Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

513

— планування потреб у персоналі;

— забезпечення бізнесу кадрами;

— облік кадрів;

— ведення регламентованого документообігу.

Конфігурація дає змогу вести облік від імені декількох організацій

(які можуть бути оформлені як юридичні особи або бути приватними

підприємцями), що становлять єдину компанію. Конфігурація

забезпечує паралельне ведення двох видів обліку: управлінського і

регламентованого. Управлінський облік ведуть у

компанії загалом, а

регламентований облік ведуть окремо для кожної організації (юридичної

чи фізичної особи). Штатний розклад і кадровий облік ведуть незалеж-

но для компанії та її складових.

Можливість зміни і доповнення первинної (типової) конфігурації

програми дає змогу налаштувати її на вимоги будь-якого підприємства

і навіть конкретного користувача. Водночас початкове доставлення дає

змогу

відразу узятися за реалізацію процедур управління персоналом:

♦

Планування потреб у людських ресурсах здійснюють у

штатному розкладі компанії. Початкові дані для планування можуть

надходити з виробничих систем. Відображаються плановані потреби

вакантними штатними одиницями; за допомогою звітів за станом

штатного розкладу можна отримати оцінку планованих витрат на

персонал.

♦

Підсистема підбору кадрів призначена для документування й

автоматизації процесу підбору та оцінювання кандидатів. Підсистема

забезпечує зберігання особистих даних про кандидатів, як про фізичних

осіб; зберігання матеріалів, що з’являються в процесі роботи з

кандидатом, починаючи від резюме і до результатів анкетування;

підготовку зустрічей з кандидатами і реєстрацію ухвалених рішень

аж до прийняття на

роботу.

♦

Облік кадрів у компанії передбачає зберігання не лише особових

даних про співпрацівників, а й таку службову інформацію як підрозділ

і посада, де працює співпрацівник, кількість займаних ставок, службові

телефони та іншу контактну інформацію. Далі реєструється кар’єра

співпрацівника в компанії: прийняття на роботу, службові переміщення,

відпустки і відрядження, заохочення і стягнення, аж до

звільнення.

514

♦

Підсистема обліку стажу дає змогу оцінити “якість” персо-

налу, спираючись на такі показники як, наприклад, досвід роботи в

певних умовах, тривалість виконання працівниками компанії специ-

фічних обов’язків, а також загальний трудовий стаж або просто час

роботи на компанію. Склад таких показників визначаються відповідно

до потреб обліку компанії.

За допомогою звітів за

станом штатного розкладу компанії

служба управління персоналом може оцінити ступінь укомплектованості

штатів компанії в розрізі посад і підрозділів компанії; планова служба

компанії може оцінити засоби, необхідні для оплати праці персоналу на

будь-який період часу. За допомогою звітів обліку кадрів служба

управління персоналом має нагоду оцінити “якість” персоналу,

проаналізувати рівень і причини плинності

кадрів.

Конфігурація також дає змогу планувати використовування

робочого часу працівників, зокрема, планування зустрічей (наприклад,

нарад) і участь працівників компанії в заходах (як у внутрішніх заходах

компанії, так і в зовнішніх). Крім того, для успішного проведення

зустрічей, нарад та інших внутрішніх заходів компанії можна планувати

використовування приміщень компанії, в яких ці заходи проводяться.

Аналітичні

звіти про працівників надають можливість сформувати

різноманітні списки працівників, відібрані та згруповані за різними

критеріями. Звіти дають змогу групувати інформацію в розрізі

підрозділів і посад компанії та інших вимірювань.

Програма дає змогу формувати різноманітні звіти, зокрема:

— списки кандидатів на роботу, працівників компанії і співпраців-

ників складових організації;

— діаграми, візуальні графіки відпусток

і фактичне викорис-

товування відпусток працівниками компанії і співпрацівниками складо-

вих організації;

— діаграми планованої зайнятості працівників компанії;

— організаційну діаграму компанії і складових організації;

— заплановані фонди зарплатні працівників компанії і співпраців-

ників складових організації;

— запланований і фактичний стан штатного розкладу компанії і

складових організації, у тому числі “штатну розстановку”.

515

Користувач може самостійно задавати параметри групування і

критерії відбору даних у звітах відповідно до специфіки вирішуваних

завдань. Такі індивідуальні налаштування (фактично створені корис-

тувачем спеціалізовані звіти) можуть бути збережені для подальшого

використовування.

У конфігурації цього програмного продукту реалізовано основні

розділи регламентованого кадрового обліку, зокрема, кадровий доку-

ментообіг, ведення штатного розкладу організацій і військового

обліку.

