Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

151

Необходимо изложить суть претензии, указать номер дого-

вора, даты происшедшего события и суть события. Далее обяза-

тельно должно следовать требование с вашей стороны (заменить

или отремонтировать дефектный товар, или вернуть деньги) с

указанием сроков выполнения требований. Официально уста-

новленный срок ответа на претензию – 10 дней. Ответ должен

поступить с оригинальной подписью, по почте или передан под

расписку. Ответа может и не быть – отсутствие ответа является

уже основанием для передачи дела в суд (если вы к этому гото-

вы).

В суд подается исковое заявление, причем первая часть тек-

ста искового заявления чаще всего очень близка к тексту пре-

тензии, но далее указываются основания – ссылки на статьи,

расчеты неустоек, и т.д.

Необходимо сохранить квитанцию, выдаваемую почтовым

отделением со штампом, указывающим дату отправки. Даже ес-

ли претензия получена позже указанного в договоре срока, да-

той подачи претензии считается дата отправки заказного пись-

ма. Если вы указываете сроки, в течение которых должны быть

устранены недостатки датой начала отсчета данного срока счи-

тается дата получения вашей претензии поставщиком.

Для составления искового заявления привлекают юристов.

Но, в основном как компании поставщики, так и потребители

стараются решать все проблемы в рабочем порядке путем пере-

говоров и, как правило, уже на стадии ответа на претензию ка-

кие-то компромиссы достигаются.

ОФИСНОЕ ПОМЕЩЕНИЕ

Подбор офисного помещения

При подборе офисного помещения необходимо четко сфор-

мулировать ваши требования. Вполне вероятно, что офис, иде-

ально подходящий под требования вашего руководства найти

будет практически невозможно и какими-то из требований при-

152

дется поступиться. Пример описания требований по поиску по-

мещения под офис (заявка в риэлтерскую компанию) приведен

ниже.

Класс здания «B». Площадь от *** до *** кв. м.

Предпочтительно расположение офиса:

- в месте с высоким уровнем пешеходных, автомобильных и др. транс-

портных потоков, наличие в визуальной близости транспортных узлов, развя-

зок и магистралей;

- вблизи станций метро *** или ***;

- на 1-ой линии домов;

- на 1-ом (или другом) этаже, с отдельным входом.

Как вариант, рассматриваются предложения по аренде помещений

в крупных торговых комплексах с желательным присутствием крупных сете-

вых «якорных» арендаторов. В случае размещения офиса в торговом ком-

плексе рассматриваются варианты по аренде помещений выше 1-го этажа.

Долгосрочная прямая аренда или субаренда - как правило, срок аренды 3

года и более.

Возможность размещения наружной рекламы.

Две телефонных линии.

Описание включает в себя, в первую очередь, требования к

офису с точки зрения бизнеса компании и формулируя их, руко-

водитель не будет задумываться, к примеру, о системах венти-

ляции. Более детальной проработкой и предварительным поис-

ком и отбором помещений занимается офис менеджер сам или с

помощью риэлторской компании.

При выборе офисного помещения рассматриваются:

- технические характеристики, противопожарные системы,

безопасность, организована ли круглосуточная охрана, видео-

наблюдение, система контроля доступа, тип лифтов;

- телекоммуникации: наличие оптико-волоконной линии,

выделенного канала Интернет, количество телефонных линий,

наличие провайдера данных услуг в здании;

- удаленность от других коммерческих учреждений города;

- удобное транспортное сообщение/доступность, близость

или удаленность от основных транспортных магистралей;

- удаленность от остановок общественного транспорта;

- наличие парковки, парковка наземная охраняемая, под-

153

земная, количество предоставляемых парковочных мест из рас-

чета на 100 кв. м;

- тип здания, возраст и внешний вид;

- внешний вид фасада, отсутствие трещин и повреждений;

- состояние холла и коридоров – внешний вид, освещение,

указатели компаний, подход к лифтам;

- состояние мест общего пользования;

- качество материалов отделки, уровень естественной ос-

вещенности;

- состояние систем отопления, вентиляции и кондициони-

рования (хорошее, отличное или устаревшее); водоснабжения;

- состояние систем электроснабжения;

- свободная планировка в виде офисных блоков или другая

планировка - возможна планировка помещений согласно перво-

начальному предназначению здания или изменена силами арен-

даторов;

- инфраструктура здания;

- службы безопасности, управления;

- служба эксплуатации;

- служба уборки.

