Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

373

розв’язування технологічно однорідних задач групою територіально

спільних користувачів, а другі – для автоматизації специфічних функцій

конкретного спеціаліста, якому за родом діяльності (виробничої чи

наукової) потрібно працювати індивідуально або незалежно від інших

фахівців.

Автоматизовані робочі місця колективного користування дають

можливість виконувати декомпозицію на підготовчо–обробні та

колективно–функціональні. АРМ першого типу призначені для

операторів,

зайнятих підготовкою, контролем та корегуванням даних

на машинних носіях, і дають змогу одночасно формувати уніфіковані

документи. Колективно–функціональні АРМ призначені для авто-

матизації функцій нероз’єднаних територіально спеціалістів, які

виконують функціонально однорідні, але розділені в часі операції у разі

великих обсягів інформації.

2.7.2. Автоматизоване робоче місце керівника

Розглянемо дещо конкретніше типове АРМ керівника, що засто-

совується переважно в системі організаційно-адміністративного управ-

ління.

Одне із найважливіших застосувань сучасної комп’ютерної

техніки пов’язано з автоматизацією інформаційної діяльності керівників

будь-яких сфер діяльності. Керівникові важливо створити сприятливі

умови роботи, оперативне та надійне подання відповідної інформації.

В цьому плані можна запропонувати

два типи структур: розподілену

та локалізовану.

У системі локалізованої структури АРМ не забороняється

вмикання в мережу, але користувач безпосередньо працює з усіма

наявними ресурсами. Очевидно, що такого типу АРМ застосовують у

невеликих за масштабами підприємствах (фірмах, організаціях, уста-

новах), а також у конкретних підрозділах, наприклад, відділах, цехах,

лабораторіях, дільницях.

Практика свідчить, що наявність

в організаціях різних найпро-

дуктивніших обчислювальних засобів здебільшого не є ознакою її ефек-

тивного використання на робочому місці керівника. Ця обставина пояс-

нюється тим, що основна частина роботи керівника, особливо вищого

374

рівня, потребує прийняття рішень. Відвертання його уваги на роботу з

АРМ у разі неспілкування з підлеглими звичайною мовою й у звичній

формі порушує встановлену технологію управління взагалі та прийняття

рішень зокрема. Навіть під час використання звичної мови спілкування

керівник змушений переривати робочий ритм для правильного введення

запиту в комп’ютер. Унаслідок цього знижується

оперативність

вироблення управлінських рішень.

У зв’язку з цим АРМ керівника за принципами побудови та своїми

функціональними можливостями має відрізнятися від інших АРМ і мати

розподілений характер. Одночасно має відбуватися імітація звичних

прийомів роботи, зокрема, клавіатура терміналу доповнюється

переговорним пристроєм, екран дає змогу відтворювати багатовіконну

картину, імітуючи таким чином робочий стіл, а термінал оснащується

також друкуючим пристроєм. При такій побудові АРМ керівник за

допомогою переговорного пристрою спілкується з оператором, який

уводить запити в комп’ютер, адресуючи за потребою вихідні дані на

екран, периферійний чи друкуючий пристрої.

Оператор може не тільки обслуговувати одного чи декількох

керівників одночасно, а й здійснювати за їхнім завданням попередній

підбір відповідних даних чи

матеріалів тощо. Разом з тим роль опера-

тора може виконувати помічник, референт чи секретар. Основні функції

керівника, які полягають в оперативному управлінні та прийнятті рішень,

визначають основні вимоги до його АРМ, на якому мають бути:

♦

розвинена з постійним поповненням база даних, яка адекватно

відповідає функціональному стану об’єкта управління;

♦

діалогові програмні засоби для комфортного спілкування з

комп’ютером у процесі прийняття рішень і здійснення організаторської

та адміністративної діяльності.

Основним документом керівника здебільшого є загальний план

роботи, в якому зафіксовано основні теми (проекти, завдання, задачі),

розкривається їхній зміст та очікувані результати, вказано виконавців,

ресурси, фінансові показники та ін. Крім загального плану роботи

керівникові потрібно мати детальні плани роботи окремих підрозділів і

груп, навіть до конкретних завдань та виконавців.

