Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

171

разницу за прошедший период. Но подобные действия незакон-

ны

Планировка нового офиса

План офиса

Уже на стадии обсуждения договора аренды офис менеджер

обязан подключить службу IT для планировки офиса, еще раз

проверить систему пожаротушения, получить план эвакуации

при пожаре.

Необходимо создать:

- план расположения кабинетов менеджмента;

- план размещения отделов, общей приемной (reception),

расположения комнат для ведения переговоров, кухни (если

применимо), подсобных помещений, серверной комнаты;

- план расстановки рабочих столов, расстановки шкафов;

- определить расположение сетевых принтеров, копиро-

вальных аппаратов, факсов.

На основании этих планов делается разводка электрических,

телефонных и компьютерных проводов и розеток в офисе. Даже

если офис идеально подходит по площади, не избежать допол-

нительных работ по прокладке кабелей, легкой перепланировке.

Выслушиваются требования руководства. Обычно они такие:

кабинет руководителя или угловой с окнами с двух сторон, или

если такого места нет - у окна, кабинеты топ - менеджеров – у

окна.

Переговорные комнаты – нет необходимости в окнах (по же-

ланию руководителя). Стены переговорной комнаты могут

представлять собой стеклянные перегородки с жалюзи. По же-

ланию жалюзи могут быть закрытыми и открытыми. Иногда в

переговорных комнатах устанавливают специализированные

внутренние раздвижные перегородки с шумопоглощением – по-

является дополнительная возможность организовать из одной

Е. Покидова "Субаренда. Пользователь или заложник?», Журнал "Услуги и

цены", №16(236), август 2006

172

большой переговорной две небольшие и наоборот.

Приблизительный план расположения рабочих мест и рас-

становки мебели офис менеджер может создать самостоятельно,

например, с использованием программы Microsoft Visio.

Если планируется закупка новой мебели - компании постав-

щики мебели, как правило, сами предлагают услуги по плани-

ровке помещения с учетом размеров заказываемой мебели.

Важным является выбор поставщика, сроки поставки, усло-

вия договора на поставку. Поставщик должен быть уже хорошо

известен на рынке и, возможно через год - два вам опять при-

дется обратиться к нему, например чтобы докупить дополни-

тельную мебель того же стиля и цвета. Для оформления офиса в

едином стиле лучше выбирать серию мебели, в которой присут-

ствует 100-120 элементов.

Оборудование рабочих мест

Ниже приведены некоторые сложившиеся в практике ком-

плекты оборудования.

Общая приемная (Reception):

- стойка;

- рабочий стул (кресло);

- консоль, системный аппарат телефонной станции;

- компьютер;

- принтер;

- шредер;

- кресла/диванчики для посетителей;

- журнальный столик;

- стойка с рекламной литературой о фирме;

- вешалка;

- зеленый цветок в горшке или живые цветы;

- у входа коврик для ног;

- можно предусмотреть телефон для посетителей с отклю-

ченной междугородней связью;

- желательно, чтобы проход из приемной в комнату пере-

говоров был организован не через офис;

- проход в офис часто бывает отделен стеклянной дверью.

173

Рабочий офис руководителя (минимум, остальное зависит

от фантазии):

- жалюзи на окнах;

- большое живое зеленое растение;

- рабочий стол, кресло, тумбочка;

- стол для переговоров, стулья;

- книжный шкаф;

- шкаф для одежды;

- телефон;

- сейф;

- компьютер;

- персональный принтер;

- шредер (уничтожитель бумаг).

Стандартное рабочее место:

Стол. Высота рабочей поверхности стола для пользователей

персональных компьютеров должна регулироваться в пределах

680-800 мм, при отсутствии такой возможности она должна со-

ставлять 725 мм, пространство для ног должно быть не менее

600 мм, шириной не менее 500 мм, глубиной на уровне колен не

менее 450 мм и на уровне вытянутых ног не менее 650 мм.

Подкатная тумба – с ключом.

