Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

383

Розділ 3. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ В УПРАВЛІННІ

ПЕРСОНАЛОМ

3.1. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

3.1.1. Структура системи управління персоналом

Від рівня забезпечення управління персоналом безпосередньо

залежить ефективність господарсько-фінансової діяльності підпри-

ємства. Організовують роботу з персоналом служби управління

персоналом, працівники яких повинні професійно володіти спеціальними

знаннями в галузі права, психології та соціології. До основних завдань

служби управління персоналом належать: планування, відбір, найом,

адаптація, підвищення рівня кваліфікації та перепідготовка, проведення

атестацій, оцінка рівня

кваліфікації, просування по службі, організація і

стимулювання праці, забезпечення техніки безпеки, соціальних виплат,

укладання колективних договорів, розгляд скарг і претензій, контроль

за дотриманням трудової дисципліни, вивільнення, аналіз плинності

персоналу і втрат робочого часу, профорієнтація, консультування

керівників підрозділів з питань персоналу і трудового законодавства,

формування мікроклімату в трудовому колективі тощо.

Критерієм і кінцевою метою

роботи служби управління персона-

лом є укомплектування всіх робочих місць на підприємстві працівни-

ками, духовний і професійний рівень котрих відповідає посадам, які

вони обіймають. Тобто основна мета служби управління персоналом –

це формування трудового колективу підприємства.

Трудовий колектив – це відокремлена, організаційно оформлена

група людей, скооперованих для спільної діяльності з метою досягнення

певної конкретної

цілі. Трудовий колектив становить першооснову

економічного механізму будь-якої держави, є головним творцем

новоствореної вартості та годувальником непродукуючих категорій

населення (дітей, інвалідів, армії, державних чиновників тощо).

Колективи бувають виробничі, наукові, педагогічні. Основний

колектив – це весь колектив підприємства. Первинний колектив –

найменший колектив структурного підрозділу підприємства.

384

Формальна структура трудового колективу – це така, яка відпові-

дає Закону про підприємство. Соціально-психологічна (неформальна)

структура підприємства побудована на взаємних симпатіях один до

одного. Соціальна структура визначає кваліфікаційний, статево-віковий

та культурно-технічний рівні.

Становлення новоствореного трудового колективу проходить три стадії:

— орієнтація членів колективу;

— взаємна адаптація;

— консолідація, товариська співпраця і

взаємодопомога.

Трудовий колектив виконує визначальну роль в управлінні

підприємством, оскільки безпосередньо приводить у дію всі ресурси.

Він – об’єкт і суб’єкт управління й умовно його поділяють на дві

частини: першу, яка безпосередньо бере участь у виробничому процесі,

називають виробничим персоналом; другу, що керує першою, вироб-

ляє для неї програму дій і

координує їх у випадку відхилення, називають

управлінським персоналом, або персоналом управління.

Персонал управління – це сукупність працівників, зайнятих

управлінською працею, які виконують або сприяють виконанню конкрет-

них функцій управління. Управлінська посада — первинне структурне

утворення апарату управління, яке характеризується складом, змістом

й обсягом функцій, необхідних для досягнення мети. Управлінські

посади поділяють:

1. За формами здійснення

трудового права: штатні, номенкла-

турні, вакантні, виборні, провідні, громадські.

2. За формами виконання службових обов’язків: керівні, спеціальні,

технічні, зокрема:

♦

Керівники (лінійні, функціональні), які скеровують, координують

і стимулюють діяльність учасників колективного виробництва. До них

належать:

— керівники підприємства;

— головні (провідні, старші) спеціалісти;

— керівники структурних підрозділів.

♦

Спеціалісти, які надають кваліфіковану допомогу керівникам

під час аналізу та розв’язування складних питань розвитку виробництва

385

або самостійно керують інженерно-технічними, планово-економічними

й іншими функціональними службами. До них належать спеціалісти:

— з організації і технології виробництва;

— інженерно-технічні;

— з економіки і бухгалтерського обліку.