Інший тип документів, з якими має справу керівник, – це різно-

манітні відомості, довідки, звіти. В них міститься детальніша інформа-

375

ція про окремі проекти, вироби, матеріали, виконавців. Потреба в тих

чи інших документах виникає під час проглядання планів робіт або

інших аналогічних документів. Нарешті, у керівників завжди виникає

необхідність в інформаційній підтримці особистої діяльності, для чого

використовуються записники, картотеки, календарі та інші засоби

оргтехніки.

Для наглядного подання планів робіт часто користуються довід-

никовими

таблицями (матрицями), типовий вигляд яких зображено на

рис. 2.18.

Рис. 2.18. Типова схема подання плану робіт

Проаналізуємо зовнішній вигляд такої таблиці і розглянемо типовий

порядок роботи з нею. Кожна тема (проект, завдання) описується в

таблиці декількома рядками. Групу рядків, які відносять до однієї теми

або підтеми, називають суперрядком.

Суперрядки розділені на поля – комірки таблиці. Два лівих поля

зазвичай містять порядкові номери і словесні формулювання тем і

підтем, а

решта полів – значення різних показників. Це можуть бути

текстові описи змісту і результатів робіт заданої теми (підтеми), списки

виконавців, терміни виконання, кількісні і фінансові показники та ін.

Користувач (керівник або його заступник, чи помічник) повинен

мати можливість уважно переглядати таку таблицю за рядками або

стовпцями, аналізуючи і співставляючи значення показників ti. Крім

376

того, має бути можливість занесення нових значень ti в окремі комірки

таблиці. Вміст деяких комірок може розкриватися за допомогою

додаткових таблиць такої ж або іншої структури. Розкриття змісту

окремих позицій плану може здійснюватися за допомогою відповідних

текстових документів, зокрема, пояснюючих записок, анотацій,

рефератів тощо.

З огляду на обмежені розміри екрана дисплея, подати на

екрані

відразу всю таблицю часто не вдається. Тоді використовують т. зв.

багатовіконне відображення інформації або стандартні смуги прокру-

чування (скролінг) для проглядання невидимої частини зображення,

коли користувачеві надається можливість виконувати три базові

операції:

♦

змінювати текстові і числові значення в окремих комірках

довідникової таблиці або в текстових документах, виведених на екран;

♦

переміщатися вздовж таблиці або тексту, розгортаючи для

перегляду або зміни інші частини, в т. ч. і невидимі в даний момент на

екрані;

♦

розгортати вміст окремих комірок таблиці або позицій тексту,

виводячи на екран допоміжні таблиці і текстові документи.

Підсумовуючи, відзначимо, що АРМ керівника має забез-

печувати:

♦

автоматизований оперативний пошук і вибір будь-якої інформації

з бази даних, наочність її подання і пристосування до індивідуальних

особливостей керівника, високу інтеграцію інформації;

♦

оперативний зв’язок з підрозділами, співробітниками апарату

управління та іншими (в т. ч. зовнішніми) джерелами інформації,

надійність технічних та програмних засобів;

♦

можливість нагромадження в комп’ютері досвіду прийняття

рішень у типових випадках, узагальнення та класифікації цього досвіду

для його використання.

2.7.3. Автоматизовані робочі місця економістів

Використання сучасної персональної комп’ютерної техніки

докорінно змінює організацію та технологію ведення праці економіста

завдяки створенню АРМ економістів, що дає можливість децентралізо-

377

вано обробляти дані на різних ділянках планування, обліку тощо,

розв’язуючи таким чином окремі економічні задачі і передаючи отри-

мані результати на ділянки вищого ієрархічного рівня для ведення

зведеної економічної звітності. В такій системі економіст є безпосе-

реднім учасником процесу автоматизованого оброблення інформації,

що підвищує його відповідальність за отримані результати. Водночас

доцільно

використовувати діалоговий режим оброблення даних, коли

економісту надається змога контролювати весь процес оброблення і

змінювати значення відповідних параметрів.

Організується АРМ економіста за функціональною ознакою і

здебільшого охоплює ділянки обліку основних засобів, матеріальних

цінностей, праці та заробітної плати.

