Семенихин В.В. Торговля. Энциклопедия
Подождите немного. Документ загружается.
Обратите внимание! Такой отказ возможен только на срок не менее одного года и в
отношении всех осуществляемых налогоплательщиком операций, предусмотренных одним или
несколькими подпунктами п. 3 ст. 149 НК РФ.
7.14. Реклама и УСН
Согласно ст. 3 Федерального закона Российской Федерации от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ "О
рекламе" рекламой признается информация, распространенная любым способом, в любой форме
и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на
привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к
нему и его продвижение на рынке.
Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, согласно п. 2 ст.
346.16 НК РФ определяют расходы на рекламу в соответствии со ст. 264 НК РФ.
Так, на основании пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на рекламу производимых
(приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика,
товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, относятся к
прочим расходам с учетом положений п. 4 ст. 264 НК РФ.
Согласно п. 4 ст. 264 НК РФ к расходам на рекламу относятся:
- расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе
объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;
- расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов
и рекламных щитов;
- расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-
продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и
каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах,
оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания и (или) о самой организации, на
уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при
экспонировании.
Вышеуказанные рекламные расходы при определении налоговой базы по единому налогу
при упрощенной системе налогообложения учитываются в полном объеме. Исключение
составляют расходы на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям
розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы
на иные виды рекламы. Такие расходы для целей налогообложения являются нормируемыми и
признаются в размере, не превышающем 1 процента выручки от реализации, определяемой в
соответствии со ст. 249 НК РФ.
На основании пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную
систему налогообложения, при определении налоговой базы по единому налогу могут включать
расходы на рекламу, но при условии, определенном в п. 2 ст. 346.17 НК РФ, то есть после их
фактической оплаты.
Кроме того, расходы на рекламу для плательщиков единого налога при применении
упрощенной системы налогообложения должны соответствовать критериям, определенным п. 1
ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть обоснованны и документально подтверждены.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка
которых выражена в денежной форме. Документом, подтверждающим факт осуществления
рекламных расходов, является акт выполненных работ.
Таким образом, налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения,
в целях исчисления единого налога могут признать рекламные расходы сразу после оплаты и
подписания акта выполненных работ.
Пример. Торговая организация применяет УСН с объектом налогообложения "доходы,
уменьшенные на величину расходов". В январе 2009 г. организация заплатила за рекламу своих
товаров на телевидении 20 000 руб., в том числе НДС - 3051 руб. 31 января 2009 г. был подписан
акт выполненных работ, а сама реклама вышла в эфир только в феврале 2009 г. Когда организация
должна учесть расходы на рекламу?
Расходы на рекламу в этом случае следует принять к налоговому учету 31 января 2009 г. в
целях соблюдения условий, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть произведена оплата таких
расходов и имеется в наличии акт выполненных работ.
Согласно п. 4 ст. 264 НК РФ расходы на рекламные мероприятия через средства массовой
информации, в том числе по телевидению, при определении налоговой базы по единому налогу
при применении упрощенной системы налогообложения будут включаться в полном объеме.
Следовательно, стоимость рекламных услуг от 31 января 2009 г. составит 20 000 руб., в том
числе НДС - 3051 руб.
На практике существуют случаи, когда договор заключается не на разовую, а на годовую
трансляцию рекламы своей продукции. В таком случае списание рекламных расходов будет
зависеть от того, как составлены первичные документы. Если акты выполненных работ выдаются
ежемесячно, то рекламные расходы списываются ежемесячно.
Если в начале года была произведена предоплата и выдан один акт на общую сумму
выполненных работ, но в нем не указано, что реклама будет выходить несколько раз в
определенные периоды, то в расходы можно будет включать общую стоимость рекламы. Если же
в договоре указаны конкретные даты трансляции рекламы, то рекламные расходы в этом случае
придется учитывать по частям.
