Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта

Подождите немного. Документ загружается.

Необязательно красить ресницы тушью каждый день. Можно

окрашивать ресницы в косметическом салоне. Но если вы предпочитаете

подкрашивать их ежедневно, туши наносить следует немного, чтобы она

была чуть заметна.

Воспользовавшись контурным карандашом, придайте губам нужную

форму, а затем нанесите помаду.

Румянами пользуйтесь только в случае необходимости, и никакого

блеска или блесток. Вы сдержанны и корректны. Это подчеркивает ваш

макияж.

8.2.5. Парфюмерия

С парфюмерией, как и с макияжем, важно не переусердствовать.

Запах ваших духов не должен чувствоваться на расстоянии большем,

чем 45 см.

Секретарям рекомендуется пользоваться французской

парфюмерией солидных фирм. Обладательниц таких духов деловые

партнеры-мужчины считают дамами умными и привлекательными.

Укреплению авторитета способствует едва уловимые цветочные

ароматы.

8.2.6. Манеры поведения

Манеры делового человека – это манеры воспитанного человека,

естественным образом придерживающегося правил культуры поведения

и делового этикета.

Благоприятное впечатление производит человек, выглядящий

гармонично и естественно, с манерой поведения, как известно,

отражающей характер, темперамент, воспитание. Причем все это должно

соответствовать его манере одеваться. В этом случае говорят об

определенном стиле, характеризующем человека.

Действие фактора преимущества – человек, превосходящий нас по

какому-то качеству, важному с нашей точки зрения, кажется

превосходящим нас и по всем остальным качествам. В результате

партнеру приписываются несуществующие достоинства. И наоборот,

если партнер уступает нам в чем-то, мы даем ему заниженную оценку и

в целом.

Действие фактора привлекательности – человек, который кажется

нам привлекательным, вызывает наше расположение и доверие. Мы

склонны считать привлекательными людей с приветливым выражением

лица, тех, кто в манере одеваться, причесываться, вести себя умело

подчеркивает свою индивидуальность, ориентируясь в большей степени

на свою фигуру и стиль, чем на моду. Привлекательна также простая,

непринужденная манера поведения.

Действие фактора отношения к нам – человек, который

доброжелательно к нам относится, кажется нам хорошим и вызывает у

нас желание пойти ему навстречу. Доброжелательность проявляется в

том. что партнер не замечает наших мелких промахов в общении,

приветливо смотрит и улыбается, часто обращается к нам по имени,

разговаривает обходительно и учтиво.

Деловая женщина должна строго выполнять следующие правила.

Никогда НЕ:

• надевать на одну руку (на разные пальцы или на один) золотые и

серебряные кольца;

• приходить на работу в брюках и кофточке: это домашняя одежда;

• являться в офис в платье с глубоким декольте, без рукавов или в

майке и без чулок. Такие варианты возможны только в нерабочее время;

• носить подследники с босоножками, так как подследники служат

только для того, чтобы надевать их в туфля вместо чулок (но не в

официальном учреждении);

• приходить на работу в легинсах или лосинах. Это одежда для

спорта, загородных прогулок, выходов в магазин и т. п.;

• держать носовой платок в рукаве платья или кофточки. Для этого

существует сумочка или карман.

Цветовой тип одежды и макияж

Зимний тип

Общий вид: источает силу. Яркий и контрастный.

Волосы: темные от коричневого до синевато-черного (черный,

темно-каштановый, темно-русый, с проседью, каштановые или

насыщенно седые).

Глаза: карие или цвета ореха, стальные голубые, зеленые, ярко

ореховые или насыщенно карие.

Оттенок кожи: фарфоровый, цвета слоновой кости, яркий

желтовато-бежевый, сочно-бежевый, темно-оливковый, бронзовый.

Принципы создания гардероба

Темные нейтральные цвета: черный, угольный или темно-синий

всегда дополняйте яркими цветами: королевский голубой, красный, ярко

желтый и бирюзовый. Носите светлое с темным, но избегайте

гармонирующих монохроматических тонов. Допустимы сочетания белого

с каким-либо оттенком (светло-розовый, голубой и лимонный). Светлые

цвета, однако, лучше использовать для блузок или спортивной одежды,

но не для платья или иной основной одежды, надеваемой на работу.

