Основы компьютерной грамотности. Базовый учебный курс

Подождите немного. Документ загружается.

Вкладка Вычисления содержит ряд важных параметров. Флажок итера-

ции и связанные с ним поля служат для разрешения использования в ячей-

ках рабочего листа циклических ссылок и итерационных вычислений зна-

чений в таких ячейках. Переключатели в группе Вычисления позволяют ор-

ганизовать автоматическую или ручную обработку данных. Флажок точ-

ность, как на экране позволяет соотнести фактические значения числовых

данных в ячейках со значениями, отображаемыми на экране в зависимости

от установленной ширины ячеек и длины чисел в них.

На вкладке Правка флажок Фиксированный десятичный формат при вводе

позволяет облегчить ввод данных с фиксированным количеством десятич-

ных разрядов после запятой, а раскрывающийся список В направлении по-

зволяет указать направление (вниз, вправо, вверх, влево) автоматического

перемещения курсора выделения следующей ячейки при нажатии клавиши

Enter при завершении ввода данных в активную ячейку.

На вкладке Общие располагаются параметры, общие для всех докумен-

тов MS Office, а также специфические параметры документа MS Excel, на-

пример, переключатели стиля обозначения ячеек (A1 или R1C1), количест-

во рабочих листов в новом документе и т.д.

Вкладка Списки позволяет определить пользовательские списки, кото-

рыми можно воспользоваться при автозаполнении ячеек. На этой вкладке

видно, что MS Excel опознает названия месяцев и дней недели и продолжа-

ет такие последовательности. Сюда же можно внести и свои списки после-

довательностей.

Вкладка Диаграмма определяет некоторые параметры построения диа-

грамм, а вкладка Цвет – используемую цветовую палитру.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

210

Рис. 3.8. Окно Параметры

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:33 AM Page 210

3.2.4. Получение справки во время работы

3.2.4.1. Способы получения справки

Как и во всех приложениях Windows, в MS Excel существует несколько

способов доступа к справочной информации.

•С помощью меню Справка (см. п. 3.2.4.3).

• Через команду меню

Справка → Показать помощника (см. п. 3.2.4.2).

•

Что это такое? Для получения справочных сведений нажмите клави-

ши

Shift+F1 (или выберите пункт в меню

Справка). Указатель мыши примет форму стрелки с вопросительным

знаком. Подведите указатель к интересующему объекту и щелкните

левой кнопкой мыши. Появится краткое объяснение объекта.

• Через вызов всплывающей подсказки – кнопка со знаком вопроса в

диалоговом окне .

Если в диалоговом окне есть такая кнопка, то щелкните по ней, а затем

наведите курсор на интересующий элемент диалогового окна. Появится

всплывающая подсказка (рис. 3.9). Повторный щелчок по кнопке вызова

всплывающей подсказки закроет этот режим.

3.2.4.2. Получение справки через Помощника

Запустить Помощника можно с помощью команды Показать помощника в

меню Справка или клавиши F1.

Помощник предоставляет справочные сведения и дает полезные советы

по решению типичных задач. В последних версиях MS Office Помощник мо-

жет быть представлен забавными персонажами, выбрать которые можно из

предоставляемой коллекции.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

211

Рис. 3.9. Всплывающая подсказка

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:33 AM Page 211

Если щелкнуть по окну Помощника, то появится всплывающее окно с

перечнем возможных действий (советов). Щелкните по значку , чтобы

увидеть совет.

Управлять Помощником лучше с помощью контекстного меню, которое

можно вызвать, щелкнув по правой кнопке мыши по окну Помощника. В

этом меню имеются команды: Скрыть, Параметры, Выбрать помощника и

Мотор (рис. 3.10).

Через контекстное меню

Параметры и Вы-

брать помощника можно открыть две вкладки

диалогового окна настройки Помощника

(рис. 3.11 и 3.12).

Получив первичные навыки работы,

отключите Помощника, сняв галочку

Использовать помощника на вкладке Пара-

метры. Это значительно ускорит работу

программы.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

212

Рис. 3.10. Контекстное меню

Помощника

Рис. 3.11. Помощник. Вкладка Коллекция

Рис. 3.12. Помощник. Вкладка Параметры

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:34 AM Page 212

3.2.4.3. Получение справки с помощью меню Справка

После вызова справки (меню Справка) появляется диалоговое окно

Справка Microsoft Excel, которое содержит вкладки, соответствующие предла-

гаемым способам поиска информации через предметный указатель, ключе-

вые слова, разделы справки или со справочного узла в Интернете (рис. 3.13).

3.2.5. Ячейка электронной таблицы

3.2.5.1. Способы адресации ячейки. Абсолютный

и относительный адрес

Как уже отмечалось, таблица MS Excel состоит из ячеек, каждая из ко-

торых имеет имя (идентификатор), состоящее из буквы имени столбца и

номера строки, например, A1, D12, K45 (рис. 3.14). Возможна и другая си-

стема адресации, при которой как строки, так и столбцы нумеруются (на-

пример, R1C2 – первая строка, второй столбец (рис. 3.15).

