Основы компьютерной грамотности. Базовый учебный курс

Подождите немного. Документ загружается.

Введение

Одной из программ обработки числовых данных, представленных в таб-

личной форме, является процессор электронных таблиц.

Таблицы с числовыми данными создаются и обрабатываются с помо-

щью специальных программ, которые обычно называют табличными про-

цессорами. Первый табличный процессор был создан в 1979 году для компь-

ютеров Apple II и назывался VisiCalc. В 1982 году появился табличный про-

цессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединил воз-

можности электронной таблицы, деловой графики, некоторые элементы

систем управления базами данных. Все последующие процессоры

(Multiplan, QuattroPro, SuperCalc) также поддерживали эти функции. Се-

годня самым популярным табличным процессором является программа

MS Excel, входящая в состав пакета MS Office.

Электронная таблица позволяет обрабатывать числовые данные во мно-

гих областях деятельности, помогая решать такие задачи, которые могут

быть представлены числовыми данными в табличном виде либо требуют

различных вычислений.

В данном модуле рассматривается процессор электронных таблиц

MS Excel, а именно: области применения электронных таблиц, основные

возможности, примеры решения типовых задач, способы переноса фраг-

ментов документов, созданных в MS Excel, в документы, подготовленные с

помощью других программ MS Office, а также внесение в электронные таб-

лицы фрагментов этих документов.

Кроме того, объясняется, как создавать на основе электронных таблиц

простые реляционные базы данных, обрабатывать статистические данные,

определять зависимости между величинами и прогнозировать числовые за-

висимости, представлять совокупнсти числовых данных в виде графиков и

диаграмм.

Изучение теоретического материала должно подкрепляться выработкой

практических навыков: чем больше разнообразных задач вы решите с по-

мощью стандартных приемов, тем увереннее будете применять эти навыки

в своей повседневной практике.

201

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:29 AM Page 201

Введение

Одной из программ обработки числовых данных, представленных в таб-

личной форме, является процессор электронных таблиц.

Таблицы с числовыми данными создаются и обрабатываются с помо-

щью специальных программ, которые обычно называют табличными про-

цессорами. Первый табличный процессор был создан в 1979 году для компь-

ютеров Apple II и назывался VisiCalc. В 1982 году появился табличный про-

цессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединил воз-

можности электронной таблицы, деловой графики, некоторые элементы

систем управления базами данных. Все последующие процессоры

(Multiplan, QuattroPro, SuperCalc) также поддерживали эти функции. Се-

годня самым популярным табличным процессором является программа

MS Excel, входящая в состав пакета MS Office.

Электронная таблица позволяет обрабатывать числовые данные во мно-

гих областях деятельности, помогая решать такие задачи, которые могут

быть представлены числовыми данными в табличном виде либо требуют

различных вычислений.

В данном модуле рассматривается процессор электронных таблиц

MS Excel, а именно: области применения электронных таблиц, основные

возможности, примеры решения типовых задач, способы переноса фраг-

ментов документов, созданных в MS Excel, в документы, подготовленные с

помощью других программ MS Office, а также внесение в электронные таб-

лицы фрагментов этих документов.

Кроме того, объясняется, как создавать на основе электронных таблиц

простые реляционные базы данных, обрабатывать статистические данные,

определять зависимости между величинами и прогнозировать числовые за-

висимости, представлять совокупнсти числовых данных в виде графиков и

диаграмм.

Изучение теоретического материала должно подкрепляться выработкой

практических навыков: чем больше разнообразных задач вы решите с по-

мощью стандартных приемов, тем увереннее будете применять эти навыки

в своей повседневной практике.

201

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:29 AM Page 201

3.1. Табличные процессоры и электронные таблицы

3.1.1. Примеры задач, решаемых посредством

табличных расчетов

Довольно часто информацию приходится представлять в табличной

форме. Например, в школе в виде таблицы представляют расписание заня-

тий и классные журналы; на вокзалах расписание движения поездов также

дают в табличной форме и т.д. Табличная форма удобна для восприятия,

поскольку она позволяет структурировать данные и упорядочивает инфор-

мацию по какому-то принципу, например, по фамилиям учеников в класс-

ных журналах.

Многие задачи могут быть также представлены в табличной форме. На-

пример, ведомость по оплате работников некоей организации оказалась бы

удобнее в применении при наличии в ней столбцов «Премия», «Налог»,

«К выдаче» и строки «Итого» с соответствующими формулами для автома-

тического расчета (табл. 3.1).

