Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Названия религиозных праздников и постов в светской литературе
в последнее время пишутся с прописной буквы: Великий пост, Пасха,
Страстная неделя.
В официальных документах в названиях религиозных праздников с
прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Рождество
Христово.
Географические названия.
С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав
географических названий, за исключением родовых географических
терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом
значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет»,
«года».
Например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия,
водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская
возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров
Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.
Страны света, части света.
С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и
составные), когда они употребляются вместо географических названий:
народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада,
Крайний Север.
В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной
буквы: запад, юго-восток.
Части света пиш
утся с прописной буквы: Европа, Азия, Америка,
Антарктида, Африка, Австралия.
Географические области и зоны.
Пишутся со строчной буквы: лесостепная полоса, лесотундровая
зона.
Участки течения рек и плесов.
Пишутся со строчной буквы, если они не входят в состав сложных
собственных названий: верхняя Припять, нижняя Березина, средний
плес Волги, но: Ве
рхняя Тура, Нижняя Тунгуска.
Геологические бассейны, месторождения ископаемых,
бассейны рек.
Пишутся с прописной буквы, кроме родовых слов: бассейн Волги,
Волжско-Уральский нефтегазоносный бассейн, Вятско-Камское
месторождение фосфоритов, Средиземно-морский бассейн.
Морские пути.
С прописной буквы пишется первое слово: Северный морской путь.
Служебные слова в середине сложных русских и
иноязычных географических названий.
Пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-
эль-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-
Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-
Эндр, Шуази-ле-Руа.
Географические названия с родовым понятием, потерявшим
свое прямое значение.
Существительные (типа лес, поляна, рог, церковь) пишутся с
прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и
называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань
(город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог
(бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).
Родовые иноязычные слова в составе географических
названий.
Пишутся со строчной буквы в том случае, если они вошли в
русский язык в качестве нарицательных существительных (фьорд,
каньон и др.): Варангер-фьорд.
В остальных случаях принято написание с прописной буквы:
Йошкар-Ола (ола – город), Сьерра-Невада (сьерра – горная цепь).
Названия государств
В официальных названиях государств все слова пишутся с
прописной буквы: Российская Федерация – Россия, Австралийский Союз,
Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.
Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-
Верде, Коста-Рика, Кот-д'Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи,
Сьерра-Леоне.
Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных
стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк,
континент, центр, зона и т. п.), пишутся с прописной буквы: Альбион,
Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия,
Соединенное Королевство.
В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы
пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный
признак называемого объекта: Страна восходящего солнца (Япония),
Страна утренней свежести (Корея).
Употребление местоимений.
Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого
обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах:
Прошу Вас… Сообщаем Вам…
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со
строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в
анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
Личные имена.
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы
пишутся все входящие в них слова:
• Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод
Большое Гнездо.
• но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п.
не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
• индивидуальные имена, употребляемые в качестве
нарицательных, но не утратившие индивидуального значения:
– будущие Суворовы и Нахимовы;
• индиви
дуальные мифологические и религиозные имена:
– Сизиф, Каин, Афродита;
• имена действующих лиц в художественных произведениях:
– Золушка, Буратино, Снегурочка.
Со строчной буквы пишутся:
• имена, утратившие значение собственных и употребляемые в
смысле нарицательных:
– обломовы, маниловы.
• названия единиц величин, образованные от имен лиц:
– ом, ампер, паскаль.
Названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от
имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек:
– браунинг, кольт, максим, толстовка, френч, галифе.
Родовые названия мифологических существ пишутся со строчной
буквы:
– ведьма, домовой.
Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима
начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Петров-Водкин,
Мухина-Петринская, Салтыков – Щедрин.
В западноевропейских фамилиях и именах артикли, предлоги,
частицы ван, да, дас, дель, дер, дю, ла, ле, фон и т. п. пишутся со
строчной буквы и отдельно от других составных частей: Людвиг ван
Бетховен, Леонардо да Винчи, Лоне де Вега.
Артикли, предлоги, частицы, которые слились с фамилиями или
присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых
фамилии не употребляются, пишутся с прописной буквы: Вандервельде,
Декарт, Дюбуа, Ламарк, Лафонтен, Фонвизин, Ван-Гог, Дю-Белле.
