Просницкий А. Самоучитель по Spider project.2010

Подождите немного. Документ загружается.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 121 из 215

Рис. 12.12 Настройка анализа рисков

В окне «Анализируемые показатели и требуемая вероятность их соблюдения (%)»

выбираем «Общие» и переносим из правой части в левую «Общую стоимость», т.е.

оставляем «Окончание». Указываем вероятность 70%, т.е. вероятность того, что мы

окончим проект в полученные сроки критического расписания после анализа рисков.

Далее выбираем «Центры стоимостей» и переносим «Стоимость проекта» вправо. Также

указываем вероятность 70%.

В области «Критическое расписание» выбираем «Ожидаемые оценки».

По выбору пользователя в критическом расписании длительности операций могут быть

оптимистическими либо ожидаемыми. Рекомендуется использовать ожидаемые длительности.

Резервы подсчитываются как разности сроков начала в текущем (мы рекомендуем

оптимистическое) и критическим расписании, а менеджер проекта при работе с проектом

должен контролировать и управлять этими резервами.

Снимаем галочки «Показывать это окно при анализе рисков» и «Показывать это

окно при расчете вероятности успеха», чтобы данное окно не показывалось при

непосредственном анализе рисков и расчете вероятности успеха.

Нажимаем кнопку «Применить ко всем версиям». Данная функция позволяет

переносить заданные настройки во все три версии – оптимистическую, ожидаемую и

пессимистическую. Вместе с синхронизацией внесения учета по трем версиям данная

функция позволяет выбирать для работы (внесения учета в проект, проведения анализа

рисков и расчета вероятности успеха) ту версию (оптимистическую, ожидаемую или

пессимистическую), по расписанию которой проект фактически выполняется.

Нажимаем «ОК» и в меню «Расчет» выбираем «Анализ рисков». Результат на

рисунке 12.13. Синим фоном представлено критическое расписание, т.е. те сроки,

которые будут получены с 70% вероятностью с учетом построенных трех версий проекта.

Критическое расписание составляется назад от конечной даты, рассчитанной на основании

трех версий, с учетом заданной пользователем вероятности соблюдения сроков, и является

расписанием, показывающим максимальные резервы по началу и окончанию выполнения

работ проекта.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 122 из 215

Рис. 12.13. Проведенный анализ рисков с критическим расписанием

Для того чтобы увидеть рассчитанное критическое окончание проекта и

критическую стоимость проекта, необходимо вывести колонки «Окончание», «Окончание

(Критическое)», «Стоимость проекта» и «Стоимость проекта (Критическое)» (рис. 12.14).

Рис. 12.14. Проведенный анализ рисков с критическим расписанием

Результат на рис. 12.15. Как видно на этом рисунке, окончание этапа

«Строительство» базовой/оптимистической версии 04.02.2011, а окончание в критической

версии 11.03.2011. Т.е. другими словами можно сказать, что с вероятностью 70% и с

учетом построенных трех версий, этап «Строительство» завершится 14.01.2011.

Стоимость проекта в базовой версии – 2 млн. т.г., а с 70% вероятностью стоимость

проекта не превысит 2,17млн. т.г.

Рис. 12.15 Критические показатели проекта

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 123 из 215

12.3. РАСЧЕТ ВЕРОЯТНОСТИ УСПЕХА

12.3.1. Цель

С учетом проведенного анализа рисков определить вероятность достижения

директивных показателей.

12.3.2. Техника моделирования

Как было описано выше, вероятность достижения показателей

оптимистической/базовой версии при построении трех версий проекта составляет 0%.

Вероятность достижения показателей пессимистической версии проекта составляет 100%,

а вероятность достижения показателей критической версии проекта составляет в нашем

случае 70%.

На базе критического расписания определяются вероятности распределения

параметров проекта, которые позволяют дать ответы на насущные вопросы менеджера

проекта:

 какими должны быть плановые параметры реализации проекта и его отдельных

фаз, чтобы гарантировать их успешное соблюдение с заданными

вероятностями;

 какие резервы по срокам, стоимостям и расходам материалов должны быть

предусмотрены на отдельных операциях и фазах проекта для достижения

критических параметров проекта с заданной вероятностью.

Помимо определения наиболее вероятных характеристик проекта, рассчитываются

так называемые временные и стоимостные буферы, необходимые для оценки резервов

управления.

Критическое расписание реализации проекта служит основой для контрактных

переговоров. В результате переговоров определяются директивные сроки реализации

проекта и его отдельных фаз, директивные бюджеты проекта и фаз, плановые поставки

материалов и оборудования и т.п. И тогда решается обратная задача – определяется, с

какой вероятностью будут соблюдаться директивные параметры. Если эта вероятность

достаточно высока, то директивные параметры могут быть приняты, при низкой

вероятности следует отказаться от ответственности за соблюдение предлагаемых

директивных показателей.

