Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Сноски – очень полезные детали документа, которые нужны везде:
в деловых письмах, таблицах, справочных текстах и т. д. Они в полной
мере раскрывают возможности программы, позволяя создавать
документы на профессиональном уровне.
Рис. 6. Создание сносок.
Перед созданием сноски необходимо выделить слово, к которому
она будет «привязана», а затем раскрыть окно диалога командой
Вставка > Сноска. Из рисунка видно, что сноски бывают двух видов:
концевые и обычные. Они отличаются местом расположения в
документе. Кнопка Параметры позволяет более точно определить
свойства сносок.
Во время создания сноски пользователю предлагается ввести ее
текст в специально отведенной для этого области. При обычном
просмотре документа этот текст не виден, но его можно увидеть в
режиме предварительного просмотра и, разумеется, в напечатанном
документе. Сноски обладают рядом интересных свойств. Они
практически не портят вид документа, но текст сноски появляется ка
к
всплывающая подсказка при указании на символ сноски мышью. Иначе
говоря, сноска может заменить такой элемент, как примечание.
Программа поиска может организовать переходы по сноскам – это тоже
удобно.
Создание примечаний. Рецензирование
Область использования примечаний весьма широка. Они могут
употребляться для увеличения информационной емкости документа, для
скрытия подсказок и второстепенной информации или для включения в
документ специальной инф
ормации. То, что примечания обозначаются
инициалами пользователя, однозначно свидетельствует о главном их
назначении – рецензировании. Под рецензированием понимается
целый комплекс операций, таких как использование режима
исправлений, посылка документа по электронной почте по
определенному маршруту, слияние версий документов и т. д. Вставка
примечаний в документ – одна из таких операций. При указании мышью
на значок примечания появляется всплывающая подсказка с именем
рецензента и текстом примечания. Во время настройки редактора (в
окне параметров) вы сами сообщаете ему, как вас зовут, и программа
использует эту информацию в своих целях. Предполагается, что
рецензенты работают на разных компьютерах или используют разные
профили на одном. Рецензирование документа при помощи примечаний
позволяет внести в сам документ минимальные изменения и скрыть все
замечания рецензента в другом информационном слое.
Для имени пользователя совершено не обязательно выбирать имя и
фамилию. Можно, например, указать еще и должность. Тогда документ
можно обогатить подсказками, исходящими от разных людей, – указать,
скажем, их контактные телефоны и область работы.
Перед созданием примечания можно выделить какой-нибудь
фрагмент текста, но можно и не выделять. От этого будет зависеть, что
редактор использует для создания значка примечания. В значок входит
выделенный текст, порядковый номер примечания и инициалы
пользователя (текст, указанный в поле «Инициалы» на вкладке
Пользователь в окне параметров). Затем надо выбрать команду Вставк
а
> Примечание. Текст примечания вводится в специальной области в
нижней части экрана. В ней же имеется кнопка для вставки в
примечание звукового файла. Эта кнопка позволяет запустить программу
Фонограф (предполагается, что вы сразу же включите запись и скажете
что-нибудь в микрофон). Если же надо использовать готовый звуковой
файл (типа WAV), то вы
берите в Фонографе команду Правка >
Вставить файл. Word поместит в документе только ссылку на звуковой
файл.
Для того чтобы прочитать текст примечания, достаточно поместить
на него указатель мыши, но если необходимо отредактировать текст или
прослушать звук, надо дважды щелкнуть на значке. Область примечаний
имеет свою полосу прокрутки, поэтому можно просмотреть сразу все
примечания документа. Двигаясь по примечаниям, вы автоматически
перемещаете точку просмотра и в документе.
По примечаниям можно совершать переходы. Программа позволяет
использовать для формирования последовательности переходов все
примечания или заметки только одного рецензента.
Инструменты для работы с примечаниями расположены на панели
Рецензирование, которая подключается редактором автоматически,
как только в документе создаются примечания. С помощью кнопок
можно перемещаться по примечаниям, создавать новые и удалять
ненужные.
Гиперссылки
Гиперссылка представляет собой выделенный особым образом
фрагмент текста, который позволяет выполнить переход в другую точку
документа или к другому файлу. Первоначально гиперссылки
использовались во встроенном справочнике программ для Windows и в
Интернете, но развитие программ привело к тому, что пользователи
могут включать гиперссылки и в свои обычные документы: тексты,
электронные таблицы, базы данных, письма и т. д.
Таблицы
Таблицы Word являются исключительно мощным средством для
расположения текста в строках и колонках. На рисунке показано, как
таблица Word выглядит на экране.