Більшість можливостей регламентованого кадрового обліку

повторює аналогічні можливості управлінського кадрового обліку

працівників компанії. На додаток до цього програма містить низку

класифікаторів та інших довідників, що використовують у регламен-

тованому кадровому обліку, а також набір затверджених друкарських

форм, що використовують у кадровому діловодстві, наприклад, наказ

про прийняття на роботу (форма П-1), особова картка

(форма П-2),

наказ про кадрове переміщення (форма П-5) тощо.

Модуль “Управління персоналом” системи Флагман. Цей

модуль призначено для автоматизації роботи співпрацівників відділів кадрів

і суміжних служб підприємства. Інтегрується з підсистемами “Зарплатня”,

“Бухгалтерський облік”, і забезпечує таку функціональність:

— підтримуються функції ведення організаційної структури

підприємства, ведення системи тарифно-кваліфікаційних сіток (ТКС) і

роботи

зі штатними одиницями відділів;

— ТКС ведеться в розрізі критеріїв класифікації записів, обраних

користувачем;

— облік особового складу здійснюється через ведення особових

карток співпрацівників;

— ведеться інформація про ставки працівника, історія змін умов

праці, здійснюється облік відпусток, відряджень, захворювань, заохо-

чень тощо, підтримується оформлення внутрішнього суміщення посад;

— окрім штатних співпрацівників, можлива робота з

кандида-

тами, позаштатними співпрацівниками, звільненими та іншими катего-

ріями працюючих;

— відстежується взаємна відповідність між обліковим складом і

штатним розкладом підрозділів підприємства, відображається

інформація про вакансії;

516

— реалізовані функції ведення військового обліку;

— табельний облік може вестися як “за фактом”, так і “за відхи-

леннями”. Під час роботи “за відхиленнями” табель формують на

підставі розузгодження графіка робіт і таблиць відхилень: відпустки,

захворювання, відрядження, інші відхилення. Під час роботи “за

фактом” табельний облік ведуть методом суцільної реєстрації:

реєструються як відхилення

(відпустки, захворювання тощо), так і

фактична робота;

— підтримуються два методи роботи: “від функцій” і “від

документів”. У першому випадку всі зміни даних виконуються через

спеціальні функції системи, а в другому – використовуються засоби

документообігу.

Модуль “Управління персоналом” системи Галактика. Цей

модуль орієнтований на такі підприємства:

— з повномасштабним кадровим обліком, що вміщує ведення

особової

картки і військово-облікової інформації;

— з нестандартними структурами, що містять позаштатних пра-

цівників, суміжників та інших категорій працівників;

— ті, що зберігають докладні відомості про співпрацівників, ство-

рюють інформаційно-довідникові системи з обліку співпрацівників.

Склад збережених даних повністю охоплює особову картку і

типову анкету, формування штатного розкладу підрозділів й отримання

різних

звітів за штатним розкладом.

Контур “Управління персоналом” дає змогу автоматизувати

завдання обліку кадрів на підприємстві і виконання обчислювальних

процедур, пов’язаних з оплатою праці персоналу.

Контур складається з модулів “Управління персоналом” і “Заро-

бітна платня”, які можуть використовуватися як спільно з іншими

модулями системи Галактика ERP з єдиною базою даних, так і

самостійно.

Модулі

“Управління персоналом” і “Заробітна платня” мають

тісний взаємозв’язок один з одним. Облікові дані працівників, введені

в одному з цих модулів, стають доступними для іншого. Отже,

виключається необхідність повторного введення ідентичних даних про

працівників підприємства.

517

Під час розроблення контуру реалізовано два основні принципи:

— універсальність – можливість використовування в будь-яких

організаціях (незалежно від форм власності), починаючи від великих,

зі штатом у декілька тисяч чоловік, до підприємств малого бізнесу;

дає змогу реалізувати будь-який підхід до вирішення завдань обліку

кадрів й оплати праці персоналу в таких країнах як:

Росія, Білорусь,

Україна, Молдова, Казахстан, Узбекистан;

— адаптованість – забезпечення можливості кадровику і бухгал-

теру самостійно проводити налаштування з урахуванням специфіки

конкретного підприємства і законодавства.

Трудові доходи кожного працівника, незалежно від виду підпри-

ємства, визначаються його особистим трудовим внеском з урахуван-

ням кінцевих результатів роботи підприємства, регулюються подат-

ками і максимальними розмірами не

обмежуються. Відповідно до

цього, на підприємствах, в організаціях і установах оперативний і

бухгалтерський облік праці та його оплати має бути організований так,

аби забезпечити контроль:

— чисельності персоналу і використовування робочого часу;

— правильного документального оформлення відпрацювань

працівників-відрядників та інших працівників;

— своєчасного і правильного нарахування заробітної платні, роз-

рахунку відпускних, допомог

і їх видачі;

— своєчасного і правильного утримання податків і платежів,

перелік їх бюджету або за призначенням;

— розподіл заробітної платні за об’єктами калькуляції;

— використовування фонду заробітної платні і виплати премій;

— складання звітності з праці і заробітної платні та її подання до

відповідних органів управління.