Spider Project позволяет определить вероятности соблюдения:

 директивного окончания проекта и фаз;

 директивной стоимости проекта;

 расходов материалов, стоимостных составляющих, центров материалов и

стоимостей.

Эти директивные даты и стоимости должны задаваться не только для исполнения

проекта в целом, но и для основных фаз проекта, а также для контрольных событий

проекта.

12.3.3. Учебный строительный проект

В нашем проекте, в базовой/оптимистической версии, в Гантте работ, в структуре

ответственности выводим колонки, представленные на рис. 12.16.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 124 из 215

Рис. 12.16 Колонки, необходимые для определения и расчета вероятности успеха окончания

проекта

В колонке «Окончание (Директивное)» напротив этапов вводим даты директивных

их окончаний. Так для этапа «Строительство» вводим дату 06.03.2011, а для всего

проекта - 31.12.2011. Для того чтобы рассчитать вероятность окончания проекта и этапов

к этим датам, в меню «Расчет» выбираем «Расчет вероятности успеха». Результат

рассчитанной вероятности отобразится в колонке «Окончание (Вероятность

Директивная)», рис. 12.17.

Рис. 12.17 Расчет вероятности окончания проекта и этапов к директивным датам

Для определения вероятности директивных показателей для стоимости проекта

выводим центр стоимостей «Стоимость проекта» с галочками согласно рисунку 12.18.

Рис. 12.18. Колонки, необходимые для определения и расчета вероятности успеха стоимости

проекта

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 125 из 215

Определяем директивную стоимость всего проекта в размере 2,15 млн т.г.., а

стоимость строительства — в размере 1,95 млн т.г.. В меню «Расчет» выбираем «Расчет

вероятности успеха». Результат рассчитанной вероятности отобразится в колонке

«Стоимость проекта (Вероятность)», рис. 12.19.

Рис. 12.19 Расчет вероятности окончания проекта с директивной стоимостью

В дальнейшем, при управлении проектом, т.е. при сборе информации об

исполнении проекта и ее анализе, мы будем строить графики вероятности достижения

заданных директивных показателей, для того чтобы определить, как изменяется

вероятность успеха в зависимости от экономии средств или их перерасхода, в зависимости

от того, отстаем ли мы в графике производства работ или нет.

Также можно построить график вероятности достижения того или иного

директивного значения, в нашем случае — «Окончания» и «Стоимости проекта».

Для этого нужно на фазе первого уровня щелкнуть правой кнопкой мыши и в

выпавшем контекстном меню выбрать «Анализ рисков». Появится диалоговое окно выбора

показателя, рис. 12.20, в котором мы выбираем «Окончание».

Перед построением графика вероятности достижения того или иного директивного значения

предварительно в диалоговом окне анализа рисков должны быть заданы три версии проекта

(оптимистическая, ожидаемая и пессимистическая) и выбраны показатели, по которым будет

считаться вероятность достижения их директивных значений.

Рис. 12.20. Диалоговое окно выбора показателя

График будет построен в открывшемся окне анализа рисков. Если затем график

вероятности потребуется построить по другому показателю, то выбрать его можно будет

непосредственно в окне анализа рисков, рис. 12.21.

По оси Y на рис.12.21 отображаются значения вероятности в процентах (от 0 до

100).

По оси X отображается интервал значений того показателя, по которому строится

график (в нашем случае даты).

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 126 из 215

Рис. 12.21 Окна графического представления анализа рисков

Значение анализируемого показателя в оптимистической версии проекта

соответствует вероятности 0%. Значение показателя в пессимистической версии проекта

соответствует вероятности 100%. Вертикальная пунктирная линия отображает значение

показателя в ожидаемой версии. Положение вертикальной сплошной линии (визира)

соответствует директивному значению анализируемого показателя, которое задано в

поле.

При изменении положения визира меняется «Значение» показателя и

«Вероятность» достижения этого значения. Выбранное директивное значение можно

внести в проект (в соответствующую колонку диаграммы Гантта с постфиксом

Директивное) при помощи кнопки «Установить».

12.3.4. Резервы

Помимо критических показателей при анализе рисков определяются резервы

управления (временные и стоимостные буферы), которые должны контролироваться

менеджерами проектов при управлении и регулярно корректироваться.

Рекомендуется при выдаче заданий исполнителям использовать оптимистическую

версию проекта, что позволит собирать необходимую статистику всевозможных

нарушений и отклонений от запланированного хода работ.

Временные/ стоимостные буферы операций рассчитываются как разница между

сроками исполнения операции / стоимостью в критическом и текущем расписании.

Напомним, что критическое расписание – это расписание, составленное назад от

директивных дат завершения проекта и его фаз с использованием наиболее вероятных

оценок длительности операций.

