Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

523

4.2.2. Атрибути документів

Атрибути документів у кожного партнера дуже різноманітні.

Водночас можна виділити загальну частину атрибутів, які трапляються

практично у всіх об’єктах управління, причому ці загальні атрибути

можуть дещо відрізнятися між собою за окремими деталями.

Основним атрибутами канцелярського документа є:

1. Реєстраційний номер документа. Цей номер, який зазвичай

проставляють у ділянці заголовку, однозначно дає змогу

послатися на

документ, що пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера

може бути різною для вихідних, вхідних і внутрішніх документів. Структуру

реєстраційного номера визначають у кожному об’єкті управління самостійно.

2. Джерело документа (контрагент). Вказує, звідки отримано

документ. Для вхідних документів це сторонній об’єкт управління, для

внутрішніх і вихідних документів це або підрозділ

, або конкретна особа

з керівництва підприємства.

3. Відповідальний виконавець документа. Вказує співпраців-

ника об’єкта управління, якому доручено виконання цього документа

або який розробив цей документ (для вихідних і внутрішніх). Викона-

вець документа завжди один і лише один. Іноді трапляється два

виконавці документа (для документів тривалого виконання у разі зміни

кадрового складу

підприємства).

4. Код документа за номенклатурою справ об’єкта управ-

ління. Цей атрибут спрямовує документ до того або іншого кола

типових питань, які вирішують в об’єкті управління у процесі виробничої

діяльності. Номенклатура справ – це формальний список справ об’єкта

управління, який затверджують наперед на певний період часу

(зазвичай на рік). Раніше

ця номенклатура була достатньо статичною,

у сучасних умовах номенклатура справ є високодинамічним

документом, який може оновлюватися 1–4 рази на рік.

У документах можуть бути атрибути, специфічні для певного типу

документа. Вхідні документи мають, окрім базових атрибутів, ще:

Контрольний термін виконання. Цей атрибут беруть або безпо-

середньо з вхідного документа, де він може

бути вказаний, або з типу

524

вхідного документа, який визначає терміни відповіді на ті або інші вхідні

документи.

Контролююча особа. Зазвичай це одна з перших осіб об’єкта

управління, яка призначає конкретного виконавця документа і ставить

резолюцію “Про виконання доповісти”. Цей атрибут проставляють не

на всіх вхідних документах, а лише на найважливіших, відповідальних.

Не порожній аргумент викликає необхідність

у разі завершення

опрацювання документа надсилати повідомлення про проходження

документа відповідному суб’єкту.

Внутрішні документи, крім стандартних атрибутів, можуть мати

ще такі:

— список підрозділів об’єкта управління для ознайомлення;

— контрольний термін ознайомлення або виконання;

— список виконавців документа.

Вихідні документи мають такі додаткові атрибути:

— документ-основа. Цей атрибут є завжди, оскільки

вихідний

документ завжди породжується на основі або вхідного або внутрішнього;

— список розсилання;

— контрольний термін відповіді. Цей атрибут трапляється зрідка

і не у всіх об’єктах управління.

У конкретних об’єктах управління ці атрибути можуть мати різні

назви або складатися ще з додаткових атрибутів, часто великої

кількості. Але вище перераховані атрибути присутні у

всіх канцеляріях

об’єктів управління.

4.2.3. Взаємозв’язки документів і типові процеси

канцелярії

Майже всі документи, що проходять через канцелярію, є пов’я-

заними між собою, в тому значенні, що більшість з них посилається на

інші документи. Найтиповішим випадком є вхідний документ, який

практично завжди породжує відповідний йому вихідний.

Без зв’язків як таких можуть з’являтися тільки внутрішні і вхідні

документи. Причому вхідні документи

можуть мати зв’язки як на

525

вихідні, які спричиняють їхню появу, так і на інші вхідні. Всі документи

пов’язані як у системі управління документами, так і в системі

контролю виконання (як приналежні одній роботі). У цьому значенні

тут спостерігається певне дублювання зв’язків.

