Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

181

год с разбивкой по полугодиям и месяцам.

Необходимо заранее просмотреть данные о расчетном сроке

службы офисной техники, возможно в проекте бюджета, пред-

лагаемого на рассмотрение придется предусмотреть покупку ка-

кого-то офисного оборудования. На регулярные платежи реко-

мендуют предусмотреть запас порядка 10%, дать запас на рас-

ходы на содержание транспорта и так далее.

Организация планирования и бюджетирования должна да-

вать возможность постоянного наблюдения за расходами. Обя-

занность офис менеджера придерживаться составленной сметы,

не превышать расходов, искать возможности минимизации рас-

ходов.

Текущие задачи

Повседневные задачи в тесном взаимодействии с бухгалте-

рией: проверка счетов, ведение графика платежей по регуляр-

ным поставкам или услугам, контроль своевременности оплаты.

К регулярным платежам относятся:

- платежи за поставки расходных материалов, канцтоваров,

воды;

- платежи за услуги клининговой компании;

- платежи за услуги связи (аренда телефонных линий, ус-

луги сотового оператора);

- платежи за аренду помещения и связанные с ней расхо-

ды;

- оплата транспортных расходов;

- оплата счетов на билеты командированным;

- оплата счетов на проживание командированных в гости-

ницах;

- и т.п.

Учет материальных средств осуществляет бухгалтерия. При

приобретении, к примеру, новой техники или мебели офис ме-

неджер передает все документы в бухгалтерию и сообщает все

необходимые данные для постановки на учет нового материаль-

182

ного средства. Инвентарные номера присваивает бухгалтерия,

обязанностью офис менеджера является осуществление марки-

ровки поставленного на учет средства.

Вопросы снижения расходов и в ряде случаев разнесение

расходов по проектам являются всегда актуальными.

Учет расходов на изготовление копий документов с целью

экономии и разнесения расходов по разным проектам (или кли-

ентам) в западных компаниях ведется путем применения моде-

лей копировальных аппаратов, оснащенных электронным ауди-

троном, который ведет учет использования аппарата с целью

расчета платы за копирование и выставления счетов.

Как правило, это достаточно дорогие высокопроизводитель-

ные аппараты, встроенные электронные аудитроны которых мо-

гут вести, к примеру, порядка 300 счетов в стандартной ком-

плектации, но дополнительный расширенный аудитрон может

позволять довести общее количество счетов до 2000.

В компаниях, предоставляющих услуги клиентам – напри-

мер, в консалтинговых фирмах, применение копировальных

машин с аудитроном распространено очень широко. Прежде чем

начать копирование, сотрудник должен ввести номер проекта

или клиента для которого делается копия, машина сама подсчи-

тывает количество копий и информация передается в бухгалте-

рию. Стоимость копий позже включается в счет клиента, кото-

рому оказывалась услуга. Без ввода номера аппарат работать не

будет. Если сотруднику необходимо сделать копию для себя

лично он вводит присвоенный ему личный код. На усмотрение

руководства стоимость копий сделанных для себя лично может

быть предъявлена к оплате сотруднику в конце месяца или “по-

дарена” ему, т.е. не взыскана. Ряд компаний таким образом сни-

жают затраты, теряемые на большое количество бесплатных ко-

пий.

Для учета расходов на телефонные переговоры при примене-

нии офисных телефонных станций вводится кодирование звон-

ков, когда сотрудник не может сделать ни одного звонка, преду-

183

сматривающего последующую оплату, без введения соответст-

вующего кода. Внутренним абонентам могут быть назначены

индивидуальные номера счетов с целью проверки их затрат на

телефонные переговоры. Абоненту может быть запрещено вы-

полнять внешние вызовы без ввода номера счета. В этом случае

каждому абоненту назначается режим ввода номера счета. Ре-

жим устанавливается вышестоящим менеджером. Может быть, к

примеру, запрещен доступ к междугородней или международ-

ной связи. Протокол работы УАТС записывает информацию о

вызове – дату, время, внутренний номер, набранный номер про-

должительность разговора и т.д. , затеем создается отчет о за-

тратах на переговоры.

Для небольших компаний, бизнес которых критичен

к затратам на международные и междугородные разговоры и

соединения, или для личных нужд, можно использовать специ-

альные телефонные карты.

Одним из способов минимизации расходов в части снабже-

ния офиса является регулярный – 1 раз в 6 месяцев мониторинг

рынка на предмет выявления новых товаров с теми же потреби-

тельскими свойствами, но других, ранее неизвестных произво-

дителей или поиск новых поставщиков.

О бухгалтерском учете

Офис менеджеру необходимо знать основные положения и

требования бухгалтерского учета, чтобы не совершать ошибок,

приводящих к убыткам или штрафным санкциям.

Большое значение для правильной организации бухгалтер-

ского учета имеет применение учетных измерителей, при помо-

щи которых выявляются объем, количество, время и прочие по-

Объектами

сплошного, непрерывного и документального бухгалтерского

учета являются имущество предприятий, их обязательства и хо-

зяйственные операции, осуществляемые организациями в про-

цессе их деятельности.

О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ.

