договоренности?», «Могу ли я считать, что по этому вопросу мы с вами
договорились?» и других корректных моментов, которые помогут
сэкономить время, а также покажут вас как вежливого и тактичного
сотрудника – и тем самым поднимут престиж фирмы.
3. Если звонит телефон, необходимо достаточно быстро снять
трубку. Уместнее всего это делать после второго и не позже третьего
звонка. По скорости реакции на звонок некоторые клиенты судят о
степени за
интересованности сотрудника. Звонок по домашнему телефону
своему деловому партнеру и даже подчиненному может быть оправдан
лишь серьезной причиной, ввиду того, что дома люди отдыхают, и вне
рабочего времени их беспокоить нельзя.
4. Следует учитывать, что говорить необходимо лакони
чно.
Разговор продолжительностью более 5–6 мин – скорее исключение в
практике ведения дел. За это время необходимо сообщить все, что
следует, и получить ответ.
5. Самые распространенные варианты первого слова,
произносимого в снятую трубку, это: «Да», «Алло», «Слушаю». Эти
слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны, их
можно назвать нейтральными, поскольку они никак не характеризуют
того, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому
в деловом общении надо отказаться от нейтральных отзывов и заменить
их информативными. Всегда следует начинать разговор с представления
себя и своей организации – и тогда, когда звоните вы, и тогда, когда
звонят вам. Люди любят знать, с кем он
и разговаривают. Это, кроме
того, создает атмосферу доверительности и помогает лучше понять
собеседника.
6. Необходимо помнить о правилах ведения беседы. Всегда
старайтесь говорить ровно, сдерживайте свои эмоции, выслушивайте
собеседника, не перебивая его. В то же время долго не молчите,
подтверждайте свое участие в беседе какими-нибудь краткими
репликами. Иначе ваш собеседник мо
жет подумать, что вы отвлеклись от
разговора и не слушаете его или же что прервалась связь. Если же
действительно произошло разъединение по техническим причинам,