Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Прием-банкет. Если корпоративный праздник организован в виде
банкета в ресторане, это определяет особые правила поведения. Ваше
поведение за столом многое говорит о вас и о том, какой вы работник.
Оно показывает, как тщательно вы относитесь к деталям, которые
должны быть неотъемлемой частью жизни любого служащего,
желающего достичь конкурентоспособного уровня и сох
ранить его.
Перечислим правила, которые рекомендуется соблюдать во
время банкета.
Прежде чем сесть за стол, подождите в фойе остальных, если
только вас не попросили этого не делать.
Если вы первым сели за стол, подождите других и не заказывайте
напиток.
Заказывайте только основную пищу (салат, главное блюдо и
напиток). Если организатор предлагает аперитив или де
серт – закажите.
Салфетку следует положить на колени после того, как все
рассядутся за столом. Она может быть сложена пополам. В конце еды
салфетку следует положить на стол справа от столового прибора.
Прежде чем приступить к еде, следует подождать, пока не будут
обслужены все сидящие за столом
Общие блюда вначале предлагайте другим и только затем кладите
еду себе.
Мужчина оказывает внимание и ухаживает за дамой, сидящей
справа.
Передавайте еду вправо, против часовой стрелки. Такой порядок
соответствует правилам размещения за столом, где главный гость сидит
справа от вас.
Если вы время от времени перестаете пользоваться приборами то
кладите их только на край тарелки, но никак не на скатерть Чтобы дать
официанту знать, что вы делаете перерыв, просто положите нож ручкой
вправо, острием к себе, вилку – ручкой влево и зубцами вверх.
Если вам необходимо выйти из-за стола на короткое время, то
делайте это во время смены блюд.
По окончании еды оба прибора кладут на тарелку параллельно (на
пять часов).
Прием «а-ля фуршет». На фуршете все едят стоя. На фуршет
можно пригласить значительно больше людей, чем на обед с рассадкой
за столом, проводимый в том же помещении. Большинство деловых
людей ценят демократичность, мобильность общения, менее официозную
атмосферу, которые характеризуют правила, регламент этой формы
приема. Сотрудники, не связанные рассадкой за столом, ее
иерархичностью, как на официальных торжествах, свободны в своем
выборе места расположения, интересных собеседников.
Фуршетный прием создает его участникам прекрасные условия для
установления новых знакомств, для закрепления и углубления деловых
и личных отношений.
На приемах без рассадки также следует уметь вести себя достойно,
сочетая обязательное соблюдение этикета с приятной
непринужденностью.
Не навязывать, пользуясь ситуацией, своего общения старшим по
положению.
Не следует обсуждать острые политические, религиозные,
национальные вопросы, а также свои личные проблемы.
Беседа с конкретным собеседником не должна продолжаться более
10 минут, так как у интересующего вас собеседника могут быть свои
планы на контакты в этот вечер.
Гости обслуживают себя сами – подходят к столам, берут в левую
руку тарелку, на нее кладут вилку, набирают ходят, чтобы затем смогли
подойти другие.
Если вы хотите попробовать другую закуску, нужно подойти опять
к столу, взять чистую тарелку и вилку. Помните о том, что стопка
тарелок для того и существует, чтобы их менять и не смешивать на них
салат, рыбные и мясные блюда.
Во многих ресторанах курение в зале запрещено и на столе
отсутствуют пепельницы.
Если же курить в кафе или ресторане разрешено, то надо спросить
позволения закурить у соседей по столу и курить только после десерта.
При взаимном согласии всех сидящих за столом допустимо курить и
перед едой.
Завтрак. Проводится между 12 и 15 часами, чаще всего между
12.30 и 13.30. Средняя продолжительность 1–1,5 ч, из них 45–60 мин
гости проводят за столом, а 15–30 мин – за кофе.
Во время приема подаются одно-два блюда холодной закуски, одно
горячее мясное и рыбное блюдо и десерт. Перед завтраком гостям
предлагаются аперитив, коктейль, сухое вино, соки и в течение всего
завтрака – минеральная вода.
В России к холодным закускам предлагается водка, к мясу – сухое
красное вино, к рыбе – сухое белое вино, к десерту – шампанское, к
кофе и чаю – коньяк, ликер.
Форма одежды – повседневный костюм или платье. Если
предусматривается иная форма одежды, это специально оговаривается в
приглашении.
Бранч. Устраивается обычно в выходные дни, между завтраком и
ленчем. Бизнесмены часто приглашают на него своих друзей с семьями.
Подавать рекомендуется приготовленные различные блюда из яиц,
бекон тушеное мясо, сосиски, рыбу, тушеные томаты и др. Из напитков –
кофе, чай, большое количество прохладительных напитков, иногда вино.
Шашлык (барбекю). Проводится на открытом воздухе. Способом
приготовления мяса на открытом огне различных странах имеют свою
специфику.
