Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта

Подождите немного. Документ загружается.

1) принято представлять младшего по возрасту старшему,

холостого – женатому, низшего по иерархии высшему, мужчину –

женщине, более молодую женщину – старшей и т. д.;

2) когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка

кланяется, сидящая женщина в таких случаях не встает. Представляя

ближайшего родственника, говорят: «Моя мать», «Мой брат Сергей»,

опуская фамилию;

3) если возникла необходимость быть представленным, а вокруг

нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, то следует просто подать руку

и четко назвать себя.

8.3.2. Визитные карточки

Визитные карточки – это неотъемлемая часть этикета. Их широко

используют бизнесмены, политические деятели, журналисты и другие

лица деловых и общественных кругов при установлении и поддержании

деловых и личных контактов.

Визитная карточка как бы заочно «представляет» своего владельца

и «действует» от его имени.

Ушли в прошлое те времена, когда при знакомстве деловые

партнеры доставали свои записные книжки и вносили туда необходимые

сведения друг о друге: фамилию, имя, отчество, контактные телефоны и

названия фирмы, где они работают.

Обычно, представившись, партнеры обмениваются визитными

карточками. И сегодня трудно найти организацию, руководители и

представители которой не имели визитных карточек. Они уже давно

стали не прихотью организации, а жизненно необходимым атрибутом

цивилизованной деловой жизни.

По этикету обмен визитными карточками начинается с самых

высокопоставленных членов делегации. Первыми вручают визитки

хозяева. Передавать их надо так, чтобы партнер сразу смог прочитать

текст.

Для визитных карточек используется плотная бумага высокого

качества. Размер, цвет и шрифт визитных карточек строго не

регламентируются, и они обычно зависят от местной практики и вкуса

владельца. Некоторые предпочитают иметь визитную карточку большого

формата, другие, наоборот – небольшого.

Визитная карточка женщины (жены) обычно несколько меньше

визитной карточки мужчины (мужа).

Наиболее распространенный размер визитной карточки для мужчин

– 90x50 мм; для женщины – 80x40 мм.

Визитная карточка представляет ее обладателя, поэтому не следует

пренебрегать такими «деталями», как шрифт, расположение текста на

карточке, ее цвет.

Не помещайте на визитной карточке лишней информации.

Обилие различных телефонных номеров зачастую усложняет

попытки дозвониться.

Визитки бывают разного назначения.

Деловая стандартная карточка содержит все необходимые

реквизиты для продолжения контактов: фамилию, имя, отчество, место

работы, должность, служебный телефон, телефакс, электронную почту.

Представительская карточка содержит фамилию, имя, отчество,

название фирмы и должность, но на ней не указывается телефон и

адрес. Такая карточка облегчает общение, но не означает намерения

продолжать контакты с новым знакомым.

Карточка фирмы, организации, предприятия или отдела с

указанием телефона, телефакса также применяется для

представительских целей и используется на презентациях, выставках,

ярмарках, при вручении сувениров и подарков.

Полученные визитные карточки необходимо систематизировать по

отраслям деятельности или алфавиту. Удобны для хранения карточек

специальные визитницы или визиткарды.

Практика применения визитных карточек.

После состоявшегося знакомства первым оставляет свою карточку

тот, чей ранг (чин, должность) ниже. При прочих равных условиях при

оставлении карточки во внимание принимается возраст. Когда возникает

сомнение, первым оставляет карточку тот, кто окажется более

вежливым.

Визитная карточка может быть использована для заочного

представления ее владельца. Визитной карточкой можно поздравить с

тем или иным событием – днем рождения, праздником, продвижением по

службе, передать благодарность. С визитной карточкой удобно послать

цветы, подарок, книгу и т. д.

При посылке визитной карточки, в зависимости от конкретного

случая, в ее левом нижнем углу пишутся (большей частью карандашом)

следующие буквы латинского алфавита:

•p.f. – выражение поздравления (по любому поводу);

•р.г. – выражение благодарности;

•р.с. – выражение соболезнования;

•p.p. – заочное представление (вместо личного визита);

•р.р.с. – выражение прощания в связи с отъездом (вместо личного

прощального визита).

В менее официальных случаях и в зависимости от характера

отношений с соответствующим лицом на визитной карточке, вместо

приведенных выше условных букв, пишется обязательно в третьем лице:

• с наилучшими пожеланиями поздравляет с праздником весны;

• благодарит за внимание (в качестве ответа за присланный

сувенир);

• выражает соболезнование по случаю;

• благодарит за поздравление и приглашение;

• с наилучшими пожеланиями посылает фотоальбом на память.

В зависимости от конкретного случая возможны и другие надписи.

Рекомендуется по возможности написать несколько слов на

карточке, чтобы не допустить возможности использования ее позднее

каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях.

Если карточка оставляется лично, на конверте можно сделать

надпись карандашом.

Если посылается по почте, то надпись делается чернилами.

Во Франции ви

зитная карточка вручается лицу, занимающему

более высокое положение. Французы придают большое значение

образованию собеседника, поэтому рекомендуется на визитной карточке

обязательно указать название оконченного высшего учебного заведения,

особенно если оно пользуется хорошей репутацией. Также нужно

проследить за правильным переводом текста карточки на французский

язык.

Визитные карточки в Италии. В итальянской практике считается

вполне нормальной ситуация, когда в результате кадровых перестановок

вы заняли новое место и можете для завязывания полезных деловых

связей воспользоваться накопленным вашим предшественником

каталогом визитных карточек.

8.3.3. Подарки

Подарки – это давний способ оказания внимания, расположения,

принятый и в деловой среде. Однако следует понимать, что традиции,

связанные с подарками, особенно различаются в других странах.

Считается хорошим тоном, когда организация имеет сувениры с

фирменной символикой. Многие солидные организации создают у себя

специальный подарочный фонд, который постоянно пополняется. Это

поможет и при неожиданном визите.

Во многих фирмах такой рекламно-сувенирной продукцией для

выставок или рекламных акций по продвижению товаров, как правило,

занимаются рекламные отделы, и секретарь к ним отношения не имеет.

Но если возникает необходимость подарить что-нибудь к юбилею,

празднику или ко дню рождения, тут необходимо участие секретаря.

Выбор подарка – дело серьезное. По подарку судят фирме, о вас, вашем

вкусе, респектабельности, значительности. Поэтому, конечно, надо

хорошо понимать, когда можно ограничиться календариком с логотипом,

а когда преподнести что-то более значительное. Причем не обязательно

дорогое, можно просто оригинальное.

Так как к руководителю могут регулярно заглядывать гости и ли

партнеры, секретарю нужно иметь запас подарков, а также фирменной

или просто красивой бумаги, ленты, скотч, пакеты.

Уже для первой встречи с иностранными или иногородними

партнерами в офисе секретарь готовит сувениры.

Необязательно, чтобы это были дорогие подарки (ручки, часы и

т. п.). Подойдут хорошо изданные календари, книги о городе, где

находится фирма, красивые фирменные папки с вложенными буклетами

и блокнотами, национальные сувениры.

В любом случае секретарь должен подготовить руководителю

ответный подарок для партнера.

Правила, определяющие уместность того или иного подарка,

сильно зависят от традиций страны, а те в свою очередь – от ее

местоположения. В деловых кругах выработан определенный ритуал

дарения, определен круг товаров, рассматриваемых не как взятки, а как

подарки. К ним относятся календари, записные книжки, зажигалки,

фирменные авторучки, а на Рождество – алкогольные напитки.

Со спиртными напитками надо быть осторожными. Прежде всего

вам следует выяснить, пьет ли вообще то лицо, которому вы

преподносите спиртное, и что пьет.

Надо не просто дарить то, что он пьет; ваш напиток должен

обязательно относиться к числу его любимых. Если дарите спиртные

напитки, то они обязательно должны быть в упаковке.

Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой

или монограммой эмблемы вашей фирмы либо инициалов того, кому

предназначается подарок.

Подарок – это демонстрация не богатства и щедрости, а понимания

интересов того, кому его преподносят.

Подарки в сфере деловых отношений бывают:

• сувенирные;

• рекламные;

• ценные.

В качестве сувениров обычно используют: ежедневник, календарь,

записную книжку, ручку, брелок, зажигалку, почтовый набор,

пепельницу, визитницу и другие предме

ты, необходимые в деловой

жизни.

Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую

выпускает данная фирма.

Ценные подарки делятся на два вида:

• подарок организации;

• подарок главе организации.

Случаи вручения подарков:

• юбилейная дата в деловой жизни руководителей организации;

• юбилейные и другие значительные даты в жизни самой

организации;

• государственные праздники (8 Марта. 23 Февраля);

• международные праздники (Рождество и Новый год);

• профессиональные праздники:

значимые этапы и события в личной жизни и деятельности

человека.

Случаи вручения сувениров:

• презентация продукции;

• представление продукции на выставке;

• проведение семинаров и конференций;

• деловая встреча с российскими и зарубежными

клиентами/партнерами;

• профессиональные праздники;

как благодарность клиентам и партнерам.

Деловой уровень сувениров и бизнес-подарков:

• VIP – для особо важных персон;

• Business – для бизнесменов;

• Promotion – при продвижении по службе;

• имиджевые под

арки – для повышения деловой репутации.

Не рекомендуется:

• дарить очень дорогие вещи, так как это может поставить

человека в неловкое положение. Исключение составляют подарки

близким родственникам.

• дарить очень дешевые подарки, потому что это уже

рассматривается как скупость и пренебрежение к получателю.

• дарить вещи, которые могут быть истолков

аны как некий

нелицеприятный намек, приобретающие в данном, конкретном случае

двусмысленное значение: ну, скажем, вручать картину «Неравный брак»

молодоженам;

• дарить то, что вряд ли может пригодиться, даже если это вещь

хорошая и дорогая. Например, не стоит дарить спиннинг человеку, не

зная, как он относится к рыбалке. Нельзя дарить вещи исключительно

по той простой причине, что они вам самим не нужны. Не стоит дарить и

то, что вам очень нравится, но к чему друг

ой совершенно равнодушен –

например, дарить щенка только потому, что у вас в квартире есть

собака, попугайчики в клетке и рыбки в аквариуме, и вы не

представляете, как это люди могут жить без общества братьев наших

меньших.

• дарить мужчине сладости и цветы, если он не празднует юбилей.

Предмет

ы туалета дарят только близким родственникам;

• дарить женщинам зажигалки, пепельницы – в общем, любые

предметы, связанные с курением – независимо от того, курит она или

нет;

• дарить женщинам крепкие напитки, в том числе крепленые вина;

• дарить женщине ко дню рождения, 8 марта кастрюлю, мясорубку

– любые вещи для стряпни, стирки или уборки.

• пытаться уладить ссору с помощью подарка. Сначала все-таки

следует попросить прощения, наладить взаимоотношения, а лишь потом

закреплять их подарком. Иначе подарок может стать причиной скандала;

• вручая подарок, расписывать какая это дорогая и редкая вещь,

каких трудов стоило ее купить;

• дарить чисто декоративные, непрактичные вещи на новоселье

или свадьбу;

• критиковать вручаемый подарок, заведомо принижая его

достоинства;

• допытываться, как понравился ваш подарок;

• срывать с подарка этикетку с указанием цены. Многие считают,

что оставлять ценник неприлично, потому что это может быть расценено

как намек: вон как мы раскошелились ради тебя! И все-таки

специалисты по этикету рекомендуют оставлять этикетку. Во-первых,

определить приблизительную или даже точную цену вещи можно и без

этикетки. А во-вторых, этикетка – это свидетельство того, что вещь

новая, своего рода элемент упаковки. Однако прилагать кассовый чек не

рекомендуется.

• надписывать книги. Это исключительное право автора, поэтому,

напишите слова поздравления на открытке (или визитке) и вложите ее в

книгу.

Дарите вещи красиво упакованными. Хорошо бы приложить к

подарку открытку с соответствующим изображением: к Новому году –

новогоднюю и т. д.

Цветы

Цветы являются почти универсальным подарком. Их дарят

родственникам к любому празднику, деловым партнерам по случаю

какого-либо знаменательного события, в знак приветствия или

благодарности за участие в совместном мероприятии и т. д.

Во многих случаях букет может выступать в качестве

самостоятельного подарка. Цветы могут служить и дополнением к

другому подарку.

