Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
жесты. Но вы плохо умеете использовать эту информацию в реальной
жизни, например, для того чтобы правильно строить свои отношения с
окружающими. Вы склонны скорее буквально воспринимать сказанные
слова и руководствоваться ими. Развивайте интуицию и больше
полагайтесь на нее.
47–59 очков. У вас отличная интуиция, вы обладаете
способностью понимать других людей, у вас есть наблюдательность и
чутье. Но вы слишком сильно полагаетесь в своих суждениях на эти
качества, в то время как слова имеют для вас второстепенное значение.
Ваши «приговоры» поспешны, и в этом кроется опасность ошибки.
Делайте на это поправку – и у вас есть все шансы научиться прекрасно
разбираться в людях.
Как вы проводите переговоры?
Тест поможет вам определить, насколько эффективно вы умеете
вести переговоры. Отметьте ситуации, которые вызывают у вас чувство
неудовлетворенности или досады при беседе с любым человеком:
начальником, подчиненным, товарищем, близким.
1. Собеседник не дает мне шанса высказаться, у меня есть что
сказать, но нет возможности вставить слово.
2. Собеседник постоянно перебивает меня во время беседы,
переговоров.
3. Собеседник никогда не смотрит в лицо во время разговора, и я
не уверен, слушает ли он меня.
4. Разговор с партнером часто вызывает чувство пустой траты
времени.
5. Собеседник постоянно суетится: карандаш и бумага его
занимают больше, чем мои слова и мысли.
6. Собеседник никогда не улыбается. У меня возникает чувство
неловкости и тревоги.
7. Собеседник всегда отвлекает меня вопросами и комментариями.
8. Что бы я ни сказал, собеседник всегда охлаждает мой пыл.
9. Собеседник всегда старается отвергнуть мой пыл.
10. Собеседник искажает смысл моих слов и вкладывает в них
другое содержание.
11. Когда я задаю вопрос, собеседник заставляет меня
защищаться.
12. Иногда собеседник переспрашивает меня, делая вид, что не
расслышал.
13. Собеседник, не дослушав до конца, перебивает меня, чтобы
согласиться.
14. Собеседник при разговоре сосредоточенно занимается
посторонним: играет ручкой, курит сигарету, протирает стекла очков и
т. д., и я не уверен, что он при этом внимателен.
15. Собеседник делает выводы за меня.
16. Собеседник всегда пытается вставить слово в мое
повествование.
17. Собеседник смотрит на меня не мигая.
18. Собеседник смотрит на меня как бы оценивая. Это беспокоит.
19. Когда я предлагаю что-нибудь новое, собеседник говорит, что
он думает так же.
20. Собеседник переигрывает, показывая, что интересуется
беседой, слишком часто кивает головой, ахает и поддакивает.
21. Когда я говорю о чем-то серьезном, собеседник вставляет
смешные истории, шуточки, анекдоты.
22. Собеседник часто глядит на часы во время разговора.
23. Когда я вхожу в кабинет, он бросает все дела и все внимание
обращает на мен
я.
24. Собеседник ведет себя так, будто я мешаю ему делать что-
нибудь важное.
25. Собеседник требует, чтобы все согласились с ним. Любое его
высказывание завершается вопросом: «Вы тоже так думаете?» или «Вы
не согласны?».
Подсчет результатов
Подсчитайте процент ситуаций, вызывающих у вас досаду и
раздражение.
Более 70 % – вы плохой собеседник. Вам необходимо работать
над собой и учиться вести переговоры.
40–70 % – вам присущи некоторые недостатки. Вам следует
проявлять больше гибкости и легкости в переговорах, не заострять
внимание на манере разговора, не искать скрытый смысл сказанного, не
монополизировать позицию в разговоре.
10–40 % – вы хороший собеседник, но иногда отказываете
партнеру в полном внимании.
0—10 % – вы отличный собеседник.
Уровень вашей общительности
Этот тест поможет взглянуть на себя «со стороны», определить,
достаточно ли вы коммуникабельны, корректны в отношениях со своими
коллегами, сотрудниками, членами семьи.
На каждый из 16-ти вопросов отвечайте быстро и однозначно: да,
нет, иногда,
1. Вам предстоит обычная деловая встреча. Выбивает ли вас ее
ожидание из колеи?