Цвета красного дерева, пурпурный, оливковый и сосново-зеленый –

основные и чистые. Черное платье смягчит светло-желтая косынка или

жакет. Светлые тона близ лица. Темно-синий в сочетании с очень резким

розовым выглядит более женственно. Темно-серый и оловянный могут

оживить ваш летний гардероб, однако они не сочетаются со светлыми

цветами. Пользуйтесь светлыми и темными цветами вперемешку или же

одним выразительным самостоятельным цветом. Итак, чтобы вам

выразить ваши природные цветовые данные – надо быть яркой.

Макияж

Грунтовка: светлая, почти белая бежевая, по возможности тонкая и

прозрачная, так как плотная портит даже породистый темный тип.

Прозрачная пудра – вечером почти белая – подчеркнет эффект

Белоснежки.

Румяна: мало. Холодно-розовые, нанесенные как дуновение. Ни в

коем случае нельзя допускать отчетливых границ румян.

Губы: все красные тона, которые не склоняются к желтому.

Розовое во всех отчетливых нюансах. Также подойдет фиолетовое.

Тени: дымчато-серые, серо-коричневые или светлые, едва

заметные тона – достаточно сдержанные. Голубой, зеленый, фиолетовый

в холодных, темных нюансах могут комбинироваться только с розовым

или фиолетовым.

Кайал: черный, белый (по внутреннему краю века).

Ресницы и брови: Классический цвет маскары – черный. Можно

применять: зеленую, синюю, фиолетовую тушь в холодных нюансах (в

комбинации с голубоватыми тонами губной помады). Брови, как

правило, темные и не нуждаются в подкраске.

Весенний тип

Общий вид: нежная, светлая кожа с золотисто-желтой подсветкой.

Впечатление – мягкое и прозрачное.

Волосы: белокурые или светло-русые, склонные к золотистой

желтизне.

Глаза: голубые, серовато-голубые, водянистые, светло-зеленые.

Принципы создания гардероба

Нейтральные цвета одежды варьируются от цвета верблюжьей

шерсти, серовато-бежевого и темно-серого до нежного серовато-

голубого и светлого морского голубого. Избегайте темных цветов,

например, черного или угольного. Ваш белый – это цвет слоновой кости,

но когда вы хотите воспользоваться более сильными цветами, например,

морским голубым, лучше предпочесть что-то из нежных пастельных

тонов, например, персиковый, желтовато-коричневый, лимонный,

розовый или лазурно-голубой. Можете позволить себе и яркие цвета, но

не слишком электрические. Вместо сильного королевского голубого

попробуйте чистый средне голубой. Сочный пурпуровый может убить

вас, если вы смешаете его с голубым вплоть до барвинково-голубого.

Светлые типы женщин отлично выглядят в голубовато-зеленых тонах. Из

красных оттенков вам более всего пойдут чистые цвета, например цвет

манго или лососево-розовый, когда захотите новым жакетом оживить

юбку или брюки основного тона.

Макияж

Грунтовка: жидкая и очень прозрачная, цвета слоновой кости или

желтоватый беж – в зависимости от натурального цвета кожи. Летом на

полтона темнее, поскольку весенний тип, несмотря на свою нежную

кожу часто хорошо загорает.

Румяна: цвета лосося, летом добавляется также бронзовая пудра

теплых коричневых тонов.

Тени для век: поскольку у весеннего типа преимущественно

светлые глаза, цвет которых варьируется от голубого до бирюзового и от

серо-зеленого до золотисто-карего, им лучше идут пастельные тона.

Цвета недостаточно нежные нужно приглушить бесцветной пудрой или

светло-серыми тенями.

Карандаш для век (кайал): самое темное – серый или коричневый,

лучше – голубой или зеленый. Белый кайал хорош для нижнего века,

можно смешанный с каким-либо цветным.

Ресницы и брови: черное исключено. Для бровей – нежный

коричневый; можно подчеркнуть среди волосков золотым небольшие

штрихи. Тушь теплого голубого или зеленого тона будет вам к лицу.

Осенний тип

Оттенок кожи: светлая кожа с золотистым подкожным свечением –

либо очень прозрачная и с веснушками, либо интенсивного персикового

или бежевого тона.

Волосы: ягодно-светлые, рыжие или каштановые, в светлых и

коричневых всегда поблескивает золото.

Глаза: цвета топаза, ореха, тепло-зеленые, зеленовато-голубые.

Принципы создания гардероба

Воспользуйтесь золотисто-коричневыми, оливковыми цветами,

цветом верблюжьей шерсти и рыжеватыми оттенками – они для вас

чрезвычайно удачны и как нельзя лучше подчеркнут ваши природные

краски. Ищите желтые, красные или зеленые приглушенные тона ваших

цветов. Избегайте белого. Носите вещи кремового или желтовато-

коричневого, кирпично-красного цвета. Голубые цвета больше пойдут

вашей внешности, если вы «отеплите» их зеленым. Комбинируете

золотистые тона, например, мшисто-зеленый, горчичный, терракотовый

с теплыми коричневыми тонами. Черный – подальше от вашего лица –

для юбок или брюк.