Рабочий стул (кресло) для пользователей персональных ком-

пьютеров должен быть подъемно-поворотным, регулируемым

по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоя-

нию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка

каждого параметра должна быть независимой, легко осуществ-

ляемой и иметь надежную фиксацию. Высота подлокотников

должна быть также регулируемой.

Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула

(кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, не электри-

зующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим

легкую очистку от загрязнений.

Телефонный аппарат.

174

Несколько электрических розеток.

Компьютер (сеть) - или возможность (сетевой разъем) для

подключения ноутбука к локальной сети.

Комната для переговоров (используется также для внут-

ренних целей):

- стол для переговоров (лучше овальной формы);

- стулья;

- телефон;

- желательно наличие приставки к телефону для проведе-

ния конференц звонков;

- флип-чарт или доска с маркерами;

- экран или белая стена/доска, которую можно использо-

вать как экран;

- сетевые розетки для подключения одного или нескольких

компьютеров к общей сети или обязательно – несколько элек-

трических розеток ;

- сетевые розетки для подключения одного или нескольких

компьютеров к общей сети;

- наличие кондиционера желательно;

- источник естественного света (окно) не обязателен.

Кухня:

- мойка (раковина);

- рабочий стол;

- шкаф (подвесная полка) с набором чашек, чайных ложек;

- возможно использование одноразовой посуды (на усмот-

рение руководства);

- холодильник;

- посудомоечная машина;

- кофейный аппарат (на усмотрение руководства);

- чайник;

- кулер с чистой водой или встроенный фильтр для воды;

- мусорное ведро;

- кофе, чай, сахар, молоко;

175

- одноразовые тарелки;

- средство для мытья посуды;

- бумажные полотенца;

Подсобные помещения (склад, серверная, архив):

- стеллажи;

- раздвижная лестница;

- минимальный набор инструментов;

- может быть отдельно выделено место или помещение для

оргтехники общего пользования + шкафчик с канцтоварами

ежедневного спроса.

Логистика переезда в новое помещение

Переезд офиса станет головной болью не только для офис

менеджера, но и владельцев бизнеса, для менеджмента, для всех

сотрудников, если не поручит его исполнение профессиональ-

ной мувинговой фирме, которая возьмет на себя хлопоты по ор-

ганизации и проведению переезда,

Но количество специализированных фирм, способных пере-

дислоцировать крупный офис, невелико.

Хорошая компания должна иметь минимум пятилетний стаж

перевозки именно крупных объектов и наличие рекомендаций

от солидных клиентов. Нужно, чтобы сотрудники были штат-

ными, и их было достаточно для перебазирования 700-1000 ра-

бочих мест.

На сегодня основная масса таких фирм сформированы из

бригады грузчиков и водителей. Их опыт ограничивается со-

трудничеством с несколькими небольшими конторами. Если

ваша компания хочет переехать оперативно, без путаницы в ве-

щах и документах и без потерь, следует найти мувера, гаранти-

рующего высокий уровень сервиса. Профессиональная фирма

обязательно разместит на сайте список клиентов и партнеров,

рекомендательные письма, ведь это повышает его авторитет.