Технічне забезпечення такого робочого місця складається з

обчислювального комплексу двох рівнів, поєднаних у локальну

обчислювальну мережу

різних топологій. На верхньому рівні розмі-

щують комп’ютер із швидкодіючим процесором і великим обсягом

оперативної та зовнішньої пам’яті, за допомогою якого обробляють

основний потік різних облікових даних, що надходять з комп’ютерів

нижнього рівня. На нижньому рівні знаходиться комп’ютер (робоча

станція) економіста з периферійними пристроями, зокрема, процесо-

ром, дисплеєм, нагромаджувачем

на магнітних дисках, клавіатурою,

друкуючим пристроєм і апаратурою передачі даних для зв’язку з

центральним комп’ютером.

Наявність діалогових засобів спілкування між комп’ютером й

економістом створює передумови для організації введення та оброб-

лення даних первинного обліку шляхом формування та виконання

запитів “економіст–комп’ютер”. Такий діалог на стадії первинного

обліку забезпечується

набором формалізованих програмних процедур,

за допомогою яких виконують:

♦

уведення даних відповідно до структури спроектованих

первинних документів;

♦

автоматичний контроль усіх вхідних реквізитів за встанов-

леними методами забезпечення вірогідності введення вхідної

інформації;

♦

контроль збалансованості документа;

♦

друкування протоколу введених даних первинного обліку;

378

♦

корегування даних, уведених з первинних документів;

♦

оброблення різних показників документа;

♦

формування первинних документів з урахуванням уведених

показників;

♦

організацію хронологічного інформаційного масиву введених

даних;

♦

друкування первинного документа, сформованого у комп’ютері.

Для ефективного виконання стадії первинного обліку мають бути

наявні детальні описи діалогу “бухгалтер–комп’ютер”, які б визначали

порядок уведення та оброблення даних, зрозумілого для користувача-

непрограміста.

Згідно з запитом на введення та оброблення даних відбувається

пошук у масиві форм, що відповідають вигляду відповідних первинних

документів. Ідентифікація описаного документа в комп’ютері відбува-

ється за номером чи назвою запиту. Опис форми первинного документа

містить параметри, які дають змогу організувати потрібний порядок

уведення, контролю та запису первинного документа у хронологічний

масив даних. Перед уведенням показників первинного документа

визначають його комп’ютерну структуру, для чого документ

зображають у вигляді сукупності

розділів табличної форми, які містять

рядки, що складаються з різної кількості показників і можуть

повторюватись, маючи однакову структуру. Для визначення структури

розділу первинного документа часто застосовують спосіб задавання

типу рядків, які входять у розділ.

Отже, параметри описів форм первинних документів у комп’ютері

забезпечують автоматизацію введення та оброблення даних на етапі

первинного обліку, а

також уніфікований спосіб їхньої реєстрації. Ство-

рення в системі оброблення нових документів досягається за допомо-

гою параметричного опису нової форми та її внесення у довідник форм

документів.

У той час, коли керівники мають справу зі структурованою інфор-

мацією, в якій основними елементами є формулювання тем, проектів,

завдань, назв організацій, лабораторій, виробів

, прізвища керівників

підрозділів та їхній склад і т.д., то економісти (бухгалтери, плановики)

працюють здебільшого з числовими даними, які характеризують

бюджетні асигнування, розподіл грошових засобів між підрозділами,

379

матеріальні ресурси, фінансові розрахунки з банками та іншими

установами тощо.

Для автоматизації оброблення числової інформації найбільш

придатний метод електронних таблиць. Наведемо приклад такої таб-

лиці (див. табл. 2.1), де:

А – порядковий номер ряду;

В – місце призначення відрядження;

С – вартість проїзду до пункту призначення і в зворотному

напрямку;

D – витрати на

проживання однієї людини;

Е – кількість людей у відрядженні;

F – тривалість відрядження;

G – загальна сума витрат, яку вираховують за формулою:

G = C x E + D x E x F (1)

Таблиця 2.1. Розрахунок витрат на відрядження за 2003 рік

На окрему комірку таблиці зручно посилатися, вказуючи її мітку.

