Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

161

Постоянное техническое обслуживание и поддержка по во-

просам информационных технологий (при вызове специалиста –

почасовая оплата).

Цифровые телефоны.

Действующая система безопасности.

Ежедневная уборка офиса.

Скоростной доступ в Интернет.

Локальная компьютерная сеть.

Круглосуточный ежедневный доступ.

Локальные инженерные коммуникации и техническое об-

служивание.

По желанию можно завезти свою офисную технику или ис-

пользовать технику арендодателя за дополнительную плату.

Так, например, в 2000 г. при выходе на Российский рынок

компания «МЕТРО» снимала офисное помещение у компании

«Regus» в Бизнес Центре «Смоленский Пассаж», даже процесс

первичного рекрутмента сотрудников на ключевые позиции

проходил там. После готовности первого магазина «МЕТРО» в

г. Химки компания переехала в свое помещение.

Виртуальные офисы

Виртуальный офис - это все преимущества полнофункцио-

нального офиса без необходимости переезда из имеющегося

офиса. Представьте себе, что вы арендуете офис. А теперь уда-

лите с представленной вами картины всю мебель, комнаты –

всю физическую составляющую (людей тоже), но при этом ос-

тавьте функциональную (оставьте все функции офиса – именно

офиса – не бизнеса).

Итак, ваш виртуальный офис (на примере виртуальных офи-

сов, предоставляемых компанией «Regus») это

«Престижный служебный адрес - для использования на ваших визитных

карточках, фирменных бланках и в рекламных материалах.

Сбор и отправка корреспонденции - осуществляется сбор корреспонден-

Далее следует цитата из рекламы компании «Regus».

162

ции, получение посылок и передача вам в соответствии с вашими указания-

ми.

Доступ к готовым офисам и переговорным комнатам - работайте, нахо-

дясь в любом из наших центров, расположенных в любой точке мира.

Административная и техническая поддержка, предоставляемая по требо-

ванию - доступ к обслуживающему персоналу по административной и IT

поддержке.

Местный телефонный номер в любом из 350 городов - осуществление

всех контактов посредством местного телефонного номера.

Индивидуализированный ответ на звонки - квалифицированный секре-

тарь отвечает на ваши вызовы от имени вашей компании в соответствии с

вашими указаниями.

Переадресация вызова - специальная технология, позволяющая осущест-

влять переадресацию вызовов на ваш основной номер.

Голосовой почтовый ящик - удаленная настройка и прослушивание сво-

его личного голосового ящика круглосуточно, ежедневно.

Входящие и исходящие факсы - используйте наш местный номер факса,

мы соберем и отправим вам факсы, где бы вы ни находились.

Внесение в списки арендаторов - название вашей компании может быть

указано в директории при входе в здание среди названий других арендаторов

(услуга оплачивается дополнительно.)»

Благодаря виртуальному офису компания может получить

значительные имиджевые преимущества, предоставляемые на-

личием престижного офиса.

Временные офисы

В прейскурантах арендодателей

Вентиляция помещений

присутствует также пред-

ложение «временного офиса» - это оптимальная услуга для де-

ловых людей, которым необходимо присутствие на местном

рынке, но не нужен постоянный офис. Можно оплачивать толь-

ко использованное время аренды офиса, например, 80 часов в

месяц при возможности использования всех административных

услуг и поддержки по вопросам информационных технологий.

В предлагаемом для аренды офисе обязательно уже есть ка-

кая-то система вентиляции (возможно и кондиционирования).

Будет не лишним вызвать представителей одной из профессио-

Например, компании «Regus».

163

нальных компаний, которые проведут тестирование и оценку

данной системы вентиляции, проведут расчет: подойдет ли дан-

ная cиcтема для ваших нужд. Если в ваши планы входит пере-

планировка помещения, консультация обязательна.

При строительстве или капитальном ремонте при расчетах

мощности вентиляции учитывается назначение каждого поме-

щения и его площадь. Определяется требуемая кратность возду-

хообмена, которая показывает: сколько раз в течение одного ча-

са происходит полная смена воздуха в помещении. Требуемая

кратность воздухообмена зависит от назначения помещения, ко-

личества находящихся в нем людей, мощности тепловыделяю-

щего оборудования и определяется СНиП (строительными нор-

мами и правилами).