184

казатели хозяйственной деятельности. Их три: натуральные,

трудовые и денежные. Натуральные измерители необходимы

при учете материальных ценностей, основных средств, готовой

продукции. Единицами измерения могут быть: кг, м, шт., кв. м

и др. С помощью натуральных измерителей производится кон-

троль за сохранностью собственности, объемом процесса за-

готовления, производства и реализации продукции. Трудовые

измерители позволяют измерить затраченное время и труд. Для

этого существуют следующие единицы измерения: минута, час,

день, месяц и т. п. На их основе рассчитывается производитель-

ность труда и начисляется заработная плата. Денежный изме-

ритель—универсальный, обобщающий и выражается в рублях

и копейках, посредством которых суммируются произведенные

затраты (расходы) предприятия, ранее выраженные в трудовых

и натуральных измерителях. В бухгалтерском учете учиты-

ваются объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность

и объекты, составляющие хозяйственную деятельность. К

первой группе относятся хозяйственные средства и их источни-

ки, ко второй — хозяйственные процессы и их результаты. Хо-

зяйственные средства предприятия состоят из следующих ос-

новных групп.

Основные средства—здания, машины, оборудование,

транспортные средства и др. Они действуют и используются в

хозяйственной деятельности длительное время, изнашиваются

постепенно, что позволяет их стоимость включать в расходы

производства продукции частями, по мере износа, через амор-

тизационные отчисления.

Оборотные средства — сырье, материалы, топливо и дру-

гие используются в одном производственном цикле, поэтому

вся их стоимость сразу относится в затраты предприятия. В со-

став данной группы включаются готовая продукция и незавер-

шенное производство.

Денежные средства—денежная наличность, находящаяся

в кассе предприятия, а также свободные денежные средства в

банке на его расчетном счете и прочих счетах, обеспечивающие

185

возможность расчетов с рабочими и служащими по заработной

плате, с бюджетом и с прочими кредиторами.

Средства в расчетах—задолженность различных организа-

ций и лиц перед предприятием (суммы, выданные в подотчет,

авансовые перечисления и др.).

Отвлеченные средства — возникают в связи с получением

и распределением дохода. Использованная часть дохода на це-

левые мероприятия называется отвлеченными средствами.

Состав хозяйственных средств формируется за счет различ-

ных источников.

Собственные источники: уставный фонд, амортизацион-

ный фонд, фонд развития предприятия, страховой фонд; фонд

оплаты труда и другие.

Заемные, временно привлеченные источники: кредиты банка,

задолженность поставщикам, задолженность работникам (невы-

плаченная заработная плата), задолженность бюджету, соци-

альному страхованию и прочим организациям и лицам.

Состав хозяйственных процессов: процесс заготовления,

производства и реализации. Они совершаются одновременно и

состоят из отдельных хозяйственных операций. Под хозяйст-

венной операцией понимается каждый совершившийся в дея-

тельности предприятия факт, оформленный документом. Ре-

зультатом процесса заготовления и производства может быть

экономия или перерасход, а в процессе реализации — доход

(прибыль) или убыток.

Совокупность способов и приемов, обеспечивающих бух-

галтерскому учету контрольные функции, функции анализа и

управления хозяйственной деятельностью предприятия, на-

зывается методом бухгалтерского учета. К элементам метода

обычно относят следующие: документация, инвентаризация,

счета, двойная запись, оценка, калькуляция, баланс и отчет-

ность.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

формирование полной и достоверной информации о деятель-

186

ности предприятии и ее имущественном положении, необходи-

мой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - ру-

ководителям, учредителям, участникам и собственникам иму-

щества предприятий, а также внешним - инвесторам, кредито-

рам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

обеспечение информацией, необходимой внутренним и

внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля

за соблюдением законодательства Российской Федерации при

осуществлении предприятием хозяйственных операций и их це-

лесообразностью, наличием и движением имущества и обяза-

тельств, использованием материальных, трудовых и финансо-

вых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, норма-

тивами и сметами;

предотвращение отрицательных результатов хозяйственной

деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных

резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

В бухгалтерском учете используются следующие понятия:

синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтер-

ского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных

операций по определенным экономическим признакам, который

ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;

аналитический учет - учет, который ведется в лицевых, мате-

риальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета,

группирующих детальную информацию об имуществе, обяза-

тельствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синте-

тического счета;

план счетов бухгалтерского учета - систематизированный

перечень синтетических счетов бухгалтерского учета;

бухгалтерская отчетность - единая система данных об иму-

щественном и финансовом положении предприятия и о резуль-

татах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе

данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляе-

187

мых хозяйственных операций законодательству Российской Фе-

дерации, контроль за движением имущества и выполнением

обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному

оформлению хозяйственных операций и представлению в бух-

галтерию необходимых документов и сведений обязательны для

всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные до-

кументы, финансовые и кредитные обязательства считаются не-

действительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерский учет ведется предприятием непрерывно с мо-

мента ее регистрации в качестве юридического лица до реорга-

низации или ликвидации в порядке, установленном законода-

тельством.

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации

подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского

учета без каких-либо пропусков или изъятий.

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием,

должны оформляться оправдательными документами. Эти до-

кументы служат первичными учетными документами, на осно-

вании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если

они содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен

документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и де-

нежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совер-

шение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных

188

документов, утверждает руководитель предприятия. Документы,

которыми оформляются хозяйственные операции с денежными

средствами, подписываются руководителем предприятия и

главным бухгалтером. Первичный учетный документ должен

быть составлен в момент совершения операции, а если это не

представляется возможным непосредственно после ее оконча-

ния. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы

не допускается. В остальные первичные учетные документы ис-

правления могут вноситься лишь по согласованию с участника-

ми хозяйственных операций, что должно быть подтверждено

подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указа-

нием даты внесения исправлений. Главный бухгалтер или дру-

гое должностное лицо предприятия вправе с разрешения и в

присутствии представителей органов, проводящих изъятие до-

кументов, снять с них копии с указанием основания и даты изъ-

ятия.

Расчетные операции осуществляются банками с банковских

счетов предприятий в соответствии с Положением о безналич-

ных расчетах.

Допускается использование при безналичных расчетах:

Банк хранит денежные средства предприятий на

их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выпол-

няет распоряжения предприятий об их перечислении и выдаче

со счетов и о проведении других банковских операций, преду-

смотренных банковскими правилами и договором.

платежных поручений;

чеков;

аккредитивов;

платежных требований-поручений.

Формы расчетов между плательщиком и получателем

средств определяются договором (соглашением, отдельными

договоренностями). По согласованию между предприятиями

могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя бан-

Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации (с изменениями от 19

мая 1993 г., 26 декабря 1997 г.) Приложение к письму ЦБР от 9 июля 1992 г. N 14

189

ки. В этом случае в банк представляется поручение и чек на не-

зачтенную сумму. Расчетные документы принимаются банком к

исполнению при наличии подписей, учиненных должностными

лицами, имеющими право подписи для совершения расчетно-

денежных операций по счетам в банке. Платежные поручения,

платежные требования-поручения выписываются, как правило, с

использованием технических средств в количестве экземпляров,

необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон.

Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми

ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не до-

пускаются. Списание средств со счета плательщика производит-

ся только на основании первого экземпляра расчетного доку-

мента (документа, переданного по телефаксу), если иное не ого-

ворено указаниями Центрального банка России.

При расчетах платежным поручением банк обязуется по по-

ручению плательщика за счет средств, находящихся на его сче-

те, перевести определенную денежную сумму на счет указанно-

го плательщиком лица в этом или в ином банке в срок, преду-

смотренный законом или устанавливаемый в соответствии с

ним.

Плательщик представляет в банк поручение на бланке

установленной формы. Поручения действительны в течение де-

сяти дней со дня выписки. Поручения принимаются от платель-

щика к исполнению только при наличии средств на счете. В

расчетных документах на реализуемые товары (работы, услуги)

сумма налога на добавленную стоимость указывается отдельной

строкой.

При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает пись-

менное распоряжение плательщику (банку, выдавшему расчет-

ные чеки) уплатить определенную сумму денег, указанную в че-

ке, получателю средств (чекодержателю). Чеки используются

как физическими, так и юридическими лицами, являются пла-

тежным средством и могут применяться при расчетах во всех

Статья 863 ГК РФ

Разъяснения ЦБР от 7 мая 1998 г.

190

случаях, предусмотренных законами. Не допускаются расчеты

чеками между физическими лицами. Чек имеет хождение только

на территории Российской Федерации.

Банки производят списание средств со счета чекодателя на

основании поступившего из расчетно-кассового центра реестра

чеков. Сами чеки остаются на хранении в расчетно-кассовом

центре. Их копии могут быть затребованы по мере необходимо-

сти. Банк обязан под расписку предупредить чекодателя об от-

ветственности за утраченные или похищенные чеки.

Денежные расчеты с населением при осуществлении торго-

вых операций или оказании услуг на территории Российской

Федерации производятся всеми предприятиями, организациями,

учреждениями, их филиалами и другими обособленными под-

разделениями с обязательным применением контрольно-

кассовых машин.

Хищения и потери

В некоторых случаях предприятия могут

осуществлять денежные расчеты с населением без применения

ККМ - в силу специфики своей деятельности либо особенно-

стей местонахождения. Не применять ККМ в указанных случаях

можно только при условии выдачи документов строгой отчетно-

сти, приравниваемых к чекам.

Принятые на учет основные средства по сильно заниженной

оценке в дальнейшем могут быть списаны по несуществующим

причинам на убыток или же на ответственное лицо, что влечет

за собой хищения имущества предприятия. Либо же объекты

основных средств, списанные как негодные к эксплуатации на

ликвидацию, могут стать средством обогащения некоторых лиц.

Во избежание этого рекомендуется на предприятии в обязатель-

ном порядке создать инвентаризационную комиссию, в обязан-

ности которой кроме проведения инвентаризаций входит опре-

деление стоимости основных средств при их выбытии, ликвида-

ции, целесообразность ликвидации. Необходимо подписывать

"О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расче-

тов с населением" Закон РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1