Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

403

завізувати, затвердити, виконати і розіслати копії іншим співвиконавцям.

І якщо виконання наказу, хоча і без автоматичної фіксації змін проекту,

реалізоване, то решта етапів проведення наказу дотепер була повністю

ручною операцією.

Багато видів наказів потребують часто по 7 – 9 і більш віз. У

сучасних організаціях з налагодженою системою безпеки і розвину-

тими адміністративно-господарськими службами

за деякими кадрови-

ми наказами може нараховуватися, крім кадровика, до 5 і більш співви-

конавців.

Важливу роль у підвищенні ефективності та оперативності

управління персоналом відіграють автоматизовані системи з діловод-

ства та документообігу. Завдяки системі діловодства та документообі-

гу праця кадровика з проведення, наприклад, наказів або розпоряджень,

зводиться до контролю за проходженням документа

, тобто система

автоматично доводить інформацію до співвиконавців та інших зацікав-

лених посадовців, коло яких визначене внутрішніми інструкціями орга-

нізації. Для поточної роботи кадровику необхідно своєчасно отримувати

копії окремих документів з основної діяльності. Системи з діловодства

та документообігу нададуть йому будь-яку інформацію, що є в базі

даних системи.

Під час інтеграції системи

кадрового обліку в систему автома-

тизації діловодства, коли внутрішня інструкція з діловодства та доку-

ментообігу допускає візування документів в електронному вигляді, сис-

тема документообігу сама забезпечує проведення процесу візування.

У разі необхідності візування на паперовому носії система з діловодства

та документообігу дасть змогу проконтролювати доставку документа

всім візуючим особам, відстежити терміни узгодження

і підписання,

що вкрай важливо для підготовки наказів, які стосуються персоналу.

У разі застосування системи з діловодства та документообігу

всі зміни, внесені в документ візуючою особою, фіксуються в електрон-

ній картці. Під час затвердження документа керівник може (за бажан-

ням) проглянути етапи внесення змін до документа на стадії візування.

За наявності

в організації спеціалізованих служб, що відповідають за

внутрішній документообіг, фахівцю з проведення наказів служби

управління персоналом залишається лише контролювати проходження

документа.

404

Особливо варто зазначити, що з виконанням вищеописаних функцій

може впоратися далеко не кожна система документообігу. Кадрові накази

специфічні тим, що вони зобов’язані бути паперовими. На жаль, більшість

систем, що позиціонуються як системи документообігу, швидше

забезпечують розсилання інформації, ніж управляють реальним паперовим

документообігом. Це у випадку великої кількості наказів, що стосуються

особового складу, може

призвести до суттєвих проблем.

Окреме питання – передання до служби управління персоналом

первинних документів з підрозділів. Адже очевидно, чим більша частка

документів, що надходять до служби в електронному вигляді, тим

менше зусиль необхідно затрачати на їх оброблення. Традиційно для

доставлення документів намагаються використовувати електронну

пошту, але функціонал стандартних поштових систем, здебільшого, не

задовольняє адміністративних

вимог. Використовування системи

діловодства для прийняття первинних даних з підрозділів дає змогу

вирішувати всі адміністративні проблеми передання. Система не лише

допоможе розіслати запити на документи у підрозділи і проконтролювати

їх відправлення до відділу кадрів, а й перевірить автентичність

електронних цифрових підписів на документах, а також автоматично

завантажить їх у БД кадрів. Часто навіть у

невеликих організаціях

табель обліку робочого часу заповнюють в електронній формі, після

чого роздруковують, підписують і спрямовують до відділу кадрів

(розрахункову частину, відділ нормування праці тощо). Процес

паперового передання даних (замість електронного) необхідний лише

для підтвердження підпису відповідальної особи. Використовування

ЕЦП дасть змогу довіряти автоматичному завантаженню внутрішньої

звітності і досить вагомо понизить трудовитрати працівників

служби

управління персоналом.

3.2.3. Завдання автоматизованої інформаційної

системи управління персоналом

Ідеальна інформаційна система управління персоналом має

відповідати рівню розвитку компанії та її кадровій політиці. Вона повинна

бути частиною і засобом організаційного механізму з вироблення мети

і задач, спрямована на збереження, зміцнення і розвиток кадрового

потенціалу, на створення високофахової команди, здатної своєчасно

405

реагувати на постійно змінні вимоги ринку з урахуванням стратегії

розвитку компанії.

Пріоритети можуть змінюватися залежно від ситуації – напри-

клад, якщо відбувається збільшення штату компанії в стислі терміни,

то, звичайно, відразу на перше місце виходить управління процесом

підбирання персоналу і т.д. Можна так розподілити пріоритети у

порядку спадання:

— атестація й оцінка персоналу

;

— кар’єрне зростання;

— навчання;

— мотивація;

— відбір персоналу.

Перерахуємо у вигляді тез завдання, які повинна охоплювати

ідеальна програма управління персоналом:

— атестація й оцінка персоналу, включаючи методики тестування

з повною психодіагностикою;

— зберігання “професійної історії” кожного співпрацівника,

підбирання кандидатів на вакансії із запасними варіантами;

— обґрунтоване ранжируване формування кадрового резерву,

оцінка управлінського

потенціалу співпрцівників;

— систематичне кадрове планування, можливість перерозподілу

ресурсів, що допомагає уникнути додаткового набору співпрацівників;

— розроблення програм розвитку персоналу з метою вирішення

не лише нинішніх, а й майбутніх завдань компанії на основі вдоскона-

лення систем навчання і кар’єрного просування співпрацівників;

формування індивідуальних планів і кар’єрних драбин;

— прогнозування створення нових

робочих місць з урахуванням

упровадження нових технологій; виявлення за допомогою системи нега-

тивних тенденцій в організації;

— оцінка витрат на навчання;

— діагностика мотивації, розроблення мотиваційних механізмів

підвищення зацікавленості і задоволеності співпрацівників;

— створення сучасних систем підбору і відбору персоналу, що

передбачає оптимізацію внутрішніх конкурсів (рекрутер задає вимоги,

і система шукає відповідних кандидатів

у базі, видаючи ранжируваний

список) і багатокритерійний відбір;

406

— оптимізація розміщення кадрів. Для кожної кадрової позиції

має бути створено ідеальну, а для кожного працівника – актуальну

модель компетенції. У разі їх порівняння система має видавати

пропозиції щодо розвитку якостей і відпрацювання навиків співпраців-

ника, а також пропозиції з просування або ротації;

— проектування нової штатної структури підрозділу. Водночас

було б дуже корисно, якби

система могла “оцінювати” нову структуру

як із погляду фінансових витрат, так і з якісного боку (наскільки вона

оптимальна);

— аналіз вікової і будь-якої іншої структури персоналу (що

полегшить розроблення соціальних програм, проведення організаційних

і культурних перетворень).

Добре, якщо така система наділена такими властивостями:

— має дружній інтерфейс;

— містить розділи для всіх основних

видів діяльності з управ-

ління персоналом;

— не вимагає від користувачів додаткових навиків в освоєнні

комп’ютера;

— не дублює функцій щодо введення інформації;

— у режимі onlіne створює будь-які аналітичні звіти в графічній

формі;

— має розумно допустиму вартість.

Облік персоналу – це лише одна з HR-функцій. Інші функції

індивідуальні і розрізняються, як

і самі підприємства. Було б добре,

якби всі подібні системи могли здійснювати:

— підбір і відбір персоналу;

— планування навчання і розвитку персоналу;

— оцінювання та ранжирування персоналу;

— складання соціального пакету;

— підготовку звітів і статистичний аналіз;

— формування кадрового резерву;

— економічний аналіз діяльності персоналу тощо.

Ідеальна інформаційна система для управління персоналом

– це

єдине інформаційне середовище, що дає змогу об’єднати всі суб’єкти

управління персоналом і підвищити ефективність їхньої роботи.