Для жилых помещений, как правило, достаточно однократ-

ного воздухообмена, для офисных помещений требуется 2-3

кратный воздухообмен. Представьте себе, что офисное помеще-

ние было уже 2- 3 раза перепланировано, прежде чем предлага-

ется в аренду. При перепланировке чаще всего о системе венти-

ляции никто не задумывается – в результате офис менеджер по-

лучает лишнюю головную боль – людям то жарко, то холодно,

то душно. При отсутствии вентиляции в закрытых помещениях

возрастает концентрация углекислого газа и других вредных

веществ. Это негативно сказывается на самочувствии людей,

вызывает головную боль, сонливость, потерю работоспособно-

сти. Частично проблему можно решить, периодически провет-

ривая помещение, однако в этом случае вместе со свежим воз-

духом внутрь попадет пыль, различные запахи, уличный шум. К

тому же приходится постоянно открывать и закрывать окно или

форточку. Именно для решения всех этих проблем и существу-

ют системы вентиляции воздуха. Воздухообмен прямо пропор-

ционален площади помещения, высоте и кратности. Требуемая

производительность приточной вентиляции прямо пропорцио-

нальна количеству людей и норме расхода воздуха на одного

человека.

Существуют нормы расхода воздуха на одного человека:

164

- в состоянии покоя – 20 м

/ч

- работа в офисе – 40 м

/ч

- при физической нагрузке – 60 м

/ч

Типичные значения производительности систем вентиляции:

- для квартир = от 100 – 500 м

/ч;

- для офисов = от 1000 до 10000 м

/ч.

Основные типы систем вентиляции:

- по способу перемещения воздуха: естественная или ис-

кусственная;

- по назначению: приточная или вытяжная;

- по зоне обслуживания: местная или общеобменная.

Если установлены кондиционеры – желательно узнать, какая

компания проводила установку и есть ли сервисный контракт –

возможно у вас возникнет заинтересованность в продлении сер-

висного контракта или его заключении.

Необходимо подключать арендодателя к решению проблем

вентиляции.

Противопожарные системы и меры безопасности

Обязательно задайте арендодателю как можно больше во-

просов о мерах противопожарной безопасности.

Уточните, какой тип спринклерной системы установлен (с

использованием воды или химических реактивов), каков режим

работы спринклерной системы – автоматический или ручной.

В каком году была установлена спринклерная система.

Установлена ли спринклерная система во всех помещениях?

Как часто спринклерная система тестируется специализиро-

ванной организацией (раз в год, дважды, не тестируется вооб-

ще?)

Используются ли другие системы автоматического пожаро-

тушения, какие - (дренчеры (drencher), системы пенного туше-

ния, паротушения, газового тушения (хладон, СО2 и др.) по-

рошкового, аэрозольного тушения, тонко распыленной водой и

др.) Каково их состояние (работают – не работают).

165

Установлены ли дымовые/тепловые/комбинированные дат-

чики, во всех ли помещениях установлены эти датчики.

Каково состояние датчиков (в рабочем состоянии, не рабо-

тают).

Как часто система датчиков тестируется специализирован-

ной организацией (раз в год, дважды в год), не тестируется во-

обще.

Куда выводится сигнал датчиков – комната охраны в здании,

милиция, ВОХР, другое.

Есть ли система кнопочного оповещения (тревожная кнопка).

Куда она выведена – комната охраны в здании, милиция ВОХР,

другое.

Уточнить, есть ли в наличие ручные огнетушители, наличие

в здании пожарных кранов с рукавами, кем и как часто проверя-

ется состояние пожарных кранов в течение года.

Каков тип охранной сигнализации – контролирует окна и

двери, контролирует внешний периметр, контролирует переме-

щение внутри помещения, другое.

Куда выводися сигнал с датчиков - комната охраны в зда-

нии, милиция ВОХР, другое.

Каково состояние датчиков, как часто тестируются.

Режим работы сигнализации против взлома – круглосуточно

или в ночное время.

акой метод оповещения милиции предусмотрен.

Наличие пассивной защиты (решетки на окнах, замки и т.

д.).

Наличие охраны, круглосуточная, только в ночное время,

отсутствует.

Вид охраны (кем выполняется), кем заключен договор на

охрану - собственником здания, другим арендатором.

Осуществляется ли обход территории, как часто.

Как регистрируется обход территории (журнал, контрольная

кнопка).