2. Вызывает ли в вас смятение и неудовольствие поручение
выступить с докладом, сообщением, информацией на каком-либо
совещании, собрании?
3. Не откладываете ли вы визит к врачу до последнего момента?
4. Вам предлагают выехать в командировку в город, где раньше вы
никогда не бывали. Приложите ли вы макси
мум усилий, чтобы избежать
этой командировки?
5. Любите ли вы делиться своими переживаниями с кем бы то ни
было?
6. Раздражаетесь ли вы, если незнакомый человек на улице
обратится к вам с просьбой (показать дорогу, назвать время, ответить на
вопрос)?
7. Верите ли вы, что существует проблема «отцов и детей» и что
людям разных поколений тру
дно понимать друг друга?
8. Постесняетесь ли вы напомнить знакомому, что он забыл вернуть
деньги, которые занял несколько месяцев назад?
9. В кафе или столовой вам подали явно недоброкачественное
блюдо. Промолчите ли вы, лишь рассерженно отодвинув тарелку?
10. Оказавшись один на один с незнакомым человеком, вы не
вступите с ним в беседу и будете тяготиться, если первым заговорит он?
11. Вас приводит в ужас любая длинная оч
ередь, где бы она ни
была. Предпочитаете ли вы отказаться от своего намерения, чем встать в
хвост и томиться в ожидании?
12. Боитесь ли вы участвовать в какой-либо комиссии по
рассмотрению конфликтных ситуаций?
13. У вас есть собственные, сугубо индивидуальные критерии
оценки произведений лите
ратуры, живописи, культуры и никаких чужих
мнений на этот счет вы не приемлете. Это так?
13. Услышав где-либо в кулуарах высказывание явно ошибочной
точки зрения по хорошо известному вам вопросу, предпочитаете ли вы
промолчать и не вступать в спор?
15. Вызывает ли у вас досаду чья-либо просьба помочь
разобраться в том или ином служебном вопросе или учебной теме?
16. Охотнее ли вы излагаете свою точку зрения (мнение, оценку) в
письменной форме, чем в устной?
Оценка результатов
Да – 2 очка, иногда – 1 очко, нет – 0 очков.
Полученные очки просуммируйте и по классификатору определите,
к какой категории вы относитесь.
30–32 очка. Вы явно некоммуникабельны, и это ваша беда, так
как страдаете от этого не только сами, но и страдают близкие вам люди.
Старайтесь быть общительней, контролируйте себя.
25–29 очков. Вы замкнуты, неразговорчивы, предпочитаете
одиночество, новая работа и необходимость новых контактов выводят
вас из равновесия. Вы знаете эту особенность вашего характера и
недовольны собой, поэтому в вашей власти изменить в себе эти черты.
19–24 очка. Вы довольно общительны и в незнакомой обстановке
чувствуете себя вполне уверенно. Однако с новыми людьми сходитесь с
оглядкой, в спорах и диспутах участвуете неохотно.
14–18 очков. У вас нормальная коммуникабельность. Вы
любознательны, охотно слушаете собеседника, достаточно терпеливы в
общении с другими, отстаиваете свою точку зрения спокойно, в то же
время не любите шумных компаний, а многословие вызывает у вас
раздражение.
9—13 очков. Вы весьма общительны, любопытны, разговорчивы,
любите высказываться по различным вопросам, знакомиться с новыми
людьми, бывать в центре внимания, никому не отказываете в просьбах,
хотя не всегда можете их выполнить. Чего вам не хватает – так это
усидчивости, терпения и отваги при столкновении с серьезными
проблемами. При желании это легко исправить.
0–8 очков. Вы, должно быть, «рубаха-парень». Общительность
бьет из вас ключом, вы всегда в курсе всех дел, охотно принимаете
участие во всех дискуссиях, охотно берете слово по любому поводу,
беретесь за любое дело, хотя не всегда можете успешно довести его до
конца. По этой причине коллеги и руководители относятся к вам с
некоторой опаской и сомнениями. Ваша коммуникабельность носит
болезненный характер. Вы говорливы, вмешиваетесь в дела, которые не
имеют к вам никакого отношения, вольно или невольно часто бываете
причиной разного рода конфликтов. Вы вспыльчивы, обидчивы,
необъективны. Людям на работе и дома тр
удно с вами. Подумайте над
этим.
