Основы компьютерной грамотности. Базовый учебный курс

Подождите немного. Документ загружается.

При сохранении главного документа каждому вложенному документу

автоматически присваивается имя файла, совпадающее с началом соответ-

ствующего заголовка.

В некоторых случаях документ (без создания главного документа) может

быть собран из нескольких файлов (не обязательно хранящихся в одной

и той же папке). Для этого используется меню Вставка → Файл.

2.10.2. Вставка гиперссылок

В некоторых случаях, например, когда документ верстается для даль-

нейшего сохранения как веб-страница, в него необходимо добавить гипер-

ссылки на другие документы или веб-страницы.

Гиперссылкой могут служить текст или рисунок. Для преобразования

в гиперссылку их нужно выделить, а затем нажать кнопку Добавление

гиперссылки на панели инструментов Стандартная (это можно сделать

и через меню Вставка → Гиперссылка).

В диалоговом окне (рис. 2.58) нужно указать, с чем связывается гипер-

ссылка (с файлом, веб-страницей, местом в документе, новым документом,

адресом электронной почты). В зависимости от этого либо указывается до-

кумент или его фрагмент, с которым осуществляется связь, либо задается

нужный адрес веб-страницы или электронной почты. За гиперссылкой мо-

жет быть закреплена всплывающая подсказка, которая отображается при

наведении курсора мыши на гиперссылку (кнопка Подсказка). При созда-

нии гиперссылки на фрагмент текущего или другого документа в нем долж-

на находиться закладка, которая задается заранее.

2.10. Обработка документов

181

Рис. 2.58. Диалоговое окно Добавление гиперссылки

modul2.qxd 1/10/07 1:56 PM Page 181

2.10.3. Вопросы и задания

1. Что может представлять собой документ большого объема?

2. Каковы преимущества хранения отдельных компонентов документа

большого объема в разных файлах?

3. Какие приемы работы с большими документами были рассмотрены?

В чем они заключаются?

4. Что такое главный документ? Вложенные документы?

5. В каком режиме просмотра осуществляется работа с главным доку-

ментом?

6. Как создать главный документ? Как преобразовать существующий

документ в главный и распределить его содержимое по вложенным

документам?

7. Как создать вложенный документ из главного?

8. Как вставить новый вложенный документ в главный?

9. Что может служить гиперссылкой?

10. С чем может быть связана гиперссылка? Как это осуществить?

11. Скопируйте из библиотеки Максима Мошкова (http://lib.ru) доста-

точно большое произведение, преобразуйте его в главный документ

и систему вложенных документов.

Модуль 2. Основы обработки текста

182

modul2.qxd 1/10/07 1:56 PM Page 182

2.11. Некоторые дополнительные возможности

MS Word

2.11.1. Слияние. Мастер слияния. Создание писем,

факсимильных сообщений, списков рассылки

Одной из задач, которую часто приходится решать на практике, являет-

ся создание нескольких однотипных документов на основе информации,

размещенной в других документах. Например, это рассылка одного и того

же письма разным адресатам. При этом текст письма содержится в основ-

ном документе, а перечень адресатов – в отдельном документе, содержа-

щем таблицу данных. Средство слияния, встроенное в MS Word, позволяет

создавать составной документ, объединяющий основной документ со спи-

ском получателей рассылки. При этом основной документ содержит текст,

который будет общим для каждого составного документа, и поля слияния,

в которые будет вставлен специфический текст – свой для каждого состав-

ного документа: это могут быть, например, имена и адреса получателей

письма.

Список получателей представляет собой таблицу данных, например,

файл MS Word, MS Access или MS Excel, содержащую сведения, которые

добавляются в составные документы.

Результатом слияния является один файл, содержащий набор составных

документов, в каждом из которых часть текста остается единой для всех, а

часть – различается.

Слияние можно использовать для создания следующих видов документов:

• стандартных писем рассылки;

• электронных сообщений;

• факсимильных сообщений;

• конвертов;

• наклеек;

• формулярных карточек каталога.

Для создания составных документов в MS Word служит Мастер слияния:

меню Сервис → Письма и рассылки → Мастер слияния. Список рассылки фор-

мируется в шесть этапов (рис. 2.59 и 2.60).

На первом этапе выбираем один из пяти вариантов, определяющих тип

создаваемых составных документов, а на втором указываем основной доку-

мент слияния. Начиная со второго этапа и заканчивая шестым, можно

щелкнуть по ссылке

Назад, чтобы вернуться к предыдущим этапам и изме-

нить выбранные там установки. На третьем этапе указывается, что будет

использоваться в качестве списка получателей, то есть источника данных

слияния (это могут быть сведения из баз данных, адресных книг, специфи-

чески оформленного документа MS Word и т.д.).