Пример. Организация, применяющая УСН с объектом налогообложения "доходы,
уменьшенные на величину расходов", разместила свою рекламу на радио. Стоимость услуги
составила 15 000 руб., в том числе НДС - 2288 руб. Реклама была оплачена 10 января 2009 г., акт
выполненных работ был получен 31 января 2009 г. на всю сумму. В акте выполненных работ
указано, что реклама будет транслироваться в эфире в течение трех месяцев, то есть с января по
март 2009 г. Как в этом случае необходимо правильно принять к учету рекламные расходы?
На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ организация, применяющая упрощенную систему
налогообложения, в целях исчисления единого налога может признать рекламные расходы сразу
после оплаты и подписания акта выполненных работ. Однако в акте выполненных работ указано,
что реклама транслируется с января по март 2009 г., поэтому 31 января 2009 г. всю сумму
рекламных расходов при исчислении единого налога включить нельзя. В таком случае можно:
1. Разделить всю стоимость рекламы по месяцам, то есть:
- за январь 2009 г. - 5000 руб., в том числе НДС - 762 руб.;
- за февраль 2009 г. - 5000 руб., в том числе НДС - 763 руб.;
- за март 2009 г. - 5000 руб., в том числе НДС - 763 руб.
2. Поскольку все месяцы относятся к третьему кварталу, а авансовые платежи по единому
налогу начисляются поквартально, то всю стоимость рекламы можно показать в расходах марта
месяца.
Далее рассмотрим особенность отражения нормируемых расходов на рекламу в Книге
доходов и расходов, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. N 167н "Об
утверждении формы книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных
предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и Порядка ее
заполнения".
Обратите внимание, что в настоящее время действует новая форма Книги учета доходов и
расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную
систему налогообложения. Форма ее и Порядок заполнения утверждены Приказом Министерства
финансов Российской Федерации от 31 декабря 2008 г. N 154н "Об утверждении форм Книги учета
доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих
упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных
предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и
Порядков их заполнения".
При заполнении разд. I Книги "Доходы и расходы" налогоплательщикам, применяющим
упрощенную систему налогообложения, лучше всего записывать все нормируемые расходы в
графу 6 "Расходы - всего" на дату их оплаты.
По истечению отчетного периода налогоплательщикам необходимо рассчитать сумму
доходов от реализации товаров (работ, услуг), потом взять 1% от этой суммы и в пределах
полученной величины занести часть расходов на рекламу в графу 7 "В том числе расходы,
учитываемые при исчислении налоговой базы". Оставшуюся часть рекламных расходов в течение
налогового периода (года) переносить на следующие отчетные периоды (первый квартал,
полугодие и девять месяцев).
Пример. Организация, применяющая УСН с объектом налогообложения "доходы,
уменьшенные на величину расходов", проводила рекламную акцию с розыгрышем призов. Их
стоимость составила 30 000 руб. без НДС. Призы были куплены и оплачены 15 января 2009 г.
Доходы от реализации за первый квартал 2009 г. составили 2 000 000 руб., за второй квартал 2009
г. - 2 500 000 руб. Прочих нормируемых расходов на рекламу за налоговый период у организации
больше не было. Необходимо отразить выдачу призов в налоговом учете организации.
Согласно абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ расходы на приобретение (изготовление) призов,
вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных
кампаний, относятся к нормируемым расходам. В целях исчисления налоговой базы по единому
налогу такие расходы признаются в размере, не превышающем 1 процента выручки от
реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.
В первом квартале 2009 г. предел расходов на рекламу, подлежащий включению в
налоговую базу по единому налогу при применении упрощенной системы налогообложения,
составил: 20 000 руб. (2 000 000 руб. x 1%).
По истечении первого квартала 2009 г. при заполнении разд. I Книги "Доходы и расходы"
организации следует указать рекламные расходы в графе 6 "Расходы - всего" в сумме 30 000 руб.,
а в графе 7 "В том числе расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы" - в сумме 20 000
руб. Оставшаяся часть рекламных расходов в сумме 10 000 руб. переносится на следующий
отчетный период.
Выручка от реализации определяется нарастающим итогом с начала налогового периода.