Наличие пропускной системы, наличие кодовых замков,

систем электронного доступа, наличие камер видеонаблюдения.

166

Что контролируют видеокамеры – периметр здания, внут-

реннее пространство.

Ведется ли видеозапись.

Договоры аренды

В договорах на аренду наряду с другими вопросами следует

внимательно продумать:

- гарантии арендодателя;

- вопросы сдачи-приемки;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- условия прекращения договора, досрочное расторжение

договора.

Ниже приведены некоторые часто используемые фразы:

Срок аренды - начинается с даты подписания сторонами акта

сдачи-приемки помещения. Следует обязательно оговорить, что

арендатор будет иметь преимущественное право на продление

срока аренды. Можно оговорить механизм исполнения этого

преимущественного права.

Например:

“Не позднее чем за *** дней до истечения первоначального

Срока аренды Арендодатель должен предложить Арендатору

продлить срок аренды на прежних или иных условиях. В случае,

если Арендатор дает положительное письменное согласие

Арендодателю, срок аренды будет считаться продленным на пе-

риод и на условиях, согласованных Сторонами”.

Стоимость аренды. Например:

“Стоимость аренды (в дальнейшем «Арендная плата») уста-

навливается на весь Срок аренды в размере, равном *****

Арендная плата включает в себя все налоги, применимые к

арендным платежам по российскому законодательству, ответст-

венность по выплате которых лежит целиком на Арендодателе”.

“Все выплаты арендной платы по настоящему Договору осуще-

ствляются банковским переводом на расчетный счет Арендода-

теля (реквизиты которого предоставлены в письменной форме),

167

либо иным образом, по дополнительному соглашению Сторон”.

Гарантии Арендодателя.Например:

“Арендодатель настоящим заверяет, что на момент начала

Срока аренды Помещение и все структурные элементы Поме-

щения, включая, но не ограничиваясь потолками, фундамента-

ми, стенами, полами, коммуникациями, канализацией, и элек-

тричеством, а также все механические, электрические освети-

тельные, телефонные, водопроводные, отопительные и вентиля-

ционные системы находятся в исправном порядке и безопасном

состоянии”. “Арендодатель будет поддерживать связь со всеми

местными властями, органами жилищно-коммунального хозяй-

ства и т.д., по мере того, как в этом будет возникать необходи-

мость в течение всего Срока аренды”.

Сдача-приемка. Например: «По истечении Срока аренды или

досрочного расторжения, Арендатор обязуется передать Поме-

щение и оборудование в соответствии с Актом Приемки-

передачи Арендодателю в нормальном состоянии с учётом нор-

мального износа». «Арендатор несет полную ответственность за

ущерб Помещению, мебели и оборудованию Арендодателя, на-

несенный Арендатором по его вине. Арендатор не несет ответ-

ственности за амортизацию Помещения, мебели и оборудования

вследствие нормального износа». «Арендатор не будет вносить

никаких структурных или других серьезных изменений или

улучшений Помещению без предварительного письменного со-

гласия Арендодателя. Любые структурные изменения, произве-

денные Арендатором в Помещении, которые не могут быть изъ-

яты без ущерба для помещения (встроенная мебель) и т.д. после

окончания Срока аренды переходят в собственность Арендода-

теля».

Обязательства. Например:

« Арендатор вправе:

С письменного согласия Арендодателя сдавать арендованное

имущество в субаренду.

Производить улучшения арендованного имущества за счет

собственных средств. Отделимые улучшения остаются в собст-

168

венности Арендатора, а неотделимые улучшения, произведен-

ные с письменного согласия Арендодателя, переходят в собст-

венность Арендодателя. В этом случае Арендатор имеет право

на возмещение стоимости этих улучшений».

«Арендатор, надлежащим образом исполняющий свои обя-

занности по настоящему договору, имеет преимущественное

право на пролонгацию договора аренды.

Если по истечении срока настоящего договора Арендатор

продолжает с согласия Арендодателя пользоваться арендован-

ным имуществом, договор считается возобновленным на тех же

условиях на неопределенный срок».

Ответственность. Например:

«Арендодатель несет ответственность за недостатки сданно-

го в аренду имущества, полностью или частично препятствую-

щие пользованию арендованным имуществом, даже если во

время подписания настоящего договора он и не знал о них, в

размере причиненного этими недостатками ущерба».