2.11. Некоторые дополнительные возможности MS Word

183

modul2.qxd 1/10/07 1:57 PM Page 183

На четвертом этапе можно вводить информацию и редактировать ее в

основном документе слияния, находящемся в активном окне, следующим

образом (см. рис. 2.60).

Для того чтобы ввести текст, который не будет изменяться в составных

документах (например, заголовок письма, основное содержание и под-

пись), используются стандартные методы редактирования и форматирова-

ния MS Word.

Модуль 2. Основы обработки текста

184

Рис. 2.59. Этапы работы Мастера слияния (1-3 этап)

Рис. 2.60. Этапы работы Мастера слияния (4-6 этап)

modul2.qxd 1/10/07 1:57 PM Page 184

Для создания текста, который будет изменяться от документа к доку-

менту, вставляются подходящие поля слияния с помощью команд, отобра-

жаемых в области задач на четвертом этапе (рис. 2.61).

Выполнять вставку полей слияния, работать с основным документом или

запускать процесс слияния можно с помощью панели инструментов

Слияние

(Сервис → Письма и рассылки → Показать панель инструментов слияния).

На пятом этапе можно при необходимости отредактировать все состав-

ные документы и перейти к последнему этапу. На шестом этапе, называю-

щемся

Завершение слияния, формируется набор составных документов.

Можно либо сразу распечатать все составные документы, либо сохранить

их в одном новом документе MS Word для дальнейшей распечатки.

Кроме описанного способа письмо рассылки может быть создано на ос-

нове одного из общих шаблонов.

Аналогично письмам рассылки создаются и факсимильные сообщения

(при выборе нужного пункта на первом этапе работы

Мастера слияния), ко-

торые при подключении факса к компьютеру (непосредственно или по ло-

кальной сети) могут быть сразу же отправлены адресату.

2.11.2. Создание конвертов, наклеек

Конверты и наклейки можно создавать аналогично письмам рассылки,

используя

Мастер слияния и выбрав на первом этапе соответствующий

2.11. Некоторые дополнительные возможности MS Word

185

Рис. 2.61. Вставка блока адреса и Строки приветствия на четвертом этапе

работы с Мастером слияния

modul2.qxd 1/10/07 1:57 PM Page 185

пункт. Кроме того, можно использовать меню Сервис → Письма и рассылки

→ Конверты и наклейки (рис. 2.62).

В этом диалоговом окне нужно заполнить адрес получателя либо найти

его в адресной книге MS Outlook из пакета MS Office. При выборе адреса из

документа или адресной книги его можно при необходимости отредактиро-

вать. Обратный адрес заполняется либо выбирается из параметров MS Word

(если он там был задан). Если на конверте уже отштампован обратный ад-

рес, можно установить флажок

не печатать.

186

Модуль 2. Основы обработки текста

Рис. 2.62. Диалоговое окно Конверты и наклейки

Рис. 2.63. Параметры конверта

modul2.qxd 1/11/07 10:45 AM Page 186

При необходимости задаются дополнительные параметры конверта и

установки печати (рис. 2.63). Печатая конверт, необходимо подавать его в

принтер так, как указано в образце и в инструкции к принтеру.

Наклейки создаются и печатаются так же, как и конверты.

2.11.3. Создание веб-страниц

Созданный в MS Word документ можно сохранить как web-страницу (ме-

ню Файл → Сохранить как веб-страницу). Однако следует помнить, что

MS Word специально для этого не предназначен. Поэтому, пытаясь сохра-

нить в веб-странице все форматирование, имеющееся в документе, MS Word

повсеместно применяет стилевое оформление отдельных элементов, что су-

щественно увеличивает размер итогового web-документа (рис. 2.64).

Тем не менее, MS Word предоставляет возможность оформления веб-

страниц. Некоторые элементы, используемые для создания веб-страниц,

уже рассматривались: вставка гиперссылок, звука, видео.

Для создания веб-страницы можно использовать одну из возможностей

(выбрав меню Файл → Создать) на панели задач Создание документа:

•

новая веб-страница – создает пустую веб-страницу;

• для создания веб-страницы на основе встроенного шаблона выбира-

ются подходящий шаблон через

Общие шаблоны, вкладка Веб-

страницы. При этом сформированная веб-страница уже будет содер-

жать разметку текста и графические элементы, соответствующие вы-

бранному шаблону. Теперь можно изменить страницу и внести в нее

собственные элементы;

2.11. Некоторые дополнительные возможности MS Word

187

Рис. 2.64. Сохранение документа MS Word как веб-страницы

modul2.qxd 1/11/07 10:46 AM Page 187

• для создания набора связанных между собой веб-страниц (веб-узла

или сайта) на вкладке

Веб-страницы выбирается элемент Мастер веб-

страниц, который позволяет сформировать сайт из нескольких стра-

ниц (для каждой можно выбрать шаблон), определить папку для хра-

нения, организовать систему гиперссылок, соединяющих страницы,

и применить тему для однотипного оформления страниц. После соз-

дания веб-узла

Мастером веб-страниц можно открыть, изменить и до-

бавить различные элементы в отдельные страницы.

Перед созданием веб-страницы можно определить ряд параметров,

влияющих на способ ее создания программой MS Word (меню

Сервис →

Параметры, вкладка Общие, кнопка Параметры веб-документа).

В веб-страницу можно добавлять такие элементы, как горизонтальные

линии – разделители, бегущую строку, веб-формы (набор флажков, кно-

пок, списков и текстовых полей, служащих для сбора информации от чита-

телей веб-документа), рамок-фреймов, веб-компонентов.

2.11.4. Вопросы и задания

1. Что такое Мастер слияния? Какие документы позволяет формировать

Мастер слияния?

2. Что такое основной документ?

3. В каких документах могут храниться данные для слияния?

4. Каково назначение каждого из этапов работы

Мастера слияния? Опи-

шите каждый этап.

5. Как создать письмо? Факсимильное сообщение?

6. Какие существуют варианты создания конвертов и наклеек?

7. Что нужно сделать для создания конверта или наклейки? Как осуще-

ствляется их печать?

8. Создайте в MS Word таблицу, содержащую сведения о ваших посто-

янных адресатах. Используя какое-либо письмо, данные из таблицы

Мастер слияния, создайте рассылку.

9. Почему вместо использования MS Word целесообразнее создавать

веб-страницы с помощью специальных программ?

10. Каким образом сохранить документ как веб-страницу?

11. Какие способы создания новых веб-страниц в MS Word можно ис-

пользовать?

12. Какие дополнительные элементы, которые обычно не включают в

документ MS Word, может содержать веб-страница?

13. Создайте какой-либо документ в формате веб-страницы с использо-

ванием шаблона. Просмотрите документ в браузере Internet Explorer.

Модуль 2. Основы обработки текста

188

modul2.qxd 1/11/07 10:28 AM Page 188

2.12. Подготовка документа к печати

2.12.1. Параметры страницы. Предварительный

просмотр документа

После создания документа необ-

ходимо подготовить его к печати.

Наиболее важные документы (или

их части) целесообразно сначала пе-

чатать в черновом варианте, а доку-

менты большого объема лучше печа-

тать по частям.

Прежде чем выводить документ

на печать, необходимо убедиться в

правильности установки параметров

страницы, предварительно просмот-

рев весь набранный текст. Задание

параметров страницы осуществляет-

ся через меню

Файл → Параметры

страницы

(рис. 2.65).

На вкладке

Поля устанавливают-

ся размеры всех полей документа,

2.12. Подготовка документа к печати

189

Рис. 2.65. Параметры страницы

modul2.qxd 1/11/07 10:29 AM Page 189

указывается, должны ли они быть одинаковыми или разными (например, в

печатном издании размер нижнего и одного из боковых полей – левого на

четной странице и правого на нечетной – больше, чем верхнего и второго

бокового); задается ориентация страниц; определяется, будут ли установки

применены ко всему документу либо только к текущему разделу. Если ка-

кой-либо фрагмент документа при выводе на печать должен иметь отлич-

ное от других оформление, он выделяется как раздел, для которого задают-

ся особые параметры печати (рис. 2.66).

Вкладка

Размер бумаги позволяет задать размер бумаги, способ подачи

первой и других страниц, а также применить выбранные установки к теку-

щему разделу либо ко всему документу. Вкладка Источник бумаги определя-

ет общие параметры, относящиеся к макету документа.

После завершения ввода текста и графики в документ, окончания реда-

ктирования, форматирования, проверки, а также настройки параметров

страниц можно переходить к печати, предварительно просмотрев на экра-

не, как будет выглядеть печатный вариант документа, и внеся последние

исправления.

В MS Word увидеть документ таким, каким он будет в печати, позво-

ляют два режима просмотра: разметки страницы и предварительного

просмотра. У них много общего, однако, режим разметки, как правило,

удобнее для редактирования документа, для работы с надписями и гра-

фикой, а режим предварительного просмотра целесообразен для оценки

общего вида страниц документа непосредственно перед выводом его на

печать.

190

Модуль 2. Основы обработки текста

Рис. 2.66. Один из фрагментов документа выделен в раздел и имеет другую

ориентацию

modul2.qxd 1/11/07 10:29 AM Page 190