Налоговым периодом по единому налогу при применении упрощенной системы
налогообложения в соответствии с п. 1 ст. 346.19 НК РФ является календарный год.
Учитывая вышесказанное, рассчитаем предел расходов на рекламу, подлежащий
включению в налоговую базу по единому налогу при применении упрощенной системы
налогообложения по итогам полугодия 2009 г., который составит: 45 000 руб. [(2 000 000 руб. + 2
500 000 руб.) x 1%].
Следовательно, оставшуюся часть рекламных расходов в сумме 10 000 руб. можно включить
в налоговую базу по итогам полугодия 2009 г. При заполнении разд. I Книги "Доходы и расходы"
по итогам полугодия 2009 г. в графе 7 "В том числе расходы, учитываемые при исчислении
налоговой базы" организации необходимо указать рекламные расходы в сумме 10 000 руб.
7.15. Реклама и НДФЛ
При проведении рекламных мероприятий рекламодатель может раздавать физическим
лицам с целью рекламы различные призы, подарки, сувенирную продукцию и так далее.
При получении подарка у физического лица возникает доход, с которого он обязан уплатить
налог. Согласно ст. 41 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) доходом
признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае
возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.
Например, полиграфическая продукция (буклеты, листовки, брошюры, каталоги продукции и
тому подобное), содержащая информацию о компании, ее товарах, идеях, начинаниях, не несет
сама по себе для физических лиц никакой экономической выгоды, поэтому не может быть
признана их доходом согласно Письму Минфина России от 5 октября 2005 г. N 03-05-01-04/283.
В соответствии со ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с
которыми налогоплательщик получил доход, признаются налоговыми агентами и обязаны
исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц
(далее - НДФЛ), исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ стоимость полученного подарка признается доходом
физического лица, полученным в натуральной форме. Налоговая база в данном случае
определяется как стоимость полученного подарка, исчисленная исходя из цен, определяемых в
порядке, аналогичном установленному ст. 40 НК РФ.
При этом в стоимость таких товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма НДС,
акцизов и исключается частичная оплата налогоплательщиком стоимости полученных им товаров,
выполненных для него работ, оказанных ему услуг (п. 1 ст. 211 НК РФ).
В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежит налогообложению НДФЛ стоимость любых
выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях
рекламы товаров (работ, услуг) в сумме, не превышающей 4000 руб. за налоговый период. При
этом учитывается совокупная стоимость всех призов, подарков, полученных физическим лицом в
течение налогового периода.
Пример. Организация в рекламных целях раздала сувениры с логотипом своей компании
стоимостью 3000 руб. Облагается ли такая безвозмездная передача сувениров в рекламных целях
НДФЛ?
В соответствии со ст. 210 НК РФ при определении налогооблагаемой базы по НДФЛ
учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной
формах.
Однако согласно п. 28 ст. 217 НК РФ освобождается от обложения НДФЛ стоимость призов,
получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров
(работ, услуг) в сумме, не превышающей 4000 руб. за налоговый период.
Таким образом, при получении физическими лицами от организации указанных сувениров,
не превышающих 4000 руб., организация не признается налоговым агентом, поскольку в этом
случае на нее не возлагается обязанность по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет
НДФЛ.
Если же стоимость призов и подарков превысила 4000 руб., тогда организация, являясь в
данном случае налоговым агентом, обязана исчислить и удержать НДФЛ с получателя дохода по
ставке 35 процентов в соответствии с п. 2 ст. 224 НК РФ.
Пример. Организация в ходе рекламной акции вручила победителю денежный приз в
размере 5000 руб. Какая сумма НДФЛ подлежит удержанию и перечислению в бюджет?
Налоговая база по НДФЛ равна 1000 руб. (5000 руб. - 4000 руб.).
Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию и перечислению в бюджет, составит 350 руб. (1000
руб. x 35%).
Организация выплатит денежный приз в размере: 4650 руб. (5000 руб. - 350 руб.).