Пока готовится мясо, гостям предлагают напитки пиво, вино, кока-
колу, минеральную воду и т. д., а также соленое печенье, орешки,
сырые овощи со сметанными или горчичными соусами. К мясу подаются
отварные или печеные овощи. Идеальный вариант десерта – свежие
фрукты.
Форма одежды – самая простая.
Пикник. Проводится на открытом воздухе за городом. Блюда
готовятся заранее и тщательно упаковываются для доставки к месту
пикника. Туда же отвозят складные столы и стулья, большие зонты.
Гостям могут быть предложены холодные закуски, холодный или
горячий суп (доставляется в термосах); основное блюдо – например,
говяжья вырезка или запеченная свинина (горячее блюдо также
доставля
ется в термосах); десерт, например, фрукты или пирожные.
Одежда может быть несколько наряднее, чем для шашлыка.
Чай. Начинается «чай» между 16.00 и 18.00 часами и длится 1–1,5
часа.
Если гостей много – накрывается несколько столиков. Перед
каждым гостем на блюдце ставится чашка, слева от чашки – тарелочка и
маленький ножик, которым намазывают масло, мармелад и т. п. на
поджаре
нные ломтики хлеба или булки. Чайник ставится на стол.
Чайный стол накрывается цветной скатертью. Иногда на середину
стола кладут узкую дорожку из цветных тканных салфеток. Тарелки с
угощениями ставят на эту дорожку, а посуду для каждого гостя – на
маленькие тканные салфетки.
Гостям подаются маленькие бутерброды с икрой, рыбой, колбасой,
пирожки, леченья, булочки, кексы, пирожные, торты, мороженое. На
стол ставят коробки конфет, сливки, лимон.
Форма одежды – повседневный костюм или платье.
Кофе. Начинается «кофе» не позже 19.00 часов и почти немногим
отличается от «чая».
Иногда на этом приеме подают горячую закуску или салат. Салаты
подают в оскалах или креманках. В качестве напитков могут быть
поданы соки, минеральная вода. Стаканы для воды ставят группами в
одном или нескольких местах.
Бизнес-ланч.
Отличительными особенностями бизнес-ланча являются:
1) возможность совместить обеденный перерыв в работе с
неформальным общением, что позволяет решать насущные вопросы
бизнес-сотрудничества в приятной, раскованной атмосфере;
2) соблюдение меньших формальностей, так как бизнес-ланч не
требует особого приглашения (партнерам достаточно созвониться или
условиться о продолжении контакта по окончании официальной фазы
переговоров);
3) ограниченное число участников, позволяющее проводить за
столом более предметное обсуждение того или иного вопроса;
4) незначительная продолжительность бизнес-ланча (от 30–40
минут до 1,5–2 часов);
5) небольшая содержательная часть, ведь бизнес-ланч почти
всегда проводится с целью решения не более чем 1–2 наиболее
актуальных вопросов сотрудничества.
Обычно бизнес-ланч организуется в перерыве между заседаниями
или раундами переговоров. Оптимальное время начала бизнес-ланча – с
12 до 13 часов.
Кроме того, желательно, чтобы он проводился в непосредственной
близости от места проведения официального мероприятия, чтобы его
участники не тратили лишнего времени.
При подготовке к бизнес-ланчу секретарь обязан:
1) уточнить состав участников, время проведения мероприятия, его
продолжительность, а также «повестку дня»;
2) заказать по телефону или через курьера необходимое
количество в соответствующем заведении;
3) при необходимости позаботиться об автотранспорте для проезда
участников к месту проведения бизнес-ланча и обрат
но;
4) приготовить все необходимое для обеспечения деловой части
мероприятия (информационные материалы, проекты документов,
подлежащих обсуждению и согласованию, пишущие принадлежности,
средства мобильной связи и т. п.);
5) проверить свой внешний вид;
6) проконтролировать подготовку бизнес-ланча (по телефону или
через курьера). За 15–20 минут до времени отправления доложить
руководителю о готовности к меропр
иятию.
Отправляясь на бизнес-ланч в качестве полномочного
представителя принимающей стороны, секретарю также следует
убедиться в том, что при себе имеется достаточное количество денег,
ведь оплачивает бизнес-ланч принимающая сторона.
Секретарь предоставляет гостям право выбора блюд и напитков, а
поскольку бизнес-ланч – это все же время для еды, необходимо дать
гостям возможность спокойно поесть. Как правило, деловая часть
мероприятия начинается не раньше, чем заказан десерт или кофе, т. е.
через 15–20 минут после начала бизнес-ланча.
Домашние обеды. Если Вы решили пригласить деловых
партнеров на домашний обед, то к нему нужно тщательно подготовиться.