407

Для цього інформаційна система має підтримувати виконання

таких завдань:

♦

Збирання інформації про стан персоналу (як якісний, так і

кількісний) від служб, що безпосередньо працюють з персоналом

(безпосередні керівники, управління персоналом, бухгалтерія).

♦

Надання безпосереднім керівникам інформації про персонал,

необхідної для їхньої роботи з персоналом у підрозділі (плани навчан-

ня працівників, результати оцінок, атестацій, особові дані, відомості

про навчання у ВНЗ, плани кар’єри тощо).

♦

Узагальнення, аналіз інформації, планування заходів і

можливість надавати керівництву інформацію про кадровий стан на

підприємстві загалом, підрозділах окремо і, зокрема, про кожного

працівника.

♦

Інформаційна підтримка різних процесів (таких, як розрахунок

заробітної платні), які відбуваються між структурними підрозділами

(лінійні керівники, керівництво, відділ роботи з персоналом, бухгалтерія,

планово-економічний відділ).

♦

Автоматизація всіх рутинних кадрових процедур за допомо-

гою налаштування автоматичного документообігу.

♦

Автоматизація процесів управління персоналом та організа-

ційного розвитку.

♦

Зміна статусу кадрової служби, перенесення центру ваги із

забезпечення обліку кадрів на діяльність з підвищення якості персоналу.

Отже, для ефективної роботи системи управління персоналом

система має забезпечувати інформаційну підтримку в таких напря-

мах діяльності: облік кадрів; організаційні структури та організаційний

розвиток; табельний облік (облік робочого часу); профорієнтація

персоналу; навчання; підбір персоналу; соціальні програми

; кадрове

планування; звітність. Розкриємо деякі пункти докладніше.

Організаційні структури і організаційний розвиток. Система

має відображати актуальний стан організаційної структури підпри-

ємства і всього, що з ним пов’язане: поточний і плановий штатний

розклади; перелік вакансій; положення про підрозділи; перелік посад і

кваліфікаційних вимог до них; єдині тарифно-кваліфікаційні довідники;

посадові інструкції; реєстр

робочих місць тощо.

408

Система повинна давати змогу вносити оперативні зміни до всіх

складових організаційної структури, а також проводити аналіз і

моделювання організаційного розвитку підприємства.

Профорієнтація персоналу. Профорієнтація – це регулювання

кадрових ресурсів за рахунок приведення рівня кваліфікації працівників

у відповідність з потребами виробництва. Щоб вирішити проблему з

профорієнтації працівників, система повинна забезпечити:

— ведення каталогу кваліфікацій і

повної історичної інформації

про профілі компетентності (перелік знань, умінь і навиків, необхідних

для роботи у конкретній посадовій позиції);

— можливість внесення оперативних змін до існуючих профілів

компетентності і проектування нових;

— підтримку оцінки рівня кваліфікації працівника;

— можливість перевірки відповідності профілю компетентності

за посадою і рівню кваліфікації працівника;

— можливість на підставі аналізу будувати індивідуальні

плани

навчання, формувати резерв, планувати кар’єрне зростання працівників

підприємства;

— планування і ведення спадкоємності посадових позицій

(формування резерву);

— аналіз і надання керівництву інформації про стан кадрового

ресурсу.

Навчання. Важлива властивість ідеальної системи – уміння

пов’язувати потреби виробництва з планами навчання персоналу,

підвищення його кваліфікації і розвитку, для чого необхідно:

— визначати

потреби працівника в навчанні при зіставленні рівня

кваліфікації (навиків, знань і умінь) з вимогами часу, спеціальності і посади;

— вести історію навчання кожного працівника;

— формувати бюджет на навчання і вести облік проведених

витрат;

— планувати навчальні заходи, пов’язані з розвитком і підвищен-

ням кваліфікації персоналу (курси, семінари, тестування тощо).

Підбір, найом,

звільнення, переміщення персоналу. Діагнос-

тичний інструментарій, що використовують під час процедури підбору,

зазвичай, створюють за допомогою спеціальних програм.