За наявності на підприємстві системи

Галактика ERP розв’я-

зування цих завдань може бути автоматизоване – модуль “Заробітна

платня” значно прискорює і спрощує процес нарахування зарплатні.

StaffCop. StaffCop від фірми StaffCop Software – перша в Росії

система моніторингу персоналу, розроблена компанією, що спеціа-

лізується на рішеннях для забезпечення корпоративної безпеки.

Програмний продукт призначений як для невеликих, середніх компаній,

518

так і для великих корпорацій, де йдеться про підвищення ефективності

праці. Система дає можливість повністю спостерігати в реальному

часі і записувати дії користувачів, складати звіти про використовування

інших програм та Інтернету. Усі дії, у тому числі і встановлення на

комп’ютер користувача, можуть проводитися системним адміністра-

тором віддалено. У будь-який момент часу

, зі свого комп’ютера, можна

подивитися, чим зайнятий будь-який співпрацівник: отримати знімок

екрану (скриншот), список завантажених програм і веб-сайтів. Це

програмне рішення стане в нагоді не тільки тим, хто турбується про

комп’ютерну безпеку і бореться зі саботажем на виробництві, а й тим

компаніям, які повністю довіряють співпрацівникам і не планують

за

ними стежити.

За допомогою звітів, створюваних системою StaffCop, керівники

відділів і менеджери можуть розробити оптимальний графік працівників,

розподілити завдання між ними, ліквідовувати простої і таким чином

зменшити витрати виробництва.

Система складається з двох компонентів, умовно названих

“клієнт” і “агент”. Клієнтська частина встановлюється на комп’ютер

адміністратора або керівника, і слугує для контролю

за користувачами.

Агентська частина може встановлюватися віддалено або локально

на комп’ютери користувачів, які її не бачать, і слугує для збирання і

передання інформації клієнту.

QuickJobParser v3.0 Pro. QuickJobParser v3.0 Pro – програмний

комплекс, призначений передусім для кадрових агентств, кадрових

служб, менеджерів з персоналу. А також з успіхом може застосову-

ватися окремими приватними особами для полегшення розміщення

своїх резюме

в комп’ютерній мережі і пошуку вакансій. Цей програмний

продукт дає змогу:

♦

Вести детальну базу даних про вакансії і резюме. Структуру-

вати її на свій розсуд, наприклад, за містами або видами компаній.

♦

Зберігати як текстову інформацію, так і графічну, наприклад,

фото кандидатів.

♦

Автоматично відстежувати відкриті і закриті вакансії та

резюме (далі контент). Вести статистику поповнень і розміщення

контенту на спеціалізованих сайтах у мережі.

519

♦

Планувати співбесіди з кандидатами, які претендують на певні

посади. Здійснювати імпорт та експорт контенту в програми MS Of-

fice, а також виведення на друк. Здійснювати розширений пошук у

базі даних.

♦

Листуватися з кандидатами щодо надання вакансій, і органі-

заціями щодо надання резюме. Причому, вхідна пошта сортувати-

меться відповідно до списку вакансій. Вбудований поштовий клієнт не

дає змоги запускатися шкідливим скриптам (і видає попередження),

що суттєво оберігає комп’ютер від проникнення шкідливих програм.

♦

Здійснювати автоматизоване розміщення у комп’ютерній

мережі Інтернет інформації про вакансії та резюме, що суттєво (до

300 %) підвищує продуктивність менеджерів з персоналу в таких

завданнях, як пошук співпрацівників або організацій. Власноруч

поповнювати базу спеціалізованих сайтів щодо роботи.

♦

Здійснювати автоматизований пошук по сайтах з метою

знаходження вакансій або резюме.

Зазначена програма підтримує режим, розрахований на багатьох

користувачів, і розподіл прав доступу. А також QuickJOBParser v3.0

Pro підтримує поповнення бази цих сайтів через Інтернет (лише для

зареєстрованих користувачів).

520

Розділ 4. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ДІЛОВОДСТВА ТА

ДОКУМЕНТООБІГУ

4.1. ДІЛОВОДСТВО ТА ДОКУМЕНТООБІГ

Нині документ є основним способом управління і подання

інформації в будь-якому сучасному об’єкті управління (підприємстві,

організації чи установі). Це справедливо як для державної установи,

так і для комерційного підприємства. Фактично здатність прийняття

правильних рішень і грамотної реакції на ситуації, що виникають,

сьогодні залежить не лише від таланту і досвіду керівника

, а й від

якості організації і ступеня використовування інформаційних ресурсів

об’єкта управління. Малоефективне використовування наявної

інформації, наприклад, втрата, неотримання вчасно важливого

документа, по-суті, є синонімом зайвих витрат, втрати часу і втрачених

можливостей.