Кроме того, можно присваивать ячейкам собственные имена. Для этого

выделите ячейку и щелкните на Поле имени (см. рис. 3.14); введите нужное

имя (например, NAME1) и нажмите Enter – выделенной ячейке присвоит-

ся имя NAME1.

Ячейки предназначены для хранения различных данных. Как и у пере-

менной в программировании, у ячейки есть обозначение (имя или адрес), и

она может иметь и менять значения. Обычно значение ячейки вычисляет-

ся с помощью формул, содержащих математические операции и функции;

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

213

Рис. 3.13. Справочная система MS Excel

modul_3_1.qxd 1/11/07 11:34 AM Page 213

сама формула тоже хранится в ячейке. Таким образом, одни ячейки исполь-

зуются как независимые переменные, которым должны быть присвоены

значения извне, а другие – как зависимые переменные, которые содержат

формулы, ссылающиеся на независимые переменные. Пользователь вво-

дит данные в независимые ячейки, а в зависимых автоматически происхо-

дит пересчет значений по находящимся в них формулам.

В MS Excel используется относительная и абсолютная адресация ячеек.

Обозначение ячейки, составленное из номеров столбца и строки, называ-

ется относительным адресом (например, А1, В2). При операциях копирова-

ния, удаления, вставки значений ячеек MS Excel автоматически пересчи-

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

214

Рис. 3.14. Первый способ адресации ячеек

Рис. 3.15. Второй способ адресации ячеек

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:04 PM Page 214

тывает этот относительный адрес в тех формулах, где встречается соответ-

ствующий операнд. Например, если формула копируется в ячейку, распо-

ложенную правее активной, то номера столбцов увеличиваются, а если в

ячейку, расположенную слева, – то уменьшаются на соответствующее зна-

чение. При перемещении формул вверх или вниз автоматически меняются

номера строк: при перемещении вверх они увеличиваются, а вниз – соот-

ветственно уменьшаются.

Для отмены автоматического изменения адреса ячейки при копирова-

нии формул можно назначить ей абсолютный адрес, поставив в формуле

перед номером столбца и (или) номером строки знак $. Например, в адре-

се $A5 при копировании в другую ячейку не будет меняться имя столбца, а

изменится лишь номер строки; а в адресе B$7 – имя столбца изменяется, а

номер строки остается постоянным; в адресе $D$12 не изменится ни тот, ни

другой параметр.

Относительная и абсолютная адресация, несмотря на кажущуюся слож-

ность, открывают много дополнительных возможностей вычислений и ши-

роко используется на практике. Для того чтобы понять этот механизм, по-

пробуем перенести простые формулы (о формулах подробно в п. 3.2.8) в

различные ячейки (рис. 3.16). На рисунке видно, что при относительной

адресации формула, записанная в ячейку С3, при копировании в ячейку С4

меняется. При абсолютной адресации формула из ячейки С7 копируется в

ячейку С8 без изменений.

В следующем примере используется частичная абсолютная адресация.

На рис. 3.17 формула из ячейки С3 копируется в ячейки С4, D3, D4, а фор-

мула из ячейки С7 – в ячейки C8, D7, D8. Посмотрите, как меняются ком-

поненты переносимых формул.

Следует отметить, что адреса ячеек можно набирать в любом регистре –

верхнем или нижнем, но только латинскими буквами.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

215

Рис. 3.16. Абсолютная и относительная адресация ячеек

в режиме отображения:

а – формул; б – значений

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:27 PM Page 215

3.2.5.2. Ввод данных в ячейку

Ввод данных всегда возможен только в активную ячейку – т.е. ту, в кото-

рой находится курсор ввода. Для ввода данных в ячейку следует перемес-

тить указатель мыши в требуемую ячейку и один раз щелкнуть левой кноп-

кой мыши – ячейка становится активной. Далее можно вводить данные с

клавиатуры – этот режим называется редактированием в ячейке. Другой

способ: выделив ячейку, необходимо щелкнуть в Строке формул

(см. рис. 3.2) и ввести в нее данные – этот режим называется редактирова-

нием в Строке формул. Вводимые в Строке формул данные воспроизводятся

в ячейке. Завершение ввода данных в ячейку осуществляется нажатием

клавиши Enter или щелчком мыши в другой ячейке.

Для изменения уже введенных в ячейку данных можно использовать те

же режимы: активизировав щелчком мыши нужную ячейку, щелкнуть мы-

шью в Строке формул или дважды щелкнуть в ячейке; или, выделив ячейку,

перейти в режим редактирования ячейки, нажав клавишу F2.

3.2.5.3. Форматирование ячеек

Через меню Формат → Ячейки открывается диалоговое окно Формат ячеек

(рис. 3.18).

Окно имеет пять вкладок. Первая вкладка –

Число, в ней можно выбрать

тип вводимых в ячейку данных (п. 3.2.5.4).