Глава 7. Компьютерные технологии в секретарском деле
7.1. Технические средства
К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется
секретарь, относятся: персональный компьютер, телефон, телефакс,
принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг, копировальный
аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально
использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и
эффекти
вности своего труда.
Компьютер.
Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой
печатную машинку и по праву занимает место «номер один» на его
рабочем столе. Компьютер помогает выполнять широкий круг
задач:
1) составление и редактирование документов;
2) регистрация и контроль исполнения документов;
3) хранение и поиск документов, другой полезной информации;
4) прием и передача документов по каналам связи;
5) архивное хранение документов;
6) организация своего рабочего времени и времени руководителя и
др.
Современные компьютеры отличаются по архитектуре и
производительности.
Компьютер составляет: системный блок, дисплей и клавиатура.
Системный блок. Представляет собой основное устройство,
внутри которого установлены наиболее важные компоненты. Устройства,
находящиеся внутри системного блока, называют внутренними, а
устройства, подключаемые к нему снаружи, называют внешними.
Дополнительные устройства, предназначенные для ввода, вывода и
длительного хранения данных, называют также периферийными.
По внешнему виду системные блоки различаются формой корпуса.
Корпуса персональных компьютеров выпускают в горизонтальном
(desktop) и вертикальном (tower) исполнении. Корпуса, имеющие
вертикальное исполнение, различают по габаритам: полноразмерный
(big tower), среднеразмерный (midi tower) и малоразмерный (mini tower).
Среди корпусов, имеющих горизонтальное исполнение, выделяют
плоские и особо плоские (slim).
Кроме формы, для корпуса важен параметр, называемый форм-
фактором. От него зависят требования к размещаемым устройствам. В
настоящее время в основном используются корпуса двух форм-
факторов: АТ и АТХ.
Корпус, как правило, поставляется вместе с блоком питания и,
таким образом, мощность блока питания также является одним из
параметров корпуса. Для массовых моделей достаточной является
мощность блока питания 200–300 Вт.
Внутри системного блока размещаются следующие
устройства:
1) материнская плата;
2) оперативное запоминающее устройство;
3) процессор;
4) блок питания;
5) дополнительные устройства, подключаемые к специальным
разъемам (слотам).
Периферийные устройства персонального компьютера
подключаются к специальным разъемам на корпусе материнской плате я
предназначены для выполнения вспомогательных операций.
По назначению периферийные устройства можно
подразделить на:
1) устройства ввода данных;
2) устройства вывода данных;
3) устройства хранения данных;
4) устройства обмена данными.
Клавиатура – клавишное устройство управления персональным
компьютером. Служит для ввода алфавитно-цифровых (знаковых)
данных, а также команд управления. Комбинация монитора и
клавиатуры обеспечивает простейший интерфейс пользователя.
Клавиатура относится к стандартным средствам персонального
компьютера. Ее основные функции нуждаются в поддержке
специальными системными программами (драйверами). Необходимое
программное обеспечение для начала работы с компьютером уже
имеется в микросхеме ПЗУ в составе базовой системы ввода-вывода, и
пото
му компьютер реагирует на нажатия клавиш сразу после включения.
Стандартная клавиатура имеет более 100 клавиш, функционально
распределенных по нескольким группам.
Группа алфавитно-цифровых клавиш предназначена для ввода
знаковой информации и команд, набираемых по буквам. Каждая
клавиша может работать в нескольких режимах (регистрах) и,
соответственно, может использоваться для ввода нескольких символов.
Переключение между нижним регистром (для ввода строчных символов)
и верхним регистром (для ввода прописных символов) выполняют
удержанием клавиши SHIFT (нефиксированное переключение). При
необходимости жестко переключить регистр используют клавишу САРS
LОСК (фиксированное переключение). Если клавиатура используется
для ввода данных, строку заканчивают нажатием клавиши ЕNТER. При
этом автоматически начинается ввод текста с новой строки. Если
клавиатуру используют для ввода команд, клавишей ЕNТЕR завершают
ввод команды и начинают ее исполнение.
Для разных языков существуют различные схемы закрепления
символов национальных алфавитов за конкретными алфавитно-
цифровыми клавишами. Такие схемы называются раскладками
клавиатуры. Переключения между различными раскладками
выполняются программным образом – это одна из функций
операционной системы. Соответственно, способ переключения зависит
от того, в какой операционной системе работает компьютер. Например, в
системе Windows для этой цели могут использоваться следующие
комбинации: левая клавиша АLТ+SHIFТ или СТRL+SHIFT.