♦

Технічні виконавці (допоміжні працівники), які здійснюють

технічне й інформаційне обслуговування керівників і спеціалістів

(збирання, первинне оброблення, зберігання і передання інформації).

Технічні виконавці бувають:

— з обліку;

— з обслуговування виробництва.

Для керівників норми роботи встановлюють, виходячи з норм

керівництва, для спеціалістів – із норм обслуговування, для технічних

виконавців – через пряме нормування.

Адміністрація підприємства (організації) –

орган, який здійс-

нює управління підприємством або організацією в межах своїх повно-

важень.

Адміністративно-управлінський персонал – це працівники,

зайняті в апараті управління народним господарством та органах

державного управління. До нього належать: керівники підприємств,

організацій, установ, їх заступники, інженери, техніки, та інші фахівці,

які працюють в управлінському апараті й не зайняті безпосередньо

на

виробництві.

Прогнозування і планування роботи з персоналом на будь-якому

підприємстві розпочинається із формування штатного розпису. Він

передбачає кількість працюючих у розрізі структурних підрозділів,

рівень їх кваліфікації та мінімальний і максимальний рівні заробітної

платні. Кількість і кваліфікація працюючих на підприємстві залежать

від обраної технології процесу виробництва й управління ним.

Штатний розпис – це

нормативний перелік підрозділів і посад

підприємства (організації) з переліком загальної чисельності

адміністративно-управлінського персоналу та окладів для кожної

посади. Він формується на основі типових штатних розписів і розра-

386

хунків з урахуванням специфіки роботи підприємства (організації) і

затверджується його керівником.

Штатний розпис – правовий документ. Він становить підставу

для служби управління персоналом з формування трудового колек-

тиву. В ньому не завжди чітко визначено функції для кожної посади,

тому періодично потрібно їх уточнювати і коригувати. Комплектування

штату і підбір персоналу здійснюється на підставі

вимог паспортів

робочих місць, що повинні розроблятися на основі діючої на

підприємстві технології процесу виробництва й управління ним. Підбір

персоналу полягає в комплектуванні трудового колективу новими

працівниками згідно зі штатним розкладом.

3.1.2. Підбір персоналу

Процес підбору персоналу містить:

1. Загальні вимоги до персоналу.

2. Збирання інформації про можливі кандидатури.

3. Оцінку якостей кандидатів і складання характеристик на

кожного з них.

4. Визначення відповідності кандидата вимогам, що висуваються

до посади.

5. Порівняння декількох кандидатур на одну посаду і вибір

найвдалішої.

6. Призначення кандидата на посаду і укладення з ним трудо-

вого договору.

Загальні вимоги до персоналу. Служби управління персоналом

мають провадити грамотну кадрову політику і підбирати людину для

праці, а не працю для людини. Безсистемність буде призводити до

хронічної нестачі підприємливих і компетентних фахівців на підприємстві

та високої плинності. Потрібно ширше вивчати світовий досвід і

застосовувати кращий (наприклад, пожиттєвий найом, вибір робочого

місця

за уподобаннями, зміна професії, найом на роботу весною, коли

молодь закінчує середні та вищі навчальні заклади тощо).

Під час прийому на роботу потрібно дотримуватися загальних

вимог до персоналу:

387

1. Особиста згода кандидата працювати на конкретній посаді.

2. Стан здоров’я кандидата має відповідати вимогам виконуваної

роботи.

3. Рівень духовного розвитку кандидата.

4. Рівень кваліфікації кандидата і його здатність повноцінно

виконувати запропоновану роботу.

Перелічені вимоги в ширшому розумінні означають:

1. Перш ніж давати згоду працювати на певній посаді, кандидат

повинен бути детально ознайомлений зі

специфікою майбутньої роботи

безпосередньо на робочому місці. Він має пересвідчитися, що його

мета й інтереси збігаються з метою й інтересами підприємства.

