Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет
возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя
обычные телефонные каналы.
Недорогие и потому самые распространенные модели телефаксов
используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие на приемник
факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом
документе. После обработки сигнала формируется копия документа и
посредством точечного нагрева специальной термочувствительной
бумаги происходит распечатка полученного документа. Так как
термобумага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ
скручивается, что делает работу с ним не совсем удобной. Такой
документ необходимо оберегать от солнца, нагревательных приборов,
так как от нагрева термобумага темнеет. Контрастность и читаемость
такой бумаги ухудшается и при длительном хранении. Во многих
современных моделях факсов используется более плотная
«супертермобумага», которая меньше скручивается, выдерживает более
сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию.
После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают
автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и
получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный
отчет о полученных и переданных сообщениях.
Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели,
обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:
1) вывод документа на обычную бумагу;
2) режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную
передачу строки, в которой обнаружена ошибка);
3) отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ
к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда
тарифы на междугородные переговоры значительно ниже; память на
несколько десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага
вынута или закончилась, с последующей распечаткой; в эту же память
можно загрузить документы для последующей их передачи в указанное
вами время или рассылки нескольким адресатам;
4) отклонение ненужных вызовов – игнорирование вызовов,
сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора.
При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и
принимающем аппарате должны быть идентификационные коды для
предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной
информации. Если коды передающего и принимающего аппаратов не
совпадают, передача не состоится. В факсах используется также
функция опроса (Polling), которая позволяет вызвать передачу
сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему. Функция
защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме
документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется
знание его кода.
Заслуживает внимания многофункциональное устройство
«MEDLEY», состоящее из цветного принтера, сканера и факсимильного
аппарата. Такой факс/сканер/принтер сконструирован для подключения
к персональному компьютеру, с тем чтобы весь набор офисных процедур
(сканирование, печать, копирование, хранение в памяти ПК и передачу
документов) осуществлять с помощью одного устройства. Интересными
для пользователя могут быть копиры (mopier) HP OfficeJet 590,
сочетающие возможности передачи факсимильных сообщений,
копирования документов, их сканирования с возможностями цветного
струйного принтера.
Копировальные устройства.
Для копирования документов чаще всего применяются аппараты
фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому
большинство копировальных средств обычно называют ксероксами.
Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений. Если аппарат
не включен, включите его и дайте время на его прогрев. В зависимости
от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1–2 минут. Затем
необходимо:
• по
днять крышку, положить оригинал копируемого документа
лицевой стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется, как
правило, в левый верхний угол стекла;
• проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или
увеличения, размер устанавливается 1:1 или 100 %;
• убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;
• нажмите зеленую кнопку <|>;
• возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять
оригинал.
Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной
кнопки «СТОП».
Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или
уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя
способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения
(уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным
заданием величины масштабирования в процентах.
Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов
масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под
рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень
увеличения/уменьшения и нажатиями кнопок «вниз» и «вверх»,
расположенных под индикатором масштабирования.
При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий
оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны
быть ориентированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4
сделать копию с листа формата A3, вы должны использовать обходной
лоток и расположить лист для копии горизонтально.
Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные
копии. Недостатком таких копиров является не всегда
удовлетворительное совмещение цветных изображений.
В сфере малого бизнеса используются портативные копировальные
аппараты фирмы «CANON», которые отличаются высоким качеством и
надежностью.
Копиры Canon FC 210 и FC 230 достаточно легкие (вес – 7, 6 кг) и
очень компактные аппараты, имеющие специальную ручку для
переноски. Они не требуют предварительного нагрева и имеют
автоматическое отключение. Скорость работы – 4 копии в минуту.
Оригиналами могут быть листы, книги, альбомы формата не более А4.
Копии выполняются на бумаге плотностью до 128 г/м
2
, кальке, почтовой
открытке, пленке для диапроекторов, предназначенной для
презентации.
