийнято називати функціями. Залежно від

поставлених цілей, виділяють

функції різного ступеня загальності,

зокрема, планування, обліку, аналізу, прогнозування, контролювання,

регулювання, які мають бути трансформовані у відповідні комп’ютерні

програми.

1.1.3. Дослідження системи управління

Створення систем автоматизованого опрацювання економічної

інформації потребує попереднього дослідження та аналізу стану об’єкта

управління, що підлягає майбутній автоматизації. Основою розроблення

конкретної АІС є модель системи управління, яка відображає склад

об’єкта управління, характер інформаційної взаємодії його елементів

та їхні особливості. Побудова моделі системи організаційно-

функціонального призначення полягає у дослідженні та описі процесу

функціонування об’єкта управління, що ґрунтується на різноманітних

підходах до процесу управління. У загальній

теорії управління їх

групують так:

♦

емпіричний підхід;

♦

підхід з позицій міжособових стосунків і групової поведінки;

♦

підхід з позицій соціально-технічних систем;

♦

підхід з позицій теорії прийняття управлінських рішень;

♦

підхід з позицій інформаційних комунікацій;

♦

операційний підхід.

Розглянемо ці підходи дещо конкретніше.

Емпіричний підхід, який є найпоширенішим під час проек-

тування автоматизованих систем опрацювання інформації, ґрунтується

на аналізі конкретних випадків, що виникають у системі управління

протягом певної ретроспективи. Перевагою цього підходу є врахування

у процесі дослідження попереднього досвіду, тобто успіхів та невдач

господарювання в конкретних умовах. Однак, покладатися

лише на

минулий досвід без прогнозування розв’язувань економічних завдань

у змінних ринкових умовах може бути не завжди виправданим.

Підхід з позицій міжособових відносин і групової поведінки

виходить з тези, що управління полягає у виконанні певної діяльності в

оточенні людей (суб’єктів) і поставленої мети може бути досягнуто

лише за їхньої допомоги. Таким

чином, вивчення цього підходу має

зосереджуватися на міжособових стосунках між працівниками

конкретної галузі господарської діяльності, тобто головна увага

приділяється людському чиннику в системі управління. Підхід до

управління з позицій групової поведінки часто називають вивченням

організаційної поведінки. Розуміння організованого підприємства як

соціального організму є вкрай важливим з огляду на загальну

ефективність його функціонування, яка залежить

від злагодженості та

організованості роботи в колективі.

Підхід з позицій соціально-технічних систем до проблеми

функціонального управління пов’язаний із взаємовідповідним впливом

технічної і соціальної систем, тобто технічна система, в якій працюють

люди, діє на людей і встановлює напрямки групової поведінки. Разом з

тим, соціальна система, а це трудовий колектив і кожен окремий

індивідуум, у свою чергу, впливає на ефективність

роботи технічної

системи.

З позицій цього підходу встановлюється, що для забезпечення

організаційної та управлінської ефективності потрібно приділяти увагу

не тільки людям і їхній взаємодії, а також технічному оточенню, в якому

вони працюють. Водночас основну увагу зосереджують на дослід-

женнях впливу виробничих технологій на організаційну та функціональну

структуру і систему управління господарським об’єктом.

З позицій

створення і впровадження АІС, цей підхід до управління є найбільш

привабливим, оскільки в кожній АІС має бути передбачена гармонійна

взаємодія техніки і людей у системі управління господарським

об’єктом.

Підхід з позицій теорії прийняття управлінських рішень

передбачає приділення основної уваги раціональному вибору управ-

лінської дії з декількох альтернативних варіантів. Фахівці з

теорії

прийняття рішень займаються аналізом процесів управління і вивченням

доцільності прийняття цих рішень. Основою теорії прийняття рішень є

математичний інструментарій, зокрема, методи та моделі, які на

підставі встановлених інформаційних потоків та функціональних

залежностей дають змогу досліджувати природу організаційної

структури, технологічні та соціальні реакції індивідів і груп, систему

формування базової інформації для рішень і враховувати

мету організації

та діяльності об’єкта управління. Оскільки у замкненому колі

управлінських функцій нині час формування системи прийняття рішень

посідає чільне місце, то під час розроблення та впровадження АІС, з

позицій теорії прийняття рішень, має приділятися особлива увага.

Підхід до управління з позицій інформаційних комунікацій

припускає сприйняття менеджера як комунікаційного центру. Суть

цього підходу

полягає в тому, що функції менеджерського складу, як

організуючої та керуючої ланки, відносять до отримання інформації, її

фіксування та збереження, опрацювання, аналізу і розповсюдження.

Хоч цей підхід дещо звужує загальний фонд управлінських знань,

зокрема, роль інтуїції управлінського персоналу, він має значні переваги,

що полягають у поєднанні можливостей сучасних автоматизованих

систем і технологій із управлінським досвідом. Унаслідок цього під

час створення АІС цьому підходу належить основна роль.

Операційний підхід слугує

основою систематизації управлін-

ських знань. Він має еклектичний характер, оскільки із сукупності

інших підходів об’єднує ті елементи, які приносять найбільшу користь

для оперативної практики управління. Відповідно до операційного

підходу, стверджується, що існує центральне ядро знань, яке харак-

теризує сферу управлінської діяльності, зокрема, організаційні

структури підрозділів, функціональні діапазони управління, оцінку

діяльності менеджерів, методи

контролю. За цим підходом до процесу

управління залучають елементи теорій систем, прийняття рішень,

групової поведінки та лідерства, комунікацій, а також математичні

методи і моделі. З погляду операційного підходу, управління розглядають

як універсальний набір знань, за допомогою якого можна успішно

впливати на всі рівні адміністративної діяльності об’єктів господа-

рювання.