Зв’язки, здебільшого, випадків спрямовані за принципом: “головний-

підлеглий”. Іноді трапляються неспрямовані зв’язки,

які об’єднують

споріднені документи (документи, присвячені одному питанню).

Основним процесом канцелярії є проходження по об’єкту

управління вхідних документів. Канцелярія відповідає за терміни

виконання вхідних документів, точніше, виконує фіскальні функції: хто

і коли затримав виконання документа. Водночас існує два основні

маршрути проходження документа:

1. Безпосередньо виконавцю.

2. На ухвалення рішення в центральний апарат.

Водночас другий маршрут означає те, що майже напевно цей документ

буде поставлено на контроль. У той же час не варто плутати з другим

маршрутом документи, які надходять для виконання в центральний апарат

об’єкта управління (наприклад, якщо на циркулярному листі стоїть

“Директорам підприємств.”). Такі документи (що надходять для виконання

в центральний апарат) характеризуються

тим, що відповідальним виконавцем

для них є один з директорів підприємства (або їхні заступники). Для доку-

ментів, які проходять другим маршрутом, відповідальним виконавцем є

хтось із керівників середньої ланки, а директорат здійснює контроль за

результатами роботи (а то й цього не робить).

За існуючою практикою роботи канцелярій великих організацій, на

контроль ставлять

лише ті справи, які проходять за другою схемою.

Причому, як відомо зі скарг працівників канцелярій, справи, що проходять

за першою схемою, часто “провисають”, тобто губляться в ході

опрацювання. Якщо надалі комусь із директорів спаде на думку отримати

інформацію про таку справу, то в канцелярії виникають чималі проблеми.

Чимало проблем канцелярії виникає через

те, що вона зобов’язана

контролювати лише відповідальних виконавців, а не повний ланцюжок

опрацювання документа. Повний ланцюжок опрацювання документа

контролюють на рівні системи організації документообігу відділу або

на рівні спеціального діловодства.

526

4.2.4. Методи зв’язків із зовнішнім світом

Вище описана робота канцелярії організована на централізованому

принципі функціонування. Проте, у великому об’єкті управління зі

значним документопотоком робота канцелярії може бути побудована

за децентралізованим принципом. У цьому випадку кожний підрозділ

об’єкта управління отримує свою частку кореспонденції, яка належить

до нього. Тоді й облік вхідної кореспонденції ведеться у цих підрозділах,

тобто облік

здійснюють децентралізовано.

Як свідчить практика, у роботі канцелярії будь-якого об’єкта управ-

ління поки що неналежною залишається робота з листами громадян. У

більшості випадків це стосується загального діловодства. Виняток

становлять об’єкти управління, для яких робота з листами складає основну

виробничу діяльність (телерадіокомпанії, газети, журнали, інформаційні

агентства та інші засоби масової інформації

). Під час опрацювання листів

громадян застосовують дещо інші класифікатори. Важлива також

розгорнена статистика за атрибутами листів. Блок опрацювання листів

громадян ще потребує детальнішого дослідження та опису.

4.2.5. Звітність канцелярії про виконану роботу

Основним результатом роботи канцелярії є звіти, які вона надає

керівництву об’єкта управління, про потік документів. Звіти умовно

можна розподілити на дві великі групи:

Оперативні. Їх виводять або щодня, або щотижня. Основне їхнє

призначення – отримати об’єктивну картину про потоки інформації для

оперативного управління.

Аналітичні. Вони слугують для аналізу загальної картини доку

ментообігу в об’єкті управління. Типові періоди виведення звітів цієї

групи – місяць, квартал, півріччя, рік.

Розглянемо основні звіти, тобто такі, які присутні практично у

кожній канцелярії.

Оперативні звіти. Призначення цього виду звітів – отримання

інформації для оперативного управління об’єктом управління. Їх готують

на різну “глибину” – від одного дня і до тижня. Основний

їхній зміст –

список робіт, які мають бути завершені найближчим часом.