409

Розвинута система управління персоналом має забезпечити

планування та облік витрат, аналіз заходів щодо підбору, найму,

переміщення і звільнення персоналу, а також підтримувати автома-

тичне формування листів і пропозицій про роботу, наказів про найом,

звільнення працівників тощо. Крім того, в ній мають бути присутні зручні

засоби для формування бази кандидатів, каталог навчальних закладів

навчальних курсів і пропонованих заходів. Необхідна також можливість

проводити аналіз ефективності навчання й аналіз якості навчальних

закладів та навчальних програм.

Оцінювання персоналу. Можна виділити три типи внутрішнього

оцінювання персоналу, що працюють задля різної мети:

1) оцінювання результативності та якості праці (короткострокова,

щорічна);

2) оцінювання рівня кваліфікації (атестація);

3) оцінювання потенціалу.

Процес оцінювання персоналу

вміщує: планування заходів оці-

нювання; процедуру оцінювання персоналу (регламентується внутріш-

нім документом); збирання даних за результатами оцінювання; аналіз

і прийняття рішення за результатами оцінювання.

У системі мають бути передбачені механізми для планування

заходів оцінювання, збирання і фіксації даних за результатами оціню-

вання, а також засоби аналізу, що допомагають приймати рішення з

переміщення

персоналу.

У системі також хотілося б бачити допоміжні інструменти для

організації атестацій (графіки та інструкції з проведення, запитальники,

накази, історія проходження оцінювання кожним працівником тощо).

Бажано, аби система могла допомогти перевірити, які зміни в кар’єр-

ному зростанні, зарплатні співпрацівника відбулися після самої атестації.

Важливо, щоб система до того ж допомагала

оперативно обробля-

ти і передавати інформацію до бухгалтерії для здійснення необхідних

нарахувань і виплат.

Кадрове планування. На основі всієї сукупності наявної первинної

інформації ідеальна система повинна забезпечувати формування

бюджету за витратами на персонал.

410

До таких завдань належать: планування фонду заробітної платні;

формування бюджету на навчання; планування чисельності персоналу;

планування витрат на забезпечення соціальних гарантій, на підбір тощо.

Крім того, з її допомогою співпрацівники кадрових підрозділів

мають отримати можливість планування необхідних заходів й аналізу

міри виконання запланованого.

3.2.4. Функціональна структура інформаційних систем

управління персоналом

Функціонально використовувані нині автоматизовані системи

управління персоналом складаються з трьох контурів управління: HR-

admіnіstratіon, HR-management і HR-process management (див. рис. 3.1).

Контур HR-admіnіstratіon є обліково-обчислювальним ядром системи.

Тут розв’язуються завдання адміністрування персоналу, кадрового

документообігу, обліку витрат робочого часу, виробничо-аналітичного

обліку витрат на персонал, розрахунку заробітної платні, формування

звітності, у тому

числі податкової, пенсійної і статистичної, отримання

довільних аналітичних зрізів інформації за обліковими даними.

Контур HR-management підтримує методики профілізації посад,

управління на основі компетенцій і грейдинг посад, підбір і розставляння

Рис. 3.1. Функціональний склад HR-системи

411

кадрів, оцінку персоналу, управління заходами щодо розвитку персоналу,

управління кар’єрою і мотивацією.

Ну і, нарешті, третій контур HR-process management призначено

для аналізу і моделювання кадрових процесів. На основі певних базових

знань з персоналу створюється система індикаторів стеження за цим

ресурсом підприємства. Потім задають певні коридори допуску, в

рамках яких значення індикаторів вважають нормальними. Відхилення

показників тих або інших індикаторів призводить до необхідності управ-

лінської дії.

Окрім функціональної повноти, система повинна володіти такими

можливостями, як розподілена робота і стикування з іншими систе-

мами, а також мати низку додаткових режимів, призначених для ІТ-

служб. До таких режимів належать версійний супровід системи поста-

чальником і модель ролевого доступу.

