Кияйкин Д.В., Лазарченко К.В. Судебная бухгалтерия. Часть общая

Подождите немного. Документ загружается.

израсходованы по иному назначению, чем указано в документе или же

остались без движения. Аналогично и безденежный документ, в котором

оформляется движение денег.

§ 4. Хранение первичных документов.

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета,

поэтому их регистрация, учет и хранение представляют собой весьма важную

задачу.

В соответствии со ст. 17 Закона о бухгалтерском учете организации

обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков,

устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного

архивного дела, но не менее пяти лет.

Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов

определены в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности

госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и

предприятий с указанием сроков их хранения, утвержденном Главным

архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (с

учетом изменений, внесенных Центральной экспертно-проверочной

комиссией при Росархиве от 27 июня 1996 г. и Центральной экспертной

комиссией Госналогслужбы РФ и 6 октября 2000 года), а также в Перечне

типовых управленческих документов, образующихся в деятельности

организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом СДЕЛАТЬ

СНОСКУ, СТР 73 ) 6 октября 2000 г.

Перечень документов включает документы, образующиеся при

документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций,

выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо

от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности,

форм собственности.

Перечень документов предназначен для использования в качестве

основного нормативного документа при определении сроков хранения и

отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то

есть общих для всех или для большинства организаций (в том числе

негосударственных).

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы,

отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные

им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида

деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более

узким вопросам.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя

соответствующую статью в Перечне документов, проводить полистный

просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам

в описях или на обложках дел не допускается.

Общий подход здесь такой: все документы хранятся 5 лет,

Технические паспорта и паспорта зданий и сооружений - до списания

данных объектов с баланса; лицевые счета рабочих и служащих, а при их

отсутствии платежные и расчетно-платежные ведомости - 75 лет минус

возраст работника (для ведомости применяется возраст самого молодого

работника)

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует

сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде

подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях

принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года,

следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,

исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2002 г.

начинается с 1 января 2003 г.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем документов,

запрещается. Увеличение данных сроков может иметь место в тех случаях,

когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Следует учитывать, что налоговое законодательство устанавливает

несколько иные сроки хранения документов: согласно п. 8 ст. 23 части первой

НК РФ ПОМЕТКА РЕД НА ПОЛЯХ стр 74 на налогоплательщиков

возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том

числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты

налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для

организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные)

налоги, в течение четырех лет.

Первичные документы до передачи их в архив организации должны

храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся

шкафах. За их сохранность отвечают лица, уполномоченныые главным

бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца,

относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в

хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов

(наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными,

но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив

обеспечивает главный бухгалтер организации.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам

других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в

отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного

бухгалтера.

В архивные номенклатурные дела документы подшиваются по

однотипным видам хозяйственных операций и с одинаковым сроком

хранения, в хронологическом порядке. Документы за разные временные

периоды должны отделяться разделительным листом. Толщина тома не

должна превышать 4 см. или 200 страниц. Если документов больше, то

заводятся последующие тома. Копии и подлинники документов должны

храниться отдельно. Годовые и квартальные балансы так же хранятся

отдельно. Входящие запросы и исходящие ответы хранятся друг за другом не

зависимо от даты исполнения.

Первичные учетные документы, согласно с п. 8 ст. 9 Закона о

бухгалтерском учете, могут быть изъяты только органами дознания,

предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами

на основании их мотивированных постановлений в соответствии с

законодательством Российской Федерации. Изымать документы просто для

ознакомления запрещается.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и

в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов,

снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под

расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые,

непронумерованные и т. п.), то с разрешения и в присутствии представителей

органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица

предприятия могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать

листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель

предприятия в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте

обязан назначить своим приказом комиссию по расследованию причин

пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе

комиссии приглашаются представители следственных органов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который

утверждается руководителем организации.

При этом необходимо учитывать, что утрата первичных документов не

освобождает организацию от доказательства правильности исчисления тех

или иных видов налогов. В связи с этим в большинстве случаев они

поставлены перед необходимостью восстановления утраченных документов.

Если восстановление документов невозможно, то материалы комиссии

должны быть переданы в налоговые органы для принятия решения о

непроведении проверок за период, за который утрачены документы, и о

возможности исчисления налоговых баз и сумм налогов, причитающихся к

уплате, на основании отчетности организации и иных сопутствующих

материалов.