527

Одержувачами звітів цього типу є відповідальні виконавці і

керівництво об’єкта управління. Звіти бувають зведеними та інди-

відуальними. Індивідуальні звіти є зведенням робіт, що знаходяться в

компетенції певного посадовця. Зведений звіт – це список робіт, що

знаходяться у стадії завершення на заданий період часу (можливо,

поділений на окремі підрозділи за різними ознаками). Зведені

звіти

надходять до керівництва об’єкта управління або до керівництва

канцелярії для загального контролю за процесом діловодства.

Індивідуальні звіти надходять безпосередньо до виконавців або

контролюючих осіб.

Під час розгляду звітів не проводять їх групування (тобто

насправді звітів може бути і менше, якщо використовувати спеціалі-

зовані фільтри). У кожного оперативного звіту має бути фільтр

, що

задає інтервал часу, в який відбувається закінчення робіт. Дані цього

фільтра поміщають у заголовок звіту.

Аналітичні звіти. В аналітичних звітах міститься інформація

про виконану роботу. Хоча існують досить стандартні форми звітів,

кожна організація може захотіти мати власні форми звітів (у т. ч. і

матричні). Ці звіти слугують для планування роботи об

’єкта управ-

ління надалі, для аналізу номенклатури підприємства, списку контра-

гентів тощо.

Аналітичні звіти можуть видавати окремі структурні підрозділи

об’єкта управління. Звіти мають давати картину роботи підприємства

за певний період часу. Отже, у фільтр звіту потрібно ввести параметр –

час аналізу. В ньому можна задавати або довільний інтервал часу, або

фіксований і

зрозумілий інтервал часу, зокрема:

— за місяць (вказується місяць і рік, за замовчуванням поточний);

— за квартал (за замовчуванням поточний квартал);

— за рік (за замовчуванням поточний рік).

Аналітичні звіти видають порівняно зрідка. Часто їх оформляють

у вигляді окремого видання і поширюють по всьому об’єкту управ-

ління. У зв’язку з

цим до них висувають досить високі вимоги щодо

якості оформлення. У загальному випадку вони мають вміщувати

логотипи об’єкта управління, герби та іншу графічну символіку.

528

4.2.6. Канцелярія та архів об’єкта управління

На одному рівні з канцелярією стоїть архів об’єкта управління,

який слугує для накопичення документів довготривалого зберігання

та їх пошуку. Документи, що проходять через канцелярію, потрапляють

до архіву об’єкта управління.

Усі документи підрозділяють на справи. Одна справа об’єднує

документи за один рік роботи підприємства по тому або іншому пункту

номенклатури справ

об’єкта управління. Для великих справ формують

декілька томів. Таким чином, підрозділ документів в архіві відобра-

жають у справах, які потім об’єднують у томи. Пошук інформації здійс-

нюють як за атрибутами справ і томів, так і за атрибутами документів.

Справи до архіву передають з канцелярії або окремо (томами),

або повністю

після закінчення року. У будь-якому випадку справу

закривають в кінці року. При цьому перевіряють повний перелік

документів у справі, їх розбиття на томи. Після цього готують опис

справ, у якому вказують список справ (за їхніми назвами), кількість

томів у справі, кількість сторінок у кожному томі. Склавши опис за

конкретний рік, справи надсилають

на зберігання. Після закінчення

терміну зберігання справи з архіву об’єкта управління передають на

зберігання до державного архіву (для державних організацій). Для

приватних підприємств (компаній) після закінчення терміну зберігання

справи знищують. Обидва ці процеси оформляють відповідними

актами. До архіву або на знищення справи надходять як єдине ціле,

тобто, на відміну від процесу формування

архівних справ, запускають

відповідну операцію для всіх томів справи.

4.2.7. Канцелярія і документообіг рівня відділу

Документообіг на об’єкті управління не закінчується тільки

канцелярією. Він тільки починається в канцелярії, а основна частина

документообігу відбувається через підрозділи об’єкта управління. В

принципі канцелярію, за рідкісним винятком, не хвилює документообіг

у відділах. Тільки в деяких випадках, коли на канцелярію пробують

“вішати собак” за вчасно невиконані документи, її серйозно хвилює

стан

справ у підрозділах.