В случае выдачи призов в неденежной форме организация не может удержать НДФЛ из
доходов физического лица, получающего приз, поскольку денежных средств, из которых можно
было бы удержать сумму налога, организация не выплачивала.
Согласно п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную
сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения
соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о
невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. Невозможностью
удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение
которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.
В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ исчисление и уплату налога по доходам, при
получении которых не был удержан налог налоговыми агентами, производят физические лица,
получающие такие доходы.
Поэтому организации, которые осуществляют распространение призов, сувениров, подарков
в натуральной форме не обязаны исчислять и удерживать НДФЛ с этих доходов физических лиц,
но при этом за ними сохраняется обязанность письменно сообщить в налоговый орган по месту
своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщиков
НДФЛ.
Сообщать в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ необходимо по форме N 2-НДФЛ
"Справка о доходах физического лица", утвержденной Приказом ФНС России от 13 октября 2006 г.
N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц".
Согласно ст. 230 НК РФ сведения о доходах физических лиц организация обязана
представить в налоговый орган по месту своего учета не позднее 1 апреля года. В случае
непредставления таких сведений в установленный срок в налоговые органы с организаций может
быть взыскан штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ в соответствии с п.
1 ст. 126 НК РФ.
Пример. Редакция газеты в целях популяризации своего издания (еженедельника), а также
привлечения рекламодателей организует различные конкурсы, победителям которых вручаются
призы. Совокупная стоимость всех призов составляет 5000 руб.
Является ли в этом случае редакция налоговым агентом по НДФЛ в отношении лиц -
победителей конкурсов? Обязана ли редакция удержать НДФЛ с призов, врученных победителям
конкурсов?
В нашем случае редакция газеты, организующая различные конкурсы с вручением призов,
признается налоговым агентом в соответствии со ст. 226 НК РФ.
Статьей 230 НК РФ предусмотрена обязанность налоговых агентов вести учет доходов,
полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме 2-НДФЛ "Справка о
доходах физического лица" и представлять эти сведения в налоговый орган.
В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость призов в совокупности составляет 5000 руб., а
стоимость призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях с целью
рекламы товаров (работ, услуг), в сумме, превышающей 4000 руб. за налоговый период, подлежит
налогообложению НДФЛ.
Поскольку призы выдаются в неденежной форме, то согласно п. 5 ст. 226 НК РФ редакция не
обязана исчислять и удерживать НДФЛ у победителей конкурса.
В таком случае редакция обязана лишь в течение одного месяца с момента возникновения
соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о
невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщиков НДФЛ. А
победители конкурсов в свою очередь обязаны самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ в
соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ.
Обратите внимание! Если стоимость подарка, выигрыша составляет менее 4000 руб., то
справки о доходах физических лиц - получателей дохода по форме 2-НДФЛ подавать в налоговые
органы не нужно. При этом согласно Письму Минфина России от 10 июля 2006 г. N 03-05-01-
04/206 в этом случае необходимо вести персонифицированный учет физических лиц, получивших
указанные выигрыши и призы.
В случае если сумма выплаченного одному и тому же физическому лицу выигрыша превысит
в налоговом периоде 4000 руб., то такая организация будет признана налоговым агентом, и
соответственно, на нее будут возложены обязанности по предоставлению сведений о доходах
физических лиц, предусмотренные ст. 230 НК РФ.
Пример. Торговая организация ООО "Мир" для рекламы своей продукции провела конкурс
лучшего логотипа своей компании. Для участия в конкурсе требовалось отправить ООО "Мир"
эскиз своего логотипа и заполненную форму заявки на участие (она прилагалась к продукции). В
заявке следовало указать данные, необходимые для персонифицированного учета выигравших
лиц и заполнения формы 2-НДФЛ.
Таким образом, торговая организация ООО "Мир" организовала персонифицированный учет
всех физических лиц, которые получили призы.
Стоимость каждого приза победителям (кроме главного) составила менее 4000 руб. Главный
приз - путевку в Египет на сумму 50 000 руб. - получил гражданин Иванов А.А.