Наявність інструментального середовища налаштування і програ-

мування дасть змогу розвивати додатковий функціонал системи, а у

форс-мажорних випадках самостійно супроводжувати систему, оскіль-

ки навіть за відмови обслуговування постачальником подібна система

має бути працездатною. Звичайно, це мають бути промислові сервери

баз даних і реляційні моделі даних, які дають змогу здійснювати прямий

доступ до даних

і проводити адміністрування системи. Крім того,

система повинна мати продуктивну архітектуру, щоб десятки/сотні

розраховувачів могли працювати без втрати продуктивності.

Нині на українському ринку існує стабільний попит на HR-

системи. Передусім підприємства, особливо середні і великі, відчу-

вають потребу в автоматизації основних і найтрудомісткіших бізнес-

процесів, пов’язаних з управлінням персоналом: прийняття

на роботу,

переведення, звільнення, оформлення відпусток тощо. Досить велика

потреба в інтегрованих системах, що забезпечують також функціона-

льність з обліку робочого часу (електронний табель) і розрахунку

заробітної платні. З’являється попит на більш “просунуту, “західну”

функціональність”: планування кар’єри, управління навчанням, підбір

кандидатів, планування оргструктури і штатного розкладу, самообслу-

говування. Такою функціональністю

цікавляться компанії із західним

стилем менеджменту, що, передусім, швидко розвиваються. Необхідно

відзначити, що, незважаючи на існуючий попит, автоматизація бізнес-

412

сфери управління персоналом не є найпріоритетнішим завданням

автоматизації в більшості українських компаній. Передусім, автомати-

зуються бухгалтерський, матеріальний і виробничий облік. Можливо,

тому бюджети проектів з автоматизації управління персоналом суттєво

менші за бюджети на автоматизацію, скажімо, бухгалтерського обліку,

хоча за трудовитратами ці завдання цілком порівнюються.

Гравців на цьому ринку достатньо багато, особливо в

ніші mіddle

market (500 – 2000 працівників), де присутні західні системи (SAP,

PeopleSoft, Oracle, HRB, Scala, Navіsіon), українські системи (PersonPro;

inTEAM: Структура” й “inTEAM: Кадры; Свод; Кадры FinExpert; Т-

система единый контракт; Триплан – Персонал; MegapolisT. Управлiння

персоналом; Система: КАДРЫ), а також російські системи (Галактика,

БОСС-Кадровик, Парус, БЭСТ-ПРО, 1C). Конкуренція примушує

компанії розвивати функціональність, інтегрувати свої продукти з

продуктами інших постачальників і

суміжними продуктами (наприклад,

з системами документообігу, системами підбору персоналу тощо),

розвивати партнерські мережі, проникати в сусідні ринкові ніші.

Водночас спостерігається не лише звичний для програмного

забезпечення рух “від низу до верху” у бік більш великих клієнтів, а й

“згори донизу”: виробники великих систем створюють недорогі типові

рішення для невеликих компаній.

Поточні потреби

українських підприємств визначаються двома

чинниками: загальною ситуацією з автоматизацією і законодавчими

вимогами. Нині автоматизація обліку персоналу на багатьох українських

підприємствах – “шматково-клаптева”. Наприклад, табель ведуть вручну,

кадровий облік – на Excel, накази друкують з текстового редактора Word,

зарплатню нараховують деінде. У випадку чисельності працюючих у

декілька сотень осіб і більше, трудовитрати на все це, а

також на отримання

статистичних даних та вивіряння інформації, отримуваної керівництвом з

різних підрозділів, зростають у геометричній прогресії. Тому, першорядне

завдання – налагодити облік основних бізнес-процесів, часто – просто

навести елементарний лад. Вимоги українського законодавства також

привносять свій внесок. Закони, на жаль, дотепер достатньо сумбурні,

допускають неоднозначне тлумачення.

Тому в Україні користуються попитом системи з

оперативною

підтримкою змін вимог законодавства, випробовувані в реальній роботі