Аппарат FC 230 имеет не только ручную, но и автоматическую
подачу бумаги из стопки до 50 листов, а также автоматическое
управление Ш насыщенностью копий.
Более мощные копиры модели FC 770 работают со скоростью 12
копий в минуту. Автоматическая подача бумаги производится из стопки
до 250 листов. Возможно увеличение и уменьшение копии от 70 % до
141 %.
Устройство для уничтожения бумаг.
Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой,
коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные
сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей
информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей
от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых
требуется тщательное измельчение. Для этого используются
специальные устройства для уничтожения бумаг – шредеры.
Шредеры фирмы «ЕВА» сочетают современный подход к
утилизации носителей и обеспечивают сохранение конфиденциальности
информации. Такие устройства, как PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL
8061 SP, SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 С могут перерабатывать бумагу
шириной от 220 мм до 610 мм с разовой загрузкой от 8 до 350 листов в
зависимости от выбранной модели. При этом степень измельчения
носителей информации (ширина резки) от 3,8 мм до 0,6 мм, что
обеспечивает достаточный уровень секретности.
7.2. Программное обеспечение компьютера
7.2.1. Офисные программы
7.2.1.1. Microsoft Word
Многие организации используют формат документов Word как
стандарт обмена текстовой документацией. Кроме традиционных текстов
в Word можно создавать Web – страницы, рисунки, гипертекстовые и
электронные документы, письма для электронной почты.
Программа сразу же после запуска готова к созданию документа
(текста).
В правом верхнем углу окна редактора расположены два набора
кнопок для сворачивания и разворачивания окна и для закрытия
последнего. Верхний набор кнопок относится к самой программе. Кнопку
Свернуть окно можно использовать, например, для доступа к
поверхности Рабочего стола. Кнопка Закрыть окно завершает работу
программы. Три кнопки, расположенные ниже, управляют окном
документа. Так, кнопка Закрыть окно закрывает текущий файл, а не
программу. Кнопка Восстановить окно, расположенная между
кнопками Свернуть окно и Закрыть окно, придает окну традиционный
вид, обеспечив заданные размеры окна. Эти размеры устанавливает
пользователь, перетаскивая мышью границы окна. Окно можно
перемещать при помощи мыши на новое место. Во время работы можно
открыть несколько окон, которые будут воспроизводить фрагменты
одного или нескольких документов. Если окна перекрывают друг друга,
то щелчок мышью на любом из них перемещает окно наверх, то есть
делает окно текущим.
Если вы используете кнопку Развернуть для окна документа, то
не увидите другие окна документа (или окна других документов). Для
доступа к ним надо использовать меню Окно.
Окно документа окружено богатым набором инструментов.
Верхнюю строку экрана, как и положено, занимает главное меню. Под
главным меню располагаются панели инструментов. Их количество
может изменяться в зависимости от конкретной задачи. Нижняя строка
окна редактора традиционно отводится для строки состояния (статус
строки). Она содержит много полезных параметров. Справа и выше окна
документа находятся линейки, которые позволяют определить, как текст
документа будет располагаться на листе бумаги после вывода документа
на принтер.
Абзац является основополагающим понятием редактора Word. В
абзаце должен быть ровно один Enter, на новую строку Word переносит
сам. Если нужен обрыв строки внутри абзаца, нажимаете комбинацию
Shif-Enter. Принудительный конец страницы ставится комбинацией Ctrl-
Enter, разрыв колонки при многоколонном расположении текста – Ctrl–
Shit– Enter.
Неразрывный пробел (между словом и последующим тире, между
числом и наименованием, между инициалами и фамилией) ставится
комбинацией Shift– Ctrl-пробел.
Если нужно набрать текст сразу каким-то определенным типом и
размером шрифта, выберите в окошке Шрифт панели форматирования
нужную гарнитуру, а в окошке Размер шрифта – подходящий кегль.