Других выигрышей и призов от участия в мероприятиях, проводимых в рекламных целях, у
гражданина Иванова А.А. не было. Поэтому величина налогооблагаемого дохода в виде приза от
участия в конкурсе рекламного характера составила 46 000 руб. (50 000 руб. - 4000 руб.), а сумма
исчисленного НДФЛ - 16 100 руб. (46 000 руб. x 35%).
Гражданин Иванов А.А. не состоит в трудовых отношениях с торговой организацией ООО
"Мир" и никаких денежных выплат от нее не получал. Поэтому ООО "Мир" не имеет возможности
удержать сумму НДФЛ с дохода, полученного гражданином Ивановым А.А. в натуральной форме.
При этом торговая организация ООО "Мир" письменно уведомила налоговую инспекцию по
месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ с дохода гражданина Иванова А.А., о сумме
его дохода, а также о размере его задолженности - 16 100 руб. с приложением справки о доходах
физических лиц по форме 2-НДФЛ.
В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ гражданин Иванов А.А. обязан будет не позднее 30
апреля 2010 г. подать налоговую декларацию в налоговую инспекцию по месту своего жительства.
Сумму же НДФЛ в виде приза, полученного от ООО "Мир", гражданин Иванов А.А. обязан
будет уплатить на основании уведомления налоговой инспекции равными долями в два платежа:
1) не позднее 30 календарных дней с даты вручения налоговым органом налогового
уведомления об уплате налога;
2) не позднее 30 календарных дней после первого срока уплаты.
НК РФ предусмотрена ответственность налоговых агентов за неуплату сумм налога,
подлежащего удержанию и перечислению в бюджет. Так, ст. 123 НК РФ предусмотрен штраф в
размере 20 процентов от суммы, подлежащей перечислению суммы налога.
Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 28 февраля 2001 г. N 5 "О некоторых вопросах
применения части первой Налогового кодекса Российской Федерации" указанные санкции
применяются в отношении компаний, которые могли удержать налог у налогоплательщика из
доходов, выплачиваемых в денежной форме, но неправомерно его не удержали. Следовательно,
если организация не может исчислить и удержать НДФЛ со стоимости призов в неденежной
форме согласно п. 5 ст. 226 НК РФ, в таком случае указанная ответственность не применяется.
Глава 8. ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТОРГОВЛЕ
8.1. Документооборот в торговле
(в том числе товарный отчет)
Организации, занятые в торговле, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов,
имеющих большой объем документооборота. Ведь им ежедневно приходится совершать
операции, связанные с приемкой, хранением и продажей товаров, которые, как известно,
представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской
деятельности. Документооборот, как элемент учетной политики торговой организации, выступает
не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета, но является и базой для
принятия различного рода управленческих решений. Торговая деятельность имеет свои
отраслевые особенности, которые сказываются в том числе и на порядке документального
оформления операций, совершаемых с товаром. О специфике торгового документооборота мы и
поговорим далее.
По общему правилу, вытекающему из ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-
ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), торговые организации обязаны вести
бухгалтерский учет, причем ответственным за его организацию является руководитель торговой
компании. Именно руководитель торговой фирмы, отталкиваясь от объема учетной работы,
принимает решение о том, каким образом торговая компания будет выполнять данное
требование бухгалтерского законодательства. Для этих целей руководитель может учредить
собственную бухгалтерскую службу торговой компании, возглавляемую главным бухгалтером,
передать на договорных началах ведение учета специалистам или лично заняться его ведением.
Помимо принятия решения о форме ведения бухгалтерского учета руководитель торговой
фирмы должен своим приказом утвердить и учетную политику, которой в дальнейшем торговая
организация будет руководствоваться при ведении учета.
Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются:
- формы первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы
документов;
- формы документов, которые будут использоваться торговой фирмой для внутренней
бухгалтерской отчетности;
- правила документооборота и технология обработки учетной информации.