529

На рівні підрозділів має бути налагоджений внутрішній доку-

ментообіг з можливістю прийняття, фіксування, розгляду та зберігання

документації. У разі потреби справи передають до канцелярії, а також,

можливо, до інших підрозділів об’єкта управління.

Документообіг рівня відділу відрізняється від документообігу

рівня підрозділу тим, що справи вільно ходять у рамках підрозділу.

Переходи справ між

відділами усередині одного підрозділу не

реєструють, але вихід справи за межі відділу має відстежуватися і

реєструватися.

4.2.8. Канцелярія та спеціалізоване діловодство

Спеціалізованим діловодством можна вважати будь-яку спеціа-

лізовану систему, яка працює зі структурованими даними, наприклад,

як бухгалтерія, торгівельна система тощо. Іноді об’єкту управління

зручно розглядати частину неструктурованого документообігу, як спе-

ціалізовану систему діловодства. Деякі спеціалізовані системи діло-

водства можуть працювати з власними архівними системами

(наприклад, бухгалтерія, торгові або банківські системи

тощо), в яких

документи зберігають у структурованому складно організованому вигля-

ді. Найчастіше такі системи характеризують такими параметрами:

— вони пов’язані з основною виробничою діяльністю об’єкта

управління;

— існують жорсткі маршрути проходження документів (можна і

потрібно застосовувати системи жорсткої маршрутизації);

— вони працюють із структурованими документами;

— документи піддаються складному і специфічному обробленню

або

мають розвинуту семантику, яку потрібно програмно перевіряти і

підтримувати (контракт – рахунок – накладна).

З маршрутів оброблення документів можливий вихід у загальну

систему діловодства, наприклад, для обговорення проекту документа

або для отримання довідок з інших відділів чи підрозділів об’єкта

управління. У загальному діловодстві основна схема роботи із

завданнями і документами – це вільна маршрутизація. Вона

полягає у

збиранні та розподілі інформації, встановленні зв’язків із зовнішніми

організаціями (зовні основного виробничого процесу).

530

Отже, відповідно до нормативних вимог, документообіг об’єкта

управління охоплює рух документів з моменту їх отримання або

створення до завершення виконання, відправлення або передання у

справу. Основні етапи оброблення документів – прийняття, реєстрація,

розгляд, передача, відправлення, інформаційно-довідкова робота, опера-

тивне зберігання, контроль виконання, систематизація, формування

справ, складання описів, передання до архіву тощо.

Технологія

управління документообігом передбачає ведення

реєстраційно-контрольних форм у вигляді журналів і картотек. Водно-

час регламентують склад і вміст реєстрованих реквізитів документів,

а також різні форми звітності. Для забезпечення єдиного порядку

оброблення документів передбачається створення в об’єктах управлін-

ня централізованих служб забезпечення управління: управління справа-

ми, секретаріат, канцелярія, загальний відділ тощо.

Основна проблема традиційної технології управління докумен-

тообігом – практична неможливість централізовано відстежувати рух

документів організації у реальному масштабі часу. Адже це потребує

величезних трудовитрат не лише на ведення докладних журналів і картотек

у кожному підрозділі (навіть, якщо їх ведуть за допомогою комп’ютера),

а й на оперативне централізоване зведення відповідної інформації.

Відсутність дієвої

технології управління документообігом

призводить, зрештою, до того, що, здебільшого, в довільний момент

часу неможливо точно сказати, над якими документами працює

установа, яка історія і поточний стан того або іншого питання, чим

конкретно зайняті виконавці.

У сучасному об’єкті управління основними технологічними

інструментами роботи з документами є комп’ютери, встановлені на

робочих місцях виконавців і

з’єднані в обчислювальну мережу. Якщо

комп’ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу

в структурних підрозділах установи, то з’являється можливість вико-

ристовувати мережу для переміщення документів і централізовано

відстежувати хід діловодного процесу – аж до роботи виконавців над

документами на їхніх робочих місцях.

Проблеми діяльності документації будь-якого об’єкта

управління

практично однакові:

— втрата документів;

531

— затримки проходження і виконання;

— надмірність документообігу;

— суперечність схвалюваних рішень;

— безконтрольність виконавців;

— неможливість відновлення історії роботи з документами.