Для того чтобы увидеть значения этих параметров, необходимо на диаграмме

Гантта работ показать стандартные колонки:

 Начало [Буфер] – разница между критическим и плановым (КМР) началом

операций и фаз.

 Окончание [Буфер]– разница между критическим и плановым (КМР)

окончанием операций и фаз.

 Общая стоимость [Буфер] – разница между критической и плановой

стоимостью.

В процессе исполнения проекта резервы пересчитываются и вероятность успеха

тоже. У пользователя есть возможность отследить тренды вероятностей успешного

исполнения директивных показателей. Если вероятность растет, то резервы расходуются

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 127 из 215

медленнее, чем было запланировано, если падает, то быстрее, и следует предпринимать

корректирующие воздействия, чтобы добиться соблюдения директивных показателей.

Какие корректирующие воздействия применять – это решение менеджера проекта,

последствия решений Spider Project просчитает. При этом стоит отметить, что, пройдя

рискованные моменты даже с опозданием, вы можете повысить вероятность; исполняя

рутинные операции и откладывая рискованные – понизите вероятность успеха.

Вероятность успеха может измениться и благодаря изменению оценок рисков, а не

отклонениям в исполнении. Операции, которые не выполняются, обычно в

оптимистической версии отсутствуют. Когда становится ясным, что они не нужны и

выполняться не будут, они просто удаляются из остальных версий либо обнуляются и

считаются исполненными (вносятся в учет).

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 128 из 215

13. УПРАВЛЕНИЕ, АНАЛИЗ И КОНТРОЛЬ ХОДА

ИСПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА

13.1. ТЕХНИКА МОДЕЛИРОВАНИЯ

После принятия плана проекта утвержденная версия становится «Базовой

версией». Базовая версия, версия №1, при дальнейшей работе с проектом служит для

сравнения показателей текущей версии проекта (версия №n) с утвержденным планом.

Для отслеживания хода исполнения проекта и своевременной корректировки плана

необходимо вести учет выполненных работ. При внесении исполнения необходимо

сохранить проект как следующую версию (n+1). Автоматически такой версии будет

присвоен больший номер.

Исполнение вносится в проект через таблицу «Учет».

Вносить учетные данные можно по отдельной операции, по группе операций и по

проекту в целом. Чтобы внести учетную информацию по фазе, группе операций или

отдельной операции необходимо вызвать всплывающее меню и выбрать пункт «Добавить

в учет», после этого откроется диалоговое окно с запросом на определение отчетного

периода для операции либо группы операций (рис. 13.1) или для фазы либо проекта в

целом (рис. 13.2).

Рис. 13.1. Диалоговое окно определения учетного периода для операции либо группы операций

Рис. 13.2. Диалоговое окно определения учетного периода для фазы либо проекта в целом

Гораздо более удобным является метод внесения учета по тем операциям, которые

выполнялись по плану (иначе, смысл планирования вообще отсутствует), а затем – по

операциям, выполнение которых произошло с отклонениями от плана (например, по тем

операциям, которые были вообще не запланированы или были выполнены на самом деле

раньше

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 129 из 215

В таком случае нам необходимо перейти в таблицу учета, кликнув на пиктограмме

, а далее – на панели инструментов кликнуть на пиктограмму «Добавить в учет» и

в открывшемся диалоговом окне определить учетный период.

Фазы и операции включаются в таблицу учета согласно периоду времени,

задаваемому в полях «C» и «По». В поле «С» можно установить текущее время проекта,

нажав на кнопку «Текущее время проекта». Двойной щелчок в этих полях вызывает окно

«Календарь» для упрощенного ввода даты и времени.

В поле «Откуда» отображается «Выбранные фазы» (если учет вносится по фазам)

либо название структуры (если учет вносится по операциям, которые выполнялись по

плану).

Если в таблицу учета необходимо добавить только те операции, которые

фактически уже начались или по плану должны начаться до конца учетного периода, то в

диалоговом окне определения учетного периода нужно выбрать опцию «Плановые».

Для операций, которые по плану должны были начаться и закончиться в учетный

период, даты «Начало периода» и «Окончание периода» в таблице учета будут

установлены равными плановым датам. Для операций, которые по плану должны были

начаться, но не закончиться в учетный период, дата «Начало периода» будут установлена

равной плановой дате начала операции, а дата «Окончание периода» в таблице учета

будут установлена равной дате, введенной в поле «По».

Если в таблицу учета кроме плановых (которые должны были начаться и/или

завершиться в учетный период) необходимо добавить еще операции – в диалоговом окне

определения учетного периода выберите опцию «Все». В этом случае для операций,

которые по плану должны начаться после окончания учетного периода, при добавлении в

таблицу учета возможны два варианта определения учетных дат:

1. Опция «Оставлять даты пустыми» - даты «начало периода» и «окончание

периода» остаются пустыми.

