Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

Принимает участие в разработке инструкций, правил и дру-

гих нормативных документов.

Организует связи с поставщиками и деловыми партнерами,

систему сбора необходимой информации. Осуществляет кон-

троль за разработкой и реализацией заключаемых соглашений,

договоров и контрактов, касающихся его деятельности, оцени-

вает степень возможного риска. Получает по договорам, наря-

дам и другим документам товарно-материальные ценности (ма-

териалы, оборудование, канцелярские принадлежности и т.п.).

Оформляет документацию на получаемые товары и услуги.

Производит плановые и внеплановые закупки материалов. При-

нимает меры по замене материальных ценностей в случае обна-

ружения брака. Принимает меры по повышению эффективности

использования материальных ресурсов путем снижения затрат,

связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

Осуществляет подбор и расстановку кадров административ-

ного (административно-хозяйственного) отдела, мотивацию их

профессионального развития, оценку и стимулирование качест-

ва труда. Руководит работой обслуживающего персонала ком-

пании, составляет графики выхода на работу. Распределяет ра-

боту между исполнителями в соответствии с их специальностью

и квалификацией и инструктирует работников. Принимает меры

по совершенствованию организации труда работников отдела,

внедрению передовых приемов и методов работы с целью сни-

жения затрат, расхода материалов, улучшения использования

оборудования и повышения производительности труда. Прини-

мает меры по обеспечению работников своего отдела необходи-

мыми инструктивными и справочными материалами, а также

оборудованием, оргтехникой, техническими средствами труда.

Представляет предложения о поощрении отличившихся работ-

ников, наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей

производственной и трудовой дисциплины, применении при не-

обходимости мер материального воздействия.

Организует работу по уборке и обеспечению комфортных

условий, чистоты и порядка в офисных помещениях и местах

общего пользования. Обеспечивает систематический контроль

за работой систем жизнеобеспечения (водопровода, канализа-

ции, электросети, средств связи, оборудования и др.), принимает

меры по устранению возникших неисправностей в их работе.

Контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его

своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации обо-

рудования. Контролирует соблюдение требований техники

безопасности. при проведении работ в офисе.

Следит за обеспечением подразделений необходимым обо-

рудованием, материалами, ведет учет наличия материальных

ценностей, проводит периодически осмотр и обеспечивает со-

хранность. Составляет при необходимости акты на списание по-

врежденного имущества.

Обеспечивает работников канцелярскими принадлежностями

и предметами хозяйственного обихода. Отмечает увольняю-

щимся из компании обходные листы или выдает справки об от-

сутствии задолженностей.

Обеспечивает содержание автотранспортных средств в над-

лежащем состоянии. Организует приемку поступающих в экс-

плуатацию подвижного состава и оборудования. Проводит рабо-

ту по предупреждению дорожно-транспортных происшествий,

повышению уровня технических знаний. Обеспечивает соблю-

дение работниками правил и норм охраны труда, производст-

венной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового

распорядка. Обеспечивает безопасные и здоровые условия тру-

да. Участвует в расследовании причин аварий, поломок, повре-

ждений, простоев, нарушений правил технической эксплуатации

дорожного движения. Организует выпуск подвижного состава

на линию согласно утвержденному графику в технически ис-

правном состоянии. Осуществляет контроль за соблюдением во-

дителями правил технической эксплуатации автотранспортных

средств и оказанием им необходимой технической помощи на

линии. Анализирует причины дорожно-транспортных происше-

ствий и нарушений водителями правил дорожного движения.

Осуществляет контроль за обеспечением горюче-смазочными

материалами, за своевременным обслуживанием и правильным

хранением подвижного состава. Следит за своевременностью

направления автомобилей на техническое обслуживание.

Принимает меры по устранению отмеченных недостатков,

разрешению конфликтных ситуаций.

Организует страхование имущества и транспорта компании.

Обеспечивает материально-техническую и административ-

ную поддержку при организации проводимых совещаний, кон-

ференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий

компании.

Привлекает к решению задач консультантов и экспертов по

различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и

др.).

Составляет сметы на материально-техническое обеспечение

офиса.

Оформляет необходимые документы для заключения дого-

воров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных

товарно-материальных ценностей, необходимых для работы

офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные

услуги.

Осуществляет контроль над оформлением помещений.

Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией орг-

техники и рациональным использованием канцтоваров и рас-

ходных материалов в офисе.

Устанавливает контакты с эксплуатационными службами,

коммунальными организациями для ресурсообеспечения поме-

щений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию по-

мещений офиса в соответствии с правилами и нормами произ-

водственной санитарии и противопожарной защиты.

Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для со-

трудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

Организует делопроизводство офиса, прием входящих звон-

ков и управление исходящими звонками.

Подготавливает материально-техническую базу для проведе-

ния сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными ка-

тегориями посетителей.

Организует ведение журнала учета посетителей (исполните-

ли – общая приемная), выдачу нагрудных карточек (бейджей) с

надписью «Посетитель».