Необходимо точно знать количество приглашенных партнеров. Наиболее
приемлемое количество гостей – от 4 до 12 человек. Желательно, чтобы
у приглашенных были общие интересы для поддержания застольных
бесед. Не следует приглашать политических противников или
враждующих между собой партнеров. Не стоит забывать и о
равномерном соотношении между дамами и мужчинами. В первую
очередь необходимо позаботиться о том, чтобы квартира к приходу
гостей была в безупречном порядке. Надо позаботиться об освещении
квартиры. Все кухонные и другие подготовительные работы лучше
закончить с запасом времени, чтобы хозяйка и члены семьи имели
возможность спокойно переодеться, так как нельзя встречать гостей в
рабочей одежде и домашних тапочках. Непосредственно перед приходом
гостей квартиру следует хорошо проветрить, а стол должен быть накрыт
скатертью и сервирован. Самые ходовые размеры скатерти 130 см, а
длина – 150, 160, 230, 280 см. Существуют скатерти особого кроя для
круглых столов. Скатерть не должна свисать от края больше, чем на
25 см.
Существует основной ассортимент посуды, столовых приборов, у
каждого из приборов есть свое функциональное назначение, которое
необходимо знать при сервировке стола. Составляя меню, рекомендуется
учитывать национальные и религиозные традиции иностранных гостей.
Знание национальных особенностей может служить своеобразным
ориентиром возможного поведения партнеров. Рассмотрим особенности
проведения домашних обедов с партнерами некоторых стран.
Домашние обеды с партнерами из Италии. Следует иметь в
виду, что итальянцы очень гордятся своей страной как колыбелью
многих видов искусств и ремесел, поэтому проявление уважения и
знаний в этой сфере всегда производит на них благоприятное
впечатление. Не следует демонстрировать итальянцам свои вокальные
способности. В целом, итальянские бизнесмены достаточно
чувствительны к соблюдению основных правил деловой этики.
Домашние обеды с партнерами из Франции. Во Франции
решения принимаются не только за рабочим, но и за обеденным столом.
Организуемые в таких случаях деловые приемы могут предусматривать
различные формы – коктейль, домашний обед или ужин. Во время
домашнего обеда не принято говорить о делах. О делах принято
говорить после того, как будет подан кофе. Французы не любят сразу
затрагивать в беседе вопрос, который интересует их больше всего. К
нему подходят постепенно, после долгого разговора на нетральные темы
и как бы, вскользь, без нажима – «между грушей и сыром», то есть в
конце обеда. Поступать наоборот считается, к тому же, признаком
дурного тона. Демонстрируя свой интерес, вы оказываетесь в роли
просителя.
Домашние обеды с партнерами из США. Аля американцев
решение деловых вопросов в неформальной обстановке – обычная вещь.
Это благоприятный случай поговорить о семье и хобби. За столом луч
ше
избегать разговоров о политике и религии, поскольку США – страна
пуританских ценностей. Американская нация озабочена своим
здоровьем. Спиртного потребляют очень мало. В основном пьют
коктейли, где льда больше, чем жидкости, или пиво. Тосты не приняты.
Поднимая стакан со спиртным, американцы говорят просто «чиэз» или
«прозит». Необходимо помнить, что деловые приемы в США гораздо
короче, чем, например, во Франции.
Домашние обеды с партнерами из стран ближнего Востока.
При определении даты неофициальной встречи следует исходить из
того, что они не проводятся в мусульманских странах в религиозный
праздник «рамазан», а также в дни национального траура, а
назначенные ранее – отменяются. Имея дело с партнерами из стран
ближнего Востока, сразу следует подготовить себя к эмоциональной,
иногда весьма неоднозначной беседе. Основа обычного разговора между
арабами Египта – протесты. Двое респектабельных людей могут громко
кричать друг на друга, причем создается впечатление, что рушится их
мног
олетняя дружба и сотрудничество.
Домашние обеды с партнерами из Испании. Наиболее
подходящими темами для застольной беседы могут быть вопросы
культуры, искусства, литературы, туристические достопримечательности
Испании, национальные традиции, спорт, политическая жизнь. Ни в коем
случае не стоит осуждать корриду, которой испанцы очень гор
дятся.
Домашние обеды с партнерами из Великобритании. Обедая с
англичанами, никогда не следует обращаться к незнакомым людям, до
тех пор, пока вы им не представлены. Не стоит увлекаться
рукопожатием, оно употребляется в этой стране весьма редко, лишь при
первом представлении. Не принято целовать руки женщинам, делать
публичные комплименты. С англичанами хорошо говорить о погоде, о
семье, спорте.
Таблица 4. Дресс-код на официальных мероприятиях
Речевые трафареты, помогающие вести деловые беседы и
переговоры
Начало беседы
Я полагаю, что прежде всего нам следует обсудить…
Я думаю, что вам хорошо известны причины, побудившие меня
встретиться с вами, и поэтому мне хотелось сразу перейти к
обсуждению…
Мне хотелось бы начать беседу с…
Извинение
Приношу свои извинения за…
Примите наши извинения за…
Я искренне сожалею, что…
Одобрение и согласие
Этот пункт не вызывает наших возражений.
Я полностью разделяю вашу точку зрения на…