Феллер М.Д., Полторак Ю.Л. Составление текстовых производственных документов

Подождите немного. Документ загружается.

Пример

Специальное конструкторско-

технологическое бюро

РАСПОРЯЖЕНИЕ

06.10.85

№46

г.

Львов

формировании плана стандартизации

метрологии на 1986 год

целью своевременного формирования плана стандартизации

метрологии

СКТБ

на 1986 год, в соответствии

ОСТ

108.001.03-76,

ОБЯЗЫВАЮ:

Заведующих всеми отделами и подразделениями

Представить

ОСМ

(т.

Дубкову A.M.)

свои

предложения

по

проекту плана

стандартизации

метрологии

на 1986 год. В

предложениях указать предполагае-

мые

сроки окончания разработки ТЗ на создание НТД.

Срок исполнения:

20.10.85

2. Заведующего ОСМ

т.

Дубкова A.M.

Разработать

проект

плана стандартизации

метрологии

на 1986

год, согласо-

вав

его со

всеми отделами

подразделениями.

Проект

плана представить мне

на

утверждение.

Срок исполнения:

15.11.85

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на зам. глав-

ного

инженера т. Шахова М.А.

Главный

инженер К.Г. Бондарев

Визы:

Заведующий

ОСМ A.M. Дубков

Зам.

гл. инженера М.А. Шахов

3.5. Докладная записка

Докладная записка — организационный документ, адресованный ру-

ководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обсто-

ятельное

изложение

какого-либо

вопроса с выводами и предложениями.

Докладные записки бывают отчетными, информационными, инициатив-

ными.

Однако все они содержат

одни

и те же реквизиты:

Адресат (кому адресована докладная записка), фамилию, инициа-

лы

должностного лица и наименование должности.

Название вида документа (докладная записка).

Заголовок (краткое содержание текста).

4. Текст.

Приложение (если

имеется).

6. Подпись и дату.

Текст докладных записок, как правило, состоит из трех компози-

ционных

элементов: введения; описательной

части;

заключения.

Пишут докладные записки от

руки

или печатают на машинке.

130

Докладная

записка

составляется

как по инициативе ее автора,

так

и на основании письменного или

устного

указания руководителя.

По

адресности различают внутренние докладные записки, адресуе-

мые

руководству организации или подразделения, в котором работает

составитель,

и внешние, адресуемые руководителю вышестоящей

орга-

низации, партийным или хозяйственным органам. Внешнюю докладную

записку подписывает руководитель организации, внутреннюю — ее

сос-

тавитель.

нижнем

левом

углу последнего листа

копии

внутренней доклад-

ной записки делают отметку о получении адресатом (или о передаче

ему)

подлинника, например:

„Записка

принята.

(подпись, дата)

Пример

Донецкий

металлургический завод

им.

В.И. Ленина

Административно-

хозяйственный

отдел

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.06.85

соответствии

распоряжением заместителя министра черной металлургии

УССР

от

20.05.85

№

123

подготовлены материалы

работе завода за первый квар-

тал

этого

года.

Для

качественного выполнения указанной работы,

связи

большим коли-

чеством

информационного материала,

также

загруженностью информационно-

вычислительного

центра

завода возникла необходимость привлечения

других

вы-

числительных

центров для машинной обработки материалов.

этой работой может

справиться

вычислительный

центр

Института экономики промышленности

АН УССР.

Прошу Вас согласовать этот вопрос с институтом.

Заместитель

заведующего

отделом Н.П. Нестеров

Пример

ПКИ конвейеростроения Главному инженеру

Отдел технико-экономических,

т.

БОНДАРЕВУ

К.Г.

сметно-финансовых

расчетов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

22.09.85

Об изменении срока разработки

стандарта предприятия

Отделом разрабатывается

проект

стандарта предприятия „КС УКП. Порядок

проведения технологического контроля конструкторской документации".

Проект

стандарта выдан на согласование в заинтересованные отделы.

Заместителю

директора

завода

т. САЙГАКОВУ

А.С.

131

связи

большим объемом работ

по

согласованию,

следовательно,

с за-

держкой

составления второй редакции, учитывающей замечания

отзывах, про-

шу перенести срок окончания разработки стандарта предприятия

на

15.12.85.

Заведующий отделом А.Г. БАКАНОВ

3.6. Акт

Акт — документ, составленный несколькими лицами, подтверждаю-

щий установление

каких-либо

фактов или событий. В ряде случаев

составление

актов регламентируется специальными правовыми нор-

мами.

Акты составляются после ревизии, при передаче товарно-материаль-

ных ценностей от

одного

лица к

другому,

после приема законченных

строительных объектов, при проведении испытаний новых образцов ма-

шин и оборудования и т. п. В необходимых случаях акты утверждаются

вышестоящей

организацией и первым руководителем предприятия.

Часто

акт составляют по заранее установленной форме. Акты офор-

мляют комиссии, которые создаются руководителями предприятий и

организаций.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

первой указываются: основания для составления акта, члены комис-

сии,

ее задачи, охватываемый период. Во второй описываются сущность

характер проведенной работы, установленные факты, а также даются

предложения и выводы.

Акт подписывается всеми лицами, которые принимали участие в

его составлении, а также присутствовавшими. Должностное положе-

ние членов комиссии в реквизите „подпись" не указывается.

Если

у не-

которых

членов комиссии возникают особые мнения, их излагают на

первом экземпляре ниже подписей, или на отдельном листе, ставится

подпись и дата.

Пример

Министерство

геологии

СССР

Управление новой

техники

геологоразведочного

оборудования

18.05.85

АКТ

№24

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления

B.C.

Михайлов

25.05.85

г.

Донецк

Установление производительности

погрузочной машины

ППН-1Н

Основание: Приказ министра

геологии

СССР от

12.04.85

№

Составлен

комиссией:

Председатель

—

главный специалист управления Новиков М.Н.

Члены

комиссии: заведующий лабораторией оборудования

для

проведения под-

земных горных выработок Шугаев А.Г., старший научный сот-

рудник лаборатории Войков В.В.

Присутствовали:

главный инженер тульского отделения экспериментальных

ис-

следований комбината „Тулауголь" Смирнов

П.П.,

главный

механик Стругаев Е.И.

132

период

29.04.85

по

30.04.85

комиссия провела работу

по

установлению

фактической производительности погрузочной машины

ППН-1Н

при

проходке

подземных горных выработок сечением

6 м

по

породам.

На основании анализа представленных материалов комиссия

соответствии

„Методическими указаниями по определению основных технико-экономических

показателей новой техники" определила,

что

часовая

производительность

погру-

зочной машины равна

10м

Составлен

трех экземплярах:

1-й

экз. направлен

_____

, 2-й

экз. направлен

__^_^__

, 3-й

экз. направ-

лен

Председатель комиссии М.Н. НОВИКОВ

Члены

комиссии А.Г.

ШУГАЕВ

В.В.

ВОЙКОВ

Присутствовали

П.П. СМИРНОВ

Е.И.

СТРУГАЕВ

3.7. Справка

Справка

- документ информационного характера, описывающий и

устанавливающий

факты,

события. Справки служебного характера

содержат различные сведения о работе организаций или подразделе-

ний.

Составляются

они уполномоченными органами или должностны-

ми лицами и предназначены для вышестоящих органов или руководи-

телей

организаций. Такие справки содержат наименование вида до-

кумента, заголовок и текст (введение, описание и заключение). Справ-

ки подписываются лицами, производившими проверку, обобщение

опыта и т. д.

Пример

Госстандарт

СССР

Госстандарт

СССР

Всесоюзный

НИИ стандартизации Техническое управление

СПРАВКА

28.12.80

№107-

10/3078

О параметрах пишущих машин,

применяемых

СССР

Взаимное

расположение печатных знаков

машинописном тексте документов

определяется параметрами пишущих машин.

Параметры пишущих машин, выпускаемых

различных странах

применяе-

мых

СССР,

приведены

таблице (мм)

Страна

Шаг письма

Межстрочный

интервал

СССР

2,6

4,25

Швеция

2,54

4,25

ЧСФР

2,5 4,25

Болгария

2,5 4,25

Справка составлена

на

основании ГОСТ

6913-69

зарубежных стандартов.

Заместитель

директора

В.М.БОРОДИН

133

Пример

СПРАВКА

Секретарю Киевского

райкома

комсомола

г.

Донецка

О работе совета молодых

специалистов завода

т.

Крылову

В.П.

„Эталон"

24.03.84

Проверкой, проведенной советом молодых специалистов

при

райкоме ком-

сомола, установлено,

что

совет молодых специалистов завода

„Эталон"

за

период

1981—1983

гг.

провел следующую работу.

Организована

успешно функционирует комсомольская служба контроля

за соблюдением технологии.

результате работы этой

службы

на 15 %

сокращен

брак.

2. Организована

согласована

дирекцией

общественными организациями

завода отдельная очередь

для

молодых специалистов

на

получение жилплощади.

За

отчетный

период

выпущено

информационных листка

работе

сове-

та молодых специалистов завода.

4. Молодые рабочие,

техники

инженеры завода

за это

время

подали

рационализаторских предложений

и 5

заявок

на

предполагаемые изобретения.

Председатель совета

молодых специалистов

Н.И.

КРОКОВ

ПРИНЦИПЫ

МЕТОДИКА

ПОСТРОЕНИЯ

ТЕКСТА

4.1.

Информационное содержание текста

Хотя

очевидно, что текстовой производственный документ, как и

всякий

другой,

должен быть внимательно прочитан человеком, кото-

рому он адресован, и понят им, составители мало задумываются над

тем,

как составляемым документом будут пользоваться, как он будет

восприниматься,

тем

более,

что, как правило, ни в школе, ни в институ-

те

речи об этом не было.

Между тем, крайне важно не только то, чтобы в документе содер-

жалась

необходимая информация, но и то, чтобы пользователь не мог

не

обратить на нее внимание, не осмыслить ее.

Если

же документ предписывает действия и их последовательность,

его строение и характер изложения должны способствовать тому, чтобы

пользователь

совершил действие в точном соответствии с предписа-

ниями.

А это зависит от

того,

как, в

какой

форме и последовательнос-

ти соответствующие предписания сообщаются.

Поэтому

сам

принцип

построения документа и, главное, его содер-

жание,

определяются целью, ради

которой

он создается, его назначе-

нием.

Поэтому описание

каждой

разновидности текстовых докумен-

тов

в данной

книге

начинается

с описания их назначения.

Назначение

документа определяет и ограничивает тот

круг

сведе-

ний (информацию), которые в нем должны быть приведены. Инфор-

мация

в документе

достаточна,

если пользователю не потребуется ка-

ких-либо

разъяснений и дополнительных сведений для совершения дей-

ствий,

предписываемых (предполагаемых) этим документом. Она

недостаточна

(и

недостаточность

ее

может

оказаться

преступной!), ес-

ли

не

оговорено

все необходимое, в том числе все предосторожности,

необходимые для совершения предписываемых (предполагаемых)

действий.

Далее,

она может быть

избыточна,

если в документе в одном

том же пункте или разделе повторяется

одно

и то же.

Однако следует быть очень осторожным в стремлении устранить

производственном документе, непосредственно предназначенном

для

осуществления действий, информацию, представляющуюся

избы-

точной. Так, если в двух, даже рядом описываемых операциях, напри-

мер

пп. 2 и 3

часть

приемов повторяется в п. 3, не следует писать

„см.

2" — предпочтительно еще раз повторить описание, чтобы читаю-

щий не обращался к

другому

пункту

за дополнительными сведения-

ми (т. е. чтобы информация была достаточной уже в данном пункте).

Лучше

повторить информацио, чем рисковать

вызвать

у пользователя

документов существенные затруднения.

Часто

встречается в производственных документах „информацион-

ный шум" — сведения, которые не найдут применения, которые не

нужны пользователю. Между тем стремление

иногда

придать большую

„солидность" и наукообразность документу заставляет включать в

него

135

сведения,

не имеющие

прямого

отношения к делу, только отвлекаю-

щие

и раздражающие пользователя. Под воздействием „информацион-

ного

шума" пользователь может пропустить незамеченными действи-

тельно

важные подробности.

4.2.

Порядок изложения

Наряду

с отбором необходимых сведений важнейшую роль в дости-

жении эффективности текстового документа

играет

определение поряд-

ка, в

котором

они приводятся. Дело в том, что процесс познания тексто-

вого

документа требует, чтобы сведения в нем сообщались в той после-

довательности,

которой

изучает, рассматривает, познает пользователь

описываемое

в документе. Поэтому нередко документ полезно начинать

определения цели, ради

которой

он создан. Однако в ряде

случаев

мо-

жет возникнуть потребность начать документ с сообщения о возмож-

ности получить определенную выгоду (прибыль, повышение производи-

тельности

труда, снижение себестоимости, устранение необходимости

использовании высококвалифицированной рабочей

силы,

дорогостоя-

щих и дефицитных материалов, экологический выигрыш, повышение

качества),

о сложившемся на производстве положении (особенно в рас-

порядительных документах) и т. п.

Дальней

ими

ход изложения также определяется тем, как, предпо-

ложительно,

пользователь

будет изучать и использовать документ.

4.3.

Учет читательского адреса

Важнейшей,

наряду с назначением, определяющим отбор сведе-

ний и порядок их изложения в документе, чертой текстового докумен-

та

является

его

читательский

адрес,

прежде всего, трудовые функции

пользователя

и уровень его квалификации. К сожалению, нередко кон-

структорская и эксплуатационная документация к бытовым прибо-

рам,

предназначенная для использования потребителем-неспециалис-

том,

пестрит не только малопонятными и ненужными подробностями,

но и совершенно непонятными ему терминами и математическими вык-

ладками.

Однако и в документах, прямо адресованных производст-

веннику или разработчику, ориентируются на более высокий, чем это

требуется,

уровень квалификации. Между тем, всегда более оправданно

писать

в расчете на пользователя даже несколько менее квалифициро-

ванного, чем это предусмотрено штатными расписаниями.

Читательский

адрес заставляет задуматься и о характере графичес-

кого

сопровождения текстового документа.

Если

назначение опреде-

ляет

насыщенность информацией схем и иллюстраций, включаемых

документ, их подробность и сложность, то читательский адрес оп-

ределяет

необходимую степень наглядности, условности, даже исполь-

зования

различных цветов.

Очень

важно представить

себе

также условия и

порядок

использо-

вания документа. Так, например, выделение крайне мелких пунктов

136

обязательная

цифровая нумерация их, рекомендуемые в производст-

венном документе, отнюдь не дань моде, а результат трезвого учета то-

го, что каждое положение (описание действия и др.) должно быть опи-

сано

полно, целостно и самостоятельно (отдельно) при условии, что его

легко

отыскать. В то же

время,

это требование, столь важное для боль-

шинства

документов, отнюдь не распространяется на констатирующую

часть,

скажем, приказа, которая обычно содержит не руководство к

действию, а лишь обоснование, материал к размышлению.

Учитывая

важность мер

техники

безопасности и необходимость пер-

воочередного принятия их, основные сведения по технике безопасности

помещают в начале документа и заметно выделяют их.

Размещая

пра-

вила

техники

безопасности, как это принято, в

конце

документа, соз-

дается

опасность, что они будут приняты пользователем слишком позд-

но. Это же касается квалификационных требований к исполнителям.

ряде

случаев

документ с течением времени может дополняться,

изменяться

или находить иное производственное применение. В

таких

случаях

естественно позаботиться о наличии в документе места для

новых записей: фиксации ремонтов в формуляре, записи о гарантий-

ном ремонте в паспорте, бланке заказов в рекламном документе и т. п.

Хотя

это и не касается непосредственно составителя документа,

нередко он может подсказать издательству необходимость изготовить

часто

используемый документ на картоне или в толстой обложке. Он

может предостеречь от частой ошибки,

когда

ради красоты и моды

серьезный

рекламный или информационный документ изготовляется

несколько легкомысленной форме буклета или сборной кассеты.

Первая

мешает пользователю сосредоточиться, при второй же (кассете)

всегда есть опасность утери части документа, т. к., например, в каталоге

выпускаемых

изделий время от времени отдельные элементы

прихо-

дится

заменять.

Наконец, на характер документа может повлиять и вопрос об эко-

номической оправданности больших или меньших денежных и

мате-

риальных затрат на его изготовление — в зависимости от характера и

серийности изделия, степени значимости и престижа выпускающего его

предприятия. Первые рекомендации в этом плане можно получить в ре-

дакционно-издательском отделе, отделе

главного

конструктора, канце-

лярии

или

другом

подразделении предприятия, непосредственно отвечаю-

щем

за тиражирование и распространение документа.

4.4.

Работа

над абзацем

Текст — главный элемент документа, поэтому

подготовка

тексто-

вой

части

—

одна

из важнейших операций в документировании.

тексте мы выделяем кроме параграфов и пунктов абзацы, пред-

ложения,

сочетания слов и слова. Абзацем называют

часть

текста,

объе-

диненную

одной

микротемой, начинающуюся и заканчивающуюся аб-

зацным

отступом. Автор документа должен следить за тем, чтобы каж-

дый абзац начинал новую

мысль,

новую микротему, от

которых

нельзя

отклоняться,

а каждая новая микротема начиналась с абзаца.

137

Деление текста на абзацы имеет большое практическое значение,

оно управляет

ходом

чтения, помогает читающему делать небольшие

остановки на

границе

микротем, вдумываться в содержание предыдущей

части

текста и готовиться к восприятию последующей.

Абзацы

не должны быть слишком большими по объему, так как

это затрудняет чтение. В текстах, предназначенных для

сквозного

проч-

тения,

не рекомендуется разбивать текст на мелкие абзацы, потому что

это заставляет делать частые паузы и тоже мешает чтению. Нормаль-

ным считается абзац, содержащий 3-5 предложений. При этом лучше

для

восприятия, если эти предложения разнообразны по длине, самые

краткие

—

в начале и

конце

абзаца. В свою очередь и от абзацев требуется

чередование в зависимости от размеров.

производственных документах, где важно обратить внимание на

каждый прием, каждую операцию, деталь и т. п., абзацы используются

для

выделения

однородных

членов или сочиненных предложений в от-

дельные

микротемы. В этих случаях очень часты и полезны абзацы из

одного-двух

предложений.

4.5.

Работа

над

предложением

Многое зависит и от

того,

насколько последовательно построены

предложения, как четко выделены отдельные их составляющие части.

Необходимо помнить, что наиболее удобно для восприятия при сплош-

ном чтении деление пункта, предложения на 3, 5, 7, самое большее 9 са-

мостоятельных частей.

Такого

деления можно добиться, приведя пере-

числяемое

в определенную систему, где есть ведущие, более и менее су-

щественные элементы. Многочисленность

однородных

элементов в пе-

речислении не только отражает недостаточную продуманность содержа-

ния,

но и, что самое главное, затрудняет восприятие. Написав: „Лица,

проводящие экспертизу, должны знать

технологию

производства,

конст-

рукцию,

принципы

действия и условия применения выпускаемых при-

боров и используемых средств измерения, типовые

конструкции

спе-

циальных средств измерения, действующие государственные стандарты

стандарты предприятия,

инструкции

другие

нормативные техни-

ческие документы, регламентирующие нормы точности и правила изме-

рения,

организацию

и современные методы контроля выпускаемой про-

дукции,

опыт передовых отечественных и зарубежных предприятий по

изысканию и разработке новых методов и средств контроля аналогич-

ной

продукции,

основы

экономики

организации

производства", —

стоит задуматься, все ли в написанном одинаково важно, что относит-

ся

к совершенно обязательному, что к желательному, а без чего, вероят-

но, можно и обойтись.

4.6.

Слово

словосочетание

Что

касается словосочетаний, то здесь сосуществуют две тенден-

ции. Одна определяется тем, что в любом деловом тексте важно исполь-

138

зование

привычных стандартизованных форм, отражающих все состав-

ляющие

мысли.

Отсюда, например, применение именных предлогов (в

свете

решений, в порядке исключения, в связи с необходимостью, в по-

рядке оказания помощи), унификация и стандартизация деловой речи

часто повторяющихся документах. При помощи выработанных прак-

тикой

словесных штампов, трафаретов составляются типовые тексты

(например: ,,на основании договора".

Вами

недопоставлена

продукция

на сумму", „просим возместить ущерб", „вынуждены обратиться в

Гос-

арбитраж") . Использование стандартных фраз значительно ускоряет

составление

документов.

По

данным инженерной

психологии,

стандартизованные обороты

воспринимаются в 8—10 раз быстрее.

Другая тенденция — сокращение текстов путем замены сложных

предложений простыми, ликвидация причастных и деепричастных обо-

ротов, словосочетаний, описывающих

мысль,

словами, точно называю-

щими ее. Это не только ускоряет чтение текста, но и уменьшает умст-

венное напряжение.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать

различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте стандарт

обязы-

вает

применять слова: ,должен", „следует", „необходимо" и произ-

водные от них.

документах должны применяться только установленные стан-

дартами научно-технические термины, обозначения и определения, а

при отсутствии таковых — общепринятые в научно-технической ли-

тературе.

Значительную

часть

словарного состава делового языка состав-

ляют

термины — слова и словосочетания, значение

которых

обуслов-

лено в пределах той или

иной

специальности. Появляются новые, уточ-

няются

и модифицируются прежние термины, и работники сферы уп-

равления

должны учитывать это при составлении служебных

доку-

ментов.

Термины подразделяются в зависимости от источника их возникно-

вения,

времени происхождения, сферы функционирования и способа

образования.

Важнейшее требование, предъявляемое к термину — одно-

значность (выражение только

одного

понятия). Поэтому определения

терминов зафиксированы в государственных стандартах, специальных

справочниках и словарях и с ними необходимо постоянно

сверяться.

Так,

неправильно: „уменьшение интенсивности изнашивания деталей",

правильно: „уменьшение интенсивности износа деталей".

тексте документа не рекомендуется:

применять для

одного

того

же понятия различные научно-техни-

ческие

термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные

слова

и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском

языке;

сокращать обозначения

единиц

физических величин, если они упо-

требляются

без цифр, за исключением

единиц

физических величин

139