Принимает меры к предотвращению и ликвидации кон-

фликтных ситуаций.

Регулирует вопросы парковок – для ряда сотрудников в со-

ответствии с занимаемыми ими должностями могут предостав-

ляться парковки за счет компании. Круг таких должностей надо

определить заранее.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непо-

средственного руководителя.

Права офис менеджера

Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться

денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса

необходимыми товарно-материальными ценностями.

Вносить на рассмотрение руководителя предприятия пред-

ложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

Подписывать и визировать документы в пределах своей ком-

петенции.

Требовать от руководства предприятия обеспечения органи-

зационно-технических условий и оформления установленных

документов, необходимых для исполнения должностных обя-

занностей.

Функции и персонал

Положение об отделе

Примерное положение об административном (админист-

ративно-хозяйственном) отделе

1. Общие положения.

Административно-хозяйственный отдел является самостоя-

тельным структурным подразделением компании (предприятия),

которое подчиняется заместителю генерального директора по

общим вопросам (административному директору или управ-

ляющему делами). Создание, ликвидация или реорганизация от-

дела осуществляется приказом генерального директора компа-

нии.

Административно-хозяйственный отдел возглавляется на-

чальником отдела (офис менеджером), назначаемым на долж-

ность приказом генерального директора предприятия по пред-

ставлению заместителя генерального директора по общим во-

просам (административного директора или управляющего дела-

ми).

2. Задачи

Административно-хозяйственное и материально-техническое

обслуживание непроизводственной части деятельности компа-

нии или организации, осуществление функций, являющихся

вспомогательными по отношению к основному бизнесу (виду

деятельности) компании, включая транспортное обслуживание.

Обеспечение надлежащего состояния в соответствии с пра-

вилами и нормами санитарии и противопожарной защиты зда-

ний и помещений, в которых расположены подразделения пред-

приятия.

3. Структура

3.1. Структуру и штат отдела утверждает генеральный ди-

ректор предприятия по представлению заместителя генерально-

го директора по общим вопросам (управляющего делами) и на-

чальника Административно-хозяйственного отдела (офис ме-

неджера).

4. Функции

Решение вопросов, связанных с технической эксплуатацией

помещения, контроль коммунальных расходов. Контроль за ис-

правностью оборудования: лифтов, освещения, систем отопле-

ния, вентиляции.

Выполнение противопожарных мероприятий и содержание

в исправном состоянии противопожарного инвентаря.

Cоблюдение мер противопожарной и общей безопасности пер-

сонала.

Оформление необходимых документов для заключения до-

говоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских

принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответ-

ствующего оборудования; обеспечение ими структурных под-

разделений.

Ведение учета расходования канцелярских принадлежностей,

расходных и других материалов, оборудования. Организация

сервисно-профилактических работ.

Обеспечение подразделений компании мебелью, вспомога-

тельными средствами, в том числе техническими средствами.

Осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением

своевременного ремонта.

Составление схемы размещения офисных служб, отделов,

средств и оборудования

Ведение установленной отчетности.

Организация служебных поездок сотрудников, приема, реги-

страции и необходимого обслуживания делегаций и лиц, при-

бывших в служебные командировки.

Контроль состояния, внутренним оформлением, чистотой и

уборкой помещений, зон общего пользования, прилегающей

территории, озеленением, праздничным оформлением помеще-

ний. Организация выполнения соответствующих работ. Кон-

троль состояния рабочих мест сотрудников.

Обеспечение материально-технической и административной

поддержки при организации проводимых совещаний, конфе-

ренций, видео-конференций, семинаров и других мероприятий

компании.

Организация услуг связи – ведение договоров на услуги свя-

зи, установку и сервисное обслуживание учрежденческой АТС,

на аренду нужного количества линий, сервисного договора, вы-

зов сервисных инженеров в случае неполадок. Заключение и ве-

дение договоров на услуги связи сотового оператора. Контроль

соответствующих счетов, учет и контроль расходов на телефон-

ные переговоры.

Выполнение работ по организации питания работников во

время обеденных перерывов, контроль соблюдения трудовой

дисциплины и распорядка рабочего дня.

Организация работы транспорта компании, контроль расхо-

дов.

Участие в разработке планов текущих и капитальных ремон-

тов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухо-

проводов и других сооружений), составлении смет хозяйствен-

ных расходов. Организация проведения ремонта помещений,

осуществление контроля качества выполнения ремонтных ра-

бот.

Формирование и контроль исполнения бюджета на админи-

стративные накладные расходы, поиск возможностей снижения

расходов. Составление проекта сметы накладных расходов.

Организация обучения сотрудников офиса навыкам исполь-

зования офисного оборудования, средств связи.

Организация работы секретариата. Информационная под-

держка персонала, организация курьерской связи или взаимо-

действия с курьерскими службами.

Страхование имущества и транспорта компании.

Осуществление контроля приема и регистрациипосетителей

5. Права отдела

5.1. Требовать представления подразделениями предприятия

заявок, отчетов, материалов, информации, необходимых отделу

для осуществления его деятельности.

5.2. Давать указания подразделениям предприятия по вопро-

сам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Контролировать рациональное расходование подразде-

лениями материалов и средств, выдаваемых отделом.

5.4. Контролировать сохранность подразделениями компа-

нии мебели, вспомогательных средств, в том числе технических

средств, мебели, имущества, других материальных ценностей,

материалов, оборудования

5.5.Требовать выполнения подразделениями предприятия

противопожарных мероприятий.

5.6. Требовать промежуточные данные о расходе бюджетных

средств на административные нужды. Придерживаться состав-

ленной сметы; не превышать расходов, зафиксированных в сме-

те.

6. Ответственность

Начальник отдела (офис менеджер) несет ответственность за

добросовестное и своевременное выполнение функций, возло-

женных на отдел.

На начальника отдела возлагается ответственность за соблю-

дение действующего законодательства, выполнение приказов и

указаний руководства предприятия, предоставление достовер-

ной информации о работе отдела.

Другие работники отдела несут ответственность в порядке и

объеме, установленных соответствующими должностными ин-

струкциями.

7. Служебные контакты (служебное взаимодействие)

7.1. С отделами и подразделениями компании (организации):

По вопросам получения:

- заявок на обеспечение мебелью, вспомогательными средст-

вами, в том числе техническими средствами для выполнения ра-

бочих обязанностей сотрудников офиса, имуществом, другими

материальными ценностями, материалами, оборудованием, кан-

целярскими принадлежностями и т. п.;

- отчетов об использовании материальных ресурсов;

- заявок на хозяйственное обслуживание. Обеспечение тех-

нической поддержки при проводимых совещаниях, конферен-

циях, семинарах и других мероприятий; заявок на проведение

ремонтных работ;

- заявок на удовлетворение потребностей отделов и под-

разделений в почтовых и курьерских услугах

- заявок на организацию питания работников во время обе-

денных перерывов.

По вопросам представления:

проектов планов текущих и капитальных ремонтов основных

фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и дру-

гих сооружений);

материальных ресурсов (мебели, оргтехники, оборудования и

т. п.) по заявкам подразделений и отделов).

7.2. С главной бухгалтерией:

По вопросам получения:

- данных учета имущества, обязательств и хозяйственных

операций, поступающих основных средств и товарно-

материальных ценностей; сведений о движении материальных

средств;

- утвержденных смет расходов на приобретение материаль-

ных ресурсов, содержание зданий (сооружений);

- инструкций по участию в проведении инвентаризации.

По вопросам представления:

- заключений по соблюдению лимитов на отпуск материаль-

ных ресурсов и их расходованием в подразделениях предпри-

ятия по прямому назначению;

- предложений по реализации излишних материалов, обору-

дования и т. п.;

- смет расходов на содержание зданий и помещений, в ко-

торых расположены подразделения предприятия, включая обо-

рудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции

и др.);

- смет расходов на приобретение материальных ресурсов

(мебели, хозяйственных материалов, оборудования, и т. д.);

- установленной отчетности.

7.3. С юридическим отделам по вопросам получения кон-

сультаций по правовым вопросам; разъяснений действующего

законодательства.

Подчиненный персонал

В зависимости от масштабов предприятия или учреждения, а

также от степени использования услуг внешних исполнителей

работ, в подчинении офис менеджера может быть довольно

много сотрудников. Обычно к штату общего или хозяйственно-

го отдела относятся: переводчики, системный администратор

компьютерной системы, секретари на телефоне, электрик, сан-

техник, сотрудники службы питания, водители служебных ав-

томобилей, сотрудники медпункта, кладовщик малоценных и

расходных материалов, уборщики помещений, уборщики терри-

тории (дворники), сторожа (охранники), курьеры и другие со-

трудники, обеспечивающие деятельность предприятия.

Поскольку в западных компаниях широко развито использо-

вание аутсорсинга именно в части предоставления услуг, боль-

шинство из приведенных выше сотрудников будут являться со-

трудниками соответствующих компаний субподрядчиков и чис-

ленность отдела значительно сократится, при этом взаимодейст-

вие по возникающим проблемам будет вестись с конкретным

представителем компании субподрядчика – возможно просто по

телефону.

Штат подчиненных может включать в себя:

Секретарей в общей приемной (как правило, 2 человека), так

как время работы приемной должно начинаться за час или два

до начала рабочего дня сотрудников, а заканчиваться через 1-2

часа после окончания официального рабочего времени.

Обязанности секретарей:

- прием и распределение телефонных звонков, прием, реги-

страция входящей и исходящей корреспонденции, отправка

офисной корреспонденции, ежедневное взаимодействие с курь-

ерскими службами.

- регистрация документации,

- встреча посетителей (чай, кофе),

- оформление заявок на вход в здание,