Классификация зданий

Любые помещения под офис идут нарасхват, но на сегодня

требования и ожидания большинства арендаторов изменились.

Появление на рынке современных бизнес – центров высокого

уровня, предлагаемые ими высокие стандарты изменили пред-

ставления об офисном помещении и повысили требовательность

арендаторов к арендодателям. Это связано также и с укрупнени-

ем бизнеса и повышением уровня потребностей и самооценки

предпринимателей и сотрудников. При найме на работу сотруд-

ник обращает большое внимание на офис компании.

Сейчас в качестве деловых или бизнес-центров предлагаются

и новые здания, и полностью переоборудованные (реставриро-

ванные, реконструированные) здания, или уже устаревшие ад-

министративные здания (бывших госучреждений).

154

Вопрос об отнесении здания к той или иной классификации и

право придания классификации новым зданиям находится в ве-

дении его владельцев. Бывает, что разные агентства дают раз-

ную классификацию одного и того же здания.

Единых утвержденных государственных стандартов и ут-

вержденной классификации зданий офисных деловых центров

на сегодня в России не существует. Есть две основные класси-

фикации, широко используемые риэлторами и консалтинго-

выми компаниями. Одна классификация создана на Москов-

ском Исследовательском Форуме в апреле 2003 года (в рабочую

группу входила «большая четверка» компаний - Jones Lang

LaSalle, Colliers, Noble Gibbons,

Cushman&Wakefield/Stiles&Ryabokobylko – консалтинговые

компании в области рынка офисных площадей.

Согласно данной классификации зданий, офисное здание

высшего класса - класса А должно соответствовать или превы-

шать установленный минимум в 16 из 20 стандартных критери-

ев:

1. Высококачественная стандартная отделка, современные

системы инженерного оборудования здания, включая

BMS.(система управления зданием)

2. Профессиональное управление зданием.

3. Хорошее расположение здания в границах офисного

района, удобный подъезд и транспортное сообщение.

4. Система кондиционирования - не ниже двухтрубной, ли-

бо соответствующий ей аналог.

5. Подвесные потолки.

6. Высота от пола до подвесного потолка в среднем 2,7 м.

7. Эффективная открытая планировка этажа (конст-

рукция с несущими колоннами).

8. Трехсекционный короб для электрического, телефонно-

го и компьютерного кабелей, либо фальшпол (или возможность

его установки).

9. Современные, высококачественные окна, их рациональ-

ное расположение.

155

10. Современные высокоскоростные лифты с периодом ожи-

дания не более 30 сек.

11. Подземная парковка.

12. Качественные материалы, использованные в отделке

помещений общего пользования.

13. Соотношение парковочных мест (наземных и подземных)

- не менее 1 места на 100 кв.м. арендуемой площади здания.

14. Фактор потерь (соотношение используемой и арендуемой

площадей) – не более 12%.

15. Качественный провайдер телекоммуникационных услуг

в здании.

16. Два независимых источника электроснабжения или

наличие источника бесперебойного питания; мощность

электроснабжения для низковольтных сетей арендатора

должна быть не менее 50 Вт/1 кв.м полезной площади + 20

Вт дополнительно выделенных для освещения.

17. Допустимая нагрузка на межэтажные перекрытия - 400-

450 кг на 1 кв.м.

18. Современные системы безопасности и контроля досту-

па в здание.

19. Кафетерий/столовая для сотрудников и другие удобства.

20. Глубина этажа от окна до окна не более 18 - 20 м.

На рынке предлагаются:

Бизнес - центры класса «А». Это наиболее совершенные,

престижные и дорогостоящие здания по месторасположению, по

техническому оснащению здания, учитывают все последние но-

вовведения в технологиях и комфорте, ориентированы на по-

требности клиентов, по статусу арендаторов, по уровню спроса

и, что очень важно, управляемые высокопрофессиональной

управляющей компанией.