Исключение составляют фа
милии Ламот-ле-Вайе, Риего-и-Нуньес.
Усеченная частица «де» присоединяется к другой части фамилии
или имени через апостроф: Валери Жискар д'Эстэн, Луи де Бюсси
д'Амбуаз, Ле Норман д'Этиоль, д'Оссиньи.
Числительные.
Для напи
сания числительных используют три формы:
1. буквенную (три фотоаппарата);
2. цифровую (10 печатных листов);
3. буквенно-цифровую (100-тысячный).
Буквенная форма чисел используется:
• При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных
падежах;
• В названиях мероприятий.
Цифровая форма чисел используется:
• В большинстве случаев цифровая форма является
предпочтительней для написания многозначных чисел;
• Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами
физических величин, денежными единицами;
• Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят
в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не
требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном
падеже.
Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения
крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде
сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими
цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний,
королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
При употреблении количественных числительных в деловых
письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении
деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все
количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются
все части сложных и составных числительных:
• до восьмисот рублей
• с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
Правила составления библиографических списков.
Согласно ГОСТу 7.0-99 «Информационно-библиотечная
деятельность, библиография. Термины и определения», библиография
– это информационная инфраструктура, обеспечивающая подготовку,
распространение и использование библиографической информации.
Библиографическая информация – это информация о документах,
необходимая для их идентификации и использования. В книге
библиография показывает какие источники использовал автор для
написания работы, а также включает дополнительную литературу по
данной тематике. Существуют самые разнообразные виды
библиографических пособий. Во всех видах библиографических пособий
используется библиографическое описание – совокупность
библиографических сведений о документе, его составной части или
группе документов, приведенных по определенным правилам и
необходимых и достаточных для общей характеристики и
идентификации документа. Общие требования к библиографическому
описанию документа и правила его составления: набор элементов
библиографического описания, последовательность их расположения,
наполнение и способ представления каждого элемента, применение
условных разделительных знаков регламентируется ГОСТом 7.1-84
«Библиографическое описание документа. Общие требования и правила
составления».
Библиографическое описание состоит из последовательных
элементов, объединенных в области, которые могут повторяться.
Элементы подразделяются на обязательные, которые приводятся в
любом библиографическом описании и факультативные элементы,
несущие дополнительную информацию о документе. Каждая область и
элемент отделяются друг от друга разделительными знаками.
Источником библиографических сведений является титульный лист
книги или его оборот.
Правила составления би
блиографического описания.
Автор.
Фамилия автора приводится в именительном падеже, затем идут
инициалы. Иногда после имени автора приводят даты жизни, название
области деятельности, слова «сын», «отец», «старший», «младший» и
т. д.
Пивоваров С.Э.
Дюма А. (отец)
Дюма А. (сын)
Если авторов несколько, то указывается первый, а все остальные
приводятся после заглавия через косую черту без инверсии инициалов.
Чапек В.Н.
Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов
Заглавие
В качестве основного заглавия приводят заглавие книги, указанное
на титульном листе. Если на титульном листе приведены несколько
заглавий, указывают все. Основное заглавие приводят в той форме, в
которой оно дано в книге без кавычек.
После двоеточия указывают сведения, относящиеся к заглавию.
Основы управления государственной собственностью в
России: проблемы теории и практики
Живая вода: Сб. рус. нар. песен, сказок, пословиц, загадок
В сведениях об ответственности указываются не только авторы, но
и составители, редакторы, наименования учреждений (организаций),
при участии которых опубликована книга.
Выходные данные.
Выходные данные – это сведения о том, где, кем и в какой период
была опубликована книга.
Название место издания приводят в именительном падеже. При
наличии двух мест издания приводят названия обоих и отделяют их друг
от друга точкой с запятой.
М.; Ростов-на-Дону
В описаниях сокращаются только Москва (М.) и Санкт-Петербург
(СПб.).