Трудову діяльність зі створення документів та організації роботи

з документами називають діловодством. Автоматизація адміністра-

тивного діловодства є базовою платформою

для побудови автомати-

зованих корпоративних інформаційних систем будь-яких об’єктів

управління. Усі заходи з організації документообігу вміщують

створення умов праці, що забезпечують рух, пошук і зберігання

документів.

Організація роботи з документами – ключове завдання управління

будь-якого закладу: від офісу невеликого підприємства до державного

відомства чи великої корпорації. Масова поява офісних, персональних

комп’ютерів

та їх об’єднання у комп’ютерні мережі створює принци-

пово нове технологічне середовище для ефективного управління

документообігом.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить юридично

значущу інформацію, підготовлену людиною у певній формі для

оприлюднення.

Документообіг – це рух документів на підприємстві, в органі-

зації чи в установі з моменту їх отримання до

завершення опрацю-

вання або відправлення.

521

4.2. ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ

З ДОКУМЕНТАМИ

Практично у всіх об’єктах управління існують загальні відділи.

Їхня назва варіюється – це може бути відділ загального діловодства,

загальний відділ, управління справами тощо, але найголовніше – суть

цього підрозділу залишається однаковою незалежно від назви і полягає

вона в організації потоків документів на підприємстві (наказів,

розпоряджень, доручень, листів тощо). Розглянемо основні види доку-

ментів

, атрибутику документів, потоки документів і дії, що

використовуються в роботі цих підрозділів. Окрім центрального

документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані

документообіги (у підрозділах підприємства, у відділах спеціалізованого

діловодства тощо).

Основний принцип документообігу полягає в тому, що ні в кого не

існує локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що

не потрапив до загального архіву

документів, є заздалегідь потенційним

клієнтом на невиконання у заданий термін часу або взагалі. У кожному

об’єкті управління є відповідна служба (канцелярія), яка відповідає за

проходження документів. Документи, не враховані в канцелярії,

найчастіше губляться.

У будь-якому об’єкті управління має існувати лише один канал

надходження вхідних документів. Навіть якщо приймання документів

побудоване

за розподіленою схемою, то це зроблено лише для

підвищення швидкості опрацювання документів. Усі такі підрозділи

миттєво надають інформацію до канцелярії (бажано в режимі on-line

зв’язку з канцелярією). Можна вважати, що такі віддалені пункти

реєстрації документів є підрозділами канцелярії.

4.2.1. Типи документів, класифікація та їхні

взаємозв’язки

Різних типів документів, що використовують у роботі об’єкта

управління, досить багато (в окремих випадках їхня кількість сягає

500–600). У той же час, з погляду канцелярії основних видів доку-

ментів, буває невелика кількість, а саме лише 3 види:

522

Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх

партнерів. Більшість вхідних документів має породжувати відповідні

вихідні документи, причому в наперед встановлені терміни. Терміни

встановлюють або нормативними актами, що приписують той чи інший

час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання,

вказаним безпосередньо у вхідному документі.

Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю

об’єкта

управління на відповідні вхідні документи. Деяку частину вихідних

документів готують на основі внутрішніх документів об’єкта управ-

ління. Невелика кількість вихідних документів може вимагати над-

ходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації

типу: “Прошу дати довідку з питання ...”).

Внутрішні. Такого виду документи використовують для орга-

нізації роботи об’

єкта управління. Через канцелярію проходять не всі

внутрішні документи, а лише листування найбільших структурних

підрозділів підприємства (особливо, якщо вони територіально рознесені)

і накази керівництва підприємства. Так само через канцелярію

проходять внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, за

загальними правилами діловодства, єдиний спосіб відправити запит,

лист або матеріали у зовнішню організацію – це спрямувати внутрішній

документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять

до сторонньої організації.

Документи кожного з цих видів можуть бути досить різноманітні.

Це можуть бути листи, розпорядження, циркулярні вказівки тощо.

Зазвичай під типом документа в об’єкті управління розуміють саме ці

поділи, причому ще більш деталізовані. З погляду канцелярії, цей поділ

не

суттєвий, хоча у внутрішній системі діловодства він, безумовно,

потрібний.

Перш за все, всі документи, що проходять через загальний відділ,

мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої локальні

алгоритми побудови номерів для кожного типу документа). Мало того,

будь-який папір, що не має реєстраційного номера – це просто папір, а

не документ. Документом його робить

саме наявність на ньому

реєстраційного номера.