Рассмотрим еще один пример. При сдаче вступительных экзаменов в вуз

необходимо организовать подсчет суммы набранных абитуриентами бал-

лов для подготовки процедуры зачисления. Автоматизировать этот трудо-

емкий процесс также позволяет представление соответствующей информа-

ции в табличной форме (табл. 3.2).

Подобные задачи легко решаются с помощью динамических («самовы-

числяющих») или электронных таблиц. Программная среда табличного

процессора позволяет заниматься и более сложными задачами, например,

экстраполяции данных и прогнозирования. Скажем, необходимо составить

прогноз работы некоей отрасли на основе ее показателей на какой-то пери-

од при условии сохранения темпов развития. Такая задача достаточно про-

сто решается с помощью электронных таблиц. Аналогично можно прогно-

зировать успеваемость в классе.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

202

Таблица 3.1

Ведомость заработной платы

Фамилия, инициалы

Должность

Оклад

Премия

Налог

Выдать

Èâàíîâ È.È. Äèðåêòîð 10000

5000

7000

7500

Ñåêðåòàðü

Ó÷èòåëü

Èòîãî

Ñèäîðîâà Ñ.Ñ.

Áûêîâà À.À.

Îâå÷êèíà Â.Â.

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:29 AM Page 202

Часто в различных областях деятельности нужно определить, как одни

факторы воздействуют на другие (рост заработной платы – на инфляцию,

доход и цены – на рост потребления и т.д.), или выяснить, например, влия-

ет ли рост заработной платы учителей на повышение качества обучения.

Для этого используются ковариационная и корреляционная зависимости,

известные из математической статистики. Особенно популярен для оценки

зависимости между величинами корреляционный анализ. Электронные

таблицы позволяют рассчитать эти зависимости даже без специальных по-

знаний в области математической статистики.

3.1.2. Основные элементы электронной таблицы

и принципы ее организации

Итак, электронные таблицы – это компьютерная технология организа-

ции табличных расчетов.

Рабочее поле электронной таблицы напоминает шахматную доску, где

каждая клетка (ячейка) имеет имя. Таблица состоит из ячеек, образованных

строками и столбцами. Строки таблицы пронумерованы, а столбцы обо-

значены буквами английского алфавита, поэтому имя ячейки может быть,

например A1, B3 и т.д. (рис. 3.1). Активной называют ячейку, в которой на-

ходится курсор.

В MS Excel возможна и другая система адресации, при которой нумеру-

ются как строки, так и столбцы (например, R1C2 – первая строка, второй

столбец). Кроме того, можно присваивать ячейкам и группам ячеек собст-

венные имена.

3.1. Табличные процессоры и электронные таблицы

203

Таблица 3.2

Итоговая экзаменационная ведомость

Проходной балл − 13

Фамилия, инициалы

Оценка за экзамен по предмету

Àëèêèí À.À.

4 4

Äðîçäîâ Â.Í.

Âîåâîäèí Å.Á.

Âîëêîâ Ê.Á.

Ãàëêèí È.Â.

Åðøîâ À.Í.

Ñðåäíèé áàëë

Êîëè÷åñòâî

çà÷èñëåííûõ

русский

язык

математика география

Сумма

баллов

Отметка

о зачислении

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:30 AM Page 203

Особенность организации электронной таблицы заключается в том, что

в ячейках, помимо чисел или текста, могут находиться формулы. Операн-

дами этих формул (объектами операции) являются имена ячеек таблицы.

Например, в ячейку С5 можно занести формулу А3+В4, после чего проис-

ходит ее вычисление, а в ячейке отражается полученное значение. При из-

менении значений в ячейках-операндах происходит и пересчет формул.

Еще одна важная особенность – относительная адресация, позволяющая

копировать формулы из ячейки в ячейку, при этом адреса операндов автома-

тически модифицируются, настраиваясь на соответствующие ячейки.

3.1.3. Табличные процессоры как часть прикладного

программного обеспечения общего назначения

Итак, табличные процессоры (программы, работающие с электронными

таблицами), будучи программами общего назначения, могут использовать-

ся в различных областях деятельности. Современные пакеты прикладных

программ включают обычно набор совместимых друг с другом технологий.

Это означает, что документ, созданный, например, в текстовом процессоре,

свободно переносится для обработки в табличный процессор и наоборот.

3.1.4. Вопросы и задания

1. Какие задачи можно решать с помощью электронных таблиц? При-

ведите примеры из разных сфер деятельности.

2. Чем удобна табличная форма представления данных?

3. Какие основные элементы электронной таблицы вы знаете?

4. Как обозначаются строки и столбцы?

5. Из чего состоит имя ячейки?

6. Что собой представляет адресация ячейки?

7. Какую информацию может содержать ячейка?

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

204

Рис. 3.1. Электронная таблица

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:30 AM Page 204

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

3.2.1. Запуск и завершение программы MS Excel

Запуск программы MS Excel можно осуществить через меню Пуск.

Первый способ: в меню Пуск при выборе команды Программы открывает-

ся новое меню, в котором следует выбрать MS Excel.

Второй способ: меню Пуск → Создать документ Office → Новая книга. Таким

образом, вы откроете программу MS Excel для создания нового документа,

которым является рабочая книга.

Завершение программы MS Excel можно осуществлять, предварительно

сохранив документ традиционными для всех приложений Windows спосо-

бами (см. п. 2.2): меню

Файл → Выход, либо окно программы закрывается

кнопкой в его правом верхнем углу, либо используется сочетание кла-

виш Alt + F4 на клавиатуре.

3.2.2. Виды документов MS Excel.

Создание и сохранение документа, открытие документа

Тип документа зависит от информации, которая в нем хранится. Доку-

менты разных типов обрабатываются разными программами. Основной

тип документов MS Excel – рабочая книга. Она содержит сведенные в одну

или несколько таблиц данные различных типов – текст, числа, формулы,

диаграммы, команды. При сохранении каждый документ MS Excel поме-

щается в отдельный файл, имеющий расширение .xls. Кроме рабочих книг,

в MS Excel используются шаблоны рабочих книг, позволяющие создавать

новые рабочие книги по заданным шаблоном образцам. Шаблоны

MS Excel хранятся в файлах с расширением .xlt.

Для создания нового документа MS Excel можно запустить программу

MS Excel, которая создаст новую рабочую книгу, или выбрать пункт

Создать документ Office из контекстного меню на Рабочем столе. Если про-

грамма уже запущена, то для создания нового документа следует выбрать

меню Файл → Создать либо на панели инструментов Стандартная щелкнуть

кнопку .

Созданный документ необходимо сохранить обычными для всех прило-

жений Windows способами: Файл → Сохранить или Файл → Сохранить как.

Второй способ позволяет сохранить документ под другим именем, то есть

создать новый файл, не уничтожая прежний. Аналог команды Сохранить –

кнопка на панели инструментов Стандартная.

Если предстоит редактировать уже существующий документ, открыть

его можно следующими способами.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

205

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:30 AM Page 205

Первый способ. Найти значок нужного документа и выбрать его двойным

щелчком мыши или выделить его и нажать клавишу

Enter, при этом откро-

ется программа MS Excel с нужным документом.

Второй способ. Этот способ можно применить, если работа с докумен-

том осуществлялась недавно, и ссылка на него сохранилась как на один из

последних редактируемых документов. В меню

Пуск → Недавние документы

найти нужный документ и выбрать его двойным щелчком мыши или на-

жать клавишу Enter.

Третий способ. Меню Пуск → Все программы → Открыть документ Office,

затем выбрать нужную папку и документ или выбрать значок программы

MS Excel.

Если программа MS Excel уже запущена, то документ открывается либо

через меню Файл → Открыть, либо щелчком по кнопке Открыть на пане-

ли инструментов Стандартная. В диалоговом окне выбираются папка и хра-

нящийся в ней документ. Если нужный файл почему-либо не отображает-

ся, проверьте, правильно ли задан тип файла.

3.2.3. Рабочее окно MS Excel

3.2.3.1. Элементы рабочего окна MS Excel

Общий вид рабочего окна MS Excel представлен на рис. 3.2. Вид и ин-

терфейс рабочего окна MS Excel такие же, как в других приложениях

MS Windows.

Можно выделить следующие элементы рабочего окна:

• строка заголовка;

• строка меню;

• панели инструментов (их количество зависит от настройки, на

рис. 3.2 представлены панели Стандартная и Форматирование);

• горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки – обеспечивают

перемещение по таблице. Две кнопки с двойными стрелками под

вертикальной полосой прокрутки позволяют перемещаться по экра-

нам;

• строка состояния;

• строка формул – отражает содержимое активной ячейки таблицы;

• листы книги;

• поле имени – содержит адрес активной ячейки;

• заголовки строк и столбцов.

Последние четыре элемента окна являются специфическими для MS

Excel.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

206

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:31 AM Page 206

3.2.3.2. Команды меню и их функции

Главное меню программы MS Excel частично повторяет стандартный

набор команд для всех приложений MS Windows. Это относится к части ко-

манд меню

Файл, Вид, Окно, Справка.

Меню Файл (рис. 3.3) позволяет открыть для редактирования уже соз-

данный документ, создать новый и сохранить его со старым или новым

именем, сохранить документ как web-страницу. В этом же меню находятся

команды настройки печати, список ссылок на последние открывшиеся до-

кументы и команда

Выход.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

207

Рис. 3.2. Окно программы MS Excel

Рис. 3.3. Меню Файл

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:31 AM Page 207

Меню Вид (рис. 3.4) позволяет настраивать панели инструментов, пока-

зывать или прятать строку формул и строку состояния, вставлять в доку-

мент колонтитулы, изменять масштаб.

Меню Окно позволяет перемещаться между окнами программы, в кото-

рых открыты документы MS Excel.

Остальные разделы меню и некоторые их команды могут отличаться от

аналогичных меню других приложений Windows, отражая особые функции

и возможности табличного процессора.

Например, в меню Правка есть команды Заполнить, Очистить, которые

относятся к выделенным ячейкам.

В меню Вставка есть команды Ячейки, Строки, Функция, Диаграмма

и т.д., предназначенные для вставки специфических объектов MS Excel.

Меню Формат (рис. 3.5), предназначенное для форматирования ячеек,

строк и столбцов таблицы, содержит также команду Автоформат.

Меню Сервис позволяет осуществить необходимые настройки програм-

мы (см. п. 3.2.3.4), а также воспользоваться дополнительными возможно-

стями MS Excel – надстройками.

Меню Данные предназначено для работы с базами данных (см. п. 3.6).

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

208

Рис. 3.4. Меню Вид

Рис. 3.5. Меню Формат

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:32 AM Page 208

3.2.3.3. Панели инструментов

Как и в любом приложении MS Office, в MS Excel обычно используют

две основные панели инструментов Стандартная (рис. 3.6) и Форматирова-

ние (рис. 3.7).

Большинство кнопок на панелях инструментов имеет функциональное

назначение, аналогичное кнопкам соответствующих панелей инструмен-

тов других приложений MS Office, однако, есть и специфические. Так,

кнопка

∑ позволяет вставить в активную ячейку функцию суммирования, а

кнопка

– вызвать диалоговое окно Мастера функций (см. п. 3.2.8.3). Кноп-

ки и предназначаются для сортировки значения ячеек по возраста-

нию или убыванию. Кнопка вызывает Мастер диаграмм (см. п. 3.3.2), ес-

ли нужно создать на рабочем листе диаграмму. Кнопки и позволяют

увеличить или уменьшить точность представления числа (количество зна-

ков после запятой).

В группе собраны раскрывающиеся списки вариантов обрамления

ячеек таблицы. Здесь можно выбрать нужную рамку для выделенного бло-

ка ячеек.

Как и в некоторых других приложениях, кнопка позволяет задать

цвет фона, а кнопка задает цвет символов в выделенном фрагменте до-

кумента.

3.2.3.4. Настройка окна MS Excel

Настройка окна MS Excel также во многом аналогична настройке окон

других приложений Windows, например, MS Word. Основные параметры

устанавливаются с помощью диалогового окна Параметры из меню Сервис.

Рассмотрим некоторые вкладки окна Параметры, которые наиболее часто

используются.

На вкладке Вид (рис. 3.8) следует обратить внимание на два флажка:

формулы и сетка. Флажок формулы позволяет отображать в ячейках рабоче-

го листа сами вводимые формулы, а не результаты их вычислений; флажок

сетка позволяет включить или выключить отображение сетки ячеек доку-

мента.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

209

Рис. 3.6. Панель инструментов Стандартная

Рис. 3.7. Панель инструментов Форматирование

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:32 AM Page 209