Причем правила своего документооборота торговая компания определяет самостоятельно
исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности
хозяйственных операций, учитывая при этом нормы действующего бухгалтерского
законодательства, а также Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете,
утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105. Несмотря на то что указанный документ
был принят еще до реформирования российского бухгалтерского учета, нужно сказать, что
основные его положения до сих пор остаются актуальными, тем более что Минфин России пока
так и не утвердил никаких специальных рекомендаций по организации системы
документооборота.
В общепринятом значении под документооборотом понимается движение первичных
бухгалтерских документов от момента их создания до передачи в архив. Несмотря на то что
каждый первичный бухгалтерский документ имеет свой маршрут движения в организации,
общими этапами документооборота для всех без исключения первичных документов являются:
- создание (получение) первичного документа;
- передача его в бухгалтерскую службу организации;
- принятие его к учету, что в свою очередь предполагает его проверку, обработку и внесение
данных в соответствующий бухгалтерский регистр;
- передача документов в архив.
Понятно, что обеспечить своевременное прохождение документами каждого этапа
движения можно только посредством установления специального регламента, который обычно
называют графиком документооборота. Разработка такого графика входит в обязанности главного
бухгалтера торговой компании, а утверждение осуществляется руководителем. При разработке
графика документооборота главный бухгалтер должен руководствоваться принципом
рациональности, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для
прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок его
нахождения в подразделении. При этом следует учитывать, что график должен способствовать
улучшению всей учетной работы в целом и усилению контрольных функций бухгалтерского учета.
В силу того что все исполнители графика документооборота обязаны его соблюдать, то понятно,
что они с ним должны быть ознакомлены. Для чего каждому исполнителю необходимо вручить
выписку из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности
конкретного сотрудника, с указанием адресов и сроков представления документов.
Закон N 129-ФЗ обязывает организации подтверждать все свои хозяйственные операции
первичными учетными документами. И торговые компании не являются исключением. Причем,
по общему правилу, для этих целей торговые организации должны применять унифицированные
формы первичных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом России. И только в
случае отсутствия типовых форм торговые организации вправе применять самостоятельно
разработанные формы учетных документов, при условии того, что они содержат все обязательные
реквизиты, прямо перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а их применение закреплено
учетной политикой компании.
Унифицированные формы первичных учетных документов для торговых организаций
утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132, причем данным
Постановлением утверждены как общие формы по учету торговых операций, так и специальные, а
именно:
- по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с
применением контрольно-кассовой техники;
- по учету торговых операций при продаже товаров в кредит;
- по учету торговых операций в комиссионной торговле.
Конечно, в рамках одной статьи не представляется возможным рассмотреть
документооборот торговой организации с учетом всех существующих типовых форм, поэтому
остановимся лишь на формах, чаще всего используемых торговыми организациями.
Как известно, торговля представляет собой процесс, связанный с куплей-продажей товаров,
в связи с чем можно сделать вывод, что основными операциями, совершаемыми с товаром,
являются его приемка и продажа.
1. Приемка товара.
Напомним, что при приемке товара торговые фирмы руководствуются Методическими
рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в
организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5
(далее - Методические рекомендации).
Как следует из п. 2.1.5 Методических рекомендаций, порядок приемки товаров, а также ее
документальное оформление зависит от места приемки товаров, ее характера (по количеству,
качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным
документам и так далее.
Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам,
предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной,
товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).
В качестве накладной обычно используется товарная накладная N ТОРГ-12.
Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-
транспортная накладная N 1-Т, унифицированная форма которой утверждена Постановлением
Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в
автомобильном транспорте".
При доставке товара по железной дороге в качестве сопроводительного документа
выступает железнодорожная накладная, формы которой утверждены Приказом МПС России от 18
июня 2003 г. N 39, к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в
самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном
контейнере, то используется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере". При
доставке товаров морским транспортом оформляется коносамент.