Глава V. Инвентаризация

§ 1. Понятие, виды и сроки проведения инвентаризаций

Далеко не все хозяйственные процессы поддаются учету и

документированию, что неизбежно приводит к появлению несоответствия

между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием

учитываемого объекта. Например, естественная убыль материалов, хищения,

злоупотребления, неисправность измерительных приборов, ошибки при

оформлении складских операций, стихийные бедствия и т. д. могут

послужить причиной возникновения таких несоответствий. На их устранение и

направлена инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета.

Инвентаризацией называется фиксация наличия имущества

организации, ее финансовых обязательств на определенную дату и

последующее сопоставление фактического их наличия с данными

бухгалтерского учета.

Основными нормативными актом и, регулирующим порядок проведения

инвентаризаций и оформления ее результатов, являются: Методические

указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств,

утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49; письмо

Минфина РФ от 8 июня 1998 г. № 04-02-05/11 «Об излишках, обнаруженных

при инвентаризации»; Положение «О порядке проведения инвентаризации

имущества налогоплательщиков при налоговой проверке», утвержденное

приказом Минфина РФ от 10 марта 1999 г. № 20н и приказом Министерства

РФ по налогам и сборам от 10 марта 1999 г. № 3-04/39.

По методам проведения различают сплошную инвентаризацию,

когда инвентаризируется 100% ценностей, прав и обязательств

предприятия, и выборочную, когда часть этих ценностей изучается с

помощью выборочного метода. Сплошная инвентаризация обычно

проводится в преддверии реорганизации или ликвидации организации,

например, для составления ликвидационного баланса. Критерии

проведения выборочной инвентаризации могут различаться по видам

учитываемых ценностей, обязательств, например инвентаризация готовой

продукции; по местам хранения; и по материально-ответственным лицам,

на чьем ответственном хранении находится проверяемые объекты учета.

По полноте охвата различают полные и частичные инвентаризации.

Полные охватывают все виды средств, находящихся на ответственном

хранении конкретного лица. Частичные инвентаризации охватывают один или

несколько видов средств предприятия или часть средств на отдельном

участке учета.

В зависимости от плановости инвентаризации делятся на плановые и

внеплановые. Внеплановые инвентаризации делятся на внезапные и

случайные - при смене материально ответственных лиц, после стихийных

бедствий и т. п. Плановые осуществляются в определенный срок по заранее

разработанному и утвержденному плану Внеплановая инвентаризация

проводится по мере необходимости срочно и, как правило, внезапно по

распоряжению руководства предприятия, по требованию следственных

органов, при смене материально ответственных лиц.

Основными задачами инвентаризации являются (п. 1.4 основных

положений): чего???? стр 78

а) выявление фактического наличия основных средств, ТМЦ и денежных

средств, а также объемов незавершенного производства;

б) контроль за сохранностью материальных и денежных средств путем

сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

в) выявление ТМЦ, частично потерявших свое первоначальное качество,

а также устаревших фасонов, моделей;

г) выявление сверхнормативных и неиспользуемых ТМЦ с целью

последующей реализации;

д) проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и денежных

средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования

и других основных средств;

е) проверка реальности стоимости учтенных на балансе ТМЦ, сумм

денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в банках, денежных

средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного

производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих расходов и

платежей и других статей баланса.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация производится в обязательном порядке немедленно

(п. 1.5 основных положений) КАКИх????

- при установлении фактов краж, ограблений, злоупотреблений, порчи

ценностей;

- после пожара и стихийных бедствий.

Инвентаризации проводятся в установленные инструкциями сроки

(три-десять дней в зависимости от ведомственной принадлежности):

- при переоценке основных фондов;

- при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более

50 % членов,

- по требованию одного или более членов коллектива при бригадной

ответственности;

- при получении отказа поставщика в удовлетворении претензии за

недогруз товаров (недопоставка) или при получении претензий покупателя за

недогруз товаров;

- при ликвидации предприятия, учреждения перед составлением

ликвидационного баланса.

Не реже одного раза в месяц должны проводиться инвентаризации:

- нефти и нефтепродуктов;

- денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой

отчетности;

- расчетов с банками;

- расчетов предприятий с их производственными единицами и

вышестоящими организациями.

Не реже одного раза в квартал должны проводиться инвентаризации:

- молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей,

семей пчел, подопытных животных;

- расчетов по платежам в бюджет.

Не реже двух раз в год должны проводиться инвентаризации:

- продовольственных товаров на складах;

- товаров и тары в магазинах;

- драгоценных металлов и алмазов;

- расчетов с дебиторами и кредиторами.

Не реже одного раза в год должны проводиться инвентаризации:

- капитальных вложений (не ранее 1 декабря отчетного года);

- незавершенного производства (не ранее 1 октября отчетного года);

- малоценных и быстроизнашивающихся предметов, сырья и прочих

материальных ценностей;

- остальных статей баланса (на первое число месяца, следующего за

отчетным годом).

§ 2. Принципы проведения инвентаризации

По мнению некоторых авторов, в частности В.В. Шадрина,

успешному

проведению любого вида инвентаризации способствует соблюдение 4-х

требований (принципов) проведения инвентаризации.

1. Требование комиссионности. Инвентаризация проводится комиссией,

специально назначенной приказом руководителя предприятия из числа его

работников. Для этого на предприятиях создаются постоянно действующая

комиссия в составе руководителя, главного бухгалтера, начальников служб и

представителей общественностиРЕДАКТОР ПРОСИТ ПРИВЕСТИ ПРИМЕР и

рабочие комиссии для непосредственного проведения инвентаризаций.

В рабочую комиссию входят представитель руководителя предприятия

(председатель комиссии), специалисты (например, товаровед, технолог,

бухгалтер и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работники,

хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены и первичный учет.

Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной

комиссии одних и тех же материально ответственных лиц, одного и того же

работника два раза подряд. Если инвентаризация проводится вместе с

документальной либо комплексной ревизией, то в состав комиссии

обязательно входит ревизор.

В случае проведения инвентаризации по инициативе органов дознания или

следствия сотрудник ОВД может присутствовать при этом, однако он не

может быть членом комиссии.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии

материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами, секциями

магазинов и т. д.).

Практике проведения инвентаризаций ТМЦ известны случаи участия в

работе комиссии представителя местной администрации предприятия ????

СТР 81(организации), имеющего надлежащие полномочия. Обязательность его

участия обусловлена невозможностью участия материально ответственных

лиц в инвентаризации в связи со смертью, болезнью, сокрытием и т. д., а также

См.: Шадрин В. В. Основы бухгалтерского учета и судебно-бухгалтерской экспертизы. М., 2000.С….????

эпизодическим отсутствием материально ответственных лиц (вначале они были,

а затем по каким-либо причинам не смогли участвовать в инвентаризации). В

последнем случае инвентаризация проводится заново. При солидарной

(коллективной) материальной ответственности в инвентаризации могут

участвовать одно либо несколько лиц по поручению коллектива (бригады).

Запрещается проводить инвентаризацию при неполном составе комиссии.

2. Требование внезапности. Проведение всех видов инвентаризаций

должно быть для проверяемых неожиданным. Графики проведения

инвентаризаций, хранятся как документы, не подлежащие оглашению.

Предварительная осведомленность материально ответственных лиц о дате

проведения инвентаризации может значительно снизить эффективность либо

привести к ее полной безрезультативности инвентаризации (при наличии

сведений о возможных злоупотреблениях). При проведении инвентаризации по

инициативе правоохранительных органов целесообразно выяснить, когда

проводилась предыдущая инвентаризация и имеется ли возможность совпадения

сроков плановой инвентаризации с инвентаризацией, инициированной ОВД.

Материально ответственные лица, как правило, знают о примерных сроках

проведения плановой инвентаризации и заблаговременно готовятся к ней.

Поэтому в случае совпадения сроков целесообразно перенести сроки проведения

инвентаризации, назначаемой ОВД, на более поздний период.

3. Требование действительности. Все виды ТМЦ подлежат обязательному

подсчету, взвешиванию, обмеру с применением заблаговременно

подготовленных и проверенных технических приспособлений (весов, емкостей

и т. д.), с соблюдением процедур (техники) подсчета ценностей, имеющих

разные физические свойства (твердые, жидкие и т. д.). Запрещается включать в

данные инвентаризации сведения о фактическом наличии ценностей:

а) со слов материально ответственных лиц;

б) на основе учетных (книжных)остатков.

Особое внимание при подсчете проверяемых ценностей необходимо уделить

процессу подготовки инвентаризируемых ценностей к подсчету. Для этого