Макияж

Грунтовка: прозрачная и только бежевых тонов. Веснушки не

закрашивать, но припудривать. Летом – терракотовая пудра, возможен

тонированный дневной крем.

Румяна: не голубоватых оттенков, можно румяна заменить на

терракотовую пудру.

Губная помада: теплый красный, ржавый, оранжевый, медный. Из

пастельных – насыщенный цвет лосося. Вместо перламутра применять

золотое мерцание.

Тени: все теплые землистые, темные тона, очень нежно. Цвета,

имеющие ледяное мерцание, не годятся. Ржаво-красный, оранжевый или

яично-желтый, голубой с красноватым оттенком.

Кайал: коричневый, теплый зеленый, насыщенный синий или

лиловый, но не черный.

Ресницы и брови: коричневые. Черные с синей, зеленой, лиловой

тушью на кончиках.

Летний тип

Общий вид: гармоничный и мягкий.

Волосы: пепельно-каштановые, пепельно-белокурые или седые

средне-русые, средне– или «мышино»-каштановые.

Глаза: голубые, голубовато-зеленые, серовато-голубые, карие.

Оттенок кожи: розоватый, розовато-коричневый, бежевый, средне

оливковый, цвета слоновой кости, розовато-бежевый или светло-

бежевый, светло-оливковый.

Принципы создания гардероба

Ваши цвета должны быть сдержанными и гармоничными. Более

изысканно вы будете выглядеть в одежде монохроматических цветов, то

есть в светлых и темных оттенках одного цвета. Можете попробовать

комбинировать цвет слоновой кости, темно-серый, оловянный и

бронзовый. Что-то строгое, например, черный и белый, может подавить

ваши мягкие, нежные природные краски. Ваши естественные краски

будут выглядеть свежими в сочетаниях с голубой и розовой цветовой

гаммой. Нейтральные цвета – синий и угольный, строгое впечатление от

которых попробуйте смягчить белым или комбинацией с лиловым,

пастельно-голубым, розовым или нежным фуксиновым цветом.

Пастельные цвета отлично подходят для блузок, платьев и жакетов.

Однако они не достаточно сильны для рабочей одежды в целом, поэтому

не годятся для цельного костюма. Ваш красный цвет должен быть

голубого оттенка. Бургундский может подойти вам, но сначала

проверьте, не слишком ли он вас старит.

8.3. Эти

кет

Этика – учение о морали, нравственности. Термин «этика»

впервые употребил Аристотель (384–322 до н. э.) для обозначения

практической философии, которая должна дать ответ на вопрос, что мы

должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки.

Мораль – это система этических ценностей, которые признаются

человеком. Мораль – важнейший способ нормативной регуляции

общественных отношений, общения и поведения людей в самых

различных сферах общественной жизни – в семье, быту, политик

е,

науке, труде и т. д.

Важнейшими категориями этики являются: «добро», «зло»,

«справедливость», «благо», «ответственность», «долг», «совесть» и т. д.

Внутренний конфликт между возвышенным идеалом и

практическим расчетом, нравственным долгом и непосредственным

желанием существует всегда и во всех сферах жизни. Но особенно

напряженно он проявляется в этике делового общения, потому что

именно в этом виде общения основной предмет, по поводу которого оно

образуется, является внешним для индивидов.

Этику делового общения можно определить как совокупность

нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение

и отношения людей в процессе их производственной деятельности. Она

представляет собой частный случай этики вообще и содержит в себе ее

основные характеристики.

В социально-философском плане этика делового общения

определяется общественно-экономическим строем общества, структурой

его социальной организации и господствующим типом общественного

сознания. В традиционном обществе основным механизмом делового

общения являются ритуал, традиция и обычай. Им соответствуют нормы,

ценности и стандарты этики делового общения.

8.3.1. Речевой этикет

Секретарь находится в постоянном общении: в непосредственном

диалоге (с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и

опосредованном (телефон, факс, электронная почта).

Самое главное и трудное в речевом этикете – это умение слушать

других людей. Нельзя перебивать собеседника, следует дослушать его

до конца, особенно если он чем-то раздражен. «Дайте партнеру

возможность выговориться» – это один из методов, помогающих погасить

конфликт или не допустить его.