Для документального оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и
комплектности, в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора,
Госкомстатом России предусмотрен Акт о приемке товаров формы N ТОРГ-1. Тем не менее обычно
в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы N
ТОРГ-12. Объяснением тому являются Указания по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-
12, где сказано, что она применяется торговыми фирмами для оформления продажи (отпуска)
товаров сторонним организациям. Причем составляется N ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый
остается в организации, продающей товар, и является у нее основанием для списания товаров с
учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для
принятия товаров на учет. Иначе говоря, в торговле товарная накладная N ТОРГ-12 может
выступать как расходным, так и приходным товарным документом. Кстати, на это указано и в п.
2.1.2 Методических рекомендаций. Заметим, что информация о товаре, содержащаяся в
накладной формы N ТОРГ-12, практически совпадает с информацией, указываемой в Акте N ТОРГ-
1, в связи с чем многие торговые организации в целях сокращения объема используемых
документов предпочитают не использовать Акт N ТОРГ-1.
Так как такие действия могут привести к неблагоприятным последствиям для фирмы,
например к отказу в вычете по НДС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2006
г. по делу N А56-30635/2005), то рекомендуем отказ от использования фирмой Акта N ТОРГ-1
закрепить в учетной политике. Но, по мнению автора, принятие такого решения вряд ли можно
назвать целесообразным. Одно дело, если фирма работает исключительно с российскими
поставщиками товаров, а если организация приобретает импортные товары? Вряд ли
иностранный поставщик выпишет покупателю N ТОРГ-12, поэтому в такой ситуации без Акта N
ТОРГ-1 не обойтись.
Ведь, как показывает правоприменительная практика, отсутствие данного акта по
импортным товарам может привести к спору с налоговым органом, о чем свидетельствует
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 октября 2007 г. по делу N А21-7777/2006.
Много споров у торговых организаций с контролирующими органами возникает по поводу
товаров, доставляемых в компанию автомобильным транспортом, причем независимо от того, кто
произвел доставку, - сам покупатель или поставщик. В этом случае налоговики требуют от
налогоплательщика представления товарно-транспортных накладных формы N 1-Т, а при их
отсутствии отказывают в вычете по НДС, что в свою очередь ведет к пересчету налогов и
возникновению налоговой ответственности налогоплательщика. Нужно сказать, что сегодня по
поводу применения формы N 1-Т у специалистов нет единого мнения о том, в какой ситуации ее
наличие является обязательным, - когда товар доставляет специализированный перевозчик,
организация-продавец или сам покупатель. Поэтому, по мнению автора, идеальным вариантом
при доставке товаров автотранспортом является наличие N N ТОРГ-12 и 1-Т, это поможет избежать
в дальнейшем спорных вопросов как в отношении вычетов по НДС, так и учета транспортных
расходов при налогообложении.
Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству
товаров, то оформляются следующие документы:
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-
материальных ценностей (форма N ТОРГ-2);
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных
товаров (форма N ТОРГ-3).
Указаниями по заполнению унифицированных форм определено, что Акты о приемке
товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным,
содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке
товаров по качеству и комплектности - с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в
договоре или контракте.
Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на
которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика
и покупателя или представителем организации-покупателя с участием компетентного
представителя незаинтересованной организации.
Составление актов производится отдельно по каждому поставщику на каждую партию
товара, поступившую по одному транспортному документу.
Товары, по которым расхождения не выявлены, в актах не перечисляются, при этом в конце
акта делается отметка: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".
Подписываются акты всеми членами комиссии, в случае отказа любого члена комиссии от
подписи акта, об этом делается соответствующая отметка в самом акте.
Подписанные акты с приложением всех соответствующих документов (накладных, счетов-
фактур и так далее) передаются под расписку в бухгалтерскую службу организации для
направления претензии поставщику или перевозчику.
Утверждает акт руководитель торговой организации, он же принимает решение о
направлении претензионного письма.