2. Опция «Ставить даты учетного периода», в этом случае дата начала периода

устанавливается равной дате, введенной в поле «С», а дата окончания

периода зависит от того, превышает ли плановая длительность операции

учетный период. Если превышает, то дата окончания периода

устанавливается равной дате, введенной в поле «По», и в таблице учета

рассчитываются выполненный объем, пройденная длительность и расходы

материалов и стоимостных составляющих. Если не превышает, то дата

окончания периода устанавливается равной плановой дате окончания

операции, а выполненный объем операции устанавливается равным 100%.

Отображение назначений ресурсов в таблице учета включается/выключается

флажком «Показать назначения».

Если проект исполняется в точном соответствии с планом, то, не производя никаких

изменений, внесите данные из таблицы учета в проект нажатием кнопки «Внести учет

в проект» на панели инструментов или выбором из главного меню пункта «Внести учет в

проект».

Если учетная информация отличается от плановых показателей, то необходимо

придерживаться следующей последовательности действий:

Ввести даты начала и окончания периода времени, по которому вводится учет для

каждой операции (При отсутствии этих дат операция не будет помещена в архив

исполнения). Для упрощения процедуры ввода учетной информации после ввода дат

начала и окончания периода времени в колонки «Начало Периода» и «Окончание

периода» программой автоматически пересчитываются выполненные объемы и

пройденные длительности операций.

Перед внесением учета в проект нужно проверить и при необходимости

скорректировать:

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 130 из 215

1. Выполненные объемы операций в колонке «Объем [Выполнено]». При

изменении выполненного объема операции в таблице учета пересчитываются

пройденная и оставшаяся длительности (колонки «Длительность [Пройдено]»,

«Длительность [Остаток]»), расходы стоимостных составляющих и

материалов, в том числе фиксированные.

2. Пройденную длительность операций в колонке «Длительность [Пройдено]».

При изменении пройденной длительности операции пересчитываются время

работы ресурса и расходы стоимостных составляющих и материалов, в том

числе фиксированные.

3. Расходы стоимостных составляющих и материалов.

Аналогичная последовательность действий применяется в случае ввода учетной

информации по назначенным на операции ресурсам, которая вводится в отдельных

строках таблицы учета.

Если для назначения ресурса отсутствуют даты «Начала периода» и «Окончание

периода», то считается, что ресурс не работал на операции.

Учетная информация может вводиться отдельно по операциям или назначениям

ресурсов в соответствующих строках таблицы учета. При вводе учетной информации для

операций будут рассчитываться длительности, объемы, расходы материалов и стоимости

назначений, и, наоборот, при вводе учетной информации для назначений будут

рассчитываться длительности, объемы, расходы материалов и стоимости операций.

При вводе учетной информации можно назначать ответственных за выполнение

операций, перечисляя их фамилии через запятую в специально созданной

пользовательской колонке «Ответственный». Указанные данные попадают в архив

исполнения.

После окончания ввода учетной информации необходимо внести учет в проект,

кнопка , пересчитать расписание проекта, пиковые загрузки и затраты, после чего

сохранить его. После пересчета проекта текущее время будет соответствовать окончанию

периода, за который вносилось исполнение. Полностью или частично выполненные

работы обозначаются на диаграмме Гантта темно-серым цветом (по умолчанию).

13.1.1. Учебный строительный проект

Перед тем, как мы начнем выдавать план работ для ответственных исполнителей и

собирать информацию/факт об исполнении проекта, необходимо зайти в свойства первой

фазы «Коттедж» оптимистической версии и поставить галочку «Считать тренды

отклонений». Данная операция нам необходима для того, чтобы мы в дальнейшем могли

отслеживать абсолютное изменение показателей проекта при его исполнении (более

подробно о трендах отклонений в п.13.Х).

Все манипуляции с моделью проекта принято производить из оптимистической версии

Первый отчетный период.

Переключаемся в «Структуру ответственности» из Гантта Работ. На фазе «Коттедж»

нажимаем правой кнопкой мышки и выбираем пункт «Добавить в учет», после этого

откроется диалоговое окно определения учетного периода (рис. 13.2).

В ячейке «По» устанавливаем дату 20.09.2010, выбираем плановые операции,

снимаем флажок «Показать назначения» и нажимаем «ОК». Фрагмент таблицы учета

представлен на рис. 13.3.

В п.10.2.3 мы настраивали для каждого пользователя папку сборки-рассылки

информации. В колонке «Ответственный» приведены коды этих ответственных лиц. Для

того чтобы разослать в папки сборки-рассылки информацию, необходимо в выпадающем

меню «Учет» представления «Учет», выбрать пункт «Разослать учет в виде документов», а

в появившемся диалоговом окне «Рассылка учета» снять флажок «Рассылать