Вкладка Выравнивание (рис. 3.19) позволяет не только выровнять содер-

жимое ячейки по вертикали или горизонтали, но и объединить несколько

ячеек в одну (ячейки должны быть предварительно выделены), задать на-

правление и ориентацию текста в ячейке. Если необходимо расположить

текст в ячейке в несколько строк, то следует установить флажок

переносить

по словам.

Через вкладку Шрифт можно задать гарнитуру, начертание и кегль

шрифта.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

216

Рис. 3.17. Абсолютная адресация ячеек в режиме отображения:

а – формул; б – значений

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:28 PM Page 216

При оформлении таблицы следует обратиться к вкладкам Граница и

Вид, позволяющим выбрать толщину линий, способ оформления и цвет

заливки.

Вкладка Защита обеспечит защиту данных ячейки от редактирования,

этот режим будет работать при установке режима защиты листа.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

217

Рис. 3.18. Окно форматирования ячеек.

Вкладка Число

Рис. 3.19. Окно форматирования ячеек.

Вкладка Выравнивание

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:29 PM Page 217

3.2.5.4. Типы данных

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:

• число;

• формулу;

• текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.

Если явно не указан тип вводимой информации, то MS Excel по умолча-

нию использует следующие соглашения:

• Если набранная последовательность символов включает только циф-

ры, знаки + и – (в начале последовательности) или разделитель (за-

пятую или точку), она считается числом.

• Если набранная последовательность символов начинается со знака =,

MS Excel считает, что набирается формула. В формулу можно записать

числа, адреса ячеек и функции (см. п. 3.2.8.3), соединенные знаками

арифметических операций. Например, в ячейку В5 введена формула

=А2+С5*В4. Значением этой ячейки будет число, которое равно про-

изведению записанных в ячейках С5 и В4 чисел, сложенному с числом

из ячейки А2. Однако, если в меню

Сервис → Параметры → Вид установ-

лен флажок

формулы, то в ячейках на экране будут отображаться сами

формулы, а не результаты вычислений по ним (рис. 3.16, а, 3.17, а).

• Если набранная последовательность в представлении MS Excel не явля-

ется ни числом, ни формулой, она считается текстом и не подвергается

никаким преобразованиям; например, последовательность –234,56

считается числом, а –234.56 – текстом.

Для смены типа разделителей между целой и дробной частями нужно

сделать следующее:

• выбрать команду

Параметры в меню Сервис, а затем открыть вкладку

Международные.

•в группе

Числа снять флажок Использовать системные разделители;

• ввести новые разделители в поля Разделитель целой и дробной части и

Разделитель разрядов.

Примеры чисел: 234; –145,2; +234,6. По умолчанию после набора числа

и нажатия клавиши

Enter MS Excel выравнивает его по правой границе

ячейки, при этом незначащие нули в дробной части отбрасываются. Если

необходимо выровнять число другим способом, это можно сделать с помо-

щью соответствующих кнопок панели

Форматирование. Слишком большие

или слишком малые числа MS Excel автоматически представляет в экспо-

ненциальной форме. Например, вместо набранного числа 34500000 в ячей-

ке может появиться 3,45Е+07, т.е. 3,45

Если нужно явно задать формат ввода, следует выбрать меню Формат →

Ячейки → Число (см. рис. 3.18). Первый элемент этого списка Общий и обо-

значает ввод данных по соглашению, рассмотренному выше. Если выде-

лить другой элемент из списка и нажать кнопку

ОК, для выделенных ячеек

устанавливаются новые правила. Например, если выбрать формат Дата, все

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

218

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:30 PM Page 218

вводимые данные будут представлены в одном из форматов даты. При этом

контроль над вводимой информацией ужесточается. Например, если вво-

димое число полностью не умещается по ширине ячеек, MS Excel отобра-

жает его как цепочку символов ##...#, показывая, что число полностью не

помещается в ячейку.

3.2.6. Диапазоны ячеек

3.2.6.1. Выделение диапазона ячеек

Диапазон (интервал, блок) ячеек – это прямоугольная область соседних

смежных ячеек. Диапазон задается указанием адреса левой верхней ячейки и

правой нижней, которые разделяются двоеточием. Например, E5:G10 опре-

деляет диапазон размером в 18 ячеек, выделенных на рис. 3.20 серым цветом.

Для выделения блока ячеек необходимо установить указатель мыши в

левой верхней ячейке, нажать левую кнопку мыши и смещать (протягивать)

указатель по диагонали к правому нижнему углу блока. При этом первая

ячейка внешне не изменяется, а остальные выделяются цветом. Активная

часть блока в процессе выделения высвечивается в поле имени.

Для выделения столбца или строки подведите указатель мыши к соот-

ветствующему заголовку и щелкните левой кнопкой мыши, а для того что-

бы вызвать всю таблицу, щелкните по крайней верхней левой пустой кноп-

ке в заголовках столбца и строки.

3.2. Рабочая среда таблиц MS Excel

219

Рис. 3.20. Диапазон ячеек

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:30 PM Page 219