СПб.: Просвещение
М.: Международные отношения
Самара: Самар. ун-т
Саратов: Изд-во СЮИ МВД России
В качестве даты издания приводят год (цифрами), указанный на
книге, а при его отсутствии пишут слова «Б.г.»
М.: Международные отношения, 2005
Саратов: Изд-во СЮИ МВД России, 2004
Кемерово: Дело, Б. г
Количественная характеристика
Область содержит сведения об объеме, размере книги,
иллюстративном и другом материале, которым она снабжена. Объем
может указываться арабскими и римскими цифрами в зависимости от
нумерации, применяемой в книге.
78с.
XXVI, 603 с.
В качестве иллюстраций могут выступать рисунки, портреты,
карты, атласы и т. д. Сведения об иллюстрациях разделяются запятой.
240 с.: ил., портр., карты
В книгах, монографиях и учебных материалах используются
библиографические списки с сокращенным библиографическим
описанием.
Полное библиографическое описание с обязательными и
факультативными элементами используют в каталогах библиотек,
государственных библиографических указателях, научно-
вспомогательных и рекомендательных библиографических пособиях.
Чапек В.Н.
Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов. – Ростов-на-
Дону: Феникс, 2005.-349с.
В списках литературы, указателях, пособиях порядок размещения
названий книг может быть: алфавитным, систематическим или
хронологическим.
Если необходимо описать статью из газеты, журнала или сборника
составляют аналитическое библиографическое описание. Аналитическое
библиографическое описание состоит из двух частей. Сначала
приводятся сведения о составной части документа, а затем сведения о
документе, в котором помещена составная часть. Эти области
отделяются друг от друга двумя косыми чертами с пробелом в один знак
до и после знака.
Зезюлин В.И. Резервы территориального перераспределения
трудовых ресурсов // Региональные особенности формирования
и использования трудовых ресурсов: Сб. науч. трудов. – М.,
1987.-С.19–29.
Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые
результаты социологического исследования) // Проблемы
прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.
Библиографические сноски.
При написании научных работ в текстах документа цитировании,
рассмотрении отдельных вопросов или упоминании книг других авторов
необходимо делать ссылки.
Ссылки бывают:
• внутритекстовые – указывается порядковый номер в приведенном
списке и страницу, с которой была свята цитата или выдержка.
Допускается использование краткого библиографического описания с
указанием страниц. Данные ссылки заключаются в круглые скобки.
При перераспределении населения между районами надо с
максимальной скрупулезностью учитывать также его
национальные особенности, навыки, традиции, привычки, быт,
климат и т. д. (Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции
(экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х
годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.
• подстрочные – приводится краткое описание книги с указанием
страницы. Размещается внизу листа после текста.
Харитонова В.Н., Вижина И.А. Экономические оценки
условий жизнедеятельности населения на севере России //
Регион: экономика и социология.– 2005.-№ 3.-С.177.
Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции
(экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х
годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.
• затекстовые – приводятся после всего текста с кратким
библиографическим описанием книги и указанием страницы.
Библиографические ссылки на несколько документов, приведенные
в одном внутритекстовом, подстрочном, затекстовом примечании,
отделяются друг от друга точкой с запятой.
В библиографической ссылке на составную часть документа
допускается:
• не указывать основное заглавие статьи или другой составной
части документа, но при этом обязательно указывают страницы, на
которых он опубликована;
• не указывать страницы, на которых опубликована составная
часть документа, но при этом обязательно указывают ее основное
заглавие, например:
Иванова Т.Д. // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С.
150–160.
или
Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые
результаты социологического исследования) // Проблемы
прогнозирования.-2005.-№ 2.
При записи подряд нескольких библиографических ссылок на один
документ в повторной ссылке приводят слова «Там же» или «Ibid» (для
документов, напечатанных латинским шрифтом) и указывают
соответствующие страницы. В ссылках на многотомное и сериальное
издание кроме страниц указывают номер тома, выпуска (части), год,
месяц, число, например:
Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые
результаты социологического исследования) // Проблемы
прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 153.
Там же.-С.157.
Глава 2. Информационное обеспечение деятельности
2.1. Документооборот
Документооборот – это движение документов с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Различают следующие основные потоки документации:
1) документы, поступающие из других организаций (входящие);