Следует интересоваться количеством сотрудников, спектром

упаковочных материалов и структурой маркировки. Для пере-

возки крупного офиса важны системная организация, четкий ал-

176

горитм и неукоснительный порядок работы. Менеджер перевоз-

чика должен подробно рассказать, как они будут маркировать

предметы и перевозить архив. Серьезные фирмы стараются ис-

пользовать собственные специально подготовленные машины и

имеют отработанную систему переброски большого количества

вещей. За одну-две недели до дня переезда необходимо обсу-

дить вопросы подготовки и проведения работы. Менеджер му-

винговой фирмы должен учесть условия переезда, объем груза и

сообщить клиенту точную стоимость услуг. Профессионалы

учитывают день переезда, количество вещей и мебели, нынеш-

ний и будущий этажи офиса, наличие лифтов, ширину лестнич-

ных пролетов и дверей, план расстановки на новом месте, схему

передвижения сотрудников. Необходимо точно рассчитать ко-

личество персонала, упаковочного материала, число машин, по-

добрать систему маркировки, оговорить план расстановки на

новом месте. После этого заключают договор. В офис заказчика

заранее доставляют короба для вещей и наклейки с именами

(если кто-то пожелает упаковать свое имущество самостоятель-

но). За несколько дней до дня переезда заказчик получает спи-

сок сотрудников перевозчика, которые будут осуществлять про-

цесс. В день переезда в определенный час приходит машина с

упаковочным материалом и приезжают муверы. Они разбирают

и упаковывают мебель, пакуют и маркируют компьютеры, орг-

технику и документацию, демонтируют встроенные шкафы,

карнизы, жалюзи, защищают полы, дверные косяки и лифты,

грузят мебель и коробки в машины. На новом месте процесс по-

вторяется в обратном направлении: разгрузка, сборка мебели,

расстановка, размещение вещей и документов.

Перевозчики отвечают за риски, связанные с неисправным

лифтом и пробками на дороге, проблемы с неразборной мебе-

лью и громоздкими сейфами, они готовы решать нестандартные

задачи, привлекать промышленных альпинистов или подъемный

кран. Заранее рассчитывают количество людей и обязанности

каждого.

По завершении переезда обязательно оформляют акт приема-

177

передачи. Еще один важный момент—размещение имущества

на новом месте, особенно если несколько частей компании съез-

жаются в одно здание либо, наоборот, разъезжаются.

Цена переезда складывается из затрат на упаковочный мате-

риал, транспорт и стоимости труда грузчиков. В российских

компаниях цены ниже, чем в западных, в основном за счет

меньших расходов на упаковку, произведенную на территории

России, она стоит значительно дешевле

До переезда важно – организовать перевод телефонных но-

меров или установить автоответчики, сообщающие новые номе-

ра телефонов и факсов – рекомендуется установить срок дейст-

вия автоответчиков не менее 3 месяцев. Услуга предоставляется

провайдерами телефонной связи за дополнительную плату.

Заранее сообщите новые адреса и телефоны всем нужным

вам организациям.

Можно установить просто переадресацию звонков, но в этом

случае абоненты не будут оповещены об изменениях и позже

вновь столкнутся с проблемой связи с вашим офисом.

Лучше всего нанять для переезда профессиональную компа-

нию – перевозчика, в этом случае вам необходимо только:

- на новом плане расположения рабочих мест провести ну-

мерацию каждого рабочего места, причем при наличии разных

этажей номер этажа включают в нумерацию, например 2 – 17

(2-й этаж, место 17), если на каждом этаже несколько комнат то

3 – 302 – 07 (3 этаж комната 302 место 07);

- составить список сотрудников с указанием присвоенного

номера;

- вызвать сервисного инженера для отключения телефон-

ной станции и подключения ее в новом офисе;

- сообщить перевозчикам время готовности вещей к пере-

возке и время подачи автомобилей.

Громак Т. «Компания меняет квартиру», Журнал "Услуги и цены", №16(236),

август 2006

178

Схема работы с профессиональными перевозчиками выгля-

дит так:

- вызываете эксперта;

- сообщаете даты переезда;

- адрес 1 откуда переезжаете;

- адрес 2 куда переезжаете;

- показываете старый офис и оговариваете предметы мебе-

ли, офисную технику, цветы, предназначенные к перевозке;

- вместе посещаете новый офис и предоставляете его план.

Эксперт перевозчика оценивает общий и дополнительный

объемы – (в том числе содержимое шкафов и т.д. - документы,

личные принадлежности сотрудников), удаленность нового

офиса и, исходя из этого, позже делает вам предложение с цена-

ми.

Опытные профессиональные перевозчики уже на стадии

предварительных переговоров при первичном посещении офиса

визуально оценивают объем и могут ориентировочно сказать,

сколько упаковочных коробок потребуется. Как правило, это

специализированные короба из прочного картона с ручками,

рассчитанные на то, чтобы при максимальной загрузке их мог

поднять один человек и погрузить на тележку. За пару дней до

переезда представители компании-перевозчика сами доставят

вам эти короба. Не рекомендуется заниматься приобретением

каких-то других коробок самостоятельно – они могут оказаться

непрочными, слишком большими, а соответственно слишком

тяжелыми, плохо закрываться, не иметь удобных для переноски

ручек. Все это значительно затруднит процесс переезда, может

вызвать потерю или порчу каких-то документов, вещей – (ко-

робка может элементарно порваться).