Далее набор будет происходить выбранным шрифтом, пока вы не
зададите другого.
Когда нужно вводить текст курсивом, нажмите комбинацию Ctrl-I,
а закончив курсивный кусок – Ctrl-пробел для возвращения к
нормальному шрифту или еще раз Ctrl-I. Когда нужно вводить
полужирный или подчеркнутый текст, нажмите Ctrl-B (Ctrl-И) или Ctrl-U
(Ctrl-Г); возврат к нормальному шрифту такой же – Ctrl-пробел или
повторно Ctrl-B, Ctrl-U.
Красную строку (абзацный отступ) можно сделать, нажимая в
начале абзаца клавишу Tab.
Word умеет на ходу переделывать прямые кавычки в парные
(шестой – в «лапки», а седьмой даже в более для нас привычные
«елочки»), а два дефиса – в полиграфическое тире. Для последнего
превращения надо сделать пробел перед дефисами и пробел после. Но,
в отличие от кавычек, дефисы переделаются почему-то не сразу. Только
когда введено следующее за дефисами слово, а за ним – любой знак
препинания или пробел, программа превратит дефисы в тире.
Отсутствующие на клавиатуре знаки можно ввести командой
Символ в меню Вставка. На первой странице ее диалогового окна вы
имеете право, нажав на стрелочку правее окошка Шрифт, выбрать из
списка любую гарнитуру из числа установленных в системе, а в ней –
любую нужную вам закорючку. Потом нажимаете кнопку Вставить.
Со второй страницы Специальные символы можно взять и
некоторые другие вещи вроде неразрывного пробела, короткого и
длинного тире, мягкого переноса и т. д.
Если вы ошиблись, ввели не тот символ или группу симв
олов,
можно затереть их по одному – клавишами Backspace (влево от
курсора) или Del (вправо от курсора) и целым словом – комбинациями
Ctrl-Backspace и Ctrl-Del.
Для отмены предыдущей операции выберите команду Отменить в
меню Правка. К тому же результату приводят клавиатурные комбинации
Ctrl-Z или «левый Alt»-Backspace.
Одной операцией считается ввод текста подряд, любая операция
редактирования ил
и форматирования. В Word можно таким способом
отменить не одну, а сколько угодно предыдущих команд. Щелкнув по
стрелочке справа от кнопки отмены, вы увидите длиннющий список
выполненных ранее команд. С его помощью можно разом отменить много
команд.
Для того чтобы «отменить отмену» – прокрутить список отмен в
обратную сторону, – выберите команду Вернуть (Повторить) в меню
Правка или нажмите эту кнопку. В списке, который показывает нам эта
кнопка, находятся команды для возврата.
Клавиатурные комбинация для повторения – «левый Alt»-Еnter и
F4.
Для ввода таблиц отделяйте данные по столбцам одним и тем же
разделителем, например, табулятором, точкой с запятой или пробелом.
Каждая следующая строка будущей таблицы должна отделяться от
предыдущей Еntеr. Закончив ввод, вы сможете быстро преобразовать
текст в таблицу соответствующей командой из меню Таблица или
кнопкой на Главной панели инструментов (подробности – в главе
«Таблицы»).
Чтобы провести линию на всю ширину текстового поля, наберите в
новой строке три дефиса (минуса) и нажмите Enter. Аналогично вводится
толстая (три подчеркивания) и двойная (три знака равенства) линия.
Чтобы автоматически нумеровать абзацы, надо в первом из них
поставить цифру (арабскую, римскую, заглавную или строчную
латинскую букву) и за ней точку (можно дефис или закр
ывающую
скобку). После пробела набрать текст абзаца и нажать Enter. В новом
абзаце следующая цифра или буква появится автоматически. Причем,
если вы захотите вставить между двумя нумерованными абзацами еще
один, все они перенумеруются сами.