2. Під час прийому на роботу служба управління персоналом має

вимагати від кандидата офіційний медичний висновок про відповідність

його стану здоров’я рівневі, який потрібен для виконання запропонованої

роботи. Водночас підприємство дає

скерування до медичної установи,

зазначаючи, в якому напрямі потрібно перевірити кандидата і який дати

медичний висновок (наприклад, про можливість роботи на висоті, чи

під водою, про психічні відхилення, залежність від алкоголю, токсичних

речовин, наркотиків, здатність переносити високі фізичні та психологічні

перевантаження).

3. Духовні якості кандидата можна об’єднати в такі групи:

особисті, моральні,

державницькі.

Особисті якості: простота, скромність, правдивість, порядність,

справедливість, висока мотивація до праці, обов’язковість, ввічливість,

здатність приваблювати до себе людей, психологічна сумісність,

чесність у роботі, співпраця, взаємна довіра, вдячність тощо.

Моральні якості: моральна стійкість – здатність у жодному

випадку не спокушатися на порушення християнської, національної і

загальнолюдської моралі; зразкова поведінка в побуті (вдома

громадських місцях).

Державницькі якості: політична зрілість, глибоке знання і

правильне розуміння національної мови, історії, традицій, культури,

моралі, шляхів розвитку держави та інших національних цінностей;

загальний дух національного патріотизму; свідоме служіння своєму

народові; політична стійкість; почуття національного обов’язку;

388

розуміння свого місця в державі, відповідальність за примноження

власного добробуту і добробуту держави тощо.

4. Під кваліфікацією фахівця треба розуміти: теоретичну підго-

товку з конкретного фаху; практичний досвід роботи з цього фаху;

інтелектуально-професійний рівень фахівця в інших суміжних до свого

фаху галузях.

Рівень кваліфікації працівника характеризують також професійна

компетентність; дотримання трудової дисципліни

; повнота,

оперативність і якість виконання своїх обов’язків; творча активність;

рішучість; адміністративні й організаторські здібності; боротьба за

прогрес; узгодженість із законами природи; здатність до прогнозування,

проблемного передбачення і відчуття нового; мобільність мислення і

незалежність його від власного досвіду; суперечливість мислення

(вміти використовувати те, що суперечить власній уяві); досвід роботи

з людьми на

декількох підприємствах; володіння реальним професіона-

лізмом, фахова гідність тощо.

До керівників підприємств – провідної категорії управлінського

персоналу, які є також фахівцями, організаторами і вихователями,

висуваються високі вимоги. Вони повинні мати високі особисті якості:

здоров’я; енергію; обдарованість від природи; розум; пам’ять; інтуїцію;

кмітливість; чесність, порядність, скромність, чуйність, зразкову

поведінку в сім’

ї і громадських місцях; врівноваженість; стриманість;

принциповість, тактовність, ввічливість, упевненість у своїх силах,

наполегливість, ерудованість; здатність “генерувати” ідеї, відчуття

нового; активність, комунікабельність; логічне мислення; діловитість,

обачливість, розсудливість, цілеспрямованість; самостійність; само-

критичність; пунктуальність, старанність, акуратність; відповідаль-

ність; ініціативність, підприємливість, ощадливість; здатність бачити

перспективу; мати організаторські, педагогічні і морально-етичні якості

й уміти працювати

з людьми; бути психологічно сумісним; уміти

переконувати і користуватися авторитетом.

Керівник має відповідати таким вимогам щодо кваліфікації: мати

середню спеціальну або вищу освіту, практичний досвід роботи з людьми

і високу професійну компетентність; досконало знати основи управління

і менеджменту, економіки, права, стилі, методи та психологію управління;

389

глибоко розуміти технологію, техніку й організацію процесів виробництва;

вміти правильно оцінювати управлінські ситуації, приймати і реалізувати

рішення; досконало володіти методами системного аналізу і контролю

діяльності підприємства, оцінки і виховання персоналу; системно мислити

і визначати найслабші ланки в управлінні; регулярно підвищувати

кваліфікацію, вміти поєднувати єдиноначальність із колегіальністю й

опиратися на інтелектуальний потенціал трудового колективу,

підтримувати з ним тісний зв’язок тощо.