Описані підходи мають

суто теоретичний характер і слугують

основою для розроблення моделі системи управління. Оскільки ство-

рення АІС є процесом, скерованим на розроблення конкретних

комп’ютерних засобів, то створення і прийняття за основу певної мо-

делі системи управління має свої особливості. Вона має відображати

всі завдання, що підлягають вирішенню у системі, сукупність еконо-

мічних показників,

яка використовується при цьому, інформаційні схеми

і процедури їхнього просування та розрахунків.

1.1.4. Класифікація АІС

Створення та використання автоматизованих інформаційних

систем сприяє підвищенню ефективності функціонування економічного

об’єкта і забезпечує якість управління. Найбільша ефективність АІС

досягається під час оптимізації планів роботи підприємств, фірм і

галузей, швидкого вироблення різних оперативних рішень, злагодженого

маневрування матеріальними та фінансовими ресурсами тощо. Тому

процес управління в умовах функціонування АІС побудований на

використанні відповідних економіко-організаційних моделей, які певною

мірою адекватно відображають характерні структурно-динамічні

властивості об’єкта управління. Особливості моделей (імовірнісні,

детерміновані, функціональні чи структурні) спонукають до створення

різноманітних типів інформаційних систем.

Досвід

створення АІС, впровадження у практику економічної роботи

оптимізаційних методів і моделей, формалізація ситуацій виробничо-

господарських процесів, впровадження у державних та комерційних

структурах сучасних обчислюваних засобів корінним чином видозмінили

технологію інформаційних процесів у різних системах управління.

АІС за своїм призначенням різноманітні і можуть бути класифі-

ковані за різними ознаками, зокрема:

♦

за сферою, призначенням чи характером дії об’єкта управління

(АІС адміністративні, виробничо-технічні, соціальні, зв’язку, сільського

господарства, транспорту тощо);

♦

за видами процесів управління (АІС управління технологічними

процесами, управління організаційно-технологічними процесами,

організаційного управління, наукових досліджень, навчаючі);

♦

за рівнем у системі державного управління (міжгалузеві, регіо-

нальні, галузеві АІС);

♦

за ступенем централізації опрацювання інформації (АІС цент-

ралізовані, децентралізовані або системи колективного користування).

Кваліфікаційні складові за видами процесів управління мають таке

призначення:

АІС управління технологічними процесами – це людино-

машинні системи, які забезпечують управління технологічними

пристроями, станками, автоматичними лініями.

АІС управління організаційно-технологічними процеса-

ми – це багаторівневі системи, які поєднують АІС управління

технологічними процесами і АІС управління підприємствами.

АІС організаційного управління – це АІС, об’єктом для яких

слугують виробничо-господарські, соціально-економічні функціональні

процеси. До них належать:

— банківські АІС;

— АІС фондового ринку;

— фінансові АІС;

— страхові АІС;

— податкові АІС;

— АІС митної служби;

— статистичні АІС;

— бухгалтерські АІС тощо.

АІС наукових досліджень забезпечують високу якість та ефек-

тивність міжгалузевих розрахунків і наукових дослідів. Методичною

базою таких систем слугують економіко-математичні методи, а базою

забезпечення

– комп’ютери і технічні засоби для проведення експери-

ментальних робіт моделювання. Ці та організаційно-технологічні

системи можуть додатково мати у своєму складі системи

автоматизованого проектування робіт (САПР).

Навчаючі АІС отримали широке застосування під час навчання

фахівців у системі освіти, а також під час перепідготовки та підвищення

кваліфікації працівників різних галузей знань.

Кваліфікаційні складові за рівнем у системі державного управ-

ління мають таке призначення:

Міжгалузеві АІС забезпечують розроблення економічних прог-

нозів, державного бюджету, здійснюють контроль за результатами та

регулюванням діяльності всіх ланок господарства держави, а також

контролюють наявність та розподіл ресурсів.

Регіональні АІС призначені для управління адміністративно-

територіальними районами. Діяльність цих систем скерована на

якісне

виконання управлінських функцій у регіоні, формування звітності,

видання оперативних відомостей місцевим державним та госпо-

дарським органам.

Галузеві АІС функціонують у сферах промислового та агропро-

мислового комплексів, у будівництві, на транспорті, у статистиці, у

системі комунікацій тощо. Ці системи дають змогу розв’язувати

завдання інформаційного обслуговування апарату управління відпо-

відних відомств.

За роллю у виробничій діяльності та в процесі прийняття управ-

лінських рішень АІС поділяють на:

— виробничі АІС, які призначені для забезпечення виробничої

діяльності;

— управлінські АІС, які призначені для підтримування процесу

прийняття управлінських рішень.

До виробничих АІС належать:

— системи опрацювання інформації, призначені для опрацюван-

ня даних бізнес-транзакцій;

— системи керування технологічними

(промисловими) проце-

сами;

— системи автоматизації офісу, призначені для створення кому-

нікацій і ведення діловодства.

До управлінських АІС належать:

— системи формування звітності;

— системи підтримки прийняття рішень (т. зв. інтерактивне під-

тримування);

— інформаційні системи для керівників (менеджерів), за допомо-

гою яких продукується інформація для керівників вищого рівня.

Співвідношення класів АІС

і рівнів менеджменту подаємо у табл. 1.1.

До інших класів АІС належать:

Експертні системи – клас систем штучного інтелекту, що

здатні самостійно розв’язувати завдання у певній предметній ділянці,

використовуючи базу знань.

Таблиця 1.1. Співвідношення класів АІС і рівнів менеджменту