Умение слушать – важнейшее условие любого общения, тем более

оно важно для секретаря. Зачастую люди не умеют слушать другого и,

даже сосредоточившись на предмете, многое упускают. Происходит это

оттого, что человек очень быстро переключается на собственные мысли.

В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и

свое поведение соотносить с его характеристиками. Это поможет

подобрать интересную тему для беседы, выбрать нужный тон, вести себя

непринужденно или сохранять дистанцию.

Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные

выражения, используемый не к месту профессиональный сленг,

заимствования из иностранных языков.

Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть

культурой речи, которая определяется объемом активного словаря,

дикцией, а также владением речью.

Если человек никак не может подобрать нужно слово, закончить

фразу, не следует делать это за него, подчеркивая, что вы более

сообразительны.

Иногда голос секретаря может решить многое. Американцы,

например, считают, что от интонации первой произнесенной по

телефону фразы зависит то, как пройдет разговор.

Не говорите слишком громко (как громкоговоритель), иначе у

партнера сложится впечатление, что ему навязывают определенное

мнение. Если вы говорите слишком тихо или невнятно, это также мешает

ходу общения: партнер вынужден задавать встречные вопросы, чтобы

убедиться, что понял вас правильно, кроме того, тихая речь создает

убежденность в неуверенности и слабости позиций. Эти две крайности

свидетельствуют о том, что вы должным образом не «настроились» на

общение с партнером. Если беседа проводит

ся в небольшом помещении,

рекомендуется пользоваться «камерным стилем» (т. е. говорить тихо и

ясно).

Не говорите слишком быстро: особенно при сообщении новой

информации, необходимо какое-то время для ее переработки. Если вы

чересчур торопливо излагаете мысли, у партнера может возникнуть

впечатление, что вы просто хотите уговорить его. Поэтому

«риторический га

лоп» здесь нежелателен. Если же, наоборот, вы

изъясняетесь слишком медленно, партнер может прийти к выводу, что

вы тянете время.

Большое значение имеет умение заинтересовать собой и

заинтересоваться тем, с кем общаешься. Для этого также существуют

некоторые правила: выбор общеинтересной темы, использование шуток

и острот, не обидных для участников диалога, замена односложных

ответов «да – нет» на обороты: «К сожалению, это невозможно».

Говорить следует правильно, т. е. в соответствии с нормами

литературного языка.

Речь должна быть точной. Важно, чтобы слушатели (или

посетители) поняли именно то, что вы хотели сказать.

Речь должна быть и выразительной.

Соблюдение норм речевого этикета – необходимое условие

ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет

вежливость, которая в обязательном порядке предполагает прежде всего

приветствие.

Основные правила приветствия:

1) общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается

мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по

должности с вышестоящим;

2) приветствуя женщину на улице, мужчина снимает шляпу и

перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает

легкий поклон и прикасается рукой к шляпе или слегка ее

приподнимает. На иные головные уборы – зимнюю шапку, лыжную

шапочку, кепку или берет – это правило не распространяется;

3) в момент приветствия во рту не должно бы

ть сигареты, нельзя

также держать руку в кармане.

4) женщины слегка наклоняют голову и отвечают на приветствие

улыбкой, они могут не вынимать руки из карманов пальто, жакета;

5) обмениваться рукопожатиями при встрече мужчинам

рекомендуется всегда, женщинам – по обоюдному согласию.

6) женщине в знак приветствия никогда не целуют руку на улице,

это дела

ют только в помещении;

7) при рукопожатиях не нужно слишком крепко жать руку

приветствуемого лица;

8) инициатором рукопожатия почти всегда должна быть женщина.

Основные правила обращения к собеседнику:

1) обращение «вы» свидетельствует о культуре того, кто

обращается, подчеркивает уважение к партнеру или коллеге;

2) деловым партнерам, которые хорошо знакомы, а также к своим

коллегам предпочтительно обращаться по имени и отчеству или по

фамилии с добавлением слов «господин»;

3) не следует злоупотреблять обращением только по имени, да еще

на американский манер в сокращенном варианте;

4) к незнакомому человеку можно обратиться со словами:

«гражданин», «господин», «сударь» или «сударыня», «девушка»,

«молодой человек»;

5) во время ведения делового разговора очень важно учитывать

расстояние между собеседниками и объем пространства общения. Здесь

существует следующий неписаный закон: расстояние до одного метра

считается интимным Расстояние от одного до двух с половиной метров

считается официальным.

Основные правила представления: