Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой
реквизитом «Наименование организации».
Реквизит 04. Код организации
Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код
организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору
предприятий и учреждений (ОКПО).
Код организации – автора документа служит для ускорения
передачи документированной информации по каналам электронной
связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче
длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) предприятия (юридического лица)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или
ниже реквизита 04 по ОКПО.
Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или
ниже реквизита 04 по ОКПО.
Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и
4.
Реквизит 07. Код формы документа
Код формы проставляется в случае, если соответствующая
разновидность документа включена в классификатор согласно
Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении
конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений
об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется
рядом с наименованием вида документа.
Пример оформления и расположения кода формы документа
Реквизит 08. Наименование организации
Наименование организации, являющейся автором документа,
должно соответствовать наименовании, закрепленному в ее
учредительных документах.
Помните!
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при
его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с
государственным языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ
или ином языке располагают ниже или справа от наименования на
государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения,
представительства указывают в том случае, если оно является автором
документа, и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 09. Справочные данные об организации
Этот реквизит используется только при переписке и не
проставляется на внутренних документах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес;
номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и
др.).
Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил
оказания услуг почтовой связи.
Помните!
В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или
условных знаков.
Порядок написания адреса адресата:
1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя,
отчество);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка);
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) страна (для международных почтовых отправлений);
6) почтовый индекс;
7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных
операций).
Реквизит 10. Наименование вида документа
Вид письменного документа – это его принадлежность по
признакам содержания и целевого назначения к системе документации.
Наименование вида документа, составленного или изданного
организацией, регламентируется уставом (положением об организации)
и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД
(класс 0200000).
Помните!
В письме вид документа не указывается.
Реквизит 11. Дата документа
Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий
юридическую силу документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год –
четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 29 декабря 2005 г. следует оформлять
29.12.2005.
Даты могут иметь другую последовательность в соответстви
и с
международными стандартами: год, месяц, число:
2005.29.12
Допускается оформление словесно-цифровой даты:
29 декабря 2005 г.
Помните!
Датой документа является дата его подписания или утверждения,
для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата
события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны
иметь одну (единую) дату.
После написания дата, слово «год» не ставится.
Не допускается употребление римских цифр.
Дату на документе проставляет должностное лицо,
непосредственно при подписании или утверждении.
Дата может быть проставлена от руки.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или
буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему
(отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу
при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с
принятой в организации системой индексации, основу которой
составляет порядковый номер документа.
В зависимости от видов документов, типа действующей в
организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и
т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части,
например при регистрации служебных писем к порядковому номеру
добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости –
код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и
др.
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, регистрационные номера авторов проставляют через
косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на
документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он
включен в информационный массив организации и находится под ее
контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______»,
которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и
включает регистрационный номер и дату документа, на который дается
ответ:
На № 03–15/ 45 от 29.12.2005
Помните!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не
упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.
Реквизит 14. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках
конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого
реквизита учитывается административно-территориальное деление
страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
Москваг. Балаково Саратовской обл.
г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка
Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться,
если название территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Помните!
Необходимо учитывать административно – территориальное
деление, так как возможны повторения наименований некоторых
населенных пунктов в различных регионах.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при
названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Реквизит 15. Сведения об адресате
Адресат – это организация, структурное подразделение,
должностное или физическое лицо, кому адресован документ.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах,
предназначенных для рассмотрения руководством (заявления,
докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита
«Адресат» может входить почтовый адрес.
Наименование организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже.
ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не
«В акционерное общество „Бизнесконсалт“
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом
случае указывают в дательном падеже название должности,
включающее наименование организации и инициалы и фамилию
руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ЗАО «Бизнесконсалт»
А. П. Игнатьеву
При адресовании документа руководителям структурного
подразделения или специалистам адресование начинается с указания
наименования организации в именительном падеже:
ЗАО «Бизнесконсалт»
Главному бухгалтеру
И.П. Карповой
ЗАО «Бизнесконсалт»
Начальнику отделапо связям с общественностью
С.Б. Маркину
При обращении к должностному лицу употребляется слово-
обращение (академик, господин, профессор):
Президенту АКБ
«Росинвест»
г-ну Панюкину А.К.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по
отношению к самой длинной строке:
Председателю садоводческого товарищества
«Заволжские дали»
Крюкину О.П.
Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу,
указывается наименование и почтовый адрес:
Всероссийский научно-исследовательский
институтдокументоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько
однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:
Генеральным директорам предприятийгазового комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывают сначала
почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:
Ул. Тулупная, 10, кв. 32
пос. Алексеевка,
Самарской обл., 419108
И.С. Шептуну
При адресовании внутренних документов можно указать только
название подразделения или должность, инициалы и фамилию его
руководителя.
Помните!
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в
высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую
организацию, подведомственные организации или постоянным
корреспондентам.
Реквизит проставляется на бланке документа справа.
Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
На документе может быть указано не более четырех адресов.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения – реквизит официального документа,
придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Управленческие документы, требующие грифа утверждения.
Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы,
программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы
унифицированных документов, штатные расписания, должностные
инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ утверждается:
• должностным лицом (руководителем);
• изданием соответствующего распорядительного документа;
• коллегиальным органом.