Керівник повинен мати чітке уявлення про:

— стан і перспективи розвитку підприємства загалом і його

структурних підрозділів;

— останні досягнення світової науки і техніки зі своєї галузі;

— методи соціологічних досліджень;

— підходи до розв’язання господарсько-фінансових питань

підприємства з позиції взаємної вигоди трудового колективу, держави

тощо.

Залежно від того, які характерні особливості будуть становити

основу, системи управління, відповідно можуть бути змінені й вимоги

до управлінського персоналу.

Збирання інформації про можливих кандидатів можуть

здійснювати служби управління персоналом по-різному: через рекламні

оголошення про прийняття на роботу, оголошення конкурсу на

заміщення вакантної посади, безпосередньо від кандидата (анкетні й

автобіографічні дані,

документи про освіту, трудова книжка, їх аналіз

тощо) або зі сторони (запити на нього, зустрічі, перевірки, спостере-

ження, рекомендації з попередніх місць роботи).

Оцінка якостей кандидатів і складання характеристик на

кожного з них. Для оцінки персоналу існує широкий арсенал найріз-

номанітніших методів і прийомів, у тому числі:

— аналіз документів про працівника (

анкетних даних, результатів

атестацій, характеристик із трьох останніх місць роботи тощо);

— аналіз документів, підготовлених працівником (звітів, зведень тощо);

— опитування (співбесіда, анкетування) працівника;

— вивчення думки про працівника громадських організацій і колег

по роботі;

390

— атестація;

— застосування ділових ігор;

— тестування: з питань аналітичних та організаторських здіб-

ностей, інтелекту, правлінської ерудиції; на власну думку; в якій десятці

здатний посісти місце керівника; швидкість і ефективність прийняття

рішення за шаховим годинником; публічні виступи на конкурсі з

викладенням свого погляду; застосуванням комп’ютерних тестів тощо;

— стажування;

— тимчасове виконання обов

’язків;

— підготовка кандидатом програми розвитку підприємства;

— астрологічна оцінка працівника;

— графологічний аналіз почерку працівника, розміщення тексту

на папері, напрямок і нахил рядків, величина і форма букв, ритм

написання тощо);

— морфологічний аналіз за знімком працівника в анфас і профіль тощо.

Визначення відповідності кандидата вимогам посади, на

яку він претендує, здійснюється на підставі

паспортів робочих місць,

посадових інструкцій, положень про структурні підрозділи та статуту

підприємства, де викладено основні вимоги до працівника.

Порівняння декількох кандидатур на одну посаду і вибір

найудалішої здійснюється через конкурсний відбір за бальною системою

чи якісними характеристиками кандидатів. Порівняльні критерії може бути

переведено у бали або застосовано у реальних вимірах. Наприклад: досвід

роботи

кандидата 2,5 роки за фахом може вимірюватися як 2,5 роки, або

1 бал, за умови що він умовно приймається при тривалості роботи від

року до трьох, 2 бали – від трьох до п’яти років тощо.

3.1.3. Призначення кандидата на посаду

Призначення кандидата на посаду і укладання з ним трудо-

вого договору. Після рішення про прийняття працівника на роботу

оформляється особова справа, яка містить усі необхідні дані про нього.

Особова справа – це зібрані докупи документи, що висвітлюють

біографічні, ділові, особисті якості працівника. За її допомогою

здійснюється вивчення, добір і використання управлінських персоналу.

391

Її заводять у відділі персоналу на керівника підприємства, його

заступників, провідних фахівців, начальників відділів, служб, цехів та

їх заступників, фахівців, котрі очолюють самостійні ділянки роботи, а

також на матеріально відповідальних працівників.

Систематизуються справи в абетковому порядку або за струк-

турними підрозділами відповідно до затвердженого штатного розпису.

Особові справи матеріально відповідальних осіб зберігаються

окремо.

Кожній справі присвоюють номер, що відповідає номеру в штатно-

посадовій книзі. Цей номер потім фіксують в абетковій книзі особових

справ підприємства.

Справу формують з таких документів:

1) особовий листок із обліку персоналу (на ньому має бути

наклеєно фотографію працівника розміром 4 х 6 см);

2) доповнення до особового листка з обліку персоналу, де фіксу

ють усі відомості про роботу фахівця на підприємстві, починаючи з

призначення на посаду і до звільнення);

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, вчений ступінь, звання, підвищення

кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для фахівців, котрі мають наукове

звання або ступінь);

6) документи, на підставі яких видають накази про призначення,

переведення, звільнення працівника (його заяви

, листи тощо), а також

копії самих наказів або витяги з них;

7) атестаційні матеріали;

8) опис (перелік) документів, що містяться в особовій справі.

У разі потреби до справи можуть додаватися й інші документи,

які мають суттєве значення для фахівця і підприємства. Папки з

особовими справами повинні зберігатися в сейфах. У зв’язку

з тим,

що в цих документах містяться відомості особистого плану (біогра-

фічні дані, сімейний стан, адреса тощо), доступ до особової справи

має бути обмежено наказом керівника підприємства.

На кожного працівника рекомендується вести “Картку заохо-

чень і стягнень у роботі” з оцінкою у балах за кожен факт. Такий облік

допоможе під час атестації

об’єктивно оцінити працівника, зменшити

392

чи збільшити оплату, визначати величину щомісячних преміальних

винагород. Коли працівник набере певну кількість негативних балів,

його можуть звільняти з посади, а коли певну кількість позитивних –

перевести на вищу посаду, збільшити заробітну платню тощо.

Між працівником і підприємством укладається трудовий договір.

Це основа виникнення трудових правовідносин, набуття працівником

обов’язків і прав, пільг

і переваг, передбачених трудовим законодав-

ством. Трудовий договір може бути укладено у формі контракту з

визначенням у ньому конкретних вимог щодо обох сторін, які не повинні

суперечити чинному законодавству. У випадку встановлення випробу-

вального терміну, після його завершення сторони можуть відкорегувати

умови контракту так, аби вони задовольняли обидві сторони. Адже

якщо одна

зі сторін буде невдоволена, то високоефективної роботи

зазвичай очікувати не варто.

Доцільно практикувати заповнення працівником анкети своїх

потреб та інтересів. На її основі після індивідуальної співбесіди з ним

укладається контракт із конкретизацією стимулів та мотивації обох

сторін, що дає змогу максимально погодити інтереси працівника і

підприємства.

Розстановка персоналу на підприємстві. Під час прийняття

працівника на роботу може бути допущено помилки в правильності

оцінки його якостей, внаслідок чого він може не задовольняти вимог

посади, яку обіймає, або ж здатний виконувати роботу вищого порядку

складності, ніж йому було запропоновано. Інші ж працівники підприєм-

ства, котрі за період тривалої роботи на ньому набули чималого досвіду,

також потребують переміщення

на складнішу і вищеоплачувану посаду.

Тому на підприємстві відбувається постійне переміщення працівників і

по вертикалі, і по горизонталі.

Розстановка персоналу полягає переважно в їх перерозподілі

(висуненні на вищу посаду, переміщенні на іншу ділянку, рівноцінну

посаду, пониження в посаді) з подальшою їх адаптацією. Для закріп-

лення персоналу на підприємстві потрібно враховувати: особисті мотиви

і побажання працівника; його індивідуальні особливості; доцільність

використання кожного з них; розстановку найкваліфікованіших на

важливих ділянках; відповідність особистих якостей працівника

характеру виконуваної роботи; чітке встановлення їх обов’язків і