«Ответственность Арендатора:

«При использовании арендованного имущества не в соответ-

ствии с целями, указанными в договоре, Арендодатель вправе

потребовать расторжения настоящего договора.

Арендатор отвечает за порчу арендованного имущества в

объеме причиненного вреда с выплатой штрафа в размере _____

% от стоимости испорченного имущества.

При сдаче арендованного имущества в субаренду без согла-

сия Арендодателя, Арендодатель вправе потребовать расторже-

ния настоящего договора».

Досрочное расторжение договора. Например:

«По требованию Арендодателя договор может быть рас-

торгнут в случаях, когда Арендатор:

- пользуется имуществом с существенными нарушениями

условий настоящего договора;

- существенно ухудшает имущество».

«Настоящий Договор может быть расторгнут Арендатором в

169

одностороннем порядке путем подачи уведомления за 15 дней, в

случае, если: Помещение становится непригодным для исполь-

зования в результате полного или частичного уничтожения или

постоянных поломок жизненно важных механических, электри-

ческих и др. систем в течение периода более 30 дней.

Арендатор имеет право расторгнуть настоящий Договор в

одностороннем порядке, направив Арендодателю письменное

уведомление не позднее, чем за один месяц до даты расторже-

ния Договора.

Любая из Сторон имеет право расторгнуть Договор по при-

чинам форс-мажора в течение *** дней с момента наступления

таких форс-мажорных обстоятельств».

Субаренда

Весьма часто помещения сдает в аренду не сам собственник,

а выбранная им управляющая компания или оптовый арендатор.

В таком случае конечный пользователь заключает договор

субаренды (поднайма) и исполнение договора зависит не только

от вторичного арендодателя, но и от собственника имущества.

Договор аренды — первоначальный, а субаренды — производ-

ный, и его юридическая судьба зависит от основного договора.

Большинство договоров аренды между собственником по-

мещения и первичным арендатором содержат условие о под-

найме либо сдача в субаренду запрещена, либо разрешена без

ограничений или на определенных условиях.

Субарендатору следует быть осторожным - в основном дого-

воре могут содержаться противоречивые указания.

Договор о поднайме нельзя заключать на период, превы-

шающий срок договора аренды и субарендаторам нужно внима-

тельно изучить условия основного договора о периоде его дей-

ствия и возможностях досрочного расторжения.

На стадии обсуждения условий субаренды при помощи

юриста ознакомьтесь с текстом основного договора и требуйте

для изучения подлинный документ, в котором собственник дает

свое согласие на поднаем. Если же первичный арендатор (он же

170

– вторичный арендодатель) отказывается предъявить докумен-

ты, ссылаясь на коммерческую тайну, лучше поищите другие

варианты.

Даже если в отношении первичного арендатора нет каких-то

ограничений, они могут быть специально для субарендатора.

Если основной договор признан ничтожным, то ничтожны и

заключенные в соответствии с ним договоры субаренды.

Иногда права и обязанности вторичного арендодателя (арен-

датора по основному договору) переходят к третьему лицу, на-

пример, при перенайме, и тот пытается изгнать субарендаторов

или ужесточить условия договоров субаренды. Но по закону при

изменении сторон основного договора субарендные соглашения

остаются в силе.

Собственник имущества и субарендатор не связаны между

собой никакими договорными обязательствами, поэтому они не

могут прямо предъявить права требования друг к другу. Если

субарендатор нарушит соглашение, то за его действия перед

владельцем отвечает первичный арендатор (вторичный арендо-

датель), так как при задержке платежей по основному договору

первичный арендатор не вправе ссылаться на просрочку, допу-

щенную субарендатором. Первичный арендатор не сможет пе-

реложить ответственность на субарендатора, если тот нарушил

условия пользования имуществом.

Но по закону субарендатор несет ответственность перед вто-

ричным арендодателем, и тот может предъявлять судебные ис-

ки. Например, если субарендатор по своей инициативе произвел

перепланировку помещений, и их качество ухудшилось, то вос-

становительный ремонт он оплатит за свой счет.

Вторичный арендодатель - вовсе не посредник между суб-

арендаторами и собственником имущества и спорные ситуации

разрешаются в суде между конкретными сторонами договора

субаренды.

Иногда первичные арендаторы считают, что с увеличением

для них ставок аренды размер платы по договорам субаренды

автоматически возрастает, и пытаются взыскать с пользователя