За несколько дней до переезда:

- оформляете все необходимые документы для выноса

оборудования из старого офиса (разрешение на вынос – для ох-

раны здания);

- оформляете соответствующее разрешение на въезд грузо-

179

вых автомобилей на территорию адреса 1;

- оформляете соответствующее разрешение на въезд грузо-

вых автомобилей на территорию адреса 2;

- согласовываете вопросы доступа в здание сотрудников

компании-перевозчика (в вашем сопровождении разумеется),

доступность грузовых лифтов, возможность использования те-

лежек перевозчика или предоставляете свои (зависит от наполь-

ного покрытия).

Перевозчик сам предоставляет коробки для упаковки личных

вещей и документов. Упаковкой мебели и техники перевозчики

занимаются самостоятельно. Упаковку документов из шкафов

по желанию заказчика перевозчики тоже могут осуществить са-

ми.

Переезд всегда планируют на конец недели и выходные дни.

Пятница - вы сообщаете сотрудникам вашей компании их упа-

ковочный номер (номер рабочего места) и они упаковывают

свои личные вещи, отключают от сети технику, клеят стикеры с

номерами на коробки или просто пишут упаковочный номер.

Суббота – обычный день для переезда. Воскресенье – рабочий

день на новом месте для вашей службы IT - наладка оборудова-

ния. Понедельник в новом офисе ваши сотрудники начинают

процесс распаковки.

Подготовьте несколько списков сотрудников с указанием

номеров их рабочих мест и несколько планов нового офиса с

нанесенными номерами рабочих мест – в понедельник наверня-

ка начнется некоторая неразбериха, связанная с поиском со-

трудниками своих новых рабочих мест.

Сдача прежнего офиса

При переезде в новый офис всегда встает задача сдачи пре-

дыдущего офисного помещения арендодателю.

Надо отметить, что независимо от того, снимаете вы кварти-

ру или офис, позиция арендодателя всегда одинакова - он жела-

ет, чтобы помещение осталось в идеальном состоянии и у него

не возникало дополнительных расходов по сдаче помещения

180

другому арендатору. При этом часто возникает спор – что счи-

тать естественным износом помещения, а что нанесенным

ущербом, устранение которого необходимо оплатить. При этом

арендодатель часто пытается найти максимум изъянов при сда-

че-приемке помещения. Будьте готовы к переговорам, проду-

майте заранее, какие претензии может предъявить арендодатель,

попробуйте посмотреть на все его глазами. Не забывайте о во-

просе отделимых и неотделимых улучшений, которые вы, воз-

можно, проводили полностью за свой счет.

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ

Планирование и бюджетирование

План мероприятий по эксплуатации и техническому обслу-

живанию помещения и оборудования и соответствующий бюд-

жет финансирования формируется на год с разбивкой по полу-

годиям и месяцам. Система планирования и бюджетирования

позволяет сделать прозрачной деятельность по эксплуатации

недвижимости и установить контроль за ней, дает возможность

постоянного наблюдения за финансированием работ и ходом их

выполнения. Инженерно-эксплуатационная служба при форми-

ровании плана мероприятий и бюджета на основе данных тех-

нических осмотров представляет собственнику информацию о

необходимых работах на планируемый период и их ориентиро-

вочную стоимость. При выполнении плановых работ вся имею-

щаяся информация исполнителя документально концентрирует-

ся в паспорте здания. Такой подход дает возможность корректи-

ровки плана выполнения работ и позволяет решать оперативные

задачи, возникающие в рабочем процессе.

Одной из основных обязанностей офис менеджера является

формирование бюджета на административные общефирменные

расходы и контроль его исполнения. Бюджет формируется на