В особо торжественных случаях дарят большие букеты или даже

корзины цветов. Вовсе не обязательно всегда стремиться преподнести

как можно больший букет. Во-первых, цветы, как и любой другой

подарок, – не демонстрация щедрости, а лишь знак внимания. А во-

вторых, стоит прислушаться к мнению японцев, которые говорят: «Один

цветок лучше, чем сто, передает великолепие цветка».

Выбирая цветы, помните, что ярко-красные, особенно розы, по

традиции являются знаком страстной любви. Поэтому дарить их пожилым

людям и замужним женщинам не рекомендуется. Белые цветы – символ

чистоты и невинности, – принято вручать невестам. Желтые раньше

считались символом разлуки и измены, но едва ли стоит обращать

внимание на это устаревшее представление: желтый –

жизнеутверждающий цвет, и яркие желтые цветы – прекрасный подарок.

Букет выглядит лучше, если составлен из цветов одного тона. Не

принято сочетание полевых и садовых цветов. Желтый гармонирует с

фиолетовым, а оранжевый с голубым. Красные цветы хорошо сочетаются

с зеленью. Неплохими сочетаниями также считаются желтый и красный,

желтый и синий, фиолетовый и оранжевый. Белые цветы можно сочетать

с любыми другими.

Живые цветы – приятный подарок, но лишь в том случае, если они

не утратили свежести. Чтобы сохранить их, рекомендуется обрезать

стебли наискосок. Но ни в коем случае не ножницами или тупым ножом –

это закупорит каналы, по которым вода поступает к цветку.

Цветки в букете не должны быть прижаты друг к другу. Форма

вазы должна соответствовать форме букета. Раскидистый, невысокий

букет лучше выглядит в низкой и широкой вазе, цветы с длинными,

прямыми стеблями – в высокой и узкой.

Высокие, большие вазы ставят прямо на пол. Приземистую можно

поставить на высоко расположенную полку, шкаф и т. п., но ближе к

потолку стоит помещать такие букеты, из которых растения свешиваются

в стороны и вниз. Лучше всего ставить вазы с цветами на специальную

подставку, тумбочку или стол. Чтобы букет хорошо смотрелся, следует

ставить вазу на фоне однотонной поверхности сочетающегося с букетом

цвета. Идеальный вариант – белая стена.

На прием, который проходит в ресторане, не рекомендуется

приносить в качестве подарка цветы. В этом случае виновник торжества

не сможет позаботиться о его сохранении.

Тесты к Главе 8

Насколько Вы деловиты?

Некоторые считают, что деловитость как черта складывается из

чего-то особого и малодоступного. Но если внимательно приглядеться к

людям, то можно заметить наиболее типичные проявления как

деловитости, так и неделовитости.

В этом и стоит назначение теста, предлагаемого доктором

экономических наук Е. Комаровым.

[14]

После прочтения каждого вопроса нужно выбрать один вариант

ответа. Затем по предлагаемому ключу найдите оценку в баллах и

полученную сумму соотнесите с результатами, которые вы найдете в

конце теста.

1. Сегодня довольно часто говорят о деловых людях, их умении

делать практическое дело. Какое у вас общее представление о деловой

женщине?

A. Это женщина, погруженная во множество самых разнообразных

дел – и служебных, и домашних.

Б. Она не только «вся в делах», но и умеет каким-то образом

делать их. Быть деловой трудно, и поэтому нужно постоянно улучшать

условия для работающих женщин.

B. Считаю, что женщина не должна быть деловой, за исключением

домашнего очага.

Г. У меня такое впечатление, что женщину «втянули» в

производственную деятельность и назвали деловой. А теперь не могут ее

оттуда «вытянуть» и назвать просто женщиной.

2. Предположим, вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь

другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что

выполнить обещанное затруднительно. Как вы поступите?

A. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о

невозможности выполнить обещанное.

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и

выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не

нужно терять надежду на обещанное.

B. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо,

а если нет, объясню причины невыполнения.

Г. Никогда не обещаю что-либо, если не уверена в

обстоятельствах. Но в том случае, если они все же изменились, ничего

не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.

3. Дома и на работе вас окружают различные вещи, которыми вы

часто пользуетесь. Каковы ваши правила их месторасположения?

A. Каждая вещь лежит, где ей хочется.

Б. Стараюсь придерживаться правила: каждой вещи – свое место.