Результатом є фактична некерованість установи, організації чи

підприємства, яка проявляється в тому, що керівники не можуть

відповісти навіть на такі загальні запитання:

— які документи і з яких проблем знаходяться у роботі;

—

яка передісторія і стан вирішення конкретних питань;

— чим займалися і займаються конкретні виконавці та відповідні

підрозділи.

Джерело причин більшості проблем діяльності документації об’єкта

управління – початкова суперечність між вимогою централізованого

управління документацією і децентралізованою технологією обліку.

Картково-журнальний облік роботи з документами ведуть автономно у

кожному підрозділі. При цьому процедура з’ясування

стану конкретного

документа полягає в послідовному збиранні інформації про документ у

всіх точках його проходження. Щоб забезпечити ефективне

централізоване управління на підставі певної сукупності документів,

необхідно оперативно відстежувати і дублювати інформацію з підрозділів

у центрі. Це потребує величезних невигідних витрат: потрібні суворо

регламентовані і працемісткі технології збирання та аналізу розподіленої

інформації, детально відпрацьовані нормативно

-методичні документи і

підготовлений персонал. Нині практично жодна установа не має

можливості в повному обсязі підтримувати такі технології.

Альтернативний шлях – просто спростити завдання, скоротивши

документообіг за рахунок делегування і децентралізації прав роботи з

документами. Проте, децентралізація функцій роботи з документами,

включаючи їх облік і контроль, не лише суперечить вітчизняним нормам

і традиціям, а

й нинішнім світовим тенденціям, оскільки призводить до

зниження якості управління установою, організацією чи підприємством

за умов зростання масштабів і взаємозв’язаних завдань управління.

Створення дієвої системи управління є сьогодні, ймовірно,

ключовою проблемою більшості вітчизняних організацій і підприємств.

532

Особливо це важливо для нових ринкових інститутів, багато з яких не

має встановленої системи управлінських правил і технологій.

За умов динамічного розвитку бізнесу і прогресу в галузі інфор-

маційних технологій необхідне не просто відтворення традиційних

управлінських схем, чи то вітчизняних, чи зарубіжних, а створення

сучасних і водночас заснованих на національній управлінській культурі

механізмів

Нині на більшості українських підприємств інформація (договори,

прайс-листи, накази, ділове листування, фінансова документація тощо)

зберігається як у паперовому, так і в електронному вигляді (часто

невпорядковано на файл-сервері). Водночас практично неминуче

виникає дублювання інформації, а також не забезпечується підтримка

різних версій документів і безпека їх зберігання.

Тобто, і при переважанні електронної

форми зберігання доку-

ментів, вони не завжди використовуються ефективно.

Використовування окремих автономних комп’ютерів на робочих

місцях діловодів або навіть комп’ютерної мережі в канцелярії вище

перелічених проблем принципово не вирішує: фактично це просто змінює

спосіб ведення картотеки або журналу.

Якщо ж існує мережа, що об’єднує комп’ютери, встановлені на

робочих

місцях у різних підрозділах об’єкта управління, то дані про

роботу з документами на робочих місцях можуть автоматично

збиратися і нагромаджуватися на сервері мережі, формуючи інфор-

маційну базу для управління діяльністю документації. Більше того,

з’являється можливість використовувати мережу не лише для переси-

лання даних про роботу з документами, а й самих

документів, тобто

можливість переходу на електронний документообіг у повному

розуміння слова. Для організації такого мережного управління

діяльністю документації необхідне спеціальне програмне забезпечен-

ня – системи автоматизації діловодства і документообігу.

Чим більша кількість робочих місць співпрацівників, пов’язаних з

обробленням документів, охоплюється такою системою, тим ефектив-

ніше може здійснюватися контроль. В ідеалі система має

розповсюд-

жуватися на всі робочі місця, у цьому випадку – при мінімізації

додаткових трудовитрат – забезпечується повний контроль над

діяльністю документації об’єкта управління в реальному масштабі часу.