Как правило, это новостройки в престижных районах с ис-

пользованием новейших технологий в оснащении. Офисное зда-

ние класса А должно соответствовать не менее, чем 16 из 20

стандартных критериев.

156

В зданиях высшего уровня класса А обязательно нали-

чие

- центрального кондиционирования;

- принудительной вентиляции с предварительным обогре-

вом или охлаждением;

- охраняемой автостоянки, из расчета минимум 1/100 м

полезной площади;

- оптиковолоконной связи;

- общей охраны;

- окон из упроченного алюминия, ПВХ или композицион-

ных деревянных окон с двойным стеклопакетом;

- профессионального управления;

- импортных лифтов (или лифтов, произведенных по ли-

цензии фирмы ОТИС);

- гибко перестраиваемых этажей с несущими стенами

только по периметру и лестничным колодцам;

- систем пожарной и охранной сигнализации по СниП;

- строительство должно быть осуществлено по высочай-

шим стандартам качества с преимущественным использованием

импортных отделочных материалов.

Такие здания не должны иметь:

- деревянных перекрытий;

- нарушений СНиП.

Нижеследующие показатели не являются обязательными

для зданий класса А, но их наличие рассматривается как

признак стандарта самого высокого качества:

- фальшполы в офисных помещениях;

- отдельная система питания для компьютеров для защиты

от скачков напряжения и высокочастотных наводок;

- дублирующие генераторы электроэнергии;

- четырехтрубная система фанкойлов;

- компьютеризированная система контроля в здании

«смартбилдинг»;

Классификация офисных зданий (по материалам Realty-Inform.ru)

157

- 3,5 или более парковочных мест/100 м2 полезной офис-

ной площади;

- подземная или крытая автостоянка;

- спринклерная система пожаротушения.

Объекты, отвечающие трем и более вышеуказанным показа-

телям, в дополнение к стандартным критериям офисных зданий

класса А, классифицируются как офисные здания класса А+.

Класс А - это обеспечение стабильности в качестве услуг. В

повышении престижа объекта важную роль играет извест-

ность управляющей зданием компании и решающим фактором

при заключении договора с компанией является ее имя, не-

смотря на более высокие расценки на услуги и жесткое отноше-

ние к клиенту. Рынок компаний, управляющий чужой недвижи-

мостью, достаточно узкий. 80-90% недвижимости класса А

управляется пятью известными компаниями.

Бизнес-центры класса «В». Здания, находящиеся в менее

престижных районах, которые не могут предлагать набор (па-

кет) услуг и удобств класса «А», как в количественном, так и в

качественном измерении и претендующие на менее высокую

арендную плату. Офисное здание класса В должно соответство-

вать не менее 10 из 20 стандартных критериев.

Отсутствие одного или более показателей, характерных для

офисных зданий класса А, - признак офисных помещений класса В.

К ним относятся обьекты высокого качества, только что построенные

или после капитального ремонта, с заменой окон, систем электри-

ки и отопления.

Офисные помещения класса В должны иметь:

- лифты;

- принудительную вентиляцию по СниПам;

- воздушное кондиционирование по центральной или

сплитсистеме;

- окна уплотненные, хорошего качества с двойным ос-

теклением;

158

- умеренно перестраиваемые этажи с минимальным коли-

чеством несущих перегородок и правильно выбранной глубиной

офисных помещений сточки зрения использования их для офисных

нужд;

- современную заземленную электрическую систему адек-

ватной мощности;

- пожарную и охранную сигнализацию по СниПам.

Такие здания не должны иметь:

- окна не уплотненные, с одинарным стеклопакетом и

двойными рамами российского производства;

- не отремонтированные электрические системы и системы

отопления;

- «советские» отделочные материалы образца до 1991 года.

Типичными для таких объектов является:

- здания новой постройки, более низкого качества,

чем класса А, или полностью отремонтированные помещения

послевоенного периода с бетонными этажными перекрытиями;

- иногда старые здания с деревянными этажными пере-

крытиями могут быть настолько хорошо отреставрированы и

отремонтированы, что подпадают под стандарт офисных зданий

класса В.

