Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ,
наименование должности лица, утверждающего документ, личную
подпись, ее расшифровку и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подпись А. П. Игнатьев
29.12.2005
Если документ утверждается распорядительным документом или
коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать
наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано
решение об утверждении.
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Генерального директора
ЗАО «Бизнесконсалт»
от 29.12.2005 № 178
Если на документе несколько грифов утверждения, то они
располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
Помните!
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без
кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего
документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи
приводятся на одном уровне.
Реквизит 17. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет
должностное лицо и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и
инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на
любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции
на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и
даты документа, к которому резолюция относится.
И.С. Боткину
Подготовить проект контрактак 26.12.2005
Подпись 12.12.2005
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый
назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не
делается.
Реквизит 18. Заголовок к тексту
Заголовок текста – это краткое содержание документа.
Грамматически заголовок согласован с наименованием вида
документа:
приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров,
должностная инструкция инженера – технолога, положение об
отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового
распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.
Помните!
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не
подчеркивается.
В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30
знаков.
Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на
контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения
установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков
исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения
документа, для группы типовых документов (например, для обращений
граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа – срок
исполнения документа, установленный поступившим документом,
поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все
документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением
проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой
«К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит
может быть выделен цветом.
Реквизит 20. Текст документа
Текст документа – это основной реквизит документа, который
содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко,
точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.
В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о
государственных языках текст документа составляют на русском или
национальном языке.
Документ может быть представлен в виде ан
кеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты,
подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
1. Раздел
1.1.Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Подпункт
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывается причина, основание и цель
составления документа.
Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы,
предложения и рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций,
действующих на принципах единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица
единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
(«слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций,
их структурных подразделений (положение, инструкция), а также
содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),
используют форму изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав
объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном
объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются
в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких
объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных,
плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы
нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф.
Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа
пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака
В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в
нем таблицы.
Связный текст может составляться произвольно либо на основе
трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для
внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить
быстроту составления документов, при этом исключаются стадии
редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно
использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Помните!
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;
3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении
данного субъекта;
4) в организации и на предприятия, расположенные на территории
других субъектов РФ.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений
В распорядительных документах сведения о наличии приложений
указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам,
отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте содержится полное наименование приложения, то
отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в
отметке о его наличии необходимо указать полное наименование
входящих в него документов.
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству –
на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4
л. в 2 экз.
Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то
отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и
приложения к нему, всего на 12 л.
На сброшюрованных приложениях количество листов не
указывается.
Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к
нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии
приложения.
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется
отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер
приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного
документа.
Приложение 1
к приказу директора ЗАО «Атлант»
от 26.12.2005 № 76
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными
буквами, также центрировать это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки,
например:
Приложение 1
к приказу директора ЗАО «Атлант»
от 26.12.2005 № 76
Реквизит 22. Подпись
Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как
служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (с
названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без
названия организации, если документ оформлен на бланке);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П.
Игнатьев
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой
должностью:
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П.
Игнатьев
Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П.
Карпова
Если документ подписывают несколько равных по должности лиц,
их подписи располагаются на одном уровне, например.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия,
должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы
согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в
которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.
Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа
была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его
заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом
обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица,
подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от
руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету
или предлог «за» перед наименованием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников
АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого
органа и секретарем.
B документах, подготовленных комиссией, указывают не
фактические должности лиц, составивших документ, а распределение
обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и
печатается следующим образом: должность – от границы левого поля;
расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого
поля
Реквизит 23. Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов,
содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия
правильных управленческих решений. Согласование может
осуществляться как с должностными лицами внутри организации
(внутреннее согласование), так и с должностными лицами других
организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию
относится и согласование документа с общественными объединениями
(советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).
При внутреннем согласовании применяется визирование
документов, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек,
наименование должности лица, с которым согласуется документ
(включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки
и даты.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по связямс общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подписи С.Б. Маркин
29.12.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе
согласования указывают название документа (в именительном падеже)
его дату и номер
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.12.2005 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания
другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа,
его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Президиума РАН
от 26.12.05 № 08-124
Помните!
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита
«Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило,
располагают на отдельном листе согласования.
Реквизит 24. Визы согласования документа
Визы согласования документа – реквизит документа,
указывающий на согласие или несогласие должностного лица
организации – автора документа с его содержанием.
Документ — визируется в зависимости от характера и содержания
документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами,
ответственными лицами юридической, финансовой и экономической
служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный
вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность
визирующего:
Директорзавода «Красная заря»
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Если есть замечания к документу, то делается пометка об их
наличии:
Замечания прилагаются
Директорзавода «Красная заря»
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа
подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого
документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект
документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25. Оттиск печати организации
Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба
субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также
печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право
изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на
документах, требующих удостоверения подлинности подписи в
соответствии с действующим законодательством или нормативным актом
организации. Примерный перечень документов, на которые ставится
оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма,
поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях,
штатные расписания, нормы и др.).
Печати бывают гербовыми и простыми.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения
герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные,
треугольные и прямоугольные. На так
их печатях нет изображения герба,
а только название учреждения или его структурного подразделения.
Помните!
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск
проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения
печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать: