Основы компьютерной грамотности. Базовый учебный курс

Подождите немного. Документ загружается.

3.2.6.2. Очистка, перемещение, копирование и вставка фрагментов

Для очистки выделенного фрагмента ячеек можно воспользоваться ко-

мандой Очистить меню Правка, позволяющей удалить либо всё содержимое

ячеек, либо какие-то элементы (примечания, форматы). Для этой же цели

можно использовать клавишу Delете.

Добавление ячеек, столбцов, строк осуществляется с помощью команд

меню Вставка → (Ячейки, Столбец, Строка).

Для удаления выделенных столбцов и строк применяется команда

Удалить меню Правка.

В буфер обмена можно переместить выделенный блок ячеек через меню

Правка → (Вырезать или Копировать и Вставить) или через контекстное ме-

ню. Эти операции аналогичны подобным операциям в других приложени-

ях Windows.

Как и в других приложениях Windows, выделенный блок ячеек можно

переместить методом буксировки «Drag and Drop» (см. Модуль 1). Для это-

го указатель мыши следует установить на рамке выделенного блока (указа-

тель приобретет форму крестика) и буксировать блок. При копировании

блока следует удерживать клавишу Ctrl.

3.2.7. Рабочие листы и рабочие книги

Документ, который создает MS Excel, называется рабочей книгой, он со-

стоит из одного или нескольких рабочих листов.

После запуска MS Excel предлагает создать новый документ под услов-

ным названием Книга1. Можно подготовить документ или часть документа,

а затем сохранить его (см. п. 3.2.2) в файле с произвольным именем и стан-

дартным расширением .xls.

Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в MS

Excel принят термин рабочий лист. Рабочий лист — это множество ячеек

одной таблицы, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и не-

которой строке. По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с имена-

ми от A до IV и 65536 строк с номерами от 1 до 65536.

Активным считается тот лист, в котором в данный момент находится

курсор. С листами можно выполнять ряд действий: переименовывать, вста-

влять новый лист, перемещать, скрывать.

Переименование листа. Для переименования активного листа выберите в

меню

Формат → Лист, а затем команду Переименовать и введите новое имя

поверх старого.

Вставка нового листа. В меню Вставка выберите команду Лист. То же са-

мое можно сделать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши

на вкладке

Лист внизу окна (см. рис. 3.2) и выбрав команду Переименовать

или Вставить.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

220

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:31 PM Page 220

Перемещение листа осуществляется следую-

щим образом.

•В меню

Правка выберите команду Пере-

местить/скопировать лист. Откроется диа-

логовое окно (рис. 3.21).

• Выберите соответствующую книгу в поле

Переместить выбранные листы в книгу. Для

перемещения или копирования выбран-

ных листов в новую книгу выберите

пункт

Новая книга.

•В поле Перед листом выберите лист, перед

которым нужно вставить перемещаемые

или копируемые листы.

•Для копирования листов без их переме-

щения установите флажок

Создавать копию.

Те же действия можно выполнить через контекстное меню, которое

появляется при нажатии правой кнопки мыши на вкладке

Лист.

Объединение листов в книгу позволяет одновременно вычислять дан-

ные нескольких таблиц. Если таблица носит лишь вспомогательный харак-

тер, то соответствующий лист можно скрыть.

Скрытие листа позволяет осуществить команда Формат → Лист → Скрыть.

3.2.8. Использование формул

3.2.8.1. Построение и редактирование формул

Для выполнения операций с содержимым ячеек MS Excel (числами или

текстом) используются формулы, которые также заносятся в ячейки табли-

цы. Простейшая формула может быть рассмотрена как некое арифметиче-

ское выражение.

Первым символом формулы в ячейке MS Excel всегда является сим-

вол =. Далее нужно набрать арифметическое выражение, которое состо-

ит из операндов, соединенных между собой знаками арифметических

операций. В качестве операндов в формуле могут быть использованы ад-

реса ячеек, числа в явном виде и функции. Знаками арифметических

операций в MS Excel служат:

+ (сложение);

- (вычитание);

* (умножение);

/ (деление);

^ (возведение в степень).

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

221

Рис. 3.21. Перемещение

листа

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:36 PM Page 221

Адрес ячейки можно включить в формулу щелчком мыши по этой ячей-

ке. Например, вместо того чтобы вручную набирать =С4+С5+…., можно

сделать следующее:

• ввести = ,

• щелкнуть мышью на ячейке С4 (ее адрес появится в формуле),

• ввести +,

• щелкнуть на ячейке С5 и т.д.

После нажатия клавиши Enter формула помещается в активную ячейку.

Редактировать уже набранную формулу можно либо в строке формул, либо

в самой ячейке. В последнем случае необходимо либо дважды щелкнуть

мышью по ячейке, либо, выделив ее, нажать клавишу F2.

Порядок выполнения действий в формулах

Как обычно при вычислении значения арифметического выражения

операции выполняются слева направо в следующем порядке:

- возведение в степень,

- умножение/деление,

- сложение и вычитание.

Последовательность выполнения операций можно изменить с помощью

скобок. При наличии скобок сначала вычисляются значения выражений

внутри скобок низшего уровня (в самых внутренних скобках) и т.д. Если

количество открытых и закрытых скобок не совпадает, MS Excel выдает со-

общение об ошибке.

3.2.8.2. Скрытие и отображение формул

При наборе формулы она отображается в строке формул, а отображение

содержимого самой ячейки зависит от того, как заданы параметры. Если в

меню Сервис → Параметры → Вид установлен флажок Формулы, то в ячейках

на экране будут отображаться сами формулы, а не результаты вычислений

по ним (рис. 3.22). Если флажок Формулы снят, то в ячейках, содержащих

формулы, отображается результат вычисления по ним (рис. 3.23).

3.2.8.3. Ввод формул, содержащих функции

В формулах могут быть использованы функции. Значение понятия

функции в MS Excel аналогично его математическому значению. Функция

имеет имя (например, СУММ) и чаще всего аргументы, которые записыва-

ются в круглых скобках следом за именем. Скобки должны быть обязатель-

но, даже если у функции нет аргументов. Если аргументов несколько, они

отделяются друг от друга точкой с запятой (или запятой в некоторых верси-

ях MS Excel). Смысл и порядок следования аргументов определен описани-

ем функции.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

222

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:36 PM Page 222

В MS Excel имеется более 400

встроенных функций, которые разде-

лены на категории: математические,

финансовые, статистические, тексто-

вые, логические, даты и времени и др.

Эти функции могут быть введены в

формулы вручную, если точно из-

вестны их имена и синтаксис, но го-

раздо удобнее вставлять их с помо-

щью Мастера функций. Вызвать его

можно либо через меню Вставка →

Функция, либо щелкнув кнопку на

панели инструментов Стандартная.

Работа Мастера функций предусмат-

ривает пошаговое выполнение действий (рис. 3.24, 3.25).

В списке можно выбрать категорию функций, например Математиче-

ские, затем выбрать нужную функцию из этой категории; после нажатия

кнопки ОК появится окно шага 2 Мастера функций.

В этом окне можно ввести аргументы. Внизу окна в поле Значение ото-

бражается значение функции при выбранных аргументах. Здесь же приве-

дено краткое описание, а справку по использованию данной функции мож-

но получить как на шаге 1, так и на шаге 2.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

223

Рис. 3.22. Режим отображения

формул

Рис. 3.23. Режим отображения

значений

Рис. 3.24. Мастер функций. Шаг 1

Рис. 3.25. Мастер функций. Шаг 2

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:37 PM Page 223

В некоторых случаях может потребоваться использование функции как

одного из аргументов другой функции – это вложенные функции.

Например, в формуле =СУММ(СРЗНАЧ(А1:А4);С1:С4) функция

СРЗНАЧ вложена в функцию СУММ. При такой записи произойдет сум-

мирование среднего значения ячеек с А1 по А4 со значениями ячеек с С1

по С4.

В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций.

3.2.8.4. Встроенные математические и статистические функции

Чаще всего в формулах используются математические и статистические

функции; наиболее популярная среди них – функция суммирования

=СУММ(). Эта функция возвращает значение суммы значений своих аргу-

ментов. В качестве аргументов этой функции можно записывать адреса от-

дельных ячеек или диапазоны адресов. Например:

=СУММ(С1,С6,С8) или СУММ(С1:С8).

Кроме обычного способа вызова этой функции, можно использовать

значок ∑ на панели инструментов Стандартная.

Еще одна популярная математическая функция – Среднее значение –

возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов:

СРЗНАЧ(число1; число2;...).

Число1, число2, ... – это от 1 до 30 аргументов, для которых вычисляет-

ся среднее. Причем аргументы должны быть либо числами, либо именами,

массивами или ссылками, содержащими числа. Если аргумент, который яв-

ляется массивом или ссылкой, содержит тексты, логические значения или

пустые ячейки, то такие значения игнорируются; однако ячейки, содержа-

щие нулевые значения, учитываются.

Функция ПИ() возвращает число 3,14159265358979, математическую

константу π с точностью до 15 знаков после запятой. Как видно из записи,

это одна из функций, имеющих пустой аргумент.

В MS Excel имеется набор тригонометрических функций. Рассмотрим,

например, функцию «косинус». Она возвращает значение косинуса задан-

ного аргументом числа:

COS(число).

Число – это угол в радианах, для которого определяется косинус. Если

угол задан в градусах, умножьте его на ПИ()/180 или используйте функцию

РАДИАНЫ, чтобы преобразовать его в радианы.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

224

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:37 PM Page 224

В табл. 3.3 приведены наиболее часто используемые математические и

статистические функции.

3.2.8.5. Логические функции

В MS Excel имеется также набор логических функций.

Например, при решении некоторых задач значение ячейки необходимо

вычислять одним из нескольких способов в зависимости от результатов вы-

полнения одного или нескольких условий. Для решения таких задач приме-

няют условную функцию, в MS Excel она называется ЕСЛИ и имеет следу-

ющий формат:

ЕСЛИ(Лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Функция возвращает значение ИСТИНА, если заданное условие при вы-

числении дает значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если условие ложно.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

225

Таблица 3.3

Математические и статистические функции

Функция и аргументы

Имя функции

(английская версия)

Возвращаемое

значение

ÑÐÇÍÀ×(ñïèñîê àðãóìåíòîâ)

Average

Ñðåäíåå àðèôìåòè÷åñêîå

èç çíà÷åíèé ñâîèõ àðãóìåíòîâ

ÌÀÊÑ(ñïèñîê àðãóìåíòîâ)

MAX

Ìàêñèìàëüíîå ÷èñëî èç ñïèñêà

ñâîèõ àðãóìåíòîâ

ÌÈÍ(ñïèñîê àðãóìåíòîâ)

MIN

Ìèíèìàëüíîå ÷èñëî èç ñïèñêà

ñâîèõ àðãóìåíòîâ

ÊÎÐÅÍÜ (÷èñëî)

SQRT

Êîðåíü êâàäðàòíûé èç ÷èñëà

ÏÐÎÈÇÂÅÄ(ñïèñîê àðãóìåíòîâ)

PRODUCT

Ïðîèçâåäåíèå çíà÷åíèé

àðãóìåíòîâ

ÔÀÊÒÐ(÷èñëî)

FACT

Ôàêòîðèàë öåëîãî ÷èñëà, çàäàí-

íîãî â êà÷åñòâå àðãóìåíòà

ÑË×ÈÑ()

RAND

Ñëó÷àéíîå ÷èñëî â èíòåðâàëå îò

0 äî1

ABS(÷èñëî)

Ìîäóëü çíà÷åíèÿ àðãóìåíòà

LN(÷èñëî)

Íàòóðàëüíûé ëîãàðèôì ÷èñëà

EXP(÷èñëî)

Ýêñïîíåíòà ÷èñëà (ex)

SIN(÷èñëî)

Ñèíóñ ÷èñëà, çàäàííîãî â ðàäè-

àíàõ

COS(÷èñëî)

Êîñèíóñ ÷èñëà, çàäàííîãî â ðà-

äèàíàõàíàõ

TAN(÷èñëî)

Òàíãåíñ ÷èñëà, çàäàííîãî â ðà-

äèàíàõ

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:37 PM Page 225

Лог_выражение – это любое значение или выражение, принимающее

значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, A10 = 100 – это логическое вы-

ражение; если значение в ячейке A10 равно 100, то выражение принимает

значение ИСТИНА. В противном случае – ЛОЖЬ.

Значение_если_истина – это значение, которое возвращается, если

лог_выражение равно ИСТИНА.

Значение_если_ложь – это значение, которое возвращается, если

лог_выражение равно ЛОЖЬ.

Например, функция ЕСЛИ(А10=100;25;=А2*4), записанная в ячейку

С3, при вычислении поместит в эту ячейку значение 25, если в ячейке А10

было значение 100, в противном случае в ячейку С3 будет помещен резуль-

тат умножения значения ячейки А2 на 4.

Для конструирования более сложных проверок до 7 функций ЕСЛИ мо-

гут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов значе-

ние_если_истина и значение_если_ложь. Однако, если условий много, за-

писывать вложенные функции становится неудобно. В этом случае на мес-

те логического выражения в ЕСЛИ можно указать такие логические функ-

ции, как И (AND) или ИЛИ (OR).

Формат этих функций одинаков.

И(логическое выражение1; логическое выражение2;……..)

ИЛИ(логическое выражение1; логическое выражение2;……..)

Функция И принимает значение Истина, если одновременно все ее ло-

гические выражения имеют значения Истина. Иначе – значение Ложь.

Функция ИЛИ принимает значение Истина, если истинно хотя бы одно

из логических условий в ее аргументах. В остальных случаях – Ложь.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

226

Рис. 3.26. Функция СЧЁТЕСЛИ

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:38 PM Page 226

Кроме того, для более сложного анализа данных с использованием усло-

вий MS Excel предлагает дополнительные функции.

Например, для вычисления числа появлений текстовой строки или чис-

ла в диапазоне ячеек используется функция СЧЁТЕСЛИ. На рис. 3.26

функция СЧЁТЕСЛИ считает, сколько раз встретились числа больше двух

в диапазоне А2:В3.

Для вычисления суммы значений, попадающих в интервал, заданный

текстовой строкой или числами, используется функция СУММАЕСЛИ, ко-

торая вычисляет значения с использованием условия.

3.2.9. Вопросы и задания

1. Как присваиваются имена ячейкам электронной таблицы? Как это

происходит в MS Excel?

2. Какая информация может храниться в ячейках?

3. Что такое относительный адрес ячейки?

4. Что такое абсолютный адрес ячейки?

5. Что представляет собой рабочая книга?

6. Что представляет собой рабочий лист?

7. Как можно переименовать рабочий лист?

8. Можно ли удалить или переместить рабочий лист?

9. Что такое диапазон ячеек? Как он обозначается?

10. Как задать вид вводимой в ячейку информации?

11. Чем отличается режим отображения формул от режима отображения

значений? Как переключиться с одного режима на другой?

12. Где можно увидеть введенную в ячейку формулу, если включен ре-

жим отображения значений?

13. Как ввести в ячейку формулу?

14. Как записать арифметические операции в формуле?

15. Каков порядок выполнения вычислений сложных арифметических

выражений в MS Excel?

16. Как ввести в формулу встроенную функцию MS Excel?

17. Какие математические и статистические функции вы знаете?

18. Что такое логическое условие? Приведите примеры.

19. Для чего нужны логические функции?

20. Как работает функция ЕСЛИ?

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

227

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:38 PM Page 227

3.3. Построение графиков и диаграмм

3.3.1. Виды диаграмм в MS Excel

Наглядной формой представления информации в MS Excel являются

графики и диаграммы. Если компьютер отображает графическую инфор-

мацию, то говорят, что это компьютерная графика. Деловая графика – гра-

фики и диаграммы – позволяет представить в наглядной форме большие

массивы числовой информации. Например, диаграмма успеваемости в

школе дает наглядное представление о том, в каком классе дела обстоят

лучше. Для этого обычно сначала подсчитывается средний балл по каждо-

му классу, а затем по этим данным строится диаграмма (рис. 3.27).

Обычно диаграммы строятся в прямоугольной системе координат, где

по горизонтальной оси X откладываются значения независимой перемен-

ной (аргумента), а по вертикальной оси Y – значения зависимой перемен-

ной (значения функции).

Программа MS Excel предлагает множество разнообразных типов диа-

грамм. Рассмотрим некоторые из них.

Гистограмма (см. рис. 3.27) – это столбчатая диаграмма, которая при-

меняется для отражения дискретного изменения одной или нескольких

величин.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

228

Рис. 3.27. Диаграмма успеваемости

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:40 PM Page 228

Множественная диаграмма может быть построена для сравнения не-

скольких величин. В табл. 3.4 приведены сведения об успеваемости по шко-

ле, а на рис. 3.28 представлена диаграмма, построенная по этим данным.

3.3. Построение графиков и диаграмм

229

Таблица 3.4

Сведения об успеваемости по школе

Класс Отличники Хорошисты Троечники Неуспевающие

1à 10 8 5 2

1á 9 10 7 0

2à 7 13 3 2

2á 6 14 5 0

3à 6 15 6 1

3á 5 16 5 0

4à 3 15 7 1

4á 2 14 8 0

5à 3 12 9 1

5á 2 13 10 0

6à 4 12 11 0

6á 3 13 10 0

7à 2 14 9 1

7á 1 15 10 0

8à 4 13 8 0

8á 2 14 9 1

9à 3 15 7 2

9á 5 11 9 1

10à 2 14 8 2

10á 2 15 9 0

11à 3 16 8 0

11á 4 15 10 0

Рис. 3.28. Множественная диаграмма

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:40 PM Page 229