Обращаем ваше внимание, что форма Акта N ТОРГ-2 оформляется при приемке товаров
отечественного производства, он составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр акта
передается в бухгалтерию организации-покупателя, второй обычно прикладывается к
претензионному письму, направляемому в адрес поставщика или перевозчика, третий вручается
представителю поставщика, участвующему в актировании товара, а четвертый вручается
перевозчику.
При актировании товаров, поступивших от иностранных поставщиков, используется форма
Акта N ТОРГ-3, составляемая в пяти экземплярах.
2. Продажа товара.
Выше уже было сказано, что для оформления операций продажи (отпуска) товарно-
материальных ценностей сторонней организацией используется товарная накладная формы N
ТОРГ-12. Выписывается она уполномоченным лицом торговой организации в двух экземплярах.
Напоминаем, что любой первичный документ, в том числе и товарная накладная N ТОРГ-12,
приобретает юридическую силу только в том случае, если она заполнена по соответствующей
форме, с указанием всех реквизитов и подписана надлежащим образом. В N ТОРГ-12 в
обязательном порядке указывается следующая информация:
- наименование, адрес, телефон, факс и реквизиты, обслуживающего банка
грузополучателя, поставщика и плательщика;
- номер и дата транспортной накладной;
- должности и подписи лиц, разрешивших отпуск груза и осуществивших его фактическую
отгрузку. Помимо самих подписей в товарной накладной в обязательном порядке приводятся
расшифровки подписей указанных лиц.
Обратите внимание! В соответствии с п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от
3 марта 2003 г. N 65-ст, под расшифровкой подписи понимаются сначала инициалы, и только
потом фамилия лица, подписавшего документ. Подписи указанных лиц скрепляются печатью
организации продавца.
Также обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с Порядком применения
унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением
Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении Порядка применения
унифицированных форм первичной учетной документации" (далее - Порядок), организации не
вправе изменять какие-либо реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12 (включая ее код, номер и
наименование). Кроме того, Порядком категорически запрещено удалять отдельные реквизиты
товарной накладной N ТОРГ-12.
Однако не всегда организация-продавец может обойтись типовой формой накладной N
ТОРГ-12. Например, такая ситуация может возникнуть, если цена товара установлена в условных
денежных единицах (далее - у. е.). Заполнять N ТОРГ-12 в у. е. продавец не вправе, Порядок
запрещает изменять или удалять реквизиты N ТОРГ-12. Так как поступить в данном случае?
Порядком определено, что при необходимости организация может в унифицированные
формы первичной учетной документации вносить любые дополнительные реквизиты,
исключение составляют только формы документов по учету кассовых операций. Поэтому фирме-
продавцу следует воспользоваться этим моментом и внести в N ТОРГ-12 дополнительную графу с
ценой в у. е. с указанием даты, на которую определяется рублевый эквивалент стоимости товара.
Такое дополнение унифицированной формы N ТОРГ-12 позволит торговой организации
избежать проблем при составлении "первички" в момент отгрузки товара, окончательная цена
которого еще не сформирована. В дополнительной графе продавец укажет сумму товара в у. е., а
в графе "Сумма в рублях" поставит прочерк - ведь в момент совершения данной хозяйственной
операции у продавца еще таких данных нет. Кстати, именно так рекомендуют поступать
столичные налоговики в Письме УФНС России по г. Москве от 14 декабря 2005 г. N 20-12/93198.
Если условиями договора купли-продажи или поставки предусмотрено, что доставка товара
осуществляется силами продавца, то, как уже было отмечено, необходимо заполнить товарно-
транспортную накладную формы N 1-Т (далее - ТТН).
Несмотря на то что из Указаний по ее применению следует, что ТТН предназначена для
учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным
транспортом, лучше выписать этот документ, чтобы не "подставлять" своего партнера.
Напоминаем, что ТТН состоит из двух разделов:
товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Причем
у первого она выступает основанием для списания ТМЦ, а у второго - используется для
оприходования;
транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя - заказчика
автотранспорта с транспортной организацией, выполнившей перевозку груза, и служащего для
учета транспортной работы и расчетов грузоотправителя или грузополучателя с организацией -
владельцем автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.