Основы компьютерной грамотности. Базовый учебный курс

Подождите немного. Документ загружается.

Ярусная гистограмма (с накоплением) отражает в каждом столбике сум-

му нескольких величин. На диаграмме (рис. 3.29) представлен вклад каж-

дой величины в общую сумму.

Графики используются в качестве наглядного представления взаимосвя-

занных данных. Они позволяют графически представить изменение вели-

чин в виде линий (рис. 3.30).

Круговая диаграмма обычно используется для сравнения величин, в сум-

ме составляющих 100% (рис. 3.31).

Организационная диаграмма служит для наглядного представления стру-

ктуры какого-либо объекта. Для таких диаграмм не нужны массивы число-

вых данных. Организационная диаграмма одного из видов представлена на

рис. 3.32.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

230

Рис. 3.29. Диаграмма с накоплением

Рис. 3.30. График

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:41 PM Page 230

3.3.2. Мастер диаграмм

3.3.2.1. Пошаговое использование Мастера диаграмм

Вставить диаграмму в таблицу

проще всего с помощью Мастера

диаграмм. Вызвать его можно двумя

способами: меню Вставка → Диаграм-

ма или кнопкой на панели Стан-

дартная.

Работа Мастера диаграмм преду-

сматривает четыре шага. Для пере-

хода от одного шага к другому необ-

ходимо нажать кнопку Далее на диа-

логовом окне Мастера диаграмм.

Шаг 1 – выбор типа диаграммы

(рис. 3.33). На рисунке видно, что

выбран тип диаграмм Гистограмма,

вид – Обычная.

3.3. Построение графиков и диаграмм

231

Рис. 3.31. Круговая диаграмма

Рис. 3.32. Пример организационной диаграммы

Рис. 3.33. Шаг 1 работы Мастера

диаграмм

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:41 PM Page 231

Шаг 2 – выделение части рабочего

листа, которая рассматривается как

область данных для построения диа-

граммы (рис. 3.34). На рисунке видно,

что выбран диапазон A1:B23 листа 4.

Причем не обязательно вводить это

значение в поле Диапазон вручную,

достаточно выделить нужный диапа-

зон на рабочем листе мышью, чтобы

значение появилось в окне.

Шаг 3 – выбор различных пара-

метров оформления диаграммы

(рис. 3.35). Здесь можно добавить

заголовки диаграммы и осей коор-

динат, подписать данные, добавить или убрать легенду (пояснение к диа-

грамме), разметить оси (подробнее об элементах диаграмм см. п. 3.3.2.2).

Шаг 4 (рис. 3.36) – определение места диаграммы (на активном листе

или на новом листе рабочей книги).

3.3.2.2. Элементы диаграммы

Можно выделить следующие основные элементы диаграмм.

1. Заголовок диаграммы.

2. Ряды данных – это набор данных, отображаемых на диаграмме. Каж-

дому ряду данных на диаграмме соответствует свой цвет или способ обо-

значения, указанный на легенде диаграммы. Диаграммы всех видов, кро-

ме круговой, могут содержать несколько рядов данных.

3. Маркер данных – полоса, область, точка, сегмент или другой объект на

диаграмме, соответствующий значению одной ячейки данных. Маркеры

данных одного цвета на диаграмме соответствуют одному ряду данных.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

232

Рис. 3.36. Шаг 4 работы

Мастера диаграмм

Рис. 3.34. Шаг 2 работы

Мастера диаграмм

Рис. 3.35. Шаг 3 работы

Мастера диаграмм

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:42 PM Page 232

4. Подпись данных – дополнительные сведения о маркере данных, пред-

ставляющем точку диаграммы и соответствующее значение ячейки данных.

5. Легенда – подпись, определяющая узор или цвета рядов данных на

диаграмме.

6. Ось категорий и ось значений – обычно диаграмма имеет две оси, кото-

рые служат для обозначения и оценки данных: ось X (категорий) и ось Y

(значений). Объемные диаграммы имеют третью ось (Z). Круговая и коль-

цевая диаграммы не имеют осей.

7. Область построения диаграммы – на плоских диаграммах – ограни-

ченная осями область, содержащая все ряды данных; на объемных диаграм-

мах – ограниченная осями область, содержащая все ряды данных, подписи

делений и названия осей.

Для работы с частями диаграммы необходимо сначала выделить нужный

ее элемент. Для выделения элемента диаграммы с помощью мыши следует

щелкнуть по нему либо нажать стрелку рядом с полем Объекты диаграмм на

панели инструментов Диаграмма (эту панель можно добавить, воспользо-

вавшись меню Вид), а затем выбрать нужный элемент (рис. 3.37).

Для выделения элемента диаграммы с помощью клавиатуры использу-

ются клавиши со стрелками

()

, а для отмены сделанного

выбора – клавиша Esc.

Выделенный элемент диаграммы помечается маркерами выделения –

черными квадратиками на самом выделенном элементе или на углах и сто-

ронах занимаемой им области.

3.3. Построение графиков и диаграмм

233

Рис. 3.37. Команды панели Диаграммы

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:42 PM Page 233

3.3.3. Форматирование диаграмм

3.3.3.1. Изменение, отображение или скрытие элементов диаграммы

Для изменения надписи

элемента можно выделить

соответствующий элемент,

щелкнув мышью на нем

(или выделить его через ме-

ню Диаграмма), а затем

внести необходимые кор-

ректировки. Далее нужно

щелкнуть мышью за преде-

лами этого элемента.

Для того чтобы отобра-

зить или скрыть подписи,

заголовки, таблицы дан-

ных, легенды, сетки и оси

диаграммы, следует опре-

делить, где нужно выста-

вить флажки, предвари-

тельно выбрав меню Диа-

грамма → Параметры и вы-

делив соответствующую

вкладку (рис 3.38).

3.3.3.2. Изменение цены

деления осей

Для настройки осей сле-

дует дважды щелкнуть

мышью на оси. Появится

диалоговое окно Формат оси

(рис. 3.39). Выбрав вкладку

Шкала и выставив соответ-

ствующие флажки и значе-

ния, можно произвести не-

обходимые изменения.

3.3.3.3. Изменение цвета, узора, линий и рамок на диаграмме

Если нужно изменить цвет или узор, на панели Диаграммы выберите

кнопку Формат области диаграммы (рис. 3.40).

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

234

Рис. 3.38. Параметры диаграммы

Рис. 3.39. Настройка Формата оси

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:42 PM Page 234

Откроется диалоговое окно (рис. 3.41), в котором можно произвести

необходимые действия.

3.3.3.4. Изменение способа

отображения данных

на диаграмме

В диаграмме можно изменить

ориентацию листа и размещение

рядов данных.

Во всех рассмотренных диа-

граммах данные располагались

по столбцам, однако можно

представлять их и построчно.

Для этого необходимо выпол-

нить следующее:

• щелкнуть диаграмму;

• выбрать в меню Диаграмма Ис-

ходные данные, а затем перейти

на вкладку Диапазон данных;

• установить переключатель в

строке Ряды в строках;

• нажать кнопку ОК.

В результате получится такая диаграмма, как на рис. 3.42.

Добавление второй оси. Если значения различных рядов данных на

диаграмме существенно различаются, или на ней представлены разно-

родные данные, целесообразно вывести один или несколько рядов дан-

ных на вспомогательной оси значений (Y). Для этого необходимо сделать

следующее:

• на панели Диаграммы выбрать ряды данных, которые нужно отобразить

на вспомогательной оси. На рис. 3.43 это неуспевающие;

• в окне Формат ряда данных выбрать вкладку Ось;

• выбрать вариант по вспомогательной оси.

На рис. 3.43 представлены две диаграммы. Диаграмма 1 – это первона-

чальный вариант, в диаграмме 2 (в диалоговом окне) ряд данных «неуспева-

ющие» представлен на правой вспомогательной оси.

3.3. Построение графиков и диаграмм

235

Рис. 3.40. Панель Диаграммы

Рис. 3.41. Форматирование области

диаграммы

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:48 PM Page 235

Отображение пустых ячеек на диаграмме. Для этого необходимо сделать

следующее:

• выделить щелчком область диаграммы;

•в меню Сервис → Параметры открыть вкладку Диаграмма;

• указать нужные параметры в разделе Для пустых ячеек.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

236

Рис. 3.42. Диаграмма с расположением рядов в строках

Рис. 3.43. Перенос данных на вспомогательную ось

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:49 PM Page 236

Изменение элементов в диаграммах. Для этого необходимо сделать следу-

ющее:

• щелкнуть мышью по элементу диаграммы, который нужно изменить.

Если требуется поместить его отдельно, выделенный элемент диа-

граммы с помощью мыши следует отбуксировать на нужное место;

• выбрать в меню Формат → Выделенный элемент данных, а затем от-

крыть вкладку Параметры;

• выбрать требуемые параметры.

На рис. 3.44 выделен один сектор диаграммы, его перенесли на нужное

расстояние и во вкладке Параметры для него установили флажок Доли.

Изменение порядка отображе-

ния рядов данных. Выделите на диа-

грамме ряд данных, отображение

которых требуется изменить. Для

изменения порядка отображения

рядов на диаграмме необходимо

сделать следующее:

•в меню Формат → Ряды дан-

ных открыть вкладку Поря-

док рядов (рис. 3.45);

•в списке Порядок рядов ука-

зать ряд, порядок отображения которого следует изменить;

• для расположения рядов в требуемом порядке воспользоваться кноп-

ками Вверх и Вниз.

3.3. Построение графиков и диаграмм

237

Рис. 3.44. Изменение элемента круговой

диаграммы

Рис. 3.45. Изменение порядка рядов данных на диаграммах

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:49 PM Page 237

На рис. 3.45 приведены диаграммы, различающиеся порядком представ-

ления рядов данных. На диаграмме 1 порядок представления данных (снизу

вверх) – отличники, хорошисты, троечники, неуспевающие; а на диаграм-

ме 2 – неуспевающие, троечники, хорошисты, отличники.

3.3.3.5. Добавление данных к диаграмме

Рассмотрим два наиболее удобных способа добавления данных к диа-

грамме.

Добавление данных в диаграмму путем копирования и вставки. Для этого

необходимо сделать следующее:

1) выбрать ячейки с данными, которые нужно добавить в диаграмму. Для

того чтобы название столбца или строки для новых данных отобразилось на

диаграмме, выбрать также ячейки с их названиями;

2) выбрать меню Правка → Копировать;

3) выделить диаграмму щелчком мыши. Выполнить одно из следующих

действий:

• для автоматической вставки данных в диаграмму выбрать меню

Правка →Вставить;

• для того чтобы точно задать способ представления данных на диа-

грамме, в меню Правка выбрать команду Специальная вставка, а затем

установить необходимые параметры.

Добавление данных в диаграмму путем буксировки. Для этого необходимо

сделать следующее:

1) выделить ячейки с данными, которые нужно добавить в диаграмму.

Эти ячейки на листе должны быть смежными;

2) отбуксировать выделенный диапазон ячеек в диаграмму.

Если для отображения этих данных MS Excel потребуются дополнитель-

ные параметры, на экране появится диалоговое окно Специальная вставка.

Выберите в нем требуемые параметры.

Если выделенный диапазон переместить не удается, убедитесь, что устано-

влен флажок Разрешить перетаскивание ячеек (Сервис → Параметры → Правка).

3.3.4. Подготовка к печати таблиц и диаграмм

Для создания макета страницы MS Excel предоставляет множество па-

раметров, которые можно вызвать через меню Файл → Параметры страницы.

В диалоговом окне Параметры страницы (рис. 3.46) выбирается нужная

вкладка и устанавливаются желаемые режимы печати.

Изменение формата и макета листа на экране. На вкладке Страница

можно установить ориентацию печатаемого листа как книжную или аль-

бомную.

Модуль 3. Работа с электронными таблицами

238

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:49 PM Page 238

Масштаб изображения на стра-

нице можно уменьшить или уве-

личить. Другие изменяемые пара-

метры макета печатаемого листа

включают установку размера бу-

маги (формата), размещение дан-

ных по центру страницы при печа-

ти, управление нумерацией стра-

ниц. Эти изменения проявляются

только при печати и не отражают-

ся на экране.

Для того чтобы напечатать вы-

деленные части данных, можно

установить области печати через

меню Файл → Область печати.

Добавление колонтитулов. Можно использовать встроенные колонтиту-

лы или создать собственные.

Предварительный просмотр и настройка полей. Для просмотра каждой

страницы в том виде, в каком она будет напечатана, используется меню

Файл → Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра

можно посмотреть колонтитулы и заголовки, выводимые на каждой стра-

нице.

В режиме предварительного просмотра можно изменить ширину полей

и столбцов, перетаскивая соответствующие маркеры изменения размера.

Для этого следует щелкнуть кнопку Поля для отображения маркеров.

Из режима предварительного просмотра можно сразу перейти в диало-

говое окно настройки параметров страницы, используя кнопку Страница.

3.3.5. Вопросы и задания

1. Что такое деловая графика?

2. Какие диаграммы существуют в MS Excel?

3. В каких ситуациях предпочтительнее использовать гистограммы,

графики, круговые диаграммы?

4. Как вызвать

Мастер диаграмм?

5. Перечислите основные элементы диаграмм и опишите их.

6. Как подготовить документ MS Excel к печати?

7. Что собой представляют множественная и ярусная диаграммы?

8. Каким образом можно вносить изменения в диаграмму?

3.3. Построение графиков и диаграмм

239

Рис. 3.46. Диалоговое окно

настройки параметров печати

modul_3_1.qxd 1/11/07 12:50 PM Page 239