Вид таблицы Word на экране
Использование таблиц вместо символов табуляции обладает
многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не
помещается на одной строке, Word автоматически создает новую и
увеличивает высоту ячеек. Кроме того, при работе с таблицами вы
можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание
к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых
заливок.
Вставка таблицы в документ
Чтобы создать таблицу в том месте, где находится курсор,
достаточно нажать кнопку Вставить таблицу (Insert Table) на
стандартной панели инструментов и перетащить выделение на
соответствующее количество квадратов, посредством которых Word
обозначает число строк и столбцов в таблице:
Новая таблица состоит из строк и столбцов с пустыми ячейками,
отмеченных на экране пунктирными линиями сетки. Если их не видно,
включите опцию Сетка(Gridlines) в меню Таблица(Table). Хотя сетка и
не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементам
таблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.
Ввод текста в таблицу
Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните на ячейке и
наберите его точно также, как в обычном абзаце. Обратите внимание на
то, что при достижении правого края ячейки Word автоматически
переносит текст и увеличивает высоту ячеек всей строки таблицы. Если
нажать ENTER при наборе текста в ячейке, Word вставляет новый абзац
внутри ячейки (каждая ячейка может содержать один или несколь
ко
абзацев). Для редактирования и форматирования текста в ячейках
таблицы применяются стандартные приемы Word.
Чтобы переместить курсор в другую ячейку, щелкните на ячейке и
воспользуйтесь клавишами со стрелками. Есть и другой способ перейти к
следующей ячейке (в порядок строк таблицы) и выделить ее
содержимое-клавиша ТАВ. Перемещение к пр
едыдущей ячейке
осуществляется сочетанием клавиш SHIFT+TAB. Когда курсор
находится в последней ячейке таблицы, нажатие клавиши ТАВ
добавляет к таблице новую строку.
Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек
Перед тем, как вставлять и удалять строки, столбцы или группы
ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую часть
таблицы. Ячейка, строка или столбец выделяются следующим образом:
После выделения одной ячейки, строки или столбца можно не
отпускать мыши и перетаскиванием добавить дополнительные ячейки,
строки или столбцы. Другой способ выделения группы расположенных
рядом ячеек – установить курсор в ячейке и, удерживая нажатой
клавишу SHIFT, нажимать клавишу со стрелками. Если индикатор NUM
LOCK на клавиатуре не горит, можно выделить всю таблицу с
сочетанием клавиш ALT+5.
Добавление целых строк или столбцов в таблице происходит так:
Чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы,
выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом;
количество выделяемых рядов должно быть равно количеству
вставляемых строк.
Чтобы вставить всего 1 строку, достаточно установить курсор в
любом месте строки, над которой вы хотите произвести добавление.
Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки
столько столбцов, сколько вы собираетесь вставить. Чтобы добавить
один столбец необходимо выделить столбец справа от места вставки.
Нажмите кнопку Вставить строки (Insert Rows) или Вставить
столбцы (Insert Columns) на стандартной панели инструментов.
Для вставки в таблицу используется всего одна кнопка стандартной
панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или
ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки,
Вставить столбцы или Вставить ячейки (Insert Cells). Когда курсор
просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За
пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и
применяется для создания в документе новых таблиц.
Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенном фрагменте
таблицы правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню
команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки.
В конце каждой ячейки Word хранит так называемый маркер ячейки, а в
конце каждой строки – маркер конца строки. Эти маркеры можно
сделать видимыми, если нажать кнопку Непечатаемые символы на
стандартной панели инструментов. На этапе 1 приведенного выше
алгоритма при вставке рядов необходимо включать в выделенный
фрагмент маркеры конца строк, независимо от того, видны они на
экране или нет. Чтобы вставить столбец с правого края таблицы,
необходимо перед нажатием кнопки Вставить столбцы выделить столбец,
состоящий из маркеров конца строк.
Нажимая клавишу ТАВ в последней ячейке можно вставить строку в
конце таблицы. Выделите блок ячеек таблицы, количество и
расположение которых совпадают с количеством и расположением
вставляемых ячеек.
Нажмите кнопку Вставить ячейки или щелкните на выделенном
блоке правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду
Вставить ячейки. Word открывает окно диалога Вставка ячеек,
изображенное на рисунке
Включите опцию Со сдвигом вправо (Shift Cells Right), чтобы при
вставке новых ячеек Word сдвинул уже существующие ячейки вправо,
или же опцию Со сдвигом вниз (Shift Cells Down), аналогично. Кроме
того, можно выбрать опцию Вставить целую строку(Insert Entire Row)
или Вставить целый столбец (Insert Entire Column), чтобы вставить
полные строки или столбцы – даже если в таблице были выделены лишь
отдельные ячейки.