При работе с другой операционной системой способ переключения
можно установить по справочной системе той программы, которая
выполняет переключение.
Общепринятые раскладки клавиатуры имеют свои корни в
раскладках клавиатур пишущих машинок. Для персональных
компьютеров клона IBM РС типовыми считают раскладки QWERTY
(английская) и ЙЦУКЕНГ (русская). Раскладки принято именовать по
символам, закрепленным за первыми клавишами верхней строки
алфавитной группы.
Группа функциональных клавиш включает двенадцать клавиш (от
F1 до F12), размещенных в верхней части клавиатуры. Функции,
закрепленные за данными клавишами, зависят от конкретной
программы.
На клавиатуре также расположены другие группы клавиш:
управления курсором, служебные и т. д. Общий вид клавиатуры удобно
проиллюстрировать с помощью программы «Экранная клавиатура»,
входящую в стандартный набор Windows и использованный для
эмулирования функций клавиатуры с помощью мыши.
Клавиатуры персональных компьютеров обладают свойством
повтора знаков, которое используется для автоматизации процесса
ввода. Оно состоит в том, что при длительном удержании клавиши
начинается автоматический ввод связанного с ней кода. При этом
настраиваемыми параметрами являются:
1) интервал времени после нажатия, по истечении которого
начнется автоматический повтор кода;
2) темп повтора (количество знаков в секунду).
Средства настройки клавиатуры относятся к системным и обычно
входят в состав операционной системы. Кроме параметров режима
повтора настройке подлежат также используемые раскладки и органы
управления, используемые для переключения раскладок.
Клавиатура является основным устройством ввода данных.
Специальные клавиатуры предназначены для повышения эффективности
процесса ввода данных. Это достигается путем изменения формы
клавиатуры, раскладки ее клавиш или метода подключения к
системному блоку.
Клавиатуры, имеющие специальную форму, рассчитанную с учетом
требований эргономики, называют эргономичными клавиатурами.
Мышь – это устройство управления манипуляторного типа.
Представляет собой плоскую коробочку с двумя-тремя кнопками.
Перемещение мыши по плоской поверхности синхронизировано с
перемещением графического объекта (указателя мыши) на экране
монитора.
В отличие от рассмотренной ранее клавиатуры, мышь не является
стандартным органом управления, и персональный компьютер не имеет
для нее выделенного порта. Для мыши нет и постоянного выделенного
прерывания, а базовые средства ввода и вывода компьютера,
размещенные в постоянном запоминающем устройстве (ПЗУ), не
содержат программных средств для обработки прерываний мыши.
В связи с этим в первый момент после включения компьютера
мышь не работает. Она нуждается в поддержке специальной системной
программ
ы – драйвера мыши. Драйвер устанавливается либо при первом
подключении мыши, либо при установке операционной системы
компьютера.
Компьютером управляют перемещением мыши по плоскости и
кратковременными нажатиями (щелчками) правой и левой кнопок. В
отличие от клавиатуры мышь не может напрямую использоваться для
ввода знаковой информации – ее принцип управления является
событийным. Перемещения мыши и щелчки ее кнопок являются
событиями с точки зрения ее программы-драйвера. Анализируя эти
события, драйвер устанав
ливает, когда произошло событие и в каком
месте экрана в этот момент находился указатель. Эти данные
передаются в прикладную программу, с которой работает пользователь в
данный момент. По ним программа может определить команду, которую
имел в виду пользователь, и приступить к исполнению.
Комбинация монитора и мыши обеспечивает наиболее современный
тип интерфейса пользователя, который называется графическим.
Пользователь наблюдает на экране графические объекты и элементы
управления. С помощью мыши он изменяет свойства объектов и
приводит в действие элементы управления компьютерной системой, а с
помощью монитора получает от нее отклик в графическом виде.
Стандартная мышь имеет только две кнопки, хотя существуют
нестандартные мыши с тремя кнопками или с двумя кнопками и одним
вращающимся регулятором. Функции нестандартных органов управления
определяются тем программным обеспечением, которое поставляется
вместе с устройством.
К числу регулируемых параметров мыши относятся:
чувствительность (выражает величину перемещения указателя на экране