При наборе текста весьма рекомендую пользоваться
возможностями команд Автозамена и Автотекст, которые позволят
автоматически исправлять ошибки, а также пользова
ться сокращениями
для наиболее часто вами используемых слов и выражений.
Форматирование текста
Форматирование – очень широкое понятие, и надо разделять
области применения этой операции. Так, форматированием может быть
разбиение документа на страницы, установка параметров абзацев,
использование стилей, создание макета и т. д. Для текстового редактора
значительную часть составляют команды непосредственного
форматирования символов. Пользователь, набирая текст, использует эти
команды очень часто. Можно сказать, что приемы форматирования, в
основном, и отличают продвинутый редактор от примитивного. Приемы
форматирования – это набор универсальных инструментов, которые
всегда должны быть под рукой. Зная о них, вы сами решите, когда и в
каких документах их использовать.
Выбор атрибутов шрифта
Изменение характеристик начертания символов – наиболее частая
операция во время набора текста. Часть наиболее важных инструментов
вынесена на панель Форматирование. Список с названиями шрифтов
занимает много места на панели, но ничего не поделаешь, – он должен
быть легко доступным. Точно так же необходим список Размер шрифта.
Оптимальные размеры символов для просмотра документа на экране и
для вывода на печать, как правило, отличаются. Этот список позволяет
указывать размер символов больший, чем предельный размер в списке.
Для этого надо ввести нужную величину в поле списка. Количество
вариантов форматирования безгранично, поэтому вам надо изучить как
можно больше приемов для того, чтобы применить их в случае
необходимости.
Для форматирования текста на панели предназначены списки для
выбора шрифта и его размера, кнопки с буквами Ж, К, Ч для выбора
полужирного, курсивного и подчеркнутого начертания и два упомянутых
выше списка. Для многих документов этого вполне достаточно.
Применять эти инструменты можно двумя способами. Во-первых,
можно выделить часть текста и щелкнуть на соответствующей кнопке. В
этом случае выделенный фрагмент будет отформатирован. Во-вторых,
можно включить нужный инструмент, щелкнув на нем мышью, и
продолжать ввод текста. Весь введенный текст будет иметь нужный
формат.
Рис. 1 Выбор атрибутов шрифта.
Для выполнения более сложного форматирования служит команда
Формат > Шрифт. Прежде чем выбрать эту команду, необходимо
выделить участок текста. Окно диалога показано на рисунке. Оно
содержит достаточно много атрибутов начертания символов. После
выбора нужных опций и закрытия окна выделенный фрагмент будет
отформатирован соответствующим образом.
Флажки в окне Шрифт можно использовать совместно, но,
разумеется, не каждая комбинация дает хороший визуальный эффект.
Помните!
Что все способы форматирования дают одинаково хороший
результат. Добавление тени или использование сложной комбинации
«контур и тень» заметно улучшают внешний вид букв, особенно если
буквы крупные. А вот эффекты приподнятости или «утопленности»
работают плохо. Некоторые инструменты форматирования становятся
доступными только после того, как вы откроете окно Настройка и
переместите соответствующую кнопку (команду) на панель инструментов
или в меню.
Анимация текста
Если вы работаете с документом Word в электронном формате, не
выводя его на бумагу, и хотите сделать его интересным по внешнему
виду, попробуйте использовать анимационные эффекты для текста.
Допустим, у вас есть готовый текст. Сделать нужно следующее:
1) выделить нужный фрагмент текста;
2) выбрать команду Формат Шрифт;
3) раскрыть вкладку Анимация;
4) выбрать один из анимационных эффектов.
При выборе эффекта необходимо учитывать назначение документа
и степень воздействия визуальных эффектов на людей. Если эффект
«мерцание» может претендовать на оригинальность, то «мигающий
фон», скорее всего, нет. Более того, мигание фона (или текста)
воспринимается большинством людей крайне отрицательно. Эффект
«фейерверк» придает документу праздничный вид. «неоновая реклама»