Рис. 7. Вставка ячеек.
Чтобы удалить из таблицы строки, столбцы или ячейки, достаточно
выделить их и выполнить команду Удалить строки (Delete Rows),
Удалить столбцы (Delete Columns) или Удалить ячейки (Delete Cells)
в меню Таблица. Кроме того, можно щелкнуть на выделенном
фрагменте правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню эти
же команды. Если выделенный фрагмент не содержит полных строк или
столбцов, Word от
крывает окно диалога Удаление ячеек, в котором
указывается перестановка ячеек таблицы после удаления выделения.
Чтобы удалить содержимое строк, столбцов или ячеек (т. е.
находящийся в них текст или графику), но оставить сами ячейки,
выделите строки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу DEL.
Регулировка размера ячеек
Ширина столбца в таблице изменяется перетаскиванием линий
сетки.
Для регулировки ширины одной или нескольких ячеек столбца(а не
всего столбца) выделите ячейки перед перетаскиванием. В одном
столбце могут находиться разной ширины.
Перемещение и копирование строк, столбцов и ячеек
Чтобы переместить на новое место в таблице целые строки или
столбцы, выделите их и мышью перетащите на новое место. Строки или
колонки пропадают на своем бывшем месте и появляются на новом.
Чтобы строки и столбцы копировались, а не перемещались, удерживайте
нажатой во время перетаскивания клавишу CTRL. При выделении строк
таблицы необходимо включать в выделение маркеры конца строк, в
противном случае перемещается или копируется только содержимое
ячеек.
Чтобы переместить содержимое ячеек таблицы, выделите ячейки и
перетащите их в другое место. Word удаляет содержимое выделенных
ячеек (оставляя их пустыми) и вставляет его в принимающие ячейки,
уничтожая то, что в них было раньше. Чтобы скопировать содержимое
ячейки, удерживайте при перетаскивании клавишу CTRL. Обратите
внимание на то, что для перемещения или копирования содержимого
ячеек не следует включать в выделенный фрагмент целые столбцы. В
выделенный фрагмент могут входить все ячейки строки, но маркеры
концов строк должны оставаться вне выделения.
Таблицы Word это удобный инструмент для создания и
редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют
вводить данные, форматировать их по своему усмотрению. Имеется
возможность задания формул в ячейках, а также сортировка
информации. При желании пользователь может конвертировать таблицу
Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с
документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных
работ, связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать
соответствующие средства типа Excel или Access.
7.2.1.2. Microsoft Excel
Документ Ехсеl называется рабочей книгой. Рабочая книга
представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет
табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В
окне документа в программе Ехсеl отображается только текущий рабочий
лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название,
которое указывается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней
части. С помощью ярлычков можно подключаться к другим рабочим
листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать
рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены
прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными
комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов,
пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются
цифрами, от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы.
Они являются минимальными элементами для хранения данных.
Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки
(в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например:
А1 или DЕ234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее
адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих
взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Эта рамка
в программе Ехсеl играет роль курсора. Операции ввода и
редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить
рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или
указателя мыши. Диапазон ячеек. На данные, расположенные в
соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое.
Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют
прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы
последовательно идущих строк и группы последовательно идущих
столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие
номера ячеек, расположенных в противоположных углах
прямоугольника, например: А1:С15.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это
можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до
противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом
расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать
столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца
(строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать
несколько идущих подряд столбцов или строк.
Ввод и редактирование данных
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному
из трех типов: текст, число или формула, – а также оставаться пустой.
Программа Ехсеl при сохранении рабочей книги записывает в файл
только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому
верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически
при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число,
программа Ехсеl так и делает. В противном случае данные
рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с
символа «=», как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют
кнопку Еntеr в строке формул или клавишу ЕNТЕR. Чтобы отменить
внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки,
используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ЕSС. Для
очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего
использовать клавишу DЕLЕТЕ.
Форматирование содержимого ячеек
Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю
ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения
данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют
команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют
выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой,
указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать
направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и
начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать
фоновый цвет.
Формулы
Вычисления в таблицах программы Ехсеl осуществляются при
помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки
на ячейки и функции Ехсеl, соединенные знаками математических
операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения
действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе