Феллер М.Д., Полторак Ю.Л. Составление текстовых производственных документов

Подождите немного. Документ загружается.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ

ДОКУМЕНТЫ

3.1.

Назначение.

Общие

требования

составлению,

изложению

оформлению

Одной из важнейших систем управленческой документации

являет-

ся

система организационно-распорядительных документов. Значитель-

ная

часть

управленческих санкций осуществляется при помощи

доку-

ментов

находит

в них свое отражение. Основными видами организа-

ционно-распорядительных документов, наиболее распространенных в

производственной деятельности,

являются:

организационные (положе-

ние,

инструкция), распорядительные (распоряжения, приказы) и спра-

вочно-информационные (справки, акты, докладные записки и др.).

Составление

служебных документов — трудный и сложный про-

цесс.

В документации отражается деятельность предприятий, учреж-

дений, организаций. Управленческие решения, действия и связи офор-

мляются

при помощи документов.

Общие

правила оформления документов установлены стандарта-

ми системы организационно-распорядительной документации. К каждо-

му

документу

предъявляются

определенные требования: соответст-

вие

своему назначению, достоверность и юридическая сила, четкая

структура, удобство в обработке и др.

Значительная

часть

организационно-распорядительных документов

имеет

конкретного

адресата.

Адресование

документа выполняется двумя способами. При адре-

совании организациям или структурным подразделениям без указа-

ния

должностного лица адрес пишется в именительном падеже без пред-

лога

,,в".

Например:

НИИ

механизации

производства

Лаборатория

№

194150

г.

Ленинград,

ул.

Космонавтов,

д.

15.

Адресуя

документ руководителю организации, должность и фа-

милию ставят в дательном падеже. Например:

Директору

Донецкого

завода

„Продмаш"

т.

Иванову

Н.П.

Документ руководителю адресуют в тех случаях, если решение

вопроса зависит непосредственно от него. Не принято при написании

адресата

указывать фамилию без инициалов. Наименование организа-

ции должно входить в состав названия должности.

Ряд

документов требует согласования.

Согласование

документов — это способ предварительного рассмот-

рения

оценки

проекта документа. При согласовании необходимо об-

ращать

внимание на качество

подготовленного

документа, его своевре-

менность и целесообразность, политическую, научно-техническую и эко-

номическую обоснованность, соответствие действующему законода-

тельству

и правовым актам, определяющим компетенцию организации,

издающей документ.

120

Проекты согласовьвают с учреждениями, организациями, предприя-

тиями,

структурными подразделениями, компетентными в вопросах,

содержащихся в документе.

Различают

внутреннее (с различными подразделениями и должност-

ными лицами организаций) и внешнее согласование (с вышестоящими

неподчиненными органами). Внутреннее согласование отражается в

визировании проекта документа. При этом ставится личная подпись

визирующего и дата согласования, а при необходимости приводится

наименование должности визирующего и расшифровка его

подписи

(инициалы и фамилия). Например:

Заведующий технологическим отделом

(подпись) В.П. Петров

07.09.86

Гриф

согласования помещают ниже

подписи

документа или на от-

дельном листе. Слово

„СОГЛАСОВАНО"

пишется прописными буква-

ми и без кавычек.

Внешнее

согласование оформляют грифом или протоколом обсуж-

дения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф

согласования имеет следующий вид:

СОГЛАСОВАНО

Председатель фабкома фабрики

игрушек

(подпись) А.В. Карасик

15.09.85

Основные

способы удостоверения документов — подписание, ут-

верждение и приложение печати.

Документ должен быть подписан.

Подписание включает наименование должности, фамилию и инициа-

лы.

Фамилия пишется полностью и в скобки не

берется,

инициалы ста-

вятся

перед фамилией. Например:

Директор

института

профессор И.П. Кондратьев

Документ может быть утвержден.

Утверждаются

документы двумя способами, имеющими одинако-

вую

силу: грифом утверждения или изданием соответствующего рас-

порядительного документа, приказа, решения, постановления. В пер-

вом

случае

после слова

„УТВЕРЖДАЮ"

указывается должность лица,

утверждающего документ, ставится личная подпись, приводится ее

расшифровка и дата. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

завода „Продмаш"

(подпись) И.С. Петров

01.02.85

При утверждении документа приказом или

другим

распорядитель-

ным

документом гриф должен иметь следующую форму:

УТВЕРЖДЕНО

приказом министра угольной

промышленности УССР

от

10.09.84

№

657

121

На

некоторых документах для закрепления их юридической силы и

особого удостоверения подлинности ставят оттиск печати. Печати по

содержанию бывают простые и гербовые. Простые воспроизводят наи-

менование соответствующей организации и

ставятся

на

копиях

доку-

ментов,

направляемых

другим

организациям, актах, справках и т. д.

Не

удостоверяются печатью служебные письма на фирменных бланках.

Гербовая

печать необходима на документах, перечень которых пре-

дусматривается

нормативными актами: договорах, финансовых

доку-

ментах и др. Оттиск печати ставят рядом с подписью, чтобы захватыва-

лась

часть

слов наименования должности лица, подписавшего

доку-

мент.

На

документе, отпечатанном машинописным способом, должна

быть

отметка о его непосредственном исполнителе. Фамилию испол-

нителя

и номер его служебного телефона нужно располагать

слева

нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа

доку-

мента.

Например:

Феофанов

46-62-13

Стандартом предусмотрено, что в документах, осрормляемых на

двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются арабс-

кими цифрами. Номер листа проставляют посередине верхнего поля

листа

арабскими цифрами без обозначения ,,с" (страница) и знаков

препинания.

Если

текст печатают с двух сторон, то нечетные номера

проставляют на лицевой стороне, а четные

—

на оборотной.

На

всех регистрируемых документах делаются отметки о

прохож-

дении и исполнении. Отметку о поступлении (регистрационный штамп)

проставляют на нижнем поле первого листа справа. На этом штампе

указываются

организация или предприятие, в которое поступил до-

кумент, дата получения и регистрационный номер.

Прежде чем документ будет направлен исполнителю, его рассмат-

ривает руководитель и дает указание по исполнению в орорме резолю-

ции. Резолюция состоит из таких элементов: фамилия и инициалы ис-

полнителя,

указания о порядке и характере исполнения документа,

личная

подпись руководителя, дата резолюции. Например:

Т.

Иванов

И.П.

Подготовьте

ответ

25.10.86

(подпись)

12.10.86

Резолюция

пишется справа в верхней части документа, а если она

заполнена, то на любом свободном от текста месте (но не на полях).

Стандартом не предусмотрено писать ее на отдельных листочках,

прик-

репляемых

к документу.

Важнейшее

достоинство любого документа — четкая последователь-

ность изложения материала. Это значит, что общий план построения

текста, соединение составных его частей и внутритекстовые смысловые

единства должны отвечать требованиям логики. Чтобы достичь этого,

необходимо придерживаться элементарных правил, принятых в лите-

ратурном творчестве, включающем четыре стадии: обдумывание, изло-

122

жение,

упорядочивание и редактирование. Упрощенно этот процесс мож-

но представить так: сначала

хорошо

обдумывают основные мысли, за-

тем

их записывают, после чего приступают к более стройному их изложе-

нию. Завершающий этап - редактирование текста. Оно заключается в

поиске наиболее удачных оборотов речи, лучше всего выражающих цель

смысл написанного, устранении лишних фраз и

слов.

При составлении текста документа должны выполняться требова-

ния,

главнейшие из которых — достоверность и объективность содер-

жания,

нейтральность тона, полнота информации и лаконичность, дос-

тигаемая

за счет исключения

слов,

не несущих смысловой нагрузки.

3.2.

Положение

Положение — это правовой акт, устанавливающий основные пра-

вила

организационной

деятельности государственных предприятий

учреждений, а также их структурных подразделений. Положения

преимущественно составляют при создании новых предприятий,

орга-

низаций и их структурных подразделений.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых.

Типовые

положения, как правило, утверждаются вышестоящими

орга-

нами управления, а индивидуальные — руководителями предприятий

организаций.

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ВНИПИвагона

M.B.

Лысенко

12.04.84

П ОЛОЖЕ

Н И Е

научно-техническом совете Всесоюзного

научно-исследовательского проектно-технического

института вагоностроения

Настоящее положение регламентирует деятельность научно-технического

со-

вета

института. Положение разработано

соответствии

„Типовым положением

научно-технических советах

научно-исследовательских, проектно-конструкторс-

ких

проектных институтах Министерства тяжелого

транспортного машино-

строения",

утвержденным

21.07.82

г.

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.

Научно-технический совет

(НТО

института

является

постоянным

сове-

щательным

органом

при

директоре института.

Он

создается для коллегиального

обсуждения

решения вопросов, связанных

научно-исследовательской

и ин-

женерно-технической деятельностью института.

1.2. Основными задачами НТС

являются:

обеспечение повышения эффективности общественного производства,

улуч-

шение качества

продукции

работы

на

предприятиях подотрасли вагонострое-

ния

и по

закрепленным технологическим направлениям

отрасли, проведения

внедрения научно-исследовательских

проектно-технологических работ

соот-

ветствии

перспективой развития отрасли

целью обеспечения высокого уровня

технологии и

организации

производства;

123

максимальное использование творческой инициативы сотрудников института

предприятий по повышению эффективности производства, улучшению качества

продукции, росту производительности труда, разработке и внедрению новых тех-

нологических процессов и материалов, снижению трудоемкости и материалоемкос-

ти продукции, углублению специализации производства;

обеспечение выполнения научно-исследовательских и проектно-технологичес-

ких работ на

высоком

научно-техническом уровне при

высоком

экономическом

эффекте

от их внедрения в промышленность;

анализ тех

ни

ко-экономического уровня производства в сопоставлении с

луч-

шими отечественными и зарубежными достижениями;

информация об опыте работы и об отечественных и зарубежных научно-техни-

ческих достижениях;

содействие созданию в процессе выполнения научно-исследовательских и

проектно-технологических работ технологических процессов, оборудования, ос-

настки, приборов и материалов, технико-экономические показатели которых

превосходят показатели лучших отечественных и зарубежных аналогов.

2. ФУНКЦИИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО

СОВЕТА

2.1.

Разработка, обсуждение и принятие рекомендаций по:

основным

направлениям научно-технической деятельности института;

проблемам, вытекающим из состояния и перспектив научно-технического

прогресса в отрасли;

планированию новой

техники

и технологии производства;

тематическим планам научно-исследовательских и проектно-технологичес-

ких работ института, обоснованию их экономической эффективности и анализу

новизны

и патентоспособности отдельных работ;

состоянию

работ, выполняемых по решению вышестоящих

организаций

важнейшим заданиям Министерства;

планам и результатам внедрения работ института, социальным и экономи-

ческим последствиям их внедрения и технико-экономической эффективности;

состоянию

и результатам научно-технического сотрудничества с зарубежны-

ми странами;

состоянию

и развитию стандартизации и метрологии, унификации и специа-

лизации в отрасли;

методике решения научно-технических проблем,

новым

технологическим

процессам, разработке новых видов оборудования;

повышению

эффективности деятельности института и степени использова-

ния

его научно-технического потенциала.

2.2. Рассмотрение технико-экономических обоснований и технических зада-

ний, заслушивание отчетов о выполнении научно-технических работ и отчетов

патентных исследованиях;

2.3. Обсуждение работ, представляемых на соискание Ленинских и Государст-

венных

премий, а также предназначенных для показа на ВДНХ и зарубежных

выставках.

2.4. Рассмотрение в установленном порядке вопросов избрания и переизбра-

ния

на вакантные должности.

2.5. Рассмотрение вопросов подготовки научных и инженерно-технических

кадров.

2.6. Рассмотрение тем диссертационных работ, законченных диссертаций и

выдача

по ним заключений и рекомендаций.

3. СТРУКТУРА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО

СОВЕТА

3.1.

В состав НТС входят руководители основных подразделений, отдельные

ученые

и специалисты института, представители партийной и профсоюзной

орга-

низаций.

124

3.2. Состав

НТС

утверждается начальником всесоюзного промышленного

объединения

сроком на

года.

3.3. Председателем НТС

является

директор

института,

его

заместителями —

главный

инженер и заместитель

директора

по научной работе.

3.4. Обязанности ученого секретаря

НТС

возлагаются директором институ-

та

на

одного

из

научных работников института

освобождением

его от

других

служебных

обязанностей.

Ученый

секретарь НТС:

обобщает предложения подразделений института

главных конструкторов

проектов;

разрабатывает

представляет

на

утверждение планы работы НТС

и его

сек-

ций;

извещает членов НТС

лиц, привлекаемых

участию

работе совета по

от-

дельным

вопросам,

дате, времени и месте проведения заседания;

принимает

рассмотрению материалы

очередному заседанию НТС;

обеспечивает

организацию заседаний НТС;

организует протоколирование

хода

заседаний и принятых решений;

доводит решения

НТС до

сведения исполнителей

заинтересованных лиц

осуществляет

контроль за их выполнением;

ведет делопроизводство НТС, готовит документы для переписки

вышестоя-

щими и другими организациями;

3.5. В состав НТС института входят секции:

по механической обработке, кузнечно-прессовому

сварочно-сборочному

производству

(технологическая секция)

;

по литейному производству (литейная секция)

;

экономики

организации

производства, управления качеством

эффектив-

ностью

разработок (секция экономики).

3.6.

Составы

секций НТС утверждаются приказами

по

институту путем пред-

ставления

председателей секций НТС через ученого секретаря совета.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ

РАБОТЫ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО

СОВЕТА

4.1.

Заседания НТС

его секций проводятся по планам, утверждаемым прика-

зом

по

институту. Планы представляются

на

утверждение ученым секретарем НТС

института.

4.2. Заседания НТС

и его

секций проводятся

определенные дни недели, ус-

танавливаемые

в начале

каждого

года.

4.3. НТС

и его

секции правомочны принимать решения открытым голосова-

нием при наличии на заседании не менее половины состава совета или секции.

При рассмотрении вопросов, решаемых тайным голосованием (избрание

по конкурсу, избрание

переизбрание

на

занимаемые должности, рекомендации

на соискание Ленинских

Государственных премий

и др.) на

заседании должно

присутствовать

не менее двух третей списочного состава совета.

4.4. Протоколы заседаний НТС

и его

секций оформляются

десятидневный

срок и подписываются председателем и ученым секретарем совета.

Ученый

секретарь НТС В.И. Краков

3.3.

Инструкция

—

правовой акт,

создаваемый

для

установления

правил,

регулирующих организационные, научно-технические, технологические и

иные

специальные стороны деятельности организаций и предприятий,

отдельных

их подразделений и

служб,

а также должностных лиц.

Каждая

инструкция должна

быть

утверждена

вышестоящими

органами или руко-

водителями

организаций.

125

Текст

инструкции

излагают в

логической

последовательности,

груп-

пируют

по разделам. В

инструкции

употребляются слова: должен,

обя-

зан,

необходимо,

не допускается, следует. Текст

инструкции

должен

бьп-ь

изложен лаконично, точно и понятно, так как

инструкция

пред-

назначена для

постоянного

пользования.

Пример

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Государствен-

ного

комитета СССР

по

науке

технике

от

14.07.72

№510

ИНСТРУКЦИЯ

порядке государственной регистрации

учета открытых

научно-исследовательских

опытно-конструкторских

работ, представления ло ним отчетов

информационных

материалов

во

Всесоюзный

научно-технический информационный

центр

и выдачи информации этим центром*

Государственная регистрация открытых (несекретных) научно-исследова-

тельских

опытно-конструкторских работ (НИР

ОКР)

во

Всесоюзном научно-

техническом информационном центре (ВНТИЦентре) производится

для

обеспе-

чения

научных учреждений, высших учебных заведений, проектных

конструк-

торских организаций, предприятий, планирующих

управляющих органов инфор-

мацией

проводимых

стране НИР

ОКР.

2. Обязательной государственной регистрации

во

ВНТИЦентре подлежат

от-

крытые

(в

том числе ,,Для служебного пользования") НИР

ОКР

по

всем

облас-

тям

науки

техники

независимо

от

источников финансирования этих работ.

3. Для регистрации

НИР и

ОКР предприятия

организации

— непосредствен-

ные

исполнители работ представляют

во

ВНТИЦентр регистрационные карты

по

каждой самостоятельной теме плана.

При выполнении комплексных

НИР и ОКР

каждая организация-соисполни-

тель

самостоятельно представляет

на

государственную регистрацию регистрацион-

ную

карту

по

выполняемой

ею

части работы

указанием,

какой комплексной

работе эта

часть

относится.

Головная

организация

высылает

регистрационную карту

по

работе

целом.

Если

ОКР

выполняется

как

продолжение НИР,

то в

регистрационной карте ука-

зывается

регистрационный номер НИР, продолжением которой она

является.

4. Регистрационные карты

высылаются

ВНТИЦентру

30-дневный срок

момента утверждения плана, заключения хоздоговора

или

другого

утвержден-

ного

документа,

являющегося

основанием для выполнения работ.

Регистрационные карты

составляются

по форме, указанной

приложении

соответствии

требованиями, перечисленными

приложении

2, и

представ-

ляются

одном экземпляре.

5. ВНТИЦентр, получив регистрационную карту, присваивает

НИР или ОКР

номер государственной регистрации. Копия оформленной регистрационной карты,

заверенная

печатью,

высылается

ВНТИЦентром

10-дневный срок организации-

исполнителю

работы. Регистрационный номер должен

дальнейшем

указываться

плановых документах по данной работе,

также в статистическом отчете Госком-

стата СССР (квартальная

годовая).

Списание затрат

на

выполняемые

НИР

ОКР допускается только после госу-

дарственной регистрации этих работ.

сокращениями.

126

6. На всех этапах выполнения зарегистрированной работы ее наименование,

как правило, не должно изменяться.

Если

же наименование работы будет в уста-

новленном

порядке изменено, то исполнитель НИР или ОКР обязан в 15-дневный

срок сообщить об этом во ВНТИЦентр и

выслать

новую регистрационную карту

указанием в письме номера государственной регистрации

темы,

наименование

которой изменяется.

При изменении сроков окончания работы, сметной стоимости и

других

дан-

ных

необходимо сообщить об этом ВНТИЦентру письмом с указанием наимено-

вания

работы и ее номера государственной регистрации.

7. Утвержденные отчеты о НИР

высылаются

организацией^сполнителем во

ВНТИЦентр в 30-дневный срок с момента их утверждения. Отчеты должны

быть

оформлены

в соответствии с требованиями ГОСТ

7.32—81

и представляются во

ВНТИЦентр в разброшюр

ванном

виде каждый в отдельной папке.

Одновременно с каждым отчетом представляется информационная

карта

одном экземпляре, составленная по форме, указанной в приложении 3, в соот-

ветствии

с требованиями, изложенными в приложении 4.

8. По окончании ОКР (стадии) организация-исполнитель в 30-дневный срок

момента приемки работы в установленном порядке

высылает

в ВНТИЦентр

информационную карту в одном экземпляре. Вместе с информационной картой

представляется

пояснительная записка, входящая в комплект документации

на ОКР.

9. В тех случаях,

когда

по данной работе (стадии) составление отчета или

пояснительной

записки не предусмотрено, во ВНТИЦентр

высылается

информа-

ционная

карта

со ссылкой на публикацию или с указанием наименования редак-

ции

(издательства),

в которую

была

направлена рукопись для публикации.

10 В тех случаях,

когда

Государственным комитетом по делам изобретений

открытий наложено временное запрещение на опубликование сведений об откры-

тиях и изобретениях, содержащихся в представляемых во ВНТИЦентр отчетах,

поя-

снительных

записках и информационных картах, организация-исполнитель обязана

известить

об этом ВНТИЦентр, сделав отметку в соответствующей графе инфор-

мационной карты и указав номер авторской заявки и дату наложения запрещения

на о публикование документа.

11.

Получаемые ВНТИЦентром регистрационные и информационные карты

вводятся

в общегосударственный фонд информационных материалов по НИР и

ОКР.

Отчеты и пояснительные записки микрофильмируются ВНТИЦентром и

вво-

дятся

в общегосударственный фонд микрофильмов по НИР и ОКР. Оригиналы

отчетов

и пояснительных записок после микрофильмирования в 30-дневный срок

возвращаются

представившим их организациям-исполнителям.

12. На базе указанных фондов ВНТИЦентр осуществляет информационное

обслуживание

организаций

и предприятий. Сведения, содержащиеся в регистра-

ционных и информационных картах, публикуются в изданиях

НТ

Центра.

Организации (предприятия) на основании сведений, полученных из изданий

ВНТИЦентра, могут обращаться с запросами относительно адресов организаций-

исполнителей.

ВНТИЦентр по запросам предприятий и

организаций

выдает справки о заре-

гистрированных работах, выполняет тематические подборки регистрационных

информационных

карт.

При необходимости ВНТИЦентр

высылает

по запросам копии отчетов и пояс-

нительных

записок в форме микрофильмов или полноразмерных бумажных ко-

пий.

13. Организации, получившие от ВНТИЦентра информационные материалы

по НИР или ОКР, должны при их использовании руководствоваться действую-

щими постановлениями, касающимися правил опубликования в открытой печа-

ти,

по радио и телевидению и охраны авторских прав. Передача материалов, полу-

ченных

из ВНТИЦентра, другим организациям и частным лицам запрещается.

14. Организация-исполнитель ОКР (или организация-держатель конструк-

торской документации), получив запрос, содержащий ссылку на информацион-

ное издание ВНТИЦентра, в котором опубликованы сведения о работе, или на

127

справку, полученную

от

ВНТИЦентра, обязана предоставить запрашивающей

орга-

низации

необходимые информационные материалы

по

интересующей

ее

ОКР (тех-

ническое описание, чертежи

общих

видов, принципиальные

схемы,

паспорта и

т. п.).

Предоставление указанной информации

постоянное пользование осуществляет-

ся

за плату по установленным ценам на копирование документов.

15. Министерства

ведомства осуществляют контроль за соблюдением подве-

домственными

им

организациями

данной

инструкции, обеспечением своевремен-

ного

представления, качества

полноты направляемых

во

ВНТИЦентр

регистра-

ционных

отчетных материалов,

также

за

удовлетворением подчиненными

им

организациями

предприятиями запросов

на

предоставление дополнительной

ин-

формации

техпомощи.

3.4. Распоряжение и

приказ

Распоряжение

— распорядительный документ директора,

главного

инженера, заместителя директора, утверждающий задание на отдельные

работы,

мероприятия, выполняемые отделами, подразделениями или

должностными лицами. В правовом отношении распоряжение и

приказ

равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим,

всеобъемлющим

вопросам, а распоряжения

—

по

частным.

Проект распоряжения готовится руководителем отдела, подразде-

ления,

выполняющего

конкретное

задание (работу), которое опреде-

ляется

в данном распоряжении. Может готовить

проект

распоряжения и

отдельное должностное лицо по заданию руководства.

Форма

распоряжения должна соответствовать требованиям

ГОСТ

6.39—72

и иметь следующие реквизиты: наименование

организации

(предприятия), название (распоряжение), дата и номер, место издания,

заголовок к тексту, текст, подпись,

визы.

Заголовок должен

быть

максимально точным. Формулировать за-

головок рекомендуется с помощью

отглагольного

существительного,

отвечая

на вопрос ,,0

чем?",

например: ,,0б изменении задания . . .",

,,0 выполнении работ по демонтажу стенда . . .".

Если

в распоряжении

отражается

несколько вопросов, заголовок может сформулироваться

обобщенно. Формулируется заголовок при

подготовке

проекта распо-

ряжения.

Текст распоряжения или приказа, как правило, состоит из двух

частей

— констатирующей и распорядительной. В констатирующей

час-

ти излагаются оракты, послужившие основанием для издания

этого

документа, а в распорядительной — перечисляются предписываемые

действия.

Если

распоряжение издается на основании соответствующего

доку-

мента вышестоящей организации, то в констатирующей части должны

быть

приведены полное название, номер, дата и заголовок

этого

до-

кумента.

Распорядительная

часть

распоряжения начинается словами

„ОБЯ-

ЗЫВАЮ",

„ПРЕДЛАГАЮ",

„ПОРУЧАЮ",

„ТРЕБУЮ"

и т. п. Эти слова

печатаются

прописными буквами отдельной

строкой

от нулевого поло-

жения

табулятора пишущей машинки, без пробелов между печатными

знаками и без подчеркивания.

128

Намечаемые

мероприятия (задания, работы и др.) располагаются

по пунктам (подпунктам), которые нумеруются арабскими цифрами.

Каждый

пункт

следует начинать с указания

конкретного

исполнителя —

отдела,

подразделения или должностного лица.

Затем

следует опреде-

ление

предписываемого действия.

Формулировки этой части документа должны быть конкретными,

точными,

не допускающими различных толкований. После

каждого

предписываемого действия указывается срок исполнения. Распоряже-

ние может иметь общий для всех исполнителей срок исполнения или

общие сроки для

группы

предписываемых действий. Например: „Срок

исполнения пунктов 3, 6 настоящего распоряжения

—

08.09.85; пунктов

4, 5 — 25.10.85", или „Срок исполнения настоящего распоряжения

01.10.85".

Отдельным

пунктом в распорядительной части перечисляют распо-

рядительные

документы (или их пункты), которые настоящим распо-

ряжением отменяются, изменяются или дополняются.

последнем пункте распорядительной части указывается должност-

ное лицо (лица), на которое возлагается контроль за исполнением.

распорядительной части следует избегать неконкретных выраже-

ний, таких как: „поднять", „повысить", „усилить", „улучшить", „при-

нять

меры"

и т. д. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты и

проверить их выполнение практически невозможно.

Проект распоряжения визируется руководителями подразделений и

другими

должностными лицами, которых он

касается.

Допускается визирование проекта распоряжения ограниченным

кру-

гом должностных лиц по указанию распорядителя (директора, главного

инженера, заместителя директора). Проект распоряжения во всех слу-

чаях

визирует руководитель подразделения, который

готовит

проект

документа.

Несогласие

с формулировкой

того

или

иного

пункта проекта распо-

ряжения,

с его содержанием в целом или с установленным сроком испол-

нения не может служить основанием для отказа от визирования.

Визи-

рующий может изложить свое частное мнение на отдельном листе и при-

ложить его к проекту документа, указав об этом при визировании, на-

пример:

Заведующий

КО-4 Ю.Ф.

Виноградов.

09.10.85

Замечания

прилагаются

Проект распоряжения визируют на последнем листе текста ниже

подписи

распорядителя на первом экземпляре

—

подлиннике.

Распоряжение

не ограничено сроком действия. Отменить действие

распоряжения или его части можно только распоряжением или при-

казом по организации (предприятию).

129