Если зданиям класса В не хватает одного или двух показа-

телей, чтобы быть отнесенными к классу А, они могут быть

классифицированы как офисные здания класса В+.

Управление объектами класса В - сегмент рынка, наиболее

освоенный отечественными управляющими компаниями: и

обеспечение технического состояния «почти как в классе А»,

и гибкая ценовая политика, и готовность к прозрачности от-

ношений с собственниками при «серых» финансовых схемах,

и умение ладить с контролирующими и надзорными органа-

ми.

Бизнес-центры класса «С». Здания старой постройки, не со-

ответствующие в должной мере современным технологическим

159

требованиям, располагающиеся в нереконструированных поме-

щениях и достаточно неудобные по месторасположению, взи-

мающие невысокую арендную плату. Соответствуют не менее 8

из 20 стандартных критериев. Отсутствие одного и более пока-

зателей, характерных для офисных зданий класса В, - признак

офисных помещений класса С. Такие здания должны быть в хо-

рошем рабочем состоянии, после косметического ремонта.

Офисные здания класса С должны иметь:

- лифты, если здание насчитывает более трех этажей;

- адекватную электрическую мощность.

Типичным для таких зданий является:

- состояние после косметического ремонта;

- обычные деревянные неуплотненные окна российского

производства с одинарным стеклом и двойной рамой;

- разнесенные или укрепленные на окне кондиционеры в

определенных помещениях;

- пассивная вентиляция;

- не перестраиваемые этажи с множеством несущих стен и

коридоров.

Если зданиям класса С не хватает одного или двух показате-

лей, чтобы быть отнесенными к классу В, они могут быть клас-

сифицированы как офисные здания класса С+.

Отсутствие одного или более показателей, характерных для

офисных зданий класса С, - признак офисных помещений, не

отнесенных к определенной категории.

Надо иметь в виду, что ни одна из ныне существующих клас-

сификаций не учитывает физический износ зданий и другие не-

достатки, создаваемые временем. Более того, в процессе экс-

плуатации класс здания может понизиться, но арендодатель

вряд ли захочет согласиться с этим. Поэтому, а также на случай

если собственник, не проводя ремонта и не улучшив качество

сервиса в здании, захочет повысить стоимость аренды, офис ме-

неджер должен быть в курсе ситуации на рынке, периодически

вести мониторинг цен на офисные помещения, знать цены на

помещения чуть лучше по всем характеристикам.

160

Полностью оборудованные офисы

В ряде случаев, если позволяет бюджет, можно арендовать

офис через одну из компаний, занимающихся предоставлением

полностью оборудованных офисов – в офисных помещениях

есть все – мебель, телефонные аппараты, жалюзи на окнах, ре-

продукции на стенах, мусорные ведра под столами. Вы можете

приехать только со своим ноутбуком – а офис уже вас ждет.

Примером подобной компании может служить международ-

ная компания Regus, представленная в 60 странах, а в России – в

городах Москве и Санкт-Петербурге.

Услуги профессионально оборудованного бизнес-центра с

готовыми офисами это как правило:

Общая приемная (reception), обслуживающая несколько ком-

паний – арендаторов.

Служба ответа на телефонные звонки.

Переговорные комнаты и студии для видео конференц-связи.

При необходимости использования осуществляется почасовая

оплата.

Места общего пользования. Все вопросы по поддержанию

чистоты и обеспечению расходными средствами берет на себя

арендодатель.

Полностью оснащенная кухня. Все вопросы по поддержанию

чистоты и обеспечению расходными средствами берет на себя

арендодатель. Предоставляется посуда, чай, кофе, сахар. Счета

выставляются, как правило, исходя из числа сотрудников (за-

кладывается стандартная норма потребления) плюс какое-то ко-

личество гостей.

Отдельные рабочие помещения (собственно арендуемые

офисы).

Принтеры, факсы, сканеры и копиры (выставляется счет с

учетом каждой сделанной копии, страницы факса, отпечатанной

страницы).

Доставка корреспонденции и почтовое оборудование.

Телефонная станция с многостанционным доступом и теле-

фонные порты.