Так, наприклад, мітка С1 визначає комірку, що розміщена на перетині

стовпця С і першого рядка. Тоді для першого рядка формула (1) матиме

вигляд

G1 = C1 x E1 + D1 x E1 x F1, (2)

а величина G5 визначатиметься за формулою

G5 = G1 + G2 + G3 + G4 (3)

або

G5 = СУМА(G1, G4). (4)

Переваги електронної таблиці порівняно з її поданням на звича-

йному папері полягають у тому

, що:

380

♦

вводити вхідні дані в електронну таблицю легше і швидше, бо

однакові значення в рядках чи в стовпцях заносять один раз, а потім

повторюють в інших комірках, здійснюючи під час цього копіювання

не тільки окремих комірок, але й цілих рядків, стовпців або прямокутних

ділянок;

♦

в електронній таблиці можна за допомогою формул задавати

залежності одних значень від інших, наприклад, достатньо ввести в

комірку G1 формулу (2), після чого скопіювати її в комірки G2, G3 і т.д.

(водночас відповідні індекси елементів формули автоматично

корегуються);

♦

легко виконувати перевірку “що буде, якщо...”, тобто аналі-

зувати вплив зміни будь-яких вхідних параметрів;

♦

сформована електронна таблиця відразу ж стає документом,

який можна багатократно використовувати, легко модифікувати і

видруковувати у потрібній кількості екземплярів.

Як і у випадку роботи з іншими типами документів, електронні

таблиці зображають на екрані дисплея у вигляді вікон, причому вікон

може бути декілька і в кожному з них подається своя інформація. Для

бухгалтера (

економіста), зокрема, може виявитися корисним виведення

декількох взаємопов’язаних таблиць.

Для прикладу розглянемо підсумкову таблицю, в якій вихідними

даними фігурують підсумкові значення декількох таблиць попереднього

типу (див. табл. 2.2).

Таблиця 2.2. Витрати на відрядження у відділах за 2001-2003 роки

Значення стовпця Е цієї таблиці розраховують за формулою

обчислення середнього

381

Е = (В + С + D)/3, (5)

а значення В4-Е4 як суми відповідних стовпців

В5 = В1 + В2 + В3,

С5 = С1 + С2 + С3, (6)

D5 = D1 + D2 + D3,

Е5 = Е1 + Е2 + Е3.

Якщо на екран виведено таблицю 2.2, а після цього користувач

захоче переглянути, яким чином отримано деяке число, наприклад, у

комірці D1, то достатньо встановити курсор на цю комірку і виконати

команду “

Розгорнути”. Оскільки значення Е1 визначається як

підсумкове значення таблиці 2.1, то ця таблиця буде виведена на екран

в окреме дисплейне вікно. Отже, взаємозв’язок між різними таблицями

через підсумкові значення дає змогу бухгалтеру (економісту) швидко

переглядати та аналізувати всі дані, які відносяться до певної задачі.

Важливим етапом автоматизації первинного обліку фінансово-

господарських операцій є

систематизація бухгалтерських записів

хронологічного масиву обліку у базі даних, що дає змогу побудувати

єдиний централізований фонд бухгалтерського обліку і здійснити повне

відображення синтетичних та аналітичних показників господарських

операцій. Аналіз процесу систематичного запису даних первинного

обліку у базу даних засвідчує, що найдоцільніше використовувати

процедури занесення інформації у формі таблиць. Застосування таблич-

ної моделі баз

даних синтетичного та аналітичного обліків дає змогу

створювати структури зберігання даних і заодно розкривати їхній

взаємозв’язок із структурами даних первинного обліку. Процедура

відображення даних забезпечує формування відео- або машинограм,

які описують як зовнішні елементи форми, так і потрібні дії під час

відбору назв та інших довідникових показників. Процес отримання

машинограм переважно відбувається

за етапами формування вихідних

документів.

АРМ бухгалтера для обліку основних засобів призначений для

проведення обліку наявності, надходження та вибуття основних засо-

бів, обліку витрат на ремонт основних засобів, нарахування амортизації

згідно з установленими нормативами. Основний документ, який містить

інформацію про надходження основних засобів, є акт про приймання–

передавання. Під час уведення даних

з таких актів створюється хроно-

382

логічний файл даних, в якому зберігаються показники в структурі

макетів, потрібних для подальшого впорядкованого запису в базу даних

синтетичного та аналітичного обліків основних засобів. Аналіз струк-

тури актів приймання–передавання дав змогу визначити три макети

записів інформації в хронологічний файл.